LOI MO DAU
Khoa Tin Học Kinh Tế của Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân có mục tiêu đào tạo một đội ngũ tri thức có kiến thức cơ bản về Quản Lý Kinh Tế và
Quản Trị Kinh Doanh, có kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần
mềm và có năng lực ứng dụng thành quả mới nhất của công nghệ thông tin
trong Kinh Tế
Sau 7 kì nghiên cứu bao gồm ba khối kiến thức “các môn đại cương”
36%, “các môn cơ bản” 36%, “các môn chuyên ngành” 28% Học kì cuối cùng dành cho đợt thực tập trong thời gian 15 tuần Mục đích của đợt thực tập tốt
nghiệp là giúp cho sinh viên đi sâu vào thực tế, kết hợp các kiến thức đã được học trong nhà trường vào việc giải quyết một vấn đề đang đặt ra trong lĩnh vực
Kinh Tế và Quản trị kinh doanh Thông qua đó làm cho sinh viên nắm vững hơn các kiến thức chuyên môn đã đựơc trang bị trong trường đại học và chuẩn bị
cho họ bước vào cuộc đời nghề nghiệp của mình
Quá trình thực tập được chia làm 2 giai đoạn : giai đoạn thực tập tổng
hợp (kéo đài trong 5 tuần đầu) và giai đoạn thực tập chuyên đề ( trong 10 tuần
còn lại) Kết thúc giai đoạn thực tập tổng hợp, báo cáo thực tập tổng hợp không chỉ là kết quả của giai đoạn này mà là tài liệu lưu trữ tất cả các thông tin chính,
tổng hợp về cơ quan thực tập và những kiến thức đó sẽ là nền táng cho việc nghiên cứu chuyên đề thực tập trong giai đoạn thứ hai : giai đoạn thực tập chuyên đề
Giai đoạn thực tập tổng hợp là giai đoạn tìm hiểu khái quát về đặc điểm tình hình hoạt động của đơn vị mà minh thực tập trên nhiều mặt như : quá trình
hình thành, xây dựng và phát triển của công ty, đặc điểm hoạt động sản xuất
kinh đoanh, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Mục đích của việc
nghiên cứu này là để sinh viên nắm được một cách tổng quát quá trình hình
Trang 2vị đồng thời giúp sinh viên liên hệ tình hình thực tế của đơn vị với những kiến thức đã được học trong nhà trường Những kiến thức này không chỉ là chuyên ngành mà là kiến thức tổng hợp như : Marketinh, Kế toán - Tài chính, Nhân sự, Những thực tế tại đơn vị sẽ phần nào giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn, nắm vững hơn những kiến thức đã đựơc trang bị trong trường học
Không chỉ ở các nước phát triển mà ngay cả ở Việt Nam, ảnh hưởng và
lợi ích mà công nghệ thông tin đem lại đã buộc các tổ chức, doanh nghiệp không ngưng đổi mới, áp dụng triệt để thông tin vào sản xuất kinh doanh Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và truyền thông đã đưa ra
nhiều khái niệm, quan niệm và cách tổ chức làm việc mới trong một tổ chức
Trong nền kinh tế thị trường thì thông tin là một trong những vấn đề quyết định đến sự thành công của cá một đoanh nghiệp, cơ quan, tổ chức
Do hạn chế về tầm nghiên cứu (bậc cử nhân) cũng như thời gian thực tập Hơn nữa, tầm hiểu biết của bản thân về lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót, sai lầm Tha thiết mong muốn
nhận được sự đóng góp những ý kiến quý báu của các thầy cô giáo, các anh chị tại Công Ty TNHH Sitech Việt Nam cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài viết này được hoàn thiện hơn
Trang 3Chuong I:
Tổng quan về công ty thực tập I Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty được thành lập theo quyết định của Sở Kế Hoạch & Đầu tư
thành phố Hà Nội, chuyên ngành kinh doanh là về máy tính, các trang thiết bị,
các linh kiện về máy tính Ngoài ra, công ty còn kinh doanh, lắp đặt các thiết bị bảo vệ giám sát
Tên giao dịch: Công Ty TNHH Sitech Việt Nam Tên tiếng anh: System International technologies Ngày thành lập: 12/2006 Mã số thuế: 01002122737 Dia chi : 110 E4 — Lé Thanh Nghị - Hai Bà Trưng — Hà Nội Dién Thoai : (04)8684877 — 04.8684881 Fax : 84-4-8680017
Website : http:// www.manhinh-lcd.com & http:// www.vinasitech.com.vn
Công ty TNHH Sitech Việt Nam là công ty con thuộc Công Ty mẹ là Công ty Cé Phan Tin Hoc WTT có Địa chỉ tại : 11/283 - Trần Khát Chân - Hà Nội Có
Email là: Sales(vinasitech.com.vn Công ty TNHH Sitech Việt Nam tuy là
công ty con nhưng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định hiện hành của nhà nước, có vốn điều lệ và tự chịu
trách nhiệm về tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ bằng vốn Công ty cũng
độc lập về hoạch toán kinh tế và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt
động kinh doanh
Cán bộ hướng dẫn tại công ty thực tập : Anh Đặng Văn Việt Là Giám đốc công ty Có điện thoại liên lạc là : 0983320464
Trang 4May tính và trang thiết bị về máy tính như : CPU - bộ vi xử lý, Fan
For CPU - Quạt cho CPU, HDD - Ô đĩa cứng, Fan For HDD, HDD BOX -
Quạt làm mat 6 cứng, hộp đựng é cứng, RAM - Bộ nhớ trong, USB Flash - O cứng di động, MEMORY Card, READER Card - Thẻ nhớ, đầu đọc thẻ nhớ,
MAINBOARD - bo mach chu, MONITOR - Man hinh may tinh, CASE - Vo
may tinh, CDROM — O doc dia CD, VCD, CDREWRITE - 6 ghi dia CDROM, SOUND Card - Cac 4m thanh, SPEAKER — Loa, VGA Card - Cac man hinh, WEBCAM -— Internet camera, Fax Modem — Modem ADSL & ROUTER,
MOUSE - chuét, KEYBOARD — Ban phim, NET VORKING - Thiét bị mạng,
NIC Card - Cạc mạng, SWITCHS - Đầu nối mạng, Phụ kiện máy tính
Các thiết bị bảo vệ, theo đõi và giám sát như: Camera, Webcam, chuông
Trang 52.Cơ cầu tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH Sitech Việt Nam : Giám đốc P.Giám đốc Phòng Phòng Phòng Kinh Dự Kĩ Doanh An Thuật Kinh Kinh Ki Ki
Doanh Doanh Marketing Thuat Thuat
Ban Bán lẻ Lắp máy Chăm
Buôn sóc KH
-_ Giám đốc công ty: Là người đại diện pháp nhân của công ty Là người có quyền ra các quyết định quan trọng trong công ty Và cũng là người chịu mọi
trách nhiệm trước pháp luật
- P.Gidm đốc: Là người giám sát các hoạt động của công ty, giúp giám đốc
giải quyết các vấn đề phát sinh Và cũng là người lên các báo cáo, kế hoạch cho giám đốc
-_ Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm thị trường và khách
hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thị trường mới, thị trường phi
Trang 6Tìm nguồn phân phối các sản phâm mà công ty kinh doanh Do mới
thành lập nên thị trường của công ty còn hẹp và chưa phong phú Do đó vấn
đề về thị trường rất đựơc ban lãnh đạo công ty chú ý và đầu tư
