Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần cơ điện lạnh việt nam

Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần cơ điện lạnh việt nam. Tài liệu mang tính chất tham khảo cho các bạn học sinh sinh viên đang học và chuẩn bị tốt nghiệp cũng như những đối tượng khác. Nội dung và chất lượng bài viết phục vụ từng trường hợp cụ thể.

Trang 1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS TS Phạm Thị Bích Chi

LỜI NÓI ĐẦU

Tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là mối quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng Thực tiễn cho thấy thích ứng với mỗi cơ chế quản lý, công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được thực hiện bằng các hình thức khác nhau Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung Nhà nước quản lý kinh tế chủ yếu bằng mệnh lệnh Các cơ quan hành chính kinh tế can thiệp sâu vào nghiệp vụ sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nhưng lại không chịu trách nhiệm

về các quyết định của mình Hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong thời kỳ này chủ yếu là giao hàng cho các đơn vị theo địa chỉ và giá cả do Nhà nước định sẵn

Tóm lại, trong nền kinh tế tập trung khi mà ba vấn đề trung tâm: Sản xuất cái gì? Bằng cách nào? Cho ai? đều do Nhà nước quyết định thì công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ chỉ là việc tổ chức bán sản phẩm, hàng hoá sản xuất ra theo kế hoạch và giá cả được ấn định từ trước Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình quyết định ba vấn đề trung tâm thì vấn đề này trở nên vô cùng quan trọng vì nếu doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí đã bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả kinh doanh sẽ

có điều kiện tồn tại và phát triển Ngược lại, doanh nghiệp nào không tiêu thụ được hàng hoá của mình, xác định không chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫn đến tình trạng “lãi giả, lỗ thật” thì sớm muộn cũng đi đến chỗ phá sản

Để quản lý được tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thì kế toán với tư cách

là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn cho phù hợp với tình hình mới

Nhận thức được tầm quan trọng trên, kết hợp những kiến thức đã học

1

SVTH: Bùi Thị Hạnh – Lớp Kế toán

1

Trang 2

và quá trình thực tập tại công ty công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam Và

có sự hướng dẫn của thầy cô giáo cùng anh chị trong công ty đã giúp đỡ Em

đã lựa chọn đề tài báo cáo thực tập của mình là: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm có 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS TS Phạm Thị Bích Chi giáo

viên hướng dẫn em trong thời gian thực tập đã giúp em hoàn thành tốt bài báo

cáo của Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam Em xin chân thành cảm ơn

ban giám đốc cùng các anh chị trong phòng kế toán đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NAM

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam có chức năng là mua bán các loại thiết

bị điện lạnh các dịch vụ liên quan đến thiết bị tới tận tay khách hàng.Các loại thiết

bị điện lạnh dùng trong gia đình, khu công nghiệp nhà xưởng, các công ty, nhà hàng, khách sạn….

Trang 3

Với chức năng thương mại, dưới sự phân công lao động xã hôi, công ty là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, người cung cấp hàng… đáp ứng nhu cầu của xã hội, mang lại cuộc sống tiện nghi thoái mái tốt nhất Đặc biệt trong điều kiện kinh tế phát triển ngày nay thì nhu cầu về cuộc sống tiện nghi càng trở nên cần thiết

Để thực hiện được chức năng đó thì công ty phải hoàn thành các nhiệm vụ mua vào – bán ra: cung cấp các loại thiết bị điện lạnh tốt nhất, giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo và đặc biệt các dich vụ sau khi bán hàng tạo niềm tin và sự hài lòng của khách hàng khi đến với công ty.Nghiên cứu phân tích thị trường, nắm bắt nhu cầu của xã hội và đáp ứng nhu cầu của xã hội Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ

cơ bản thì công ty còn phải thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước đặt ra và những nhiệm vụ của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển của công ty

- Công ty buôn, bán lẻ bán máy hút bụi công nghiệp, máy điều hòa gia dụng, máy xây dựng, hàng thủ công, mỹ nghệ,mua bán vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh, mua bán vật tự thiết bị ngành nước

- Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa, buôn bán, sửa chữa, bảo hành hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng:

