Xây dựng chương trình quản lý công văn trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng

Hệ thống quản lý lưu trữ văn bản, quản lý việc nhận và gửi văn bản đi - đến , thống kê văn bản ở trường đại học Bách Khoa Đà Nẵng hiện

Em xin chân thành cám ơn gia đình đã giúp đỡ về mặt vật chất cũng như tinh thần trong suốt những năm em theo học đại học.

Cuối cùng tôi xin chân thành chuyển lời cảm ơn đến tất cả các bạn bè thân hữu đã động viên khích lệ tinh thần cho tôi vượt qua những khó khăn trong suốt thời gian thực hiện đồ án tốt nghiệp này.

Một lần nữa xin chân thành cám ơn!

Sinh viên thực hiện Nguyễn Quang Vũ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan :

1 Những nội dung trong luận văn này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo TS.GV.Nguyễn Thanh Bình.

tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố.

trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU vi

I Đặt vấn đề vi

II Mục đích và ý nghĩa vi

III Khái quát hệ thống vi

IV Phạm vi đề tài vii

1 Về dữ liệu vii

2 Về xử lý vii

3 Về giao diện viii

4 Kiến trúc chương trình viii

IV Nhiệm vụ thực hiện ix

V Công cụ và môi trường triển khai ix

VI Dự kiến kết quả đạt được ix

VII Bố cục trình bày x

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU THEO TIÊU CHUẨN ISO xi

I Giới thiệu chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 xi

1 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là gì? xi

2 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm những gì? xii

3 Lựa chọn và sử dụng các tiêu chuẩn về chất lượng xiv

a Khái quát xiv

b Lựa chọn và sử dụng xiv

c Áp dụng xiv

4 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng như thế nào? xvi

5 Một tổ chức cần có mục tiêu và trách nhiệm chính đối với chất lượng: xvi

6 Những người có lợi ích liên quan và mong muốn của họ: xvi

7 Phân loại sản phẩm theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 xvii

a Bốn nhóm sản phẩm bao quát tất cả các loại sản phẩm do các tổ chức cung cấp b Bốn khía cạnh chính tạo nên chất lượng sản phẩm: xviii

8 Quá trình xviii

II Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO xix

1 Cơ cấu tổ chức xix

2 Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu xix

a Mục đích xix

b Phạm vi áp dụng xx

c Tài liệu tham khảo xx

d Từ viết tắt và định nghĩa xx

e Nội dung xx

f Hồ sơ lưu trữ xxvi

g Biểu mẫu ban hành xxvii

ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG HỆ THỐNG xxviii

I Chức năng quản lý văn bản xxviii

II Chức năng thống kê, tìm kiếm xxviii

III Sơ đồ hệ thống xxix

IV Chức năng chương trình xxix

V Quy trình xử lý văn bản xxx

1 Quy trình xử lý văn bản đến xxx

2 Quy trình xử lý văn bản đi xxxi

3 Quy trình xử lý văn bản nội bộ xxxiii

4 Sơ đồ đăng nhập hệ thống xxxiv

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG xxxv

I Giới thiệu xxxv

II Các đối tượng sử dụng và quy trình nghiệp vụ xxxv

1 Các đối tượng sử dụng xxxv

2 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản của trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng xxxvi III Phân tích chức năng xxxvii

1 Phân rã chức năng xxxvii

2 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) xxxviii

a DFD Mức ngữ cảnh (mức 0) xxxix

b DFD mức 1 xl c DFD mức 2 xli 3 Mô hình thực thể kết hợp xliii IV Thiết kế cơ sở dữ liệu xliv V Sơ đồ quan hệ xlix XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 50

I Đăng nhập vào hệ thống 50

II Giao diện chính của chương trình 52

1 Giao diện đăng nhập đối với quyền Admin 52

2 Giao diện đăng nhập đối với quyền User 52

3 Cách xem chi tiết một văn bản 53

4 Chức năng thêm mới văn bản 54

5 Chức năng chỉnh sửa,xóa văn bản 55

6 Chức năng tra cứu văn bản 56

7 Chức năng thống kê văn bản 59

KẾT LUẬN 61

I Một số kết quả đạt được 61

II Kết quả chưa đạt được 61

III Hướng phát triển 61

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1-Kiến trúc 3 lớp của chương trình viii

