Ngôn ngữ lập trình Visual Basic là một trong những ngôn ngữ lập trình khá mạnh và phổ biến hiện nay, có thể dùng cho Microsoft Access. Visual Basic đợc dùng để liên kết các đối tợng trong một ứng dụng thành mọt hệ thống thống nhất.
Với Visual Basic lập trình viên có thể tạo các hàm riêng, tạo và điều khiển các đối tợng, xử lý từng bản ghi, tiến hành các hành động ở mức hệ thống, cơ sở dữ liệu thì dễ bảo trì hơn.
Tóm lại, việc kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thực hiện chơng trình này là phù hợp với mục đích của bài toán đặt ra tại nhà sách Nguyễn Văn Cừ.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THễNG TIN HỖ TRỢ QUẢN Lí VÀ HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP TẠI
HIỆU SÁCH
3.1. Khảo sỏt hệ thống
3.1.1. Phương phỏp thu thập thụng tin
Phương phỏp thu thập thụng tin chủ yếu trong đề tài này, như đó trỡnh ở phần trờn, chủ yếu là phỏng vấn, quan sỏt và thu thập tài liệu.
Phỏng vấn: Việc phỏng vấn được tiến hành với nhưng người sẽ tham gia trực tiếp vào hệ thống trong tương lai. Đú là người quản lý hiệu sỏch, những nhõn viờn giỳp việc người quản lý (nhõn viờn giỏm sỏt, giỳp việc), cỏc nhõn viờn kế toỏn, cỏc trưởng quầy hàng, cỏc nhõn viờn đứng quầy, cỏc nhõn viờn thanh toỏn và nhõn viờn gọi nhập, đặt hàng.
Người quản lý hiệu sỏch mong muốn cú thể cú những bỏo cỏo quản lý như doanh thu (theo từng quầy hàng, từng thời điểm lựa chọn), bỏo cỏo chi phớ, và cỏc bỏo cỏo lợi nhuận một cỏch nhanh chúng nhất. Với phương phỏp thủ cụng hiện nay, việc kết toỏn thu chi khụng thể đảm bảo yờu cầu trờn.
Cụng việc của những người giỏm sỏt nhõn viờn (khụng chỉ là giỏm sỏt nhõn viờn bỏn hàng mà cũn là chấm cụng nhõn viờn theo ca) khụng phức tạp dự thực hiện thủ cụng. Tuy nhiờn, họ vẫn mong muốn cú một hệ thống lưu trữ đầy đủ những thụng tin về nhõn viờn cũng như tần suất đi làm của họ một cỏch tự động hoặc tự động một phần nào đú. Điều này giỳp họ rất nhiều vỡ hiện nay, vào cuối thỏng những nhõn viờn giỏm sỏt này phải tự tổng kết cỏc buổi nghỉ, buổi đi làm của từng nhõn viờn để người quản lý lờn bảng lương., trong khớ đú, điều này hoàn toàn cú thể thực hiện được tự động nhờ mỏy tớnh.
Cỏc nhõn viờn kế toỏn mong muốn cụng việc cú thể được giảm bớt nhờ một hệ thống kết chuyển tự động cỏc húa đơn bỏn, húa đơn mua hàng vào cuối mỗi thỏng. Việc này thuận lợi cho họ trong việc lờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh. Với nhõn viờn đứng quầy, nhất là ở cỏc quầy sỏch. Tuy cỏc quầy sỏch đều đó được chia nhỏ thành từng lĩnh vực, nhưng hệ thống thụng tin cú thể trợ giỳp khỏch hàng trong việc tỡm kiếm sỏch thỡ sẽ tiết kiệm khụng chỉ thời gian cho họ, mà cũn cho những người mua sỏch. Một hệ thống như vậy ngoài những hỗ trợ cho nhõn viờn, nú cũn những tỏc dụng nhất định trong việc thu hỳt khỏch hàng. Và nú đặc biệt cú ớch nếu hiệu sỏch mở rộng thờm quy mụ với nhiều đầu sỏch mới. Ngoài ra, cỏc nhõn viờn đứng quầy cũn phải thống kờ số lượng hàng húa (sỏch và cỏc loại hàng khỏc) vào cuối mỗi tuần để xỏc định xem mặt hàng nào cần nhập về, với số lượng bao nhiờu, việc thống kờ này là rất thủ cụng và mất nhiều thời gian.
Với nhõn viờn thanh toỏn, việc thanh toỏn hiện nay tuy đó ỏp dụng 03 mỏy tớnh tiền nhưng cú những bất cập (như đó phõn tớch ở trờn) khi in ra phiếu thanh toỏn khụng cụ thể rừ ràng. Tuy nhiờn, sự khụng cụ thể rừ ràng đú mới chỉ là một điểm yếu nhỏ của hệ thống cũ. Do khụng cú quản lý theo mó hàng húa nờn việc kết chuyển hàng bỏn, tớnh toỏn lượng hàng húa tồn kho là rất khú khăn.
Nhưng điểm yếu của hệ thống thanh toỏn và việc thống kờ hàng tồn cũng gõy khú khăn cho những người làm nhiệm vụ gọi đặt hàng mới.
Vỡ vậy, hệ thống thụng tin mới phải khắc phục tất cả những nhược điểm trờn của hệ thống cũ.
Quan sỏt: Những quan sỏt trong hiệu sỏch cho thấy rằng, hệ thống cũ là khụng hiệu quả và dẫn đến việc tăng chi phớ cho nhõn lực. Số lượng nhõn viờn trong từng quầy hàng là lớn (để cú thể đảm bảo hoạt động của một quầy).
Nhõn viờn đứng quầy khụng tập trung vào cụng việc hầu hết thời gian làm và chỉ làm việc nhiều khi đến cuối mỗi ca (là thời gian để họ kiểm kờ hàng húa). Sự hỗ trợ của nhõn viờn với khỏch hàng là khụng lớn (nhất là tại cỏc quầy sỏch). Như vậy, cú thể thấy hệ thống thụng tin hiện thời làm tăng chi phớ của doanh nghiệp trong việc thuờ nhõn cụng. Nếu hệ thống thụng tin mới thành cụng, số lượng nhõn viờn sẽ được giảm thiểu.
Thu thập, nghiờn cứu tài liệu: Tài liệu thu thập được là phiếu thanh toỏn, cỏc húa đơn nhập hàng, cỏc húa đơn chi khỏc, bảng chấm cụng,…