Quy trình xử lý văn bản đến và đi của sở tài chính

Quy trình xử lý văn bản đến và đi của Sở Tài chínhSở Tài chính tỉnh Cao Bằng là cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách n

Quy trình xử lý văn bản đến và đi của Sở Tài chính

Sở Tài chính tỉnh Cao Bằng là cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà nước, vác quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài chính phát triển, tài chính doanh nghiệp, kế toán, kiểm toán, giá cả và hoạt động dịch vụ tài chính tại địa phương theo qui định của pháp luật

Cơ cấu bộ máy của Sở Tài chính Cao Bằng có Ban giám đốc: Gồm giám đốc 03 phó giám đốc ( ban giám đốc từng đồng chí được phân công cụ thể từng người và phụ trách từng lĩnh vực cụ thể ); Cơ quan có 7 phòng, ban trực thuộc; các phòng, ban được phân công thực hiện nhiệm vụ theo qui định của Bộ Tài chính, Uỷ ban nhân dân Tỉnh; Tổng số biên chế cán bộ công chức viên chức là 100 người Về ngạch bậc công chức phân cấp: Chuyên viên cao cấp, Chuyên viên chính; Thanh tra viên chính và Thanh tra viên; chuyên viên; cán sự

Sở Tài chính làm việc theo chế độ Thủ trưởng, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ đi đôi với việc phát huy trách nhiệm cá nhân của Cán bộ công chức viên chức trong Sở (gồm Giám đốc, các Phó giám đốc, các Trưởng phòng, phó phòng, các chuyên viên, cán sự…)

Cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Sở phải xử lý, giải quyết công việc theo đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm

Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo đúng quy định

Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới cải tiến về công tác cải cách thủ tục hành chính của Ngành Tài chính nói chung và Cơ quan Sở Tài chính tại các địa phương nói riêng, công tác đánh giá kết quả công việc qui trình sử lý tác nghiệp công việc được coi trọng, bắt đầu đi vào nề nếp và luôn được cải tiến và hoàn thiện

Qua việc nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động của chương trình MBA, trong bài viết này vận dụng những kiến thức đã học để mô tả và đánh giá Quy trình tác nghiệp xử lý văn bản đến và văn bản đi của Sở Tài chính, đây là một trong những công việc quan trọng của Sở Qua mô tả quy trình tác nghiệp này theo các bước công việc hiện nay đang được thực hiện từ đó thấy được những bất cấp, nhược điểm của quy trình trong công tác quản lý đồng thời có những giải pháp để việc thực hiện qui trình tác nghiệp phục vụ công tác quản lý được tốt hơn

1- Quy trình xử lý văn bản đến và đi của Sở Tài chính

- Văn bản của Sở Tài chính bao gồm:

Văn bản đến là những công văn, tài liệu, bản fax, công thư, công điện, điện mật được gửi đến Cục từ Văn phòng Bộ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài

Văn bản đi là những công văn, tài liệu, bản fax, … do Sở Tài chính phát hành gửi đi các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài

Các bước qui trình xử lý văn bản cụ thể:

- Tiếp nhận và xử lý văn bản:

Khi ký nhận văn bản, bộ phận văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số và ký hiệu công văn ghi trên bì phải đúng với sổ giao nhận; văn thư không được bóc những bì thư gửi đích danh tên người nhận nhưng phải vào sổ theo dõi công văn và chuyển tới địa chỉ ghi trên bì thư đó

Các phòng ban, cá nhân khi nhận được những văn bản chuyển đến hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan bên ngoài đều phải chuyển cho văn thư làm thủ tục tiếp nhận

Tài liệu mật do các cơ quan bộ, ban, ngành Trung ương và địa phương gửi đến Sở bằng bất cứ nguồn nào, đều phải qua văn thư vào sổ theo dõi riêng rồi chuyển đến Giám đốc Sở chỉ đạo xử lý Trường hợp ghi trên bì cụ

thể tên người nhận thì văn thư ghi sổ và chuyển ngay đến người có tên Đối

với văn bản mật phải có sổ theo dõi và chữ ký người nhận theo quy định quản lý văn bản mật

- Đăng ký văn bản:

Tất cả các văn bản đến Sở được đóng dấu công văn đến và vào sổ đăng

ký văn bản đến của Sở Những bì thư không được phép mở, văn thư chỉ vào

sổ đăng ký số và ký hiệu trên phòng bì và chuyển ngay đến người có thư và Lãnh đạo Sở để xem xét, xử lý

Bản fax do các cá nhân, đơn vị gửi đến không đóng dấu công văn đến

mà chỉ vào sổ theo dõi riêng

- Chuyển giao văn bản:

Tất cả văn bản đến sau khi văn thư vào sổ đăng ký công văn đến và được quản lý trên mạng hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc, sau đó chuyển đến giám đốc Sở phân công xử lý hoặc phó giám đốc nếu được uỷ quyền Giám đốc Sở xem xét văn bản, chuyển đến Phó giám đốc phụ trách chỉ đạo các phòng chuyên môn, cá nhân trực tiếp xử lý Người nhận cuối cùng văn bản để xử lý, ký vào sổ giao nhận công văn đến Đối với công văn hỏa tốc, khẩn, Văn phòng Sở phải báo ngay cho Giám đốc Sở hoặc Phó giám đốc Sở và chuyển kịp thời đến địa chỉ cần chuyển

Đối với các văn bản cần xử lý được chuyển từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đến (thường có ghi thời hạn xử lý), Giám đốc Sở xem xét và giao phòng chuyên môn xử lý khi nhận được, Lãnh đạo phòng chủ trì phải khẩn trương xử lý căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở theo đúng nội dung và thời gian qui định

Trường hợp văn bản gửi đến phòng chuyên môn nhưng do nhầm lẫn hoặc không đúng chức năng giải quyết, các phòng chuyên môn nhận văn bản phải chuyển trả lại văn thư Sở, không giữ lại hoặc chuyển từ phòng này sang phòng khác Văn thư Sở có trách nhiệm nhận lại văn bản và chuyển đến phòng chuyên môn xử lý theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạp Sở ( người duyệt

và phân công xử lý văn bản )

Tất cả các văn bản đến và đi đều phải xử lý trên mạng hệ thống quản lý văn bản hồ sơ công việc theo đúng các chức năng quản lý do mạng cung cấp, như: Chỉnh sửa văn bản, văn bản cuối cùng trước khi trình Lãnh đạo Sở gửi đi

Hàng ngày, văn thư có trách nhiệm chuyển công văn đến từng phòng theo như vị trí đã qui định tại Văn phòng Sở, các phòng chịu trách nhiệm đến nhận văn bản tại nơi qui định

- Soạn thảo văn bản:

Tất cả các văn bản của Sở khi ban hành phải đúng thể thức và yêu cầu

về công tác ban hành văn bản, giấy tờ theo quy định

- Ký các văn bản của Sở:

+ Danh mục các văn bản ký trình hoặc ký ban hành

Tờ trình các văn bản do Lãnh đạo Sở ký

Công văn hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chuyên môn, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng các qui định về quản lý nhà nước lĩnh vực tài chính

Công văn hướng dẫn triển khai kế hoạch kiểm tra thực hiện công tác lập dự toán; quyết toán ngân sách…và yêu cầu bổ sung hồ sơ, tài liệu liên quan tới việc kiểm tra sau khi được lãnh đạo Sở phê duyệt;

Công văn đề nghị các cơ quan liên quan tham gia ý kiến liên quan đến công tác quản lý nhà nước lĩnh vực tài chính

Công văn yêu cầu nộp báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm…;

Các văn bản qui định tại Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp thuộc tỉnh quản lý

Các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Sở theo quy định của pháp luật

+ Quy định về thẩm quyền ký văn bản

Giám đốc Sở ký các văn bản trình Lãnh đạo Tỉnh và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách trực tiếp Trường hợp Giám đốc Sở đi vắng thì Phó giám đốc được uỷ quyền thay mặt giám đốc ký các văn bản này

Phó giám đốc ký các văn bản thuộc nhiệm vụ, quyền hạn được giám đốc phân công hoặc uỷ quyền

Trưởng các phòng chuyên môn ký các phiếu trình Lãnh đạo Sở, ký đuôi văn bản do lãnh đạo các Phòng chuyên môn soạn thảo, văn bản do Lãnh đạo Sở ký

Chánh Văn phòng Sở ngoài việc ký các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, được thừa lệnh giám đốc ký các thông báo, báo cáo công tác hàng tháng, quý, năm có liên quan đến nội bộ Sở; giấy mời họp của Sở, các văn bản, các giấy tờ hành chính, tài chính và tổ chức không thuộc thẩm quyền của đơn vị

- Phát hành văn bản:

Khi trình ký văn bản lên lãnh đạo, các phòng chuyên môn lập Phiếu trình giải quyết công việc và kèm tài liệu trình Tài liệu trình gồm: dự thảo văn bản và phụ lục kèm theo (nếu có), văn bản đến (bản chính), ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan và các văn bản pháp lý liên quan (nếu có) Phiếu trình giải quyết công việc được ghi rõ ràng, tóm tắt nội dung trình đề xuất ý kiến giải quyết và được thực hiện như sau:

