Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam (chuyên đề tốt nghiệp hay)

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam (chuyên đề tốt nghiệp hay) Sinh vien Bùi Thị Hạnh

LỜI NÓI ĐẦU

Tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là mối quan tâm hàngđầu của tất cả các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mạinói riêng Thực tiễn cho thấy thích ứng với mỗi cơ chế quản lý, công tác tiêuthụ và xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện bằng các hình thức khác nhau.Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung Nhà nước quản lý kinh tế chủ yếubằng mệnh lệnh Các cơ quan hành chính kinh tế can thiệp sâu vào nghiệp vụsản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhưng lại không chịu trách nhiệm

về các quyết định của mình Hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong thời kỳnày chủ yếu là giao hàng cho các đơn vị theo địa chỉ và giá cả do Nhànước định sẵn

Tóm lại, trong nền kinh tế tập trung khi mà ba vấn đề trung tâm: Sảnxuất cái gì? Bằng cách nào? Cho ai? đều do Nhà nước quyết định thì công táctiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ chỉ là việc tổ chức bán sảnphẩm, hàng hoá sản xuất ra theo kế hoạch và giá cả được ấn định từ trước.Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình quyết định bavấn đề trung tâm thì vấn đề này trở nên vô cùng quan trọng vì nếu doanhnghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đảm bảo thu hồivốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ

có điều kiện tồn tại và phát triển Ngược lại, doanh nghiệp nào không tiêu thụđược hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫnđến tình trạng “lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng đi đến chỗ phá sản

Để quản lý được tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thì kế toán với tư cách

là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn chophù hợp với tình hình mới

Nhận thức được tầm quan trọng trên, kết hợp những kiến thức đã học

và quá trình thực tập tại công ty công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam Và

có sự hướng dẫn của thầy cô giáo cùng anh chị trong công ty đã giúp đỡ Em

đã lựa chọn đề tài báo cáo thực tập của mình là: “Hoàn thiện kế toán bán

hàng tại công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm có 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS TS Phạm Thị Bích Chi giáo

viên hướng dẫn em trong thời gian thực tập đã giúp em hoàn thành tốt bài báo

cáo của Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam Em xin chân thành cảm ơn

ban giám đốc cùng các anh chị trong phòng kế toán đã giúp đỡ em trong suốtquá trình thực tập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NAM

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam có chức năng là mua bán các loại thiết

bị điện lạnh các dịch vụ liên quan đến thiết bị tới tận tay khách hàng.Các loại thiết

bị điện lạnh dùng trong gia đình, khu công nghiệp nhà xưởng, các công ty, nhà hàng, khách sạn….

Với chức năng thương mại, dưới sự phân công lao động xã hôi, công ty là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, người cung cấp hàng… đáp ứng nhu cầu của xã hội, mang lại cuộc sống tiện nghi thoái mái tốt nhất Đặc biệt trong điều kiện kinh tế phát triển ngày nay thì nhu cầu về cuộc sống tiện nghi càng trở nên cần thiết.

Để thực hiện được chức năng đó thì công ty phải hoàn thành các nhiệm vụ mua vào – bán ra: cung cấp các loại thiết bị điện lạnh tốt nhất, giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo và đặc biệt các dich vụ sau khi bán hàng tạo niềm tin và sự hài lòng của khách hàng khi đến với công ty.Nghiên cứu phân tích thị trường, nắm bắt nhu cầu của xã hội và đáp ứng nhu cầu của xã hội Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ cơ bản thì công ty còn phải thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước đặt ra và những nhiệm

vụ của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển của công ty

- Công ty buôn, bán lẻ bán máy hút bụi công nghiệp, máy điều hòa gia dụng, máy xây dựng, hàng thủ công, mỹ nghệ,mua bán vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh, mua bán vật tự thiết bị ngành nước

- Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa, buôn bán, sửa chữa, bảo hành hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng:

- Buôn bán máy móc, thiết bị văn phòng

1.1.1 Danh mục hàng bán của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

TT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư, dụng cụ

35 Máy điều hòa Funiki SB 09 GNT 208

1.1.2 Thị trường của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

* Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng hoágiữa người bán và người mua

* Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường:

- Trên góc độ sự tác động của các lĩnh vực vào thị trường:

+ Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuấttrong công nghiệp…Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu vàgiá cả hàng hoá và dịch vụ

+ Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thịtrường được thể hiện thông qua các chủ trương, chính sách, phong tục tậpquán và truyền thống, trình độ văn hoá của nhân dân, đặc biệt là chính sáchtiêu dùng, chính sách khoa học và công nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại,chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thịtrường: làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường

+ Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả ngườisản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thông qua đó sẽ tác động đếncung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ

- Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường:

+ Các nhân tố thuộc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch pháttriển kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hối

đoái, giá cả, cota…Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ đểNhà nước quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp vàocung, cầu, vào giá cả hàng hoá và dịch vụ Mặt khác, chính những công cụnày còn tạo nên môi trường kinh doanh Các doanh nghiệp muốn làm ăn cóhiệu quả, con đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng mộtcách thích hợp các loại nhân tố này

+ Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuấtkinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phânphối; các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá vàdịch vụ Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệpnhằm tạo ra những sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứngkịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu vàgiá cả hàng hoá, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường củadoanh nghiệp

Mỗi một doanh nghiệp hay công ty khi bắt đầu có quyết định thành lậpđều phải tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựachọn cho mình những điều kiện đầu tư phù hợp

Điều đó lại đặc biệt quan trọng đối với một công ty Cổ phần cơ điện lạnhViệt Nam Công ty đã quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọnnhững bạn hàng cho mình

Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp Nhân tốkhách hàng và nhu cầu của khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thịtrường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xác định chiếnlược kinh doanh

Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các máy hút bụi, máy điều hòa trongcông nghiệp, máy xây dựng do đó khách hàng tìm đến Công ty thường là cáccông ty xây dựng và công ty vệ sinh, người tiêu dung

Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với kháchhàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những kháchhàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty.

1.1.3 Phương thức bán hàng của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Xuất phát từ phạm vi hoạt động và đặc điểm sản phẩm của Công ty làCông ty cỡ vừa chuyên cung cấp máy hút bụi, máy gia dụng, máy điều hòa,máy xây dựng Theo phương thức này người mua đến hoặc gọi điện chophòng kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng (mặt hàng, chủng loại, số lượng) Tạiphòng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốcduyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng Nếu bên mua chấp nhận báo giá haibên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Căn cứ vào số lượng, chủng loạitrong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty sẽ chuyển hàng cho người muatheo điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng Số hàngchuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Khi khách hàng chấpnhận thanh toán thì lô hàng được chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công ty

có 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay

và bán hàng theo phương thức trả chậm

Hình thức thanh toán mà Công ty dành cho các khách hàng rất đa dạng,phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết Khách hàng có thể trảchậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệmchi…Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàngkhông thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thanh toán luôn.Phương thức trả chậm (đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặcthanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối vớinhững khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn.Công ty cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản đã được quy định trong

hợp đồng đã ký kết giữa hai bên Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toántrả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanhtoán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán Đồng thời, để quản lýcác khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếpcác khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhởkhách hàng thanh toán đúng hạn Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập dựphòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợpkhách hàng mất khả năng thanh toán

Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn, vìkhách hàng chủ yếu của Công ty là khách hàng thường xuyên Do đó, Công ty

có những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoảnphải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt độngkinh doanh của tất cả các doanh nghiệp Trong quá trình bán hàng có sự kếthợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau Từ phòng kinh doanh (tiếnhành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của khách hàng);ban giám đốc (ký duyệt); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và thanh toán vớikhách hàng)… Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phức tạpliên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau Do đó, việc tổ chức quản lýhoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng

1.2.1 Giám đốc

Giám đốc là người kiểm tra lần cuối những hợp đồng kinh tế do phòngkinh doanh trình lên và ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng

1.2.2 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập và thực hiện kế hoạch giao hàng, lậpcác báo cáo tổng hợp và thực tế tình hình bán hàng.

