Để cú một sự thấu hiểu về hệ thống cần phõn tớch, cỏn bộ phõn tớch phải tiến hành thu thập thụng tin. Sau đõy là cỏc phương phỏp phục vụ cho cụng việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiờn cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và
quan sỏt.
1.1.1.20. Phỏng vấn
Việc gặp gỡ những người lónh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh sử dụng hệ thống thụng tin sau này là rất quan trọng. Phõn tớch viờn sử dụng phương phỏp này để cú thể nắm bắt những yờu cầu của một hệ thống mới đề ra. Để việc phỏng vấn đạt được hiệu quả cao, cỏc quy trỡnh sau đõy nờn được tuõn thủ.
Chuẩn bị phỏng vấn
o Lập danh sỏch những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn o Cần một số thụng tin về người được phỏng vấn (thỏi độ, trỏch nhiệm,…)
o Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn
o Xỏc định cỏch thức phỏng vấn (phi cấu trỳc hay cú cấu trỳc) o Gửi trước những vấn đề yờu cầu
o Đặt lịch làm việc
o Phương tiện ghi chộp là cỏc ký phỏp trờn giấy khổ lớn
Tiến hành phỏng vấn
o Nhúm phỏng vấn gồm 2 người (cỏn bộ phỏng vấn chớnh và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi)
o Thỏi độ lịch sự, đỳng giờ, khỏch quan, khụng tạo ra cảm giỏc “thanh tra”
o Nhẫn nại, chăm chỳ lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Cú thể dựng mỏy ghi õm nhưng phải được sự cho phộp của người được phỏng vấn.
Tổng hợp kết quả phỏng vấn
o Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mụ tả về tài liệu và cỏc nhiệm vụ xử lý chỳng.
o Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mụ tả về nhiệm vụ xử lý, vị trớ cụng tỏc thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra.
o Tổng hợp cỏc thụng tin thu thập được, kết hợp với cỏc thụng tin khỏc để thấy được vấn đề.
1.1.1.21. Nghiờn cứu tài liệu
Phương phỏp này cho phộp cỏn bộ xỏc định yờu cầu cú thờm thụng tin về tổ chức như lịch sử hỡnh thành, phỏt triển, tỡnh trạng tài chớnh, tiờu chuẩn và định mức, cấu trỳc thứ bậc,… những thụng tin trờn giấy tờ phản ỏnh quỏ khứ, hiện tại, và thậm chớ cả tương lai của tổ chức. Vỡ vậy, cần nghiờn cứ cỏc văn bản sau:
Cỏc văn bản về thủ tục và quy trỡnh làm việc của cỏ nhõn hoạt nhúm cụng tỏc
Cỏc phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức
Cỏc bỏo cỏo, bảng biểu do hẹ thống thụng tin hiện tại sinh ra.
1.1.1.22. Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần lấy thụng tin trờn một diện rộng cỏc đối tượng thỡ sử dụng phương phỏp này. Yờu cầu cõu hỏi trờn phiếu phải rừ ràng, phiếu ghi cú cỏch thức dễ tổng hợp.
Cú thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau:
Những đối tượng cú thiện chớ
Nhúm ngẫu nhiờn
Chọn nhúm cú mục đớch
Phõn thành cỏc nhúm (lónh đạo, quản lý, người dựng,…)
Phiếu thường được thiết kế trờn giấy, tuy nhiờn cú thể dựng qua điện thoại, fax, email,…
1.1.1.23. Quan sỏt
Khi phõn tớch viờn muốn hiểu thờm về hệ thống thụng tin mới, cú thể sử dụng phương phỏp này kết hợp với cỏc phương phỏp trờn. Tuy nhiờn, phương phỏp này sẽ gặp khú khăn nếu người bị quan sỏt khụng làm việc như thường ngày.