ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG QUY TRÌNH CÔNG VIỆC VÀ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC TẠI SUNGROUP TRÊN QUAN ĐIỂM KHOA HỌC OB VỀ ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN Công ty Cổ phần thức ăn chăn nuôi
Trang 1
BÀI TẬP CÁ NHÂN Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại của bạn, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên cơ sở lý thuyêt hành vi tổ chức?
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG QUY TRÌNH CÔNG VIỆC VÀ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC TẠI
SUNGROUP TRÊN QUAN ĐIỂM KHOA HỌC OB VỀ ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH
NHÂN VIÊN
Công ty Cổ phần thức ăn chăn nuôi Thái Dương thành lập năm 2001 số Đăng ký kinh doanh: 0503000097 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp với các thông tin chính như sau:
- Tên giao dịch : Sunfeeds Join Stock Company
- Tên viết tắt : Sungroup
- Trụ sở chính tại : Khu CN Phố nối A – Văn Lâm – Hưng Yên
- Website : www.Sungroup.vn
- Vốn điều lệ : 120 tỷ VND
- Các công ty thành viên: Công ty TNHH Thái Dương (Hưng Yên), Công ty TNHH Thực phẩm Thái Dương (Hà Nội), Công ty TNHH Lợn giống ngoại
Trang 2Thái Dương (Nghệ An), Công ty TNHH Thức ăn chăn nuôi Thái Dương (Bình Dương)
- Số cán bộ nhân viên : Trên 500 người
- Mạng lưới đại lý : Toàn Quốc, Camphuchia, Lào
Mục tiêu: Trở thành một trong 10 công ty thức ăn chăn nuôi hàng đầu Việt Nam
Sứ mệnh:
- Cùng niềm tin hướng đến tương lai thành đạt
- Xây dựng văn hóa cởi mở, môi trường làm việc hiệu quả
- Đóng góp tích cực vào sự phát triển nông nghiệp, chăn nuôi Việt nam
Giá trị cốt lõi:
- Chất lượng ổn định, vượt trội
- Dịch vụ khách hàng;
- Năng động sáng tạo;
- Đoàn kết là sức mạnh;
- Tuân thủ kỷ luật
Chiến lược hoạt động của Sungroup
Từ năm 2001 Tập Đoàn Thái Dương từ một nhà máy tại khu công nghiệp Sài Đồng Hà Nội liên tục phát triển cả về qui mô và chất lượng, nay đã có 5 công ty thành viên nằm rải rác khắp Bắc – Nam, gồm: nhà máy thức ăn chăn nuôi tại khu công nghiệp phố nối Hưng Yên, nhà máy thức ăn chăn nuôi tại thuận giao bình dương, công ty lợn giống ngoại Thái Dương - Đô - Lương - Nghệ An với qui mô lớn nhất miền Bắc và thứ nhì Việt Nam, nhà máy chế biến thực phẩm Thái Dương Hưng Yên và Hà Nội, nhà máy chế biến nông sản Kontum, trong tương lai còn mở rộng phát triển nhiều công ty thành viên, và đối tác liên doanh,
Trang 3Khách hàng ban đầu là những đại lý cấp 2 và 3 ở 3 - 4 tỉnh phía Bắc, nay đã mở rộng
ra 60 tỉnh thành trên cả nước, sản phẩm Sun feeds liên tục theo dòng ánh sáng vượt qua biên giới tới tận Lào, Campuchia, còn vươn xa hơn
Sản phẩm phát triển liên tục từ thức ăn gia súc, nay đã đủ chủng loại cho tất cả gia súc, gia cầm, thủy cầm,… được khách hàng tín nhiệm Bên cạnh đó đã phát triển đến sản phẩm thiết yếu dành cho con người
Từ một Bộ phận con người ít ỏi bên nhau đã vượt qua mọi khó khăn, nay đã trở thành tập đoàn nhân lực giàu tri thức, lòng nhiệt tình đam mê công việc Với tổng số cán bộ công nhân viên và lao động lên tới 500 người đang làm việc hăng say trong SUN GROUP
Hàng năm SUN GROUP với các kỹ sư, công nhân viên chức, lao động đang miệt mài với công việc vì mục tiêu kinh doanh, và hướng dẫn các nhà đầu tư ngành chăn nuôi, bà con cách chăn nuôi phát triển kinh tế làm giàu, đồng thời đóng góp không nhỏ nguồn thu cho ngân sách nhà nước, và làm công tác từ thiện, xã hội khác