1.2.2.1 Bộ phận Marketing

Trước tiên, phải kể công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm đến taykhách hàng Luôn ý thức được việc mở rộng thị trường tiêu thụ có ảnh hưởngrất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty nên Công ty đã lập một bộphận Marketing sản phẩm thuộc phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm thêm cáckhách hàng tiềm năng cho Công ty Công ty giới thiệu sản phẩm của mìnhđến khách hàng bằng cách thường xuyên gửi bản mẫu các sản phẩm báo giáđến khách hàng nhằm thu hút thêm nhiều khách hàng mới Ngoài ra, Công tycòn tiến hành quảng cáo sản phẩm của mình tại các hội chợ triển lãm trongnước tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn Vì vậy, nhiều kháchhàng đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn đem lại lợinhuận ngày càng cao cho Công ty

Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Công ty sẽ đếnphòng kinh doanh đặt hàng Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rấtnhiệt tình của nhân viên Công ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo giá…từ

đó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế

1.2.2.2 Trưởng phòng kinh doanh

Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽtrình với ban giám đốc ký duyệt Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc

về nghĩa vụ pháp lý giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên,Công ty có quyền đòi tiền khi đến hạn trả tiền

Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ thôngbáo cho các phòng ban có liên quan để chuẩn bị những yếu tố cần thiết phục

vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được

1.2.2.3 Bộ phận bán hàng

Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến đónggói, bảo quản thành phẩm và giao hàng Như:

- Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và ngoài nước)

- Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp C/Ocho các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất khẩu…)

- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất

- Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng

- Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có liênquan và khách hàng

1.2.2.4 Vận chuyển hàng hóa

Hàng hóa của Công ty được vận chuyển đến tay khách hàng thôngđường bộ trong nước là chủ yếu Vì vậy, Công ty đã ký kết hợp đồng vậnchuyển hàng với một số công ty vận chuyển quen thuộc Đảm bảo không

có hư hại gì đối với chất lượng, thiệt hại về số lượng hàng hóa trong khâuvận chuyển

1.2.3 Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm

Xuất phát từ đặc điểm của thành phẩm, Công ty Cổ phần cơ điện lạnhViệt Nam đã đề những biện pháp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả,đồng thời nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng sản phẩm Sản phẩmđược kiểm soát ở tất cả các khâu, từ khâu nhập kho cho đến khi bàn giaocho khách hàng Khi xuất hàng giao bán hàng được kiểm tra lại một lầnnữa để đảm bảo chất lượng của hàng khi giao bán, đủ về số lượng, và đúng

về chủng loại

1.2.4 Bộ phận kho

Khi hàng được chuyển đến kho, thủ kho căn cứ vào số lượng trênphiếu nhập kho, trực tiếp nhận hàng chuyển vào kho theo đúng nơi quy địnhcho từng chủng loại mặt hàng Nhập kho xong, thủ kho ghi vào thẻ kho đểtheo dõi

Khi xuất bán, thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghitrên phiếu xuất kho Sau đó, tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi và đốichiếu số liệu với phòng kế toán

1.2.5.2 Kế toán bán hàng

Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghinhận doanh thu, vào sổ sách có liên quan

1.2.5.3 Kế toán thanh toán

Khi khách hàng thanh toán có thể đến thẳng Công ty thanh toán chophòng kế toán hoặc có thể thanh toán qua ngân hàng

Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp điền đầy đủ thông tin vào giấy đềnghị nộp tiền, nộp cho phòng kế toán Sau khi kiểm tra lại thông tin nhân viênphòng kế toán sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho thủquỹ Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền Căn cứ vàophiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tàikhoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty Căn cứ vào giấy báo có

kế toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng

Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất lượngcũng như số lượng Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của bên

mua khi ký kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh toán, cònnhững sản phẩm chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Công ty.Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận vàlượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu, Công ty sẽ tiếnhành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau

đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng Vì hàng hóa sảnxuất ra dựa trên những hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên nên Công ty khôngphát sinh các khoản giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán, chiết khấuthương mại

