Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Ứng dựng công nghệ thông tin trong phương pháp chứng từ kế toán

Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Ứng dựng công nghệ thông tin trong phương pháp chứng từ kế toán.Mục Lục1. Lời mở đầu2. Cơ sở lý luận3. quy trình lập và luân chuyển một số loại hóa đơn trong doanh nghiệp 3.1. Hóa đơn xuất kho 3.2. Hóa đơn bán hàng thông thường4. Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân chuyển hóa đơn trong doanh nghiệp 4.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện nay 4.2 Hóa đơn điện tử 4.3 Ứng dụng quản lý hóa đơn BRAVO5. Kết luận 1. Lời mở đầuNền kinh tế của chúng ta đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp, công ty mọc lên như “nấm sau mưa”, sự cạnh tranh để tồn tại giữa các doanh nghiệp cũng trở nên gay gắt hơn. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình những giải pháp tốt nhất để có thể tồn tại và ngày càng phát triển. Để làm được những điều đó nhất định phải có một đội ngũ nhân viên có năng lực, nhất là một kế toán giỏi để có thể cân bằng tình hình tài chính cho công ty của mình.Trong mọi doanh nghiệp từ tư nhân đến doanh nghiệp nhà nước đều cần đến vị trí kế toán để thu thập, xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính cũng như tình hình hoạt động của công ty. Vai trò của bộ máy kế toán trong doanh nghiệp rất quan trọng và cần thiết. Doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có kế toán, vì vậy chúng ta không được xem nhẹ bộ phận cốt yếu này.Một trong những phương pháp thông dụng và có vai trò quan trọng trong quá trình kế toán của doanh nghiệp trong kế toán là phương pháp chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán lại có vai trò đặc biệt quan trọng trong phương pháp này. Ngày nay trước yêu cầu và áp lực công việc tăng cao, việc áp dụng công nghệ thông tin trong các quy trình kế toán trong đó quy trình lập và luân chuyển các chứng từ kế toán là bắt buộc và ngày càng quan trọng. Để tìm hiểu rõ về chứng từ và phương pháp chứng từ kế toán, đồng thời tìm hiểu về các ứng dụng của công nghệ thông tin trong quy trình này, nhóm 4 nghiên cứu đề tài Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Một số ứng dụng công nghệ thông tin trong phương pháp chứng từ kế toán2. Cơ sở lý thuyết 2.1. Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ kế toán Chứng từ kế toánchứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phương pháp chứng từ kế toánPhương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thười gian và địa điểm phát sinh vào các văn bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển để phục vụ công tác quản lý và kế toán. 2.2. Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toánQuy trình luân chuyển chứng từ là gì?Luân chuyển chứng từ là một quá trình vận động liên tục của chứng từ, kể từ lúc lập chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến kết thúc nghiệp vụ phát sinh và đưa chứng từ vào khâu lưu trữ, bảo quản.Việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh, tránh, giảm thiểu những tổn thất về tài chính.Quy trình luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải thiết lập các mối liên hệ giữa các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp: thống nhất về biểu mẫu, thời gian cung cấp thông tin, phản hồi ... phải được thực hiện một cách nghiêm túc, bình đẳng của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ. Đây chính là bốn bước trong quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên Hình 2.1. Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:

Đề tài : Quy trình lập luân chuyển số chứng từ kế toán doanh nghiệp ứng dựng công nghệ thông tin phương pháp chứng từ kế toán Mục Lục Lời mở đầu Cơ sở lý luận quy trình lập luân chuyển số loại hóa đơn doanh nghiệp 3.1 Hóa đơn xuất kho 3.2 Hóa đơn bán hàng thơng thường Một số ứng dụng công nghệ thông tin lập luân chuyển hóa đơn doanh nghiệp 4.1 Vai trò thực trạng ứng dụng cơng nghệ doanh nghiệp 4.2 Hóa đơn điện tử 4.3 Ứng dụng quản lý hóa đơn BRAVO Kết luận Lời mở đầu Nền kinh tế đà phát triển, doanh nghiệp, công ty mọc lên “nấm sau mưa”, cạnh tranh để tồn doanh nghiệp trở nên gay gắt Vì mà doanh nghiệp phải tìm cho giải pháp tốt để tồn ngày phát triển Để làm điều định phải có đội ngũ nhân viên có lực, kế tốn giỏi để cân tình hình tài cho cơng ty Trong doanh nghiệp từ tư nhân đến doanh nghiệp nhà nước cần đến vị trí kế tốn để thu thập, xử lý vấn đề liên quan đến tài tình hình hoạt động cơng ty Vai trò máy kế toán doanh nghiệp quan trọng cần thiết Doanh nghiệp tồn kế tốn, khơng xem nhẹ phận cốt yếu Một phương pháp thơng dụng có vai trò quan trọng q trình kế tốn doanh nghiệp kế tốn phương pháp chứng từ kế toán, chứng từ kế tốn lại có vai trò đặc biệt quan trọng phương pháp Ngày trước yêu cầu áp lực công việc tăng cao, việc áp dụng công nghệ thơng tin quy trình kế tốn quy trình lập ln chuyển chứng từ kế toán bắt buộc ngày quan trọng Để tìm hiểu rõ chứng từ phương pháp chứng từ kế tốn, đồng thời tìm hiểu ứng dụng cơng nghệ thơng tin quy trình này, nhóm nghiên cứu đề tài "Quy trình lập luân chuyển số chứng từ kế toán doanh nghiệp Một số ứng dụng công nghệ thông tin phương pháp chứng từ kế toán" Cơ sở lý thuyết 2.1 Chứng từ kế toán phương pháp chứng từ kế toán * Chứng từ kế toán chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh thực hoàn thành làm ghi sổ kế toán * Phương pháp chứng từ kế toán Phương pháp chứng từ kế toán phương pháp kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành theo thười gian địa điểm phát sinh vào văn chứng từ kế toán tổ chức xử lý, luân chuyển để phục vụ cơng tác quản lý kế tốn 2.2 Cách lập ln chuyển chứng từ kế tốn Quy trình luân chuyển chứng từ gì? Luân chuyển chứng từ trình vận động liên tục chứng từ, kể từ lúc lập chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết thúc nghiệp vụ phát sinh đưa chứng từ vào khâu lưu trữ, bảo quản Việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý hay khơng ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin kế tốn doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh, tránh, giảm thiểu tổn thất tài Quy trình ln chuyển chứng từ đòi hỏi phải thiết lập mối liên hệ phòng ban nội doanh nghiệp: thống biểu mẫu, thời gian cung cấp thông tin, phản hồi phải thực cách nghiêm túc, bình đẳng tất thành viên doanh nghiệp Chứng từ kế toán lập thu nhận từ bên ngồi, sau chuyển đến phận kế tốn đơn vị có liên quan, kiểm tra sử dụng làm ghi sổ, cuối lưu trữ, bảo quản sau hết thời hạn lưu trữ theo quy định loại chứng từ, huỷ Đây bốn bước quy trình ln chuyển chứng từ thể Hình 2.1 Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số Thứ hai, chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội dung tính pháp lý tất liên chứng từ Thứ ba, chứng từ kế toán lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán Thứ tư, chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng thay chữ ký người phụ trách kế toán đơn vị Người phụ trách kế tốn phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc người uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký ngân hàng Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế toán trưởng Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) không ký “thừa uỷ quyền” người đứng đầu doanh nghiệp Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký Những cá nhân có quyền uỷ quyền ký chứng từ, khơng ký chứng từ kế tốn chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, tất chứng từ kế toán doanh nghiệp lập từ bên chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế tốn kiểm tra chứng từ kế tốn sau kiểm tra xác minh tính pháp lý chứng từ dùng chứng từ để ghi sổ kế tốn Thứ hai, nội dung cần kiểm tra chứng từ bao gồm: (1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế tốn; (2) kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với tài liệu khác có liên quan; (3) kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế toán Thứ ba, kiểm tra chứng từ kế tốn phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Chẳng hạn kiểm tra Phiếu chi phát có vi phạm chế độ, kế tốn khơng xuất quỹ Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, chứng từ kế toán lập không thủ tục, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ Thứ hai, sau kiểm tra, nhân viên kế tốn thực việc tính giá chứng từ ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ Thứ ba, chứng từ kế toán kiểm tra hoàn chỉnh sử dụng để làm ghi sổ Đối với bước bảo quản, lưu trữ huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý: Thứ nhất, chứng từ kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế tốn Thứ tư, người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế tốn, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính; b) Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) ý nghĩa quan Lưu trữ vĩnh viễn chứng từ kế tốn có tính sử liệu, có trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng Thứ năm, quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ tịch thu quan nhà nước có thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ bị tịch thu ký tên, đóng dấu Thứ sáu, quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế tốn bị niêm phong ký tên, đóng dấu Ngoài ra, sử dụng, quản lý, in phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý: Một là, tất doanh nghiệp phải sử dụng thống mẫu chứng từ kế toán quy định chế độ kế tốn Trong q trình thực hiện, doanh nghiệp không sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc giấy tờ có giá phải quản lý tiền Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc Bộ Tài đơn vị Bộ Tài uỷ quyền in phát hành Đơn vị uỷ quyền in phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in theo mẫu quy định, số lượng phép in cho loại chứng từ phải chấp hành quy định quản lý ấn Bộ Tài Bốn là, biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, doanh nghiệp mua sẵn tự thiết kế mẫu, tự in, phải đảm bảo nội dung chủ yếu chứng từ quy định Điều 17 Luật Kế tốn Quy trình lập ln chuyển số chứng từ 3.1 Quy trình lập luân chuyển phiếu xuất kho Phiếu xuất kho gọi chứng từ thức chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế xuất kho loại hàng tồn , kế tốn người phụ trách viết mốn xuất vật tư, sản phẩm , hàng hoá Khi xuất kho phải vào nguyên ngân xuất thông qua chúng từ nguồn gồm : Lệnh xuất kho, Phiếu xin lĩnh vật tư, Hoá đơn bán hàng, Hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, • Cách lập phiếu xuất kho Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ tên chứng từ ,số phiếu ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý xuất kho, tên kho xuất Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi hóa đơn) Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi hóa đơn) Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua) Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn) Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu người (bộ phận) sử dụng chứng từ (hóa đơn lệnh xuất) Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho số lượng yêu cầu) Cột 3: Giá xuất kho giá chưa có thuế cho đơn vị hàng hóa Cột 4: Thành tiền (Bằng