khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình quản lí công văn tại công ty

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công văn tại Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng 1 HÀ NỘI, 6-2010 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công văn tại Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng ĐƠN VỊ THỰC TẬP : CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SÔNG HỒNG GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THẦY LÊ HUY HOÀNG SINH VIÊN THỰC TẬP : LÊ DUY ANH LỚP : CTU07.02 TRƯỜNG : TRƯỜNG CĐ KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI HÀ NỘI, 6-2010 2 LỜI CẢM ƠN Trong ba năm học Cao đẳng tại Trường Cao đăng Kinh tể Công nghiệp Hà Nội, em đã tiếp thu được những kiến thức vô cùng quý báo mà thầy cô trong Khoa Công Nghệ Thông Tin đã dày công dạy dỗ. Đề tài thực tập cuối khóa là kết quả của những năm tháng mà chúng em đã học được ở trường. Em thành thật cảm ơn sự quan tâm Ban chủ nhiệm Khoa Công Nghệ Thông Tin. Cảm ơn chân thành đến thầy Lê Huy Hoàng – Người trực tiếp hướng dẫn em thực hiện đề tài thực tập cuối khóa. Trong khoảng thời gian gần ba tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Số 1 Sông Hồng, em đã học được những kiến thức đầu tiên khi chúng em sắp bước chân vào đời để thực hiện những ước mơ và hoài bão của bao năm tháng học tại trường. Em chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo Công Ty đã cho chúng em cơ hội thực tập và cũng cơ hội được học hỏi cách thức làm việc tại cơ quan. Đặc biệt nhóm chúng em nói lời chân thành cảm ơn đến Lưu Đức Minh là cán bộ trực tiếp giúp đỡ em thực hiện đề tài này. Tuy khoảng thời gian ba tháng thực tập tại cơ quan là quá ngắn đối với em nhưng những gì em tiếp thu được trong khoảng thời gian này là vô cùng quý báu. Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2010 Sinh viên thực tập LÊ DUY ANH 3 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 3 MỤC LỤC 4 DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU 6 LỜI NÓI ĐẦU 8 NỘI DUNG 9 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 9 1.Tổng quan về đơn vị thực tập 9 1.1. Một số thông tin chung 9 1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp : 10 2.Thực trạng tin học hóa tại công ty và mục tiêu xây dựng chương trình quản lí công văn 13 2.1. Thực trạng hiện tại 13 2.2.Mục tiêu của chương trình 13 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ CÔNG VĂN 14 1.Phương hướng và giải pháp hoàn thiện những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lí 14 1.1. Quy trình quản lí hiện tại của công ty: 14 1.1.1.Giải quyết công văn đến: 14 1.1.2.Giải quyết công văn đi 16 1.1.3.Công văn nội bộ 17 1.2.Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình quản lí, đề xuất khắc phục 17 2.Phân tích hệ thống quản lí công văn 18 2.1.Các thành phần của hệ thống 18 2.2.Xây dựng mô hình hệ thống 20 2.2.1. Biểu đồ chức năng nghệp vụ (Bussines Flowchart Diagram - BFD) 20 2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flowchart Diagram - DFD) 22 2.2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 – Sơ đồ ngữ cảnh 22 4 2.2.2.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23 2.2.2.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÍ CÔNG VĂN 31 1.Giới thiệu về Visual Basic 6.0 và Microsoft Office Access 2000 31 2.Thiết kế cơ sở dữ liệu 33 2.1.Mô hình thực thể liên kết 33 2.2.Mô hình dữ liệu quan hệ 34 2.3.Mô hình tổ chức dữ liệu 35 2.4.Mô hình vật lí dữ liệu 35 3.Xây dựng các chức năng 38 3.1.Lưu đồ giải thuật các chức năng 38 3.2.Các form của chương trình 43 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 PHỤ LỤC 59 5 DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU o HÌNH VẼ Hình 1- Sơ đồ tổ chức công ty 12 Hình 2- Xử lí công văn đến 14 Hình 3- Xử lí công văn đi 16 Hình 4 - Biểu đồ chức năng nghiệp vụ - BFD 21 Hình 5 - Biểu đồ ngữ cảnh – DFD mức 0 23 Hình 6 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh – DFD mức 1 24 Hình 7 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Cơ quan ban hành 26 Hình 8 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Lĩnh vực 26 Hình 9 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Loại công văn 27 Hình 10 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 2 - Quản lí Công văn đến 28 Hình 11 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 3 - Quản lí Công văn đi 29 Hình 12 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 4 - Thống kê Công văn đến 30 Hình 13 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 4 -Thống kê Công văn đi 30 Hình 14 - Mô hình thực thể liên kết 33 Hình 15 - Mô hình quan hệ dữ liệu 35 Hình 16 - Lưu đồ Chức năng Đăng nhập 38 Hình 17 - Lưu đồ Chức năng Thêm mới 39 Hình 18- Lưu đồ Chức năng Sửa 40 Hình 19- Lưu đồ Chức năng Tìm kiếm 41 Hình 20- Lưu đồ Chức năng Tạo báo cáo 42 Hình 21- Lưu đồ Chức năng Báo lỗi 42 Hình 22 - Form Đăng nhập 43 Hình 23 - Form Chính 44 Hình 24 - Form Quản lí Công văn đến 45 6 Hình 25 - Form Quản lí Công văn đi 46 Hình 26 - Form Quản lí Công văn nội bộ 47 Hình 27 - Form Quản lí đơn vị ngoài 48 Hình 28 - Form Quản lí đơn vị nội bộ 49 Hình 29 - Form Xem Công văn đến 50 Hình 30 - Form Xem Công văn đi 51 Hình 31 - Form Xem Công văn nội bộ 52 Hình 32 - Form Tìm kiếm Công văn đến 53 Hình 33 - Form Tìm kiếm Công văn đi 54 Hình 34 - Form Tìm kiếm Công văn nội bộ 55 Hình 35 - Form Thống kê Công văn đến 56 Hình 36 - Form Giới thiệu chương trình 56 BẢNG BIỂU Bảng 1 – CVDEN: Công văn đến 36 Bảng 2 - DCVDEN: Dòng Công văn đến 36 Bảng 3 – CVDI: Công văn đi 36 Bảng 4 – DCVNB: Dòng Công văn nội bộ 36 Bảng 5 - CVNB: Công văn nội bộ 36 Bảng 6 - DCVDI: Dòng Công văn đi 36 Bảng 7- LOAICV: Loại Công văn 37 Bảng 8- DVIQHE: Đơn vị Quan hệ 37 Bảng 9 - DVCHU: Đơn vị chủ 37 7 LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng và ăn sâu vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống. Nó trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong nhiều ngành lĩnh vực như giải trí, xây dựng, giao thông … và đặc biệt trong các công tác quản lí nói chung. Trong đó, công tác quản lí công văn nói riêng là một khâu rất quan trọng trong việc truyền tải kịp thời các chỉ đạo, yêu cầu của cấp trên nhằm đạt được năng suất cao nhất trông công việc. Trước đây, khi máy tính chưa được phổ biến rộng rãi thì việc quản lí công văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, máy tính đã giúp cho công tác quản lí trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Việc sử dụng máy tính vào công tác Quản lí công văn là một nhu cầu cấp thiết nhằm giảm những phương pháp thủ công lạc hậu gây tốn kém về nhiều mặt, giúp đẩy mạnh tốc độ truyền đạt thông tin, qua đó nâng cao năng suất lao động, sẳn xuất. Trong quá thực tập và nghiên cứu công tác quản lí tại đây, em xin được lựa chọn đề tài “Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công văn tại công ty Cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng”, với mong muốn xây dựng một ứng dựng nhỏ nhằm hỗ trợ cho việc quản lý công được thuận tiện hơn và giảm các sai sót thủ công không đáng có. Báo cáo này bao gồm những nội dung chính như sau : - Chương 1: Tổng quan chung về đơn vị thực tập. - Chương 2: Các phân tích về quy trình, hệ thống quản lí văn bản. - Chương 3: Xây dựng chương trình quản lí công văn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo sơ quan, các thầy cô giáo khoa Công nghê thông tin, đặc biệt là thầy giáo Lê Huy Hoàng đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Tuy nhiên, do điều kiện và thời gian có hạn nên báo cáo và chương trình không thể tránh khỏi các sai sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Hà