Thiết lập các nguyên tắc nhằm quản lý các hoạt động tài chính kế toán, đảm bảo các nguồn lực tài chính, đảm bảo tính tự chủ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Là căn cứ để xây dựng các hướng dẫn chi tiết trong các sổ tay quá trình của Công ty FPT
TẬP ĐOÀN FPT QUY ĐỊNH QUẢN TRỊ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH MÃ HIỆU: 01b-QĐQT/FPT LẦN BAN HÀNH/SỬA ĐỔI: 4/0 NGÀY HIỆU LỰC: 13/05/2010 QĐQT: Quản lý Tài Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 QUY ĐỊNH QUẢN TRỊ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH I MỤC ĐÍCH Thiết lập nguyên tắc nhằm quản lý hoạt động tài kế toán, đảm bảo nguồn lực tài chính, đảm bảo tính tự chủ nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty Là để xây dựng hướng dẫn chi tiết sổ tay trình Công ty II PHẠM VI ÁP DỤNG Qui định áp dụng cho hoạt động quản lý đảm bảo tài Công ty III TÀI LIỆU LIÊN QUAN Mã hiệu Tên tài liệu 05-QĐQT/FPT Quy định quản trị Kiểm soát hệ thống thông tin 09a-QĐQT/FPT Quy định quản trị Quản lý trình 13-QĐQT/FPT Quy định quản trị Quản lý Cổ đông TC/STQT/FPT Sổ tay trình Tài IV ĐỊNH NGHĨA Thuật ngữ Giải nghĩa FPT/Tập đoàn FPT Tập đoàn FPT Công ty FPT Công ty Cổ phần FPT CTTV Công ty FPT, Công ty thành viên Tập đoàn FPT mặt quản trị Công ty Công ty FPT công ty thành viên FPT HĐQT Hội đồng quản trị (của Công ty FPT Công ty thành viên) HĐTV Hội đồng thành viên (của Công ty thành viên) FPF Ban Kế hoạch Tài Công ty FAF Phòng Tài - Kế toán Công ty Đơn vị Công ty/CTTV/các phận trực thuộc Công ty/CTTV Giám đốc Tài Giám đốc Tài Công ty (nếu có)/Người phụ trách tài cao Công ty Trưởng phận Trưởng phận, phòng, ban trung tâm trực thuộc công ty 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 2/9 QĐQT: Quản lý Tài Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 Thuật ngữ Giải nghĩa không nêu rõ V NỘI DUNG Chức nhiệm vụ hoạt động quản lý tài Quản lý tài bao gồm chức sau: 1.1 Xây dựng sách, chế độ tài 1.2 Thực thủ tục kế toán tài 1.3 Lập kế hoạch tài 1.4 Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu 1.5 Thẩm định phê duyệt tài 1.6 Kiểm soát tài 1.7 Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu hoạt động tài khác 1.8 Lập báo cáo tài định kỳ Tổ chức nhân phân công trách nhiệm máy quản lý tài Tổ chức máy quản lý tài bao gồm: 2.1 Giám đốc Tài Công ty: tổ chức quản lý hoạt động tài toàn Công ty 2.2 Bộ phận Tài Công ty: tổ chức triển khai hoạt động quản lý tài theo mục 2.3 Các trường hợp đặc biệt khác với quy định Tổng Giám đốc công ty định Các hoạt động Quản lý tài Xây dựng sách chế độ tài 3.1.1 Chính sách chế độ tài tập hợp quy định, quy chế liên quan đến hoạt động tài kế toán Công ty, quy định cụ thể hoạt động tài chính,cho loại công việc, đơn vị, phận, vùng công tác cấp cán 3.1.2 Các sách chế độ tài cần đảm bảo yêu cầu sau: • Đáp ứng mục tiêu dài hạn trước mắt Công ty • Chặt chẽ, tuân thủ Pháp luật, chuẩn mực kế toán tài hành quy định công ty • Sử dụng hợp lý hiệu nguồn lực tài Công ty 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 3/9 QĐQT: Quản lý Tài • Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 Linh động, phù hợp với thực tế, không gây cản trở hoạt động kinh doanh 3.1.3 Trưởng ban Kế hoạch Tài Công ty FPT tư vấn Giám đốc Tài Công ty FPT lập sách chế độ tài chung FPT, tham khảo ý kiến Tổng Giám đốc Công ty thành viên, trưởng phận FPT gửi thành viên Ban Điều hành công ty FPT xem xét trước trình Chủ tịch HĐQT Công ty FPT phê duyệt 3.1.4 Trưởng ban FPF Công ty/Trưởng phòng FAF Công ty tư vấn Giám đốc Tài Công ty tổ chức lập sách chế độ tài riêng Công ty, tham khảo ý kiến trưởng phận