Xây dựng Chương trình quản lý hàng hóa tại trung tâm viễn thông công ty điện lực I

MỤC LỤC CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH BÀI TỐN QUẢN LÝ HÀNG HĨA CHO TRUNG TÂM VIỄN THƠNG - CÔNG TY ĐIỆN LỰC I……………….………3 1.1 Giới thiệu 1.2 Phạm vi đề tài 1.3 Khảo sát trạng 1.3.1 Quy trình quản lý nhập hàng .6 1.3.2 Quy trình quản lý xuất hàng 1.3.3 Thống kê 1.4 Phân tích lập dự án 12 1.4.1 Phân tích 12 1.4.2 Lập dự án 14 1.4.3 Dữ liệu vào chức xử lý hệ thống 17 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG 19 2.1 Cơ sở lý thuyết .19 2.1.1 Thế hệ thống thông tin quản lý? 19 2.1.2 Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý 19 2.1.3 Sự cần thiết phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý 20 2.1.4 Yêu cầu hệ thống thông tin quản lý 20 2.1.4.1 Yêu cầu tổ chức 20 2.1.4.1 Yêu cầu người sử dụng 21 2.2 Công cụ sử dụng 23 2.2.1 Giới thiệu chung hệ quản trị sở liệu SQL Server 2000 23 2.2.2 Giới thiệu ngôn ngữ Visual Basic 6.0 sở liệu Visual Basic 6.0 24 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 26 3.1 Phân tích hệ thống chức 26 3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức .26 3.1.1.1 Biểu đồ phân cấp chức gì? .26 3.1.1.2 Đặc điểm biểu đồ phân cấp chức 30 3.1.2 Biểu đồ luồng liệu .31 3.1.2.1 Biểu đồ luồng liệu gì? 31 3.1.2.2 Kỹ thuật phân mức 31 3.2 Phân tích hệ thống liệu 37 3.2.1 Mơ hình thực thể liên kết 37 3.2.1.1 Khái niệm mơ hình thực thể liên kết 37 3.2.1.2 Xây dựng mơ hình thực thể liên kết chi tiết 45 3.3.2 Mơ hình liệu quan hệ 46 3.3.2.1 Các dạng chuẩn lược đồ quan hệError! Bookmark not defined 3.3.2.2 Các lược đồ quan hệ hệ thống 46 3.3.2.3 Danh sách bảng (Mơ hình vật lý liệu) 46 3.3.3 Mơ hình từ điển liệu 55 CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 58 4.1 Thiết kế giao diện 58 4.1.1 Thiết kế menu 58 4.1.2 Thiết kế giao diện .59 CHƯƠNG V: KẾT LUẬN 77 Những kết đạt 777 Những tồn chương trình 777 Hướng phát triển chương trình 777 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………………………… 788 CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH BÀI TỐN QUẢN LÝ NHẬP XUẤT HÀNG HĨA CHO TRUNG TÂM VIỄN THÔNG - CÔNG TY ĐIỆN LỰC I 1.1 Giới thiệu Trung tâm viễn thông- công ty điện lực có địa số 20 Trần Nguyên Hãn, Hồn Kiếm, Hà Nội, cơng ty phân phối điện, hạch toán độc lập trực thuộc tập đồn điện lực Việt Nam có nhiệm vụ quản lý lưới điện có điện áp từ 110kv trở xuống kinh doanh phân phối dịch vụ hàng hóa viễn thơng Chức cơng ty phân phối điện lớn tập đoàn điện lực Việt Nam, có bề dày kinh nghiệm việc quản lý kinh doanh điện với lực lượng cán công nhân viên lên tới 20.000 người, phạm vi hoạt động sx kinh doanh địa bàn 25 tỉnh đồng miền núi phía bắc Việc kinh doanh viễn thơng công cộng thực theo phương thức: công ty đầu tư sở vật chất kỹ thuật sau giao cho đơn vị trực thuộc kinh doanh viễn thông theo tiêu kế hoạch công ty khốn chi phí kinh doanh cho đơn vị thực Công ty Điện lực dẫn đầu Công ty Điện lực nước kinh doanh dịch vụ Viễn thông điện lực EVN-Telecom Hiện nay, Công ty Điện lực tổng đại lý cấp EVN-Telecom, thực kinh doanh viễn thông công cộng địa bàn tỉnh Công ty quản lý kinh doanh bán điện thiết bị hàng hóa viễn thơng Tại trung tâm có phịng ban chun việc quản lý thiết bị cho trung tâm Trung tâm thường xuyên phải nhập/xuất hàng thiết bị viễn thơng Khi cơng ty muốn nhập hàng tiến hành lập phiếu đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp xem xét chấp