KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG NGUYỄN THỊ HẢI YẾN KHOÁ LUẬN TỐT NG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT

NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY

VIỆT THẮNG

NGUYỄN THỊ HẢI YẾN

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỂ NHẬN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 07/2010

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “ Kiểm soát nội bộ đối

với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Việt Thắng ” do Nguyễn

Thị Hải Yến, sinh viên khóa 32, ngành Kế toán đã bảo vệ thành công trước hội đồng

vào ngày _

Thạc sĩ La Xuân Đào Người hướng dẫn (Chữ ký)

Em cũng xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ và tạo các điều kiện thực tập tốt nhất

có thể của Ban Giám Đốc, các cô chú, các anh chị đang công tác tại phòng Kế toán tài chính Tổng công ty Việt Thắng Chính những hướng dẫn, số liệu và kinh nghiệm làm việc thực tế của các cô chú, các anh chị đã giúp em hoàn thành khoá luận này tốt hơn

Vì còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn và nhiều hạn chế khác nên Khoá luận này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và sai phạm, vì lẽ đó em rất mong nhận được những góp ý của thầy cô, Ban Giám Đốc và các cô chú, anh chị công tác ở Tổng công ty Việt Thắng (VICOTEX)

MỤC LỤC

Danh mục các chữ viết tắt

vii Danh mục các hình

viii Danh mục phụ lục ix

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu của khóa luận 2

1.4 Cấu trúc của khóa luận 2

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 4

2.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Việt Thắng 4

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 4

2.1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh 5

2.1.3 Nhiệm vụ, mục tiêu và phương hướng phát triển .5

2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty 6

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 6

2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 8

2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 10

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 10

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán 12

2.3.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng 13

2.3.4 Chế độ và chính sách kế toán tại công ty 14

2.4 Quy trình sản xuất của Tổng công ty Việt Thắng 16

CHƯƠNG 3 :NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 18

3.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ .18

3.1.1 Định nghĩa 18

3.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 19

3.2 Kiểm soát nội bộ quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 24

3.2.1 Khái niệm về nguyên vật liệu 24

3.2.2 Quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 24

3.2.3 Kiểm soát nội bộ quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 29

3.3 Phương pháp nghiên cứu 29

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 32

4.1 Giới thiệu về nguyên vật liệu tại Tổng công ty 32

4.1.1 Đặc điểm và vai trò 32

4.1.2 Phân loại 32

4.1.3 Nguồn nhập 33

4.2 Quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Việt Thắng 33

4.2.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ đối với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 33

4.2.2 Mô tả các quy trình 36

4.2.3 Nhận xét về các quy trình nêu trên 42

4.2.4 Chứng từ, sổ, thẻ sử dụng tại Tổng công ty 43

4.2.5 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 43

4.3 Các thủ tục kiểm soát quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 45

4.3.1 Việc thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 45

4.3.2 Nhận xét hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 49

4.3.3 Môi trường kiểm soát đối với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu 51

4.3.4 Nhận xét môi trường kiểm soát 54

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 56

5.1 Kết luận 56

5.2 Đề nghị 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH Bảo hiểm xã hội

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty……… 6

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán……… 11

Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại Tổng công ty Việt Thắng……… 13

Hình 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính……… 15

Hình 2.5 Quy trình sản xuất sản phẩm……… 16

Hình 3.1 Sơ đồ về quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu……… 24

Hình 3.2 Sơ đồ phương pháp thẻ song song………27

Hình 3.3 Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển……… 27

Hình 3.4 Sơ đồ phương pháp sổ số dư……… 28

Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho… 34 Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ đối với nguyên vật liệu xuất kho………… 35

Hình 4.3 Sơ đồ phương pháp thẻ song song tại công ty……… 42

Hình 5.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ đối với quy trình xuất kho ……… 44

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 01 Bảng kết quả phỏng vấn

Phụ lục 02 Phiếu yêu cầu vật tư

Phụ lục 03 Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa

Phụ lục 04 Hoá đơn GTGT

Phụ lục 05 Phiếu nhập hàng – Giấy xác nhận nhập hàng Phụ lục 06 Phiếu nhập kho

Phụ lục 07 Phiếu xuất kho

Phụ lục 08 Phiếu nhận nguyên vật liệu

Phụ lục 09 Biên bản kiểm kiểm nghiệm vật tư

Phụ lục 10 Phiếu kiểm tra chất lượng

doanh nghiệp sản xuất nói riêng cũng gặp phải không ít khó khăn trở ngại

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phương pháp sản xuất kinh doanh phù hợp

và hiệu quả Do vậy các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thương trường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với chất lượng sản phẩm ngày càng cao Để thực hiện được điều đó, vấn đề trước mắt là cần kiểm soát, quản lý tốt quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu Bởi nguyên vật liệu là yếu tố

cơ bản trong quá trình sản xuất Chỉ cần một biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất, đến lợi nhuận của doanh nghiệp