Công ty gửi Phó Tổng Giám đốc Công ty xem xét trước trình Tổng Giám đốc Công ty/Chủ tịch HĐQT Công ty phê duyệt Các sách chế độ tài riêng Công ty phải: • Không mâu thuẫn với sách chế độ tài chung FPT • Có ý kiến chấp thuận Giám đốc Tài Công ty FPT/Chủ tịch HĐQT Công ty FPT trước thực Thực thủ tục kế toán tài 3.1.5 Các hoạt động kế toán, tài toàn FPT phải thực theo quy định Pháp luật chuẩn mực kế toán tài 3.1.6 Trưởng phận tổ chức thực hoạt động sau: • Các khoản thu kinh doanh: Thu nộp tiền hàng ngày định kỳ theo quy định Trưởng ban FPF công ty/Trưởng phòng FAF công ty cho thủ quỹ • Các khoản chi: Căn theo ngân sách chi phí hạn mức lần chi phê duyệt, Trưởng phận tạm ứng tự chi theo nhu cầu hoạt động, toán hạn khoản tạm ứng 3.1.7 Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức thực hoạt động sau: • Tham gia thực hoạt động thu, chi • Quản lý tiền, tài sản cố định, công nợ, hàng tồn kho, khoản tạm ứng tài sản khác • Tổ chức hoạt động hạch toán kế toán đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản trị quy định nhà nước 3.1.8 Khi phát quy định thủ tục kế toán tài bất hợp lý tình hình cụ thể thay đổi, người phát thông báo kịp thời cho Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF Giám đốc Tài Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF nghiên cứu lập đề xuất, gửi Giám đốc Tài xem xét Tổng Giám đốc định Lập kế hoạch tài 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 4/9 QĐQT: Quản lý Tài Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 3.1.9 Định kỳ hàng năm, trưởng phận Công ty lập kế hoạch tài chi tiết gồm kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, đầu tư tài sản theo tháng kế hoạch tài 03 năm bảo vệ với kế hoạch kinh doanh Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổng hợp kế hoạch tài toàn đơn vị trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt 3.1.10 Định kỳ hàng năm, Trưởng ban FPF/trưởng phòng FAF Công ty lập kế hoạch tài năm toàn Công ty gửi Giám đốc tài Công ty xem xét trình HĐQT/HĐTV/Chủ tịch Công ty phê duyệt 3.1.11 Kế hoạch tài năm Công ty phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 dương lịch năm trước 3.1.12 Các để lập kế hoạch tài tối thiểu là: • Kế hoạch kinh doanh ngân sách chi phí dự kiến đơn vị công ty • Các sách chế độ tài FPT • Đảm bảo hoạt động hiệu cho đơn vị toàn công ty • Xuất phát từ tình trạng vốn, nguồn vốn có tiềm • Dựa liệu kinh doanh đơn vị toàn công ty năm cuối năm trước, cần thiết • Căn vào tình hình dự án đầu tư • Căn vào dự báo tình hình thị trường 3.1.13 Tổng Giám đốc/Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF Công ty tổ chức thực kế hoạch tài phê duyệt Khi có vấn đề phát sinh, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF đề xuất thu thập yêu cầu đề xuất hiệu chỉnh thay đổi kế hoạch tài chính, gửi Giám đốc Tài xem xét trước trình phê duyệt Các sửa đổi kế hoạch tài Công ty phải người có thẩm quyền phê duyệt trước thực 3.1.14 Đối với dự án đầu tư, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF cung cấp liệu tài kế toán cho Giám đốc dự án để lập kế hoạch dự án tuân thủ theo quy định liên quan 3.1.15 Khi kế hoạch dự án phê duyệt, Giám đốc Tài đạo Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức đảm bảo tài cho việc triển khai dự án theo kế hoạch Đảm bảo nguồn vốn, phát hành cổ phiếu, trái phiếu 3.1.16 Căn vào kế hoạch tài phê duyệt, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức/tham gia vào hoạt động tài nhằm đảm bảo nguồn lực tài để đáp ứng nhu cầu chi tiêu đơn vị: • Vay nợ ngân hàng đối tượng khác • Phát hành cổ phiếu • Phát hành trái phiếu 