khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình quản lí công văn tại công ty

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công văn tại C

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình

Quản lí Công văn tại Công ty

Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng

HÀ NỘI, 6-2010

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài: Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình

Quản lí Công văn tại Công ty

LỜI CẢM ƠN

Trong ba năm học Cao đẳng tại Trường Cao đăng Kinh tể Công nghiệp HàNội, em đã tiếp thu được những kiến thức vô cùng quý báo mà thầy cô trong KhoaCông Nghệ Thông Tin đã dày công dạy dỗ Đề tài thực tập cuối khóa là kết quả củanhững năm tháng mà chúng em đã học được ở trường Em thành thật cảm ơn sựquan tâm Ban chủ nhiệm Khoa Công Nghệ Thông Tin Cảm ơn chân thành đến thầy

Lê Huy Hoàng – Người trực tiếp hướng dẫn em thực hiện đề tài thực tập cuối khóa

Trong khoảng thời gian gần ba tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Xây Dựng

Số 1 Sông Hồng, em đã học được những kiến thức đầu tiên khi chúng em sắp bướcchân vào đời để thực hiện những ước mơ và hoài bão của bao năm tháng học tạitrường Em chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo Công Ty đã cho chúng em cơ hộithực tập và cũng cơ hội được học hỏi cách thức làm việc tại cơ quan Đặc biệt nhómchúng em nói lời chân thành cảm ơn đến Lưu Đức Minh là cán bộ trực tiếp giúp đỡ

em thực hiện đề tài này

Tuy khoảng thời gian ba tháng thực tập tại cơ quan là quá ngắn đối với emnhưng những gì em tiếp thu được trong khoảng thời gian này là vô cùng quý báu

Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2010

Sinh viên thực tập

LÊ DUY ANH

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU 4

LỜI NÓI ĐẦU 6

NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 7

1 Tổng quan về đơn vị thực tập 7

1.1 Một số thông tin chung 7

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp : 8

1.2.1 Quyết định thành lập doanh nghiệp và đăng kí kinh doanh: 8

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển: 8

1.2.3 Các ngành nghề kinh doanh chính: 9

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng 10

2 Thực trạng tin học hóa tại công ty và mục tiêu xây dựng chương trình quản lí công văn 11

2.1 Thực trạng hiện tại 11

2.2 Mục tiêu của chương trình 11

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ CÔNG VĂN 12

1 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lí 12

1.1 Quy trình quản lí hiện tại của công ty: 12

1.1.1 Giải quyết công văn đến: 12

1.1.2 Giải quyết công văn đi 14

1.1.3 Công văn nội bộ 15

1.2 Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình quản lí, đề xuất khắc phục 15

2 Phân tích hệ thống quản lí công văn 16

2.1 Các thành phần của hệ thống 16

2.2 Xây dựng mô hình hệ thống 18

2.2.1 Biểu đồ chức năng nghệp vụ (Bussines Flowchart Diagram - BFD) 18

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flowchart Diagram - DFD) 20

2.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 – Sơ đồ ngữ cảnh 20

2.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 21

2.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 23

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÍ CÔNG VĂN 28

1 Giới thiệu về Visual Basic 6.0 và Microsoft Office Access 2000 28

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 30

2.1 Mô hình thực thể liên kết 30

2.2 Mô hình dữ liệu quan hệ 31

2.3 Mô hình tổ chức dữ liệu 32

2.4 Mô hình vật lí dữ liệu 32

3 Xây dựng các chức năng 35

3.1 Lưu đồ giải thuật các chức năng 35

3.2 Các form của chương trình 40

KẾT LUẬN 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

PHỤ LỤC 56

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU

o HÌNH VẼ

Hình 1- Sơ đồ tổ chức công ty 10

Hình 2- Xử lí công văn đến 12

Hình 3- Xử lí công văn đi 14

Hình 4 - Biểu đồ chức năng nghiệp vụ - BFD 19

Hình 5 - Biểu đồ ngữ cảnh – DFD mức 0 21

Hình 6 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh – DFD mức 1 22

Hình 7 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Cơ quan ban hành 23

Hình 8 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Lĩnh vực 24

Hình 9 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Loại công văn 24

Hình 10 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 2 - Quản lí Công văn đến 25

