Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Ứng dựng công nghệ thông tin trong phương pháp chứng từ kế toán.Mục Lục1. Lời mở đầu2. Cơ sở lý luận3. quy trình lập và luân chuyển một số loại hóa đơn trong doanh nghiệp 3.1. Hóa đơn xuất kho 3.2. Hóa đơn bán hàng thông thường4. Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân chuyển hóa đơn trong doanh nghiệp 4.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện nay 4.2 Hóa đơn điện tử 4.3 Ứng dụng quản lý hóa đơn BRAVO5. Kết luận 1. Lời mở đầuNền kinh tế của chúng ta đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp, công ty mọc lên như “nấm sau mưa”, sự cạnh tranh để tồn tại giữa các doanh nghiệp cũng trở nên gay gắt hơn. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình những giải pháp tốt nhất để có thể tồn tại và ngày càng phát triển. Để làm được những điều đó nhất định phải có một đội ngũ nhân viên có năng lực, nhất là một kế toán giỏi để có thể cân bằng tình hình tài chính cho công ty của mình.Trong mọi doanh nghiệp từ tư nhân đến doanh nghiệp nhà nước đều cần đến vị trí kế toán để thu thập, xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính cũng như tình hình hoạt động của công ty. Vai trò của bộ máy kế toán trong doanh nghiệp rất quan trọng và cần thiết. Doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có kế toán, vì vậy chúng ta không được xem nhẹ bộ phận cốt yếu này.Một trong những phương pháp thông dụng và có vai trò quan trọng trong quá trình kế toán của doanh nghiệp trong kế toán là phương pháp chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán lại có vai trò đặc biệt quan trọng trong phương pháp này. Ngày nay trước yêu cầu và áp lực công việc tăng cao, việc áp dụng công nghệ thông tin trong các quy trình kế toán trong đó quy trình lập và luân chuyển các chứng từ kế toán là bắt buộc và ngày càng quan trọng. Để tìm hiểu rõ về chứng từ và phương pháp chứng từ kế toán, đồng thời tìm hiểu về các ứng dụng của công nghệ thông tin trong quy trình này, nhóm 4 nghiên cứu đề tài Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Một số ứng dụng công nghệ thông tin trong phương pháp chứng từ kế toán2. Cơ sở lý thuyết 2.1. Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ kế toán Chứng từ kế toánchứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Phương pháp chứng từ kế toánPhương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thười gian và địa điểm phát sinh vào các văn bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển để phục vụ công tác quản lý và kế toán. 2.2. Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toánQuy trình luân chuyển chứng từ là gì?Luân chuyển chứng từ là một quá trình vận động liên tục của chứng từ, kể từ lúc lập chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến kết thúc nghiệp vụ phát sinh và đưa chứng từ vào khâu lưu trữ, bảo quản.Việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh, tránh, giảm thiểu những tổn thất về tài chính.Quy trình luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải thiết lập các mối liên hệ giữa các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp: thống nhất về biểu mẫu, thời gian cung cấp thông tin, phản hồi ... phải được thực hiện một cách nghiêm túc, bình đẳng của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ được huỷ. Đây chính là bốn bước trong quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên Hình 2.1. Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Trang 1Đề tài : Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp ứng dựng công nghệ thông tin trong
phương pháp chứng từ kế toán Mục Lục
1 Lời mở đầu
2 Cơ sở lý luận
3 quy trình lập và luân chuyển một số loại hóa đơn trong doanh nghiệp
3.1 Hóa đơn xuất kho
3.2 Hóa đơn bán hàng thông thường
4 Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân chuyển hóa đơn trong doanh nghiệp
4.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh
nghiệp hiện nay
4.2 Hóa đơn điện tử
4.3 Ứng dụng quản lý hóa đơn BRAVO
5 Kết luận
1 Lời mở đầu
Nền kinh tế của chúng ta đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp, công ty mọc lên như “nấm sau mưa”, sự cạnh tranh để tồn tại giữa các doanh nghiệp cũng trở nên gay gắt hơn Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình những giải pháp tốt nhất để có thể tồn tại và ngày càng phát triển Để làm được những điều đó nhất định phải có một đội ngũ nhân viên có năng lực, nhất là một kế toán giỏi để có thể cân bằng tình hình tài chính cho công ty của mình
Trong mọi doanh nghiệp từ tư nhân đến doanh nghiệp nhà nước đều cần đến
vị trí kế toán để thu thập, xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính cũng như tình hình hoạt động của công ty Vai trò của bộ máy kế toán trong doanh nghiệp rất quan trọng và cần thiết Doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có kế toán, vì vậy chúng ta không được xem nhẹ bộ phận cốt yếu này Một trong những phương pháp thông dụng và có vai trò quan trọng trong quá trình kế toán của doanh nghiệp trong kế toán là phương pháp chứng từ
kế toán, các chứng từ kế toán lại có vai trò đặc biệt quan trọng trong phương pháp này