Hình 2-Đầu vào/ra của một quá trình xviii

Hình 3-Cơ cấu tổ chức xix

Hình 4- Sơ đồ hệ thống chương trình xxix

Hình 5- Sơ đồ xử lý văn bản đến xxxi

Hình 6-Sơ đồ xử lý văn bản đi xxxii

Hình 7-Sơ đồ xử lý văn bản nội bộ xxxiii

Hình 8-Sơ đồ đăng nhập hệ thống xxxiv

Hình 9-Quy trình xử lý văn bản tổng quát xxxvi

Hình 10-Biểu đồ phân cấp chức năng xxxvii

Hình 11-Mô tả các ký hiệu của mô hình DFD xxxviii

Hình 12-Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh xxxix

Hình 13-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 xl Hình 14-Sơ đồ xử lý cập nhật văn bản xli Hình 15-Sơ đồ xử lý tra cứu văn bản xli Hình 16-Sơ đồ xử lý thống kê văn bản xlii Hình 17-Mô hình thực thể kết hợp xliii Hình 18-Sơ đồ quan hệ của hệ thống xlix Hình 19-Đăng nhập hệ thống với quyền Admin 50

Hình 20-Tạo người dùng đối với quyền Admin 51

Hình 21-Tạo người dùng đối với User 51

Hình 22-Màn hình hiển thị với quyển truy cập là Admin 52

Hình 23-Màn hình hiển thị với quyền truy cập là User 53

Hình 24-Màn hình chi tiết văn bản đến 54

Hình 25-Nhập thông tin văn bản đến 55

Hình 26-Màn hình sửa thông tin văn bản đến 56

Hình 27-Một số kết quả tra cứu văn bản 57

Hình 28-Màn hình tìm kiếm văn bản đến 58

Hình 29-Màn hình tìm kiếm văn bản đi 58

Hình 30-Màn hình thống kê văn bản đến 59

Hình 31-Màn hình thống kê văn bản đến theo ngày nhận 60

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản đến xlivBảng 2-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản đi xlvBảng 3-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản nội bộ đến xlviBảng 4-Bảng dữ liệu lưu trữ văn bản nội bộ đi xlviiBảng 5-Bảng dữ liệu lưu trữ kiểu văn bản xlviiBảng 6-Bảng dữ liệu lưu trữ loại văn bản xlviiBảng 7-Bảng dữ liệu lưu trữ tính chất văn bản xlviiBảng 8-Bảng dữ liệu lưu trữ người dùng xlviiiBảng 9-Bảng dữ liệu lưu trữ quyền người dùng xlviii

MỞ ĐẦU

Article I Đặt vấn đề

Hiện nay trong hầu hết các trường đại học,cao đẳng… thì nhu cầu lưu trữ lượngthông tin là rất lớn Cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội nhu cầu xử lý thông tinngày càng lớn, khối lượng thông tin cần lưu trữ và xử lý ngày càng tăng, nhất là vấn

đề quản lý hồ sơ công văn Nhưng hầu hết tại một số trường công việc quản lý hồ sơcông văn còn thủ công nên rất khó khăn cho việc xử lý lưu trữ văn bản không kịpthời, hoặc mất thời gian

Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đạihóa, song song với quá trình hội nhập thế giới và việc ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết và cấp bách Vì vậy em chọn đề tài

“Xây dựng chương trình quản lý công văn trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng”

Article II Mục đích và ý nghĩa

Mục đích của đồ án tốt nghiệp này là tìm hiểu, xây dựng, hoàn thiện và đưa vào

sử dụng thử nghiệm “ Hệ thống quản lý công văn ” cho trường Đại học Bách khoa

Đà Nẵng theo tiêu chuẩn ISO , đồng thời đơn giản hóa và tối ưu trong công tác quản

lý

Article III Khái quát hệ thống

Hệ thống quản lý lưu trữ văn bản, quản lý việc nhận và gửi văn bản đi - đến ,thống kê văn bản ở trường đại học Bách Khoa Đà Nẵng hiện tại được thực hiện mộtcách thủ công, làm việc theo kinh nghiệm

lưu văn bản (theo số thứ tự) Với mỗi loại văn bản thì được cất giữtrong tủ đựng, có ghi ngày tháng cùng với số thứ tự của sổ lưu

bản

thống kê văn bản

 Nhu cầu lưu trữ, tìm kiếm thông tin hàng của lãnh đạo, văn thư,nhânviên… ngày càng nhiều và họ mong muốn tìm kiếm văn bản với thờigian nhanh nhất , giảm nhẹ công tác quản lý Công việc của nhân viêntrong trường cũng rất nhiều Vì vậy việc quản lý hồ sơ công văn hiệuquả sẽ trở nên cần thiết hơn và giảm nhẹ công tác quản lý.