nhận cung cấp hàng phận kế tốn tiến hành lập phiếu nhập hàng phiếu toán tiền hàng cho nhà cung cấp Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phận kinh doanh tiến hành giải lập phiếu đặt mua hàng Bộ phận kế toán tiến hành lập phiếu xuất hàng phiếu thu tiền bán hàng Định kỳ hàng tháng hay yêu cầu người có thẩm quyền phải báo cáo xuất, nhập, tồn hàng hóa theo mẫu định 1.2 Phạm vi đề tài Chương trình xây dựng nhằm mục đích phục vụ cơng việc quản lý nhập/ xuất thiết bị hàng hóa trung tâm viễn thông - công ty điện lực 1, bao gồm số chức sau:  Quản lý khách hàng (bao gồm nhà cung cấp khách mua hàng)  Quản lý hàng hóa  Quản lý kho  Quản lý đặt hàng  Quản lý việc nhập hàng hóa  Quản lý xuất hàng hóa  Quản lý tồn kho hàng hóa  Tìm kiếm thơng tin hàng hóa, hóa đơn, chứng từ có liên quan  Thống kê, báo cáo Đây chương trình có tính cách xây dựng hệ thống thơng tin để tin học hóa nghiệp vụ cho đơn vị quản lý thiết bị bao gồm từ nghiệp vụ phận đơn vị 1.3 Khảo sát trạng Qua khảo sát trung tâm sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh tổng công ty đưa cho đơn vị Hệ thống chạy hệ quản trị sở liệu Assecc Foxpro Hệ thống nhìn chung có nhiều ưu điểm tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước liệu nhỏ, khơng địi hỏi cấu hình máy tính cao Hiện việc đầu tư sở vật chất cho hệ thống thơng tin quản lý khơng cịn vấn đề khó khăn mà vấn đề đặt tính xác, nhanh, an tồn, độ bảo mật khả quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh giảm bớt nhân vấn đề cho ngành quản lý Quản lý nhập/ xuất hàng hoạt động công ty Hệ thống quản lý công nợ tích hợp chung hệ thống thơng tin quản lý kinh doanh cơng ty Tuy có nhiều ưu điểm nói cịn nhiều hạn chế chạy chậm khối lượng liệu lớn, khả bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng Sơ đồ hoạt động trung tâm viễn thông – công ty điện lực BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO Ban giám đốc: điều hành chức hoạt động công ty Bộ phận kinh doanh(bộ phận bán hàng): Tìm hiểu thị trường đưa chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm Bộ phận kế tốn: Kế tốn tổng hợp, kế tốn cơng nợ Bộ phận kho: Bộ phận làm nhiệm vụ xuất hàng từ kho cho phận bán hàng mặt hàng bày bán gần hết, thu lại mặt hàng qua hạn sử dụng đưa sản phẩm lên bày bán Bộ phận có nhiệm vụ nhập mặt hàng từ nhà cung cấp mặt hàng kho hết, trả lại nhà cung cấp mặt hàng bán chậm hết hạn sử dụng Nhân viên nhập xuất lập phiếu nhập phiếu xuất xin xác nhận thủ kho, thủ kho vào số lượng hàng nhập, xuất, tồn, báo cáo danh sách mặt hàng cần nhập gửi lên phận kế toán xin giấy gọi nhập hàng để gửi cho nhà cung cấp 1.3.1 Quy trình quản lý nhập hàng Bộ phận kinh doanh vào nhu cầu mua hàng khách hàng , số lượng hàng hóa tồn tối thiểu, số lượng hàng hóa tồn tối đa kho danh sách mặt hàng có cơng ty để lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thơng tin công ty, danh sách số lượng hàng cần nhập Bộ phận kinh doanh trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc phê duyệt Nếu đơn đặt hàng ban giám đốc ký duyệt gửi đến nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng phận kinh doanh lập phiếu nhập hàng nhận hàng đưa kho Mỗi lần nhập hàng phải làm phiếu nhập bao gồm: thông tin đầy đủ nhà cung cấp, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá , ngày hẹn trả tiền theo mẫu in sẵn Bộ phận kinh doanh chuyển phiếu nhập hàng phiếu toán tới phận kế toán để toán tiền hàng cho nhà cung cấp Cách