Ngày nay trước yêu cầu và áp lực công việc tăng cao, việc áp dụng công nghệ thông tin trong các quy trình kế toán trong đó quy trình lập và luân chuyển các chứng từ kế toán là bắt buộc và ngày càng quan trọng Để tìm hiểu rõ về chứng từ và phương pháp chứng từ kế toán, đồng thời tìm hiểu về các ứng dụng của công nghệ thông tin trong quy trình này, nhóm 4 nghiên
cứu đề tài "Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong
doanh nghiệp Một số ứng dụng công nghệ thông tin trong phương pháp chứng từ kế toán"
Trang 22 Cơ sở lý thuyết
2.1 Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ kế toán
* Chứng từ kế toán
chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán
* Phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thười gian và địa điểm phát sinh vào các văn bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển để phục
vụ công tác quản lý và kế toán
2.2 Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ là gì?
Luân chuyển chứng từ là một quá trình vận động liên tục của chứng từ, kể từ lúc lập chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến kết thúc nghiệp vụ phát sinh và đưa chứng từ vào khâu lưu trữ, bảo quản
Việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán tại doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh, tránh, giảm thiểu những tổn thất về tài chính
Quy trình luân chuyển chứng từ đòi hỏi phải thiết lập các mối liên hệ giữa các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp: thống nhất về biểu mẫu, thời gian cung cấp thông tin, phản hồi phải được thực hiện một cách nghiêm túc, bình đẳng của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó nó được chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra
và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó
sẽ được huỷ Đây chính là bốn bước trong quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện trên Hình 2.1
Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ
kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số
Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm
Trang 3bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ
ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý
để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản
Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận
kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:
(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu
tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
Trang 4(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác
có liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh
nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ
Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung
và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ
Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ
Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ
Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ
Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có
ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng
Trang 5Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì
cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý
do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu
Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ
kế toán cần lưu ý:
Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ
kế toán quy định trong chế độ kế toán này Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền
Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được
Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính
Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp
có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung
chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán
3 Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ
3.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thức hiện bởi vì nó chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế về xuất kho một loại hàng tồn nào đó , do kế toán hoặc người phụ trách viết khi mốn xuất vật tư, sản phẩm , hàng hoá Khi xuất kho phải căn cứ vào các nguyên ngân xuất thông qua các chúng từ nguồn gồm : Lệnh xuất kho, Phiếu xin lĩnh vật tư, Hoá đơn bán hàng, Hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ,
• Cách lập phiếu xuất kho.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ tên chứng từ ,số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất
Cột A: Ghi số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (số vật tư,sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn)
Trang 6Cột B: Ghi tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tên vật tư, sản phẩm, hàng hóa ghi trên hóa đơn)
Cột C: Mã số (nếu có ghi theo hóa đơn), (có thể bỏ qua)
Cột D: Đơn vị (ghi theo hóa đơn)
Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất)
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu)
Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa
Cột 4: Thành tiền (Bằng đơn giá nhân với số lượng)
Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền
Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản
lý và quy định của từng loại doanh nghiệp), lập thành 3 liên Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng
Sau khi xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán
Liên 3: Giao cho người nhận hàng
(Mẫu phiếu xuất kho)
• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho.