Cho nên để các công việc trên có hiệu quả hơn cần phải xây dựng một hệ thốngquản lý hồ sơ công văn cho phép lưu trữ, cập nhật một cách dễ dàng , với khối lượnglớn, cho phép ghi nhận văn bản một cách nhanh chóng, chính xác; giúp tìm kiếm, tracứu, thống kê văn bản một cách nhanh chóng , hỗ trợ những cách tìm kiếm khácnhau, các loại tra cứu khác nhau, các loại thống kê khác nhau Hệ thống cần phảithích hợp khi gia tăng số lượng văn bản

Article IV Phạm vi đề tài

Article V Về dữ liệu

Học Bách Khoa Đà Nẵng

Article VI Về xử lý

Article VII Về giao diện

thống không có chế độ thay đổi cấu hình giao diện ( thay đổi màu , tênnhãn , )

Article VIII Kiến trúc chương trình

Hệ thống chương trình được phát triển dựa trên nguyên tắc mô hình 3 lớp (3–tier) được biểu diễn như hình sau:

Lớp 1: Giao diện người dùng

Lớp 2: Lớp nghiệp vụ

Lớp 3: Lớp dữ liệu

Hình 1-Kiến trúc 3 lớp của chương trình

I Lớp giao diện người dùng: lớp này gồm các hàm thể hiện giao diện vớingười dùng như form nhập dữ liệu, các chức năng tương tác với người

sử dụng Lớp này được sử dụng để người dùng nhập dữ liệu hoặc kếtxuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu

tính đúng đắn nghiệp vụ của dữ liệu Sau khi xử lý dữ liệu thì gửi xuốnglớp cơ sở dữ liệu

III Lớp cơ sở dữ liệu: lớp này gồm các hàm dùng để điều khiển truy cậpCSDL (các truy vấn…)

Việc phát triển chương trình theo mô hình này sẽ có nhiều ưu điểm:

Article IX Nhiệm vụ thực hiện

Để hoàn thành đồ án này, từ lúc bắt đầu đi tìm hiểu cho đến khi hình thành nên một hệ thống thực tế hoàn chỉnh, cần thực hiện một số những nhiệm vụ sau:

những cán bộ ở phòng hành chính ,phòng đào tạo và những tài liệu liênquan v.v…, để có được cái nhìn khái quát về hệ thống

với hệ thống

luồng dữ liệu theo các mức

Article X Công cụ và môi trường triển khai

Studio 2005

Article XI Dự kiến kết quả đạt được

pháp có quyền xem những thông tin cần thiết và xử lý một cách khoa học , tối ưu hệ thống , thao tác với hệ thống nếu người dùng đó được phép theo đúng quy trình và sẽ cho kết quả đúng như thực tế

mật hiệu quả

Article XII Bố cục trình bày

Báo cáo gồm những phần trình bày sau:

PHẦN I: Mở đầu

PHẦN II: Quy trình kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO PHẦN III: Đặc tả chức năng hệ thống

PHẦN IV: Phân tích thiết kế hệ thống

PHẦN V: Xây dựng và triển khai chương trình

PHẦN VI: Kết luận

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU THEO TIÊU CHUẨN

ISO

Ngày nay các tổ chức Công Nghiệp ,Chính Phủ hay Thương Mại cung cấp cácsản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng.Cuộc cạnh tranh ngày càngtăng lên trên toàn cầu dẫn đến đòi hỏi ngày càng cao của người tiêu dùng về chấtlượng Để đảm bảo sự cạnh tranh và duy trì tốt các hoạt động kinh tế,các tổ chức( bên cung ứng ) cần phải khai thác các hệ thống quản lý hữu hiệu,có kết quảcao.Các hệ thống như vậy cần phải tạo ra sự cải tiến chất lượng không ngừng và đảmbảo thỏa mãn ngày càng cao của khách hàng cũng như những người có lợi ích liênquan của mình (nhân viên,lãnh đạo,bên cung ứng và toàn xã hội)