tính tổng giá trị hàng nhập: Tổng giá trị =  số lượng nhập * đơn giá nhập Mỗi lần nhập hàng phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hóa thêm mặt hàng, cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá phương pháp tính bình qn gia quyền: dgbqck  Tgtondk  Tgnhaptk Sltondk  S ln haptk Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ Tgnhaptk: tổng giá nhập kỳ Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ Slnhaptk: số lượng nhập kỳ 1.3.2 Quy trình quản lý xuất hàng Khi khách hàng cần mua hàng làm đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm: thông tin đầy đủ khách hàng, danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng đơn giá loại ngày nhận hàng Khi đặt hàng khách hàng đặt số tiền Khi mua hàng khách hàng trả tiền trước hẹn trả sau nhận hàng số ngày quy đinh Đơn đặt hàng đưa đến phận kinh doanh để xem xét Nếu khách hàng nợ tiền trễ hạn số tiền quy định phận kinh doanh từ chối bán hàng Nếu hàng tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng Hàng ngày phận kinh doanh xem xét đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho để làm giấy báo cáo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng đặt hàng cho nhà cung cấp lượng hàng tồn vượt mức tồn tối thiểu Mỗi lần xuất hàng phải làm phiếu xuất bao gồm: thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập, xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền Cách tính tổng giá trị hàng xuất: Tổng giá trị =  số lượng xuất * đơn giá xuất 1.3.3 Thống kê Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất nhập, tồn hàng hóa tháng theo mẫu định Bộ phận nhận phiếu nhập, xuất hàng từ phận quản lý kho hàng từ tổng hợp lại đưa mặt hàng bán chạy, mặt hàng tồn kho, sau lập danh sách mặt hàng cần mua gửi tới nhà cung cấp Từ hóa đơn phận bán hàng, phận báo cáo thống kê vào để tổng hợp doanh thu Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất Tại thời điểm nào, có yêu cầu người có thẩm quyền phải báo c tình hình hàng hóa loại, kho, tình hình công nợ Một số mẫu đơn từ sử dụng trình hoạt động KD  Mẫu phiếu đặt hàng: dùng cho công ty đặt mua hàng khách hàng Trung tâm viễn thông – Công ty điện lực Điện thoại: 834223 Fax: 834225 E-mail:pc1@vnn.vn PHIẾU ĐẶT HÀNG (Khơng có giá trị tốn) Họ tên khách hàng (NCC or KH)………………………………………… Tel: ……………………………… Địa chỉ: ……………Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: …………  thuế…………… Giao hàng: ……………giờ, ngày ……tháng………năm… MS Người nhận đặt hàng: ……………………………………………… Đặt hàng.TEL:  …………………………………… 1STT Mã hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền 3 56 8 10  Tổng cộng Lưu ý:  * Phương thức toán: Tiền mặt: Trả chậm………………………ngày Trả tiền phiếu trước nhận giao hàng phiếu sau Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận Chỉ nhận đổi lại hàng lỗi hàng  bên giao: móp, rách bao bì, vịng ngày  * Cơng nợ cũ khách hàng số HDD: …………… ngày mua hàng ………Trị giá…… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Ngày………… tháng …… năm ……… GD duyệt Trưởng phòng Giám sát –Kiểm tra Người đặt hàng KD – TT  Mẫu phiếu nhập hàng có thơng tin sau: TT viễn thông điện lực số Mẫu số: 01-VT Số 20 Trần Nguyên Hãn- Hoàn Kiếm- Hà nội Ban hành theo QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm …… PHIẾU NHẬP KHO Ngày….tháng….năm 200 Họ tên người giao hàng:……………………………………………………… Theo……….số…… ngày……tháng…… năm………của……………………… …………………………………………………………………………………… Lý nhập