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 5/9 QĐQT: Quản lý Tài Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 3.1.17 Hàng ngày, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF tổ chức thực việc quản lý dòng tiền gồm: • Xác định nhu cầu sử dụng tiền phục vụ cho hoạt động đơn vị, lập kế hoạch dòng tiền đơn vị cho tháng tới • Tổ chức việc sử dụng dòng tiền cách tối ưu Thẩm định phê duyệt tài 3.1.18 Ban/phòng Tài có trách nhiệm hỗ trợ xây dựng phương án tài thẩm định tài cho các đơn vị mới, hướng kinh doanh mới, dự án đầu tư, tham gia việc xem xét hợp đồng mua/cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng mua bán, sát nhập công ty theo quy định 3.1.19 Nội dung thẩm định phê duyệt tài hoạt động nêu phải hướng dẫn cụ thể quy định nội Công ty 3.1.20 Trách nhiệm thẩm định phê duyệt tài phân cấp theo quy định ban hành phù hợp với tình hình cụ thể Công ty thời kỳ Kiểm soát tài 3.1.21 Giám đốc tài Công ty có trách nhiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội toàn Công ty Tài chính, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh kiểm soát chặt chẽ, minh bạch đồng thời phòng ngừa giảm thiểu rủi ro kinh doanh Công ty, cụ thể rủi ro: • Rủi ro đầu tư • Rủi ro bán hàng • Rủi ro nhập hàng • Rủi ro mua sắm • Rủi ro hoạt động • Các rủi ro khác 3.1.22 Các hoạt động kiểm soát tài tiến hành trước, sau nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo hoạt động Công ty Pháp luật tuân thủ quy định chung, định mức, kế hoạch, ngân sách phê duyệt Công ty 3.1.23 thể sau: Trách nhiệm máy quản lý tài hoạt động kiểm soát tài cụ 3.1.23.1 Giám đốc Tài Công ty thực hiện: • Kiểm soát dòng tiền hàng ngày • Kiểm soát tình hình hoạt động tài kế toán Công ty • Định kỳ hàng tháng xem xét đánh giá hiệu kinh doanh • Kiểm soát nguồn lực tài 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 6/9 QĐQT: Quản lý Tài Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 • Xử lý kịp thời vấn đề tài phát sinh • Xem xét đề xuất Tổng Giám đốc Công ty giải vấn đề tài quan trọng 3.1.23.2 Trưởng Ban FPF /Trưởng phòng FAF thực hiện: • Kiểm tra giám sát nghiệp vụ liên quan đến tiền, doanh thu, chi phí, hàng hoá, tài sản, công nợ • Kiểm tra giám sát tình hình thực hạn mức tín dụng cấp cho khách hàng Công ty có • Kiểm soát ngân quỹ • Kiểm soát việc tuân thủ định mức hàng tồn kho, công nợ định mức khác theo quy định tài công ty phận • Kiểm soát việc triển khai, thực nghiệp vụ liên quan đến tài kế toán theo chiến lược hoạt động dài hạn Ban FPF/phòng FAF Công ty • Lập kế hoạch kiểm soát tiến độ thực dự án mặt Tài nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn lực tài với kế hoạch dự án phê duyệt • Tổ chức nghiên cứu lập yêu cầu trì hệ thống thông tin tài theo Quy định 05-QĐQT/FPT Kiểm soát hệ thống thông tin 3.1.23.3 Cán kiểm soát tài tiến hành kiểm soát: • Các khoản thu-chi, nhập-xuất • Tình hình thực hợp đồng thu hồi công nợ • Tình hình đặt hàng, mua hàng tình hình tồn kho hàng hóa • Tình hình tài sản • Tình hình đầu tư • Tình hình thực hoạt động tài theo quy định Pháp luật Công ty 3.1.23.4 Kế toán trưởng công ty FPT kiểm tra, kiểm soát đảm bảo hoạt động kinh tế tài toàn FPT tuân thủ quy định Pháp luật, chuẩn mực kế toán tài quy định FPT 3.1.23.5 Kế toán viên phạm vi nghiệp vụ phân công: • Ghi chép cập nhật đầy đủ, xác chứng từ tài kế toán • Duy trì liệu tài kế toán (bao gồm chứng từ sở liệu máy tính) đầy đủ, xác • Đảm bảo bí mật an toàn sở liệu tài kế toán Thực việc cập nhật lưu trữ dự phòng sở liệu máy tính tuân theo Quy định 05-QĐQT/FPT Kiểm soát hệ thống thông tin • Cung cấp kịp thời liệu tài kế toán cần thiết