Tổng công ty Việt Thắng là công ty mẹ trong tổ hợp các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, với chức năng trực tiếp sản xuất kinh doanh, đầu tư tài chính, kinh doanh vận tải…Trong đó sản xuất kinh doanh là chính, vì vậy nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động sản xuất của công ty

Nguyên vật liệu của công ty rất phong phú nhiều chủng loại, nếu không kiểm soát, quản lý tốt sẽ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, sai sót, gian lận, gây mất mát nguyên vật liệu, hoặc nhập phải những nguyên vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất gây ảnh hưởng không tốt đến sản xuất của công ty Vì vậy, vấn đề kiểm soát nội bộ đối với quy trình nhập - xuất nguyên vật liệu là đặc biệt quan trọng

Xuất phát từ những lý do thiết thực trên và được sự đồng ý của Ban Giám Đốc công ty cũng như sự chấp thuận của giáo viên hướng dẫn - Thạc sĩ La Xuân Đào em xin chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ đối với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Việt Thắng” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Phân tích quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu tại Tổng công ty Vấn đề kiểm soát nội bộ đối với quy trình nêu trên

- Xem xét trình tự luân chuyển chứng từ và thủ tục kiểm soát nội bộ đối với quy trình này

- Từ tình hình thực tế đưa ra những nhận xét về những điểm mạnh, điểm yếu

Từ đó đề ra các biện pháp khắc phục những thiếu sót cũng như các thủ tục kiểm soát nội bộ cần bổ sung

1.3 Phạm vi nghiên cứu của khóa luận

- Về thời gian: đề tài được thực hiện từ tháng 03/2010 đến tháng 06/2010

- Về không gian: đề tại được nghiên cứu tại Phòng kế toán và các phòng ban, bộ phận liên quan của Tổng công ty Việt Thắng – 127 Lê Vân Chí, P Linh Trung, Q Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh

1.4 Cấu trúc của khóa luận

Luận văn gồm 5 chương:

- Chương 1: Mở đầu – Trình bày lý do chọn đề tài, mục tiêu, nội dung và phạm vi

nghiên cứu

- Chương 2: Tổng quan – Giới thiệu về Tổng công ty Việt Thắng, bao gồm: quá trình hình thành và phát triển, các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức công ty và bộ máy kế toán, mục tiêu và phương hướng phát triển

- Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu – Trình bày chi tiết những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài đang nghiên cứu Phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài

- Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận – Phản ánh quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu của Tổng công ty Việt Thắng, quá trình luân chuyển chứng từ và các

thủ tục kiểm soát nội bộ đối với quy trình này, từ đó đưa ra nhận xét về những điểm mạnh, điểm yếu, những chỗ còn ẩn chứa rủi ro

- Chương 5: Kết luận và kiến nghị - Từ hình hình thực tế đề ra biện pháp khắc phục những thiếu sót cũng như đưa ra các thủ tục kiểm soát nội bộ cần bổ sung góp phần hoàn chỉnh hơn hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Việt Thắng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tổng công ty Việt Thắng – đơn vị thành viên của Tập đoàn dệt may Việt Nam, được xây dựng năm 1960, đưa vào hoạt động từ năm 1962 do một số nhà tư bản trong nước và nước ngoài góp vốn với tên gọi Việt Mỹ kỹ nghệ dệt - sợi công ty (VIMYTEX), chuyên sản xuất: sợi - dệt và in nhuộm hoàn tất

Tháng 5 năm 1975, nhà nước tiếp quản, quốc hữu hóa, giao cho Bộ Công nghiệp nhẹ tiếp nhận, quản lý và duy trì các hoạt động sản xuất của VIMYTEX

Tháng 3 năm 1978, Bộ công nghiệp nhẹ ra quyết định 156/CNN-TCND đổi tên VIMYTEX thành Nhà máy liên hợp dệt Việt Thắng

Tháng 9 năm 1992, Bộ công nghiệp nhẹ ra quyết định số 771/CNN đổi tên nhà máy liên hợp dệt Việt Thắng thành công ty dệt Việt Thắng, với tên giao dịch là Việt Thắng VICOTEX ( Viet Thang Textile Company )

Năm 2005, công ty dệt Việt Thắng chuyển thành công ty TNHH nhà nước một thành viên dệt Việt Thắng