Việc áp dụng và được chứng nhận ISO sẽ giúp các doanh nghiệp:

hợp lý các nguồn lực

rộng thị trường và thâm nhập vào thị trường quốc tế

nghiệp quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời tiến hành cáchoạt động cải tiến năng cao năng suất chất lượng

Section XII.1 Giới thiệu chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

(a) Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9000 là bộ các tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn quản lýchất lượng:

doanh nghiệp có tính hệ thống và độ tin cậy cần thiết , luôn đảm bảothỏa mãn nhu cầu của khách hàng

 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm 20 tiêu chuẩn , trong đó có ba tiêu chuẩnchính là ba mô hình đảm bảo chất lượng và được dùng làm cơ sở chochứng nhận hệ thống chất lượng của bên thứ 3.

 Cải tiến liên tục

(b) Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm những gì?

Các tiêu chuẩn trong Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhằm cung cấp một hệ thống cáctiêu chuẩn cốt yếu chung có thể áp dụng rộng rãi được trong Công Nghiệp cũng nhưtrong các hoạt động khác Các tiêu chuẩn trong “Gia Đình ISO” này gồm các tiêuchuẩn quy định về hệ thống chất lượng và các tiêu chuẩn hướng dẫn liên quan, baogồm:

 ISO 9000-1 : Đây là tiêu chuẩn có vai trò hướng dẫn chung cho bộ tiêuchuẩn ISO 9000 Đảm bảo: việc hiểu và áp dụng đúng bộ tiêu chuẩnISO.9000 và việc thống nhất hoàn toàn về kết cấu và nội dung của lầnxét trong tương lai bộ tiêu chuẩn ISO 9000.

dụng các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 Các hướng dẫn củatiêu chuẩn này được áp dụng cho tất cả các điều khoản tương ứng trong

bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003)

chất lượng trong quá trình phát triển, cung cấp và bảo trì phần mềm.Đồng thời tiêu chuẩn này đề cập tới những trường hợp phát triển sảnphẩm phần mềm cụ thể được ghi trong hợp đồng theo các yêu cầu quyđịnh của người mua

tính tin cậy Nó đưa ra một số đặc điểm thiết yếu của chương trình tínhtin cậy phù hợp cho việc lập kế hoạch, tổ chức, định hướng và kiểm soátcác nguồn lực để sản xuất sản phẩm có chất lượng và được bảo quản

thể được sử dụng để đảm bảo chất lượng đối với bên ngoài

phù hợp với các yêu cầu quy định trong sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kĩthuật

phù hợp với các yêu cầu quy định trong kiểm tra và thử nghiệm cuốicùng

lượng và các yếu tố của hệ thống chất lượng Các yếu tố của hệ thốngchất lượng phù hợp với việc sử dụng khi triển khai và thực hiện một hệthống chất lượng nội bộ toàn diện và hiệu quả nhằm đảm bảo thoả mãnyêu cầu của khách hàng

 ISO 9004-2 : Đây là tiêu chuẩn cung cấp các hướng dẫn để lập và thựchiện hệ thống chất lượng trong phạm vi của một tổ chức.

quản lý chất lượng cho các vật liệu chế biến

hiện cải tiến chất lượng liên tục trong một tổ chức

(c) Lựa chọn và sử dụng các tiêu chuẩn về chất lượng

Article XIII Khái quát

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 có hai loại tiêu chuẩn hướng dẫn Hướng dẫn

áp dụng cho mục đích đảm bảo chất lượng được đưa ra trong một số phần của TCVNISO 9000 Hướng dẫn áp dụng đặc trưng cho mục đích quản lý chất lượng được đưa

ra trong các phần của TCVN ISO 9004: đưa ra những trích dẫn tham khảo có ích.Các tiêu chuẩn có số hiệu TCVN 5950 (ISO 10000) được sử dụng để trích dẫn thamkhảo

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 nhấn mạnh đến việc thỏa mãn nhu cầu củakhách hàng, thiết lập các trách nhiệm về mặt chức năng và tầm quan trọng của việcđánh giá (càng nhiều càng tốt) các rủi ro và lợi ích tiềm tàng Tất cả các khía cạnhnày cần được xem xét trong khi thiết lập và duy trì hệ thống chất lượng có hiệu quả

và việc không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng này

Article XIV Lựa chọn và sử dụng

TCVN ISO 9000-1: làm rõ những khái niệm cơ bản liên quan đến chất lượng vàđưa ra hướng dẫn để lựa chọn và sử dụng bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 với mụcđó

bằng cách gợi ý các phương pháp và kiểm soát thích hợp phục vụ chomục đích này.

