QUY TRÌNH xử lý văn bản đến đi tại cơ QUAN

Theo chu trình trên thì hoạt động tác nghiệp thông thường, phổ biến và chủ yếu nhất hiện nay trong tổ chức của tôi đó là việc thực hiện tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản theo thẩm quyền

quy trình xử lý văn bản đến đi tại cơ quan

Mỗi một doanh nghiệp một tổ chức đều phải có các hoạt động liên quan và tương hỗ lẫn nhau nhằm hoàn thiện và thành một hệ thống để giải quyết tốt một việc, một công đoạn Theo chu trình trên thì hoạt động tác nghiệp thông thường, phổ biến và chủ yếu nhất hiện nay trong tổ chức của tôi đó là việc thực hiện tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản theo thẩm quyền được phân cấp Qui trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản, được thực hiện cụ thể như sau:

(1) Tiếp nhận: Văn thư tiếp nhận, đóng dấu văn bản đến, vào sổ quản

lý, đính Phiếu trình vào từng văn bản, sau đó chuyển cho lãnh đạo Phòng

Tổ chức – Hành chính;

(2) Phân loại: Phòng Tổ chức – Hành chính đọc nội dung, phân loại,

chuyển giao văn bản cho các địa chỉ trong Văn phòng xử lý

(3) Xử lý văn bản: Do việc phân công chức năng, nhiệm vụ giữa các

bộ phận trong cơ quan chưa rõ ràng hay nói cách khác là chưa có quy trình chuẩn do đó ở khâu xử lý văn bản này khá lộn xộn, một việc cụ thể (hay một văn bản đến) thì được chuyển giao cho một người nhưng một lĩnh vực công việc thì lại có thể được chuyển giao cho nhiều người Vì vậy, thực tế hiện nay thường xảy ra như sau:

+ Công văn đến Văn thư làm thủ tục phát hành;

+ Công văn đi Văn phòng chỉ đạo Phòng Chuyên viên làm thủ tục thẩm tra trước khi trình ký;

(4) Phát hành văn bản: khâu phát hành văn bản cũng còn khá

nhiều vấn đề

- Qui định là việc phát hành văn bản ở Văn phòng phải được thực hiện ngay trong ngày Lãnh đạo ký văn bản, chậm nhất là đến ngày thứ hai, văn bản đã ký phải được phát hành nhưng trên thực tế qui định này chưa được thực hiện triệt để, đôi khi vì lý do này khác, có những dự thảo văn bản nhiều ngày sau mới được phát hành;

- Việc gửi văn bản đi cũng là một vấn đề cần bàn: có những văn bản phát hành, gửi đi theo đường bưu điện bình thường; có những văn bản phát hành nhưng lại được gửi tất cả (theo thành phần nơi nhận) trong một

số trường hợp thì Văn thư lại có thể cho phép cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nhận trực tiếp văn bản tại Văn thư

(5) Lưu trữ văn bản: Việc lưu trữ văn bản cũng chưa được thực hiện

thống nhất Có những văn bản sau khi phát hành thì toàn bộ hồ sơ công việc được lưu trữ tại Bộ phận lưu trữ của Văn phòng Có những văn bản sau khi phát hành thì toàn bộ hồ sơ công việc được chuyển cho phòng chức năng đó lưu trữ

* Có thể nói, qui trình này hiện nay còn nhiều bất cập, nhược điểm, cụ thể như sau:

(1) Ở khâu tiếp nhận: Văn thư đính Phiếu trình vào tất cả các văn bản

đến là không cần thiết, việc này chỉ cần thiết đối với những văn bản đến phải xử lý, đối với những văn bản đến chỉ để biết thì không cần thiết, làm như vậy lãng phí thời gian và lãng phí biểu mẫu Phiếu trình;

(2) Ở khâu phân loại: Việc phân loại, chuyển giao văn bản đến chưa

theo một nguyên tắc thống nhất cho nên nhiều văn bản bị chuyển đi, chuyển lại trong nội bộ cơ quan vòng vèo, lãng phí rất nhiều thời gian;

(3) Ở khâu xử lý văn bản: Theo qui định của Chính phủ (Nghị định số

136/2005/NĐ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì Văn phòng có nhiệm vụ thẩm tra tất

cả các dự thảo văn bản trình trước khi lãnh đạo ký ban hành và đây là một trong những nhiệm vụ chính của Văn phòng Do chưa chấp hành nghiêm qui trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cán bộ trong cơ quan chưa rõ ràng, cho nên, khâu thẩm tra chưa được thực hiện tốt Đây là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến khá nhiều văn bản ban hành trong thời gian vừa qua không đảm bảo về hình thức, thể thức và nội dung văn bản

