xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách nguyễn văn cừ

MỤC LỤC MỤC LỤC 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM FPT VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ 5 1.1. Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 5 1.1.1. Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT 5 1.1.2. Tổng quan về F-Soft 6 1.2. Tổng quan về hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 11 1.2.1. Sơ lược về doanh nghiệp sách Thành Nghĩa 11 1.2.2. Tổng quan về Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 14 1.3. Sơ lược về giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới trong nhà sách Nguyễn Văn Cừ 21 1.3.1. Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới 21 1.3.2. Phương pháp nghiên cứu 21 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG 23 2.1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức 23 2.1.1. Khái niệm tổ chức và khái niệm thông tin quản lý 23 2.2. Hệ thống thông quản lý 25 2.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin 25 2.2.2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 25 2.2.3. Nguyên nhân cần phát triển một hệ thống thông tin 27 2.2.4. Phương pháp phát triển hệ thống 28 2.2.5. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin 29 2.3. Phân tích hệ thống thông tin 32 2.3.1. Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích 32 2.3.2. Phương pháp mã hóa dữ liệu 34 2.3.3. Công cụ mô hình hóa 36 2.4. Thiết kế logic của hệ thống thông tin quản lý 39 2.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra 39 2.4.2. Thiết kế cơ sở dữ liêu bằng phương pháp mô hình hóa 40 2.5. Thiết kế vật lý ngoài 41 2.5.1. Thiết kế vật lý đầu ra 41 2.5.2. Thiết kế vật lý đầu vào 42 2.5.3. Thiết kế giao tác với phần tin học hóa 42 2.6. Thiết kế vật lý trong 42 2.7. Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu FoxPro 7.0 43 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP TẠI HIỆU SÁCH 45 3.1. Khảo sát hệ thống 45 3.1.1. Phương pháp thu thập thông tin 45 3.1.2. Yêu cầu của hệ thống thông tin mới 47 3.2. Phân tích hệ thống 48 3.2.1. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 48 Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -1- 3.2.2. Sơ đồ chức năng (BFD) 52 3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 53 3.3. Thiết kế logic 58 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra 58 3.3.2. Các tệp cơ sở sở dữ liệu 61 3.3.3. Mối quan hệ giữa các tệp 65 3.4. Một số giải thuật 66 3.4.1. Giải thuật đăng nhập 66 3.4.2. Giải thuật cập nhật dữ liệu 67 3.4.3. Giải thuật Tìm kiếm 68 3.4.4. Giải thuật In báo cáo 69 3.5. Một số giao diện của chương trình 69 3.5.1. Một số form chính 69 3.5.2. Một số báo cáo 74 KẾT LUẬN 76 PHỤ LỤC 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -2- LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình tin học hóa hiện nay đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, việc áp dụng tin học vào quá trình tác nghiệp, quản lý không còn là điều gì xa lạ đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam từ nhỏ đến lớn. Với các doanh nghiệp thương mại, mà cụ thể hơn là các doanh nghiệp kinh doanh sách, cũng không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó. Tại Việt Nam, một số doanh nghiệp sách đã bắt đầu tiến hành tin học hóa toàn bộ, đây là công việc cần làm đầu tiên trước khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất hay tiến hành xây dựng hệ thống thương mại điện tử. Tuy rằng số lượng các doanh nghiệp như trên là chưa nhiều và chủ yếu mới được áp dụng bởi các doanh nghiệp lớn, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng không thể không làm ngơ trước xu thế này. Với mong muốn áp dụng các kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế, và mong muốn tạo ra một sản phẩm phần mềm dù nhỏ nhưng có thể sử dụng để hỗ trợ tác nghiệp và quản lý tại các hiệu sách vừa ở Việt Nam, em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này có cấu trúc gồm 3 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ Chương này trình bày những cái nhìn khái quát nhất về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) nơi tác giả thực tập và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ (là địa điểm cụ thể để tác giả có thể tìm hiểu nhằm đưa ra bài toán cần giải quyết). Đồng thời, trong chương 1, tác giả cũng trình bày mục đích, ý nghĩa của đề tào và phương pháp sử dụng nghiên cứu. Chương 2: Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -3- Chương này gồm tất cả các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu một hệ thống thông tin quản lý, đó chính là cơ sở cho việc thực hiện phân tích, thiết kế cũng như phát triển hệ thống ở chương 3. Các ví dụ cụ thể cũng sẽ được lấy từ thực tế xây dựng hệ thống. Chương 3: Phân tích thiết Hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Trong chương này, tác giả sẽ trình bày chi tiết quá trình phát triển hệ thống thông tin đã chọn. Hà Nội, ngày 12 tháng 4 năm 2006 Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -4- CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM FPT VÀ HIỆU SÁCH NGUYỄN VĂN CỪ 1.1. Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) và hiệu sách Nguyễn Văn Cừ 1.1.1. Sơ lược về công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT 1.1.1.1. Những thông tin chung FPT (tên đầy đủ là Công ty Cổ phần Phát triển đầu tư công nghệ FPT) thành lập ngày 13/09/1988, trụ sở chính tại 89 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội. FPT là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, với các lĩnh vực chính như: sản xuất các sản phẩm phần mềm (đáp ứng nhu cầu nội địa và trong nước); phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin; lắp ráp máy vi tính; phân phối điện thoại di động,đào tạo lập trình viên; truyền hình… Khách hàng của FPT bao gồm các văn phòng lớn tại Việt Nam (văn phòng chính phủ, bộ công an, bộ tài chính, bộ quốc phòng,…); các ngân hàng quốc doanh, ngân hàng thương mại, ngân hàng liên doanh trong và ngoài nước (Vietcombank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Eximbank, ACB, Public Bank (chi nhánh ở Lào và Campuchia), Bank of Tokyo, Sumitomo Bank,…); Các công ty sản xuất và dịch vụ (VietsoPetro, Vietnam Airlines, VDC ); Các công ty liên doanh nước ngoài (Metropol Sofitel Hotel, BP, Coca-Cola…). Đối tác của FPT là các công ty tin học và viễn thông uy tín trên thế giới (IBM, HP, Microsoft, Toshiba, Cisco, Oracle, Motorola, Samsung…). Về nhân sự, FPT là công ty tập trung được đông đảo cán bộ làm tin học nhất Việt Nam với gần 3200 nhân viên (tính đến hết năm 2004), trong đó hơn 74% nhân viên tốt nghiệp ĐH. FPT luôn phấn đấu trở thành công ty Công nghệ thông tin số một Việt Nam với định hướng phát triển chủ đạo là cung cấp dịch vụ Hội tụ số. Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -5- 1.1.1.2. Sơ đồ tổ chức: Dưới đây là sơ đồ tổ chức của FPT Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT (Nguồn: http://www.fpt.com.vn) Công ty bao gồm các trung tâm và các công ty chi nhánh ở cả ba miền, tại Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh. 1.1.2. Tổng quan về F-Soft Như đã trình bày ở trên (xem hình 1.1), Công ty Phần mềm FPT (F-Soft) là một trong 6 công ty chi nhánh của FPT, được thành lập năm 1999 (đến năm 2004 mới chính thức là Công ty Cổ phần phần mềm FPT). Để có một cái nhìn khái quát về F-Soft, tác giả xin trình bày một số vấn đề về chức năng kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quá trình phát triển và quy trình sản xuất phần mềm của công ty. 1.1.1.3. Chức năng kinh doanh  Duy trì và phát triển các ứng dụng Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -6-  Gia công phần mềm  Xây dựng các trung tâm phát triển phần mềm từ xa (OSDC) 1.1.1.4. Cơ cấu tổ chức Hình 1.2 cho thấy cơ cấu tổ chức của F-Soft. F-Soft được chia thành các chi nhánh khác nhau theo vùng địa lý (Hà Nội – Headquarter, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, Nhật Bản) và theo chức năng của từng bộ phận (Bộ phận kế toán, Bộ phận nhân lực, bộ phận phát triển kinh doanh, bộ phận hỗ trợ khách hàng…). Trong từng chi nhánh cũng có đầy đủ các bộ phận chuyên môn như cơ quan quản lý chúng. Cách xây dựng một cấu trúc như vậy sẽ giúp phát huy tối đa tiềm lực của công ty vì từng bộ phận cấp cơ sở sẽ thuộc quyền quản lý của các bộ phận cấp trên. Nhân viên F-Soft hoạt động trong sự quản lý của một nhóm (Group). Hình 1.3 dưới đây cho thấy cơ cấu tổ chức của một nhóm (trung tâm kinh doanh) trong F-Soft mà cụ thể là G5. Mỗi trung tâm kinh doanh (mà ví dụ ở đây là trung tâm kinh doanh G5) được lãnh đạo bởi một giám đốc (Bùi Thiện Cảnh). Giám đốc sẽ chỉ đạo các đơn vị nhỏ hơn: Các phòng sản xuất (D1 phụ trách thị trường Nhật Bản, D5 phụ trách thị trường Pháp) Phòng phụ trách tiếng Nhật JTC Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -7- Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của F-Soft (Nguồn: F-Soft Profile) Các đơn vị đặc biệt: Đơn vị phụ trách Đoàn thanh niên Youth Union Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -8- Nguyễn Bình Hiệp Trần Hữu Đức Lê Hải Nam D1 Youth Union JTC G5 Đinh Thị Thúy Hồng Phạm Kim Dung Bùi Thiện Cảnh D5 Lê Hà Đức Trần Anh Tuấn Division Special Unit BA Department Hỡnh 1.3: C cu t chc mt trung tõm kinh doanh (trung tõm kinh doanh G5) 1.1.1.5. Quỏ trỡnh phỏt trin v nhng thnh tu t c ca F-Soft F-Soft tri qua mt quỏ trỡnh phỏt trin bn vng v ln mnh k t khi thnh lp nm 1988 (khi cũn l mt b phn trong tng cụng ty m). Di õy l mt vi im chớnh, khỏi quỏt v quỏ trỡnh phỏt trin ca F-Soft. Nm S kin 198 8 Hot ng nh l mt b phn phn mm ca Cụng ty c phn phn mm FPT 1999 Bt u nhn gia cụng phn mm ln u tiờn 200 0 Thnh lp Trung tõm phỏt trin phn mm t xa (Offshore Software Development Center-OSDC) vi Harvey Nash Hoa K; Bt u lm vic vi khỏch hng Nht Bn u tiờn, cụng ty NTT-IT 200 1 Nhn chng ch ISO 9001:2000 c IBM la chn l nh cung cp phn mm c lp Bỏo cỏo chuyờn thc tp tt nghip Nguyn Mai Trang -9- 200 2 Đạt được CMM mức 4 Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Nhật Bản 200 3 Bắt đầu làm việc với đối tác công ty IBM Hoa Kỳ, Hitachi Software, Nisson, TIS 200 4 Thành lập công ty cổ phần phần mềm FPT (F-Soft) Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Hồ Chí Minh Mở văn phòng tại Tokyo Đạt được CMM mức 5 Bắt đầu làm việc với IBM Mỹ, MHTS, Hitachi Ltd. 200 5 Mở trung tâm phát triển phần mềm tại thành phố Đà Nẵng Thành lập OSDC cho công ty phần mềm Hitachi Bắt đầu làm việc với Nomura Reasearch Institute, Toshiba Joho, HP Nhật Bản Thành lập công ty phần mềm FPT Nhật Bản tại Tokyo Ứng dụng tiêu chuẩn 7799 của Anh cho hệ thống quản lý bảo mật thông tin Bảng 1.1: Những điểm mốc quan trọng trong quá trình phát triển của F-Soft 1.1.1.6. Khái quát quy trình sản xuất phần mềm F-Soft tuân theo quy trình sản xuất phần mềm hiện đại, gồm các bước: phân tích yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai phần mềm. Đặc biệt, quá trình này được sự hỗ trợ của các hệ thống tin học như DashBoard, Fsoft Insight, DatetimeSheet và DMS. Dưới đây là chi tiết từng giai đoạn trong quá trình sản xuất phần mềm.  Giai đoạn phân tích yêu cầu: xác định rõ ràng yêu cầu của người sử dụng để từ đó đưa ra được các vấn đề cần giải quyết, những mục tiêu cần đạt được, những rủi ro có thể gặp phải, hay những giới hạn về công nghệ không thể vượt qua. Cán bộ xác định yêu cầu là những người có năng lực cao về chuyên môn, kỹ thuật cũng như kiến thức về kinh tế nhằm đánh giá được quy mô của phần mềm. Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Mai Trang -10- [...]... phỏt thụng tin, mang tớnh khoa hc, cú quy trỡnh v khỏch quan Vic phõn chia lao ng ny khng nh tm quan trng ca thụng tin S lao ng s dng v lm vic vi thụng tin ngy cng tng Thụng tin tỏc ng n h thng nh sau: Thông tin từ môi tr ờng Thông tin ra môi tr ờng Hệ thống thông tin quản lý Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định Đối t ợng quản lý Hỡnh 2.2: S lung thụng tin gia cỏc cp Lao ng ca nh qun lý quyt nh... nhn tin) V vt cht chuyờn ch thụng tin l vt mang tin Cỏc vt mang tin thụng dng l ngụn ng, ch s, cỏc ký hiuKhi lng tri thc m mt thụng tin mang li gi l ni dung ca thụng tin ú Vật mang tin Chủ thể phản ánh Thông tin Chủ thể nhận phản ánh Hỡnh 2.1: S truyn tin Vai trũ ca thụng tin trong t chc Ch th qun lý thu nhn thụng tin t mụi trng v t chớnh i tng qun lý ca mỡnh m xõy dng mc tiờu, lp k hoch, b trớ cỏn... hng tt yu) Vic qun lý theo mó cng s giỳp ớch rt nhiu trong quỏ trỡnh thanh toỏn HIệU SáCH nGUYễN vĂN cừ 36 XUÂN THủY - CầU GIấY - Hà NộI (7549098-7549099) PHIếU THANH TOáN (04.36pm 12/03/2006) VPP My pham Sach VPP Banh 10.000 17.000 16.500 9.000 3.000 HIệU SáCH nGUYễN vĂN cừ 36 XUÂN THủY - CầU GIấY - Hà NộI (7549098-7549099) PHIếU THANH TOáN (04.36pm 12/03/2006) Xà phòng N ớc xả Downy Sách- Cánh đồng bất... -24nh qun lý, thụng tin l rt cn thit cho cỏc quỏ trỡnh ra quyt nh, nú l nhõn t quan trng nh hng ti s ỳng n, hp lý cho quyt nh ca ngi qun lý Lao ng qun lý ca nh qun lý c chia ra lm hai phn, lao ng ra quyt nh v lao ng thụng tin Lao ng ra quyt nh chim khong 10% thi gian lao ng ca nh qun lý, ớt mang tớnh quy trỡnh v cú nhiu yu t ch quan Lao ng thụng tin l ton b phn lao ng dnh cho vic thu thp, x lý, lu tr,... thụng tin qun lý T chc l mt tp hp cỏc cỏ th cú chung mc ớch, cựng lm vic vi nhau t c mc ớch ú bng s hp tỏc v phõn cụng lao ng Thụng tin cú th c hiu l d liu ó c qua x lý Tuy nhiờn, mt nh ngha y hn cho rng thụng tin l sn phm u ra nhng cng l nguyen liu ca h thng qun lý Cỏc khỏi nim liờn quan n thụng tin: ch th phn ỏnh (i tng truyn tin) v i tng nhn s phn ỏnh (i tng nhn tin) V vt cht chuyờn ch thụng tin. .. thụng tin chim mt vai trũ quan trng trong quyt nh ca nh qun lý Vỡ võy, thụng tin chớnh xỏc, y , kp thi l mt yu t khụng th thiu c vi mi doanh nghip Bỏo cỏo chuyờn thc tp tt nghip Nguyn Mai Trang -252.2 H thng thụng qun lý 2.2.1 Khỏi nim h thng thụng tin H thng thụng tin l mt tp hp nhng con ngi, cỏc thit b phn cng, phn mm, d liu Tp hp ny c t chc nhm mc ớch thu thp, x lý, lu tr v phõn phi thụng tin Quỏ... nghe Mm do v ci m Cú th dựng mỏy ghi õm nhng phi c s cho phộp ca ngi c phng vn Tng hp kt qu phng vn o Lp bng tng hp ti liu gm 3 ct: S hiu ti liu, mụ t v ti liu v cỏc nhim v x lý chỳng o Lp bng tng hp nhim v x lý gm 5 ct: s hiu nhim v x lý, mụ t v nhim v x lý, v trớ cụng tỏc thc hin, tn sut v khi lng x lý, ti liu s dng, ti liu ra o Tng hp cỏc thụng tin thu thp c, kt hp vi cỏc thụng tin khỏc thy c vn ... tin hc trong hiu sỏch Nguyn Vn C Hiu sỏch Nguyn Vn C ó ỏp dng tin hc vo hot ng tỏc nghip v qun lý hiu sỏch Phn mm ch yu s dng h tr l Office, tuy cú u im l d tin hnh cỏc bng tớnh nhng khụng ti u trong vic t ng húa v khụng thc s tr giỳp ngi dựng mt cỏch hiu qu trong cụng vic ti hiu sỏch Di õy l mt s nhn xột v vic ỏp dng tin hc v nhng im yu ca nú ti hiu sỏch Nguyn Vn C Th nht, cha xõy dng h thng qun lý. .. tin Quỏ trỡnh trờn c mụ t trong hỡnh 2.3 Nguồn Đích Thu thập Xử lý và l u trữ Phân phát Kho dữ liệu Hỡnh 2.3: Quy trỡnh hot ng ca h thng thụng tin Nh vy, h thng thụng tin no cng gm cú bn b phn: b phn a d liu vo (inputs), b phn x lý, kho d liu (storage) v b phn a d liu ra (outputs) 2.2.2 Mụ hỡnh biu din h thng thụng tin Cựng mt h thng thụng tin cú th cú nhng cỏch mụ t khỏc nhau tựy theo quan im, cỏch nhỡn,... thng thụng tin khỏc nhau Vic phõn chia cỏc mụ hỡnh ny l rt quan trng vỡ nú to ra mt trong nhng nn tng ca phng phỏp phõn tớch thit k ú l mụ hỡnh logic, mụ hỡnh vt lý ngoi v mụ hỡnh vt lý trong S di õy mụ t mi tng quan gia ba mụ hỡnh ny Mô hình ổn định nhất Cái gì? Đề làm gì? Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Cái gì? ở đâu? khi nào? Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Nh thế nào Mô hình vật lý trong . em chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và hoạt động tác nghiệp tại hiệu sách Nguyễn Văn Cừ làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Chuyên. trong hiệu sách Nguyễn Văn Cừ. Hiệu sách Nguyễn Văn Cừ đã áp dụng tin học vào hoạt động tác nghiệp và quản lý hiệu sách. Phần mềm chủ yếu sử dụng hỗ trợ là