- _ kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tô chức, thực hiện hoạch toán kinh doanh và
phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị Theo dõi tình hình hàng hoá, tài sản, lập báo cáo tô chức thống kê theo quy định của nhà nước
- Phong dự án : Tìm nguồn dự án trong hoạt động của công ty Các dự án mà công ty có thể đáp ứng tơt Ngồi ra phong còn tham gia đấu thầu các chương trình công ty dự thầu do các đơn vị tư nhân cũng như là của nhà nước tô chức
-_ Phòng kĩ thuật : Xử lý và lắp đặt các hệ thống mạng máy tính, thiết bị báo vệ tự động Thực hiện việc triển khai phần còn lại của hợp đồng đối với khách
hàng
Chăm sóc khách hàng về vấn đề kĩ thuật Bao gồm cả vấn đề bảo hành
cho khách hàng và sau bán hàng
3 Tìm hiểu về hoạt động của công ty 3.1 Linh vực kinh doanh
Cũng như nhiều Công ty có chuyên ngành kinh doanh về máy tính khác, Công ty TNHH Sitech Việt Nam kinh doanh các mặt hàng về máy tính và phụ kiện máy tính cũng như các thiết bị về mạng Ngồi ra cơng ty cịn kinh đoanh
về các thiết bị phục vụ cho bảo vệ
Đến với Công Ty TNHH Sitech Việt Nam ngoài những thứ kế trên các
bạn sẽ có cơ hội lựa chọn rất nhiều chủng loại cũng như kiểu dáng các sản phẩm
về màn hình LCD và tivi Plasma của các hãng uy tín trên thế giới
3.2 Phương hướng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Trong tương lai công ty tiếp tục việc kinh doanh các mặt hàng mà công
ty đang có lợi thế trên thị trường Đồng thời mở rộng việc kinh doanh không chỉ một số mặt hàng như: Máy tính,Màn hình LCD, ti vi Plasma Mà chuyên sang các lĩnh vực khác, có nhiều tiềm năng về kinh tế cũng như là năng lực của công
Trang 7ty Với mục tiêu la : Sự hài lòng của khách hàng là niềm cổ vũ mạnh mẽ, là động lực thúc đẩy của chúng tôi Không ngừng mở rộng, nâng cao năng
lực phục vụ khách hàng, khả năng cung cấp các dịch vụ bán hàng và sau bán hàng ngày càng tốt hơn ngày càng hoàn thiện hơn
Tương lai lĩnh vực chính mà công ty tập trung chủ yếu vào đầu tư và
phát triển kinh doanh sẽ là các thiết bị bảo vệ Đây là lĩnh vực mới mẻ và có
nhiều tiềm năng do vấn đề về bảo vệ ngày càng được đề cao, nhất là khi công nghệ thông tin phát triển vượt bậc, giá cả các thiết bị cũng giảm đi Tạo điều
kiện cho doanh nghiệp trang bị các thiết bị bảo vệ tự động Phục vụ đắc lực cho doanh nghiệp Mặt khác, trong lĩnh vực này cũng có ít các đối thủ cạnh tranh,
do đó áp lực cạnh tranh cũng giảm đi 3.3 Đối thủ cạnh tranh
Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của kinh tế thế giới Khoa học kĩ thuật cũng phát triển một cách vượt bậc Ngày càng xuất hiện nhiều doanh
nghiệp, don vi kinh doanh trên lĩnh vực công nghệ thông tin Do đó bên cạnh sự
phát triển của công ty thì đã có nhiều công ty ra đời kinh doanh trên cùng một lĩnh vực và đó sẽ là những đối thủ cạnh tranh gay gắt trên lĩnh vực công nghệ thông tin Đó có thể là những công ty lớn, đơn vị có tiếng tăm trên thị trường, hay những đơn vị vừa nhỏ nhưng cũng chứa sức cạnh tranh tiềm ấn, điển hình
như: Công ty máy tính Trần Anh, Công ty máy tính Nam Á, Công ty máy tính
Lan Phương
3.4Thực trạng ứng dụng tin học của công fy
- Hệ thống máy tính của công ty được nối với mạng Internet
- Phần cứng: 4Máy tính PC( Cấu hình: màn hình tinh thể lỏng LCD 17 inch,
CPU Intel (R) Pentium IV, Ram 256, HDD 40GB, Ö CD ROM)
Trang 8- Phần mềm: Hệ điều hành Window XP, phần mềm Microsoft Office 2003, một số phần mềm ứng dụng chuyên biệt khác như: phần mềm
kế toán, phần mém Manager
- Tuy nhiên do đặc thù của công ty, nên phần mềm mà công ty đang sử dụng chưa đáp ứng tốt nhu cầu về quản lý hàng hóa Do đó yêu cầu tất yếu về một phần mềm hiệu quả hơn cho việc quản lý hàng hố mà cơng ty đang kinh doanh
II Đề Tài Nghiên cứu 1.Tên đề tài
Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hố Tại Cơng Ty TNHH Sitech Việt
Nam
2 Lý do chọn đề tài:
Hiện nay, Công ty có sử dụng 4 máy tính chủ yếu để phục vụ cho việc truy cập mạng Việc lưu trữ đữ liệu, chứng từ chủ yếu là thủ công hoặc có chăng cũng chỉ ở các file riêng lẻ Việc lên báo cáo tuần, báo cáo tháng hay quý mới
chỉ dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm Word, Excel nên việc đưa đữ liệu vào báo cáo là hồn tồn thủ cơng Hơn nưa, việc tìm kiếm các thông tin cần
thiết phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho công tác quản lý là rất khó khăn
và mất nhiều thời gian Để soạn thảo một hợp đồng xuất khẩu cần rất nhiều thông tin từ các bộ hợp đồng trước đó, hay việc hoàn tất một giao dịch xuất
khẩu cũng dẫn đến thay đổi các số liệu về hàng hoá cũng như công nợ Như
vậy rất cần có một hệ thống quản lý đữ liệu để truy vấn khi cần thiết và ghi chép
những biến động do các nghiệp vụ đó gây ra Ngoài ra, hệ thống đó còn mang lại những thông tin phục vụ đắc lực cho giám đốc cho tương lai Cuối cùng là
việc hỗ trợ cho việc tông hợp các báo cáo đánh giá tiến độ cũng như kết quả thực hiện được trong từng tuần từng tháng Việc lên báo cáo là hết sức đơn giản và chính xác khi đã có một cơ sở đữ liệu chuẩn
Trang 9hàng như: Tốn nhiều thời gian trong việc nhập dữ liệu, vấn đề quản lý hàng
hoá, khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn và sự bất lợi, việc giải quyết bài
toán bằng phương pháp thủ công trong nền kinh tế thị trường là rất khó và nhiều
khi là không thể nhất là trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, khi
màcông nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng rộng rãi Trên thế giới từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý
sản xuất kinh doanh, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketing Các tố chức
doanh nghiệp không những tiết kiệm được chỉ phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhằm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh Đó xu hướng tất yếu của thời đại ngày nay Một điều rất cần thiết cho sự mở rộng của tô chức doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai
Khi tổ chức doanh nghiệp phát triển với quy mô nhất định nào đó, thì số lượng dữ liệu phát sinh hàng ngày cần ghi nhận và xử lý sẽ vượt quá khả năng xử lý của hệ thông thông tin thủ công, hay hệ thống thông tin đã lỗi thời, nhất là
