Quy trình mua sắm tại tập đoàn EVN

Bản thân tôi hiện đang công tác tại Ban Tài chính kế toán - Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN, với nhiệm vụ chính là: kế toán thanh toán các khoản chi phí phát sinh tại cơ quan Tập đoàn, tr

Quy trình mua sắm tại tập đoàn EVN

1 Lựa chọn quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện nay anh/chị đang tham gia vào Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang thực hiện hiện nay Theo anh/chị, quy trình này có những bất cập hay nhược điểm gì cho công tác quản lý Vì sao? Theo anh chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên tốt hơn Tập đoàn điện lực Việt Nam là một trong những Tập đoàn kinh tế lớn mạnh nhất của cả nước Với nhiệm vụ chính được Đảng và Nhà nước giao cho là sản xuất

và cung cấp điện năng cho toàn quốc Tập đoàn luôn cố gắng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao, đảm bảo cung cấp điện đầy đủ và an toàn cho cả nước

Bản thân tôi hiện đang công tác tại Ban Tài chính kế toán - Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), với nhiệm vụ chính là: kế toán thanh toán các khoản chi phí phát sinh tại cơ quan Tập đoàn, trong đó có các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định phục vụ cho hoạt động quản lý của Tập đoàn

Để thực hiện được nhiệm vụ trên, các công việc được tiến hành theo một quy trình như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch

Căn cứ vào tình hình chi tiêu năm trước và dựa trên bảng kế hoạch dự kiến chi tiêu do Văn phòng cơ quan trình, Ban TCKT kết hợp với Ban Kế hoạch ra quyết định về kế hoạch chi tiêu và mua sắm cho khối Văn phòng cơ quan Tập đoàn

Bước 2: Thực hiện

2.1 Xác định nhu cầu mua hàng:

Khi có nhu cầu mua hàng, các Ban trong Cơ quan EVN (ban yêu cầu) làm

tờ trình trình TGĐ hoặc PTGĐ phụ trách Phê duyệt (đối với giá trị hàng hoá/dịch vụ lớn hơn 10 triệu VND- Biểu mẫu sử dụng QT-01-01/BM-02) hoặc làm giấy đề nghị gửi Chánh Văn phòng phê duyệt (đối với giá trị hàng hoá/dịch vụ nhỏ 10 triệu VND- Biểu mẫu sử dụng QT-01-01/BM-01)

2.2 Hình thức mua sắm:

a Hàng hoá dịch vụ mua vào có giá trị dưới 10 triệu VND:

Sau yêu cầu mua hàng hoá/thuê dịch vụ bên ngoài đuợc phê duyệt, Chánh Văn Phòng (CVP) chỉ đạo việc lập yêu cầu mua hàng hoá/dịch vụ bên ngoài và gửi các nhà cung cấp Đối với hàng hoá/dịch vụ thông thường và không có yêu cầu mua hàng gấp phải gửi tối thiểu cho 03 (ba) nhà cung cấp Nếu số lượng nhà cung cấp trong cơ sở dữ liệu không đủ 03 thì tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới

Nhân viên Phòng quản trị (CVPQT) có trách nhiệm:

Căn cứ vào chương trình quản lý tài sản, CVPQT tiến hành gửi yêu cầu chào giá cho các nhà cung cấp đã có sẵn trong chương trình quản lý tài sản Sau khi nhận được các chào giá của các nhà cung cấp, CVPQT tiến hành phân tích và đánh giá các nhà cung cấp trên cơ sở giá cả, chất lượng, thời gian cung cấp hàng hoá/dịch vụ và các thông tin khác được đề cập trong tờ trình đề nghị mua hàng của các Ban

Trình TGĐ hoặc PTGĐ phụ trách, CVP phê duyệt kết quả đánh giá (tờ trình)

b Hàng hoá dịch vụ mua vào có giá trị trên 10 triệu VND:

Căn cứ vào tính chất, giá trị của hàng hoá/dịch vụ, Chánh Văn phòng trình TGĐ hoặc PTGĐ phụ trách phê duyệt hình thức mua sắm (đấu thầu, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu) và thực hiện các bước theo quy định của Nhà nước để lựa chọn đơn vị trúng thầu hoặc được lựa chọn

2.3 Thương thảo giá:

Khi nhận được thư chào giá của các nhà cung cấp, Phòng QT tiến hành phân tích giá cho lô hàng căn cứ vào mức giá trên các thư chào giá Trên cơ sở kết quả phân tích Phòng QT sẽ thương thảo với nhà cung cấp, đề nghị họ xem xét giảm giá

2.4 Chấp nhận mua hàng:

Sau quá trình thương thảo với nhà cung cấp, nếu thoả thuận được mức giá mong muốn, Phòng Quản trị làm tờ trình gửi TGĐ hoặc PTGĐ phụ trách phê duyệt Khi nhận được sự phê duyệt của TGĐ hoặc PTGĐ phụ trách, Phòng QT

sẽ gửi thư chấp thuận sang nhà cung cấp để triển khai mua hàng

2.5 Từ chối mua hàng:

Sau quá trình thương thảo với nhà cung cấp, nếu cuối cùng vẫn không thoả thuận được mức giá mong muốn, Phòng QT sẽ từ chối mua hàng