TCVN ISO 9000-4: đưa ra hướng dẫn về quản lý chương trình độ tin cậy

Nó bao gồm các đặc điểm chủ yếu của một chương trình tổng thể đảmbảo độ tin cậy đối với việc lập kế hoạch tổ chức, chỉ đạo và kiểm soátcác nguồn lực để sản xuất ra các sản phẩm tin cậy và có thể bảo dưỡngđược

 Đảm bảo chất lượng: (thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kĩthuật)

Sử dụng TCVN ISO 9002: khi cần phải chứng minh khả năng của bên cungứng trong việc kiểm soát các quá trình sản xuất sản phẩm phù hợp.TCVN ISO 9002 quy định mô hình đảm bảo chất lượng cho mục đíchnày

TCVN ISO 9003: khi sự phù hợp với các yêu cầu quy định được bên cungứng đảm bảo chỉ trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng TCVN ISO

9003 quy định mô hình đảm bảo chất lượng cho mục đích này

TCVN ISO 9004-1: đưa ra một danh mục rộng rãi các yếu tố của hệ thốngchất lượng thích hợp với tất cả các hoạt động và giai đoạn trong chutrình sống của sản phẩm nhằm giúp cho tổ chức lựa chọn và áp dụng cácyếu tố phù hợp với nhu cầu của mình

TCVN ISO 9004-2 : dùng tham khảo cho các tổ chức cung cấp dịch vụ hoặcsản phẩm của họ có kèm theo dịch vụ

TCVN ISO 9004-3 : bổ sung cho hướng dẫn của TCVN ISO 9004-1

TCVN ISO 9004-4 : nêu lên những khái niệm và nguyên tắc cơ bản, hướngdẫn về quản lý và phương pháp luận (các công cụ và kĩ thuật) cho việccải tiến chất lượng.

(a) Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng như thế nào?

Hệ thống quản lý của một tổ chức bị chi phối bởi mục đích, sản phẩm và thựctiễn cụ thể của tổ chức đó Do vậy, hệ thống chất lượng cũng rất khác nhau giữa tổchức này với tổ chức kia

Mục đích cơ bản của quản lý chất lượng là cải tiến các hệ thống và quy trìnhnhằm đạt được sự cải thiện chất lượng liên tục

Các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 mô tả các yếu tố mà hệthống chất lượng nên có nhưng không mô tả cách thức mà một tổ chức cụ thể thựchiện các yếu tố này Các tiêu chuẩn này không có mục đích đồng nhất hóa các hệthống chất lượng Nhu cầu của các tổ chức là rất khác nhau Việc xây dụng và thựchiện một hệ thống chất lượng cần thiết phải chịu sự chi phối của mục đích cụ thể, sảnphẩm và quá trình cũng như thực tiễn cụ thể của tổ chức

(b) Một tổ chức cần có mục tiêu và trách nhiệm chính đối với chất lượng

Đạt được, duy trì và cố gắng cải tiến không ngừng chất lượng sản phẩm củamình theo các yêu cầu về chất lượng

Cải tiến chất lượng các hoạt động của chính mình để luôn luôn đáp ứng tất cảcác nhu cầu đã công bố hoặc còn tiềm ẩn của khách hàng như của những người cólợi ích liên quan

Tạo lòng tin cho lãnh đạo của mình và những nhân viên khác rằng các yêu cầu

về chất lượng đang được thực hiện và duy trì, việc cải tiến chất lượng đang được tiếnhành

Tạo lòng tin cho khách hàng và những người có lợi ích liên quan khác rằng cácyêu cầu về chất lượng đã và đang đạt được trong các sản phẩm cung cấp

Tạo lòng tin rằng các yêu cầu về hệ thống chất lượng đã được đáp ứng

(c) Những người có lợi ích liên quan và mong muốn của họ:

Tiếp tục khả năng làm ăn

Sự quản lý có trách nhiệm

Bên cung ứng cần thỏa mãn những mong muốn và nhu cầu của tất cả những người có liên quan về lợi ích của mình