đối với tổ chức doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty me - công ty con
Với các chỉ nhánh và công ty con được phân bố ở các khu vực khác xa nhau
Việc ứng dụng tin học lúc này sẽ giúp cho các tổ chức doanh nghiệp đáp ứng
được nhu cầu về lưu trữ và xử lý một khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giái
quyết các bài toán có quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng Từ đó có thể đưa
ra các quyết định chính xác, kịp thời Giảm được chỉ phí về thời gian một cách
đáng kê
Một khi sử dụng các phần mềm ứng dụng cho công tác quản lý thì doanh nghiệp có thể nhanh chóng có được các thông tin phản ánh mọi mặt về tô chức,
cũng như là có thể giảm thiểu số lượng nhân công cần thiết để thực hiện công việc lưu trữ, xử lý dữ liệu
Trang 10ngày/ tuần Nó cho phép doanh nghiệp giảm được chỉ phí và thời gian
cho việc quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm và kí kết hợp đồng với đối tác Đây là một đề tài có tính ứng dụng rất cao, chương trình mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việc kinh doanh ở mức tác nghiệp, cung
cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý
khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đưa ra các quyết định dựa trên tình hình thực tế
Vì vậy, cần phải có một chương trình máy tính trợ giúp quá trình kinh doanh của công ty Cũng chính vì vậy mà tôi chọn đề tài:
*Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hoá Tại Công Ty TNHH
Sitech Việt Nam”
3 Mục tiêu của đề tài :
- Chuyên nghiệp hoá các hoạt động thương mại, các hoạt động liên quan
đến bán hàng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin về đối tác, khách hàng, về
hàng tồn kho
- Đơn giản hóa chứng từ: Các chứng từ đều đựơc hình thành theo mẫu vi thế việc cập nhật các chứng từ đơn gian và ít thời gian Tạo điều kiện cho công ty có thể có nhiều thời gian vào việc phát triển thị trường và quản lý quan hệ đối tác
- Đáp ứng nhu cầu quản lý của cơ quan chức năng một cách chính xác và nhanh chóng như: Quản lý giá thành, giá chào hàng cho các đối tác Theo dõi thống nhất, chính xác cập nhật giá cả trên thị trường
Quán lý kho hàng hoá nhằm điều phối một cách có hiệu quả hoạt động tiếp thị bán hàng cũng như đặt hàng
Quản lý hiệu quả thực hiện của hợp đồng : thời gian thực hiện, đối tác tham gia, tiến độ thực hiện, hay van dé bảo hành
Trang 11Cap nhat số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hố để cung cấp thơng tin cho khách hàng và cho nhân viên cũng như cho ban lãnh
đạo công ty khi cần thiết
- Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng được những thành tựu của quá trình phát triển khoa học công nghệ
4 Công cụ thực hiện đề tài
Công cụ thiết kế: Sử dụng phương pháp thiết kế Top - Down Design Đây là phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống, đi từ cái tổng thể đến chỉ tiết cho từng chức năng Theo đó hệ thống thông tin sẽ được mơ hình hố bằng các sơ đồ
Các phương pháp thiết kế cơ sở đữ liệu cho chương trình như thiết kế thông tin
đâu ra sau đó thực hiện chuân hoá cho ra một cơ sở dữ liệu
Đối với việc tạo lập cơ sở đữ liệu ta sẽ dùng phần mềm Visual Basic 6.0 và Microsoft Office Access 2003
Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 dé lap chương trình Visual Basic là
sản phẩm phần mềm của Miersoft Đây là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng Có chế độ bảo mật tương đối an toàn Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản 6.0(năm 1998) cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên
Internet Và cũng được sử dụng một cách phố biến trong lập trình qsuản lý
Ngôn ngữ Visual Basic có được những tính năng mà các ngôn ngữ lập trình khác không có được Điều dễ nhận thấy là sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để lập trình sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập
trình khác vì bạn có thế thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được Visual
Basic cung cấp Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi hình thành chương trình
Trang 12Bên cạnh đó Visual Basic cũng còn một số hạn chế cố hữu như các ngôn ngữ lập trình khác Visual Basic là chương trình 32 bit, chỉ chạy trên môi
trường Windows từ 95 trở lên Việc Visual Basic phục vụ ngày càng tốt cho việc lập trình nhưng nó cũng không thể nào trợ giúp hết được cho người lập
trình
Các bước thực hiện đê tài :
“_ khảo sát hệ thống : khảo sát sơ bộ và khảo sát chỉ tiết
“ Phân tích hệ thống sử dụng các sơ đồ: Sơ đồ chức năng kinh
doanh, sơ đồ luồng đữ liệu, sơ đồ quan hệ thực thẻ “_ Thiết kế hệ thống : - Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế Form giao diện - Thiết kế chương trình - Thiết kế các mẫu báo cáo
Trang 13CHUONG II:
MOT SO PHUONG PHAP LUAN CO BAN NGHIEN CUU DE TAI VA CONG CU THUC HIEN
I: Tổng quan về phương pháp luận cơ bản
1 Tổ chức và thông tin trong tô chức a Khải niệm thông tin
Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin
nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng
Thông tin tồn tại dưới các hình thức:
- Bằng ngôn ngữ - Hình ảnh
- Mã hiệu hay xung điện
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này có thé 1a trong
Trang 14Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định
Hình vẽ dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý: ^ Cấp chiên , lược ết đình ọ Quyết địn | Thông Cấp chiến thuật \ ˆ Quyết định | Thông Cấp tác nghiệp Quyết định | Thông Xử lý giao dịch Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tháp quản lý
Các quyết định của một tổ chức chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quyết
định chiến thuật và quyết định tác nghiệp
+ Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức
+ Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu thành nhiệm
vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực
+ Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ 2 Khái quát về hệ thống thông tin
Trang 15Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bi phần
cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lí và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường
Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sourees) và được
xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các đữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xứ lý (Oufputfs) được chuyên đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào
kho lưu trữ dữ liệu (Storage) Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu Phân phát Kho dữ liệu
Mô hình hệ thống thông tin
2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong
Trang 16Tai chinh Marketing Nhân lực Kinh doanh
chiến chiến lược chiến lược và sản xuất
lược chiến lược
Hệ
oo thong
Tai chinh Marketing Nhân lực Kính doanh thông
chiên chiên thuật chiên thuật và sản xuât tin thuật ạ chiên thuật ié 4 văn
phòng
Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh
tác tác nghiệp tác nghiệp và sản xuât
nghiệp tác nghiệp
2.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông
tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Sự hoạt động kém của một
hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như Sau:
+ Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác
+ Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý
+ Tính thích hợp và dễ hiểu
+ Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, đo vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới được tiếp nhận + Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết 2.4 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Như chúng ta đã tìm hiểu thì sự hoạt động tôi tệ của hệ thống thông
tin,những vấn đề quản lý là những nguyên nhân đầu tiên dẫn tới việc phát triển một hệ thống thơng tin Ngồi ra cịn rất nhiều nguyên nhân khác và được tóm
lược như sau:
Trang 17- Nhiing van dé quan ly
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ
- Thay đối sách lược chính trị
Những yêu cầu mới của quản lý có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thông thông tin quản lý mới, ví dụ việc chính phủ ban hành
một luật mới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một
nguyên nhân dẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tô chức phải
xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Chắng hạn khi
xuất hiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp
phải rà soát lại các hệ thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt
khi muốn sử dụng những công nghệ mới này
Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một
hệ thống thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người
quản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi
ích khác cho họ
2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn Mỗi giai
đoạn bao gồm một dãy các công đoạn và cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo
việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Tuỳ
theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin
Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
Trang 18và hiệu qủa của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn
Nó bao gồm các công đoạn sau:
1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 2 Làm rõ yêu cầu
3 Đánh giá khả năng thực thi
4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2 : Phân tích chỉ tiết
Phân tích chỉ tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu Những mục đích chính của phân tích chỉ tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chỉ tiết sẽ quyết định sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển
một hệ thống mới
Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chỉ tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chỉ tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo chỉ tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lôgïc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đ-
Trang 19ược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Ouftputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử
lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:
3.1 Thiết kế cơ sở đữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic 3.5 Hợp thức hố mơ hình lôgic
Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp
Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi
mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiên cứu về các phương tiện để thực hiện hệ
thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hố mơ hình
lơgic Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ
thống nhưng chưa phải là một mô tả chỉ tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng
chỉ tiết nhng chỉ phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn
Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã đặt ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buỗi
trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án
tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tô
chức
Trang 204.1 Xác định các rang buộc tin hoc và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công
và cả những giao diện với những phần tin học hố Những cơng đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chỉ tiết các giao điện (vào/ ra)
5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học
hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách
nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống
Các hoạt động chính của việc thực hiện triển khai kỹ thuật hệ thống như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
Trang 216.4 Thir nghiém hé théng
6.5 Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là phần công việc trong đó việc chuyền từ hệ thống cũ
sang hệ thống mới được thực hiện Đề việc chuyên đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải vạch kế hoạch một cách chỉ tiết tỉ mi
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyên đổi
7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá
3 Mô hình biếu diễn hệ thống thông tin
Có 3 cách để mô tả về một hệ thống thông tin, đó là sử dụng mô hình
lôgíc, mô hình vật lý ngồi và mơ hình vật lý trong M6 hinhéndinhnhat — ————, Cai gi? Dé lam gi? Mô hình lôgíc ( góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài Cái gì ở đâu? Khi { góc nhìn sử dụng) nào?
