Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ”

Trong quá trình tin học hóa hiện nay đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, việc áp dụng tin học vào quá trình tác nghiệp, quản lý không còn là điều gì xa lạ đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam từ nhỏ đến lớn. Với các doanh nghiệp thương mại, mà cụ thể hơn là các doanh nghiệp kinh doanh sách, cũng không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó. Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp sách đã bắt đầu tiến hành tin học hóa toàn bộ, đây là công việc cần làm đầu tiên trước khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất hay tiến hành xây dựng hệ thống thương mại điện tử. Tuy rằng số lượng các doanh nghiệp như trên là chưa nhiều và chủ yếu mới được áp dụng bởi các doanh nghiệp lớn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng không thể không làm ngơ trước xu thế này. Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế, và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sử dụng để hỗ trợ tác nghiệp và quản lý tại các hiệu sách vừa ở Việt Nam, em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp.

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM FPT VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ 5

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 5

1.1.1 Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT 5

1.1.2 Tổng quan về F-Soft 6

1.2 Tổng quan về hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 11

1.2.1 Sơ lược về doanh nghiệp sách Thành Nghĩa 11

1.2.2 Tổng quan về Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 14

1.3 Sơ lược về giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ 21

1.3.1 Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới .21

1.3.2 Phương pháp nghiên cứu 22

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 23

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 23

2.1.1 Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý 23

2.2 Hệ thống thông quản lý 25

2.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin 25

2.2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 25

2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin 27

2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống 28

2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29

2.3 Phân tích hệ thống thông tin 32

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích 32

2.3.2 Phương pháp mã hóa dữ liệu 35

2.3.3 Công cụ mô hình hóa 37

2.4 Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý 39

2.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra 39

2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa 41

2.5 Thiết kế vật lý ngoài 42

2.5.1 Thiết kế vật lý đầu ra 42

2.5.2 Thiết kế vật lý đầu vào 43

2.5.3 Thiết kế giao tác với phần tin học hóa 43

2.6 Thiết kế vật lý trong 43

2.7 Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 44

2.7.1 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 44

2.7.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 45

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP TẠI HIỆU SÁCH 46

3.1 Khảo sát hệ thống 46

3.1.2 Yêu cầu của hệ thống thông tin mới 48

3.2 Phân tích hệ thống 49

3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 49

3.2.2 Sơ đồ chức năng (BFD) 53

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 54

3.3 Thiết kế logic 57

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra 57

3.3.2 Các tệp cơ sở sở dữ liệu 60

3.3.3 Mối quan hệ giữa các tệp dữ liệu 65

3.4 Một số giải thuật 66

3.4.1 Giải thuật đăng nhâ ̣p 66

3.4.2 Giải thuâ ̣t câ ̣p nhâ ̣t dữ liê ̣u 67

3.4.3 Giải thuâ ̣t Tìm kiếm 68

3.4.4 Giải thuâ ̣t In báo cáo 69

3.4.5 Giải thuâ ̣t Tính lương 70

3.4.6 Giải thuâ ̣t Tính nhập-xuất-tồn 71

3.4.7 Giải thuật tính doanh thu (chi phí hoàn toàn tương tự) 72

3.5 Thiết kế giao diện cho chương trình 72

3.5.1 Giao diện chính và các menu 72

3.5.2 Một số form cập nhật 77

3.5.3 Một số form cập nhật và xử lý 83

3.5.4 Một số form tìm kiếm 85

3.5.5 Một số thiết kế báo cáo 87

KẾT LUẬN 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92

PHỤ LỤC 93

A Hướng dẫn cài đặt chương trình 93

B Mã của chương trình 97

LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình tin học hóa hiện nay đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, việc

áp dụng tin học vào quá trình tác nghiệp, quản lý không còn là điều gì xa lạđối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam từ nhỏ đến lớn Với các doanhnghiệp thương mại, mà cụ thể hơn là các doanh nghiệp kinh doanh sách, cũngkhông nằm ngoài xu hướng tất yếu đó

Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp sách đã bắt đầu tiến hành tin học hóatoàn bộ, đây là công việc cần làm đầu tiên trước khi doanh nghiệp mở rộngquy mô sản xuất hay tiến hành xây dựng hệ thống thương mại điện tử Tuyrằng số lượng các doanh nghiệp như trên là chưa nhiều và chủ yếu mới được

áp dụng bởi các doanh nghiệp lớn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũngkhông thể không làm ngơ trước xu thế này

Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực

tế, và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sửdụng để hỗ trợ tác nghiệp và quản lý tại các hiệu sách vừa ở Việt Nam, em

chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ” làm đề tài luận văn tốt nghiệp

Luận văn này có cấu trúc gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

Chương này trình bày những cái nhìn khái quát nhất về công ty cổ phầnphần mềm FPT (F-Soft) nơi tác giả thực tập và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ (làđịa điểm cụ thể để tác giả có thể tìm hiểu nhằm đưa ra bài toán cần giảiquyết) Đồng thời, trong chương 1, tác giả cũng trình bày mục đích, ý nghĩacủa đề tào và phương pháp sử dụng nghiên cứu

Chương 2: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý

Chương này gồm tất cả các phương pháp được sử dụng để nghiên cứumột hệ thống thông tin quản lý, đó chính là cơ sở cho việc thực hiện phân tích,thiết kế cũng như phát triển hệ thống ở chương 3 Các ví dụ cụ thể cũng sẽđược lấy từ thực tế xây dựng hệ thống

Chương 3: Phân tích thiết Hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ.

Trong chương này, tác giả sẽ trình bày chi tiết quá trình phát triển hệthống thông tin đã chọn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo - TS Trương Văn Tú vì

sự hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thành đề tài này!

Hà Nội, ngày 1 tháng 6 năm 2006

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM FPT VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

1.1.1 Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT

1.1.1.1 Những thông tin chung

FPT (tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Phát triển đầu tư công nghệ FPT)thành lập ngày 13/09/1988, trụ sở chính tại 89 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội

FPT là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ

hàng đầu tại Việt Nam, với các lĩnh vực chính như: sản xuất các sản phẩm

phần mềm (đáp ứng nhu cầu nội địa và trong nước); phân phối các sản phẩmcông nghệ thông tin; lắp ráp máy vi tính; phân phối điện thoại di động,đào tạo

lập trình viên; truyền hình… Khách hàng của FPT bao gồm các văn phòng

lớn tại Việt Nam (văn phòng chính phủ, bộ công an, bộ tài chính, bộ quốcphòng,…); các ngân hàng quốc doanh, ngân hàng thương mại, ngân hàng liêndoanh trong và ngoài nước (Vietcombank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát

triển nông thôn, Eximbank, ACB, Public Bank (chi nhánh ở Lào và

Campuchia), Bank of Tokyo, Sumitomo Bank,…); Các công ty sản xuất vàdịch vụ (VietsoPetro, Vietnam Airlines, VDC ); Các công ty liên doanh nước

ngoài (Metropol Sofitel Hotel, BP, Coca-Cola…) Đối tác của FPT là các

công ty tin học và viễn thông uy tín trên thế giới (IBM, HP, Microsoft,

Toshiba, Cisco, Oracle, Motorola, Samsung…) Về nhân sự, FPT là công ty

tập trung được đông đảo cán bộ làm tin học nhất Việt Nam với gần 3200 nhânviên (tính đến hết năm 2004), trong đó hơn 74% nhân viên tốt nghiệp ĐH.FPT luôn phấn đấu trở thành công ty Công nghệ thông tin số một Việt Namvới định hướng phát triển chủ đạo là cung cấp dịch vụ Hội tụ số

1.1.1.2 Sơ đồ tổ chức:

Dưới đây là sơ đồ tổ chức của FPT

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ

FPT (Nguồn: http://www.fpt.com.vn )

Công ty bao gồm các trung tâm và các công ty chi nhánh ở cả ba miền,tại Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh

1.1.2 Tổng quan về F-Soft

Như đã trình bày ở trên (xem hình 1.1), Công ty Phần mềm FPT (F-Soft)

là một trong 6 công ty chi nhánh của FPT, được thành lập năm 1999 (đến năm

2004 mới chính thức là Công ty Cổ phần phần mềm FPT) Để có một cái nhìnkhái quát về F-Soft, tác giả xin trình bày một số vấn đề về chức năng kinhdoanh, cơ cấu tổ chức, quá trình phát triển và quy trình sản xuất phần mềmcủa công ty

1.1.1.3 Chức năng kinh doanh

kế toán, Bộ phận nhân lực, bộ phận phát triển kinh doanh, bộ phận hỗ trợkhách hàng…) Trong từng chi nhánh cũng có đầy đủ các bộ phận chuyênmôn như cơ quan quản lý chúng Cách xây dựng một cấu trúc như vậy sẽ giúpphát huy tối đa tiềm lực của công ty vì từng bộ phận cấp cơ sở sẽ thuộc quyềnquản lý của các bộ phận cấp trên.

Nhân viên F-Soft hoạt động trong sự quản lý của một nhóm (Group).Hình 1.3 dưới đây cho thấy cơ cấu tổ chức của một nhóm (trung tâm kinhdoanh) trong F-Soft mà cụ thể là G5

Mỗi trung tâm kinh doanh (mà ví dụ ở đây là trung tâm kinh doanh G5)được lãnh đạo bởi một giám đốc (Bùi Thiện Cảnh) Giám đốc sẽ chỉ đạo cácđơn vị nhỏ hơn:

Các phòng sản xuất (D1 phụ trách thị trường Nhật Bản, D5 phụ trách thịtrường Pháp)

Phòng phụ trách tiếng Nhật JTC

Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của F-Soft (Nguồn: F-Soft Profile)

Các đơn vị đặc biệt: Đơn vị phụ trách Đoàn thanh niên Youth Union

Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Hồ Chí Minh

Mở văn phòng tại Tokyo

Đạt được CMM mức 5

Bắt đầu làm việc với IBM Mỹ, MHTS, Hitachi Ltd

200

Thành lập OSDC cho công ty phần mềm Hitachi

Bắt đầu làm việc với Nomura Reasearch Institute, Toshiba Joho, HP NhậtBản

Thành lập công ty phần mềm FPT Nhật Bản tại Tokyo

Ứng dụng tiêu chuẩn 7799 của Anh cho hệ thống quản lý bảo mật thông tin

Bảng 1.1: Những điểm mốc quan trọng trong quá trình phát triển của F-Soft 1.1.1.6 Khái quát quy trình sản xuất phần mềm

F-Soft tuân theo quy trình sản xuất phần mềm hiện đại, gồm các bước:phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai phần mềm Đặc biệt,quá trình này được sự hỗ trợ của các hệ thống tin học như DashBoard, FsoftInsight, Date/TimeSheet và DMS Dưới đây là chi tiết từng giai đoạn trongquá trình sản xuất phần mềm

 Giai đoạn phân tích yêu cầu: xác định rõ ràng yêu cầu của người sử

dụng để từ đó đưa ra được các vấn đề cần giải quyết, những mục tiêu cần đạtđược, những rủi ro có thể gặp phải, hay những giới hạn về công nghệ khôngthể vượt qua Cán bộ xác định yêu cầu là những người có năng lực cao vềchuyên môn, kỹ thuật cũng như kiến thức về kinh tế nhằm đánh giá được quy

mô của phần mềm

 Giai đoạn thiết kế: Được thực hiện ngay sau khi quá trình xác định yêu

cầu kết thúc Tài liệu từ quá trình trên được sử dụng ở giai đoạn này, mục đíchcủa giai đoạn thiết kế là xây dựng được đặc tả của các yêu cầu đối với phầnmềm, xây dựng kiến trúc hệ thống, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chi tiết (thiết kế

dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết kế chương trình, module hóa chương trình vàthiết kế các công cụ cài đặt chương trình)

 Giai đoạn lập trình: Giai đoạn này chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý

của giai đoạn thiết kế thành các module chương trình do các lập trình viênđảm nhận Quá trình này phải tuân thủ nghiêm ngặt theo tài liệu thiết kế đãđược tạo ra từ giai đoạn trước

 Giai đoạn kiểm thử: Ngay từ giai đoạn lập trình, các lập trình viên cũng

đã thực hiện test các module xử lý gọi là unit test Giai đoạn test tích hợp cácmodule nhằm mục đích chạy và kiểm thử cả chương trình, nó là một đánh giácuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa Mục đích của giai đoạn này lànhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình đều được thiết kế

và triển khai đúng với các yêu cầu đã đề ra

 Giai đoạn triển khai phần mềm: Mục đích của giai đoạn này là giao lại

sản phẩm phần mềm cho khách hàng bao gồm những việc sau: thực hiện càiđặt phần mềm, đào tạo về kỹ thuật cho người sử dụng

1.2 Tổng quan về hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

1.2.1 Sơ lược về doanh nghiệp sách Thành Nghĩa

1.1.1.7 Thông tin chung

 Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân sách Thành Nghĩa TP.HCM

 Ngày thành lập: 20 tháng 8 năm 1993

 Địa chỉ trụ sở chính: 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM

1.1.1.8 Quy mô hoạt động, doanh số và sự phát triển

 Quy mô hoạt động: Đến nay, doanh nghiệp sách Thành Nghĩa có 14 chinhánh trên cả nước, với tổng số nhân viên lên tới gần 1600 nhân viên Các chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp sách Thành Nghĩa bao gồm:

1 Nhà sách Thành Nghĩa 288B An Dương Vương - P4 - Q.5 - TP.HCM

2 Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 1 235C Nguyễn Văn Cừ, Q.1, TP HCM

3 Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 2 601- 603 CMT8, Q.10, TP HCM

4 Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 3 551Xô Viết Nghệ Tĩnh, P26, Q Bình Thạnh.

5 Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 4 181-187 Hùng Vương, P9, Q6, TP HCM

6 Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 5 42 Nguyễn Huệ, P2, Cao Lãnh, Đồng Tháp.

7 Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 6 1/6 Huỳnh Tấn Phát, Q 7, TP HCM

8 Nhà sách Nguyễn Văn Cừ 7 36 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội

9 Nhà sách Phan Đăng Lưu 126 Phan Đăng Lưu, Q Phú Nhuận, TP HCM

10 Nhà sách Nhà sách Thanh Niên 189 Cống Quỳnh, Q.1, TP HCM

 Số lượng đầu sách phục vụ khách hàng (tính đến năm 2003) được mô tảtrong bảng sau

STT TÊN NHÀ SÁCH (Tỷ đồng)ĐẦU TƯ NĂM ĐƯỢC KHAITHÁC TỔNG ĐẦU SÁCH PHỤCVỤ KHÁCH HÀNG

phẩm…

 Quy mô của doanh nghiệp có thể được mô tả cụ thể hơn trong bảng sau:

STT NĂM S LƯỢNGC HÀNG (Người)CBNV D TÍCH KINHDOANH (m2) THU (TỷDOANH

đồng)

NỘP NGÂN SÁCH(Triệu đồng)

1.2.2 Tổng quan về Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

1.1.1.9 Những thông tin chung

 Tên đơn vị: Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

1.1.1.10 Quy mô của hiệu sách

Qua gần 2 năm chính thức đi vào hoạt động, hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

đã ngày càng phát triển cả về số lượng nhân viên, số lượng các đầu sách cungcấp cũng như số lượng các sản phẩm khác Tuy là một hiệu sách nhưng vớidiện tích sử dụng lên tới gần 1000m2 và số lượng nhân viên hơn 70 người (kể

cả nhân viên làm theo ca), hiệu sách Nguyễn Văn Cừ có thể coi là một siêu thịthu nhỏ với mặt hàng cung cấp chủ yếu là sách, số lượng đầu sách cung cấpmỗi năm khoảng 65.000 loại

Bảng 1.5 sau đây cho thấy số lượng các quầy hàng, số lượng mặt hàngcung cấp từng của từng quầy hàng và số lượng nhân viên từng quầy.

mặt hàng

Số lượng nhân viên (người)

Bảng 1.5: Số lượng mặt hàng và nhân viên từng quầy hàng tại hiệu sách

Nguyễn Văn Cừ 1.1.1.11 Cơ cấu tổ chức của hiệu sách và chức năng của từng bộ phận

Hình 1.4 minh họa cơ cấu tổ chức của hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Giámđốc là người có vị trí cao nhất, cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất tạihiệu sách, va phải trực tiếp báo cáo với cấp trên (công ty mẹ doanh nghiệpsách Thành Nghĩa) Bên dưới giám đốc có bộ phận giám sát, giúp việc Hiệusách có 4 bộ phận chính trực tiếp tham gia vào hoạt động tác nghiệp hàngngày tại hiệu sách Dưới đây là cụ thể trách nhiệm của từng bộ phận

 Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất tại hiệu sách Giámđốc sẽ phải báo cáo lại tình hình hoạt động hàng tháng hoặc tại thời điểm bất

kì (nếu cần thiết) cho công ty mẹ có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh Giámđốc cũng là người quyết định về nhân lực cũng như bất kì thay đổi lớn nàotrong hiệu sách

 Bộ phận giám sát, giúp việc: Là bộ phận hỗ trợ giám đốc trong việcquản lý hiệu sách Có trách nhiệm báo cáo với giám đốc hoạt động bán hàngcủa từng quầy hàng cũng như từng bộ phận tác nghiệp Bộ phận giám sát cũngtham gia chấm công nhân viên và lập bảng lương hàng tháng Ngoài ra, bộphận này cũng đảm nhiệm các công việc có tính chất hành chính.

Bé phËn gi¸ms¸t, gióp viÖc

Bé phËn b¶o

vÖ, tr«ng xeHiÖu s¸ch NguyÔn V¨n Cõ

Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức của hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

 Bộ phận bán hàng: Là bộ phận có số lượng nhân viên đông đảo, thamgia chủ yếu vào các hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Bộ phận này bao gồm

các nhân viên phụ trách quầy, các nhân viên đứng quầy, và nhân viên thanh toán

o Nhân viên phụ trách quầy: Là người đưa ra các yêu cầu nhập hàng củaquầy mình phụ trách, đồng thời chịu trách nhiệm về quầy hàng của mình

o Nhân viên đứng quầy: Là nhân viên trực tiếp đứng quầy hàng ngày,giúp đỡ khách hàng mua hàng, kiểm kê lại số hàng hóa trong quầy sau mỗingày và giúp nhân viên phụ trách quầy trong việc yêu cầu nhập các loại hànghóa

o Nhân viên thanh toán: Thanh toán khi khách hàng có yêu cầu

 Bộ phận kế toán: Là bộ phận chịu trách nhiệm mọi công việc liên quanđến sổ sách kế toán, việc tính toán doanh thu, chi phí; lên báo cáo thuế, báocáo giám đốc hàng tháng

 Bộ phận nhập, đặt hàng: Là bộ phận nhận yêu cầu của nhân viên phụtrách quầy hàng và trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng và nhậphàng

 Bộ phận bảo vệ, trông xe

1.1.1.12 Những vấn đề tồn tại và những ưu điểm của một hệ thống thông tin

mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ

Trước hết, có thể sơ lược tình hình ứng dụng tin học trong doanh nghiệpsách Thành Nghĩa Doanh nghiệp đã xây dựng một website riêng, nhưng chứcnăng của nó chỉ để giới thiệu và quảng bá (chưa có thương mại trực tuyến).Trang web này không được cập nhật thường xuyên và đầy đủ Ngoài ra, giữacác chi nhánh chưa có hệ thống liên lạc chặt chẽ với nhau qua việc khai thácnhững tiện ích của Internet Về mặt sử dụng tin học trong hoạt động tácnghiệp tại các chi nhánh của hiệu sách chưa toàn bộ và hiệu quả Cụ thể sẽđược trình bày dưới đây tình hình ứng dụng tin học trong hiệu sách NguyễnVăn Cừ

Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ đã áp dụng tin học vào hoạt động tác nghiệp

và quản lý hiệu sách Phần mềm chủ yếu sử dụng hỗ trợ là Office, tuy có ưuđiểm là dễ tiến hành các bảng tính nhưng không tối ưu trong việc tự động hóa

và khụng thực sự trợ giỳp người dựng một cỏch hiệu quả trong cụng việc tạihiệu sỏch Dưới đõy là một số nhận xột về việc ỏp dụng tin học và những điểmyếu của nú tại hiệu sỏch Nguyễn Văn Cừ.

Thứ nhất, chưa xõy dựng hệ thống quản lý hàng húa theo mó Điều này

gõy bất lợi trong quỏ trỡnh quản lý sản phẩm Việc mó húa sản phẩm là cầnthiết vỡ nú giỳp quản lý từng loại hàng húa một cỏch hiệu quả hơn Vớ dụ ta cúthể biết được loại hàng nào bỏn chạy nhất để cú thể nhập thờm hàng, loại hàngnào khụng cú nhiều người mua để giảm số lượng nhập Việc mó húa sản phẩmmột cỏch thống nhất trong toàn doanh nghiệp sỏch Thành Nghĩa (tức là ở tất

cả cỏc chi nhỏnh) cũng giỳp ớch rất nhiều cho sự mở rộng hoạt động kinhdoanh của cụng ty sau này (đú chớnh là thương mại điện tử - đõy là xu hướngtất yếu) Việc quản lý theo mó cũng sẽ giỳp ớch rất nhiều trong quỏ trỡnh thanhtoỏn

Phiếu thanh toán của hiệu

sách

HIệU SáCH nGUYễN vĂN cừ

36 XUÂN THủY - CầU GIấY - Hà NộI

(7549098-7549099) PHIếU THANH TOáN (04.36pm 12/03/2006)

Xà phòng 10.000 Nước xả Downy 17.000 Sách-Cánh đồng bất tận 16 500 Giấy memo hộp 9.000 Mít sấy 3.000

6 items Tổng số 45.000

xin kính chào quý khách

-HIệU SáCH nGUYễN vĂN cừ

36 XUÂN THủY - CầU GIấY - Hà NộI

(7549098-7549099) PHIếU THANH TOáN

xin kinh chao quy khach

-Phiếu tương đương

Hình 1.5: So sánh hai phiếu thanh toán Thứ hai, hoạt động thanh toán được thực hiện bởi ba quầy thanh toán, tuy

nhiên, việc thanh toán tỏ ra không chuyên nghiệp khi trong hóa đơn không lưulại cụ thể từng loại hàng hóa khách hàng mua Hình 1.5 sau đây là mô tả 2phiếu thanh toán: Phiếu thứ nhất là phiếu của hiệu sách, phiếu thứ hai là phiếuđáng lẽ ra nên có

Như hình 1.5 chỉ rõ, hai phiếu trên là rất khác nhau Do không thực hiện

mã hóa, nhân viên thanh toán chỉ ấn vào các phím trên đó có ghi loại các hànghóa (ví dụ như văn phòng phẩm – VPP, sách – sach, bánh – banh,…) Điềunày dẫn đến hóa đơn thanh toán không rõ ràng, ví dụ như món hàng thứ nhất,

do nhân viên thanh toán gõ sai vào mục “VPP” nên “Xà phòng” đáng lẽ thuộcloại hóa mỹ phẩm lại nằm trong nhóm VPP Điều này lại cho thấy những lợiích rất lớn của việc mã hóa hệ thống hàng hóa trong nhà sách

Thứ ba, quá trình hạch toán kế toán Khi thanh toán, một hóa đơn đã

được lưu lại trên máy Những hóa đơn này sẽ giúp cho việc hạch toán doanhthu Tuy nhiên, quá trình này không được tiến hành một cách tự động tại hiệusách mà hoàn toàn thủ công khi nhập các số liệu Do việc thanh toán khôngđược tiến hành một cách hiệu quả, cho nên việc kết toán thu chi cũng như báocáo tồn kho phải tốn rất nhiều nhân lực

Nếu được tin học hóa một cách toàn bộ thì công việc của kế toán viên sẽđược giảm đi rất nhiều

Thứ tư, quá trình đặt hàng Nếu được tin học hóa toàn bộ, tức là xử lý

thông tin hoàn toàn trên máy, quá trình thanh toán, nhập hàng có sự liên kếtvới nhau thì việc đặt hàng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều

Thứ năm, việc sử dụng các báo cáo giám đốc Do chưa được tin học hóa

toàn bộ, nên giám đốc khi cần một báo cáo bất thường phải yêu cầu bộ phận

kế toán, bộ phận kế toán cũng không thể ngay lập tức đưa ra những báo cáo

đó mà phải mất thời gian để nhập số liệu và tính toán (những phép tính toán

đó dù là không khó và gần như tương tự nhau thì công việc này vẫn cần mộtkhoảng thời gian nhất định nào đó) Điều này cản trở tới yêu cầu sử dụngthông tin và không tốt cho quá trình quản lý Ngược lại, nếu một hệ thốngthông tin phù hợp được xây dựng, người quản lý có thể tự tạo ra các báo cáomột cách chính xác và kịp thời

Thứ sáu, với bộ phận giám sát, hỗ trợ quản lý Một trong những nhiệm vụ

của bộ phận này là chấm công cho nhân viên Quá trình này đã luôn diễn ramột cách hết sức thủ công và nhiều khi không chính xác Vì thế, một phiếuchấm công điện tử là điều rất cần thiết

Tất cả những nhược điểm trên của hệ thống hỗ trợ quản lý và tác nghiệptrong hiệu sách chứng tỏ một yêu cầu phải xây dựng hệ thống tin học để mộtmặt có thể giảm thiểu công việc của nhân viên, đảm bảo các thông tin mộtcách chính xác, mặt khác, có thể hỗ trợ hiệu quả hơn cho quá trình ra quyếtđịnh của những người quản lý

1.3 Sơ lược về giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ

1.3.1 Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới

Để xây dựng hệ thống thông tin mới cho hiệu sách và đảm bảo tính hiệuquả của sản phẩm sau khi hoàn thành, tác giả tuân theo đúng các quy trìnhtrong quá trình thu thập thông tin và phân tích thiết kế

Việc xây dựng hệ thống thông tin mới bắt đầu bằng xác định yêu cầu.Trong giai đoạn này phải đảm bảo mọi đầu ra cũng như xử lý của hệ thốngmới phù hợp với thực tiễn

Sau đó là phân tích thiết kế Trong giai đoạn này thì phân tích thiết kế cơ

sở dữ liệu hợp lý là rất quan trọng Phải đảm bảo xây dựng một bộ mã hóađơn giản, khoa học, thuận tiễn với người sử dụng

Quá trình thực hiện xây dựng một hệ thống thông tin mới sẽ được trìnhbày rõ hơn trong chương 2 và chương 3

1.3.2 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài này là phươngpháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát

Để có thể hiểu những yêu cầu của một hệ thống mới, phương pháp phỏngvấn được tác giả sử dụng nhiều Việc phỏng vấn không mang tính chính thức,

dù chỉ là những cuộc đối thoại ngắn với người quản lý hiệu sách, nhân viên kếtoán, nhân viên đứng quầy,… đem lại rất nhiều thông tin cho việc xây dựng hệthống mới, vì họ là những người sẽ trực tiếp tham gia vào việc khai thác hệthống sau này

Phương pháp quan sát cũng được sử dụng khi cần biết thêm những thôngtin về việc bán hàng của nhân viên hỗ trợ khách hàng

Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sử dụng nhiều nhất Tài liệunghiên cứu không chỉ là các sản phẩm đầu ra của hệ thống cũ, những biểumẫu được sử dụng trong hiệu sách mà còn là các giáo trình về phân tích thiết

kế hệ thống thông tin và các giáo trình khác Tài liệu cũng có thể là các phầnmềm có tính năng tương tự (Tuy nhiên, vì những lý do khách quan không phùhợp với cơ sở đang nghiên cứu) Phương pháp nghiên cứu tài liệu được sửdụng thường xuyên trong toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế, triển khai hệthống

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ

THỐNG THÔNG TIN

2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức

2.1.1 Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý

Tổ chức là một tập hợp các cá thể có chung mục đích, cùng làm việc với

nhau để đạt được mục đích đó bằng sự hợp tác và phân công lao động

Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý Tuy nhiên, một

định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng lànguyen liệu của hệ thống quản lý

 Các khái niệm liên quan đến thông tin: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin) Vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin Các vật mang tin thông dụng là ngôn

ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi

là nội dung của thông tin đó.

Chñ thÓ ph¶n ¸nh Th«ng tin Chñ thÓ nhËn

ph¶n ¸nhVËt mang tin

Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin

 Vai trò của thông tin trong tổ chức

Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượngquản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy,

kiểm tra và kiểm soỏt sự hoạt động của tổ chức Vỡ những nhiệm vụ trờn củanhà quản lý, thụng tin là rất cần thiết cho cỏc quỏ trỡnh ra quyết định, nú lànhõn tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đỳng đắn, hợp lý cho quyết định củangười quản lý

Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động ra quyết định và lao động thụng tin Lao động ra quyết định chiếm khoảng 10%

thời gian lao động của nhà quản lý, ớt mang tớnh quy trỡnh và cú nhiều yếu tốchủ quan Lao động thụng tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập,

xử lý, lưu trữ, phõn phỏt thụng tin, mang tớnh khoa học, cú quy trỡnh và khỏchquan Việc phõn chia lao động này khẳng định tầm quan trọng của thụng tin

Số lao động sử dụng và làm việc với thụng tin ngày càng tăng

Thụng tin tỏc động đến hệ thống như sau:

Hệ thống thôngtin quản lý

Thông tin quyết

định

Hỡnh 2.2: Sơ đồ luồng thụng tin giữa cỏc cấp

Lao động của nhà quản lý quyết định đến sự sống cũn, sự phỏt triển củamột cụng ty Mà thụng tin chiếm một vai trũ quan trọng trong quyết định củanhà quản lý Vỡ võy, thụng tin chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời là một yếu tố khụngthể thiếu được với mỗi doanh nghiệp

2.2 Hệ thống thông quản lý

2.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu… Tập hợp này được tổ chức nhằm mục đích thuthập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin Quá trình trên được mô tả tronghình 2.3

Thu thËp Xö lý vµ l­u Ph©n ph¸t

tr÷

Kho d÷ liÖu

Hình 2.3: Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin

Như vậy, hệ thống thông tin nào cũng gồm có bốn bộ phận: bộ phận đưa

dữ liệu vào (inputs), bộ phận xử lý, kho dữ liệu (storage) và bộ phận đưa dữliệu ra (outputs)

2.2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùytheo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó Ví dụ,một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu

ra là gì từ một đầu vào cụ thể Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệthống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của

hệ thống Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác,

con mắt của người phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợpnhững hàm, những thủ tục,…

Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thôngtin khác nhau Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra

một trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Sơ đồ dưới đây mô tả mối

tương quan giữa ba mô hình này

M« h×nh logic(gãc nh×n qu¶n lý)

M« h×nh vËt lý trong(gãc nh×n kü thuËt)

M« h×nh vËt lý ngoµi(gãc nh×n sö dông)

Hình 2.4: Ba mô hình của hệ thống thông tin

 Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó phai thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những thử lý vànhững thông tin mà hệ thông sản sinh ra Mô hình này chỉ quan tâm đế việctrả lời câu hỏi “cái gì?”, “để làm gì?” mà không quan tâm đến cách thức xử lý

dữ liệu như thế nào

 Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao

tác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện

xử lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối Mô hình này cũng chú ý đến thời giancủa hệ thống

 Mô hinh vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống,

nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹthuật Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện

hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị,…Nguyên nhân

và phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

2.2.3 Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứtrường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợhiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày Tuy nhiên, còn một số yêucầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thôngtin Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó

 Những vấn đề về quản lý Những vấn đề về quản lý là những vấn đềphát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyếtđịnh bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thốngthông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp Lúc này, cáchoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý Nhà quản lý nhận ra sự cần thiếtphải phát triển một hệ thống thông tin

 Sự thay đổi của công nghệ Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệcũng là một trong những nguyên nhân chính Công ty, doanh nghiệp nào ứngdụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệpđược hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh.Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó,

nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển củadoanh nghiệp.

 Thay đổi sách lược chính trị

2.2.4 Phương pháp phát triển hệ thống

Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng đượcmột sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệuquả cao trong công việc Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một

hệ thống

Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tậphợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệthống chặt chẽ nhưng dễ quản lý Các phương pháp hiện đại dựa vào banguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Mô hình như đã nó ở trên đó là ba

mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực choviệc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp

 Nguyên tắc 2: Đi từ chung đến riêng Là một nguyên tắc của sự đơn

giản hóa Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đíchcủa nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệthống một cách chi tiết

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế Việc phân tích

chủ yếu bắt đầu từ những quan sát người sử dụng, những yêu cầu của chínhnhững người tham gia vào hệ thống, vì thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp vềcác mô tả vật lý ngoài

Phương pháp phát triển một hệ thống được trình bày dưới đây là phương

2.2.5 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

1.1.1.13 Đánh giá yêu cầu

Đây là giai đoạn nhằm mục đích cung cấp cho những người lãnh đạo tổchức những dữ liệu thực tế để có thể ra quyết định về tính khả thi, hiệu quảcủa một dự án phát triển hệ thống Bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo

án có được tiếp tục không Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích thiết kế

 Nghiên cứu môi trường hệ thống

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

1.1.1.15 Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạtđược những mục tiêu đã thiết lập từ giai đoạn trước Mô hình của hệ thốngmới gồm thông tin mà hệ thống đó sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữliệu, các xử lý, các dữ liệu vào Các công đoạn trong giai đoạn này bao gồm:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hóa mô hình logic

1.1.1.16 Đề xuất các phương án của giải pháp

Đây là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hìnhlogic Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài nhưng chưaphải là một mô tả chi tiết

Các công đoạn trong quá trình này là:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án củagiải pháp

1.1.1.17 Thiết kế vật lý ngoài

Được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựachọn Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưngcủa hệ thống mới và tài liệu dành cho người sử dụng Những công đoạn chínhcủa quá trình này là

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị trình bày báo cáo

1.1.1.18 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phầnmềm Ngoài ra còn phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sưedụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt độngchính:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

2.3 Phân tích hệ thống thông tin

2.3.1 Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Để có một sự thấu hiểu về hệ thống cần phân tích, cán bộ phân tích phảitiến hành thu thập thông tin Sau đây là các phương pháp phục vụ cho công

việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sát.

1.1.1.20 Phỏng vấn

Việc gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới vànhững người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin saunày là rất quan trọng Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắmbắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra Để việc phỏng vấn đạt đượchiệu quả cao, các quy trình sau đây nên được tuân thủ

 Chuẩn bị phỏng vấn

o Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn

o Cần một số thông tin về người được phỏng vấn (thái độ, tráchnhiệm,…)

o Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn

o Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)

o Gửi trước những vấn đề yêu cầu

o Đặt lịch làm việc

o Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn

 Tiến hành phỏng vấn

o Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và ngườidẫn dắt phỏng vấn, lược ghi)

o Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác

o Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử

lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện, tần suất và khối lượng

xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra

o Tổng hợp các thông tin thu thập được, kết hợp với các thông tinkhác để thấy được vấn đề

1.1.1.21 Nghiên cứu tài liệu

Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu có thêm thông tin về

tổ chức như lịch sử hình thành, phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn vàđịnh mức, cấu trúc thứ bậc,… những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ,hiện tại, và thậm chí cả tương lai của tổ chức Vì vậy, cần nghiên cứ các vănbản sau:

Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoạt nhóm côngtác

Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

Các báo cáo, bảng biểu do hẹ thống thông tin hiện tại sinh ra

1.1.1.22 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần lấy thông tin trên một diện rộng các đối tượng thì sử dụngphương pháp này Yêu cầu câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, phiếu ghi có cáchthức dễ tổng hợp

Có thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau:

 Những đối tượng có thiện chí

 Nhóm ngẫu nhiên

 Chọn nhóm có mục đích

 Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người dùng,…)

Phiếu thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên có thể dùng qua điệnthoại, fax, email,…

1.1.1.23 Quan sát

Khi phân tích viên muốn hiểu thêm về hệ thống thông tin mới, có thể sửdụng phương pháp này kết hợp với các phương pháp trên Tuy nhiên, phươngpháp này sẽ gặp khó khăn nếu người bị quan sát không làm việc như thườngngày

2.3.2 Phương pháp mã hóa dữ liệu

1.1.1.24 Định nghĩa mã hóa dữ liệu

Mã hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thông thường làngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể Bên cạnhnhững thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ranhững thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữcái và chữ số, được gán cho một ý nghĩa nhất định

Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước

và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp nhữngđối tượng cần biểu diễn Đây là một công việc của thiết kế hệ thống thông tin

1.1.1.25 Tác dụng của việc mã hóa

Việc mã hóa mang lại những lợi ích sau:

 Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng Do gán cho mỗi đối tượngmột thuộc tính định danh mang tính duy nhất nên không thể có sự nhầm lẫngiữa đối tượng này với đối tượng khác

 Mô tả nhanh chóng các đối tượng Tên của một đối tượng thường dài vàkhó nhớ, tuy nhiên, nếu nó được gán cho một mã hiệu và mã hiệu này nằmtrong bảng mã thì việc truy cập để tìm tên công ty là dễ dàng

 Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Nếu việc mã hóa đã được phânnhóm từ trước thì việc ta có thông tin về từng nhóm đối tượng sẽ trở nênnhanh chóng và dễ dàng rất nhiều

1.1.1.26 Các phương pháp mã hóa cơ bản

Có các phương pháp mã hóa sau:

 Mã hóa phân cấp Mã hóa từ trên xuống dưới, từ trái qua phải Dãy sốđược kéo dài về phía phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn Phương phápnày đơn giản và dễ hiểu.

 Mã hóa liên tiếp Mã của đối tượng sau bằng mã của đối tượng trước nócộng 1 đơn vị Phương pháp này tạo lập dễ dàng nhưng không có tính gợi nhớ

và không thể chèn thêm

 Mã tổng hợp Kết hợp hai phương pháp trên

 Mã hóa theo series Sử dụng một tập hợp dãy gọi là xeri

 Mã hóa gợi nhớ Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.Phương pháp này có tính gợi nhớ cao, nhưng không thuận lợi cho tổng hợp vàphân tích

 Mã hóa ghép nối Chia mã làm nhiều trường, mỗi trường gắn với mộtđặc tính của đối tượng được mã hóa

Dù dùng phương pháp nào thì bộ mã cũng phải đảm bảo ba yêu cầu sau:bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1; có tính uyển chuyển, lâu bền;tiện lợi khi sử dụng

2.3.3 Cụng cụ mụ hỡnh húa

1.1.1.27 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Tên người, bộ phậnphát, nhận tinTên dòng dữ liệu

Tên tiếntrình xử lý

Tên tệp dữ liệu

Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

DFD

Hỡnh 2.6: Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mụ tả hệ thống thụng tin nhưng trờn gúc độtrừu tượng Trờn sơ đồ gồm cỏc luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ, nguồn, đớchnhưng khụng quan tõm đến đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý Sơ đồ này chỉ

mụ tả đơn thuần hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ

Cỏc mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khỏi quỏt nội dung chớnh của

hệ thống thụng tin Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết mà mụ tả sao cho chỉ cầnmột lần nhỡn là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống Phõn ró sơ đồ: Chi tiếthúa, cụ thể húa từng chức năng trong sơ đồ ngữ cảnh Cú cỏc mức 0, mức 1,…

1.1.1.28 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Hình 2.5: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thểgiới vật lý bằng các sơ đồ

Dòng thông tin ra vào với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉhướng Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.

1.1.1.29 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

Møc 0

Møc 1

BiÓu thÞ métnhãm chøc n¨ng,nhiÖm vôBFD

Mòi tªn biÓu thÞmèi quan hÖ gi÷ahai møc

Hình 2.7: Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ BFD

Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chínhcủa hệ thống thông tin Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết

hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào Sơ đồBFD được biểu diễn dưới dạng hình cây Ở mỗi mức, các chức năng cùngmức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng Mỗi chức năng có một tênduy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một

bổ ngữ Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổchức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó

2.4 Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý

2.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Các bước để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra:

 Bước 1: Xác định các đầu ra

o Liệt kê toàn bộ đầu ra

o Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng

 Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra

o Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Trên mỗi thông tin đầu vàobao gồm các phần tử thông tin gọi là thuộc tính Phân tích việc liệt kê toàn bộcác thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp, thuộc tínhthứ sinh, gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra, loại bỏ cá thuộctính thứ sinh

o Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sáchkhông được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thìphải tách chúng ra làm các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản

lý Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng vàthêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

o Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách, mỗi thuộctính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào mộtphần của khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tínhphụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách mới Lấy toàn bộkhóa đó làm khóa cho danh sách mơi Đặt cho danh sách này một tên riêngphù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách

o Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong một danh sách khôngđược phép có sự phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào Xthì phải tách chúng làm 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứaquan hệ Y với X