Quy định quản trị quản lý tài chính tại FPT

Thiết lập các nguyên tắc nhằm quản lý các hoạt động tài chính kế toán, đảm bảo các nguồn lực tài chính, đảm bảo tính tự chủ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Là căn cứ để xây dựng các hướng dẫn chi tiết trong các sổ tay quá trình của Công ty FPT

QUY ĐỊNH QUẢN TRỊ

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

QUY ĐỊNH QUẢN TRỊ

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

I MỤC ĐÍCH

Thiết lập các nguyên tắc nhằm quản lý các hoạt động tài chính kế toán, đảm bảo các nguồn lực tài chính, đảm bảo tính tự chủ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty

Là căn cứ để xây dựng các hướng dẫn chi tiết trong các sổ tay quá trình của Công ty

II PHẠM VI ÁP DỤNG

Qui định này áp dụng cho các hoạt động quản lý và đảm bảo tài chính của Công ty

III TÀI LIỆU LIÊN QUAN

05-QĐQT/FPT Quy định quản trị Kiểm soát hệ thống thông tin

09a-QĐQT/FPT Quy định quản trị Quản lý quá trình

13-QĐQT/FPT Quy định quản trị Quản lý Cổ đông

IV ĐỊNH NGHĨA

Giám đốc Tài chính Giám đốc Tài chính Công ty (nếu có)/Người phụ trách tài chính cao nhất

của Công ty Trưởng bộ phận Trưởng bộ phận, phòng, ban hoặc trung tâm trực thuộc công ty nếu

Thuật ngữ Giải nghĩa

không nêu rõ

V NỘI DUNG

1 Chức năng nhiệm vụ của hoạt động quản lý tài chính

Quản lý tài chính bao gồm các chức năng cơ bản sau:

1.1 Xây dựng chính sách, chế độ tài chính

1.2 Thực hiện các thủ tục kế toán tài chính

1.3 Lập các kế hoạch về tài chính

1.4 Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu

1.5 Thẩm định và phê duyệt tài chính

1.6 Kiểm soát tài chính

1.7 Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác

1.8 Lập báo cáo tài chính định kỳ

2 Tổ chức nhân sự và phân công trách nhiệm bộ máy quản lý tài chính

Tổ chức bộ máy quản lý tài chính bao gồm:

2.1 Giám đốc Tài chính Công ty: tổ chức và quản lý các hoạt động tài chính của toàn Công ty 2.2 Bộ phận Tài chính Công ty: tổ chức triển khai các hoạt động quản lý tài chính theo mục 1 trên

2.3 Các trường hợp đặc biệt khác với các quy định trên do Tổng Giám đốc công ty quyết định

3 Các hoạt động cơ bản của Quản lý tài chính

Xây dựng chính sách chế độ tài chính

3 3.1.1 Chính sách chế độ tài chính là tập hợp các quy định, quy chế liên quan đến hoạt động tài chính kế toán của Công ty, quy định cụ thể các hoạt động tài chính,cho từng loại công việc, từng đơn vị, từng bộ phận, từng vùng công tác và từng cấp cán bộ

3 3.1.2 Các chính sách chế độ tài chính cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Đáp ứng các mục tiêu dài hạn và trước mắt của Công ty

• Chặt chẽ, tuân thủ Pháp luật, chuẩn mực kế toán tài chính hiện hành và các quy định của công ty

• Sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn lực tài chính của Công ty

• Linh động, phù hợp với thực tế, không gây cản trở các hoạt động kinh doanh

3 3.1.3 Trưởng ban Kế hoạch Tài chính Công ty FPT tư vấn Giám đốc Tài chính Công ty FPT lập các chính sách chế độ tài chính chung của FPT, tham khảo ý kiến các Tổng Giám đốc Công ty thành viên, các trưởng bộ phận FPT và gửi các thành viên Ban Điều hành công ty FPT xem xét trước khi trình Chủ tịch HĐQT Công ty FPT phê duyệt

3 3.1.4 Trưởng ban FPF Công ty/Trưởng phòng FAF Công ty tư vấn Giám đốc Tài chính Công ty tổ chức lập các chính sách chế độ tài chính riêng của Công ty, tham khảo ý kiến các trưởng bộ phận Công ty và gửi các Phó Tổng Giám đốc Công ty xem xét trước khi trình Tổng Giám đốc Công ty/Chủ tịch HĐQT Công ty phê duyệt Các chính sách chế độ tài chính riêng của Công ty phải:

• Không được mâu thuẫn với các chính sách chế độ tài chính chung của FPT

• Có ý kiến chấp thuận của Giám đốc Tài chính Công ty FPT/Chủ tịch HĐQT Công ty FPT trước khi thực hiện