(e) Phân loại sản phẩm theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000

a Bốn nhóm sản phẩm bao quát tất cả các loại sản phẩm do các tổ chức cung cấp:

trợ của vật trung gian

nguyên liệu sang trạng thái mong muốn

cấp và khách hàng, và do các hoạt động nội bộ của bên cung cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng cho cả bốn nhóm sản phẩm trên và các yêu cầu của hệ thống chất lượng chủ yếu là giống nhau đối với bốn nhóm sản phẩm này

Mục tiêu của các hướng dẫn và các yêu cầu của các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là đáp ứng các nhu cầu cho cả bốn khía cạnh chất lượng sản phẩm

b Bốn khía cạnh chính tạo nên chất lượng sản phẩm:

(f) Quá trình

Các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 được thiết lập dựa trên nhận thức rằng tất cả công việc được hoàn thành bằng một quá trình

Hình 2-Đầu vào/ra của một quá trìnhMỗi quá trình có đầu vào, đầu ra là kết quả của quá trình Đầu ra là sản phẩm hữu hình hoặc vô hình Quá trình tự nó là sự chuyển hoá làm tăng giá trị

Có những thời cơ thực hiện các phép đo đối với đầu vào tại những vị trí khác nhau trong quá trình cũng như đầu ra

Quá trình

Section XV.2 Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO

Article XVI Cơ cấu tổ chức

K CN NHIỆT- ĐL KHOA CNTT

K XD CẦU ĐƯỜNG KHOA ĐTVT

K XD DD & CN

K XD THỦY LỢI- TĐ

KHOA CƠ KHÍ KHOA CƠ KHÍ GT

ĐOÀN THANH NIÊN

HỘI SINH VIÊN HỘI C.C.BINH

ĐOÀN THỂ

KHOA

định cả việc kiểm soát tài liệu bên ngoài, tài liệu ở dạng điện tử và công văn đi/đến.

Article XIX Phạm vi áp dụng

Đối tượng áp dụng:

Article XXI Từ viết tắt và định nghĩa

Tài liệu hệ thống chất lượng bao gồm:

 Chính sách, mục tiêu, Sổ tay, các qui trình, hướng dẫn công việc và cácbiểu mẫu

Tài liệu đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu của các đơn vị/Khoa:

 Các giáo trình, bài giảng, các đề thi, đề bài kiểm tra, các tài liệu của dự ánnghiên cứu (báo cáo cuối cùng)

Tài liệu bên ngoài bao gồm:

Quy chế của Bộ Giáo dục, các văn bản chỉ đạo của các cấp UB, Sở BanNgành khác, và từ Đại học Đà Nẵng

Công văn đi và đến

Article XXII Nội dung

Tài liệu hệ thống:

04/F02

1-QMS- Diễn giải:

Bước 1:Yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu

Khi cần thiết mọi chuyên viên thuộc Hệ thống chất lượng có yêucầu về soạn thảo hoặc sửa đổi tài liệu sẽ ghi nhận vào phiếu “Yêu

cầu soạn thảo/áp dụng/sửa đổi tài liệu” theo biểu mẫu

1-QMS-04/F01 và gửi cho trưởng/phó phòng/khoa xem xét.

Bước 2: Trưởng/Phó phòng/khoa xem xét và xác định người thực hiện

soạn thảo

a Nếu “Yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu” phù hợp, trưởng/phóphòng-khoa sẽ ký xác nhận đồng ý cho soạn thảo/ sửa đổi trên phiếu

Phân công người thực hiện.Nếu không đồng ý sửa đổi, trưởng/phóphòng-khoa ghi nhận lại và gửi trả phiếu lại cho người yêu cầu.

b Nếu là tài liệu của hệ thống (Chính sách, mục tiêu, Sổ tay chấtlượng…) hoặc tài liệu có liên quan đến nhiều phòng /khoa khác thìgửi phiếu yêu cầu đã được cấp Phòng/ khoa xem xét cho ĐDLĐ (đạidiện lãnh đạo) để phân công người thực hiện