CHƯƠNG 2: THỰC T RẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NAM

2.1 Kế toán doanh thu

Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam là một Công ty thương mại nêndoanh thu từ hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn nhất và là nguồn thu chính củaCông ty Doanh thu của Công ty tăng trong những năm gần đây làm lợi nhuậncũng như vốn chủ sở hữu của Công ty tăng lên, góp phần làm tăng thêm tính

tự chủ của Công ty

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

 Kế toán khoản doanh thu

Theo chế độ quy định Công ty sử dụng các chứng tư kế toán sau để hạchtoán doanh thu:

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanhtoán, Uỷ nhiệm thu, Giấy báo có của Ngân hàng, Bản sao kê củaNgân hàng )

- Chứng từ kế toán liên quan khác như chứng từ hàng hoá bán ra…

* Quy trình luân chuyển chứng từ:

Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty sau khi được ký kết cácđiều khoản, phòng kinh doanh tiến hành thực hiện hợp đồng Khi sản phẩm đãđúng theo chủng loại, số lượng theo yêu cầu của hợp đồng sẽ tiến hành xuấtbán Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên Liên 1 (màu tím): lưu tạiquyển hoá đơn; Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh):dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toánthanh toán lập Phiếu thu Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tạiquyển, Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Công ty để

KH Phòng SXKD

Giám đốc Thủ khoKT thanh toán Thủ quỹ KT tổng hợp

Hợp đồng kinh tế Ký duyệt Lập phiếu XK, xuất hàng Lập phiếu thu Thu tiền Ghi sổ

KT bán hàng

Lập hóa đơn GTGT

ghi sổ Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền Sau đó,người nhận hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm:Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2) Căn cứ vào Phiếu xuấtkho, Hoá đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuấthàng rồi ghi thẻ kho cho từng loại hàng hóa xuất kho và chuyển Hoá đơnGTGT (liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán Kế toán tổnghợp nhận những chứng từ kế toán này sẽ tiến hành ghi sổ

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu

tiền ngay trực tiếp

* Hoá đơn giá trị gia tăng

Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phòngkinh doanh sẽ báo xuống kho để thu nhận lệnh xuất kho sau đó thủ kho mangphiếu xuất kho lên phòng kế toán để lập hoá đơn GTGT

Thủ kho lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho Sau khi Phiếu xuấtkho đã có chữ ký hợp lệ được chuyển tới phòng kế toán

Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban hành Trong

đó, ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty, đơn vị tính, sốlượng, đơn giá của thành phẩm bán ra và được lập thành 3 liên (Liên 1 màu

Đơn

đặt

hàng

tím: được lưu tại quyển hoá đơn, liên 2 màu đỏ : Giao cho khách hàng, liên 3màu xanh: được dùng để thanh toán.

Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng

Liên 3: Nội bộNgày 06 tháng 5 năm 2012

Mã số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: AA/12P Số: 0000025

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quang Hưng

Tên đơn vị: Công ty Kim Long

Địa chỉ : 78 Lê Trọng Tấn – Đống Đa – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Số tài khoản

01 - Máy hút bụi Nita

21.870.000

Tổng cộng tiền thanh toán 24.057.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tư triệu không trăm năm mươi bảy ngàn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Cần kiểm t ra đối chiếu khi lập, giao, nhận, hóa đơn

In tại Công ty cổ phần in Hồng Hà, Mã số thuế: 0101549149* ĐT: 0422.20.1515 – DD: 098 3456 368

* Phiếu thu

Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử dụng làphiếu thu Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên

- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty

- 1 liên giao cho khách hàng

- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ

Biểu 2.2: Phiếu thu

Đơn vị: Cty CP Cơ điện lạnh

Họ, tên người nộp tiền: Nguyễn Quang Hưng

Địa chỉ: 78 Lê Trọng Tấn – Đống Đa – Hà Nội

Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng

Số tiền: 24.057.000đồng

(Viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu không trăm năm mươi bảy ngàn đồng

Kèm theo 2 chứng từ gốc:

Ngày 06 tháng 5 năm 2012

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

* Giấy báo Có.