Tháng 11 năm 2006, công ty TNHH nhà nước một thành viên dệt Việt Thắng đổi tên thành công ty cổ phần dệt Việt Thắng theo quyết định số 3241/QĐ-BCN (của

Bộ công nghiệp) với 52,3 % vốn nhà nước

Từ tháng 12/2008 đến 28/2/2009 công ty cổ phần dệt Việt thắng xây dựng đề án chuyển đổi sang tổ chức hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con Xây dựng

dự thảo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty mẹ - tổng công ty Việt Thắng theo

mô hình công ty mẹ - công ty con

Từ 1/3/2009 đến 30/4/2009 hoàn chỉnh đề án chuyển đổi, điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty mẹ - Tổng công ty Việt Thắng Tổng công ty đi vào hoạt động

Tên doanh nghiệp đăng ký chính thức bằng tiếng Việt:

TỔNG CÔNG TY VIỆT THẮNG - CTCP Tên doanh nghiệp đăng ký giao dịch bằng tiếng Anh:

VIETTHANG CORPORATION Tên doanh nghiệp đăng ký giao dịch viết tắt bằng tiếng Anh:

2.1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh

- Sản xuất, mua bán các sản phẩm bông, xơ, sợi, vải

- Mua bán: máy móc thiết bị, phụ tùng, hoá chất, nguyên vật liệu ngành công nghiệp, ngành xây dựng (trừ hoá chất độc hại)

- Hoạt động trung gian thương mại, xây dựng kinh doanh nhà đất, cho thuê mặt bằng nhà xưởng, lắp đặt máy móc thiết bị, kinh doanh vận tải

+ Xây dựng: dân dụng, công nghiệp…

+ Lắp đặt thiết bị ngành công nghiệp

+ Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

2.1.3 Nhiệm vụ, mục tiêu và phương hướng phát triển

™ Nhiệm vụ

Kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký

Hoạt động kinh doanh trên cơ sở tuân thủ pháp luật Việt Nam

Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước

Phân công lao động, phân phối thu nhập hợp lý

Chăm lo, cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ và công nhân toàn công ty

Bảo vệ công ty, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn cho xã hội, hoàn thành nhiệm vụ quốc phòng

™ Mục tiêu và phương hướng phát triển

Phát triển Tổng công ty Việt Thắng trở thành một Tổng công ty dệt – may tầm

cỡ của tập đoàn tại Việt Nam và khu vực

Từng bước thực hiện đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh, đa sở hữu, trong đó sản xuất và kinh doanh hàng dệt may là chính với tổng doanh thu đạt trên 1.200 tỷ đồng/năm

Đầu tư mở rộng và phát triển theo chiều sâu về công nghệ sản xuất, phát triển

cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất nâng cao năng lực cạnh tranh, đẩy mạnh đào tạo

và phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu chung, và từng bước đẩy mạnh đầu tư tài chính, phát triển kinh doanh thương mại và các ngành nghề khác nhằm tăng cường tiềm lực tài chính của Tổng công ty

Đổi mới cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý nhằm tạo sự liên kết bền vững, rõ ràng về vốn và lợi ích giữa công ty mẹ và công ty con, giữa các công ty con với nhau, thành một thể thống nhất để thực hiện mục tiêu chung

2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty

CÔNG TY LIÊN KẾT

CTCP SỢI VIỆT PHÚ

XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ NHÀ MÁY DỆT NHÀ MÁY SỢI

ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC PHÒNG BAN THAM MƯU CHỨC NĂNG

BAN KIỂM SOÁT

2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

™ Đại hội đồng cổ đơng

Đại hội đồng cổ đơng là tất cả các cổ đơng cĩ quyền dự họp và quyền biểu

quyết

Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan quyết định cao nhất của cơng ty

Đại hội đồng cổ đơng thơng qua các quyết định thuộc thẩm quyền của mình

bằng hình thức biểu quyết tại các cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản

™ Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công

ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến mục đích, quyền

lợi của công ty

Hội đồng quản trị có nhiệm vụ chủ yếu sau: quyết định chiến lược phát triển

của công ty; quyết định các dự án đầu tư theo phân cấp; định hướng phát triển thị

trường; xây dựng và ban hành các quy chế quản lý, chuẩn bị các chương trình, nội

dung các cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông và các nhiệm vụ khác theo điều lệ

công ty quy định

Hội đồng quản trị cĩ 5 thành viên do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra Trong đĩ 1

thành viên giữ chức danh chủ tịch hội đồng quản trị

™ Ban kiểm sốt

Ban kiểm sốt gồm cĩ 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra Ban kiểm

sốt cĩ nhiêm vụ kiểm tra tính hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất

kinh doanh, thẩm định báo cáo hằng năm của cơng ty, thơng báo kết quả kiểm tra hoạt