(4) Ở khâu phát hành văn bản: Việc phát hành văn bản như hiện nay

dẫn đến 2 hậu quả không tích cực, đó là: việc in ấn và trả phí bưu điện rất tốn kém việc gửi Giấy mời họp thông thường qua hệ thống hộp thư điện

tử Hiện nay mỗi năm, Văn phòng phát hành khoảng 5.000 số văn bản các loại với hàng chục ngàn bản được in sao, nếu tất cả các văn bản ban hành, trừ văn bản mật, đều được gửi qua hệ thống thư điện tử và đăng công khai trên Trang thông tin điện tử của đơn vị ai cần đều có thể lấy thì hàng năm

sẽ tiết kiệm được nhiều triệu VNĐ Đồng thời, việc cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp nhận văn bản từ tay cán bộ Văn thư hoặc từ tay

cỏn bộ là một điều kiện dễ phỏt sinh tiờu cực, nhất là đối với cỏc văn bản liờn quan đến chấp thuận chủ trương đầu tư, phờ duyệt dự ỏn, …

Giải phỏp được đưa ra để giải quyết vấn đề này là việc phỏt hành, gửi văn bản đi cần phải thực hiện qua hệ thống hộp thư điện tử và đăng cụng khai trờn Trang thụng tin điện tử của đơn vị

(5) Ở khõu lưu trữ văn bản: Việc lưu trữ văn bản thực hiện như hiện

nay nếu sau này xảy ra chuyện thanh tra, kiểm tra sẽ rất khú tỡm kiếm hồ

sơ, tài liệu để làm rừ trỏch nhiệm, bỳt tớch của những người cú liờn quan,

từ khõu tham mưu, đề xuất, soạn thảo, thẩm tra, thẩm định, trỡnh ký và ký ban hành cỏc văn bản thuộc thẩm quyền Việc lưu trữ văn bản cần được thực hiện theo nguyờn tắc thống nhất là tất cả cỏc văn bản sau khi phỏt hành, toàn bộ hồ sơ cụng việc phải được lưu trữ tại Văn phũng, sau đú hết năm cụng tỏc chuyển cho bộ phận Lưu trữ để chỉnh lý, bảo quản, phục

vụ việc khai thỏc, sử dụng lõu dài sau này

* Giải phỏp để giải quyết vấn đề nờu trờn là Văn phũng cần xõy dựng, ban hành Qui trỡnh chuẩn về tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản, khắc phục cho được những bất cập, hạn chế, nhược điểm đó nờu ở trờn Đồng thời, rà soỏt, sửa đổi các qui định nội bộ về qui trình, thủ tục hành chính không phù hợp, gây phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc cấp dưới kiên quyết loại bỏ những khâu trung gian, những thủ tục rờm rà, chồng chéo, những loại giấy tờ không cần thiết Xây dựng, thực hiện cơ chế kiểm tra, giám sát thờng xuyên, độc lập, khách quan trong nội bộ, khắc phục tình trạng khép kín, thiếu công khai, minh bạch dễ phát sinh tiêu cực trong việc giải quyết các thủ tục hành chính đối với doanh nghiệp

Cõu 2:

* 7 lãng phí theo mô hình Lean, đó là: lãng phí do sản xuất thừa, lãng phí do khuyết tật, lãng phí do dự trữ quá nhiều, lãng phí do di chuyển, lãng phí do chờ đợi, lãng phí thao tác và lãng phí gia công thừa

(1) Sản xuất dư thừa: Sản xuất nhiều hơn hay quá sớm hơn những gì

được yêu cầu một cách không cần thiết Việc này làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và

có nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay

bỏ đi dưới dạng phế liệu

(2) Khuyết tật: Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp làm

tăng chi phí hàng bán, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng chậm trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết

(3) Tồn kho: Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về

nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài chính cao hơn về tồn kho, chi phí bảo quản cao hơn

và tỷ lệ khuyết tật cao hơn

(4) Di chuyển: Di chuyển ở đây nói đến là những sự chuyển động

nguyên vật liệu không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm, chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất

(5) Chờ đợi: Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi

bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả Thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công chế biến sản phẩm cũng được tính đến Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên

(6) Thao tác: Các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết

của các công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay thậm chí các chuyển động cơ thể không cần thiết hay bất tiện do quy trình thao tác được thiết kế kém làm chậm tốc độ làm việc của công nhân