Hình 11 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 3 - Quản lí Công văn đi 26

Hình 12 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 4 - Thống kê Công văn đến 27

Hình 13 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 4 -Thống kê Công văn đi 27

Hình 14 - Mô hình thực thể liên kết 30

Hình 15 - Mô hình quan hệ dữ liệu 32

Hình 16 - Lưu đồ Chức năng Đăng nhập 35

Hình 17 - Lưu đồ Chức năng Thêm mới 36

Hình 18- Lưu đồ Chức năng Sửa 37

Hình 19- Lưu đồ Chức năng Tìm kiếm 38

Hình 20- Lưu đồ Chức năng Tạo báo cáo 39

Hình 21- Lưu đồ Chức năng Báo lỗi 39

Hình 22 - Form Đăng nhập 40

Hình 23 - Form Chính 41

Hình 24 - Form Quản lí Công văn đến 42

Hình 25 - Form Quản lí Công văn đi 43

Hình 26 - Form Quản lí Công văn nội bộ 44

Hình 27 - Form Quản lí đơn vị ngoài 45

Hình 28 - Form Quản lí đơn vị nội bộ 46

Hình 29 - Form Xem Công văn đến 47

Hình 30 - Form Xem Công văn đi 48

Hình 31 - Form Xem Công văn nội bộ 49

Hình 32 - Form Tìm kiếm Công văn đến 50

Hình 33 - Form Tìm kiếm Công văn đi 51

Hình 34 - Form Tìm kiếm Công văn nội bộ 52

Hình 35 - Form Thống kê Công văn đến 53

Hình 36 - Form Giới thiệu chương trình 53

o BẢNG BIỂU Bảng 1 – CVDEN: Công văn đến 33

Bảng 2 - DCVDEN: Dòng Công văn đến 33

Bảng 3 – CVDI: Công văn đi 33

Bảng 4 – DCVNB: Dòng Công văn nội bộ 33

Bảng 5 - CVNB: Công văn nội bộ 33

Bảng 6 - DCVDI: Dòng Công văn đi 34

Bảng 7- LOAICV: Loại Công văn 34

Bảng 8- DVIQHE: Đơn vị Quan hệ 34

Bảng 9 - DVCHU: Đơn vị chủ 34

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh

mẽ, nhanh chóng và ăn sâu vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng nhưtrong cuộc sống Nó trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong nhiều ngành lĩnhvực như giải trí, xây dựng, giao thông … và đặc biệt trong các công tác quản línói chung Trong đó, công tác quản lí công văn nói riêng là một khâu rất quantrọng trong việc truyền tải kịp thời các chỉ đạo, yêu cầu của cấp trên nhằm đạtđược năng suất cao nhất trông công việc Trước đây, khi máy tính chưa đượcphổ biến rộng rãi thì việc quản lí công văn đều được làm thủ công nên rất mấtthời gian và tốn kém nhân lực cũng như tài chính Ngày nay, cùng với sự pháttriển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, máy tính đã giúp cho công tác quản lítrở nên dễ dàng và thuận tiện hơn Việc sử dụng máy tính vào công tác Quản lícông văn là một nhu cầu cấp thiết nhằm giảm những phương pháp thủ công lạchậu gây tốn kém về nhiều mặt, giúp đẩy mạnh tốc độ truyền đạt thông tin, qua

đó nâng cao năng suất lao động, sẳn xuất

Trong quá thực tập và nghiên cứu công tác quản lí tại đây, em xin được

lựa chọn đề tài “Khảo sát, nghiên cứu và xây dựng chương trình Quản lí Công

văn tại công ty Cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng”, với mong muốn xây dựng

một ứng dựng nhỏ nhằm hỗ trợ cho việc quản lý công được thuận tiện hơn vàgiảm các sai sót thủ công không đáng có Báo cáo này bao gồm những nội dungchính như sau :