Năm 2007 là một năm bứt phá về thương hiệu, làm tầm vóc của tập đoàn ngang tầm với những tập đoàn có tuổi đời 20 năm SUN GROUP nhà cung cấp lớn nhất cho thị trường các nguyên liệu xuất xứ từ Mỹ, là bằng chứng chứng minh tiềm lực và trình
độ đẳng cấp trong sản xuất - kinh doanh thương mại trong nước và quốc tế Sự phát triển liên tục về tốc độ doanh thu hàng năm như 2001 tổng doanh thu chỉ đạt chưa
đầy trăm tỷ, đến năm 2007 đạt gấp 10 lần
Sungroup coi yếu tố con người chính là vấn đề quan trọng nhất để có thể thực hiện được mục tiêu trở thành 1 trong 10 Công ty Thức ăn chăn nuôi hàng đầu Việt nam vào năm 2015, cũng như thực hiện được tầm nhìn, sứ mệnh cũng như giá trị cốt lõi của Sungroup Chỉ có quy tụ được những con người hiền tài, nỗ lực làm việc và gắn bó với Sungroup thì mới có thể thực hiện được những mục tiêu này
Đặc biệt, việc trở thành 1 trong 10 Công ty thức ăn chăn nuôi hàng đầu tại Việt nam thực sự là một thách thức lớn, đòi hỏi mỗi người trong Sungroup phải nỗ lực hết mình ngay từ bây giờ mới có thể hoàn thành mục tiêu này Việc khuyến khích nhân viên làm việc thực sự là công việc rất quan trọng và cấp thiết đối với Sungroup hiện nay Tầm quan trọng của khuyến khích, tạo động lực làm việc được chính Sungroup
Trang 4khẳng định đó là: “Cùng niềm tin cùng đến tương lai” Do đó, yếu tố then chốt hiện nay là Sungroup cần phải thực hiện ngay việc đổi mới mô hình quản lý cá nhân, nhóm làm việc theo hướng động việc khuyến khích nhân viên, nâng cao động lực làm việc
Ngành thức ăn chăn nuôi có đặc thù cạnh tranh chất lượng, giá sản phẩm là rất khó khăn Vì thứ nhất đã có những Công ty, tập đoàn nước ngoài đầu tư, sản xuất, bán tại thị trường Việt nam từ nhiều năm trước như Proconco(Pháp), CP (Thái Lan), Cagrill(Hoa kỳ), Newhope(Trung quốc)… Thứ hai là vì hầu như sản phẩm thì đều tương tự nhau chất lượng luôn phải tốt, ổn định mà giá cả không thể tăng được Do vậy, để có thể cạnh tranh trên thị trường, đứng vững và phát triển thì chiến lược cạnh tranh tối ưu là Chất lượng ổn định.Việc phải sản xuất để chất lượng ổn định là vấn đề quan trọng đòi hỏi toàn bộ nhân viên phải nỗ lực và thực hiện tốt các công đoạn từ Nguyên liệu đầu vào, QC, công thức, dây truyền sản xuất…Để chất lượng được tốt, ổn định cần có sự ghi nhận, khuyến khích với nhân viên nguyên liệu đầu vào vì tìm được nhà cung cấp tốt với chất lượng ổn định đem lại lợi ích lớn cho Công ty Kiểm tra chất lượng (QC), Công thức yêu cầu Quy trình, Công nghệ, con người chuẩn mực
Việc nâng cao chất lượng sản phẩm đòi hỏi không chỉ quy trình làm việc, trang thiết
bị cơ sở vật chất, công nghệ mà còn đòi hỏi trình độ và sự nỗ lực của nhân viên Chỉ khi nhân viên có tinh thần thái độ làm việc tốt, làm việc có động lực thì mới có thể duy trì được chất lượng dịch vụ Trong đó, quy trình, công nghệ, cơ sở vật chất mang tính ổn định cao, nhưng con người thì không giống như vậy, họ thường xuyên phải được khuyến khích mới có thể duy trì được động lực làm việc
Với những lý do như trên, Việc thực hiện Quy trình công việc và chỉ số đánh giá kết quả làm việc nhằm khuyến khích động viên, nâng cao nỗ lực làm việc của nhân viên
là việc làm hết sức cấp thiết
Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào yếu tố quyết định thành công là sự làm việc của nhân viên trong tổ chức Sự làm việc của cá nhân là sự kết hợp giữa năng lực và
sự mong muốn của họ để làm công việc đó Do đó, động lực chính là yếu tố quan