+ Đối với văn bản trình Lãnh đạo Tỉnh ký

Trưởng phòng chuyên môn soạn thảo phiếu trình lãnh đạo Sở kiểm duyệt và phải có chữ ký của Lãnh đạo Sở (Giám đốc Sở hoặc Phó giám đốc

uỷ quyền ) ký khoá đuôi văn bản

+ Đối với văn bản do Lãnh đạo Sở ký

Chuyên viên phòng chuyên môn soạn thảo phiếu trình và phải có chữ

ký của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng (nếu Trưởng phòng đi vắng

và uỷ quyền phó trưởng phòng) và Lãnh đạo Sở (người ký văn bản là giám

đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách ) Lãnh đạo Phòng chuyên môn ký khoá đuôi văn bản

Trường hợp bảo lưu ý kiến thực hiện theo quy định hiện hành, ghi cụ thể ý kiến bảo lưu vào phiếu trình

Đối với văn bản do Lãnh đạo Sở ký, trước khi đóng dấu, phát hành, Văn thư Sở có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về hình thức, thủ tục hành chính nếu cần chỉnh sửa phải báo với phòng chuyên môn soan thảo văn bản

xử lý

Tất cả các loại văn bản của Sở khi được người có thẩm quyền ký chính thức đều tập trung một đầu mối là văn thư Sở làm thủ tục phát hành Văn thư

có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về thể thức văn bản, thủ tục hành chính

và nơi nhận, số lượng bản, độ mật, độ khẩn của văn bản; văn thư không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản gửi đi

Văn bản phát hành được thực hiện bằng đường công văn bưu điện và nhân viên văn thư

- Chuyển công văn:

Văn thư Sở chuyển công văn đi đến bưu điện tỉnh 2 lần trong một ngày vào 10h và 15h Đối với văn bản khẩn, tuỳ theo mức độ khẩn, văn thư chuyển theo yêu cầu của người giao công văn Những công văn khẩn phải chuyển trong ngày và phát sinh sau 16 giờ 30 hàng ngày hoặc ngày nghỉ, Văn phòng Sở hoặc chuyên viên xử lý của các phòng có trách nhiệm chuyển đến địa chỉ cần chuyển

Đối với công văn tài liệu có khối lượng lớn và công văn khẩn cần chuyển đến nơi nhận trong ngày, Văn phòng Sở được sử dụng ô tô để chuyển

- Lưu trữ hồ sơ lưu tại Sở:

+ Cán bộ, công chức, viên chức trong Sở có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ hồ sơ thuộc phạm vi mình quản lý theo đúng quy định của Nhà nước

+ Các tài liệu đóng dấu mật, tuyệt mật, tối mật được lưu trữ theo quy định bảo mật của Chính phủ Khi giao nhận tài liệu mật, văn thư phải có sổ theo dõi và ký nhận rõ ràng Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm theo dõi việc bảo quản các tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật, theo quy định

+ Đối với công văn đi đóng dấu Sở, Văn phòng Sở lưu bản sao, bản chính phòng chuyên môn; lãnh đạo Sở lưu

+ Các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất và các văn thư khác do Lãnh đạo Sở ký, đóng dấu Sở, lưu bản chính tại Văn phòng Sở

+ Việc lưu trữ hồ sơ cần được tuân thủ theo các bước:

> Chỉnh lý lại các hồ sơ cần lưu;

> Lập danh mục các hồ sơ đưa vào lưu trữ;

> Làm thủ tục chuyển giao hồ sơ

Việc lưu trữ và tiêu huỷ hồ sơ lưu phải được thực hiện theo quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư - lưu trữ

1.2- Một số số nhận xét về quy trình tác nghiệp xử lý văn bản

Qua các bước qui trình xử lý văn bản trên có thể nói quy trình tác nghiệp xử lý văn bản của Sở tài chính khá chặt chẽ và khoa học

Các bước duyệt, xử lý, trình ký, phát hành lưu trữ văn bản đúng theo thẩm quyền và theo nguyên tắc thủ trưởng

Quy trình tác nghiệp xử lý theo một chuẩn mực và theo các bước được phân cấp một cách cụ thể

1.3- Một số nội dung cần cải thiện qui trình

- Cần áp dụng công nghệ thông tin để phân loại văn bản, rút ngắn thời gian, quy trình xử lý văn bản

- Việc quy định cần làm rõ thêm về định mức như thời gian xử lý cho từng loại văn bản

2- Áp dụng nội dung kiến thức của môn học Quản trị tác nghiệp vào Quy trình xử lý văn bản của Sở Tài chính Cao Bằng.

