Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp.Ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình đóQuy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp.Ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình đóQuy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp.Ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình đó
Trang 1Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong
Trang 2Cơ sở
lý thuyết
Quy trình lập và luân chuyển một
số loại hóa đơn trong doanh
nghiệp
1
Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân chuyển hóa đơn trong doanh
nghiệp
2
Trang 3I Cơ sở lý thuyết
1.1 Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ kế toán 1.2 Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Trang 5Lập, kiểm tra chứng từ
- Lập chứng từ kế toán: Các NVKTPS đều phải lập chứng từ kế toán, mỗi chứng từ chỉ được lập một lần.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: kiểm tra tính rõ rang, trung thực, đầy đủ của các chi tiêu và kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ chứng từ
Hoàn chỉnh chứng từ
Bao gồm các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định
khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
- Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tuân theo quy định
tại điều 40 Luật kế toán.
Hủy chứng từ
- Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2 Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toán
5 Design by Hà Vũ
Trang 6II Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ
2.1 Hóa đơn xuất kho 2.2 Hóa đơn bán hàng thông thường
Trang 72.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
•Cách lập phiếu xuất kho
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ tên chứng từ ,số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn
vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.
Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản lý và quy định của từng loại doanh nghiệp),
lập thành 3 liên Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy
quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.
7
Design by Hà Vũ
Trang 82.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
• Sau khi xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận
hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.
• Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
• Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào
sổ kế toán.
•Cách lập phiếu xuất kho
Trang 9• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
9 Design by Hà Vũ
Trang 10• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Bước 1 : Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hoá, lập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hoá,
Bước 2 : Chuyển cho chủ doanh nghiệp, giám đốc hoặc người phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Trang 112.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Bước 3 : Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập
Phiếu xuất kho
Bước 4 : Chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho tiến hành xuất vật tư , sản phẩm,hàng hoá,… sau đó
kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chúng từ cho Kế toán vật tư
Design by Hà Vũ
Trang 122.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
Bước 5 : Khi nhận phiếu xuất kho, kế toán vật tư chuyển cho Kết toán trưởng kí duyệt rồi chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình theo phiếu xuất kho cho Thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký định kỳ, vì chứng từ đã đợc duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7 : Kế toán vật tư sẽ tiến hàng bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Trang 13• Một số mẫu phiếu xuất kho
2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
13 Design by Hà Vũ
Trang 142.2 Quy trình lập và luân chuyển hóa đơn bán hàng
1 Cách lập hóa đơn bán hàng
• Khi lập hóa đơn bán hàng phải ghi rõ
- Tên gọi
- Số hóa đơn
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ của cá nhân, đơn vị lập nhận hóa đơn
- Nội dung tóm tắt của hóa đơn bán hàng
- Chữ ký của người mua hàng, người bán hàng
Trang 15• Quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng
Bước 1: Kiểm tra hóa đơn bán hàng
Bước 2: Hoàn chỉnh hóa đơn bán hàng
Bước 3: Chuyển giao, sử dụng hóa đơn bán hàng
Bước 4: Bảo quản, lưu trữ hóa đơn bán hàng
Bước 5: Hủy hóa đơn bán hàng
2.2 Quy trình lập và luân chuyển hóa đơn bán hàng
15 Design by Hà Vũ
Trang 16III Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong lập và luân chuyển hóa đơn trong doanh nghiệp
3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện nay
3.2 Hóa đơn điện tử
Trang 173.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện nay
• Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%, trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán
• Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi top 10 phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần
17 Design by Hà Vũ
Trang 19Đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:
* Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một
phần các lao động thủ công
* Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh
doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực vẫn còn nhiều yếu kém
3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện nay
19 Design by Hà Vũ
Trang 20• Nguyên nhân :
• Việc triển khai các hệ thống quản ký tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vào việc cải tiến các
quy trình nghiệp vụ, mức độ đáp ứng đối với yêu cầu quản lý của ứng dụng chưa cao
• Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin học chưa đồng bộ với
nhau
3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện nay
Trang 223.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
* Khái niệm:
Phần mềm hóa đơn tự in hay còn gọi là phần mềm hóa đơn điện tử là một
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động in – xuất hóa đơn tại các
doanh nghiệp
Trang 233.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
* Bao gồm :
•Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
•Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
•Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
Design by Hà Vũ
Trang 243.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
* Bao gồm :
•Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
•Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
Trang 25* Mục đích và lợi ích
Quản lý hóa đơn xuất, hóa đơn đến
Dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn
Lưu giữ hóa đơn an toàn, bảo mật
25
3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
Design by Hà Vũ
Trang 26*Những điều kiện cần và đủ để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử:
− Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
Trang 27*Những điều kiện cần và đủ để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử:
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng , bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định
27
3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
Design by Hà Vũ
Trang 28*Những điều kiện cần và đủ để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử:
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch
vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn
3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
Trang 29*Những điều kiện cần và đủ để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử:
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải chuẩn mực
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu
29
3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
Design by Hà Vũ
Trang 30VD: Ứng dụng E- Voice giúp sử dụng hóa đơn điện tử khi đóng thuế
Trang 313.3 Phần mềm quản lý BRAVO
31 Design by Hà Vũ
Trang 323.3 Phần mềm quản lý BRAVO
*Tổng quan:
• Hỗ trợ thực hiện công việc và kiểm soát toàn bộ quy trình bán lẻ tại cửa hàng, quầy hàng… nhằm giúp doanh nghiệp quản lý
hệ hống phân phối bán lẻ các sản phẩm hàng hóa của mình
• Hỗ trợ tác nghiệp: Phòng kinh doanh, (chuỗi các cửa hàng, gian hàng, điểm bán hàng…) Bộ phận kế toán, bộ phận Quản lý
kho, Ban Lãnh đạo doanh nghiệp
Trang 33• Những điểm chính:
- Lập và in các giao dịch hàng bán lẻ bị trả lại
- Khai báo và quản lý hàng hóa theo mã vạch, theo serial, hình ảnh Lập và in mã vạch từ phần mềm
- Quản lý lượng hàng theo từng kho, điểm bán hàng Quản lý và theo dõi việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các vị trí
- Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu, tặng quà… tới từng mặt hàng, nhóm hàng
33
3.3 Phần mềm quản lý BRAVO
Design by Hà Vũ
Trang 34• Những điểm chính:
- Quản lý theo dõi khách hàng qua thẻ từ, tích điểm thưởng…
- Tra cứu xem các thông tin liên quan về từng mặt hàng, từng khách hàng… nhanh chóng và tiện lợi
- Thanh toán bằng nhiều cách (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, ví điện tử)
- Lập và in danh sách các loại tiền nộp khi đóng phiên giao dịch
- Thống kê theo dõi trạng thái hóa đơn bán lẻ theo nhân viên thu ngân và theo hình thức thu tiền (tiền mặt, thẻ ngân hàng)
3.3 Phần mềm quản lý BRAVO
Trang 36* Ví dụ về việc ứng dụng phần mềm bravo trong quản lý hóa đơn bán lẻ của CTCP sách Mcbooks:
3.3 Phần mềm quản lý BRAVO
Trang 37* Ví dụ về việc ứng dụng phần mềm bravo trong quản lý hóa đơn bán lẻ của CTCP sách Mcbooks:
37
3.3 Phần mềm quản lý BRAVO
Giao diện của ứng dụng trong quá trình tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng
Design by Hà Vũ
Trang 38* Ví dụ về việc ứng dụng phần mềm bravo trong quản lý hóa đơn bán lẻ của CTCP sách Mcbooks:
3.3 Phần mềm quản lý BRAVO
Trang 39• Nhờ ứng dụng Bravo, công việc tiếp nhận đơn
hàng, nhập xuất và kiểm soát hóa đơn bán hàng trở
nên đồng bộ, hiệu quả, giảm thiểu thời gian sai sót
cho nhân viên bán hàng việc kiểm soát và thông
báo kê khai thuế cũng sẽ chính xác và hệu quả
hơn
39 Design by Hà Vũ