A tì 5 M6 hinh vat ly trong
Mô hình hay thay Như thê nào? ( góc nhìn kỹ thuật)
đồi nhật
Trang 22Mô hình lôgíc mô tả hệ thống “đang làm gì”: đữ liệu mà nó thu thập,
xử lý mà nó phái thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu dé lay
ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì? “ và “ Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được
sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà đữ liệu được xử lý 3.2 Mô hình vật lý ngồi
Mơ hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả Mô hình này cũng chú ý tới mặt
thời gian của hệ thống Nó trả lời cho câu hỏi “ Cái gì? “ “Ai?” “ Ở đâu ?? “Khi nao?”
3.3 Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị Mô hình giải đáp câu hỏi “ Nhu thé nao?”
4 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin
Có hai công cụ tương đối chuẩn dùng để mô hình hóa và xây đựng tài liệu cho hệ thống, đó là sơ đồ luồng thông tin ( IFD ), sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD)
4.1 Sơ đồ luông thông tin IFD
Sơ đồ luồng thông tin ( IFD ) được dùng để mô tá hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ
trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:
Trang 23- Xử lý: Thủ công Bán thú cơng Tin học hố hoàn toàn - Kho dữ liệu
Thủ Cơng Tin học hố
- Dòng thông tin - Điều khiển
Tài liệu
Các phích vật lý là những mô tá chỉ tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ
liệu, phích xử lý
Trang 24Tên tài liệu: Mô tả: Tên IED có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Dich: Phích kho dữ liệu có mẫu: Tên kho dữ liệu: M6 ta: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trính hoặc người truy cập: Phích xử lý có mẫu: Tên xử lý: Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Phân ra thành các IFD con:
Phương tiện thực hiện:
Sw kiện khởi sinh: Chu ky:
Cấu trúc cảu thực đơn:
Phương pháp xử lý:
4.2 Sơ đô luông dữ liệu DFD
Sơ đồ lưu chuyên dữ liệu (Data flow diagram — DFD) là phương tiện dé mô tả các hệ thong thong tin (information system) ở mức độ chỉ tiết bất kỳ bằng một mạng lưới các ký hiệu (symbol) tượng trưng cho các luồng đữ liệu
Trang 25(data flow), kho dir liéu (data store), tiến trình xử lý dữ liệu (process) va cac
nguồn cũng như đích đến của dữ liệu (data source/destination)
DFD là cung cấp một cầu nối ngữ nghĩa giữa người dùng hệ thống và người phát triển hệ thống
Quy tắc ngữ nghĩa cho đầu cuối:
Đầu cuối có thể là một nguồn đữ liệu (data source - khi nó cung cấp dữ
liệu cho hệ thống) hay một đích dữ liệu (data sink hay data destination — khi nó nhận dữ liệu từ hệ thống) hay đồng thời là cả hai
Đầu cuối phải có tên Tên của đầu cuối là một danh từ Tên đầu cuối thể
hiện chức năng của đầu cuối chứ không thể hiện chức danh hay tên riêng của đầu cuối
Nếu vẽ một sơ đồ chỉ có một tiến trình lớn duy nhất là toàn bộ hệ thống đang xét, tất cả các đầu cuối liên quan đến hệ thống đều phải xuất hiện trên sơ đồ này
Quy tắc ngữ nghĩa cho tiến trình
Mọi tiến trình đều có tối thiểu một luồng dữ liệu vào, một luồng đữ liệu
ra
Tiến trình bắt đầu xử lý dữ liệu ngay khi nhận được đữ liệu (mặc đù thời
gian xử lý có thể kéo rất dài (từ vài giây đến hằng năm)
Tiến trình có thể được thực hiện bởi con người hay máy móc
Tiến trình phải có tên, tên tiến trình là một động từ Tên tiến trình thể hiện hành động cụ thể tác động lên dữ liệu vào và ra của tiến trình đó Dữ liệu vào một tiến trình phải đầy đủ đề sinh ra dữ liệu ra
Quy tắc ngữ nghĩa cho kho dữ liệu
Một kho dữ liệu có thé 1a bat ctr hình thức lưu trữ đữ liệu nào
Kho dữ liệu phải có tên Tên kho dữ liệu là danh từ số nhiều thể hiện tập
Trang 26« Kho dữ liệu chỉ có thể nối trực tiếp với tiến trình (không thể nối trực tiếp với đầu cuối hay kho dữ liệu khác)
« _ Phải có ít nhất một tiến trình cung cấp đữ liệu cho kho đữ liệu và một tiến
trình nhận dữ liệu từ kho
« _ Vài tiến trình đồng thời đưa dữ liệu vào kho và lấy dữ liệu từ kho ra (điển hình là các tiến trình điều chỉnh số liệu) Dùng hai luồng dữ liệu riêng rẽ dé chỉ hai hướng chuyền đữ liệu này)
Quy tắc ngữ nghĩa cho luồng dữ liệu
„ Một luồng dữ liệu phải có tên nhưng có thể ghi hay không ghi tên trong
sơ đồ Tên luồng dữ liệu là một danh từ thể hiện nội dung gói dữ liệu
được chuyên đi
„ _ Chỉ thể hiện dữ liệu chứ không thể hiện điều khiến Quy tắc cân bằng (Balancing)
Một tiến trình có thể được mô tả chỉ tiết hơn bằng cách vẽ một sơ đồ chỉ tiết tách tiến trình thành các tiến trình con nhỏ hơn Khi vẽ sơ đồ chỉ tiết cho một tiến trình, các luồng dữ liệu vào và ra khỏi tiến trình mẹ phải được bảo tồn khơng thêm bớt trong sơ đồ chỉ tiết Quy tắc này gọi là quy tắc cân bằng
Trình tự lập lưu đồ đữ liệu:
Lưu đồ cấp ngữ cảnh (Context level DFD)
Thoạt tiên xem toàn bộ hệ thống như một tiến trình duy nhất và xác định
các đầu cuối Trong sơ dồ đầu tiên này chỉ có một tiến trình, tên tiến trình này là tên hệ thống Lưu đồ cấp ngữ cảnh có tác dụng xác định quy mô và mục tiêu hệ
thống, nó có thé thay thé cho phát biểu về quy mô và mục tiêu hệ thống bằng lời
(statement of scope and purpose)
Lưu đồ cấp hệ thống (System level DED)
DFD cấp ngữ cảnh được chỉ tiết hóa thành các tiến trình chính gọi là
DFD cấp hệ thống