(7) Gia công thừa: Gia công thừa tức là tiến hành nhiều công việc gia

công hơn mức khách hàng yêu cầu dưới hình thức chất lượng hay công năng của sản phẩm

Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, ở chỗ này, chỗ khác, các doanh nghiệp đều có những biểu hiện của các lãng phí này Việc doanh nghiệp sản xuất nhiều hơn, sớm hơn so với yêu cầu của quá trình tiếp theo là chuyện có thể bắt gặp ở một số nơi Nguyên tắc làm đến đâu dùng đến đó trong quá trình sản xuất, không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được Và trong thao tác sản xuất, các vật liệu, phụ tùng được đặt ở nơi không thích hợp, cần phải đi lại để nhận nó cũng

là một lãng phí khá phổ biến Các loại lãng phí có thể phát sinh trong hoạt động quản lý sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có thể kể tên, thông thường hiện nay đó là:

- Lãng phí phát sinh do tổ chức và bố trí mặt bằng không thuận tiện, gây khó khăn trong qúa trình di chuyển và sản xuất;

- Lãng phí phát sinh do cách đặt đồ vật, cách biểu thị kém làm mất thời gian tìm kiếm các đồ vật, dụng cụ, công cụ phục vụ sản xuất;

- Lãng phí nội tại trong chính bản thân động tác (người lao động có những động tác thừa, chưa chuẩn dẫn đến giảm năng suất);

- Lãng phí phát sinh do quy trình cân bằng kém (như một số bộ phận phải chờ đợi hàng do thiếu nguyên vật liệu, thiếu bán thành phẩm);

- Lãng phí phát sinh khi tạo ra phế phẩm do lơ đễnh (người lao động không tập trung vào công việc, không làm đúng thao tác);

- Lãng phí phát sinh do thiết bị hư hỏng (các thiết bị không được bảo trì, bảo dưỡng đúng kế hoạch dẫn đến hỏng hóc vào thời điểm sản xuất);

- Lãng phí nội tại trong chính bản thân hoạt động, thao tác: một số

hoạt động, thao tác thừa (những động tác này không phát sinh giá trị của sản phẩm);

- Lãng phí phát sinh do chuyển sang sản xuất sản phẩm khác dẫn đến phải vệ sinh, thay khuôn, chuẩn bị nguyên vật liệu khác;

- Lãng phí phát sinh do thiết bị ngừng lặt vặt (hỏng hóc vặt, không dẫn đến dừng hoàn toàn nhưng mất thời gian, công sức để sửa lại );

- Lãng phí do phế phẩm phát sinh do nguyên nhân thiết bị sản xuất cài đặt sai thông số, chạy không ổn định, chập chờn;

- Lãng phí phát sinh do nguyên vật liệu kém phẩm chất (làm lại sản phẩm, chất lượng đầu ra không ổn định, phát sinh nhiều sản phẩm hỏng);

- Lãng phí do phần vứt đi từ nguyên vật liệu Trong một số ngành thì không thể tận dụng được 100% nguyên liệu đầu vào, phần thừa, bavia ;

- Lãng phí phát sinh do nói chuyện điện thoại: tốn tiền điện thoại, sao nhãng và ảnh hưởng đến chất lượng công việc;

- Lãng phí phát sinh do hội họp Hiện nay nhiều vị trí thời gian đi hội họp nhiều hơn thời gian để giải quyết công việc;

- Lãng phí phát sinh do tìm kiếm hồ sơ, thông tin Hồ sơ không được sắp xếp khoa học dẫn đến mất nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm;

- Lãng phí phát sinh do ngưng trệ nghiệp vụ, thông tin Thông tin không được báo cáo, truyền đạt đầy đủ và chính xác tới các bộ phận liên quan;

- Lãng phí phát sinh do phó mặc cho kết quả tự nhiên của thao tác và

nghiệp vụ (lỗi hay không cũng không quan tâm);

- Phí nhân công phát sinh do tăng thêm nhân sự trực tiếp do lãng phí thao tác;

- Phí nhân công phát sinh do phải bố trí cố định nhân sự vì thiết bị hay

bị ngừng lặt vặt hoặc thay thế bổ sung sản phẩm;

- Phí nhân công phát sinh do chưa ứng dụng tự động hóa (khi đó phải

sử dụng nhân công dẫn đến tăng chi phí);

- Lãng phí do khấu hao đầu tư thiết bị nhưng để nằm kho chưa được đưa vào sản xuất;

- Chi phí phát sinh do không thể thu hồi lãng phí nguyên vật liệu từ

nhà cung ứng (phế phẩm);