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản thông quaNgân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phòng kế toáncủa Công ty Khi nhận được giấy báo Có kế toán tiến hành ghi sổ kế toán vàlưu giữ tại phòng kế toán

KH Phòng SXKD

Hợp đồng kinh tế Ký duyệt Giấy báo có của NH Ghi sổ

KT bán hàng

Lập hóa đơn GTGT

Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng trình tự luân chuyển chứng từcũng được thực hiện tương tự như trên chỉ khác kế toán thanh toán sẽ sử dụngGiấy báo có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu

tiền ngay qua ngân hàng

Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồngbán chịu nhân viên kế toán của Công ty phải phân tích khả năng thanh toáncủa khách hàng Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải đượcquy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên Quy trình luânchuyển chứng từ trong trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàngthanh toán ngay chỉ khác là kế toán thanh toán không viết phiếu thu mà viếtgiấy nợ cho khách hàng

Đơn

đặt

hàng

Lập phiếu

XK, xuất hàng

Biểu 2.3: Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng.

Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam GIẤY BÁO CÓ

Hà Nội Ngày 08/05/2012 giờ in: 9:30:20 AM

Số chứng từ: Đã hạch toán

Số chuyển tiền:

NHNT Hà Nội

Người trả tiền: TOA Vietnam Co., Ltd

Số tài khoản: ……… tại Ngân hàng Techcombank Hà Nội

Người hưởng: SD Vietnam Indusstries Ltd

Số tài khoản: ……… …….tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Số tiền: 50.000.000

Bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chẵn

Nội dung: Thu tiền hàng tháng 4 của công Công ty TOA Vietnam Co., Ltd

Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ

 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm

* Hạch toán giảm giá hàng bán

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty có chất lượng và uy tíntrên thị trường Các mặt hàng của Công ty luôn qua khâu kiểm duyệt nghiêmngặt về chất lượng trong sản xuất và trước khi nhập kho Do đó, hiện nay

Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam không có chính sách giảm giá hàng báncho khách hàng

* Hạch toán chiết khấu

Chiết khấu thương mại là các khoản doanh nghiệp cho khách hànghưởng khi khách hàng mua với số lượng lớn Trường hợp người mua hàngnhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoảnchiết khấu được ghi giảm trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng,khoản chiết khấu thương mại này được hạch toán vào TK 521 Tài khoản nàyphản ánh khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiệntrong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại đã quy định Nhưng dotại Công ty không thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng nên sẽkhông xét trường hợp này

* Hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưngngười mua từ chối, trả lại Do các lỹ do như: Vi phạm cam kết, hàng bị mất,kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách Kế toán sử dụng TK 531

để phản ánh hàng bán bị trả lại

Khi xuất hàng bán cho khách hàng nếu số hàng không đúng về chủngloại, quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng thìkhách hàng được đổi mới trong thời gian quy định hoặc có thể trả lại mộtphần hoặc tất cả số hàng đó cho Công ty Hoặc khách hàng và Công ty đãthỏa thuận với nhau về chủng loại cũng như số lượng hàng hóa bán ra nhưng

vì lý do nào đó thuộc về phía khách hàng mà khách hàng không thể nhậnđược lô hàng đó thì Công ty cũng làm thủ tục nhận lại lô hàng đó

Sản phẩm của Công ty luôn được bộ phận đánh giá chất lượng kiểm tranghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách hàng nên việc xảy rahiện tượng hàng hóa kém chất lượng là rất ít Do đó, có thể có những sai sótkhách quan xảy ra đối với sản phẩm Trong trường hợp này Công ty chấpnhận nhận lại hàng

Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì cần có các chứng từ kèmtheo hàng hóa trả lại như: Biên bản trả lại hàng hóa, Hóa đơn GTGT (hàngbán bị trả lại, phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại)… Cụ thể, khách hàng vàphòng kinh doanh của Công ty thỏa thuận lập biên bản trả lại hàng, trên biênbản ghi rõ lý do trả lại hàng do sai về quy cách, mẫu mã, phẩm chất hay từphía khách hàng và ký vào biên bản Khách hàng gửi cho Công ty Hóa đơnGTGT (liên 2) trong đó ghi rõ hàng bán bị trả lại Hóa đơn GTGT đượcchuyển tới phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn về

số lượng, đơn giá, thành tiền Sau đó kế toán lập đề nghị nhập kho và chuyểnnhững chứng từ này cho thủ kho lập phiếu nhận kho Thủ kho sẽ tiến hànhkiểm tra lại hàng hóa nhập lại theo chỉ tiêu số lượng và quy cách, rồi viếtphiếu nhập kho đồng thời theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho thànhphẩm phản ánh vào thẻ kho số lượng nhập lại Thủ kho sau khi kiểm tra nhậpkho hàng và ghi thẻ kho sẽ chuyển các chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhậpkho) lên phòng kế toán để kế toán vào sổ

Trên phiếu nhập kho thủ kho chỉ ghi về mặt số lượng, do Công ty tínhgiá vốn theo phương pháp cả kỳ dự trữ nên giá vốn của hàng bán ra là giá vốncủa tháng trước nếu hàng hóa bán ra vào tháng trước bị trả lại trong tháng này,còn nếu hàng bán ra và bị trả trong cùng một tháng thì kế toán chờ đến cuối

Hóađơn GTGT

Nhập kho và ghi thẻ kho

Ghi sổBiên bản trả lại hàng

tháng khi xác định được giá vốn sẽ điền thông tin về đơn giá và thành tiền vàophiếu nhập kho Đây chính là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ

Cuối tháng tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàngbán bị trả lại, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 531

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại

*Kế toán hàng bị trả lại:

Biểu 2.4: Biên bản trả lại hàng

BIÊN BẢN TRẢ HÀNG

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Cổ phần Cơ điện lạnh Việt Nam.

Công ty Kim L ong chúng tôi có mua mặt hàng Máy hút bụi Nita chi CV SU21V của Công

ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam do mặt hàng này không đảm bảo chất lượng nên chúng tôi không sử dụng được.

Nay Công ty chúng tôi xuất trả lại 01 chiếu Máy hút bụi Nita chi CV SU21V cho quý Công ty.

Kính mong quý Công ty nhận lại số hàng trên.

Xin chân thành cảm ơn!

Ngày 07 tháng 05 năm 2012

Giám đốc Công ty Kim Long

Biểu 2.5 Phiếu nhập kho

Có: 331

Họ, tên người giao hàng: Công ty Kim Long

Theo HĐ 0000045 số ngày 07 tháng 05 năm 2012

- Nhập tại kho: Công ty Cổ phần điện lạnh Việt Nam

Đơn vị tính

Số lượng

Thành tiền Yêu cầu Thực

Nhập Đơn giá

01 - Máy hút bụi Nita

chi CV SU21V

Chiế c

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Biểu 2.6: Hóa đơn giá trị gia tăng

Liên 2: Khách hàngNgày 07 tháng 5 năm 2012

Mã số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: AA/12P Số: 0000045

Họ tên người mua hàng: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Tên đơn vị:

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Số tài khoản

Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm tám mươi ngàn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Cần kiểm t ra đối chiếu khi lập, giao, nhận, hóa đơn

In tại Công ty cổ phần in Hồng Hà, Mã số thuế: 0101549149* ĐT: 0422.20.1515 – DD: 098 3456 368

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Trình tự ghi sổ chi tiết doanh thu được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từ

kế toán kế toán nhập số liệu vào phần mềm máy tính, máy tính sẽ xử lý dữliệu rồi lên báo cáo sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo dõi từng sản phẩm đãđược cung cấp cho khách hàng

Mỗi dòng trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng sẽ ghi lại một hóa đơnGTGT Các sổ chi tiết sẽ được in ra khi có yêu cầu hoặc đến cuối tháng kếtoán sẽ in ra sổ chi tiết của một số mặt hàng tiêu thụ tiêu biểu trong tháng Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng mặt hàng

kế toán vào bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng để tổng hợp từng sảnphẩm đã bán ra trong tháng

Sau đây em xin trích một vài sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ tổng hợpdoanh thu bán hàng

Chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, HĐ GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng)

Sổ kế toán chi tiết doanh thu bán hàng

Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng

Biểu 2.7: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội

Mẫu số S17 – DDN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

111 01 5.370.000 14/5 0000035 14/5 Xuất bán cho công ty Ngọc Phát 111 01 5.370.000

.