Trang 27DED cap hệ thống thường gồm dưới 10 tiến trình chính Trong bước này các
chức năng chính của hệ thống cùng các luồng dữ liệu vào ra hệ thống nhóm theo chức năng chính được xác định
Trong cấp này, các tiến trình được đánh số 1,2,3 Tránh phân tích quá chỉ tiết ở cấp này, bảy đến chín tiến trình trong một sơ đồ là nhiều ở tất cả các cấp DFD 5 Một số nguyên tắc cho thiết kế phần mềm
5.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài
Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chỉ tiết phương án của giải pháp đã được chọn trong giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn này có tầm ảnh
hưởng và tác động trực tiếp tới công việc của những người sử dụng Do vậy thiết kế vật lý ngoài theo Joseph Dusmas phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây:
1 Đảm bảo rằng người sử dụng ln đang kiểm sốt hệ thống
2 Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng 3 Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng 4 Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống
5 Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình
6 Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ
trong khi sử dụng hệ thống
7 Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy
5.2 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu
Trang 28- Theo Dumas va Galitz thi có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình
bày thông tin trên màn hình như sau:
-_ Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình Người
sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác
-_ Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt
thông tin theo trục trung tâm
- _ Nếu đầu ra thông tin gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh
số thứ tự
- _ Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chit in hoa, in thường,
chữ gạch chân và ngắt câu hợp lý
-_ Đặt tên đầu cột cho mỗi cột
- _ Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quan ly
-_ Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số Bảo đảm vị trí dấu thập phân
thắng hàng
- _ Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng
- Yéu cau về bảo mật và an toàn dữ liệu:
-_ + Có chính sách bảo mật, lưu trữ và phục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy và khoa học
- _ Yêu cầu về tính mở: hệ thống dễ đàng mở rộng và nâng cấp trong tương lai - _ Yêu cầu về tính hiệu quả: hệ thống cần tối ưu hóa năng lực xử lý thông tin,
có các công cụ tìm kiếm nhanh
- _Yéu cau về giao diện:
-_ + Giao diện bằng tiếng Việt theo chuẩn Unicode
-_ + Màn hình chính thiết kế thân thiện, có hướng dẫn tổng thê cũng như chỉ
tiết từng chức năng con của hệ thông
Trang 29- + Các màn hình cập nhật dữ liệu về cơ bản phải thống nhất về các nút
lệnh cũng như vê màu sắc, fonts chi,
- + Các màn hình hỏi đáp điều kiện lọc báo cáo cũng phải thống nhất với nhau
- + Màn hình nhập thông tin đầu vào thiết kế một cách khoa học, dễ dàng trong việc thay đổi font chữ
-_ + Các phím nóng được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho người sử dụng
II: Tìm hiểu về công cụ nghiên cứu đề tài
Chương trình được viết bởi ngôn ngữ Visual Basic Dùng Visual Basic 6.0 là cách nhanh và tốt nhất đề lập trình cho Microsoft Windows Cho dù bạn là chuyên viên chuyên nghiệp hay là người mới học lập trình đối với chương
trình Windows, VB6 sẽ cung cấp cho bạn một bộ cơng cụ hồn chỉnh để đơn
giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng cho MS Windows
VB đã được ra từ MS Basic, do Bill Gates viết từ thời dùng cho máy tính
§ bits 8080 hay Z80 Hiện nay nó chứa đến hàng trăm câu lệnh(), ham() va tir khoa() Rất nhiều Commands, function liên hệ trực tiếp đến MSWindows Gui
Những người mới bắt đầu có thể viết chương trình bằng cách chỉ học một vài commands, function va keywords Kha nang cua ngôn ngữ này cho phép những
người chuyên nghiệp hoàn thành bắt kì điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình
MsWindows nao khác Người mang lại phần”Visual” cho VB là Ong Alan Cooper, ông đã gói môi trường hoạt động của Basic trong một phạm vi dễ hiểu, dễ dùng, không cần phải chú ý đến sự tỉnh xảo của MSWindows, nhưng vẫn dùng các chức năng của MSWindows một cách hiệu qủa Do đó, nhiều người
xem ông Alan Cooper là cha già của Visual Basic, Visual Basic còn có hai dạng
khác: Visual Basic for Application(VBA) và VBScript VBA là ngôn ngữ nằm
phía sau các chương trình Word, Exel, MSAccess, MSProject,.v.v còn gọi là
Trang 30Operating System Dù cho mục đích của bạn là tạo một tiện ích nhỏ cho riêng bạn, trong một nhóm làm việc của bạn, trong một công ty lớn, hay cần
phân bố chương trình ứng dụng rộng rãi trên thế giới qua Internet, VB6 cũng sẽ
có các công cụ lập trình mà bạn cần thiết Các ấn bản Visual Basic 6.0
Có ba ấn bản của VB6: Learning, Professional và Enterprise Chúng ta hãy gạt qau ấn bản Learning Bạn có thể dùng ấn bản Professional hay Enterprise An ban Professional cung cấp đầy đủ những gì ban can dé hoc va
triển khai một chương trình VBó, nhất là các Control ActiveX, những bộ phận lập trình tiền chế và rất hữu dung cho các chương trình ứng dụng(application
programs) cua ban trong tuong lai Ngoai dia Compact chính cho VBó, tài liệu dinh kém gém cé sach Visual Studio Professional Features va hai dia CD Microsoft Developer Network(MSDN) An ban Enterprise 1a an ban