- Chương 1: Tổng quan chung về đơn vị thực tập

- Chương 2: Các phân tích về quy trình, hệ thống quản lí văn bản

- Chương 3: Xây dựng chương trình quản lí công văn

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo sơ quan, các

thầy cô giáo khoa Công nghê thông tin, đặc biệt là thầy giáo Lê Huy Hoàng đã

nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập Tuy nhiên, dođiều kiện và thời gian có hạn nên báo cáo và chương trình không thể tránh khỏicác sai sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo vàcác bạn để đề tài được hoàn thiện hơn

Hà Nội, Tháng 6 – 2010

Sinh viên thực hiện

Lê Duy Anh

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1 Tổng quan về đơn vị thực tập

1.1 Một số thông tin chung

Tên đơn vị : CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SÔNG HỒNGTên viết tắt : SONG HONG NO.1, JSC

Đơn vị chủ quản : TỔNG CÔNG TY SÔNG HỒNG

Địa chỉ trụ sở chính : Số 72 An Dương - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội.Điện thoại : (84-4) 38294852 – (84-4) 37172254

Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng được thành lập năm 1974

và được cổ phần hóa năm 2006 – là công ty trực thuộc Tổng Công ty SôngHồng – Bộ Xây dựng

Trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, doanh nghiệp đã vượt quanhiều khó khăn thử thách, trưỏng thành cùng những năm tháng xây dựng vàkiến thiết đất nước Ngày nay, Công ty trở thành cánh chim đầu đàn của TổngCông ty Sông Hồng và đạt được nhiều thành tựu trong các lĩnh vực Xây lắp –Khai thác, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí ốp lát –

Tư vấn thiết kế - Đầu tư và quản lí dự án

Công ty Cổ Phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng đã hội tụ được đội ngũ cán

bộ công nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm Trong đó lực lượng cán

bộ quản lý và các chuyên viên có trình độ đại học, trên trình độ đại học và caođẳng đủ mọi ngành nghề, đáp ứng được nhu cầu và đòi hỏi về trình độ kỹ thuậtcao trong kỉ nguyên mới Ngoài ra SÔNG HỒNG 1 còn tập hợp được lực lượngcông nhân kỹ thật có tay nghề bậc cao và tâm huyết với nghề

1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp :

1.2.1 Quyết định thành lập doanh nghiệp và đăng kí kinh doanh:

 Năm thành lập : Thành lập năm 1974

(tiền thân là Công ty Cát Đá Sỏi – Bộ Xây dựng)

 Quyết định thành lập

số

: 2333/QĐ-BXD ngày 19/12/2005 của Bộ trưởng

Bộ Xây dựng (chuyển đổi cổ phần hóa từ DNNN)

 Đăng kí kinh doanh số : 0103011164 (đăng kí lần đầu ngày 08/03/2006

và thay đổi lần thứ sáu ngày 13/11/2008)

 Năm 2002: Chuyển Công ty Xây lắp Vật liệu Xây dựng thành doanh nghiệp

là thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng theoquyết định số 628/QDD-BXD ngày 20/05/2002

 Năm 2005: Chuyển thành Công ty Cổ phần Xây lắp Vật liệu Xây dựng

thuộc Tổng Công ty Xây dựng Sông Hồng theo quyết định thành lập số:2333/QĐ-BXD ngày 19/12/2005 của Bộ Xây dựng

 Năm 2006: Đổi tên thành Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng

(SONGHONG 1) Thuộc Tổng Công ty Sông Hồng theo quyết định số412/2006/QĐ-CBM ngày 18/12/2006

1.2.3 Các ngành nghề kinh doanh chính:

a) Tư vấn kỹ thuật công nghệ cao cho các dự án phát triển

vật liệu xây dựng;

