SKKN kế toán: một số phương pháp sắp sếp, lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

SKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁNSKKN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂN UYÊN TRƯỜNG TIỂU HỌC VÀ THCS XÃ TÀ MÍT

THUYẾT MINH SÁNG KIẾN MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ

HỒ SƠ, SỔ SÁCH, CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC VÀ THCS XÃ TÀ MÍT

Tác giả/đồng tác giả: Bùi Cấp Tiến Trình độ chuyên môn: Trung cấp Chức vụ: Nhân viên kế toán Nơi công tác: Trường Tiểu học xã Tà Mít

Tà Mít, Ngày 20 tháng 09 năm 2018

I THÔNG TIN CHUNG

1 Tên sáng kiến: Một số phương pháp trong sắp xếp và quản lý, lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít.

2 Tác giả

Họ và tên: Bùi Cấp Tiến

Năm sinh: 29/06/1980

Nơi thường trú: Tổ dân phố 7- thị trấn Tân Uyên- huyện Tân Uyên- tỉnh Lai Châu

Trình độ chuyên môn: Trung cấp kế toán

Chức vụ công tác: Nhân viên kế toán

Nơi làm việc: Trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít

Điện thoại: 0974.908.671

3 Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán trường học.

4 Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 01 tháng 01 năm 2018

5 Đơn vị áp dụng sáng kiến:

Tên đơn vị: Trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít

Địa chỉ: Xã Tà Mít huyện Tân Uyên tỉnh Lai Châu

II NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1 Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:

a Cơ sở lý luận:

Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các yếu tố quan trọng, phản ánh tình hình thu - chi trong một cơ quan, đơn vị Đồng thời nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính

Từ đó là căn cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục

vụ cho công tác giảng dạy của đơn vị trường học Qua đó nhằm thúc đẩy cho

quá trình hoạt động của đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục phát triển hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh xã hội công bằng, dân chủ, văn minh

Nghị Định số: 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 về việc ban hành chế

độ lưu trữ tài liệu kế toán đã nêu rõ: “Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy

tờ có giá trị pháp lí về kế toán bao gồm:

- Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

- Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm

- Các tài liệu khác liên quan đến công tác kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán, các tài liệu khác

có liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước, các tài liệu liên quan đến kiểm kê, biên bản định giá,…các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra, kiểm toán, thanh tra

Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu 5 năm, 20 năm và trên 20 năm tùy thuộc vào từng loại tài liệu kế toán

b, Cơ sở thực tiễn

Trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít là một trong những đơn vị trường học thuộc vùng đặc biệt khó khăn nhất trong toàn huyện, điều kiện dạy học của giáo viên và học sinh nơi đây còn gặp rất nhiều khó khăn, bộn bề từ đường đi đến điều kiện sinh hoạt cũng như các trang thiết bị vật chất khác Để thúc đẩy quá trình giáo dục tại xã Tà Mít, một trong những yếu tố hàng đầu được lãnh đạo cấp trên đặc biệt quan tâm đó là chế độ ưu đãi đối với các cán bộ giáo viên, nhân viên cũng như các chế độ hỗ trợ học sinh theo quy định Và để đảm bảo tốt

về mặt tài chính chi lương và các chế độ cho giáo viên, nhân viên thì việc lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị là rất quan trọng bởi như chúng ta

đã biết chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán sẽ biết được

thực trạng hoạt động của đơn vị đó, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán và cũng là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương cũng như các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được kịp thời đầy đủ và đúng quy định

Việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở các cơ quan đơn vị, nhất là các huyện vùng sâu, vùng xa còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở vật chất Nhưng việc quản lý và sử dụng bảo quản tốt chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị có ý nghĩa

to lớn và thiết thực vừa thực hiện được tốt công việc của người kế toán, vừa giúp cho lãnh đạo được yên tâm trong việc quản lí và điều hành đơn vị Ngược lại sắp xếp và quản lý lưu trữ chứng từ kế toán lộn xộn, không khoa học, không theo quy định sẽ hạn chế hiệu quả hoạt động quản lý, làm giảm kết quả công tác chỉ đạo điều hành ngân sách của hiệu trưởng, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tài chính của nhà trường