động sản xuất kinh doanh của cơng ty cho đại hội đồng cổ đơng và thực hiện các

nhiệm vụ khác theo điều lệ của cơng ty

™ Tổng giám đốc

Tổng giám đốc ( TGĐ) là đại diện pháp nhân của cơng ty Chịu trách nhiệm

tồn bộ về sản xuất kinh doanh Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước Điều

hành theo chế độ thủ trưởng, cĩ quyền ủy quyền cho một giám đốc nếu vắng mặt

Giúp cho TGĐ là các Phĩ TGĐ và các giám đốc điều hành

™ Phó tổng giám đốc, giám đốc điều hành

Phó tổng giám đốc thay mặt tổng giám đốc trực tiếp tham gia quản lý vốn, phụ trách việc sản xuất, khoa học kỹ thuật, thương mại dịch vụ

Giám đốc điều hành thay mặt tổng giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhà máy sợi, nhà máy dệt trên cơ sở, mục tiêu, nhiệm

vụ và các phương án cụ thể được tổng giám đốc phê duyệt

™ Phòng tổ chức hành chính

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ quản lý, phân bổ điều động công nhân viên của công ty phù hợp với khả năng của từng cá Tổ chức đào tạo cán bộ, nâng cao trình độ tay nghề cho cônh nhân viên Thực hiện tuyển dụng nhân lực phù hợp với nhu cầu của công ty Quản lý cán bộ, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý hành chính văn phòng, đất đai nhà xưởng; tổ chức đưa đón cán bộ công nhân viên; tổ chức công tác bảo vệ…

™ Phòng tài chính kế toán

Phòng tài chính kế toán có chức năng: Thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thống kê, chế độ thanh toán, tiền mặt, vay tín dụng… ; kiểm soát việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn các chính sách tài chính; phân tích, hạch toán kế hoạch sản xuất kinh doanh

™ Phòng kế hoạch kinh doanh

Phòng kế hoạch kinh doanh có chức năng: Xây dựng phương án sản xuất và thực hiện nhiệm vụ kinh doanh; tìm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm; tổ chức công tác tiếp thị, hội chợ triển lãm

™ Phòng kỹ thuật vật tư

Được thành lập trên cơ sở sáp nhập phòng kỹ thuật và phòng cung ứng vật tư – kho vận, với chức năng: xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và kế hoạch tác nghiệp cho các đơn vị sản xuất phù hợp với từng thời điểm; quản lý và tổ chức tốt việc xuất nhập hàng hoá, không để hư hao thất thoát; quản lý định mức công nghệ và tiêu chuẩn chất kượng; quản lý điện nước, an toàn lao động; quản lý thiết bị sợi, dệt, thiết

bị áp lực tiến bộ kỹ thuật; cung ứng vật tư, phụ tùng, nguyên vật liệu; quản lý kho hàng vận chuyển hàng hoá

+ Công ty cổ phần nguyên phụ liệu Bình An

+ Công ty truyền thông VINATEX

+ Công ty cổ phần thương mại dịch vụ

+ Công ty cổ phần sợi Việt Phú

Mỗi bộ phận, phòng ban có vị trí,chức năng và nhiệm vụ khác nhau, nhưng giữa các bộ phận, phòng ban này đều có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo nên những mắt xích trong bộ máy hoạt động của Tổng công ty Tất cả đều có chung mục đích là sự tồn tại và phát triển lớn mạnh của Tổng công ty

2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán

KẾ TOÁN TRƯỞNG (Z Sợi – Z Dệt)

- KT kho vật tư

- KT tổng hợp

- KT phải trả người bán

- KT thuế đầu vào

- KT ngân hàng

- KT kho nguyên vật liệu

- KT TSCĐ

- KT đầu tư XDCB

- KT phải thu khách hàng

- KT thuế đầu ra

- KT kho vải mộc

Nguồn tin: Phòng kế toán tài chính

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán

Phòng kế toán của Tổng công ty gồm 6 người:

- Kế toán trưởng kiêm kế toán giá thành:

Là người trực tiếp tổ chức, điều hành công tác kế toán tại Tổng công ty, có nhiệm vụ kiểm tra tất cả các phần hành kế toán, và chịu trách nhiệm trước giám đốc