: Từ năm 1974

b) Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, nhiên liệu,

máy móc, thiết bị khai thác vật liệu xây dựng;

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Công ty Cổ phần Xây dựng Số 1 Sông Hồng

Phòng

Kế toán tài chính

Phòng

Kế hoạch

Kỹ thuật – Đấu thầu

Phòng

Kế hoạch

Kỹ thuật – Đấu thầu

PhòngKinh doanh

PhòngKinh doanh TVTK & TT

TVTKXD

TTTVTK & TVTKXD

Xí nghiệpXây dựng 1.01

Xí nghiệpXây dựng 1.02

Xí nghiệpXây dựng 1.02

Xí nghiệp Xây dựng 1.03

Xí nghiệp Xây dựng 1.03

XN gạch Tuynel Cam Thượng

XN gạch Tuynel Cam Thượng

XN KD và

SX vật liệu xây dựng

XN KD và

SX vật liệu xây dựng

Đội thi công Xây lắp điện nước

Đội thi công Xây lắp điện nước

Đội thi công Xây lắp số 1

Đội thi công Xây lắp số 1

Đội thi công Xây lắp số 2

Đội thi công Xây lắp số 2

Đội thi công Xây lắp số 3

Đội thi công Xây lắp số 3

Đội thi công Xây lắp số 4

Đội thi công Xây lắp số 4

Quản lí chỉ huy trực tuyến Phối hợp nghiệp vụ Ghi chú :

2 Thực trạng tin học hóa tại công ty và mục tiêu xây dựng chương trình quản lí công văn.

2.1 Thực trạng hiện tại.

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất

cứ tổ chức nào, vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng công văn được cập nhật, lưu trữ

và chuyển tới người xử lí một cách kịp thời và chính xác

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Sông Hồng trực thuộc Tổng Công ty SôngHồng, ngoài ra còn có rất nhiều các chi nhánh và công ty con trực thuộc, vì vậy lưulượng công văn đến và công văn đi là rất lớn, không tránh khỏi những khó khănphát sinh trong việc quản lí, lưu trữ và tìm kiếm các công văn đó Hiện tại công ty

có 5 phòng ban chính, mỗi phòng đều được trang bị máy tính để tham gia vào việc

xử lí nghiệp vụ chuyên môn cũng như trao đổi thông tin, dữ liệu trong mạng nội bộcông ty – cũng chính xuất phát từ nhu cầu trao đổi và quản lí một lượng lớn côngvăn như vậy mà cần phải có một chương trình nhằm hỗ trợ các phòng ban trongviệc quản lí công văn, giảm công sức lưu trữ, tìm kiếm và xử lí, đảm bảo cho việc

xử lí công văn nhanh, gọn đáp ứng đúng quy trình quản lí chung của công ty

2.2.Mục tiêu của chương trình.

Yêu cầu của đề tài “Quản lí công văn” là phân tích và thiết kế hệ thống quản

lí công văn tại đơn vị thực tập:

- Phân tích : Qua nghiên cứu và khảo sát công tác quản lí công văn, cho

thấy.Công văn được chia làm hai loại:

+ Công văn đến: Văn thư phải phân chia về Ban lãnh đạo hoặc các bộphận chức năng để giải quyết

+ Công văn đi: Ban lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng soạn thảo, quavăn thư lấy số và gửi đi

Cả hai loại đều cần giải quyết một số yêu cầu sau:

1) Công văn được đánh số đầy đủ

2) Theo dõi được thời gian các công văn đến, đi cũng như tính trạng hiệntại của công văn.

3) Danh sách công văn mà từng bộ phận chức năng lưu giữ

4) Một sô yêu cầu thống kê công văn:

o Trong khoảng thời gian

o Theo bộ phận chực năng;

o Theo loại việc mà công văn có lien quan: Khen thưởng, Quyếtđịnh,

- Thiết kế :

+ Cơ sở dữ liệu phản ánh thông tin, đáp ứng nhu cầu quản lí trên.