Bước 3: Ban Giám hiệu xem xét phê chuẩn:

a Nếu có điểm không phù hợp, hoặc không rõ ràng, người xem xét/phê duyệt có trách nhiệm thảo luận với người soạn thảo/sửa đổi tài liệu và các bộphận có liên quan để cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn và thực tiễn hoạtđộng Nếu phù hợp, ký xác nhận và ban hành

b Nếu là tài liệu của hệ thống, hoặc tài liệu liên quan đến nhiều đơn

vị Phòng / khoa, ĐDLĐ xem xét phân công người thực hiện, và đưaphê duyệt

c Quy định về người soạn thảo, xem xét và phê duyệt như sau:

Loại tài liệu Người soạn thảo Người xem xét Người phê

người được ủy quyền

hiệuCác thủ tục,

quy trình

Các Trưởng phòng/Khoahoặc người được ủy quyền

TrưởngPhòng/Khoa

Ban Giámhiệu

Khoa

Bước 4: Ban hành, phân phối (thu hồi, xử lý)

a Đối với tài liệu hệ thống: Tài liệu đã được phê duyệt (có chữ kýgốc màu xanh) được xem là tài liệu gốc do Ban ISO giữ Ban ISO sẽ cập nhật

vào danh mục “Danh mục tài liệu Hệ thống chất lượng” theo biểu mẫu

1-QMS-04/F02, sao chép tài liệu để phân phối cho các bộ phận có liên quan, lưu trữ

bản gốc Tài liệu sao chép sẽ được đóng dấu đỏ

“CONTROLLED” (Dấu 1).

Hình thức con dấu “CONTROLLED” như sau:

Bộ phận liên quan khi nhận tài liệu đã ban hành phải ký nhận vào SỔ PHÂN

PHỐI TÀI LIỆU theo biểu mẫu 1-QMS-03/F03

b Hủy tài liệu

Sau khi cập nhật tài liệu mới, các phòng ban phải tự hủy tài liệu lỗi thời Bản

phải được đóng dấu “OBSOLETE” hoặc dùng bút màu đỏ gạch chéo trên trang

kiểm soát.Và chỉ lưu tài liệu gốc trước tài liệu hiện hành 1 lần ban hành

Đối với những tài liệu bị hư hại (rách, nhàu nát …) người có trách nhiệm lưugiữ tài liệu đề nghị cấp lại bản mới và tự hủy bản cũ.

Bước 5: Trách nhiệm sử dụng của các bộ phận :

- Từng bộ phận phải lập danh mục tài liệu hệ thống cho phòng/Khoa

mình theo biểu mẫu 1-QMS-03/F02.

- Bộ phận liên quan phải lưu giữ tài liệu ở nơi thuận tiện, dễ sử dụng

- Tuyệt đối không sử dụng các tài liệu đã lỗi thời, hết hiệu lực

Tài liệu giảng dạy (giáo trình, bài giảng, đề thi, bài kiểm tra):

 Phân công soạn thảo: Thông qua các Hội nghị khoa học của Khoa

hoặc các buổi sinh hoạt chuyên môn của Bộ môn sẽ phân công việcsoạn thảo/chỉnh sửa các tài liệu liên quan đến đào tạo (giáo trình, bàigiảng, bài thi, đề kiểm tra) Việc phân công phải để lại hồ sơ, có thể làbiên bản họp

 Khi cần tham khảo các tài liệu bên ngoài, các phòng/khoa tự sao chép

và kiểm soát tính hiện hành và hợp lệ của tài liệu

ban hành cũng như phương tiện sử dụng (in sách, đưa lên mạng hay bằngcác phương tiện nghe nhìn khác) Các Khoa lập danh mục các tài liệu đàotạo của đơn vị mình, trong đó có đề cập đến phương thức ban hành

 Nếu tài liệu đào tạo cho một ngành mới sẽ đựơc kiểm soát theo dự

án, không phải là đối tượng áp dụng của quy trình này trong quátrình soạn thảo Tuy nhiên khi đã ban hành áp dụng thì phải tuân thủ

 Việc hủy các tài liệu đào tạo (nhất là các đề thi, bài thi) xem quy định của Bước 4-mục b

Kiểm soát tài liệu bên ngoài

Tất cả các tài liệu bên ngoài được tham khảo, tùy mức độ quan trọng ảnhhưởng trực tiếp tới chất lượng của việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu các đơn

vị phân công người lập danh mục để kiểm soát tính hiện hành (có thể sử dụng

ở dạng Sổ tay giáo viên, Sổ tay sinh viên)

Kiểm soát công văn đi/đến

 Kiểm soát công văn đến.