Nội, Tháng 6 – 2010 Sinh viên thực hiện Lê Duy Anh 8 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1. Tổng quan về đơn vị thực tập 1.1. Một số thông tin chung Tên đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SÔNG HỒNG Tên viết tắt : SONG HONG NO.1, JSC Đơn vị chủ quản : TỔNG CÔNG TY SÔNG HỒNG Địa chỉ trụ sở chính : Số 72 An Dương - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội. Điện thoại : (84-4) 38294852 – (84-4) 37172254 Fax : (84-4) 38238515 Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng được thành lập năm 1974 và được cổ phần hóa năm 2006 – là công ty trực thuộc Tổng Công ty Sông Hồng – Bộ Xây dựng. Trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, doanh nghiệp đã vượt qua nhiều khó khăn thử thách, trưỏng thành cùng những năm tháng xây dựng và kiến thiết đất nước. Ngày nay, Công ty trở thành cánh chim đầu đàn của Tổng Công ty Sông Hồng và đạt được nhiều thành tựu trong các lĩnh vực Xây lắp – Khai thác, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí ốp lát – Tư vấn thiết kế - Đầu tư và quản lí dự án. Công ty Cổ Phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng đã hội tụ được đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm. Trong đó lực lượng cán bộ quản lý và các chuyên viên có trình độ đại học, trên trình độ đại học và cao đẳng đủ mọi ngành nghề, đáp ứng được nhu cầu và đòi hỏi về trình độ kỹ thuật cao trong kỉ nguyên mới. Ngoài ra SÔNG HỒNG 1 còn tập hợp được lực lượng công nhân kỹ thật có tay nghề bậc cao và tâm huyết với nghề. 9 1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp : 1.2.1. Quyết định thành lập doanh nghiệp và đăng kí kinh doanh: • Năm thành lập : Thành lập năm 1974 (tiền thân là Công ty Cát Đá Sỏi – Bộ Xây dựng) • Quyết định thành lập số : 2333/QĐ-BXD ngày 19/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng (chuyển đổi cổ phần hóa từ DNNN) • Đăng kí kinh doanh số : 0103011164 (đăng kí lần đầu ngày 08/03/2006 và thay đổi lần thứ sáu ngày 13/11/2008) 1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển: • Năm thành lập: Thành lập năm 1974 (tiền thân là Công ty Cát Đá Sỏi – Bộ Xây dựng). • Năm 1996: Đổi tên thành Công ty Vật liệu Xây dựng theo quyết định số 124/BXD-TCLĐ ngày 26/01/1996. • Năm 1997: Đổi tên thành Công ty Xây lắp Vật liệu Xây dựng theo quyết định số 22/BXD-TCLĐ ngày 20/01/1997. • Năm 2002: Chuyển Công ty Xây lắp Vật liệu Xây dựng thành doanh nghiệp là thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng theo quyết định số 628/QDD-BXD ngày 20/05/2002. • Năm 2005: Chuyển thành Công ty Cổ phần Xây lắp Vật liệu Xây dựng thuộc Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng theo quyết định thành lập số: 2333/QĐ-BXD ngày 19/12/2005 của Bộ Xây dựng. • Năm 2006: Đổi tên thành Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng (SONGHONG 1) Thuộc Tổng Công ty Sông Hồng theo quyết định số 412/2006/QĐ-CBM ngày 18/12/2006. 10 [...]... loại công văn • Công văn đi: - Thống kê công văn đi theo thời gian - Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn - Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn - Thống kê công văn đến theo loại công văn • Công văn nội bộ: - Thống kê công văn đi theo thời gian - Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn - Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn - Thống kê công văn đến theo loại công văn 2.2 .Xây dựng. .. Thượng Thượng Đội thi công Đội thi công Xây lắp số 3 Xây lắp số 3 XN KD và XN KD và SX vật liệu SX vật liệu xây dựng xây dựng Đội thi công Đội thi công Xây lắp số 4 Xây lắp số 4 12 Ghi chú : Quản lí chỉ huy trực tuyến Hình 1- Sơ đồ tổ chức công ty Phối hợp nghiệp vụ 2 Thực trạng tin học hóa tại công ty và mục tiêu xây dựng chương trình quản lí công văn 2.1 Thực trạng hiện tại Công tác văn thư lưu trữ có... quản lí chung của