+ Các modul chương trình thực hiện được các chức năng cần thiết:Thêm, Sửa, Xóa bản ghi, lập các Báo cáo thống kê, …

CHƯƠNG 2:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ CÔNG VĂN.

1 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện những vấn đề còn tồn tại trong công tác quản lí.

1.1 Quy trình quản lí hiện tại của công ty:

1.1.1 Giải quyết công văn đến:

o Lưu đồ quá trình xử lý công văn đến:

Hình 2- Xử lí công văn đến

o Mô tả:

- Công văn đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơquan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những công văn đến không được đăng kýtại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Những công vănchuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi Công văn đếnphải được kịp thời chuyển đến Ban lãnh đạo trong ngày để xử lý, phân việc NếuVăn bản mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải chuyển ngayđến Ban lãnh đạo trong thời gian ngắn nhất

- Văn thư nhận công văn đến đã được xử lý giao việc từ Ban lãnh đạo chuyểnđến bộ phận phô tô để nhân bản với số lượng theo giao việc của Lãnh đạo

- Sau khi nhận công văn từ bộ phận phô tô, văn thư vào sổ và chuyển cho cácphòng ban, cá nhân có liên quan Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải quyết côngviệc ký nhận công văn tại sổ của văn thư

- Trường hợp văn thư chuyển nhầm công văn hoặc không đúng người giảiquyết thì người nhận công văn chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận giảiquyết

- Lãnh đạo có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời công văn đến PhóGiám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những công văn đến theo sự ủy nhiệm củaGiám đốc và những công văn đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Căn cứ nội dung công văn đến, và chỉ đạo của Lãnh đạo, phòng hoặc cánhân có trách nhiệm chủ động giải quyết công văn đến theo đúng thời hạn quy định

- Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ côngvăn đến và báo cáo về những công văn quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc việcgiải quyết công văn đến

1.1.2 Giải quyết công văn đi

o Lưu đồ quá trình xử lý công văn đi:

Hình 3- Xử lí công văn đi

o Mô tả:

Tất cả công văn do cơ quan phát hành ra ngoài gọi là “Công văn đi”

- Phòng, ban, cá nhân soạn thảo công văn phải đảm bảo đúng thể thức côngvăn theo quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hànhngày 06/5/2005 “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”, khi trình

ký phải có phiếu trình ký theo mẫu, kèm theo các tài liệu liên quan đến công văntrình ký (nếu có)

- Trưởng phòng có trách nhiệm đọc soát về nội dung, kiểm tra độ mật / khẩn(nếu có), kiểm tra câu chữ, số lượng bản, địa chỉ gửi…ký nháy trước khi trình ký

- Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức công văn

để ký ban hành văn bản

- Sau khi công văn có chữ ký thẩm quyền, bộ phận soạn thảo làm thủ tụcphoto, đăng ký công văn đi tại văn thư cơ quan để đóng dấu, phát hành, chuyển vàlưu trữ công văn theo quy định

- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, thẩm quyền trước khiđóng dấu và phát hành văn bản Nếu công văn không đúng với quy định của Thông

tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005, Văn thưkhông đóng dấu phát hành, chuyển trả lại bộ phận soạn thảo

- Công văn đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngaytrong ngày công văn đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp theo

- Công văn đi được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạngphải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật

- Thông thường, công văn chuyển đi theo đưêng Bưu điện Trường hợp cầngấp, muốn nhận công văn tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên ngườinhận)

- Mỗi công văn đi phải lưu ít nhất 2 bản chính, một bản lưu tại văn thư cơquan và một bản lưu trong hồ sơ hoặc bộ phận soạn thảo

- Bản lưu công văn đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng

ký

1.1.3 Công văn nội bộ.

- Công văn nội bộ là một dạng công văn đi, song chỉ đi trong nội bộ cơ quan

Đó là một loại công văn điều hành gửi đến các phòng ban trong cơ quan

- Giải quyết công văn nội bộ cũng như giải quyết công văn đi (đã trình bày ởtrên)

