KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT NGUN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CƠNG TY VIỆT THẮNG NGUYỄN THỊ HẢI YẾN KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỂ NHẬN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH KẾ TOÁN Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 07/2010 i Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nơng Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “ Kiểm sốt nội quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu Tổng công ty Việt Thắng ” Nguyễn Thị Hải Yến, sinh viên khóa 32, ngành Kế tốn bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _ Thạc sĩ La Xuân Đào Người hướng dẫn (Chữ ký) Ngày tháng năm Thư ký hội đồng chấm báo cáo (Chữ ký Họ tên) Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo (Chữ ký Họ tên) Ngày tháng năm Ngày ii tháng năm LỜI CẢM TẠ Con xin chân thành cảm ơn ba mẹ sinh thành, dưỡng dục, động viên giúp đỡ bên cạch con, hỗ trợ để hoàn thành tốt luận văn Em xin chân thành gửi lời biết ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ La Xuân Đào tận tình hướng dẫn, định hướng chỉnh sửa cho khoá luận em tất thầy giáo mơn kế tốn, khoa Kinh tế, trường đại học Nơng Lâm TP.HCM tận tình dạy truyền đạt kiến thức bản, kinh nghiệm thực tế giúp em tích lũy thêm vốn kiến thức bổ ích suốt q trình thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn hỗ trợ tạo điều kiện thực tập tốt Ban Giám Đốc, chú, anh chị cơng tác phòng Kế tốn tài Tổng cơng ty Việt Thắng Chính hướng dẫn, số liệu kinh nghiệm làm việc thực tế cô chú, anh chị giúp em hồn thành khố luận tốt Vì thiếu kinh nghiệm thực tiễn nhiều hạn chế khác nên Khố luận chắn khơng tránh khỏi thiếu sót sai phạm, lẽ em mong nhận góp ý thầy cô, Ban Giám Đốc cô chú, anh chị công tác Tổng công ty Việt Thắng (VICOTEX) iii NỘI DUNG TÓM TẮT NGUYỄN THỊ HẢI YẾN Tháng 07/2010 “Kiểm sốt nội quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu Tổng công ty Việt Thắng” NGUYỄN THỊ HẢI YẾN July 2010 “Internal control of raw materials at Viet Thang corporation” Khoá luận nghiên cứu vấn đề kiểm sốt nội quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu Tổng công ty Việt Thắng Thơng qua việc tìm hiểu quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu công ty, dùng kỹ thuật lưu đồ để trình bày lại quy trình trên, đồng thời thiết lập bảng câu hỏi vấn người thực quy trình mơi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, để đưa nhận xét điểm mạnh, điểm yếu, chỗ ẩn chứa rủi ro Từ đó, đưa kiến nghị đề xuất thủ tục kiểm sốt cần bổ sung nhằm góp phần hồn thiện hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty iv MỤC LỤC Danh mục chữ viết tắt vii Danh mục hình viii Danh mục phụ lục ix CHƯƠNG : MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.3 Phạm vi nghiên cứu khóa luận 1.4 Cấu trúc khóa luận CHƯƠNG : TỔNG QUAN 2.1 Giới thiệu khái quát Tổng công ty Việt Thắng 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 2.1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh 2.1.3 Nhiệm vụ, mục tiêu phương hướng phát triển 2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý công ty 2.2.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 2.2.2 Chức nhiệm vụ phận 2.3 Tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty 10 2.3.1 Tổ chức máy kế tốn công ty 10 2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng kế tốn 12 2.3.3 Hình thức sổ kế tốn áp dụng 13 2.3.4 Chế độ sách kế tốn cơng ty 14 2.4 Quy trình sản xuất Tổng công ty Việt Thắng 16 CHƯƠNG : NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 18 3.1 Cơ sở lý luận kiểm soát nội 18 3.1.1 Định nghĩa 18 3.1.2 Các phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội 19 3.2 Kiểm soát nội quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 3.2.1 Khái niệm nguyên vật liệu v 24 24 3.2.2 Quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 24 3.2.3 Kiểm sốt nội quy trình nhập – xuất ngun vật liệu 29 3.3 Phương pháp nghiên cứu 29 CHƯƠNG : KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 4.1 Giới thiệu nguyên vật liệu Tổng công ty 32 32 4.1.1 Đặc điểm vai trò 32 4.1.2 Phân loại 32 4.1.3 Nguồn nhập 33 4.2 Quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu Tổng công ty Việt Thắng 33 4.2.