kho:…………………………………………………………………… Nhập kho:……………………………………………………………………… Số Tên,nhãn,quy Mã số TT cách,phẩm chất vật tư(sản phẩm hàng hóa) Đơn vị tính A B Số lượng Đơn giá Thành tiền 4 923636 3.69454 10 10 454545 Theo chứng từ Thực nhập D Máy ĐT DD 04081 Nokia 1680C Cái Máy ĐT DD 0410 Nokia 1200 Cái Máy ĐT DD 0420 Nokia 1280 Cái C 454545 5 536364 268182 Cộng: Nhập,ngày… tháng…….năm………… NV nhận hàng trưởng đv NV giao hàng Kế toán vật tư 10 Kế tốn trưởng Thủ  Màn hình lập phiếu tốn  Màn hình lập phiếu xuất hàng 65  Màn hình lập phiếu thu tiền hàng  Màn hình thống kê 66  Màn hình tìm kiếm  Màn hình đưa Report đơn đặt hàng bán 67 4.1.3 Một số modul chương trình  Modul kết nối sở liệu Public Function Ketnoi() As Boolean On Error Resume Next con.ConnectionTimeout = 'su dung sqloledb de ket noi toi sqlserver ' phuong thuc chuoi ket noi con.ConnectionString="PROVIDER=SQLOLEDB.1;server =(local)" & ";Database=dulieu1" & ";Trusted_Connection=yes" 'con.Properties("Prompt") = adPromptComplete con.Open End Function  Modul kiểm tra ngày tháng nhập vào 'Ham kiem tra nhap vao co hop le hay khong Public Function checkdate(strdate As String) As String Dim temp As Integer Dim strtemp As String temp = If IsNumeric(Left(strdate, 1)) Then ' Neu ky tu dau la so thi If IsNumeric(Mid(strdate, 2, 1)) Then ' Neu ky tu thu hai la so thi If Left(strdate, 2) toida Then MsgBox "So luong hang nhap vuot qua muc toi da Vui long kiem tra lai !", vbOKOnly + vbExclamation, "Thong bao" txtsoluongnx.SetFocus Me.MousePointer = Set rs = Nothing Exit Sub Else ' Khong vuot qua SLtontd, tao moi Set rs = Nothing Set cmd.ActiveConnection = 'Mo lai de luu str = "Select NXHANG.makho, NXHANG.mapnxh, NXHANG.ngaynxh, NXHANG.maddh, NXHANG.ngayhtt, NXHANG.ngaylappnx from NXHANG where mapnxh like 'N%' and mapnxh = '" & Trim(txtmapnx) & "'" rs.Open str, con, adOpenKeyset, adLockPessimistic, adCmdText If rs.EOF = True Then 'Neu chua ton tai, tao moi (chac chan chua co) rs.AddNew rs!mapnxh = Trim(txtmapnx) rs!ngaylappnx = Trim(txtngaylappnx) rs!maddh = Left(Trim(Combomaddh.Text), 5) rs!ngaynxh = Trim(txtngaynx) rs!ngayhtt = Trim(txtngayhtt) rs.Update 74 Set rs = Nothing ' Dong record lai End If Set cmd.ActiveConnection = str = "Select DONGNXHANG.mapnxh, DONGNXHANG.mahang, DONGNXHANG.soluongnxh, DONGNXHANG.dongianxh from DONGNXHANG where mapnxh like 'N%' and mapnxh = '" & Trim(txtmapnx) & "' and mahang = '" & Trim(Left(Combomahang.Text, 4)) & "'" rs.Open str, con, adOpenKeyset, adLockPessimistic, adCmdText If rs.EOF = True Then 'Neu chua ton tai rs.AddNew rs!mapnxh = Trim(txtmapnx) rs!mahang = Left(Trim(Combomahang.Text), 4) rs!soluongnxh = Trim(txtsoluongnx) rs!dongianxh = Trim(txtdongianx) rs.Update Set rs = Nothing 'Else 'Nguoc lai thi sang Luu1 ' MsgBox "Mat hang co ma so [" & Trim(Left(Combomahang.Text, 4)) & "] da co phieu roi Vui long kiem tra lai !", vbOKOnly + vbExclamation, "Thong bao" ' Combomahang.SetFocus ' Me.MousePointer = ' Exit Sub End If 'Chi tiet mat hang phai duoc tao moi sau cung Set cmd.ActiveConnection = str = CTMATHANG.soluongton "select from CTMATHANG.mahang, CTMATHANG where CTMATHANG.mahang ='" & Left(Trim(Combomahang.Text), 4) & "'" 75 rs.Open str, con, adOpenKeyset, adLockPessimistic, adCmdText If rs.EOF = True Then 'Chac chan chua co rs.AddNew rs!mahang = Left(Trim(Combomahang.Text), 4) rs!soluongton = sltontam rs.Update Set rs = Nothing sltontam = 'Xoa gia tri End If End If End If toithieu = 