Trang 5trọng kích thích những tiềm năng, nỗ lực làm việc của nhân viên Sự khích lệ của tổ chức và các cá nhân khác chính là nguồn lực quan trọng để tạo nên động lực của nhân viên, và trong mối quan hệ xã hội chìa khóa của sự thành công luôn là cách kích thích người khác
Động lực là những mong muốn cố gắng đạt được những mục tiêu của công ty và thỏa mãn các nhu cầu cá nhân Một người được kích thích sẽ có những cố gắng để hoàn thành công việc hơn là người không được kích thích Động lực là mong muốn làm cái gì, ở đâu, những điều này được xác định bằng những khả năng thỏa mãn nhu cầu cho các cá nhân Tuy nhiên cá nhân luôn phải trong tổ chức nhất định và họ chỉ
có thể thỏa mãn nhu cầu cá nhân khi tổ chức (công ty) đạt được mục tiêu Do đó, động lực cá nhân luôn gắn với mục tiêu của công ty
Động lực xuất phát từ việc cố gắng thỏa mãn các nhu cầu chưa được đáp ứng (khi đã thỏa mãn nhu cầu thì không còn động lực) đó chính là quá trình thúc đẩy động lực, Hình 1
Hình1: Quá trình thúc đẩy động lực
Thành phần cơ bản của động lực gồm: Sự cố gắng của cá nhân, mục tiêu của công ty
và nhu cầu cá nhân
Nhu cầu
không
được thỏa
mãn
Sự tước
đoạt
Tăng ức chế
Ức chế chức năng và ức chế không chức năng
Cố gắng
để đạt được
Hành vi bên ngoài
Nhu cầu đươc thỏa mãn
Đạt được mục tiêu
Giảm ức chế
Trạng thái cân bằng
Trang 6Quá trình thúc đẩy động lực nhân viên bắt đầu với những nhu cầu không được thỏa mãn Những nhu cầu không được thỏa mãn là một trạng thái của sự thiếu thốn, là những gì bạn muốn mà không đạt được nên nó gây ra sự ức chế Sự ức chế có hai dạng là có chức năng và không chức năng Từ sự ức chế chức năng, nhân viên sẽ có những cố gắng phù hợp, tập trung thực hiện công việc để đạt được kết quả của họ Mối liên hệ giữa cố gắng và quá trình thực hiện công việc là khả năng tăng cường sự
nỗ lực để đạt được sự thành công trong công việc Khi có sự cố gắng họ có thể đạt được hiệu quả cao trong công việc Tuy nhiên, nếu cố gắng nhiều lần mà không đạt được kết quả thì các ức chế chức năng ban đầu sẽ chuyển thành ức chế không chức năng và gây hại đến tâm lý nhân viên Do đó, công việc của nhân viên phải rõ ràng, việc bố trí công việc phải khoa học, phù hợp với năng lực và phải có sự hỗ trợ đầy
đủ, và đào tạo hướng dẫn để sự cố găng của nhân viên đạt được kết quả
Khi thực hiện công việc, nhân viên hướng đến việc hoàn thành công việc Khi việc hoàn thành công việc của nhân viên với mục tiêu công ty được kết hợp thành một thì
sẽ thúc đẩy được động lực làm việc của nhân viên Khi đó, việc nhân viên hoàn thành công việc sẽ dẫn đến mục tiêu của công ty đạt được Do đó, công ty phải có mục tiêu rõ ràng, có kế hoạch thực hiện mục tiêu cụ thể và đảm bảo nhân viên biết
rõ về chúng Qua đó nhân viên biết ý nghĩa công việc của họ và hiểu rõ công ty mong đợi ở họ cái gì và họ phải như thế nào để đạt được mục tiêu của công ty Mỗi cá nhân có mục tiêu của mình và chúng liên hệ chặt chẽ với mục tiêu của công
ty Khi mục tiêu của công ty được thực hiện nhân viên có thể được thưởng cho việc làm của mình tương ứng với kết quả đóng góp của họ Phần thưởng này sẽ là sự thỏa mãn cho nhân viên Mục tiêu về phần thưởng của mỗi cá nhân thường lại khác nhau trong khi công ty chỉ có một hệ thống khen thưởng chung cho toàn bộ nhân viên Do vậy, phải hòa hợp được hệ thống này với mục tiêu của từng cá nhân Muốn tăng cường động lực, công ty phải đảm bảo các nhu cầu cá nhân phải được thỏa mãn Để thỏa mãn nhu cầu cá nhân trước hết phải đánh giá chính xác nhu cầu của họ là gì?
Có hệ thống đánh giá kết quả làm việc ghi nhận đúng đóng góp, nỗ lực của nhân viên Có hệ thống khen thưởng, chính sách đãi ngộ công bằng theo hiệu quả làm việc
Trang 7Biểu đồ: Thang bậc nhu cầu của Maslow
Nhu cầu được thể hiện mình
Nhu cầu được ghi nhận, tôn trọng
Nhu cầu về xã hội
Nhu cầu về an toàn hay nhu cầu được bảo vệ
Nhu cầu sinh lý (cơ bản)
Abraham Maslow cho rằng: người lao động có năm nhu cầu theo bậc thang từ thấp
đến cao là: nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được ghi nhận
và nhu cầu tự hoàn thiện Theo đó, khi những nhu cầu ở cấp độ thấp được thỏa mãn,
một nhu cầu ở cấp độ cao hơn sẽ trở thành động lực thúc đẩy Sau khi một nhu cầu được đáp ứng, một nhu cầu khác sẽ xuất hiện Kết quả là con người luôn luôn có những nhu cầu chưa được đáp ứng và những nhu cầu này thúc đẩy con người thực hiện những công việc nào đó để thỏa mãn chúng Như vậy, nhu cầu trở thành động lực quan trọng và việc tác động vào nhu cầu cá nhân sẽ thay đổi được hành vi của con người
Việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên thực sự là công việc rất khó nhưng
nó quyết định đến sự thành công hay không của công ty Qua lý thuyết nghiên cứu
về động lực làm việc chúng ta có thể đưa ra một số gợi ý để có thể áp dụng trong việc khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên:
1 Xác định sự khác nhau về chức năng, công việc, trình độ và mục tiêu cá nhân Qua đó biết được nhu cầu cá nhân và sử dụng các biện pháp khích lệ phù hợp;
2 Tuyển dụng nhân viên phù hợp với công việc, có sự hòa hợp với công việc, tổ chức Nếu không phù hợp dù họ có cố gắng cũng không đạt được kết quả cao,
do xung đột dẫn đến động lực làm việc giảm;
Trang 83 Thiết lập những mục tiêu có thể đạt được Nhân viên thường làm việc tốt hơn khi công việc có thử thách nhưng phải là thử thách có thể đạt được Nếu thử thách quá cao không đạt được cũng sẽ dẫn đến việc mất dần động lực làm việc;
4 Cá nhân hóa các khen thưởng theo nhu cầu khác nhau giữa các cá nhân trong công ty để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của từng cá nhân;
5 Khen thưởng là yếu tố rất quan trọng để tạo động lực cho nhân viên Mỗi phần thưởng phải căn cứ vào kết quả đạt được của công việc, khen thưởng theo hiệu quả công việc;
6 Hệ thống khen thưởng phải công bằng, phù hợp với cố gắng của nhân viên;
7 Tiền là lý do chính để các cá nhân đi làm việc Do đó không thể bỏ qua được yếu tố này trong việc tạo động lực cho nhân viên Tuy nhiên, tiền không thể là yếu tố thúc đẩy riêng biệt và nếu sử dụng không hợp lý sẽ phản tác dụng Qua nghiên cứu lý thuyết Quản trị hành vi tổ chức, chúng ta thấy việc tạo động lực cho nhân viên, khích lệ được nhân viên là yếu tố then chốt để thành công, nhưng là công việc rất khó và phức tạp Qua thực tế tại Công ty CP TACN Thái Dương tôi cũng chỉ có thể đưa ra biện pháp thấy rằng cần thiết nhất hiện nay để nâng cao động
lực làm việc cho nhân viên Sungroup đó là: Xây dựng Quy trình công việc và chỉ
số đánh giá kết quả làm việc
Hiện tại, Quy trình công việc tại Sungroup mới chỉ ở các quy định đơn lẻ, chưa lập thành hệ thống chi tiết cho từng công việc, vị trí cụ thể trong hệ thống Sungroup cũng chưa có các tiêu chí, điều kiện cụ thể về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng cho các vị trí công việc Và cũng chưa có các chỉ số đánh giá hiệu quả làm việc Việc này dẫn đến hệ quả:
• Quy trình tuyển dụng không rõ ràng, chuẩn mực, chưa có quy định, tiêu chuẩn cụ thể Người lao động được tuyển chọn không phù hợp sẽ dẫn đến công việc của công ty bị đình trệ, tâm lý làm việc không tích cực, không tạo động lực cho các nhân viên Với tuyển Công nhân không phù hợp họ nhanh
Trang 9chóng bỏ việc vì công việc không phù hợp với họ, dẫn đến việc tốn kém chi phí tuyển dụng, đào tạo