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 33 4.2.2 Mơ tả quy trình 36 4.2.3 Nhận xét quy trình nêu 42 4.2.4 Chứng từ, sổ, thẻ sử dụng Tổng công ty 43 4.2.5 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 43 4.3 Các thủ tục kiểm sốt quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 45 4.3.1 Việc thực thủ tục kiểm sốt quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 45 4.3.2 Nhận xét hoạt động kiểm sốt nội quy trình nhập – xuất ngun vật liệu 49 4.3.3 Mơi trường kiểm sốt quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 51 4.3.4 Nhận xét mơi trường kiểm sốt CHƯƠNG : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 54 56 5.1 Kết luận 56 5.2 Đề nghị 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BBKK Biên kiểm kê BHXH Bảo hiểm xã hội BTC Bộ tài CTCP Cơng ty cổ phần GĐĐH Giám đốc điều hành GTGT Giá trị gia tăng HĐ Hợp đồng KT Kế toán KTT Kế toán trưởng NL Nguyên liệu NPL Nguyên phụ liệu NVL Nguyên vật liệu TGĐ Tổng giám đốc TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng vii DANH MỤC CÁC HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ đồ máy tổ chức quản lý cơng ty…………………………………… Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phòng Kế tốn…………………………………………… 11 Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế tốn Tổng cơng ty Việt Thắng…………………… 13 Hình 2.4 Trình tự ghi sổ kế tốn máy vi tính………………………………… 15 Hình 2.5 Quy trình sản xuất sản phẩm……………………………………………… 16 Hình 3.1 Sơ đồ quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu………………………… 24 Hình 3.2 Sơ đồ phương pháp thẻ song song…………………………………………27 Hình 3.3 Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển…………………………… 27 Hình 3.4 Sơ đồ phương pháp sổ số dư……………………………………………… 28 Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu mua nhập kho… 34 Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu xuất kho………… 35 Hình 4.3 Sơ đồ phương pháp thẻ song song cơng ty…………………………… 42 Hình 5.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình xuất kho ……………… 44 viii DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 01 Bảng kết vấn Phụ lục 02 Phiếu yêu cầu vật tư Phụ lục 03 Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa Phụ lục 04 Hoá đơn GTGT Phụ lục 05 Phiếu nhập hàng – Giấy xác nhận nhập hàng Phụ lục 06 Phiếu nhập kho Phụ lục 07 Phiếu xuất kho Phụ lục 08 Phiếu nhận nguyên vật liệu Phụ lục 09 Biên kiểm kiểm nghiệm vật tư Phụ lục 10 Phiếu kiểm tra chất lượng Phụ lục 11 Giấy giao hàng Phụ lục 12 Sổ chi tiết Phụ lục 13 Sổ Phụ lục 14 Bảng nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu ix CHƯƠNG MỞ ĐẦU 1.1 Đặt vấn đề Năm 2007, Việt Nam thức trở thành thành viên WTO (tổ chức thương mại giới) Đây thuận lợi đồng thời thử thách đặt cho doanh nghiệp Việt Nam Gần bốn năm trở lại đây, kinh tế nước ta có đổi tích cực, song bên cạnh doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp sản xuất nói riêng gặp phải khơng khó khăn trở ngại Trong mơi trường cạnh tranh ngày khốc liệt, doanh nghiệp sản xuất muốn tồn phát triển định phải có phương pháp sản xuất kinh doanh phù hợp hiệu Do doanh nghiệp phải tìm biện pháp để đứng vững phát triển thương trường, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng với chất lượng sản phẩm ngày cao Để thực điều đó, vấn đề trước mắt cần kiểm sốt, quản lý tốt quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu Bởi nguyên vật liệu yếu tố trình sản xuất Chỉ cần biến động nhỏ nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến sản xuất, đến lợi nhuận doanh nghiệp Tổng công ty Việt Thắng công ty mẹ tổ hợp doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình cơng ty mẹ - công ty con, với chức trực tiếp sản xuất kinh doanh, đầu tư tài chính, kinh doanh vận tải…Trong sản xuất kinh doanh chính, nguyên vật liệu yếu tố quan trọng hoạt động sản xuất công ty Nguyên vật liệu công ty phong phú nhiều chủng loại, khơng kiểm sốt, quản lý tốt xảy tình trạng nhầm lẫn, sai sót, gian lận, gây mát nguyên vật liệu, nhập phải nguyên vật liệu không quy cách, phẩm chất gây ảnh hưởng khơng tốt đến sản xuất cơng ty Vì vậy, vấn đề kiểm sốt nội quy trình nhập - xuất nguyên vật liệu đặc biệt quan trọng nghiệp cần thiết Bên cạnh nêu rõ xử lý vi phạm nhân viên, nêu rõ mức độ cảnh cáo xảy vi phạm - Có sách nhân bản, tuyển dụng đào tạo đội ngũ cán công nhân viên có lực, am hiểu cơng việc đáp ứng u cầu cơng ty Có chế độ khen thưởng, đãi ngộ thích đáng thúc đẩy khả lực làm việc, tinh thần cống hiến cơng việc cơng nhân viên - Nhận định, phân tích, đánh giá rủi ro làm cho tài sản, nguyên vật liệu đơn vị bị biển thủ, lấy cắp nguyên nhân làm cho luật lệ quy định không tuân thủ, không hiệu thực tế - Về thủ tục kiểm sốt quy trình nhập – xuất ngun vật liệu nên bổ sung thủ tục kiểm soát sau: + Nên sử dụng thẻ kho để ghi chép theo dõi số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất kho + Khi xuất kho, phận sản xuất phải lập phiếu xin lãnh vật tư có chữ ký ban quản lý để tránh tình trạng số lượng nguyên vật liệu xuất không phù hợp với nhu cầu sản xuất, người phụ trách nhận nguyên vật liệu ghi tăng số lượng nguyên vật liệu yêu cầu để gian lận, trường hợp người nhận nguyên vật liệu thủ kho liên kết với để biển thủ nguyên vật liệu thực mục đích cá nhân khác Quy trình xuất kho ngun vật liệu nên thực theo lưu đồ sau: Hình 5.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình xuất kho 58 Bộ phận sản xuất Bộ phận quản lý Bắt đầu Phiếu lãnh vật tư Phiếu lãnh vật tư ký duyệt Phiếu xuất kho Xem xét, kiểm tra ký duyệt Kiểm tra phiếu lãnh vật tư xuất kho Phân loại, kiểm tra, đối chiếu, Lập ký vào phiếu xuất kho Nhập liệu vào phần mềm KT Lập phiều lãnh vật tư Phiếu lãnh vật tư Bộ phận kho Phiếu lãnh vật tư ký duyệt Phòng kế tốn Phiếu xuất kho Tính giá xuất kho Phiếu lãnh vật tư ký duyệt Phiếu xuất kho Z Ghi vào thẻ kho Nhập liệu vào máy tính kho Phiếu xuất kho Z Z 59 + Về tổ chức kiểm kê quản lý nguyên vật liệu tồn kho Thành lập ban kiểm kê tiến hành kiểm kê tất kho để phát kịp thời trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu để quy trách nhiệm cho đối tuợng liên quan + Tổ chức bố trí lực lượng bảo vệ thường trực kho để đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất kho, tránh bị cắp, mát hư hỏng Tóm lại: Nhìn chung kiểm sốt nội quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu Tổng công ty Việt Thắng tương đối vài hạn chế Khóa luận tin với mạnh ưu điểm mà cơng ty có, Tổng cơng ty việt Thắng ngày phát triển vững mạnh để trở thành Tổng công ty dệt - may tầm cỡ tập đoàn dệt may Việt Nam khu vực 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giảng viên Nguyễn Ý Nguyên Hân, Bài Giảng Kiểm Toán Giảng viên Nguyễn Thị Phương Thúy, Bài Giảng Hệ Thống Thông Tin Kế Tốn Tập thể tác giả, 2004, Hệ Thống Thơng Tin Kế Toán, Nhà xuất Thống Kê, 256 trang Tập thể tác giả, 2007, Kiểm Toán, Nhà xuất Lao Động – Xã Hội, 694 trang Tập thể tác giả, 2006, Kế Tốn Tài Chính, Nhà xuất Đại Học Quốc Gia TP HCM, 791 trang PGS.TS Võ Văn Nhị (Chủ biên), TS Trần Anh Hoa, TS Nguyễn Ngọc Dung, TS Nguyễn Xn Hưng, 2006 Kế tốn tài chính, Nhà xuất tài chính, 809 trang 61 PHỤ LỤC KẾT QUẢ CHO BẢNG CÂU HỎI VỀ THỰC HIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH NHẬP XUẤT NGUN VẬT LIỆU Trả lời Câu hỏi Khơng Có thường Khơng Quan Thứ Ghi trọng yếu xuyên 1.Việc mua ngun vật liệu có xét duyệt khơng? Bộ phận tiến hành mua nguyên Phòng vật liệu? KT-VT Đơn đặt hàng có sở kế hoạch sản xuất không? 9 9 9 9 9 9 9 Việc lập đơn đặt hàng có liên quan đến phòng ban chức năng? Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự liên tục để tránh việc trùng lắp đơn hàng? Các phiếu nhập kho có đánh số liên tục trước sử dụng? Trước tiến hành nhập kho, thủ kho có kiểm tra nguyên vật liệu, xác định chủng loại, số lượng thực tế? Thủ kho có đối chiếu giấy giao hàng người bán với đơn đặt hàng hóa đơn trước nhập kho? Đối với nguyên vật liệu quan trọng, trị giá lớn có thành lập ban kiểm nghiệm chất lượng trước 62 nhập kho? Không 10 Sau nhập kho, ký nhận vào dùng phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho phiếu nhập để ghi vào thẻ kho? 11 Hoạt động nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp có nhân 9 9 viên không thuộc phận quản lý kho thực không ? 12 Thủ kho có phép nhập kho khơng có yêu cầu nhập kho từ phòng kế hoạch đưa xuống? 13 Có trường hợp nguyên vật liệu Thường tới kho mà hóa đơn mua hàng xuyên chưa khơng? 14 Các phiếu xuất kho có đánh 9 số liên tục trước sử dụng? Lập 15 Để xuất kho phận sử dụng nguyên vật liệu có lập phiếu xin lãnh danh sách vật tư không? NVL 16 Danh sách nguyên vật liệu yêu cầu xuất kho có chữ ký ban quản lý không ? 17 Khi nhận danh sách nguyên vật liệu cần xuất, thủ kho có tiến hành xuất kho không? 18 Sau viết phiếu nhận nguyên Cuối liệu đưa cho phận phân xưởng ký nhận tiến hành xuất kho vật liệu, 63 tháng lập thủ kho có lập phiếu xuất kho không? 19 Sau lập phiếu xuất kho thủ Khơng kho có theo dõi số lượng xuất thẻ dùng kho? thẻ kho 20 Nguyên liệu có dự trữ 9 xếp theo chủng loại, danh điểm để thuận tiện cho việc sử dụng quản lý? 21 Định kỳ có tiến hành kiểm kê Thủ nguyên vật liệu tồn kho xử lý kho chênh lệch sổ với số thực tế? 22 Cơng ty có thành lập ban kiểm kê kiểm Không thường để tiến hành kiểm kê kho ? xuyên 23 Kho có khóa giữ, bảo vệ cẩn thận để đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu, tránh mát? 24 Những người khơng liên quan có phép vào kho khơng? 25 Trưởng phòng vật tư thủ kho 9 có tách biệt, khơng kiêm nhiệm để tránh gian lận khơng? 26 Ngun vật liệu có xảy trường hợp vận chuyển nội từ kho Không xảy đến kho khác? 64 BẢNG CÂU HỎI VỀ MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT ĐỐI VỚI QUY TRÌNH NHẬP XUẤT NGUN VẬT LIỆU Trả lời Câu hỏi Khơng Có thường Không Quan Thứ Ghi trọng yếu xuyên Nhà quản trị có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu cách thực thi tính trực đạo đức lời nói việc làm khơng? Có thiết lập phổ biến sách thích hợp thơng lệ sản xuất 9 9 Chưa kinh doanh cho phép, xử lý mâu thuẫn quyền lợi quy chế đạo đức? Có biện pháp hạn chế hay loại bỏ sức ép hay cám dỗ nhân viên có hành vi trái đạo đức? Hội đồng quản trị có họp thường Chỉ họp cần xuyên biên có lập kịp thời ? Các thành viên hội đồng quản trị có đủ kiến thức, kinh nghiệm thời gian 9 9 phục vụ hữu hiệu? Có lập ban kiểm sốt nội chức khơng? 65 Có, gồm người Ban kiểm sốt có thơng qua điều lệ ban kiểm soát đề quy chế 9 9 việc tổ chức hoạt động? Các thành viên ban kiểm sốt có đủ lực, đáp ứng yêu cầu công việc? Các thành viên ban kiểm soát Kiêm nhiệm nhiều có kiêm nhiệm cơng việc khác? 10 Có nghiên cứu cẩn thận rủi ro sản xuất kinh doanh giám sát đầy đủ khơng? Có sách nhân thủ tục Có liên quan để tuyển dụng phát triển đội ngũ cơng nhân viên có trình chưa độ, tay nghề cao phục vụ hữu hiệu cho đầy đủ sản xuất? Nhân viên công nhân có hiểu Chưa biết đầy đủ trách nhiệm thủ tục áp dụng cho công việc họ? 66 đầy đủ 67 68 69 70 71 72 ... chức không đạt Các r i ro xảy nhiều nguyên nhân đến từ bên bên tổ chức, r i ro r i ro chủ quan hay khách quan Nhà quản lý phải định r i ro chấp nhận phải làm để quản lý r i ro Để làm điều này,... mục tiêu đơn vị, xem xét khả xảy r i ro, biện pháp sử dụng để đối phó với r i ro Các r i ro phát sinh từ môi trường kinh doanh hay từ sách tổ chức Các khả r i ro đến mối đe dọa sau: + Chiến lược... không thực + Các r i ro tài + Các r i ro thơng tin Sau xác định nguy có, nhà quản lý cần đánh giả r i ro, ước tính thi t hại khả khắc phục thi t hại, xác định thủ tục kiểm 21 soát cần thi t, sau tiến