Để kiểm soát được công văn đến cần đảm bảo những yêu cầu sau đây :

công văn cho văn thư trường Trường hợp khẩn cấp thì phải giao ngay cho Văn thư trường khi có yêu cầu

mình không? Nếu không phải thì phải hoàn trả lại cho bưu tá, bưu điện

vào sổ CV đến theo biểu mẫu 1-QMS-03/F04, đóng dấu

“CÔNG VĂN ĐẾN” và ghi số thứ tự, ngày tháng năm trêndấu “Công văn đến” để xác định thời gian công văn đến, sau

đó văn thư sẽ chuyển trực tiếp cho đơn vị nhận (theo yêu cầucủa Trưởng phòng HCTH) và ký giao nhận trên Sổ công văn

đến theo biểu mẫu 1-QMS-03/F04.

 Kiểm soát công văn đi

Các phòng/khoa tự kiểm soát công văn đi (Sổ công văn đi/đến của Khoa)

Riêng các công văn gửi cho các cơ quan ngoài trường phải ghi vào “Sổ công

văn đi” của Trường theo biểu mẫu 1-QMS-03/F05.

 Kiểm soát fax đến/fax đi:

Phòng HCTH sẽ lập phiếu theo dõi fax đến, ghi vào phiếu khi nhận Fax và

sẽ lưu trữ phiếu này

Các đơn vị tự chịu trách nhiệm kiểm soát các công văn đi theo đường fax theo

biểu mẫu 1-QMS-04/F06.

Kiểm soát tài liệu trên máy tính

Các Phòng/Khoa sử dụng các phần mềm quản lý (quản lý đào tạo baogồm quản lý nhân sự, giáo viên, phầm mềm ứng dụng, mô phỏng…) thì việc bảotrì các phần mềm theo hợp đồng với các nhà cung cấp hoặc có hướng dẫn bảo trì

 Các máy tính thuộc hệ thống phải được cài đặt phần mềm chốngvirus (vd: OfficeScan )

 Các dữ liệu quan trọng như: về nhân sự, Chương trình quản lý sinhviên, thời khóa biểu, kết quả tốt nghiệp, các số liệu báo cáo thống kê,thì tại mỗi phòng ban chỉ định các chuyên viên sử dụng phần mềm phảichịu trách nhiệm cập nhật, backup dữ liệu, phòng chống virus và theodõi sao chép dữ liệu dự phòng Nếu dữ liệu sao chép nhiều

thì phải lập danh mục để kiểm soát

thức lưu

Thời gian lưu Phương pháp hủy

1 Phiếu yêu cầu soạnthảo/

sửa đổi tài liệu

Các đơn

thống

5 Sổ công văn đi P.HCTH Văn bản 5 năm Máy hủy

biểu mẫu

1 1-QMS-03/F01 Phiếu yêu cầu soạn thảo/ sửa đổi tài liệu

2 1-QMS-03/F02 Danh mục tài liệu của hệ thống

3 1-QMS-03/F03 Sổ phân phối tài liệu hệ thống

ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

Article XXV Chức năng quản lý văn bản

Phân quyền cho người sử dụng và giao diện hiển thị cho từng loại văn bản Cácthao tác:

văn bản văn thư thực hiên scan văn bản và lưu vào máy tính của văn thư,thực hiện nhập văn bản lưu vào hệ thống quản lý văn bản

văn bản do họ tạo, đổi vị trí lưu nếu cần

 Xóa văn bản do văn thư (và lãnh đạo) thực hiện khi chưa thực hiệnchuyển, được phép xóa các văn bản do họ tạo ra

trữ theo các vị trí đã tổ chức trong phòng và có thể thực hiện chuyển vănbản

Article XXVI Chức năng thống kê, tìm kiếm

và thực hiện thống kê một cách nhanh chóng

 Thống kê: theo thời gian, loại văn bản

khác nhau như: từ khóa, theo loại, theo thời gian nhận, gửi, lưu vănbản

Article XXVII Sơ đồ hệ thống

Hình 4- Sơ đồ hệ thống chương trình

Article XXVIII Chức năng chương trình

Đăng nhậpTạo tài khoảnMenu chính:

Tạo tài khoản

Danh sách văn bản đến

Danh sách văn bản đi

Danh sách văn bản đi

Danh sách văn bản nội bộ

Danh sách văn bản nội bộ

 Nhập mới văn bản đến