- Các phòng, ban, cá nhân khi nhận được công văn nội bộ cũng tiến hành giảiquyết, xử lý tương tự như đối với công văn đến khác

- Công văn nội bộ cũng lưu như mọi công văn khác

1.2.Đánh giá ưu, nhược điểm quy trình quản lí, đề xuất khắc phục.

o Ưu điểm:

- Quy trình hiện hành được xây dựng trên cơ sở các quy chế mang tínhchất pháp lý về tổ chức và nguyên tắc làm việc của Công ty và Cụcvăn thư Lưu trữ Nhà nước

- Hệ thống hiện hành đã và đang phục vụ đắc lực và có hiệu quả chocông vịêc quản lý hành chính công ty.

- Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với số lượng công vănnhỏ

-

o Nhược điểm:

- Không phù hợp với nhu cầu ngày càng phát triển của công ty Các thao tác trở nên cồng kềnh, chậm trễ, không chính xác dễ dẫn đến sai sót

- Tìm kiếm, phân loại, thống kê công văn mất thời gian, khó khăn

- Lưu trữ công văn bằng cách thủ công dễ bị các yếu tố ngoại cảnh tác động làm hư hại gây mất thông tin

-

o Đề xuất khắc phục:

Trên cơ sở phân tích sự hoạt động của hệ thống cũ, em thấy rằng việc xây dựng một chương trình “Quản lí Công văn” là hết sức cần thiết Việctin học hóa quản lí công văn cần phải tiến hành như sau:

- Thực hiện tin học hóa tối đa các bước có thể trong cả quy trình quản línhằm tự động cập nhật, lưu trữ, thống kê, tìm kiếm,

- Lưu trữ bằng nhưng thiết bị ngoại vị như : đĩa cứng, đĩa CD, USB,

để công văn dễ dàng truy xuất và có tuổi thọ cao

- Nâng cao trình độ quản lý và tin học của nhân viên văn phòng

- Mở rộng quy mô quản lý và đồng bộ giữa các phòng, ban

2 Phân tích hệ thống quản lí công văn.

2.1.Các thành phần của hệ thống.

o Các tác nhân:

- Đơn vị ngoài: phát hành công văn đi hoặc nhận công văn đến

- Đơn vị nội bộ: phát hành công văn nội bộ đi hoặc đến

- Văn thư: quản lí công văn trực tiếp.

- Ban lãnh đạo: kí nhận , xét duyệt công văn

o Thông tin đầu vào:

- Thông tin bộ phận gửi công văn (tên đơn vị gửi,địa chỉ,…)

- Thời gian nhận công văn

 Công văn đi:

- Thông tin công văn đi (Tên, mã số, nội dung, loại Công văn,…)

- Thông tin bộ phận gửi công văn (tên đơn vị gửi,địa chỉ,…)

- Thông tin về bộ đơn vị công văn đến(Phòng ban, địa chỉ nhận, )

- Thời gian nhận công văn

- Thông tin về người kí

 Công văn nội bộ: Công văn do nội bộ đơn vị ban hành

- Thông tin công văn nội bộ (Tên, mã số, nội dung, loại Côngvăn,…)

- Thông tin bộ phận gửi, người kí công văn (tên đơn vị gửi,địa chỉ,…)

- Thông tin về bộ phận nhận công văn đến(Phòng ban, địa chỉnhận, )

o Thông tin đầu ra: Các loại thống kê.

 Công văn đến:

- Thống kê công văn đến theo thời gian.

- Thống kê công văn đến theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn

- Thống kê công văn đến theo loại công văn

 Công văn đi:

- Thống kê công văn đi theo thời gian

- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn

- Thống kê công văn đến theo loại công văn

 Công văn nội bộ:

- Thống kê công văn đi theo thời gian

- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn

- Thống kê công văn đến theo loại công văn

Hình 4 - Biểu đồ chức năng nghiệp vụ - BFD

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flowchart Diagram - DFD).