• Phân công, bố trí người không đúng việc, không đúng năng lực dẫn đến không phát huy được năng lực của những người có trình độ Đặt những người trình độ thấp (người quen hoặc người nhà) vào vị trí không phù hợp làm người lao động chịu đựng những ức chế không chức năng dẫn đến stress, mất động lực làm việc và Sungroup không đạt được hiểu quả cao trong kinh doanh, thậm chí dẫn đến rủi ro mất vốn, phả sản
• Không có căn cứ để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên vì không có Quy trình công việc, cả nhân viên và Sungroup đều không biết công việc được giao cụ thể phải làm những gì, với ai, như thế nào
• Không có cơ sở thống nhất, khoa học để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên Dẫn đến đánh giá nhân viên sai lệch, không công bằng
Việc xây dựng Quy trình công việc và chỉ số công việc có lợi ích sau:
• Với công việc có Quy trình cụ thể của từng công việc, những người quản lý tại Sungroup sẽ dễ dàng đưa ra các mục tiêu, kế hoạch cụ thể cho nhân viên theo hướng mục tiêu, kế hoạch có thách thức nhưng đảm bảo thực hiện được
để tạo động lực cho nhân viên làm việc Do bản tính con người chỉ khi có thách thức thì mới có động lực, cố gắng, tập trung cao hơn
• Chúng ta đều biết hệ thống khen thưởng, chính sách tiền lương (tăng, giảm lương), chính sách đề bạt… là những chính sách quan trọng nhất trong các công cụ tạo động lực cho nhân viên Hệ thống này phải đảm bảo công bằng và phù hợp với sự cố gắng của nhân viên
• Khi xây dựng được chỉ số đánh giá, người quản lý và chính bản thân nhân viên Sungroup định kỳ cũng có thể tự đánh giá được mức độ hoàn thành, hiệu quả công việc Từ đó nhân viên sẽ biết mình phải cố gắng những gì để đạt được mục tiêu kế hoạch của mình, đồng thời nhận được những thông tin phản hồi về hiệu quả công việc, kịp điều chỉnh công việc phù hợp và duy trì động
Trang 10lực làm việc Người quản lý cũng thực sự dễ dàng trong việc đánh giá kết quả nhân viên do có các chỉ tiêu cụ thể, rõ ràng, được xác định từ đầu khi giao kế hoạch cho nhân viên
Việc xây dựng được Quy trình công việc và chỉ số đánh giá công việc đối với Sungroup càng đặc biệt quan trọng vì công cụ chính của Sungroup để động viên khuyến khích nhân viên hiên nay mới tập trung vào 3 vấn đề: (1) Tiền lương; (2) Thưởng cuối năm và (3) Bổ nhiệm thăng tiến Cả 3 vấn đề này đều phụ thuộc hoàn toàn vào kết quả đánh giá nhân sự Trong khi, việc đánh giá nhân sự muốn chính xác, công bằng thì nhất thiết phải có chỉ số đánh giá
Trong chiến lược kinh doanh của Sungroup thì yếu tố rất quan trọng đó là yếu tố con người Sungroup xác định hướng tới con người thì phải xây dựng được hệ thống các chính sách, công cụ để tạo động lực và các điều kiện cho nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ Tất cả những vấn đề này chúng ta thấy lại phụ thuộc vào chỉ số đánh giá công việc vì có nó mới đo lường được kết quả làm việc của nhân viên
Yêu cầu Quy trình công việc và Chỉ số đánh giá kết quả làm việc phải được xây dựng đầy đủ, khách quan, khoa học đơn giản và dễ áp dụng Chỉ số đánh giá chỉ cần tập trung vào vài chỉ tiêu chính và có thể đo lường được, hạn chế sử dụng các chỉ tiêu không lượng hóa cụ thể được
Các công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh Thức ăn chăn nuôi cũng như các ngành sản xuất khác đều rất đa dạng, có rất nhiều bộ phận như bộ phận Thu mua, XNK, Qc, Công thức, Sản xuất, thị trường, dịch vụ khách hàng, nhân sự, kế toán… Việc xây dựng được Quy trình công việc đã phức tạp nhưng việc xây dựng Chỉ số đánh giá còn phức tạp hơn đối với Sản xuất kinh doanh Ví dụ : Bộ phận thu mua tìm được nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào có khối lượng, chất lượng, giá tốt, uy tín trên thị trường và công nợ được thời gian dài nhưng bộ phận Công thức, sản xuất làm việc không tốt dẫn đến chất lượng đầu ra không tốt, sản phẩm bị ứ đọng, không cạnh tranh, thua lỗ như vậy tổng kết Công ty không có lợi nhuận dẫn đến bộ phận làm tốt cũng không có sự khuyến khích khen thưởng