đơn giá nhân với số lượng) Dòng cộng: Cộng giá trị phiếu xuất cho cột số lượng, đơn giá, thành tiền Dòng số viết chữ: Ghi diễn giải chữ tổng số tiền cột thành tiền phiếu xuất kho Phiếu xuất kho phận kho phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản lý quy định loại doanh nghiệp), lập thành liên Sau lập phiếu xong, người lập phiếu kế toán trưởng ký chuyển cho Giám đốc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng Sau xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, người nhận hàng ký ghi rõ họ tên vào phiếu Liên 1: Lưu phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau chuyển cho kế tốn ghi vào sổ kế toán Liên 3: Giao cho người nhận hàng (Mẫu phiếu xuất kho) • Quy trình ln chuyển phiếu xuất kho Bước : Người có nhu cầu vật tư, sản phẩm, hàng hoá, lập giấy xin xuất lệnh xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá, Bước : Chuyển cho chủ doanh nghiệp, giám đốc người phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất Bước : Phụ trách phận kế toán vật tư vào đề nghị xuất lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho Bước : Chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho tiến hành xuất vật tư , sản phẩm,hàng hoá, sau kí vào Phiếu xuất kho giao chúng từ cho Kế toán vật tư Bước : Khi nhận phiếu xuất kho, kế toán vật tư chuyển cho Kết tốn trưởng kí duyệt chứng từ ghi sổ kế tốn Bước 6: Trình theo phiếu xuất kho cho Thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường trình ký định kỳ, chứng từ đợc duyệt xuất từ đầu nên Thủ trưởng kiểm tra lại ký duyệt Bước : Kế toán vật tư tiến hàng bảo quản lưu giữ chứng từ (Sơ đồ quy trình xuất kho vật tư, hành hoá, sản phẩm, ) * Phiếu xuất kho CTCP sách MCBooks 3.2 Quy trình lập luân chuyển hóa đơn bán hàng thơng thường Theo Thơng tư 153/2010/TT-BTC Hoá đơn bán hàng hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nội địa dành cho tổ chức, cá nhân khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp *Cách lập hóa đơn bán hàng Khi lập hóa đơn bán hàng phải ghi rõ - Tên gọi - Số hóa đơn - Ngày, tháng, năm lập hóa đơn - Tên, địa cá nhân, đơn vị lập nhận hóa đơn - Nội dung tóm tắt hóa đơn bán hàng: + Cột "STT" : ghi số thứ tự mặt hàng Lưu ý: mặt hàng ghi " 01", mặt hàng 01 có tên hàng hóa dài phải ghi xuống dòng thứ số thứ tự mặt hàng số 02 ghi dòng thứ + Cột "Tên hàng hóa, dịch vụ" ghi đầy đủ tên mặt hàng lúc nhập ( hàng hóa) Trường hợp người bán quy định mã hàng hố, dịch vụ để quản lý ghi hoá đơn phải ghi mã hàng hoá tên hàng hố + Cột "Đơn vị tính" : Nhập vào đơn vị tính xuất phải viết Chú ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ hóa đơn khơng thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” ( Theo khoản - điều TT 119/2014/TT-BTC) + Cột "Số lượng": ghi số lượng hàng hóa bán + Cột "Đơn giá" : viết giá bán có thuế GTGT + Cột "Thành tiền" ghi tổng giá trị đơn giá X Số lượng Thơng thường tờ hóa đơn có 10 dòng, khơng ghi hết dòng hóa đơn, kế tốn phải gạch chéo phần lại Chú ý gạch chéo tất tiêu từ cột " STT" đến cột "Thành Tiền" + Dòng " Tổng cộng tiền toán" = " Cộng tiền hàng" + " Tiền thuế GTGT" + Dòng " Số tiền viết chữ": kế toán ghi diễn giải số tiền dòng " Tổng cộng tiền tốn" Lưu ý: Đồng tiền ghi hoá đơn: Đồng tiền ghi hoá đơn đồng Việt Nam Trường hợp người bán bán hàng thu ngoại tệ theo quy định pháp luật, tổng số tiền toán ghi nguyên tệ, phần chữ ghi tiếng Việt Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn la Mỹ - Chữ ký người mua hàng, người bán hàng *Quy trình ln chuyển hóa đơn bán hàng Bước 1: Kiểm tra hóa đơn bán hàng - Nhân viên kế tốn kiểm tra yếu tố bắt buộc có đầy đủ, rõ hàng hay khơng Bước 2: Hồn chỉnh hóa đơn bán hàng - Nhân viên kế toán bổ sung