Thực hiện các thủ tục kế toán tài chính

3 3.1.5 Các hoạt động kế toán, tài chính trong toàn FPT phải được thực hiện theo đúng quy định của Pháp luật và chuẩn mực kế toán tài chính

3 3.1.6 Trưởng bộ phận tổ chức thực hiện các hoạt động sau:

• Các khoản thu kinh doanh: Thu và nộp tiền hàng ngày hoặc định kỳ theo quy định của Trưởng ban FPF công ty/Trưởng phòng FAF công ty cho thủ quỹ

• Các khoản chi: Căn cứ theo ngân sách chi phí và hạn mức từng lần chi đã được phê duyệt, Trưởng bộ phận tạm ứng và tự chi theo nhu cầu hoạt động, thanh toán đúng hạn các khoản tạm ứng

3 3.1.7 Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức thực hiện các hoạt động sau:

• Tham gia thực hiện các hoạt động thu, chi

• Quản lý tiền, tài sản cố định, công nợ, hàng tồn kho, các khoản tạm ứng và các tài sản khác

• Tổ chức hoạt động hạch toán kế toán đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản trị và các quy định của nhà nước

3 3.1.8 Khi phát hiện các quy định về thủ tục kế toán tài chính bất hợp lý hoặc do tình hình

cụ thể thay đổi, người phát hiện thông báo kịp thời cho Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF và Giám đốc Tài chính Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF nghiên cứu và lập đề xuất, gửi Giám đốc Tài chính xem xét và Tổng Giám đốc quyết định

Lập các kế hoạch tài chính

3 3.1.9 Định kỳ hàng năm, các trưởng bộ phận Công ty lập kế hoạch tài chính chi tiết gồm

kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, đầu tư tài sản theo từng tháng và kế hoạch tài chính 03 năm tiếp theo và bảo vệ cùng với kế hoạch kinh doanh Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổng hợp kế hoạch tài chính toàn đơn vị và trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt 3 3.1.10 Định kỳ hàng năm, Trưởng ban FPF/trưởng phòng FAF Công ty lập kế hoạch tài chính năm toàn Công ty gửi Giám đốc tài chính Công ty xem xét và trình HĐQT/HĐTV/Chủ tịch Công ty phê duyệt

3 3.1.11 Kế hoạch tài chính năm của Công ty phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 dương lịch của năm trước

3 3.1.12 Các căn cứ để lập kế hoạch tài chính tối thiểu là:

• Kế hoạch kinh doanh và ngân sách chi phí dự kiến của đơn vị và công ty

• Các chính sách chế độ tài chính của FPT

• Đảm bảo hoạt động hiệu quả cho đơn vị và toàn công ty

• Xuất phát từ tình trạng vốn, các nguồn vốn đang có và tiềm năng

• Dựa trên các dữ liệu kinh doanh của từng đơn vị và toàn công ty trong năm cuối và các năm trước, nếu cần thiết

• Căn cứ vào tình hình của các dự án đầu tư

• Căn cứ vào dự báo tình hình thị trường

3 3.1.13 Tổng Giám đốc/Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF Công ty tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính đã được phê duyệt Khi có những vấn đề phát sinh, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF đề xuất hoặc thu thập yêu cầu đề xuất những hiệu chỉnh hoặc thay đổi trong kế hoạch tài chính, gửi Giám đốc Tài chính xem xét trước khi trình phê duyệt Các sửa đổi trong kế hoạch tài chính của Công ty phải được người có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện

3 3.1.14 Đối với các dự án đầu tư, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF cung cấp các dữ liệu tài chính kế toán cho Giám đốc dự án để lập kế hoạch dự án tuân thủ theo các quy định liên quan

3 3.1.15 Khi kế hoạch dự án được phê duyệt, Giám đốc Tài chính chỉ đạo Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức đảm bảo tài chính cho việc triển khai dự án theo đúng kế hoạch

Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu

3 3.1.16 Căn cứ vào kế hoạch tài chính được phê duyệt, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức/tham gia vào các hoạt động tài chính nhằm đảm bảo nguồn lực tài chính để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị:

• Vay nợ ngân hàng và các đối tượng khác

• Phát hành cổ phiếu

• Phát hành trái phiếu

3 3.1.17 Hàng ngày, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức thực hiện việc quản lý dòng tiền gồm:

• Xác định nhu cầu sử dụng tiền phục vụ cho mọi hoạt động của đơn vị, lập kế hoạch dòng tiền của đơn vị cho 3 tháng tới