Bước 1 : Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hoá, lập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hoá,
Bước 2 : Chuyển cho chủ doanh nghiệp, giám đốc hoặc người phụ trách đơn
vị duyệt lệnh xuất
Bước 3 : Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho
Bước 4 : Chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho tiến hành xuất vật tư , sản phẩm,hàng hoá, sau đó kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chúng từ cho Kế toán vật tư
Bước 5 : Khi nhận phiếu xuất kho, kế toán vật tư chuyển cho Kết toán
trưởng kí duyệt rồi chứng từ rồi ghi sổ kế toán
Bước 6: Trình theo phiếu xuất kho cho Thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký định kỳ, vì chứng từ đã đợc duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt
Bước 7 : Kế toán vật tư sẽ tiến hàng bảo quản và lưu giữ chứng từ
(Sơ đồ quy trình xuất kho vật tư, hành hoá, sản phẩm, )
* Phiếu xuất kho của CTCP sách MCBooks.
Trang 73.2 Quy trình lập và luân chuyển hóa đơn bán hàng thông thường
Theo Thông tư 153/2010/TT-BTC Hoá đơn bán hàng là hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp
*Cách lập hóa đơn bán hàng
Khi lập hóa đơn bán hàng phải ghi rõ
- Tên gọi
- Số hóa đơn
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ của cá nhân, đơn vị lập nhận hóa đơn
- Nội dung tóm tắt của hóa đơn bán hàng:
+ Cột "STT" : ghi lần lượt số thứ tự các mặt hàng Lưu ý: mặt hàng đầu tiên ghi là " 01", nếu mặt hàng 01 này có tên hàng hóa dài và phải ghi xuống dòng thứ 2 thì số thứ tự của mặt hàng số 02 sẽ ghi ở dòng thứ 3 + Cột "Tên hàng hóa, dịch vụ" ghi đầy đủ tên mặt hàng như lúc nhập ( nếu là hàng hóa) Trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch
vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá
+ Cột "Đơn vị tính" : Nhập vào đơn vị tính là gì thì khi xuất phải viết đúng như vậy
Chú ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” ( Theo khoản 2 - điều 5 của TT 119/2014/ TT-BTC)
+ Cột "Số lượng": ghi số lượng của hàng hóa bán ra
+ Cột "Đơn giá" : viết giá bán đã có thuế GTGT
+ Cột "Thành tiền" ghi tổng giá trị của đơn giá X Số lượng
Thông thường một tờ hóa đơn sẽ có 10 dòng, nếu không ghi hết các dòng trên hóa đơn, kế toán phải gạch chéo phần còn lại Chú ý gạch chéo tất cả các chỉ tiêu từ cột " STT" đến cột "Thành Tiền"
+ Dòng " Tổng cộng tiền thanh toán" = " Cộng tiền hàng" + " Tiền thuế GTGT"
+ Dòng " Số tiền viết bằng chữ": kế toán ghi diễn giải số tiền ở dòng " Tổng cộng tiền thanh toán"
Lưu ý: Đồng tiền ghi trên hoá đơn: Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ
Trang 8- Chữ ký của người mua hàng, người bán hàng
*Quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng
Bước 1: Kiểm tra hóa đơn bán hàng
- Nhân viên kế toán kiểm tra các yếu tố bắt buộc có đầy đủ, rõ hàng hay không
Bước 2: Hoàn chỉnh hóa đơn bán hàng
- Nhân viên kế toán bổ sung các thông tin cần thiết khác phục vụ cho việc phân loại, ghi chép
Bước 3: Chuyển giao, sử dụng hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn được chuyển cho kế toán chịu trách nhiệm ghi chép theo trình tự nhất định
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn được xếp theo nhóm có cùng nội dung kinh tế và theo thứ tự ngày tháng
Bước 5: Hủy hóa đơn bán hàng
4 Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân chuyển hóa đơn trong doanh nghiệp
4.1 Vai trò và thực trạng của ứng dụng CNTT vào kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay.
Theo kết quả của các cuộc điều tra những năm gần đây, tỷ trọng đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng chiếm 59,5%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho internet và website chiếm 12,7%; dịch vụ chiếm 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8% Theo ômg Nguyễn Trí Thanh thì “ tỷ lệ đầu tư này cho thấy
sự bất hợp lí giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ lệ chung của thế giới Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo là quá thấp để nâng cao kĩ năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp.”
Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%, trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi top 10 phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:
• Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%
• Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%
• Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm 21%
• Còn lại 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán;
Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệp còn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng phổ biến nhất là các phần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau đó là ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web hay thư điiện
tử Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra lưỡng lự khi đầu tư vào các phần mềm quản lí Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chỉ chiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP Các doanh nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay
và chưa tính toán thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý
Trang 9Hiện tại, việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán
bộ nghiệp vụ, tăng khối lượng công việc hoàn thành, tạo thuận lợi cho hoạt động tác nghiệp đã phát huy hiệu quả tốt Tuy nhiên, đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:
• Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một phần các lao động thủ công
• Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực vẫn còn nhiều yếu kém + Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định cho Lãnh đạo
+ Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ liên kết chia sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao
Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan như sau:
• Việc triển khai các hệ thống quản ký tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vào việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình nghiệp vụ chưa được chuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau, do vậy việc áp dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực,
do vậy mức độ đáp ứng đối với yêu cầu quản lý của ứng dụng chưa cao
• Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin học chưa đồng bộ với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định hướng cụ thể cho từng lĩnh vực quản lý
• Hạ tầng kĩ thuật chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý và chưa được quan tâm đầu tư đồng bộ
• Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu, hầu hết là cán bộ kiêm nhiệm hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được quan tâm đúng mức nên hiệu quả triển khai chưa cao
Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh doanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đó cũng là lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được quan tâm hàng đầu bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách khắc phục
4.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn 4.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
* Khái niệm:
Phần mềm hóa đơn tự in hay còn gọi là phần mềm hóa đơn điện tử là một ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động in – xuất hóa đơn tại các doanh nghiệp Cũng như những ứng dụng giao dịch đơn giản khác trong thương mại, với phần mềm hóa đơn tự in, người chịu trách nhiệm về hóa đơn chỉ cần nhập liệu các thông số cần thiết và thực hiện các thao tác đã định sẵn Để sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn
Trang 10quá nhiều thời gian, công sức cho việc đăng ký, phát hành hóa đơn theo cách thức cũ Thêm vào đó, chi phí cho quá trình in – xuất cũng giảm đi đáng kể khi các hình thức vận chuyển hóa đơn được công nghệ hóa với đa dạng phương thức hơn như: chuyển hóa đơn qua email, fax hay tin nhắn điện thoại
* Bao gồm :
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
* Mục đích và lợi ích
Quản lý hóa đơn xuất, hóa đơn đến
Thay vì phải đầu tư nhân sự ngồi tổng hợp, ghi chép các hoạt động giao dịch hóa đơn thì giờ đây, với phần mềm hóa đơn tự in, bộ phần kế toán sẽ không cần phải thực hiện các thao tác thủ công này Tất cả các hoạt động trao đổi, mua bán có phát sinh hóa đơn đều sẽ được phần mềm lưu lại một cách hệ thống, rõ ràng Do vậy, bạn sẽ không phải bận tâm về việc kiểm kê hay lo lắng thiếu sót hóa đơn của doanh nghiệp
Dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn
Nhờ tính năng lưu lại tất cả các dữ liệu trên phần mềm một cách hệ thống, rõ ràng, do đó người phụ trách sẽ có thể dễ dàng tra cứu, kiểm kê thông tin nhanh chóng chính xác Việc làm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự thực hiện mà còn giúp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho công tác lưu trữ hóa đơn tại các đơn vị
Lưu giữ hóa đơn an toàn, bảo mật
Vì được lưu trữ trên hệ thống điện tử, do đó các hóa đơn giao dịch sẽ không