Là người tập hợp chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung của các nhà máy để hạch toán vào các tài khoản

có liên quan và tính giá thành sợi, dệt

- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán phải trả người bán và kế toán thuế đầu vào:

Là người phối hợp với kế toán trưởng phân công, bố trí công việc, kiểm tra đôn đốc các nhân viên trong phòng

Tính toán tổng hợp ghi chép, theo dõi sổ cái đối chiếu số liệu tổng hợp, lập báo cáo kế toán Theo dõi hạch toán tình hình thanh toán với người bán Theo dõi hạch toán thuế đầu vào

- Kế toán tiền mặt kiêm kế toán kho thành phẩm và kế toán kho vật tư:

Lập phiếu thu, phiếu chi với khách hàng, với cán bộ nhân viên, theo dõi thu, chi, tồn quỹ tiền mặt

Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình nhập – xuất – tồn của thành phẩm, vật tư tại kho

- Kế toán ngân hàng kiêm kế toán nguyên vật liệu:

Theo dõi chi tiết từng khoản tiền gửi, tiền đang chuyển, khoản tiền vay tại các ngân hàng Lập các thủ tục thanh toán qua ngân hàng Cập nhật thường xuyên, báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng tình hình tiền gửi, tiền vay phát sinh tại các ngân hàng Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu Tính toán chính xác giá trị nguyên vật nhập – xuất kho

- Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán đầu tư XDCB, kế toán phải thu khách hàng, kế toán thuế đầu ra và kế toán kho vải mộc:

Theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình từng TSCĐ về hiện giá, hao mòn, tình hình thanh lý, nhượng bán và hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ

Theo dõi về việc đầu tư XDCB, về tình hình sử dụng vốn đầu tư XDCB

Theo dõi phải thu khách hàng, hạch toán thuế đầu ra

Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vải mộc

- Kế toán lương kiêm thủ quỹ, kế toán phải thu,phải trả khác, gia công thuê ngoàichế biến, báo cáo thống kê:

Tính lương và trích các khoản theo lương, các khoản phụ cấp của cán bộ công nhân viên

Quản lý quỹ và nắm giữ tiền mặt, thực hiện xuất nhập thông qua các phiếu thu, chi hợp lệ, hợp lý

Theo dõi các khoản phải thu, phải trả khác, các khoản gia công thuê ngoài, lập các báo cáo thông kê

2.3.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng

Công ty áp dụng hình thức “ nhật ký chứng từ” để ghi sổ kế toán

Hình 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại Tổng công ty Việt Thắng

Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ Sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng nhật ký chứng từ có liên quan

Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ thẻ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, số chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ

Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu

số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết

có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái

Số liệu tổng hợp ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết dược dùng để lập báo cáo tài chính

2.3.4 Chế độ và chính sách kế toán tại công ty

™ Chế độ kế toán áp dụng:

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính

™ Chính sách kế toán sử dụng:

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

- Phương pháp hạch toán tồn kho: kê khai thường xuyên

- phương pháp xác định hàng tồn kho: bình quân gia quyền cuối kỳ

- Phương pháp tính thuế: theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp khấu hao: theo phương pháp đường thẳng

- Chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo các biểu mẫu theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT, …

™ Hệ thống báo cáo tài chính

- Bảng cân đối kế toán: Mẫu B01 – DN

- Bảng báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu B02 – DN

- Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu B03 – DN

- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu B09 – DN

™ Phần mềm kế toán áp dụng:

Tổng công ty Việt Thắng sử dụng phần mềm kế toán PACIFIC

Hình 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

Chú thích:

Nhập liệu hằng ngày

In sổ, báo cáo theo định kỳ

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết

kế sẵn trên phần mềm kế toán

- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thong tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, liên quan

- Cuối tháng (hoặc bất cứ thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết được tự động và luôn bảo đảm chính xác, trung thực theo thong tin đã

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN (PACIFIC) Chứng từ kế toán

được nhập trong kỳ người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số lượng giữa kế

toán với báo cáo tài chính sau khi số liệu đã được in ra giấy

- Thực hiện các báo cáo tài chính theo quy định

- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiế được in ra giấy,

đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi

bằng tay

2.4 Quy trình sản xuất của Tổng công ty Việt Thắng

Quy trình sản xuất của công ty là một quy trình khép kín, từ nguyên vật liệu thô

đưa vào sản xuất và qua nhiều khâu để tạo ra vải mộc tiêu thụ

- Từ nguyên liệu bông xơ được đưa vào sản xuất theo tỷ lệ nhất định tùy theo

từng loại sợi qua các công đoạn từ (1) đến (9) để cho ra búp sợi (sợi)