Trong biểu đồ luồng dữ liệu có sử dụng luồng dữ liệu (thông tin) chuyển giao giữa các chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu gồm có các yếu tố chính:

Định nghĩa Tên đi kèm Ký hiệu

Chức năng Nhiệm vụ xử lí thông tin Động từ

(+ Bổ ngữ)

Luồng dữ

liệu Thông tin vào/ra một chức nằng xử lí

Danh từ (+Tính từ)

Kho dữ liệu Nơi lưu trữ thông tin trong một thời gian Danh từ

(+ Tính từ) Tác nhân

ngoài

Người hay tổ chức ngoài hệ thống có giao

tiếp với hệ thống Danh từ

2.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 – Sơ đồ ngữ cảnh.

o Cách xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:

- Xem toàn bộ hệ thống là một chức năng và đây là chức năng duy nhất

- Xác định tác nhân ngoài

- Xác định các luồng vào ra của tác nhân ngoài

- Chưa cần kho dữ liệu

o Tác nhân ngoài:

- Đơn vị nội bộ

- Đơn vị ngoài

- Ban giám đốc

Hình 5 - Biểu đồ ngữ cảnh – DFD mức 0

2.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

o Cách xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

- Các chức năng được phân rã tương ứng với mức 2 trong biểu đồ chức năng nghiệp vụ

- Các luồng vào ra của tác nhân ngoài được bảo toàn, xuất giện thêm các tác nhân trong

- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ

- Đã xuất hiện kho dữ liệu

Hình 6 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh – DFD mức 1

2.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.

o Cách xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

- Các chức năng được phân rã tương ứng với mức 3 trong biểu đồ chức năng nghiệp vụ

- Các chức năng được phân rã trực tiếp từ mức đỉnh

- Các luồng vào ra của các tác nhân được bảo toàn,

- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ

- Kho dữ liệu xuất hiện theo nhu cầu từng chức năng

1) Chức năng “Quản lí danh mục”.

Trong chức năng quản lí danh mục, có 3 chức năng con là :

+ Quản lí Cơ quan ban hành.

+ Quản lí Lĩnh vực.

+ Quản lí Loại công văn.

Mỗi chức năng con đều có 3 thao tác là : Thêm, Sửa, Xóa

Hình 7 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Cơ quan ban hành

Hình 8 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Lĩnh vực

Hình 9 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 1 - Quản lí Loại công văn

2) Chức năng “ Quản lí công văn đến”.

Trong chức năng quản lí công văn đến, có 4 chức năng con là :

+ Nhập công văn đến.

+ Xem công văn đến.

+ Sửa công văn đến.

+ Hủy công văn đến.

Khi một công văn đến từ đơn vị ngoài hoặc đơn vị nội bộ, Văn thư có trách nhiệm cập nhật công văn vào kho lưu trữ đồng thời nhập thông tin đơn vị đó vào kho danh mục

Sau khi công văn được cập nhật, nó sẽ được chuyển đến Ban lãnh đạo chờ xác nhận Công văn sau khi được xác nhận sẽ chuyển sang địa chỉ yêu cầu Ban lãnh đạo có thể yêu cầu xem lại hoặc hủy công văn đã hết thời hạn

Hình 10 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 2 - Quản lí Công văn đến

3) Chức năng “ Quản lí công văn đi”.

Trong chức năng quản lí công văn đi, có 4 chức năng con là :

+ Nhập công văn đi.

+ Xem công văn đi.

+ Sửa công văn đi.

+ Hủy công văn đi.

Khi một công văn mới đc yêu cầu tạo ra từ ban lãnh đạo hoặc đơn vị nội bộ, Văn thư có trách nhiệm soạn thảo công văn mới rồi chờ xác nhận lại từ phía Ban giám đốc để chuyển đi Ban giám đốc cũng có thể xem lại hoặc hủy công văn còn lưu lại

Hình 11 - DFD mức dưới đỉnh cho chức năng 3 - Quản lí Công văn đi