- Phí nguyên vật liệu phát sinh do không thể mua với giá gốc (mức chênh lệch giá thật sự trên thị trường với mức giá phải trả);

- Phí nhân sự phát sinh do tăng nhân sự gián tiếp (dẫn đến tăng phí nghiệp vụ chi phí văn phòng);

- Phí nhân sự dành cho quá nhiều nhân sự gián tiếp do chưa ứng dụng công nghệ thông tin;

- Chi phí phát sinh do khiếu nại (tiền đền bù khiếu nại, phí nhân sự, phí công tác);

- Chi phí do phát sinh sản phẩm không phù hợp (sửa chữa, làm lại, hạ cấp, vứt bỏ);

- Chi phí phát sinh do mua thừa những sản phẩm hao mòn, mau hỏng;

- Chi phí phát sinh do tồn kho thừa nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, sản phẩm thành phẩm;

- Chi phí phát sinh do đặt gia công ngoài (tồn kho, vận chuyển, chi phí khác)

Nhưng có lẽ lãng phí lớn nhất hiện nay của các doanh nghiệp Việt Nam tập trung vào lãng phí do khuyết tật, đó là việc lãnh phí trong sử dụng nguyên vật liệu Kết quả khảo sát một số ngành công nghiệp, gồm: nhựa, sành sứ, ximăng của Bộ Công Thương năm 2008 cho thấy, các ngành này có thể tiết kiệm năng lượng lên đến 20-30% nếu thực hiện đồng bộ các biện pháp cải tiến kỹ thuật và quản lý Hiện nay, sản xuất công nghiệp chiếm khoảng 40% nhu cầu năng lượng của cả nước, tương đương khoảng 19 triệu tấn dầu quy đổi Nếu chính sách tiết kiệm năng lượng được thắt chặt, ngành công nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 10.000

tỉ đồng mỗi năm

Để loại bỏ những loại lãng phí nêu trên, trước hết phải tìm ra được, nhận diện ra được các lãng phí này trong doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp tiến hành áp dụng Lean sẽ loại bỏ hoặc giảm dần được các lãng phí này Việc loại bỏ hoặc giảm dần các lãng phí này sẽ giảm được chi phí sản xuất và chu trình sản xuất Phân tích nguyên nhân gốc rễ của từng lãng phí này sẽ giúp doanh nghiệp có được công cụ Lean phù hợp để giải quyết các nguyên nhân đã xác định được Ví dụ: Nếu các khoảng thời gian làm ra sảm phẩm lâu và lỡ thời hạn giao hàng là những khâu yếu chính thì khi xác định các lý do tiềm ẩn có thể chú ý tới như: các giai đoạn chuẩn bị cho đơn hàng, thời gian ngừng máy, nghỉ không phép của nhân viên, công nhân, nhà cung ứng giao hàng trễ, các vấn đề chất lượng hoặc sản xuất thừa dẫn tới hàng hóa bị tồn kho

Các công cụ và kỹ thuật khi áp dụng Lean, bao gồm:

- 5S: 5 bước được đưa vào hệ thống nhằm tổ chức nơi làm việc và tiêu chuẩn hóa đều bắt đầu bằng các chữ S: Serri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng;

- Kiểm soát trực quan: tất cả các hoạt động sản xuất, lắp đặt, trang bị

và các chỉ số được đưa lên bảng tin để mọi người có liên quan có thể hiểu ngay được thực trạng của hệ thống;

- Vẽ lưu đồ sản xuất: Nhà máy được thiết kế để có thể vận hành tối ưu;

- Chuẩn hóa công việc;

- Giảm quy mô mẻ sản xuất thử nghiệm: quy mô mẻ hàng tốt nhất là sản xuất một loại hàng, nếu không phù hợp thì giảm quy mô mẻ hàng đó đến mức nhỏ nhất nếu có thể;

- Trọng tâm đặt vào làm việc theo nhóm, cho dù là các nhóm cải tiến hay các nhóm làm việc hàng ngày;

- Chất lượng ngay từ nguồn, việc kiểm tra, kiểm soát quá trình được tiến hành bởi những công nhân sản xuất trực tiếp;

- Nguyên vật liệu, các phụ tùng, thông tin, công cụ, các tiêu chuẩn và quy trình làm việc được giữ nơi mà họ cần;

- Khả năng thay đổi công cụ và thiết bị nhanh chóng, cho phép nhiều loại sản phẩm khác nhau trong các mẻ nhỏ hơn có thể được sản xuất liên tục trên cùng thiết bị