Cộng số phát sinh

- Doanh thu thuần

- Giá vốn hàng bán

- Lãi gốp

- Số này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang

- Ngày mở sổ

Ngày tháng 5 năm 2012

Biểu 2.8 Sổ chi tiết bán hàng

Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội Mẫu số S17 – DDN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Chứng từ

Diễn giải

TK đối ứng

Số phát sinh

Số hiệu Ngày,

tháng

Số lượn g

Đơn giá Thành tiền

07/5 Nhập lại hàng không đủ tiêu chuẩn chất

lượng do Cty Kim Long trả lại

111 01 2.800.000 08/5 000002

- Số này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang

Biểu 2.9: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG

Doanh thu

2.1.4 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Trình tự ghi sổ tổng hợp về doanh thu, và giảm doanh thu được thể hiệnqua sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu, hàng bán bị trả lại:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Hàng ngày, kế toán sẽ tập hợp các hóa đơn GTGT, phiều xuất kho, phiếunhập kho vào thẻ kho vào sổ chi tiết hàng hóa, cuối tháng thì kế toán vàobảng tổng hợp xuất, nhập tồn và sổ cái

Chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, HĐ GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng)

Sổ chi tiết doanh thu hàng hóa

Sổ cái

TK 511

Sổ tổng hợp doanh thu

Biểu 2.10: Sổ nhật ký bán hàng

Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội Mẫu số S03a3 – DDN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng 5 năm 2012

Ghi có tài khoản doanh thu

08/5 0000026 08/5 Xuất bán cho cty Hưng Thành 131 10.970.000

10/5 0000028 10/5 Xuất bán cho cty Thành Đạt 131 30.110.000

14/5 0000036 14/5 Xuất bán cho Cty THHH

Bình Minh

131 20.056.000 14/5 0000037 14/5 Xuất bán cho Cty CP Hưng

thành

131 33.250.000

15/5 0000038 15/5 Xuất bán cho Chị Hằng 131 12.460.000

15/5 0000039 15/5 Xuất bán cho Ông Hà 131 9.295.000

16/6 0000040 16/6 Xuất bán cho Công ty

TNHH Việt Phát

131 32.978.000 16/6 0000041 16/5 Xuất bán cho công ty CP

Hồng Hà

131 15.500.000 16/5 0000042 16/5 Xuất bán cho cty TNHH

Biểu 2.11 Sổ cái TK 511

Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội

Mẫu số S03b – DDN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI

Năm: 2012 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng

Số tiền

Số hiệu

Ngày , tháng

0

- Cộng số phát sinh tháng 2.576.253.00

0 2.576.253.000

- Số dư cuối tháng

- Cộng lỹ kế từ đầu quỹ

Số này có trang, đánh số từ 01 đến trang

- Ngày mở sổ:

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam là Công ty hạch toán hàng tồn khotheo phương pháp kê khai thường xuyên Hiện tại, để tính giá vốn hàng hóaxuất bán, Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Được sự hỗtrợ của phần mềm kế toán nên việc tính giá vốn hàng bán được thường xuyêncập nhật, chính xác, không xảy ra hiện tượng để dồn cuối tháng mới bắt đầunhập dữ liệu do đó đã giảm bớt công việc của kế toán

* Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất bán cho cácđơn vị khác Khi bán hàng cho khách hàng tiến hành lập phiếu xuất kho.Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên

- Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

- Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho kếtoán để ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán

- Liên 3: Người nhận hàng giữ

* Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho dùng để theo dõi số lượng hàng hóa nhập kho do bộphận kho lập khi nhận hàng hóa từ bộ phận sản xuất hoặc hàng bán bị trả lại.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên

- Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

- Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho kếtoán để ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán

- Liên 3: Người nhận hàng giữ

* Thẻ kho

Đến cuối tháng thẻ kho mới được lập Tại đây phản ánh tình hình nhập,xuất, tồn về mặt số lượng của từng loại hàng hóa trong kỳ Dùng để đối chiếuvới sổ chi tiết hàng hóa của phòng kế toán

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Trình tự ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Chứng từ kế toán (HĐ GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ

kho… )

Sổ kế toán chi tiết giá vốn bán hàng

Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng Thẻ kho