• Tổ chức việc sử dụng dòng tiền một cách tối ưu

Thẩm định và phê duyệt tài chính

3 3.1.18 Ban/phòng Tài chính có trách nhiệm hỗ trợ xây dựng phương án tài chính và thẩm định tài chính cho các các đơn vị mới, hướng kinh doanh mới, dự án đầu tư, tham gia việc xem xét đối với các hợp đồng mua/cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng mua bán, sát nhập công ty theo quy định

3 3.1.19 Nội dung thẩm định và phê duyệt tài chính các hoạt động nêu trên phải được hướng dẫn cụ thể trong các quy định nội bộ của Công ty

3 3.1.20 Trách nhiệm thẩm định và phê duyệt tài chính được phân cấp theo các quy định ban hành phù hợp với tình hình cụ thể của Công ty trong từng thời kỳ

Kiểm soát tài chính

3 3.1.21 Giám đốc tài chính Công ty có trách nhiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn Công ty về Tài chính, nhằm đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh được kiểm soát chặt chẽ, minh bạch đồng thời phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh của Công ty, cụ thể đối với các rủi ro:

• Rủi ro đầu tư

• Rủi ro bán hàng

• Rủi ro nhập hàng

• Rủi ro mua sắm

• Rủi ro hoạt động

• Các rủi ro khác

3 3.1.22 Các hoạt động kiểm soát tài chính được tiến hành trước, trong và sau khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo hoạt động của Công ty đúng Pháp luật và tuân thủ các quy định chung, các định mức, kế hoạch, ngân sách được phê duyệt của Công ty

3 3.1.23 Trách nhiệm của bộ máy quản lý tài chính trong hoạt động kiểm soát tài chính cụ thể như sau:

3.1.23.1 Giám đốc Tài chính Công ty thực hiện:

• Kiểm soát dòng tiền hàng ngày

• Kiểm soát tình hình hoạt động tài chính kế toán của Công ty

• Định kỳ hàng tháng xem xét và đánh giá hiệu quả kinh doanh

• Kiểm soát các nguồn lực tài chính

• Xử lý kịp thời các vấn đề tài chính phát sinh.

• Xem xét và đề xuất Tổng Giám đốc Công ty giải quyết các vấn đề tài chính quan trọng

3.1.23.2 Trưởng Ban FPF /Trưởng phòng FAF thực hiện:

• Kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ liên quan đến tiền, doanh thu, chi phí, hàng hoá, tài sản, công nợ

• Kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng và Công ty nếu có

• Kiểm soát ngân quỹ

• Kiểm soát việc tuân thủ các định mức về hàng tồn kho, công nợ và các định mức khác theo quy định tài chính công ty của các bộ phận

• Kiểm soát việc triển khai, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài chính kế toán theo đúng chiến lược hoạt động dài hạn của Ban FPF/phòng FAF Công ty

• Lập kế hoạch kiểm soát tiến độ thực hiện dự án về mặt Tài chính nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn lực tài chính đúng với kế hoạch dự án đã được phê duyệt

• Tổ chức nghiên cứu lập yêu cầu và duy trì hệ thống thông tin tài chính theo đúng Quy định 05-QĐQT/FPT Kiểm soát hệ thống thông tin

3.1.23.3 Cán bộ kiểm soát tài chính tiến hành kiểm soát:

• Các khoản thu-chi, nhập-xuất

• Tình hình thực hiện hợp đồng và thu hồi công nợ

• Tình hình đặt hàng, mua hàng và tình hình tồn kho hàng hóa

• Tình hình tài sản

• Tình hình đầu tư

• Tình hình thực hiện các hoạt động tài chính theo quy định Pháp luật và Công ty

3.1.23.4 Kế toán trưởng công ty FPT kiểm tra, kiểm soát đảm bảo mọi hoạt động kinh tế tài chính của toàn FPT tuân thủ các quy định của Pháp luật, chuẩn mực kế toán tài chính và quy định của FPT

3.1.23.5 Kế toán viên trong phạm vi nghiệp vụ được phân công:

• Ghi chép và cập nhật đầy đủ, chính xác các chứng từ tài chính kế toán

• Duy trì các dữ liệu tài chính kế toán (bao gồm cả các chứng từ và cơ sở dữ liệu trên máy tính) đầy đủ, chính xác

• Đảm bảo sự bí mật và an toàn của các cơ sở dữ liệu tài chính kế toán Thực hiện việc cập nhật

và lưu trữ dự phòng các cơ sở dữ liệu trên máy tính tuân theo Quy định 05-QĐQT/FPT Kiểm soát hệ thống thông tin

• Cung cấp kịp thời các dữ liệu tài chính kế toán cần thiết theo yêu cầu Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF và Giám đốc Tài chính