- Áp dung mô hình hệ thống sản xuất LEAN để loại bỏ các lãng phí:

sản xuất thừa, đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa, sản phẩm hỏng

- Việc vận chuyển, đợi chờ: Các vị trí phòng ban của Sở chưa hợp lý,

do vị trí Văn phòng Sở không được đặt ở vị trí cùng tầng của Lãnh đạo Sở điều này không hợp lý, về thời gian và công sức cho việc trình lãnh đạo Sở

ký và ký duyệt

- Mất thời gian tìm kiếm: Các văn bản chưa được phân loại, lưu kho, hoặc kẹp vào tập hồ sơ theo một quy định cụ thể

- Sản phẩm hỏng: Chưa áp dụng mạnh công nghệ thông tin cho việc soạn thảo văn bản, nên việc lãng phí giấy tờ, mực in, thời gian, công sức còn nhiều

Qua nghiên cứu nội dung môn học Quản trị hoạt động cho tôi một cách nhìn tổng thể và toàn diện hơn đối với quy trình tác nghiệp xử lý văn bản của Sở Tài chính Cao Bằng Một quy trình, bố trí vị trí các phòng ban, dụng

cụ, tác phong làm việc tưởng như đã khoa học và chặt chẽ nhưng vẫn còn phải hoàn thiện và cải tiến hơn

Quy trình cần tiếp nhận chuyển giao công nghệ mới về thông tin trong công tác quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống Mạng LAN, trong tiếp nhận thông tin, xử lý và lưu trữ văn bản để tránh những lãng phí không cần thiết

Để thực hiện tốt qui trình xử lý văn bản của Sở tài chính Cao Bằng cần phải đưa ra một số giải pháp như:

Bố trí lại ví trí các phòng ban, các phòng chuyên môn ở vị trí hợp lý với quy trình ra văn bản

Trong quy trình cần phải có định mức rõ ràng cho từng loại văn bản: thời gian phân loại của bộ phận tiếp nhận, thời gian soạn thảo, trình ký, ký duyệt

Áp dụng công nghệ thông tin trong quy trình.

Tăng chất lượng nguồn nhân lực: Cán bộ công chức viên chức thực hiện các công việc có ảnh hưởng tới chất lượng của cơ quan đều phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu phù hợp về trình độ học vấn, kỹ năng kinh nghiệm và phải nắm rõ từng bước, từng quy trình xử lý văn bản, cũng như công tác lưu trữ văn bản

3- Kết luận:

Tiếp thu từ kiến thức đã được học môn học Quản trị hoạt động trong thời gian qua do giảng viên TS Nguyễn Danh Tuyên truyền đạt rất nhiệt tình, tâm huyết và nội dung bài giảng có chất lượng cao đồng thời đưa ra những ví dụ chững minh thực tế hiện nay trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị , đã cho tôi nắm bắt được kiến thức để áp dụng trong thực tiễn, tôi hiểu sâu sắc hơn về kiến thức Quản trị Hoạt đông trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị đồng thời kết hợp liên hệ với thực tiễn công tác tại cơ quan quản lý nhà nước Sở Tài chính Cao Bằng, với nhiệm vụ được giao là phó giám đốc Sở tôi luôn mong muốn bản thân có thể nắm được kiến thức quản trị hoạt động một cách tốt nhất để vận dụng trong công tác đặc biệt là thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các Doanh nghiệp Đối với lĩnh vực công tác hiện nay tại cơ quan Sở Tài chính, cụ thể qua mô tả Quy trình tác nghiệp xử lý văn bản, thực trạng công việc tại cơ quan để có những giải pháp tốt hơn phục vụ trong công tác Cho dù ở bất kỳ vị trí nào trong tổ chức, đều cần phải luôn luôn vận động, học hỏi sáng tạo nhằm không ngừng tăng hiệu quả công việc, lãnh đạo để giúp ích cho tổ chức của mình luôn có nhiều thành công hơn trong tương lai

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình môn học Quản trị hoạt động của Đại học Griggs; Slide môn Quản trị hoạt động của Trường ĐH Griggs và một số kiến thức tài liệu được Giảng viên TS Nguyễn Danh Nguyên cung cấp nghiên cứu, truyền đạt trong khóa học.

Chức năng, quy chế của Cục Quản lý đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

2- Chức năng, quy chế Của Sở Tài chính Cao Bằng; thực trạng về qui trình

xử lý văn bản đến và văn bản đi của cơ quan Sở Tài chính tỉnh Cao Bằng.