Tài liệu quy định quá trình mua sắm tại công ty FPT

Tài liệu hướng dẫn và cung cấp thông tin, quy định quy trính quá trình mua sắm được áp dụng tại công ty FPT và các công ty thành viên, giúp cho việc thực hiện và kiểm soát được chặt chẽ và đúng quy trình

HƯỚNG DẪN : QUI TRÌNH MUA SẮM – PHI KINH DOANH THÁNG 11, 2013 Người trình bày: Đoàn Thị Nam Confidential NỘI DUNG THẾ NÀO LÀ MUA SẮM PHI KD FPT QUI ĐỊNH GÌ ? XEM XÉT MUA SẮM THEO CHỦNG LOẠI CÁC ĐIỂM CẦN LƯU Ý ĐG.NCU Confidential Thế mua sắm phi kinh doanh ?  Mua sắm phục vụ cho CBNV hỗ trợ kinh doanh (quảng cáo, hàng khuyến mãi, cho tặng, làm từ thiện, v.v…) Ví dụ: o Mua máy tính để nhân viên vào sử dụng o In ấn poster để quảng cáo sản phẩm o Mua 10 máy tính để tặng cho trường học vùng sâu o Mua máy tính bảng để tặng cho sinh viên o Mua 1000 moderm để tặng cho khách hàng Confidential Tên tài liệu Qui trình mua sắm Mã tài liệu 10-TQ/TC/HDCV/FPT – V.2.3 Ghi Mô tả bước thực việc mua sắm Phụ lục chuyên gia mua 10.01-PL/TC/HDCV/FPT – V.1.0 sắm List danh sách chuyên gia xem xét việc mua sắm theo chủng loại Qui định hồ sơ, hợp HS-HD-CT-QĐTC/FAF/FPT – V1.1 đồng, chứng từ toán Để toán hồ sơ phải đáp ứng qui định Đề nghị mua sắm Khi có nhu cầu mua sắm phi kinh doanh lập form đề nghị 10.01-BM/TC/HDCV/FPT-V1.1 Đanh giá lựa chọn NCU 10.02-BM/TC/HDCV/FPT - V1.1 (hh-dv phikinhdoanh) Form dùng cho đánh giá NCU lần Đánh giá NCU định kỳ Form dành cho đánh giá NCU định kỳ hàng năm 10.03-BM/TC/HDCV/FPT -V1.0 Danh sách NCU phê 10.04-BM-TC-HDCV-FPT-V1.1 duyệt Confidential Form sau đánh giá lần đầu/định kỳ NCU đạt yêu cầu đưa vào form để trình lãnh đạo duyệt NGƯỜI YC CB.MUA SẮM TBP TC No BẮT ĐẦU XEM XÉT LẬP ĐỀ NGHỊ MUA Yes Khi ≥5M Khi ≥5M Khi ≥ 2.000 USD -> AF xem xét No LẬP PHƯƠNG ÁN DUYỆT Yes ĐGNCU (T12) Pháp chế xem xét NHẬN BÀN GIAO KẾT THÚC ORDER/ ĐẶT HÀNG TIẾP NHẬN HH/DV GHI NHẬN NCU, LƯU TRỮ HỒ SƠ Confidential ≥ 5.OOO USD – AF xem xét THANH TOÁN NỘI DUNG Đề nghị mua sắm NGƯỜI YC CB.MUA SẮM Mua sắm có giá trị Tiếp nhận ≤ 500 nghìn đồng VPP, namecard, hoa gửi mail có xác nhận TBP cho CB mua sắm Lập phương án Chỉ lập Z giá mua sắm trị ≥ triệu Có thể thay PA = Tờ trình/Kế hoạch/Dự trù (nếu nêu đủ yêu cầu Phương án mua sắm đưa ra) Các thông tin cần thể hiện: o Chủng loại, đặc điểm, thông số, cấu hình, o Lý yêu cầu o Mức độ cần thiết/quan trọng o Ai mua sắm o Thời gian hoàn tất o Nhà cung ứng o Không/có hoa hồng (nộp lại trg vòng ngày ) Confidential