- Buôn bán máy móc, thiết bị văn phòng

1.1.1 Danh mục hàng bán của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

TT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số

3

Trang 4

12 Máy hút bụi Hiclear HC D2200 KJ 05

18 Máy hút bụi CN 80L, Teklife TL 803YKT 80B NA10

19 Máy hút bụi CN 30L, Teklife TL 30YKT 30B NA 11

20 Máy hút bụi Hitachi CN 940YCS 1600W, 15L NA 12

21 Máy hút bụi Hitachi CN 945 1800W vải lọc NA 13

24 Máy điều hòa Electrolux ESM09 CRF 9000 BTU MC18

25 Máy điều hòa Electrolux ESM09 HKF 9000 BTU MC19

26 Máy điều hòa Electrolux ESM09 12HRF 12000 BTU MC20

27 Máy điều hòa Electrolux ESM09 12CRF 12000 BTU MC21

1.1.2 Thị trường của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

* Thị trường là nơi gặp gỡ và diễn ra các hoạt động mua và bán hàng hoá giữa người bán và người mua

* Các nhân tố ảnh hưởng đến thị trường:

Trang 5

- Trên góc độ sự tác động của các lĩnh vực vào thị trường:

+ Các nhân tố kinh tế, đặc biệt là việc sử dụng các nguồn lực sản xuất trong công nghiệp…Vì chúng có tác động trực tiếp đến lượng cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ

+ Các nhân tố chính trị - xã hội, các nhân tố này ảnh hưởng đến thị trường được thể hiện thông qua các chủ trương, chính sách, phong tục tập quán và truyền thống, trình độ văn hoá của nhân dân, đặc biệt là chính sách tiêu dùng, chính sách khoa học và công nghệ, chính sách đối nội và đối ngoại, chính sách dân số, chính sách xuất nhập khẩu có ảnh hưởng to lớn đến thị trường: làm mở rộng, phát triển hay thu hẹp thị trường

+ Các nhân tố tâm sinh lý, các nhân tố này tác động đến giá cả người sản xuất, kinh doanh và người tiêu dùng và thông qua đó sẽ tác động đến cung, cầu và giá cả hàng hoá và dịch vụ

- Trên góc độ sự tác động của cấp quản lý đến thị trường:

+ Các nhân tố thuộc quản lý vĩ mô như chiến lược và kế hoạch phát triển kinh tế quốc dân, luật pháp Nhà nước, thuế, lãi suất tín dụng, tỷ suất hối đoái, giá cả, cota…Tất cả những nhân tố này được coi là những công cụ để Nhà nước quản lý và điều tiết thị trường thông qua sự tác động trực tiếp vào cung, cầu, vào giá cả hàng hoá và dịch vụ Mặt khác, chính những công cụ này còn tạo nên môi trường kinh doanh Các doanh nghiệp muốn làm ăn có hiệu quả, con đường quan trọng là phải tìm mọi biện pháp để vận dụng một cách thích hợp các loại nhân tố này

+ Các nhân tố thuộc quản lý vi mô như chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, kế hoạch, sản xuất kinh doanh, phương án sản phẩm, giá cả, phân phối; các biện pháp xúc tiến bán hàng, yểm trợ tiêu thụ sản phẩm hàng hoá và dịch vụ Các nhân tố này được coi là những công cụ để quản lý doanh nghiệp nhằm tạo ra những sản phẩm hàng hoá và dịch vụ với chất lượng cao, đáp ứng

5

Trang 6

kịp thời nhu cầu của thị trường và xã hội thông qua mối quan hệ cung cầu và giá cả hàng hoá, dịch vụ thích hợp để phát triển và mở rộng thị trường của doanh nghiệp.

Mỗi một doanh nghiệp hay công ty khi bắt đầu có quyết định thành lập đều phải tìm hiểu rõ về thị trường mà mình định tham gia để tìm kiếm, lựa chọn cho mình những điều kiện đầu tư phù hợp

Điều đó lại đặc biệt quan trọng đối với một công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam Công ty đã quan tâm tìm hiểu và đưa ra quyết định về lựa chọn những bạn hàng cho mình

Khách hàng là một nhân tố tác động rất lớn đến doanh nghiệp Nhân tố khách hàng và nhu cầu của khách hàng quyết định quy mô và cơ cấu trên thị trường của doanh nghiệp và là yếu tố quan trọng hàng đầu khi xác định chiến lược kinh doanh

Mặt hàng chủ yếu của Công ty là các máy hút bụi, máy điều hòa trong công nghiệp, máy xây dựng do đó khách hàng tìm đến Công ty thường là các công ty xây dựng và công ty vệ sinh, người tiêu dung

Công ty luôn có những chính sách phù hợp, tạo quan hệ tốt với khách hàng từ đó thu hút những khách hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng thân thiết đem lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty

1.1.3 Phương thức bán hàng của công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Xuất phát từ phạm vi hoạt động và đặc điểm sản phẩm của Công ty là Công ty cỡ vừa chuyên cung cấp máy hút bụi, máy gia dụng, máy điều hòa, máy xây dựng Theo phương thức này người mua đến hoặc gọi điện cho phòng kinh doanh yêu cầu đặt mặt hàng (mặt hàng, chủng loại, số lượng) Tại phòng kinh doanh sẽ tính giá bán, làm giấy báo giá chuyển cho ban giám đốc duyệt sau đó sẽ gửi lại cho bên đặt hàng Nếu bên mua chấp nhận báo giá hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế Căn cứ vào số lượng, chủng loại

Trang 7

trong hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty sẽ chuyển hàng cho người mua theo điều khoản đã thỏa thuận đến địa điểm ghi trong hợp đồng Số hàng chuyển đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì lô hàng được chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ

Còn nếu căn cứ vào phương thức thanh toán của khách hàng thì Công ty

có 2 phương thức bán hàng đó là: Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay

và bán hàng theo phương thức trả chậm

Hình thức thanh toán mà Công ty dành cho các khách hàng rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết Khách hàng có thể trả chậm hoặc có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi…Phương thức thu tiền ngay thường thực hiện đối với những khách hàng không thường xuyên hoặc những khách hàng có khả năng thanh toán luôn Phương thức trả chậm (đã thanh toán một phần, phần còn lại trả chậm hoặc thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định) được áp dụng đối với những khách hàng thường xuyên, có uy tín và mua hàng với số lượng lớn Công ty cho phép nợ tiền hàng theo những điều khoản đã được quy định trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên Nhưng trước khi ký kết hợp đồng thanh toán trả chậm, Công ty đã thu thập và phân tích tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán Đồng thời, để quản lý các khoản phải thu, Công ty lập sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng, sắp xếp các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, có các biện pháp đôn đốc nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn Ngoài ra, Công ty còn tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán

Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng lớn, vì khách hàng chủ yếu của Công ty là khách hàng thường xuyên Do đó, Công ty

7

Trang 8

có những quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn.

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình hoạt động kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp Trong quá trình bán hàng có sự kết hợp rất chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau Từ phòng kinh doanh (tiến hành các chương trình quảng cáo, nhận được đơn đặt hàng của khách hàng); ban giám đốc (ký duyệt); phòng kế toán (tiến hành ghi sổ và thanh toán với khách hàng)… Qua đó, có thể thấy rằng bán hàng là một khâu rất phức tạp liên quan đến rất nhiều các phòng ban với nhau Do đó, việc tổ chức quản lý hoạt động bán hàng hợp lý ăn khớp giữa các bộ phận là rất quan trọng

Trang 9

tạo cơ hội được tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn Vì vậy, nhiều khách hàng

đã biết và tìm đến đặt hàng của Công ty với số lượng lớn đem lại lợi nhuận ngày càng cao cho Công ty

Các khách hàng có nhu cầu muốn mua sản phẩm của Công ty sẽ đến phòng kinh doanh đặt hàng Tại đây khách hàng sẽ nhận được sự tư vấn rất nhiệt tình của nhân viên Công ty về chủng loại mẫu mã hàng hóa, báo giá…từ

đó sẽ đi đến thống nhất giữa hai bên và soạn thảo hợp đồng kinh tế

1.2.2.2 Trưởng phòng kinh doanh

Sau khi hợp đồng kinh tế được soạn thảo trưởng phòng kinh doanh sẽ trình với ban giám đốc ký duyệt Hợp đồng kinh tế này thể hiện sự rằng buộc

về nghĩa vụ pháp lý giữa bên mua và bên bán, thể hiện quyền lợi của mỗi bên, Công ty có quyền đòi tiền khi đến hạn trả tiền

Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, trưởng phòng kinh doanh sẽ thông báo cho các phòng ban có liên quan để chuẩn bị những yếu tố cần thiết phục

vụ sản xuất đơn đặt hàng đã ký kết được

1.2.2.3 Bộ phận bán hàng

Bộ phận bán hàng đảm nhiệm toàn bộ các công việc liên quan đến đóng gói, bảo quản thành phẩm và giao hàng Như:

- Lập và thực hiện các kế hoạch giao hàng (khách hàng trong và ngoài nước)