công ty 2.2.Mục tiêu của chương trình Yêu cầu của đề tài Quản lí công văn là phân tích và thiết kế hệ thống quản lí công văn tại đơn vị thực tập: - Phân tích : Qua nghiên cứu và khảo sát công tác quản lí công văn, cho thấy .Công văn được chia làm hai loại: + Công văn đến: Văn thư phải phân chia về Ban lãnh đạo hoặc các bộ phận chức năng để giải quyết + Công văn đi: Ban lãnh đạo hoặc... cầu quản lí trên + Các modul chương trình thực hiện được các chức năng cần thiết: Thêm, Sửa, Xóa bản ghi, lập các Báo cáo thống kê, … CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ CÔNG VĂN 1 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lí 1.1 Quy trình quản lí hiện tại của công ty: 1.1.1 Giải quyết công văn đến: o Lưu đồ quá trình xử lý công văn đến: Hình 2- Xử lí công văn. .. công văn được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lí một cách kịp thời và chính xác Công ty cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng trực thuộc Tổng Công ty Sông Hồng, ngoài ra còn có rất nhiều các chi nhánh và công ty con trực thuộc, vì vậy lưu lượng công văn đến và công văn đi là rất lớn, không tránh khỏi những khó khăn phát sinh trong việc quản lí, lưu trữ và tìm kiếm các công văn đó Hiện tại công ty. .. đến: Mã công văn đến, Ngày nhận, Mã loại công văn, Tên công văn đến, Nội dung công văn đến, Mã ĐV quan hệ, Yêu cầu trả lời, Ngày hẹn trả lời - Dòng công văn đi: Mã công văn đi, Ngày gửi, Mã loại công văn, Tên công văn đi, Nội dung công văn đi, Mã đơn vị chủ, Yêu cầu trả lời, Ngày hẹn trả lời - Dòng công nội bộ: Mã công văn nội bộ, Ngày gửi, Mã loại công văn, Tên công văn đi, Nội dung công văn đi, Người... xác nhận Công văn sau khi được xác nhận sẽ chuyển sang địa chỉ yêu cầu Ban lãnh đạo có thể yêu cầu xem lại hoặc hủy công văn đã hết thời hạn 27 Hình 10 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 2 - Quản lí Công văn đến 3) Chức năng “ Quản lí công văn đi” Trong chức năng quản lí công văn đi, có 4 chức năng con là : + Nhập công văn đi + Xem công văn đi + Sửa công văn đi + Hủy công văn đi Khi một công văn mới... 1 - Quản lí Loại công văn 2) Chức năng “ Quản lí công văn đến” Trong chức năng quản lí công văn đến, có 4 chức năng con là : + Nhập công văn đến + Xem công văn đến + Sửa công văn đến + Hủy công văn đến Khi một công văn đến từ đơn vị ngoài hoặc đơn vị nội bộ, Văn thư có trách nhiệm cập nhật công văn vào kho lưu trữ đồng thời nhập thông tin đơn vị đó vào kho danh mục Sau khi công văn được cập nhật, nó... gia vào việc xử lí nghiệp vụ chuyên môn cũng như trao đổi thông tin, dữ liệu trong mạng nội bộ công ty – cũng chính xuất phát từ nhu cầu trao đổi và quản lí một lượng lớn công văn như vậy mà cần phải có một chương trình nhằm hỗ trợ các phòng ban trong việc quản lí công văn, giảm công sức lưu trữ, tìm kiếm và xử lí, đảm bảo cho việc xử lí công văn nhanh, gọn đáp ứng đúng quy trình quản lí chung của công. .. thống quản lí công văn 2.1.Các thành phần của hệ thống o Các tác nhân: - Đơn vị ngoài: phát hành công văn đi hoặc nhận công văn đến - Đơn vị nội bộ: phát hành công văn nội bộ đi hoặc đến 18 - Văn thư: quản lí công văn trực tiếp - Ban lãnh đạo: kí nhận , xét duyệt công văn o Thông tin đầu vào: • Công văn đến: - Thông tin công văn đến (Tên, mã số, nội dung, loại Công văn, …) - Thông tin về bộ phận nhận công . đề tài Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công văn tại công ty Cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng”, với mong muốn xây dựng một ứng dựng nhỏ nhằm hỗ trợ cho việc quản lý công được. tại công ty và mục tiêu xây dựng chương trình quản lí công văn 13 2.1. Thực trạng hiện tại 13 2.2.Mục tiêu của chương trình 13 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ CÔNG VĂN 14 1.Phương hướng và. BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công văn tại Công ty