2.6 Soạn thảo hợp đồng (nếu giá trị trên 10 triệu):

Sau khi chấp thuận mua hàng, Phòng QT tiến hành soạn thảo hợp đồng với các điều khoản theo mẫu HĐKT chuẩn, trình TGĐ hoặc PTGĐ phụ trách ký và chuyển cho Nhà cung cấp ký

2.7 Tiếp nhận hàng hoá/dịch vụ:

CVPQT chuẩn bị nhận hàng hoá/dịch vụ và thông báo cho Ban yêu cầu cùng Văn Phòng tiến hành nghiệm thu và/hoặc bàn giao hàng hoá/dịch vụ Trong trường hợp hàng hoá/dịch vụ có giá trị trên 10 triệu VND, thì cần tiến hành nghiệm thu/bàn giao tay ba với nhà cung cấp Sử dụng biểu mẫu QT-01-01/BM-03 để lập biên bản nghiệm thu (đối với hàng hoá có giá trị trên 10 triệu VND) và/hoặc bàn giao

2.8 Cập nhật danh sách Tài sản/công cụ dụng cụ:

Chuyên viên quản lý Tài sản/công cụ dụng cụ (TS/CCDC) của văn phòng tiến hành cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu TS/CCDC

Ứng dụng quy trình trên, trong quá trình làm việc bản thân tôi thấy còn một vài bất cập cần phải khắc phục như sau:

- Quy trình còn thiếu sự linh hoạt: ví dụ như nên chia thêm một khoảng tiền nữa để quy định rõ về các thủ tục cần thiết để thực hiện quy trình mua sắm

Vì nếu theo quy trình này, cứ gói hàng hoá, dịch vụ trên 10 triệu thì phải áp dụng quy trình đấu thầu mua sắm hàng hoá, dịch vụ là không phù hợp

- Khoản tiền quy định thẩm quyền phê duyệt còn cứng nhắc, theo cá nhân tôi nên quy định khoản tiền theo tỷ lệ trượt giá

- Nên bổ sung thêm trường hợp là: có thể chọn đối tác đã thực hiện việc mua sắm hàng hoá, dịch vụ tương tự đã ký hợp đồng trước đó trong vòng 6 tháng

Câu 2:

Trong quá trình học môn học Quản trị hoạt động tôi thấy 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất lao động tại đơn vị mình 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

Lợi ích của 5S là:

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

Tôi sẽ tiến hành thực hiện 5S ở đơn vị mình như sau:

SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ tài liệu không cần

thiết tại nơi làm việc

SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt tài liệu ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ

dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng tài liệu ở đây sẽ được phân loại theo công việc và sắn xếp như sau: (1) các văn bản pháp quy liên quan đế tiết kiệm điện; (2) các công văn do EVN ban hành về công tác tiết kiệm điện; (3) các báo cáo của các CTĐL; (4) dự án tiết kiệm điện do EVN triển khai; (5) các chương trình tiết kiệm điện do đơn vị ngoài EVN triển khai

SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm

bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc

SEIKETSU (Săn sóc): Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri,

Seiton và Seiso

SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui

định tại nơi làm việc

C KẾT LUẬN

Qua quá trình nghiên cứu mô học Marketing và phân tích những yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến hành vi mua hàng quần áo thời trang Cụ thể là hiểu về các yếu

tố về gia đình, nghề nghiệp, lối sống, niềm tin, nhận thức, kiến thức của khách hàng rất quan trọng, nó có tác động ảnh hưởng rất lớn đến hành vi mua hàng của khách hàng Hạn chế của nhóm trong nghiên cứu phân tích yếu tố ảnh hưởng đến hành vi mua hàng quần áo thời trng là chưa đánh giá được hành vi khách hàng theo khu vực nông thôn và thành thị do không có số liệu khảo sát Số lượng khảo sát còn ít nên chưa phải là đại diện cho thị trường Tuy vậy nhóm đã

có cơ hội nghiên cứu sâu sắc về cơ sở lý luận, hiểu rõ ràng về vai trò của 3 yếu

tố tác động ảnh hưởng mạnh nhất là nhóm yếu tố môi trường, các nhân và tâm lý trong quyết định mua hàng của khách hàng đối với ngành hàng thời trang

D TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình quản trị hoạt động.

2 www.home.evn.com.vn

Phụ lục

Dàn bài khảo sát định tính

Khi quyết định mua quần áo mới, chị có quan tâm đến các loại quần áo tạo cho chị sựu trẻ trung hay không?

□ Có quan tâm □ Không quan tâm

2 Khi quyết định mua quần áo mới, chị có mua quần áo giống nhóm người mà chị thích không? vì sao?

3 Trước khi chị dự định mua quần áo mới chị có tham khảo ý kiến của gia đình (bạn đồng nghiệp) chị không? Theo chị ý kiến của gia đình (bạn đồng nghiệp) có quan trọng không?

4 Chị có nghĩ rằng, nếu chị là người có địa vị trong xã hội ví dụ như giám đốc của một công

ty, chị xẽ mua quần áo đắt tiền không? vì sao?

5 Chị có cho rằng lối sống hay hình ảnh của các nhân mình được thể hiện qua phong cách ăn mặc quần áo hay không? vì sao?

6 Khi chị đi mua quần áo thì chị thích nhân viên bán hàng giới thiệu lợi ích của sản phẩm hay chị thích tự chọn lựa một mình

7 Chị có quan tâm đến chương trình khuyến mãi của các hãng thời trang không?

8 Chị thương xuyên mua quần áo ở đâu?

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của chị!