3 3.1.24 Khi phát hiện có vấn đề hoặc dấu hiệu bất thường, người phát hiện báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc và Giám đốc Tài chính không muộn quá 24 giờ kể từ lúc phát hiện để xử lý

Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác

3 3.1.25 Giám đốc tài chính/Trưởng ban FPF tổ chức việc thực hiện/đề xuất/tham gia hoạt động tài chính sau:

• Đầu tư vào các dự án

• Đầu tư tài chính: mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động đầu tư tài chính khác

3 3.1.26 Các hoạt động đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu và các hoạt động tài chính khác phải thực hiện theo các chiến lược/kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Lập báo cáo tài chính định ky

3 3.1.27 Lập và xem xét Báo cáo nội bộ

• Hàng tuần, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo theo dõi kinh doanh tuần và trình bày tại các cuộc họp giao ban của Công ty căn cứ theo nhu cầu quản trị của Công ty

• Định kỳ hàng tháng, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Ban điều hành công ty Các báo đánh giá tình hình kinh doanh của FPT phải được gửi trước ngày thứ Hai của tuần thứ 02 tháng tiếp theo

• Định kỳ hàng quý, Ban điều hành Công ty lập báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ tịch Công ty Các báo cáo đánh giá này được gửi muộn nhất vào ngày 20 tháng đầu quý sau

• Định kỳ 6 tháng hoặc theo yêu cầu đột xuất của từng dự án, đơn vị mới hoặc hướng kinh doanh mới, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo đánh giá hiệu quả của các dự án đầu tư này và trình Giám đốc Tài chính công ty xem xét

• Giám đốc Tài chính Công ty FPT chịu trách nhiệm tổ chức việc xây dựng hệ thống quy định

để tổ chức thực hiện việc lập các báo cáo nội bộ trong toàn Tập đoàn

• Trưởng bộ phận lập báo cáo thực hiện kế hoạch kinh doanh của bộ phận gửi cán bộ phụ trách trực tiếp tuân thủ Quy định 09a-QĐQT/FPT Quản lý quá trình Tổng Giám đốc Công ty thành viên lập báo cáo thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty gửi Tổng Giám đốc FPT

• Tổng Giám đốc công ty FPT quyết định và chủ trì các buổi xem xét các báo cáo tài chính của toàn FPT Thành phần các buổi xem xét này do Tổng Giám đốc công ty FPT quyết định Giám đốc Tài chính công ty FPT, các Tổng Giám đốc CTTV và Trưởng Ban FPF Công ty FPT là các thành viên bắt buộc của các cuộc họp này

• Tổng Giám đốc Công ty quyết định và chủ trì các buổi xem xét các báo cáo tài chính của Công

ty Thành phần các buổi xem xét này do Tổng Giám đốc Công ty quyết định Giám đốc Tài chính Công ty và Trưởng ban/phòng FAF Công ty là các thành viên bắt buộc của các cuộc họp này

• Trong trường hợp đột xuất, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập và gửi các báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Tài chính và Tổng Giám đốc trong thời hạn ấn định hoặc 3 ngày nếu không ấn định về thời gian kể từ khi được yêu cầu

• Giám đốc Tài chính Công ty đảm bảo việc cung cấp kịp thời các thông tin tài chính cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc Tài chính FPT và Tổng Giám đốc Công ty

3 3.1.28 Lập báo cáo tài chính công bố

• Định kỳ và đột xuất theo yêu cầu, Kế toán trưởng Công ty lập các báo cáo tài chính và gửi các

cơ quan quản lý Nhà nước theo các quy định của Pháp luật Nhà nước, gửi các cổ động và nhà đầu tư được lựa chọn

• Báo cáo Tài chính năm của Công ty phải được một công ty kiểm toán độc lập nằm trong danh sách được Đại Hội Đồng Cổ đông lựa chọn thực hiện kiểm toán

4 Hồ sơ tài chính

4.1 Các hồ sơ tối thiểu cần kiểm soát như các bằng chứng của việc quản lý và đảm bảo tài chính bao gồm:

• Chính sách, chế độ tài chính

• Các kế hoạch tài chính

• Các bản đánh giá và thẩm định hợp đồng, dự án đầu tư

• Các biên bản xem xét và quyết định về tài chính

• Các báo cáo tài chính kế toán

4.2 Hồ sơ quản lý và đảm bảo tài chính được lưu giữ ít nhất 5 năm, nếu không có các quy định

cụ thể khác

Người duyệt Người kiểm tra Người lập

Bùi Quang Ngọc

Phó Chủ tịch HĐQT FPT

Nguyễn Thành Nam Tổng Giám đốc FPT

Nguyễn Thế Phương Trưởng ban FPF