thông tin cần thiết khác phục vụ cho việc phân loại, ghi chép Bước 3: Chuyển giao, sử dụng hóa đơn bán hàng - Hóa đơn chuyển cho kế tốn chịu trách nhiệm ghi chép theo trình tự định Bước 4: Bảo quản, lưu trữ hóa đơn bán hàng - Hóa đơn xếp theo nhóm có nội dung kinh tế theo thứ tự ngày tháng Bước 5: Hủy hóa đơn bán hàng Một số ứng dụng công nghệ thông tin lập ln chuyển hóa đơn doanh nghiệp 4.1 Vai trò thực trạng ứng dụng CNTT vào kế toán doanh nghiệp Theo kết điều tra năm gần đây, tỷ trọng đầu tư cho CNTT doanh nghiệp cho thấy doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng chiếm 59,5%, chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho internet website chiếm 12,7%; dịch vụ chiếm 9,8%; đào tạo 4,8% phụ kiện 1,8% Theo ômg Nguyễn Trí Thanh “ tỷ lệ đầu tư cho thấy bất hợp lí chi tiêu cho phần cứng phần mềm so với tỷ lệ chung giới Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo thấp để nâng cao kĩ CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp.” Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%, đa số phần mềm kế tốn, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Thị trường phần mềm kế toán dường đa dạng top 10 phần mềm kế tốn thơng dụng chiếm 35% thị phần Một cơng trình khảo sát 200 doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam việc sử dụng phần mềm kế tốn cho ta thấy tỷ lệ sau: • Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48% • Th công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24% • Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm 21% • Còn lại 7% doanh nghiệp khơng sử dụng phần mềm kế tốn; Thực tế cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm doanh nghiệp sơ khai, ngồi phần mềm kế tốn, phần mềm sử dụng phổ biến phần mềm văn phòng Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau ứng dụng Internet lướt Web hay thư điiện tử Đa số doanh nghiệp tỏ lưỡng lự đầu tư vào phần mềm quản lí Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chiếm 1,1%, ngành sản xuất đứng đầu ứng dụng ERP Các doanh nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ cơng chưa tính tốn thấu đáo khả đầu tư vào gói phần mềm quản lý Hiện tại, việc áp dụng tin học quản lý tài kế toán bao quát hầu hết hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ cơng việc cán nghiệp vụ, tăng khối lượng cơng việc hồn thành, tạo thuận lợi cho hoạt động tác nghiệp phát huy hiệu tốt Tuy nhiên, đa phần ứng dụng doanh nghiệp tồn số bất cập sau: • Áp dụng tin học dừng mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay phần lao động thủ cơng • Xét khả đáp ứng việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh doanh tại, số lĩnh vực nhiều yếu + Chưa cung cấp thơng tin mang tính hỗ trợ định cho Lãnh đạo + Các hệ thống mang tính độc lập hệ thống, mức độ liên kết chia sẻ, trao đổi liệu chưa cao Những vấn đề nêu có số nguyên nhân chủ quan khách quan sau: • Việc triển khai hệ thống quản ký tài kế tốn phụ thuộc nhiều vào việc cải tiến quy trình nghiệp vụ, quy trình nghiệp vụ chưa chuẩn hóa thiếu liên kết lĩnh vực khác nhau, việc áp dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực, mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý ứng dụng chưa cao • Giữa việc hoạch định sách xây dựng mơ hình áp dụng tin học chưa đồng với nhau, đặc biệt thiếu quy hoạch, định hướng cụ thể cho lĩnh vực quản lý • Hạ tầng kĩ thuật chưa đáp ứng nhu cầu quản lý chưa quan tâm đầu tư đồng • Đội ngũ cán phục vụ trực tiếp cho cơng tác CNTT thiếu, hầu hết cán kiêm nhiệm tổ chức đội ngũ chưa quan tâm mức nên hiệu triển khai chưa cao Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, máy cồng kềnh hơn, hiệu kinh doanh đòi hỏi cao hay doanh nghiệp lên sàn chứng khốn lúc việc áp dụng tin học quản lý tài chính, kế toán cần phải quan tâm hàng đầu bên cạnh nhiều thách thức nảy sinh đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cách khắc phục 4.