Quy trình xử lý công văn tại bộ NV

Quy trình xử lý cơng văn Bộ NV * Trong phạm vi báo cáo, xin mô tả quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn cơng tác lưu trữ tài liệu Văn phòng Bộ Nội vụ: Văn phòng Bộ Nội vụ quan trực thuộc Bộ Nội vụ có chức tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp thông tin quản lý phục vụ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc Lãnh đạo Bộ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Chức nhiệm vụ phục vụ Bộ đa ngành đa lĩnh vực khối lượng văn tiếp nhận, xử lý ban hành hàng ngày lớn Tôi xin mô tả cụ thể quy trình tiếp nhận, xử lý ban hành văn Bộ Văn phòng Bộ Nội vụ sau: Bước Tiếp nhận: Bộ phận Văn thư tiếp nhận, đóng dấu văn đến, ghi vào sổ quản lý, đính phiếu trình vào văn bản, sau chuyển cho lãnh đạo phòng Hành văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ Bước Phân loại: Lãnh đạo phòng Hành văn thư lưu trữ tiến hành phân loại, chuyển cho đơn vị chuyên môn Bộ để xử lý Những văn chung Bộ phân loại riêng chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng phụ trách mảng Văn thư lưu trữ xử lý chuyển Bộ trưởng, Thứ trưởng đơn vị quan Bộ, Chánh Văn phòng, Phó chánh văn phòng đơn vị Văn phòng Bộ Bước Xử lý văn bản: - Những văn đóng dấu "Hoả tốc", "Thượng khẩn", "Khẩn" chuyển sau đăng ký Các văn gửi đến sau hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản, Văn thư trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý Phó Văn phòng phụ trách văn thư lưu trữ ký phiếu xử lý văn trình Lãnh đạo Bộ xin ý kiến giải thời hạn không ngày làm việc kể từ văn đăng ký Văn thư - Những văn thông thường gửi đến Bộ thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan Bộ, Phó Chánh Văn phòng ký phiếu chuyển đến đơn vị chuyên môn để giải Bước Phát hành văn bản: Sau Lãnh đạo Bộ cho ý kiến đạo giải quyết, văn chuyển lại cho Văn thư lại văn bản, chuyển gốc cho cán lưu trữ chuyển văn đến đơn vị có liên quan, cá nhân giao xử lý gửi đơn vị phối hợp Đối với văn Văn phòng chuyển đến đơn vị, chuyên viên nhận văn phải ký nhận vào sổ giao nhận Văn phòng Bước Lưu trữ văn bản: Căn ý kiến đạo giải Lãnh đạo Bộ, toàn gốc giao cho cán lưu trữ Ngoài chuyên viên văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra đơn đốc phận cá nhân Văn phòng Bộ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ * Những nhược điểm, vấn đề bất cập quy trình xử lý văn biện pháp khắc phục: - Tại khâu tiếp nhận văn đến: Nhược điểm: Bộ phận Văn thư đính phiếu trình giải vào tất văn đến khơng cần thiết làm lãng phí phiếu trình thời gian giải thủ tục cơng việc bị kéo dài Biện pháp khắc phục: Theo tôi, tiếp nhận văn gửi đến, Bộ phận Văn thư vào sổ công văn đến, phân loại văn văn gửi cho đơn vị chuyên môn để xử lý theo chức thẩm quyền giao văn thông thường, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm để in phiếu trình đặc biệt rút ngắn thời gian xử lý văn đơn vị chuyên môn Đối với văn cần xin ý kiến lãnh đạo Bộ Chánh văn phòng Bộ đính phiếu trình trình lãnh đạo phê duyệt trước chuyển cho đơn vị chuyên môn giải - Tại khâu lưu trữ văn bản: Nhược điểm: Do khối lượng văn đến văn Bộ phát hành lớn việc lưu trữ văn thực theo phương pháp truyền thống thủ cơng nên tốn diện tích để lưu trữ khai thác liệu nhiều thời gian Hiện nay, việc lưu trữ văn cần thực theo nguyên tắc thống tất văn sau phát hành, toàn hồ sơ công việc phải lưu trữ Văn phòng Bộ theo quy định Hết thời hạn lưu trữ đơn vị, văn bản, tài liệu chuyển lên kho lưu trữ Văn phòng Bộ để chỉnh lý, bảo quản, phục vụ việc khai thác, sử dụng lâu dài sau Biện pháp khắc phục: Xây dựng, điều chỉnh, bổ sung quy trình tiếp nhận, ban hành xử lý văn cho phù hợp Sắp xếp tài liệu cách khoa học Ứng dụng công nghệ thông tin việc lưu trữ, khai thác tìm kiếm văn như: quét tài liệu văn để lưu trữ đĩa cứng, lưu văn lãnh đạo đơn vị ký trực tiếp hồ sơ chi tiết lưu