theo yêu cầu Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF Giám đốc Tài 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 7/9 QĐQT: Quản lý Tài Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 3.1.24 Khi phát có vấn đề dấu hiệu bất thường, người phát báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc Giám đốc Tài không muộn 24 kể từ lúc phát để xử lý Đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu hoạt động tài khác 3.1.25 Giám đốc tài chính/Trưởng ban FPF tổ chức việc thực hiện/đề xuất/tham gia hoạt động tài sau: • Đầu tư vào dự án • Đầu tư tài chính: mua bán cổ phiếu, trái phiếu hoạt động đầu tư tài khác 3.1.26 Các hoạt động đầu tư, mua bán cổ phiếu, trái phiếu hoạt động tài khác phải thực theo chiến lược/kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt Lập báo cáo tài định ky 3.1.27 Lập xem xét Báo cáo nội • Hàng tuần, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo theo dõi kinh doanh tuần trình bày họp giao ban Công ty theo nhu cầu quản trị Công ty • Định kỳ hàng tháng, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Ban điều hành công ty Các báo đánh giá tình hình kinh doanh FPT phải gửi trước ngày thứ Hai tuần thứ 02 tháng • Định kỳ hàng quý, Ban điều hành Công ty lập báo cáo đánh giá hoạt động kinh doanh gửi Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Chủ tịch Công ty Các báo cáo đánh giá gửi muộn vào ngày 20 tháng đầu quý sau • Định kỳ tháng theo yêu cầu đột xuất dự án, đơn vị hướng kinh doanh mới, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập báo cáo đánh giá hiệu dự án đầu tư trình Giám đốc Tài công ty xem xét • Giám đốc Tài Công ty FPT chịu trách nhiệm tổ chức việc xây dựng hệ thống quy định để tổ chức thực việc lập báo cáo nội toàn Tập đoàn • Trưởng phận lập báo cáo thực kế hoạch kinh doanh phận gửi cán phụ trách trực tiếp tuân thủ Quy định 09a-QĐQT/FPT Quản lý trình Tổng Giám đốc Công ty thành viên lập báo cáo thực kế hoạch kinh doanh Công ty gửi Tổng Giám đốc FPT • Tổng Giám đốc công ty FPT định chủ trì buổi xem xét báo cáo tài toàn FPT Thành phần buổi xem xét Tổng Giám đốc công ty FPT định Giám đốc Tài công ty FPT, Tổng Giám đốc CTTV Trưởng Ban FPF Công ty FPT thành viên bắt buộc họp • Tổng Giám đốc Công ty định chủ trì buổi xem xét báo cáo tài Công ty Thành phần buổi xem xét Tổng Giám đốc Công ty định Giám đốc Tài Công ty Trưởng ban/phòng FAF Công ty thành viên bắt buộc họp 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 8/9 QĐQT: Quản lý Tài Lần ban hành/sửa đổi: 4/0 • Trong trường hợp đột xuất, Trưởng Ban FPF/Trưởng phòng FAF lập gửi báo cáo theo yêu cầu Giám đốc Tài Tổng Giám đốc thời hạn ấn định ngày không ấn định thời gian kể từ yêu cầu • Giám đốc Tài Công ty đảm bảo việc cung cấp kịp thời thông tin tài cần thiết theo yêu cầu Giám đốc Tài FPT Tổng Giám đốc Công ty 3.1.28 Lập báo cáo tài công bố • Định kỳ đột xuất theo yêu cầu, Kế toán trưởng Công ty lập báo cáo tài gửi quan quản lý Nhà nước theo quy định Pháp luật Nhà nước, gửi cổ động nhà đầu tư lựa chọn • Báo cáo Tài năm Công ty phải công ty kiểm toán độc lập nằm danh sách Đại Hội Đồng Cổ đông lựa chọn thực kiểm toán Hồ sơ tài 4.1 Các hồ sơ tối thiểu cần kiểm soát chứng việc quản lý đảm bảo tài bao gồm: • Chính sách, chế độ tài • Các kế hoạch tài • Các đánh giá thẩm định hợp đồng, dự án đầu tư • Các biên xem xét định tài • Các báo cáo tài kế toán 4.2 Hồ sơ quản lý đảm bảo tài lưu giữ năm, quy định cụ thể khác Người duyệt Người kiểm tra Người lập Bùi Quang Ngọc Nguyễn Thành Nam Nguyễn Thế Phương Phó Chủ tịch HĐQT FPT Tổng Giám đốc FPT Trưởng ban FPF 51-BM/CL/HDCV/FPT 1/0 9/9