Professional céng thém cac cong cu Back Office chang han nhu SQL Server, Microsoft Transaction Server, Internet Information Server
Chuong IIT
Trang 31Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hố
Tại Cơng Ty TNHH Sitech Việt Nam
I- Khảo sát bài toán quản lý hàng hố tại cơng ty
1- khảo sát sơ bộ
Công ty Công Ty TNHH Sitech Việt Nam là một công ty mới được thành lập, thuộc công ty mẹ là Công ty Cổ Phần Tin Học WTT Tuy mới thành lập nhưng công ty đã có lượng khách hàng và đối tác tương đối phong phú và đa dạng
Trong thời gian gần đây quy mô của công ty ngày càng được mở rộng và
doanh thu liên tục tăng Công ty thực hiện kinh doanh trên lĩnh vực tin học thông qua các dịch vụ sau: địch vụ mua hàng, dịch vụ kho hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành bảo trì
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì nhân viên bán hàng sẽ tiếp
nhận yêu cầu này, khách hàng có thê đến đặt mua hàng tại công ty hoặc gọi điện
đến để đặt hàng Phiếu mua hàng của khách hàng sau đó sẽ được gửi đến phòng giám đốc Sau đó lệnh đươc gửi đến kho và phòng kĩ thuật Phòng kĩ thuật sẽ
chịu trách nhiệm giao hàng cũng như triển khai lắp đặt cho khách hàng Sau khi
bàn giao thiết bị đầy đủ theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảo hành cho khách
hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầu khách hàng
làm thủ tục thanh toán
Ngược lại, nếu trong kho không còn đủ hàng nữa thì sẽ thực hiện mua hàng của nhà cung cấp Phòng vật tư sẽ gửi đơn hàng cần mua đến nhà cung cấp
và yêu cầu báo giá Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và nhập hàng vào kho Quy trình triển khai bán hàng cho
Trang 32Sau khi quan sát thực tế và tìm hiểu thông tin qua giám đốc của Công ty
và các nhân viên, em nhận thấy việc kinh đoanh của hàng hố của Cơng ty
thì trải qua các quy trình sau: 2.I- Quy trình mua hàng
2.1.1 Mua hàng nội dia
-_ Mwc đích: Quy trình nhằm thống nhất và kiểm soát quá trình mua vật tư, hàng hoá, địch vụ đề phục vụ cho công việc kinh doanh của công ty cũng
- Lưu đề:
Trang 33Nhận y/c mua hàng Kiểm tra hàng trong kho Hàng còn đủ Hàng hoá, thiết bị vật tư lẻ Đánh giá nhà cung ứng Lựu chọn nhà cung ứng Đàm phán kí kết đơn đặt hàng/ hợp đông Thực hiện hợp đồng Nhập kho hàng hố Thơng báo cho người yêu cầu
Nhập khẩu hàng:Mục đích quy trình nhập khẩu là cung cấp một quy trình thống
nhất trong việc đặt hàng nhập khẩu trong Công Ty TNHH Sitech Việt Nam, tạo điều kiện cho kế toán và các phòng ban có một quy trình thống nhất, hiệu quả
chuẩn hóa khi có nhu cầu đặt hàng nhập khẩu
Trang 34Lưu Đồ : Đề nghị đặt hàng Không duyệt Đặt Hàng Thanh Toán Thông báo cho Nhà Cung Cấp chuyên hàng Nhận hồ sơ hàng từ NCC và người vận chuyên Nhận Hàng Tại Cảng Kiểm tra hàng Nhập kho hoàn thiện hồ sơ nhập khâu 7 2.2 Quy trinh trién khai ban hang Quy trình triển khai được thực hiện qua các bước sau: -_ Nhận yêu câu
+ Khi tiếp nhận yêu cầu triển khai cán bộ triển khai thu thập đầy đủ, chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng, địa chỉ của
khách hàng
Trang 35- Nhén lắp đặt và cài đặt thiết bị
+ Thông qua phiếu xuất kho cán bộ phòng kĩ thuật tiến hành nhận và kiểm
tra thiết bị trước khi xuất kho
+ Nhân viên kĩ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từng
thiết bị từ kho và kiểm tra tem bảo hành đầu vào (nếu có) nếu thiết bị đó có bảo hành theo tem, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lý giấy tờ
+ Cán bộ kĩ thuật tiến hành lắp đặt thiết bị, cài đặt các phần mềm, chương trình
ứng dụng theo như phiếu yêu cầu triển khai
-_ Xem xét và kiểm tra việc lắp và cài đặt
+ Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng Trưởng phòng kĩ thuật sẽ xem xét và kiểm tra quy trình, kết quả lắp và cài đặt thiết bị phần mềm Nếu có sai
sót cán bộ kiểm tra yêu cầu nhân viên triển khai thực hiện lại cho đến khi đạt
được yêu cầu
+ Sau khi kiểm tra thiết bị đã đảm bảo yêu cầu, nhân viên kiểm tra có trách nhiệm ký vào chỗ người kiểm tra thiết bị
-_ Đóng gói dán tem bảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao
+ Nhân viên giao hàng phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấu
thời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay
thiết bị sẽ được giao Sau đó dán tem dịch vụ bảo hành lên trên vỏ máy, cuối cùng đóng gói lấy số serial, lấy giấy bảo hành và làm biên bản bàn giao
- _ Vận chuyền thiết bị và bàn giao tới khách hàng
+ Nhân viên bán hàng phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên
hệ và địa điểm bàn giao hàng sau đó đóng gói hàng hoá vận chuyền thiết bị tới địa chỉ cho khách hàng
+ Tai noi giao hàng, nhân viên kĩ thuật tiến hành bàn giao thiết bị cho khách hàng, thực hiện việc lắp đặt, kết nối thiết bị với máy in, máy scan, fax
Trang 36thử đảm bảo hoạt động bình thường, cán bộ triển khai và khách hàng ký vào biên bản giao nhận
+ Nhân viên kĩ thuật phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng góp của khách hàng
về quy trình triển khai bàn giao, lắp đặt thiết bị
+ Nếu có vướng mắc về sản phẩm hoặc khách hàng không chấp nhận, nhân viên kĩ thuật phải xin xác nhận của khách hàng và báo cáo ngay cho trưởng