- Kiểm tra, làm chứng từ hàng xuất phù hợp với quy định (Xin cấp C/O cho các lô hàng xuất khẩu, làm thủ tục xin giám định hàng hoá xuất khẩu…)

- Kiểm soát và theo dõi số lượng hàng nhập xuất

- Tiến hành và giải quyết khiếu nại của khách hàng

- Cung cấp thông tin và các chứng từ cần thiết với các bộ phận có liên quan và khách hàng

9

Trang 10

1.2.2.4 Vận chuyển hàng hóa

Hàng hóa của Công ty được vận chuyển đến tay khách hàng thông đường bộ trong nước là chủ yếu Vì vậy, Công ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển hàng với một số công ty vận chuyển quen thuộc Đảm bảo không

có hư hại gì đối với chất lượng, thiệt hại về số lượng hàng hóa trong khâu vận chuyển

1.2.3 Bộ phận quản lý chất lượng sản phẩm

Xuất phát từ đặc điểm của thành phẩm, Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam đã đề những biện pháp quản lý thành phẩm chặt chẽ, hiệu quả, đồng thời nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng sản phẩm Sản phẩm được kiểm soát ở tất cả các khâu, từ khâu nhập kho cho đến khi bàn giao cho khách hàng Khi xuất hàng giao bán hàng được kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo chất lượng của hàng khi giao bán, đủ về số lượng, và đúng về chủng loại

1.2.4 Bộ phận kho

Khi hàng được chuyển đến kho, thủ kho căn cứ vào số lượng trên phiếu nhập kho, trực tiếp nhận hàng chuyển vào kho theo đúng nơi quy định cho từng chủng loại mặt hàng Nhập kho xong, thủ kho ghi vào thẻ kho để theo dõi

Khi xuất bán, thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại ghi trên phiếu xuất kho Sau đó, tiến hành ghi vào thẻ kho để theo dõi và đối chiếu số liệu với phòng kế toán

1.2.5 Phòng kế toán

Lập các báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng cho ban giám đốc

Trang 11

1.2.5.1 Kế toán kho

Phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm để tập hợp, phân loại sản phẩm, tính giá thành từng loại sản phẩm Đồng thời, kế toán kho vào sổ chi tiết theo dõi thành phẩm hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số lượng)

1.2.5.2 Kế toán bán hàng

Viết hóa đơn GTGT và căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu, vào sổ sách có liên quan

1.2.5.3 Kế toán thanh toán

Khi khách hàng thanh toán có thể đến thẳng Công ty thanh toán cho phòng kế toán hoặc có thể thanh toán qua ngân hàng

Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp điền đầy đủ thông tin vào giấy đề nghị nộp tiền, nộp cho phòng kế toán Sau khi kiểm tra lại thông tin nhân viên phòng kế toán sẽ lập phiếu thu đưa cho khách hàng mang tiền nộp cho thủ quỹ Khi thủ quỹ đã thu đủ tiền sẽ ký tên và đóng dấu đã thu tiền Căn cứ vào phiếu thu kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng.Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sau khi gửi tiền vào tài khoản ngân hàng sẽ gửi giấy báo có về cho Công ty Căn cứ vào giấy báo có

kế toán vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp phải thu khách hàng

Hàng hóa sau khi đến tay khách hàng, khách hàng sẽ kiểm tra chất lượng cũng như số lượng Số lượng hàng hóa đáp ứng đúng theo yêu cầu của bên mua khi ký kết hợp đồng sẽ được khách hàng chấp nhận thanh toán, còn những sản phẩm chưa đáp ứng được yêu cầu bên mua sẽ gửi trả lại Công ty Căn cứ vào hóa đơn GTGT và lượng hàng khách hàng thực tế chấp nhận và lượng hàng hóa bị gửi trả lại do không đáp ứng được yêu cầu, Công ty sẽ tiến hành ghi sổ doanh thu và khoản hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu, sau

đó lập các khoản phải thu tương ứng với từng khách hàng Vì hàng hóa sản xuất ra dựa trên những hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên nên Công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu do giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại

11

Trang 12

CHƯƠNG 2: THỰC T RẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH VIỆT NAM

2.1 Kế toán doanh thu

Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam là một Công ty thương mại nên doanh thu từ hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn nhất và là nguồn thu chính của Công ty Doanh thu của Công ty tăng trong những năm gần đây làm lợi nhuận cũng như vốn chủ sở hữu của Công ty tăng lên, góp phần làm tăng thêm tính

tự chủ của Công ty

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

 Kế toán khoản doanh thu

Theo chế độ quy định Công ty sử dụng các chứng tư kế toán sau để hạch toán doanh thu:

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, Séc chuyển khoản, Séc thanh toán, Uỷ nhiệm thu, Giấy báo có của Ngân hàng, Bản sao kê của Ngân hàng )

- Chứng từ kế toán liên quan khác như chứng từ hàng hoá bán ra…

* Quy trình luân chuyển chứng từ:

Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty sau khi được ký kết các điều khoản, phòng kinh doanh tiến hành thực hiện hợp đồng Khi sản phẩm đã đúng theo chủng loại, số lượng theo yêu cầu của hợp đồng sẽ tiến hành xuất bán Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên Liên 1 (màu tím): lưu tại quyển hoá đơn; Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng; Liên 3 (màu xanh): dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ Nếu khách hàng nộp tiền ngay, kế toán thanh toán lập Phiếu thu Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển, Liên 2 chuyển cho khách hàng, Liên 3 dùng trong nội bộ Công ty để ghi sổ Thủ quỹ thu tiền, ký vào Phiếu thu và đóng dấu đã thu tiền Sau đó,

Trang 13

người nhận hàng mang đầy đủ chứng từ để xuống kho nhận hàng, bao gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho và Phiếu thu (liên 2) Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, thủ kho tiến hành xuất hàng rồi ghi thẻ kho cho từng loại hàng hóa xuất kho và chuyển Hoá đơn GTGT (liên xanh) và Phiếu xuất kho (liên 2) lên phòng kế toán Kế toán tổng hợp nhận những chứng từ kế toán này sẽ tiến hành ghi sổ

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu

tiền ngay trực tiếp

KH Phòng SXKD

Giám đốc

KT thanh toán Thủ quỹ Thủ kho

KT tổng hợp

Hợp đồng kinh tế

Ký duyệt Lập phiếu thu

Thu tiền Lập phiếu XK, xuất hàng

Ghi sổ

KT bán hàng

Lập hóa đơn GTGT

* Hoá đơn giá trị gia tăng

Khi có hợp đồng kinh tế hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ báo xuống kho để thu nhận lệnh xuất kho sau đó thủ kho mang phiếu xuất kho lên phòng kế toán để lập hoá đơn GTGT

Trang 14

Thủ kho lập Phiếu xuất kho và làm thủ tục xuất kho Sau khi Phiếu xuất kho đã có chữ ký hợp lệ được chuyển tới phòng kế toán

Hoá đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Tổng cục Thuế ban hành Trong

đó, ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của thành phẩm bán ra và được lập thành 3 liên (Liên 1 màu tím: được lưu tại quyển hoá đơn, liên 2 màu đỏ : Giao cho khách hàng, liên 3 màu xanh: được dùng để thanh toán

Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng

CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH

Mã số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: AA/12P Số: 0000025

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Quang Hưng

Tên đơn vị: Công ty Kim Long

Địa chỉ : 78 Lê Trọng Tấn – Đống Đa – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Số tài khoản

02 Máy hút

bụi LG UC

Trang 15

920 NRT Máy hút bụi

0

Cộng tiền hàng:

21.870.000

Thuế suất

GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán

24.057.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tư triệu không trăm năm mươi bảy ngàn đồng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

15

In tại Công ty cổ phần in Hồng Hà, Mã số thuế: 0101549149* ĐT: 0422.20.1515 – DD: 098 3456 368

Cần kiểm t ra đối chiếu khi lập, giao, nhận, hóa đơn

15

Trang 16

* Phiếu thu

Khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng từ sử dụng là phiếu thu Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và được lập thành 3 liên

- 1 liên lưu tại quyển phiếu thu của Công ty

- 1 liên giao cho khách hàng

- 1 liên giao cho thủ quỹ ghi sổ

Biểu 2.2: Phiếu thu

Đơn vị: Cty CP Cơ điện lạnh

Họ, tên người nộp tiền: Nguyễn Quang Hưng

Địa chỉ: 78 Lê Trọng Tấn – Đống Đa – Hà Nội

Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng

Số tiền: 24.057.000đồng

(Viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu không trăm năm mươi bảy ngàn đồng

Kèm theo 2 chứng từ gốc:

Ngày 06 tháng 5 năm 2012

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

* Giấy báo Có.

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản thông qua Ngân hàng thì chứng từ là giấy báo Có của Ngân hàng gửi đến phòng kế toán của Công ty Khi nhận được giấy báo Có kế toán tiến hành ghi sổ kế toán và lưu giữ tại phòng kế toán

Trang 17

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS TS Phạm Thị Bích Chi

Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng trình tự luân chuyển chứng từ cũng được thực hiện tương tự như trên chỉ khác kế toán thanh toán sẽ sử dụng Giấy báo có của ngân hàng làm căn cứ để ghi sổ

Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng thu

tiền ngay qua ngân hàng

KH Phòng SXKD

Giám đốc

KT thanh toán Thủ kho

KT tổng hợp

Ký duyệt Giấy báo có của NH

Ghi sổ

KT bán hàng Lập hóa đơn GTGT

Đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng thì trước khi ký kết hợp đồng bán chịu nhân viên kế toán của Công ty phải phân tích khả năng thanh toán của khách hàng Nếu chấp nhận bán chịu thì điều kiện ràng buộc phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên Quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp này cũng tương tự trường hợp khách hàng

17

SVTH: Bùi Thị Bích Hạnh – Lớp Kế toán

Lập phiếu

XK, xuất hàng

Đơn

đặt

hàng

Trang 18

thanh toán ngay chỉ khác là kế toán thanh toán không viết phiếu thu mà viết giấy nợ cho khách hàng.

Biểu 2.3: Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng.

Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam GIẤY BÁO CÓ

Hà Nội Ngày 08/05/2012 giờ in: 9:30:20 AM

Số chứng từ: Đã hạch toán

Số chuyển tiền:

NHNT Hà Nội

Người trả tiền: TOA Vietnam Co., Ltd

Số tài khoản: ……… tại Ngân hàng Techcombank Hà Nội

Người hưởng: SD Vietnam Indusstries Ltd

Số tài khoản: ……… …….tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội

Số tiền: 50.000.000

Bằng chữ: Năm mươi triệu đồng chẵn

Nội dung: Thu tiền hàng tháng 4 của công Công ty TOA Vietnam Co., Ltd

Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ

 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm

KT thanh toán

KT tổng hợp

Ký duyệt Viết giấy nợ Lập phiếu XK, xuất hàng

Ghi sổ

Đơn đặt hàng

Thủ kho KH

Trang 19

Phòng SXKD

Giám đốc

KT bán hàng Hóa đơn GTGT

* Hạch toán giảm giá hàng bán

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty có chất lượng và uy tín trên thị trường Các mặt hàng của Công ty luôn qua khâu kiểm duyệt nghiêm ngặt về chất lượng trong sản xuất và trước khi nhập kho Do đó, hiện nay

Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam không có chính sách giảm giá hàng bán cho khách hàng

* Hạch toán chiết khấu

Chiết khấu thương mại là các khoản doanh nghiệp cho khách hàng hưởng khi khách hàng mua với số lượng lớn Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu được ghi giảm trừ vào giá trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng, khoản chiết khấu thương mại này được hạch toán vào TK 521 Tài khoản này phản ánh khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại đã quy định Nhưng do tại Công ty không thực hiện chính sách chiết khấu cho khách hàng nên sẽ không xét trường hợp này

* Hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là số hàng đã bán, đã được coi là tiêu thụ nhưng người mua từ chối, trả lại Do các lỹ do như: Vi phạm cam kết, hàng bị mất, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách Kế toán sử dụng TK 531

để phản ánh hàng bán bị trả lại

19

Trang 20

Khi xuất hàng bán cho khách hàng nếu số hàng không đúng về chủng loại, quy cách, số lượng, thông số kỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng thì khách hàng được đổi mới trong thời gian quy định hoặc có thể trả lại một phần hoặc tất cả số hàng đó cho Công ty Hoặc khách hàng và Công ty đã thỏa thuận với nhau về chủng loại cũng như số lượng hàng hóa bán ra nhưng vì lý

do nào đó thuộc về phía khách hàng mà khách hàng không thể nhận được lô hàng đó thì Công ty cũng làm thủ tục nhận lại lô hàng đó

Sản phẩm của Công ty luôn được bộ phận đánh giá chất lượng kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng trước khi giao cho khách hàng nên việc xảy ra hiện tượng hàng hóa kém chất lượng là rất ít Do đó, có thể có những sai sót khách quan xảy ra đối với sản phẩm Trong trường hợp này Công ty chấp nhận nhận lại hàng

Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì cần có các chứng từ kèm theo hàng hóa trả lại như: Biên bản trả lại hàng hóa, Hóa đơn GTGT (hàng bán bị trả lại, phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại)… Cụ thể, khách hàng và phòng kinh doanh của Công ty thỏa thuận lập biên bản trả lại hàng, trên biên bản ghi rõ lý do trả lại hàng do sai về quy cách, mẫu mã, phẩm chất hay từ phía khách hàng và ký vào biên bản Khách hàng gửi cho Công ty Hóa đơn GTGT (liên 2) trong đó ghi rõ hàng bán bị trả lại Hóa đơn GTGT được chuyển tới phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn về

số lượng, đơn giá, thành tiền Sau đó kế toán lập đề nghị nhập kho và chuyển những chứng từ này cho thủ kho lập phiếu nhận kho Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại hàng hóa nhập lại theo chỉ tiêu số lượng và quy cách, rồi viết phiếu nhập kho đồng thời theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm phản ánh vào thẻ kho số lượng nhập lại Thủ kho sau khi kiểm tra nhập kho hàng và ghi thẻ kho sẽ chuyển các chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho) lên phòng kế toán để kế toán vào sổ

Trang 21

Trên phiếu nhập kho thủ kho chỉ ghi về mặt số lượng, do Công ty tính giá vốn theo phương pháp cả kỳ dự trữ nên giá vốn của hàng bán ra là giá vốn của tháng trước nếu hàng hóa bán ra vào tháng trước bị trả lại trong tháng này, còn nếu hàng bán ra và bị trả trong cùng một tháng thì kế toán chờ đến cuối tháng khi xác định được giá vốn sẽ điền thông tin về đơn giá và thành tiền vào phiếu nhập kho Đây chính là căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ

Cuối tháng tổng hợp số liệu cột thành tiền trên các phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 531

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại

Hóađơn GTGTNhập kho và ghi thẻ kho

KH và phòng KDKhách hàngThủ kho

Kế toánGhi sổBiên bản trả lại hàng

*Kế toán hàng bị trả lại:

Biểu 2.4: Biên bản trả lại hàng

Đơn vị : Công ty Kim Long

Địa chỉ : 78 Lê Trọng Tấn – Đống Đa – Hà Nội

BIÊN BẢN TRẢ HÀNG

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Cổ phần Cơ điện lạnh Việt Nam.

21

Trang 22

Công ty Kim L ong chúng tôi có mua mặt hàng Máy hút bụi Nita chi CV SU21Vcủa Công ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam do mặt hàng này không đảm bảo chất lượng nên chúng tôi không sử dụng được.

Nay Công ty chúng tôi xuất trả lại 01 chiếu Máy hút bụi Nita chi CV SU21V cho quý Công ty

Kính mong quý Công ty nhận lại số hàng trên

Xin chân thành cảm ơn!

Ngày 07 tháng 05 năm 2012

Giám đốc Công ty Kim Long

Biểu 2.5 Phiếu nhập kho

Có: 331

Họ, tên người giao hàng: Công ty Kim Long

Theo HĐ 0000045 số ngày 07 tháng 05 năm 2012

- Nhập tại kho: Công ty Cổ phần điện lạnh Việt Nam

Đơn

vị tính

Số lượng

Thành tiền

01 - Máy hút bụi Nita

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Biểu 2.6: Hóa đơn giá trị gia tăng

Trang 23

CÔNG TY KIM LONG

Mã số thuế: 0102678102

Địa chỉ: 78 Lê Trọng Tấn – Đống Đa – Hà Nội

HÓA ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Khách hàngNgày 07 tháng 5 năm 2012

Mã số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: AA/12P Số: 0000045

Họ tên người mua hàng: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Tên đơn vị:

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Số tài khoản

Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm tám mươi ngàn đồng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Trình tự ghi sổ chi tiết doanh thu được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu

23

In tại Công ty cổ phần in Hồng Hà, Mã số thuế: 0101549149* ĐT: 0422.20.1515 – DD: 098 3456 368

Cần kiểm t ra đối chiếu khi lập, giao, nhận, hóa đơn

Chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, HĐ GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân

Trang 24

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángHàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từ

kế toán kế toán nhập số liệu vào phần mềm máy tính, máy tính sẽ xử lý dữ liệu rồi lên báo cáo sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo dõi từng sản phẩm đã được cung cấp cho khách hàng

Mỗi dòng trên sổ chi tiết doanh thu bán hàng sẽ ghi lại một hóa đơn GTGT Các sổ chi tiết sẽ được in ra khi có yêu cầu hoặc đến cuối tháng kế toán sẽ in ra sổ chi tiết của một số mặt hàng tiêu thụ tiêu biểu trong tháng

Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng mặt hàng

kế toán vào bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng để tổng hợp từng sản phẩm đã bán ra trong tháng

Sau đây em xin trích một vài sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ tổng hợp doanh thu bán hàng

Biểu 2.7: Trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty Cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội

Mẫu số S17 – DDN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Sổ kế toán chi tiết doanh thu bán hàng

Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng

Trang 25

11/5 0000029 11/5 Xuất bán cho công ty CP Công nghệ Hà

Biểu 2.8 Sổ chi tiết bán hàng

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà

Nội

Mẫu số S17 – DDN

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên sản phẩm: Máy hút bụi Nitachi CV SU21V

Năm: 2012

Đơn vị tính : VNĐ

Ngày, Tháng , ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

TK đối ứng

Trang 26

- Số này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang

Trang 27

Biểu 2.9: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng

2.1.4 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Trình tự ghi sổ tổng hợp về doanh thu, và giảm doanh thu được thể hiện

Số lượng (Gói)Doanh thu1Máy điều hòa Electrolux

15

82.350.0002

Máy điều hòa Panasonic

8

63.120.0003

Máy hút bụi Hitachi

12

33.600.0004

Máy hút bụi công nghiệp 30L

2

18.590.0005

Máy hút bụi LG

13

69.810.000

Trang 28

qua sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu, hàng bán bị trả lại:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Hàng ngày, kế toán sẽ tập hợp các hóa đơn GTGT, phiều xuất kho, phiếu nhập kho vào thẻ kho vào sổ chi tiết hàng hóa, cuối tháng thì kế toán vào bảng tổng hợp xuất, nhập tồn và sổ cái

Biểu 2.10: Sổ nhật ký bán hàng

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội Mẫu số S03a3 – DDN

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng 5 năm 2012

Ghi có tài khoản doanh thu Hàng hóa Thành

phẩm Dịch vụ

Số hiệu Ngày,

Chứng từ kế toán (Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, HĐ GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân

Trang 29

Số trang trước chuyển sang

08/5 0000026 08/5 Xuất bán cho cty Hưng Thành 131 10.970.000

10/5 0000028 10/5 Xuất bán cho cty Thành Đạt 131 30.110.000

14/5 0000036 14/5 Xuất bán cho Cty THHH

Biểu 2.11 Sổ cái TK 511

Địa chỉ: Số 233 ngõ 211 – Tổ 46 – Khương Trung – Hà Nội Mẫu số S03b – DDN

SỔ CÁI

Năm: 2012Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng

TK đối ứng

Trang 30

06/5 0000025 05/5 Xuất bán cho công ty Kim Long 111 21.870.000 07/5 0000045 07/5 Nhập lại hàng không đủ tiêu chuẩn

chất lượng do Cty Kim Long trả lại 531 2.800.000

9/5 0000027 09/5 Xuất bán cho Cty CP Công nghệ

mới

11/5 0000029 11/5 Xuất bán cho công ty CP Công

nghệ Hà Nội

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán

Công ty cổ phần cơ điện lạnh Việt Nam là Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Hiện tại, để tính giá vốn hàng hóa xuất bán, Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Được sự hỗ trợ của phần mềm kế toán nên việc tính giá vốn hàng bán được thường xuyên cập nhật, chính xác, không xảy ra hiện tượng để dồn cuối tháng mới bắt đầu nhập dữ liệu do đó đã giảm bớt công việc của kế toán

Trang 31

Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng hàng hoá xuất bán cho các đơn vị khác Khi bán hàng cho khách hàng tiến hành lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên

- Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

- Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán

- Liên 3: Người nhận hàng giữ

* Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho dùng để theo dõi số lượng hàng hóa nhập kho do bộ phận kho lập khi nhận hàng hóa từ bộ phận sản xuất hoặc hàng bán bị trả lại Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên

- Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

- Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán

- Liên 3: Người nhận hàng giữ

* Thẻ kho

Đến cuối tháng thẻ kho mới được lập Tại đây phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn về mặt số lượng của từng loại hàng hóa trong kỳ Dùng để đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa của phòng kế toán

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Trình tự ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

31

Chứng từ kế toán (HĐ GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho… )

Định dạng
Số trang	63
Dung lượng	185,61 KB