quan tham mưu, xử lý văn Câu 2: Sau học môn Quản trị hoạt động, thân nhận thấy nội dung gần gũi áp dụng vào cơng việc hàng ngày Văn phòng Bộ Nội vụ xem xét loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN Trong viết xin nêu loại lãng phí là: lãng phí q trình tiếp nhận văn thư nội Quy trình cơng tác văn thư Văn phòng Bộ: Hàng ngày có nhiều văn từ đơn vị gửi đến văn phòng Bộ, sau hoàn tất việc đăng ký văn bản, cán văn thư trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ xin ý kiến giải Lãnh đạo Bộ Tuỳ thuộc vào loại văn mà sau Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến đạo, văn chuyển lại cho văn thư lại văn bản, chuyển gốc cho cán lưu trữ chuyển văn đến đơn vị trực thuộc quan Bộ, phòng đội trực thuộc Văn phòng Bộ Để chụp số lượng công văn gửi cho đơn vị trực thuộc quan Bộ, phòng đội Văn phòng Bộ, hàng ngày cán văn thư nhiều thời gian chi phí văn phòng phẩm lớn Ví dụ năm 2010, Văn phòng Bộ tiếp nhận 26.409 văn đến; lấy số công văn 6.863 văn Với việc giao công văn nội theo hình thức văn gửi trực tiếp cho phòng sau có ý kiến giải Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ kể ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính cập nhật đơn vị quan Bộ phòng đội trực thuộc Văn phòng bộ, đồng thời gây lãng phí chi phí giấy, photocopy Để vận dụng kiến thức học vào công việc tiếp nhận công văn nội Văn phòng Bộ, chúng tơi phối hợp với Trung tâm thông tin (đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ) dùng mạng office quan để chuyển tải toàn văn nội quan để khắc phục tình trạng Bằng cách xây dựng Quy chế giao nhận công văn nội văn phòng Bộ, Quy chế áp dụng nội Văn phòng Bộ cách sử dụng phần mềm giao nhận công văn qua hệ thống office server với máy chủ đặt Trung tâm thông tin tồ nhà Bộ Các Phòng ban tạo thư mục riêng Server, chẳng hạn: Phòng Kế Tốn có thư mục P.KT, Phòng Quản trị có thư mục QT … để nhận công văn nhân viên văn thư gửi qua phần mềm office Nhân viên văn thư gửi cơng văn cho nơi nhận máy chủ nhận cơng văn lưu lại nội dung công văn ngày công văn Khi đặt tên file văn bản, cán văn thư phải gõ số công văn, ngày nhận công văn trích dẫn nội dung cơng văn để phục vụ cơng tác tra sốt truy cứu tài liệu sau Sau công văn gửi đi, từ máy Phòng ban sử dụng chương trình office tải công văn để triển khai thực Hệ thống máy chủ cho phép Phòng khai thác liệu, tài liệu, ngồi cán quản trị mạng cơng nghệ thơng tin khơng xố, chỉnh sửa hay tải văn lên hệ thống mạng Công văn đặt tên theo quy định: số công văn, ngày nhận cơng văn, trích dẫn nội dung cơng văn lưu lại ngày gửi nên tìm kiếm dễ dàng Tìm kiếm theo ngày công văn gửi đi: Căn vào cột Date phần mềm máy chủ Hiện tại, quy chế Văn phòng Bộ thực thí điểm để phòng làm quen với quy trình mới, sau quy chế thực thức Kết luận: Mơn học bổ ích tơi bất cập quy trình tác nghiệp nhân tố ảnh hưởng, làm tăng chi phí khơng cần thiết, tạo lãng phí quy trình tác nghiệp Nếu ta kiểm sốt loại bỏ yếu tố khỏi quy trình giảm chi phí khơng cần thiết hiệu cơng việc chắn cao Tài liệu tham khảo: - Bài giảng TS Nguyễn Danh Nguyên; - Giáo trình Quản trị hoạt động; - Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2010 Văn phòng Bộ Nội vụ  ... đề bất cập quy trình xử lý văn biện pháp khắc phục: - Tại khâu tiếp nhận văn đến: Nhược điểm: Bộ phận Văn thư đính phiếu trình giải vào tất văn đến khơng cần thiết làm lãng phí phiếu trình thời... nhận văn gửi đến, Bộ phận Văn thư vào sổ công văn đến, phân loại văn văn gửi cho đơn vị chuyên môn để xử lý theo chức thẩm quy n giao văn thông thường, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí văn. .. văn từ đơn vị gửi đến văn phòng Bộ, sau hồn tất việc đăng ký văn bản, cán văn thư trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ xin ý kiến giải Lãnh đạo Bộ Tuỳ thuộc vào loại văn mà sau Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn