Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý hiệu sách Nguyễn Văn Cừ

Tổ chức và thông tin trong tổ chức

Vì những nhiệm vụ trên của nhà quản lý, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý. Lao động thông tin là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang tính khoa học, có quy trình và khách quan.

Hệ thống thông quản lý

Những vấn đề về quản lý là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Mục đớch chớnh là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân thực sự của những vấn đề đó, những đòi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiêu mà hệ thống phải đạt được.

Phân tích hệ thống thông tin

Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu có thêm thông tin về tổ chức như lịch sử hình thành, phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc,… những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại, và thậm chí cả tương lai của tổ chức. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái và chữ số, được gán cho một ý nghĩa nhất định.

Thiết kế vật lý ngoài 1. Thiết kế vật lý đầu ra

Liên kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Liên kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Nhập từ một tài liệu nguồn qua một thiết bị cuối, dữ liệu vào là đầu ra của quá trình xử lý trước đó.

Khuôn dạng màn hình nên giống với tài liệu gốc; Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa;. Không nhập các thông tin mà hệ thống có thể lấy từ kết quả tính toán; Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập; Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp;. Cách này có những bất lợi: khó thiết kế và lập trình; Người sử dụng phải nhớ các câu lệnh để sử dụng.

Thiết kế vật lý trong

Cách này làm tăng tốc độ đưa lện vào cho hệ thống và dễ dàng hơn với người sử dụng. Mô đun xử lý là một xử lý cập nhập hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Sử dụng sơ đồ phân cấp để thể hiện mối liên hệ giữa các mô đun đã được tạo ra.

Xếp theo các nhóm mô đun có sự liên thông hết cái này đến cái kia. Các nhiệm vụ người – máy có mục đích chính nhằm tổ chức hội thoại giữa người và máy trong các pha đối thoại. Mỗi nhiệm vụ cần phải lập ra một sơ đồ gồm 3 phần: Nhiệm vụ - Người;.

Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Microsoft Access là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhất trong tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất. Microsoft Access 2000 cung cấp hệ thống chơng trình ứng dụng rất mạnh, giúp ngời dùng mau chóng và dễ dàng tạo lập các chơng trình ứng dụng thông qua các query, form kết hợp với các lệnh của Visual Basic. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic là một trong những ngôn ngữ lập trình khá mạnh và phổ biến hiện nay, có thể dùng cho Microsoft Access.

Visual Basic đợc dùng để liên kết các đối tợng trong một ứng dụng thành mọt hệ thống thèng nhÊt. Với Visual Basic lập trình viên có thể tạo các hàm riêng, tạo và điều khiển các đối tợng, xử lý từng bản ghi, tiến hành các hành động ở mức hệ thống, cơ sở dữ liệu thì dễ bảo trì hơn. Tóm lại, việc kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thực hiện chơng trình này là phù hợp với mục đích của bài toán đặt ra tại nhà sách Nguyễn Văn Cừ.

Khảo sát hệ thống

Các nhân viên kế toán mong muốn công việc có thể được giảm bớt nhờ một hệ thống kết chuyển tự động các hóa đơn bán, hóa đơn mua hàng vào cuối mỗi tháng. Tuy các quầy sách đều đã được chia nhỏ thành từng lĩnh vực, nhưng hệ thống thông tin có thể trợ giúp khách hàng trong việc tìm kiếm sách thì sẽ tiết kiệm không chỉ thời gian cho họ, mà còn cho những người mua sách. Ngoài ra, các nhân viên đứng quầy còn phải thống kê số lượng hàng hóa (sách và các loại hàng khác) vào cuối mỗi tuần để xác định xem mặt hàng nào cần nhập về, với số lượng bao nhiêu, việc thống kê này là rất thủ công và mất nhiều thời gian.

Với nhân viên thanh toán, việc thanh toán hiện nay tuy đã áp dụng 03 máy tính tiền nhưng có những bất cập (như đã phân tích ở trên) khi in ra phiếu thanh toỏn khụng cụ thể rừ ràng. Nhân viên đứng quầy không tập trung vào công việc hầu hết thời gian làm và chỉ làm việc nhiều khi đến cuối mỗi ca (là thời gian để họ kiểm kê hàng hóa). Thứ nhất, quản lý các mặt hàng theo mã hàng hóa; Thứ hai, quản lý quá trình bán hàng (gồm có việc thanh toán, lên các báo cáo về hàng hóa,…); Thứ ba, quản lý quá trình nhập và quản lý hàng tồn kho; Thứ tư, trợ giúp cho việc lên bảng lương và quản lý thông tin nhân viên; Thứ năm, có thể thực hiện tìm kiếm nhằm trợ giúp khách hàng đối với mặt hàng là sách; Thứ sáu, lên các báo cáo tài chính hỗ trợ cho việc quản lý của người quản lý hiệu sách.

Phân tích hệ thống

Việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau đây dựa vào cách phân tích hướng trọng tâm vào các đối tượng liên quan đến các hoạt động chính của nhà sách và dựa vào các thông tin đầu ra (là các bảng biểu). Do đó, trong tệp này ngoài các thông tin chung về hàng hóa như Mã loại, tên hàng, nhà cung cấp,… thì còn có một phần thông tin riêng dành cho sách (Nội dung tóm tắt, tác giả, số trang,…). Trường này cho phép xác định hàng hóa có phải là Sách hay không (để phục vụ cho việc tìm kiếm), đồng thời cũng thuận tiện hơn khi cập nhật hàng hóa.

Trong tệp NHACUNGCAP có một số trường tương tự với các trường trong các bảng khác như SoDT (Số điện thoại) – trường này có kiểu Number, độ rộng 11 để chỉ số điện thoại bao gồm cả mã quốc tế cho điện thoại cố định. Chọn độ rộng 3 là vì số lượng nhân viên của hiệu sách có thể tăng lên qua con số 999 nhân viên (trong tương lai.).  Tệp PHIEUTHUKHAC và PHIEUCHIKHAC dùng để chứa thông tin của các phiếu thu, phiếu chi khác (không phải cho việc bán – nhập hàng).

Một số giải thuật 1. Giải thuật đăng nhâ ̣p

In ra bảng lương với lương, thưởng của từng công nhân luongcung=sum(calv.mucluong). NhËp trong kú = sum(hdmhh.soluong) XuÊt trong kú =sum(hdbhh.soluong) Tồn đầu kỳ = tồn cuối kỳ trước =. In ra bảng báo cáo doanh thu Doanh thu = sum(gdbhh.soluong) where gdb.magdb =gdbhh.magdb order by mahang.

Thiết kế giao diện cho chương trình 1. Giao diện chính và các menu

Một số form cập nhật và xử lý Form cập nhật và in ra hoá đơn bán hàng.