Theo quy định, thì viên chức kế toán không làm việc liên tục nhiều năm liền trong một đơn vị, vì thế nếu công việc sắp xếp và quản lý lưu trữ hồ sơ tài chính không khoa học sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và tiếp nhận hồ sơ cho người mới Đồng thời, chứng từ sổ sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài Vì mục đích đó tôi chọn đề tài:Một số kinh nghiệm trong sắp xếp và quản lý lưu trữ hồ sơ tài chính, kế toán tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít.

2 Phạm vi triển khai thực hiện: Tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít.

3 Mô tả sáng kiến:

a Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến:

Trước đây, tất cả những văn bản, chứng từ liên quan đến công tác kế toán đều được sắp xếp gọn gàng theo thứ tự thời gian rồi xếp tất cả vào trong thùng

cất đi, nhưng mỗi khi cần tìm một loại giấy tờ nào đó thì mất rất nhiều thời gian

để giở lại tìm kiếm Vì thế theo sự tư vấn góp ý của Ban giám hiệu nhà trường, tôi quyết định sắp xếp lại việc bảo quản lưu trữ các hồ sơ kế toán của mình sao cho khoa học, gọn gàng nhất

* Tên giải pháp:Một số kinh nghiệm trong sắp xếp và quản lý lưu trữ

hồ sơ tài chính, kế toán tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít.

* Ưu điểm

- Tiết kiệm được thời gian và diện tích nơi làm việc

* Nhược điểm:

Nếu sắp xếp không ngăn nắp, bừa bãi sẽ gây mất nhiều thời gian tìm hồ

sơ, tài liệu cần thiết khi có đoàn kiểm tra hoặc bất cứ một chứng từ nào khi cấp trên yêu cầu, kể cả việc công khai tài chính hàng quý, năm tại đơn vị nhà trường

Từ đó gây tốn thời gian, cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bản thân người kế toán

b Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến:

* Giải pháp thứ nhất: Kế toán cần xây dựng kế hoạch sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị

* Mục tiêu:

Giúp cho người kế toán bố trí hợp lí nơi làm việc, giúp không gian phòng làm việc thoáng đãng, ngăn nắp, gọn gàng hơn, từ đó người kế toán chủ động trong mọi công việc, chuyên môn nghiệp vụ dần được nâng cao tạo niềm tin đối với đồng nghiệp và cấp trên

* Cách thức thực hiện:

- Phân loại hồ sơ cần lưu trữ: Trước khi mang toàn bộ hồ sơ, chứng từ sổ sách kế toán đi lưu trữ, kế toán cần phân loại cụ thể hồ sơ theo các nhóm cụ thể, tránh lưu trữ chung tất cả các hồ sơ trong một chỗ

+ Nhóm chứng từ kế toán: Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các quyết

định phân bổ, Ví dụ: Giấy rút dự toán , bảng kê chứng từ, phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn tài chính,

+ Nhóm sổ sách: Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo từng nguồn, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán,

+ Nhóm báo cáo tài chính (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc, bảo hiểm xã hội)

Những hồ sơ kế toán nói trên trước khi sắp xếp, lưu trữ cần kiểm tra lại tất

cả các thông tin một cách cụ thể: Chữ kí, đóng dấu của thủ trưởng đơn vị

* Giải pháp thứ hai: Lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán ở đơn vị

* Mục tiêu: Lưu trữ đầy đủ, khoa học các chứng từ, sổ sách kế toán; Tiết kiệm thời gian khi cần tìm kiếm và tiết kiệm diện tích nơi làm việc

* Cách thực hiện:

- Đối với nhóm chứng từ: Tập hợp tất cả các quyết định phân bổ dự toán

từ đầu năm mà Phòng giáo dục đã giao theo thứ tự thời gian trước sau rồi tổng hợp lại kẹp trong hồ sơ có ghi nhãn mác bên ngoài sau đó đặt đúng nơi đã quy định

+ Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách Nhà nước: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng năm; Kết thúc quý thì lập bảng kê chứng từ gốc cùng loại Cuối năm tổng hợp lên một bảng tổng hợp rút tiền bao nhiêu theo mẫu:

STT Ngày, tháng,

năm

Nội dung Số tiền rút Ghi chú

Cuối dòng là cột tổng cộng Sau đó kẹp vào bìa cứng theo mẫu

+ Chi lương: Lập chứng từ ghi sổ các khoản chi lương, truy lĩnh lương theo từng tháng, từng quý, cả năm có phụ lục đính kèm Sau đó tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu rồi đóng bìa cứng theo mẫu

+ Chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp: Tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo từng quý trong năm Cuối năm tổng hợp chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo mẫu:

STT Ngày, tháng,

năm

1 05/02/2018

Giẩy rút DT CK lương và các khoản phụ cấp theo lương tháng 1,2/2018

253.968.100

2 05/02/2018

Giẩy rút DT CK BHXH tháng 01,02/2018

38.256.600

Cuối dòng có cột tổng hợp cả năm Sau đó đóng vào bìa cứng theo mẫu + Chuyển công tác phí: Tập hợp tất cả các giấy tờ liên quan đến công tác phí của cá nhân đi công tác theo công văn của Phòng, sắp xếp lại theo từng tháng, quý, cuối năm tổng hợp chế độ công tác phí cả năm của toàn trường

STT Ngày, tháng,

năm

1 29/03/2018

Giẩy rút DT CK công tác phí quý

I năm 2018

42.199.400

Cuối dòng có cột tổng hợp cả năm Sau đó đóng vào bìa cứng theo mẫu + Chứng từ nộp vào kho bạc: Tất cả các giấy tờ nộp tiền vào kho bạc ở các quý cũng tổng hợp lại Cuối năm có bảng tổng hợp nộp tiền theo mẫu:

Cuối dòng có cột tổng hợp cả năm Sau đó đóng vào bìa cứng theo mẫu

- Nhóm sổ sách: Hầu như các sổ sách bây giờ đều làm trên máy, nên tôi sẽ

in ra theo từng kì, đóng quyển, xin xác nhận của thủ trưởng đơn vị rồi tập hợp các sổ sách theo từng loại xếp ngay ngắn vào kẹp hồ sơ có ghi nhãn bên ngoài

để dễ tìm kiếm

- Nhóm báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập định kì theo từng quý, tổng kết năm phải rõ ràng, đầy đủ và sắp xếp theo trình tự:

+ Bảng cân đối tài khoản

+ Tổng kinh phí đã sử dụng

+ Báo cáo chi tiết kinh phí đã hoạt động

+ Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại kho bạc nhà nước

Tất cả cho vào kẹp hồ sơ để lưu trữ theo quy định

Sau đó, với từng nhóm hồ sơ đã phân loại, sắp xếp cụ thể, khoa học theo từng kẹp, kế toán sẽ cho vào từng ngăn tủ (hoặc thùng), đóng lại, có ghi tên và

kê gọn vào trong phòng làm việc

* Giải pháp thứ ba: Quản lý các chứng từ, sổ sách kế toán được lưu trữ tại đơn vị:

* Mục tiêu: Đảm bảo sự an toàn, nguyên vẹn các chứng từ, sổ sách ké toán được lưu trữ tại đợn vị Không bị mất mát hay mối mọt xâm hại

* Cách thực hiện:

+ Hàng tháng, quí, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ

Hàng quí, kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn thận Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp lãnh đạo

4 Hiệu quả của sáng kiến đem lại:

Sau khi thực hiện các giải pháp trên, tôi đã thu được các kết quả như sau:

- Không gian nơi làm việc thoáng, ngăn nắp, sạch sẽ hơn

- Bản thân đỡ vất vả khi cần tìm một chứng từ kế toán nào đó mà Hiệu trưởng yêu cầu để tra cứu trong việc chi một hoạt động nào đó giữa năm hay một năm khác

- Khi có đoàn thanh tra của các cấp về vấn đề tài chính bất kì năm nào, loại chứng từ nào thì cũng dễ dàng tìm kiếm phục vụ công tác kiểm tra chính xác, đảm bảo yêu cầu, tiết kiệm thời gian, công sức cho tất cả mọi người

- Bản thân rèn được cho mình tính gọn gàng, ngăn nắp, tiết kiệm thời gian tham gia các hoạt động khác

5 Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến

Với kết quả đã đạt được, tôi thấy sáng kiến này có thể áp dụng được cho các kế toán trong quá trình sắp xếp, bảo quản và lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán tại đơn vị mình công tác, nhất là những đơn vị trường còn khó khăn về cơ

sở vật chất, chưa đủ điều kiện để xây phòng làm việc có diện tích lớn, riêng biệt; ngoài ra làm tốt công việc này sẽ là một sự rèn luyện cho bản thân tạo nên những phẩm chất quý báu của người làm kế toán đó là tính cẩn thận, gọn gàng, sạch sẽ

6 Các thông tin cần được bảo mật: Không

7 Kiến nghị, đề xuất:

- Được Lãnh đạo cấp trên quan tâm, đầu tư thêm các trang thiết bị vật chất trực tiếp phục vụ cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ chứng từ kế toán tại đơn vị

- Người kế toán phải xác định được tầm quan trọng của chứng từ, sổ sách

kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi

- Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui liên quan đến công tác kế toán

- Kế toán phải phối hợp tốt với các bộ phận của Phòng Giáo dục & Đào tạo nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành sớm nhất và có hiệu quả cao nhất

- Kế toán phải có kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua đó nắm được lộ trình hoạt động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được giao

Tóm lại: Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở một cơ quan đơn vị rất quan trọng của người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu -chi tài chính có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, và tạo điều kiện cho cơ quan đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao phó

8 Tài liệu kèm: Không

Trên đây là nội dung, hiệu quả do chính tôi thực hiện không sao chép hoặc vi phạm bản quyền

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ

ÁP DỤNG SÁNG KIẾN

TÁC GIẢ SÁNG KIẾN

Bùi Cấp Tiến

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tà Mít, ngày 20 tháng 09 năm 2018

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ

Kính gửi: Hội đồng khoa học cấp trường

Họ và tê: Bùi Cấp Tiến

Ngày tháng năm sinh: 29/06/1980

Nơi công tác: Trường Tiểu học xã Tà Mít

Chức danh: Nhân viên kế toán

Trình độ chuyên môn: Trung cấp

Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100%

Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: Một số kinh nghiệm trong sắp xếp và quản lý lưu trữ hồ sơ tài chính, kế toán tại trường Tiểu học và THCS xã Tà Mít.

- Cơ sở được yêu cầu công nhận sáng kiến: Trường Tiểu học và THCS xã

Tà Mít

- Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Kế toán

- Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: 01/01/2018

- Mô tả bản chất của sáng kiến: Ý thức được vai trò quan trọng của hồ sơ chứng từ kế toán trong việc công khai hoạt động thu chi của đơn vị trường học nơi mình công tác, đặc biệt đối với đơn vị trường tiểu học và THCS xã Tà Mít – một trường học thuộc xã còn khó khăn của huyện Tân Uyên thì việc bảo quản chững từ hồ sơ kế toán lại càng quan trọng bởi qua những chứng từ ấy mà lãnh đạo cấp trên theo dõi, kiểm tra được hoạt động thu chi của đơn vị trường, năm bắt được các chế độ của giáo viên và học sinh đã được hưởng theo quy định để

có những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết (ví dụ như theo dõi về thời gian hưởng thu hút và trợ cấp lần đầu của một giáo viên, nhân viên trong đơn vị