- Đối với sợi dọc, các búp sợi sẽ được đưa qua máy canh, sợi từ các búp sợi sẽ

được cuộn vào trục canh đưa qua máy hồ làm cho sợi dính lại với nhau tạo

Máy

bông

(1)

Máy ghép (5)

Máy sợi thô (6)

Máy sợi con (7)

Máy đánh ống (8)

Máy đánh suốt

Máy chải

kỹ (4)

NL

bông

xơ

Cuộn cúi (3)

Búp sợi

Máy canh

Máy hồMáy

dệt

Vải mộc (hoàn tất)

Tiêu

thụ

Máy chải thô (2)

Máy hấp (9)

thành các lớp sợi quấn quanh trục hồ, trục hồ hoàn thành được đưa vào máy dệt để cho ra vải mộc tiêu thụ

- Đối với sợi ngang, các búp sợi sẽ được đưa vào máy đánh suốt để chia các búp sợi thành các cuộn nhỏ hơn gọi là con suốt, con suốt sẽ gắn vào con thoi trên máy dệt tạo thành trục dệt qua khâu hoàn tất tạo thành vải mộc tiêu thụ

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

3.1.1 Định nghĩa

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp của hệ thống này Đến nay định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là : Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

- Yếu tố con người: Kiểm soát nội bộ được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ con người trong tổ chức

- Sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối

là các mục tiêu sẽ được thực hiện Điều này liên quan đến những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ, vì khi vận hành hệ thống kiểm soát những yếu

kém có thể xảy ra do các sai sót của nhân viên và cán bộ quản lý dẫn đến

không thực hiện được các mục tiêu

- Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

+ Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy

+ Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín

+ Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định của nhà nước cũng như các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị

3.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

a) Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức

về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính của kiểm soát nội bộ:

+ Triết lý quản lý và phong cách hoạt động: bao gồm sự tiếp cận, khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, quan điểm về tính chính xác của dữ liệu

kế toán, quan điểm về khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện được các mục tiêu hoạt động Nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt được mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của các cá nhân

+ Sự trung thực và các giá trị đạo đức:Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế Các nhà quản lý phải xây dựng và

phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức Môi trường văn hóa của tổ chức chính là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu và đôi lúc phải hy sinh những sở thích, những thói quen của mình

+ Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình

độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên

+ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của một tổ chức cung cấp một bộ khung chung cho các nhà quản lý lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kiểm soát, giám sát hoạt động Một cơ cấu tổ chức tốt được thể hiện thông qua sự thể hiện cụ thể, rõ ràng, và đầy đủ các chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả

+ Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Khi ủy ban kiểm soát có sự độc lập với

tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ hữu hiệu hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tình hữu hiệu Ủy ban kiểm soát sẽ thông tin và cảnh báo đến hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra trước khi trở nên nghiêm trọng

+ Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên: Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, các nhân viên của một tổ chức cần có các kiến thức, các kỹ năng

và các kinh nghiệm cần thiết Bên cạnh các yếu tố về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên, để một tổ chức có thể đạt được mục tiêu, cũng cần xem trọng phẩm chất của nhân viên, nhất là phẩm chất đạo đức

+ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức + Các nhân tố bên ngoài tổ chức: Môi trường kiểm soát có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố đến từ bên ngoài một tổ chức như các thay đổi môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống luật pháp hay các thay đổi của chế độ kế toán Khi phân tích, đánh giá môi trường kiểm soát, cần phải xem xét, đánh giá và phân tích mức

độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài của tổ chức

b) Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp đều phát sinh các rủi ro và khó

có thể kiểm soát được tất cả Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không đạt được Các rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân đến từ cả bên ngoài và bên trong tổ chức, rủi ro có thể là rủi ro chủ quan hay khách quan Nhà quản lý phải quyết định rủi

ro nào là có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý rủi ro Để làm được điều này, người quản lý của tổ chức cần thực hiện các công tác sau:

+ Thiết lập các mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị

Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn

+ Nhận dạng, phân tích các rủi ro khiến tổ chức không thể đạt được các mục tiêu Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các bước sau: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro, những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

Các rủi ro này có thể phát sinh từ môi trường kinh doanh hay từ các chính sách của tổ chức

Các khả năng rủi ro có thể đến do các mối đe dọa sau:

+ Chiến lược kinh doanh sai lầm

+ Các hoạt động không được thực hiện đúng

+ Các rủi ro về tài chính

+ Các rủi ro về thông tin

Sau khi xác định các nguy cơ có thể có, các nhà quản lý cần đánh giả rủi ro, ước tính các thiệt hại và các khả năng khắc phục thiệt hại, xác định các thủ tục kiểm

soát cần thiết, sau đó tiến hành ước tính chi phí – lợi ích và đánh giá hiệu quả của chi phí cho kiểm soát

c) Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý các rủi

ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:

+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không được thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy đủ, rõ ràng Mục đích của phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng và quy trách nhiệm rõ ràng

Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau cần phải được tách biệt:

à Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ hay chuẩn y quyết định

à Chức năng ghi chép

à Chức năng bảo quản tài sản

+ Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động Các nhà quản lý không thể có đủ thời gian để giám sát, quản lý tất cả công tác, hoạt động hay các quyết định Họ thiết lập các chính sách các quy định để các nhân viên tuân theo, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thưch hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định Việc này gọi là sự ủy quyền

+ Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin Kiểm soát quá trình xử lý thông tin bao gồm các thủ tục kiểm soát dữ liệu và nhập liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan tới toàn hệ thống thông tin

+ Kiểm tra độc lập và soát xét việc thực hiện Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện, xử lý chính xác là một thành phần quan trọng của kiểm soát Việc kiểm tra này cần được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu Được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người phê chuẩn, người thực thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán

Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét việc thực hiện thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực tế + Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp Đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế Hình thức và nội dung của chứng từ và sổ không nên quá phức tạp, phải dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép

+ Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức Do đó, cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho cả tài sản vật chất thông tin Các thủ tục đảm bảo

an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan

d) Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì

và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động , tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài

Tất cả các cấp quản lý và nhân viên trong một tổ chức đều cần thông tin để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Hệ thống thông tin nhận dạng ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho cả nội bộ tổ chức lẫn cho bên ngoài Truyền thông sử dụng các hình thức như văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ… hay cũng có thể là lệnh miệng, các hành vi của nhà quản lý

Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể thực hiện một cách hiệu quả, và ngược lại kiểm soát tốt sẽ đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin

e) Giám sát

Giám sát là một quá trình đánh giá chất lượng thực hiện kiểm soát nôi bộ một cách liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ duy trì được sự hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ( sự đánh giá độc lập)

+ Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện

+ Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua kiểm toán độc lập hay kiểm toán nội bộ

3.2 Kiểm soát nội bộ quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu

3.2.1 Khái niệm về nguyên vật liệu

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,

tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất

Vật liệu có đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất

Thông thường trong cấu tạo giá thành của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn, nên việc sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt nguyên vật liệu

có ý nghĩa rất quan trọng

3.2.2 Quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu

a) Quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu

Thông thường, quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất thường diễn ra theo sơ đồ sau:

Hình 3.1 Sơ đồ về quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu

Nhận vật

tư, xuất vật tư

Lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Ghi sổ

Quy trình nêu trên được mô tả tóm tắt như sau:

- Bộ phận sản xuất, kinh doanh sẽ nghiên cứu nhu cầu thu mua, sử dụng nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu sản xuất hoặc theo tính chất của từng nguyên vật liệu để lập

kế hoạch mua nguyên vật liệu Bộ phận này lập phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu trình lên ban quản lý

- Ban quản lý sẽ xem xét kế hoạch mua nguyên vật liệu (phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu) với tình hình tài chính để ra quyết định hay điều chỉnh Sau đó, lựa chọn nhà cung cấp, chuyển yêu cầu(đơn đặt hàng) đến nhà cung cấp, hai bên thống nhất ký hợp đồng và tiến hành giao và nhận hàng

Đồng thời ban quản lý cũng là người ký duyệt lệnh xuất kho nguyên vật liệu Khi cần nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, bộ phận sử dụng nguyên vật liệu lập phiếu lãnh vật tư trình lên giám đốc ký duyệt Sau đó cầm phiếu lãnh vật tư xuống kho để lãnh vật tư

- Bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho trong các trường hợp nhập và xuất kho

Ở một số doanh nghiệp, đôi khi thủ kho chính là người lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khi có yêu cầu nhập hay xuất kho

- Tại kho:

+ Nhập kho: Khi có yêu cầu nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật liệu đối chiếu với phiếu giao hàng và đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT

để chấp nhận nhập kho hoặc từ chối Sau khi kiểm tra thủ kho sẽ tiến hành nhập kho

và ký vào phiếu nhập kho Sau đó, thủ kho ghi nhận số lượng vật liệu nhập vào thẻ kho

+ Xuất kho: Khi có yêu cầu xuất kho, thủ kho sẽ kiểm tra phiếu lãnh vật tư, nếu hợp lệ thủ kho tiến hành xuất kho và ký vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho phải

có chữ ký của người nhận nguyên vật liệu Sau đó, thủ kho ghi nhận số lượng vật liệu xuất vào thẻ kho

- Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho sẽ chuyển chứng từ lên phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các chứng từ thủ kho chuyển lên để ghi sổ kế toán

- Sau khi ghi sổ, các chứng từ sẽ được lưu trữ và bảo quản

b) Hệ thống chứng từ sử dụng

Hệ thống chứng từ sử dụng cho quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu bao gồm:

- Phiếu yêu cầu vật tư

- Đơn đặt hàng

- Hợp đồng mua bán nguyên vật liệu

- Giấy giao hàng ( bên bán lập)

- Hóa đơn GTGT ( bên bán giao): Mẫu số 01GTKT-3LL

- Hóa đơn thông thường ( bên bán lập): Mẫu số 02 GTTT-3LL

- Phiếu nhập kho: Mẫu số 01-VT

- Phiếu xuất kho: Mẫu số 02-VT

- Thẻ kho: Mẫu số 05-VT

- Biên bản kiểm nghiệm: Mẫu số 05-VT

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Mẫu số 07-VT

- Biên bản kiểm kê vật tư: Mẫu số 08-VT

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03PXK-3LL

c) Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

™ Phương pháp thẻ song song

Hình 3.2 Sơ đồ phương pháp thẻ song song

Chú thích :

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Quan hê đối chiếu số liệu

Sổ chi tiết vật liệu

- Tại kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu ở kho theo chỉ tiêu số lượng Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập-xuất ghi sổ nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho chuyển những chứng từ nhập, xuất lên phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập

- Tại phòng kế toán:

Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ sau đó ghi vào thẻ hoặc sổ chi tiết

Cuối tháng, kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu

™ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Hình 3.3 Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

- Tại phòng kế toán:

Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán, trình tự nguyên vật liệu, ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ căn cứ vào số tiền ghi trên phiếu giao nhận chứng từ ghi vào

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Bảng lũy kế nhập , xuất , tồn

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Sổ số dư

bảng lũy kế nhập, lũy kế xuất Để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng này được

mở cho từng kho Khi lập sổ số dư kế toán kiểm tra ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư Sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với sổ số dư

3.2.3 Kiểm soát nội bộ quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất Nó có vai trò đặc biệt quan trọng Chỉ cần một biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất, đến lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy, việc kiểm soát và quản lý tốt quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu là mối quan tâm hàng đầu

Nếu đơn vị không kiểm soát, quản lý tốt đối với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu thì rất dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, sai sót, gian lận, gây mất mát nguyên vật liệu, hoặc nhập phải những nguyên vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất gây ảnh hưởng không tốt đến sản xuất, đến chất lượng sản phẩm của công ty

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với quy trình nhập – xuất nguyên vật liệu đòi hỏi tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Đơn vị nào có phân chia trách nhiệm càng cao thì càng dễ phát hiện các sai phạm Ví dụ: Trưởng phòng quản lý vật tư và thủ kho đòi hỏi phải được tách biệt, không được kiêm nhiệm để tránh biển thủ, lấy cắp vật tư… Hay trưởng ban kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho phải tách biệt với bộ phận kho tránh gian lận, mất mát nguyên vật liệu

3.3 Phương pháp nghiên cứu

- Dùng kỹ thuật lưu đồ để trình bày quy trình Nhập – xuất nguyên vật liệu của công ty

- Thiết lập bảng câu hỏi phỏng vấn: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, trưởng phòng vật tư, thủ kho…

- Thông qua số liệu, sổ sách, chứng từ, các hoạt động diễn ra hàng ngày đánh giá quá trình luân chuyển chứng từ đối với Nhập – xuất nguyên vật liệu và ảnh hưởng của nó đến kiểm soát nội bộ

™ Giới thiệu về kỹ thuật lưu đồ

- Khái niệm về lưu đồ

Lưu đồ là hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát có liên quan bằng các ký hiệu đã được quy ước

Nói cách khác lưu đồ là hình vẽ thể hiện sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nhờ biểu thị bằng hình vẽ nên lưu đồ giúp ta có cái nhìn rõ nét về toàn bộ hệ thống, cũng như cho thấy mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ, sổ sách… Ngoài ra, nó còn là một công cụ phân tích giúp ta nhận ra những thiếu sót của hệ thống

Lưu trữ dữ liệu bằng tay

Lưu trữ bằng các phương tiện mà máy đọc được

Lưu trữ bằng đĩa từ, đĩa quang

Nhập liệu vào phần mềm qua bàn phím