phòng thiết kế cùng các phòng ban có liên quan dé kịp thời xử lý -_ Báo cáo và lưu hồ sơ
+ Sau khi đã hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung ghi trên phiếu yêu cầu, nhân viên kĩ thuật nộp hồ sơ triển khai(biên bản bàn giao thiết bị bản photo, phiếu bảo hành, ) cho cán bộ quản lý hồ sơ kiểm tra dé lưu
+ Cán bộ quản lý hồ sơ triển tra có trách nhiệm ghi chép thông tin quy trình triển khai, chuyển biên bản bàn giao thiết bị cho cán bộ viết phiếu yêu cầu và
phiếu bảo hành cho phòng kĩ thuật 2.2- Quy trình bảo hành sản phẩm
- Mục đích: Quy trình bảo hành sản phẩm nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng khi sử dụng các sản phâm của Công ty Đây là một dịch vụ sau bán hàng mà Công Ty TNHH Sitech Việt Nam đang ngày càng hoàn thiện hơn nhằm phục vụ tốt nhất cho tất cả khách hàng
Lưu đồ:
Trang 37Tir chéi bao hanh
Bảo hành phần mềm| — Chuyén don vj
do HiPT san xuat liên quan Chuyền quy trình lanieh vy Ghỉ phiếu sửa chữa chuyên trưởng nhóm Trưởng nhóm phân công thực hiện Hong phan mém Hỏng phần cứng |
Thiet bị khác Thiét bi HP, Acer
Mang bao hanh ——a bộ phận
š ; nhà £ hỏng chuyên thư
'Thiết bị khác tại nhà cung cap ký bảo hành
Kiểm tra điều Nhận lại thiết bị Đổi part với
kiện báo hành đã bảo hành hãng é 1 § Thực hiện sửa § chữa thay thê Cài đặt lại đạt Kiểm tra của trưởng nhóm Không đạt yêu câu Bàn giao thiết bị cho thư ký bảo hành J Ban giao thiét bj cho khach hang
3- Phân tích yêu cầu người sứ dụng 3.1 Yêu cầu chung
-_ Trên các Form nhập dữ liệu phải được bồ trí thuận tiện, dé sử dụng Đây là một yêu cầu mang tính trừu tượng bởi lẽ mức độ thuận tiện, dễ sử dụng phụ
Trang 38thuộc vào cách đánh giá của từng người song nó vẫn phải đảm bảo một số
yêu cầu như:
+ Màu sắc trên form phải hài hoà không có quá nhiều màu sắc song cũng cần
làm nổi bật một số trường quan trọng như mã hàng, thành tién,
+ Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form con
+ Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt
Trên các Form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng cua thiết bị tin học, như: thời gian bảo hành, báo giá
- Giảm thiểu tối đa việc nhập liệu bằng tay mà nên sử dụng các Combo Box để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện
hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin
-_ Dựa vào các quy tắc đã được chập nhận về đồ hoạ đề minh hoạ thông tin trên
màn hình Ví dụ nên sử dụng biểu tượng máy ¡n để mô tả nút có chức năng in văn bản, sử đụng biểu tượng của đĩa mềm để môt tả nút có chức năng lưu văn
bản,
-_ Phải có dấu hiệu cho biết người sử đụng đang thao tác với thực đơn nào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập dnah mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề của form nhập phải hiện thị chữ Danh mục hàng hoá
-_ Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đối dữ liệu của hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc
chắn muốn xoá hay muốn thay đổi một bản ghi nào đó hay không
-_ Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi
cho người sử dụng
3.2 Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập kho
- Phiếu nhập kho phải hiển thị đầy đủ các trường: nhà cung cấp, mã hàng tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, giá nhập, số luong,
Trang 39- Khi nhan vién nhan nut lưu phiếu nhập kho thì chương trình phải tự động
cập nhật số liệu liên quan đến hàng hoá vừa nhập vào bảng đanh mục hàng
hoá
3.3 Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất kho
- Phiếu xuất kho phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về ngày xuất, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính
- Khi nhân viên lưu lại phiếu xuất kho thì dữ liệu lượng hàng tồn trong kho
tương ứng sẽ được cập nhật
3.4 Yêu cầu đối với nghiệp vụ triễn khai bán hàng
- Phiếu triển khai bán hàng cần có các thông tin như số phiếu triển khai, ngày
triển khai, số lượng, mã hàng, tên hàng, mã nhân viên, tên nhân viên triển
khai,
- Hoá đơn bán hàng phải chứa các thông tin cần thiết như: số hoá đơn bán hàng, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, số lượng, tên thiết bị, ngày giao hàng,
- Sau khi nhân viên tiến hành lưu hoá đơn bán hàng thì lượng tồn của những hàng hoá được mua sẽ giảm xuống
3.5 Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo
-_ Do đặc thù kinh doanh các thiết bị tin học và kinh doanh với quy mô lớn nên công ty phái lên nhiều loại báo cáo khác nhau như báo cáo doanh thu, báo cáo
hàng tồn kho, báo cáo hàng nhập- xuất
- Phải thiết kế các form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báo cáo theo yêu cầu của từng cấp quản lý
3.6 Các yêu cầu khác
Trang 40- Yêu cẩu về tính mở: hệ thống phải dễ dàng được mở rộng và nâng cấp
trong tương lai
- Yêu cẩu về tính hiệu quả: hệ thông cần tôi ưu hóa năng lực xử lý thông tin, có các công cụ tìm kiếm nhanh và hợp lý Sơ đồ phần rã chức năng Quản lý bán hàng Quản lý Quản lý Triển khai Bảo hành mua hàng kho hàng bán hàng —_— _—_—]
Mua nội địa Xuất nhập Yêu cầu —— Nhận yc
khẩu | nhập kho Nhận yêu bảo hành
câu của
- khach hang -
Nhan ye Yêu câu Kiêm tra sp Kiêm tra
: hà đặt hàng nhập kho Lắp đặt, cài thiết bị