'Xao gia tri toida = 'Xao gia tri 'Danh dau phieu nhap xuat Set cmd.ActiveConnection = str = "select Mapnxh, cott from KIEMTRATT where mapnxh like 'N%' and mapnxh = '" & Trim(txtmapnx) & "'" rs.Open str, con, adOpenKeyset, adLockPessimistic, adCmdText If rs.EOF = True Then 'Neu chua co rs.AddNew rs!mapnxh = txtmapnx rs!cott = " " rs.Update Set rs = Nothing End If 'Cap nhat co don dat hang Set rs.ActiveConnection = 'Cap nhat phai nhu vay str = "Update KIEMTRANX set conx = 'R' where maddh = '" & Trim(Left(Combomaddh.Text, 5)) & "'" rs.Open str, con, adOpenKeyset, adLockPessimistic, adCmdText 76 Set rs = Nothing 'Dong ban ghi lai Else 'Neu da ton tai phieu nhap xuat roi MsgBox "Phieu nhap hang co ma so '" & Trim(txtmapnx) & "' da ton tai Vui long kiem tra lai !", vbOKOnly + vbExclamation, "Thong bao" txtmapnx.SetFocus Me.MousePointer = Exit Sub End If DisplayGrid 'Hien thi danh sach cac hang san xuất error1: If Err.Number Then MsgBox Err.Number & Err.Description Else MsgBox "Luu cong phieu nhap hang co ma so: '" & Trim(txtmapnx) & "'" response = MsgBox("Ban co muon them mat hang vao phieu nhap hang nua khong ?", vbYesNo + vbQuestion, "Thong bao") If response = vbYes Then 'Neu chon Yes thi tiep tuc Locktext Unlocktext2 Setnull2 'Xoa Textbox Combomahang.SetFocus Flag = True Else Setnull2 'Xoa Textbox Locktext End If End If End Sub 77 CHƯƠNG V: KẾT LUẬN Những kết đạt Qua q trình khảo sát, phân tích , thiết kê, cài đặt chương trình tốn hoàn thành đạt mục tiêu sau đây: - Hệ thống đáp ứng yêu cầu công tác cập nhật, xử lý nhập/xuất hàng cách nhanh chóng, xác - Hệ thống đáp ứng vài chức như: cập nhật liêu, báo cáo tổng hợp xuất, nhập, tồn hàng - Tìm kiếm hàng hóa, hóa đơn, chứng từ - Giao diện thân thiện,dễ dàng cho người sử dụng - Thống kê hàng hóa nhập, xuất, tồn hàng Những tồn chương trình Với đề tài tương đối rộng phong phú nên việc phân tích thiết kế khơng thể tránh khỏi thiếu xót định Hơn việc tìm hiểu ngơn ngữ cài đặt SQL Server nhiều hạn chế nên việc tận dụng mạnh ngôn ngữ chưa mang lại hiệu cao Bài toán quản lý bán hàng phân tích thiết kế hệ thống theo hướng tiếp cận chức Hệ thống phát triển ngôn ngữ Microsoft Visual Basic, lưu trữ liệu hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server 2000 chạy máy đơn Hướng phát triển chương trình - Phát triển hệ thống: Xây dựng hệ thống thương mại điện tử Web công nghệ ASP( Active Server Pages) ÁSP.net, lưu trữ liệu hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server 2000, hệ sở liệu Oracle chạy mạng internet - Đặt database máy chủ để dễ dàng thao tác, quản trị bảo mật 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL Server 2000 tập 1,2,3 - Phạm Hữu Khang(chủ biên) Tự học Microsoft SQL 7.0 - Nguyễn Văn Hồng nhóm tác giả Elicom Microsoft SQl Server 7.0 - TS.Trần Văn Tư- Phú Thành- Thiên TRường nhóm kỹ sư tin học ứng dụng Mơ hình sở liệu - TS Đỗ Trung Tuấn Kỹ lập trình Visual Basic 6.0 - PTS: Nguyễn Tiến Dũng(chủ biên), biên dịch Trần Hữu San- Vũ Hữu Tường Kế toán doanh nghiệp với Visual Basic – VN Guide, NXB Thống kê Hướng dẫn triển khai Căn liệu sử dụng SQL Server 7.0 Visual Basic 6.0 – Biên dịch: Dương Quang Thiện, NXB Thống kê Phân tích thiết kế hệ thống thông tin – Nguyễn Văn Ba, NXB Đại học quốc gia hà nội Microsoft Visual Basic 6.0 $ Lập trình sở liệu – Nguyễn Thị Ngọc Mai (chủ biên), NXB giáo dục 10 Lập trình Visual Basic 21 ngày - Nathan Gurewich - On Gurewich, NXB giáo dục 79