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin quy trình lập hóa đơn 4.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử) * Khái niệm: Phần mềm hóa đơn tự in hay gọi phần mềm hóa đơn điện tử ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động in – xuất hóa đơn doanh nghiệp Cũng ứng dụng giao dịch đơn giản khác thương mại, với phần mềm hóa đơn tự in, người chịu trách nhiệm hóa đơn cần nhập liệu thông số cần thiết thực thao tác định sẵn Để sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp không cần phải tốn nhiều thời gian, công sức cho việc đăng ký, phát hành hóa đơn theo cách thức cũ Thêm vào đó, chi phí cho q trình in – xuất giảm đáng kể hình thức vận chuyển hóa đơn cơng nghệ hóa với đa dạng phương thức như: chuyển hóa đơn qua email, fax hay tin nhắn điện thoại * Bao gồm : • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn • Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán • Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hố, dịch vụ; thành tiền ghi số chữ Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngồi dòng đơn giá giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải tốn ghi số chữ • Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật người bán; ngày, tháng năm lập gửi hóa đơn Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật người mua trường hợp người mua đơn vị kế tốn… * Mục đích lợi ích Quản lý hóa đơn xuất, hóa đơn đến Thay phải đầu tư nhân ngồi tổng hợp, ghi chép hoạt động giao dịch hóa đơn đây, với phần mềm hóa đơn tự in, phần kế tốn không cần phải thực thao tác thủ công Tất hoạt động trao đổi, mua bán có phát sinh hóa đơn phần mềm lưu lại cách hệ thống, rõ ràng Do vậy, bạn bận tâm việc kiểm kê hay lo lắng thiếu sót hóa đơn doanh nghiệp Dễ dàng tra cứu thơng tin hóa đơn Nhờ tính lưu lại tất liệu phần mềm cách hệ thống, rõ ràng, người phụ trách dễ dàng tra cứu, kiểm kê thơng tin nhanh chóng xác Việc làm không giúp tiết kiệm thời gian cho nhân thực mà giúp tiết kiệm khoản chi phí đáng kể cho cơng tác lưu trữ hóa đơn đơn vị Lưu giữ hóa đơn an tồn, bảo mật Vì lưu trữ hệ thống điện tử, hóa đơn giao dịch khơng thể bị mát, hỏng hóc xảy cố Đồng thời, phần mềm hóa đơn mã hóa hệ thống riêng doanh nghiệp, tránh việc lộ thơng tin hóa đơn cần bảo mật Ngồi hóa đơn tự in mang lại nhiều lợi ích khác như: • Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn • Thuận tiện cho việc hạch tốn kế tốn, quản trị kinh doanh, đối chiếu liệu • Thông qua phương tiện điện tử nên thời gian giao dịch rút ngắn • Hóa đơn điện tử góp phần đại hóa cơng tác quản trị doanh nghiệp góp phần bảo vệ mơi trường * Những điều kiện cần đủ để khởi tạo sử dụng hóa đơn điện tử − Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện thực giao dịch điện tử khai thuế với quan thuế; tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng – Có địa điểm, đường truyền tải thơng tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản lưu trữ hóa đơn điện tử – Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả tương xứng với yêu cầu để thực việc khởi tạo, lập, sử dụng , bảo quản lưu trữ hóa đơn điện tử – Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả tương xứng với yêu cầu để thực việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định – Có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật – Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tự động chuyển vào phần mềm (hoặc sở liệu) kế tốn thời điểm lập hóa đơn – Có quy trình lưu liệu, khôi phục liệu, lưu trữ liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu chất lượng lưu trữ bao gồm: + Hệ thống lưu trữ liệu phải đáp ứng chứng minh tương thích với chuẩn mực hệ thống lưu trữ liệu; + Có quy trình lưu phục hồi liệu hệ thống gặp cố, đảm bảo lưu liệu hóa đơn điện tử vật mang tin lưu trực tuyến toàn liệu VD: Ứng dụng E- Voice giúp sử dụng hóa đơn điện tử đóng thuế 4.2.2 Một số phần mềm quản lý hóa đơn Phần mềm quản lý BRAVO *Tổng quan: Hỗ trợ thực công việc kiểm sốt tồn quy trình bán lẻ cửa hàng, quầy hàng… nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hệ hống phân phối bán lẻ sản phẩm hàng hóa Hỗ trợ tác nghiệp: Phòng kinh doanh, (chuỗi cửa hàng, gian hàng, điểm bán hàng…) Bộ phận kế toán, phận Quản lý kho, Ban Lãnh đạo doanh nghiệp * Những điểm chính: -Thiết lập danh sách máy tính (các quầy, cửa hàng), nhân viên tham gia bán lẻ Khai báo phân quyền kiểm sốt thao tác nhân viên bán lẻ (khơng cho phép sửa đổi giá, sửa đổi giao dịch bán… tránh gian lận làm việc) -Lập in phiếu mở phiên (quầy), biên giao tiền Có tính tự động mở phiên giao dịch -Lập in giao dịch hóa đơn bán lẻ (tự tính tiền hàng theo giá bán lẻ, lấy chiết khấu… Ghi nhận tiền khách hàng trả tiền phải trả lại khách hàng) -Lập in giao dịch hàng bán lẻ bị trả lại -Khai báo quản lý hàng hóa theo mã vạch, theo serial, hình ảnh Lập in mã vạch từ phần mềm -Quản lý lượng hàng theo kho, điểm bán hàng Quản lý theo dõi việc điều chuyển hàng hóa kho, vị trí -Thiết lập quản lý sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu, tặng quà… tới mặt hàng, nhóm hàng -Quản lý theo dõi khách hàng qua thẻ từ, tích điểm thưởng… -Tra cứu xem thông tin liên quan mặt hàng, khách hàng… nhanh chóng tiện lợi -Thanh tốn nhiều cách (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, ví điện tử) -Lập in danh sách loại tiền nộp đóng phiên giao dịch -Thống kê theo dõi trạng thái hóa đơn bán lẻ theo nhân viên thu ngân theo hình thức thu tiền (tiền mặt, thẻ ngân hàng) -Gộp, lập tự động hạch tốn hóa đơn bán lẻ thành hóa đơn tài từ lên trực tiếp bảng kê sổ sách kế toán, doanh thu bán hàng, thuế VAT phải nộp… -Lập in báo cáo doanh số bán lẻ (theo ngày, nhân viên, phiên bán hàng, nhóm khách hàng…), Báo cáo tổng hợp chi tiết hàng xuất (theo phiên bán hàng, nhân viên, nhóm khách hàng…), Báo cáo việc lập hóa đơn thuế VAT (từ nguồn liệu bán lẻ)… * Ví dụ việc ứng dụng phần mềm bravo quản lý đơn đặt hàng CTCP sách Mcbooks * Giao diện ứng dụng trình tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng * Giao diện việc nhân viên bán hàng nhập liệu danh mục mặt hàng bán ra.khi nhân viên nhập tên sản phẩm, Ứng dụng truy xuất liệu, đưa liệu liên quan mã qr, số lượng tồn kho, đơn giá, chiết khấu điều giúp nhân viên thực cách nhanh chóng xác Sau quy trình hồn thiện, hệ thống tự cập nhật thông tin vào liệu xuất hóa đơn giấy để phục vụ việc quy trình kiểm tra, xuất hàng giao nhận hàng hóa cho khách đặt hàng Nhờ ứng dụng Bravo, công việc tiếp nhận đơn hàng, nhập xuất kiểm sốt hóa đơn bán hàng trở nên đồng bộ, hiệu quả, giảm thiểu thời gian sai sót cho nhân viên bán hàng việc kiểm sốt thơng báo kê khai thuế xác hệu Kết luận ... lý, luân chuyển để phục vụ công tác quản lý kế toán 2.2 Cách lập luân chuyển chứng từ kế tốn Quy trình ln chuyển chứng từ gì? Ln chuyển chứng từ trình vận động liên tục chứng từ, kể từ lúc lập chứng. .. 2.1 Chứng từ kế toán phương pháp chứng từ kế toán * Chứng từ kế toán chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh thực hồn thành làm ghi sổ kế toán * Phương pháp. .. Phương pháp chứng từ kế toán Phương pháp chứng từ kế toán phương pháp kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành theo thười gian địa điểm phát sinh vào văn chứng từ kế toán tổ chức