TBP TC Xem xét mua sắm: o Hợp lý o Đúng nhu cầu thực tế cần hay không? Duyệt : o Chi phí hợp lý o Vượt chi phí BP duyệt không? Xem xét PA: giá trị HH/DV ≥ 2000 USD NỘI DUNG CB.MUA SẮM Order/Hợp đồng mua hàng (ký duyệt UQ, BGĐ) Bàn giao PHÁP CHẾ Xem xét Tài Nếu ≥ 5.000 USD xem xét  Tiếp nhận bàn giao từ nhà cung cấp: Biên bàn giao  Bàn giao cho người sử dụng: ký xác nhận vào để nghị cấp phát VPP, biên bàn giao Thanh toán toán) (HS  Tờ trình/Kế hoạch/Phương án mua sắm (nếu có)  Hồ sơ đánh giá NCU (nếu có)  Hợp đồng/đơn đặt hàng (nếu có)  Thanh lý hợp đồng/biên bàn giao/biên nghiệm thu/phiếu giao nhận/giấy biên nhận (nếu có)  Hóa đơn  Đề nghị toán Lưu ý: Cần ghi vào Đề nghị toán có hoa hồng hay không Confidential Kiểm tra 100% hồ sơ toán CHỦNG LOẠI – CẦN XEM XÉT NGƯỜI XEM XÉT Tài sản cố định & công cụ dụng cụ: ― Máy tính, thiết bị mạng, website, phần mềm , Máy móc thiết bị thông tin,  Ban CNTT viễn thông ― Xây dựng, sửa chữa văn phòng, Bàn ghế, nội thất, đồ điện tử máy móc thiết bị  Văn phòng khác (ngoài thông tin, viễn thông) Hàng hóa/dịch vụ mua vào: ― Tổ chức hội nghị, hội thảo, Vé máy bay, Visa, hộ chiếu, Công chứng, In ấn, May đồng phục, Điện thoại, VPP đồ dùng văn phòng khác, Sửa chữa, bảo trì (ngoài hệ thống thông tin), Bảo hiểm Tài sản, DV tiếp khách, quà biếu, quà tặng, Tư  Văn phòng vấn liên quan đến Bất động sản, Thuê văn phòng, thuê địa điểm, Thuê máy móc, thiết bị, Thuê xe, Thuê nhà hàng, khách sạn, phòng nghỉ, nhà trọ, DV du lịch, ― ― ― ― Vận chuyển nước Vận chuyển nước ngoài, Thuê kho bãi, Bảo hiểm vận tải Đường truyền, kết nối, sửa chữa, bảo trì hệ thống thông tin, Giáo dục, đào tạo dịch vụ liên quan     VP/Phòng XNK Phòng XNK Ban CNTT Ban/Phòng NS  Ban/Phòng T.Thg ― Truyền thông, quảng cáo, triển lãm ― Kiểm toán, tư vấn tài liên quan đến tài chính, Tư vấn Nghiên cứu, phát  Ban/Phòng T.Chính Confidential triển, Dịch vụ khác ĐỊNH KỲ Tháng 12 hàng năm ĐỘT XUẤT/ TRƯỚC KHI MUA Trước mua hàng (nếu chưa đánh giá định kỳ) Gía trị mua ≥ 100 M (cho dù đánh giá định kỳ phải đánh giá lại trước mua) Đánh giá : thu thập NCU Đánh giá lại : NCU sử dụng phải có file theo dõi trình sử dụng → làm để đánh giá cho điểm lại Đánh giá phải có cho điểm dựa chứng nào? Trên hồ sơ thu thập, file theo dõi ghi nhận sử dụng Confidential KHÔNG ĐÁNH GIÁ Trường hợp NCU BTGĐ/BGĐ định phải đính kèm chứng (mail, biên họp….) Nếu NCU độc quyền mảng HH/DV cho phép định (phải có tờ trình phê duyệt) Confidential