Quy định quản lý tài liệu

CÔNG TY ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Mã tài liệu: HC-15 Hà Nội, 2017 Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ Mục đích: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU - Thủ tục lập nhằm kiểm soát tài liệu, bao gồm tài liệu nội tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi đưa vào áp dụng Cơng ty II/ Phạm vi: - Tài liệu liệu cần kiểm soát theo thủ tục bao gồm tài liệu theo phần định nghĩa III/ Định nghĩa: - Tài liệu: văn bản, sơ đồ…mà CNV phải tuân theo để thực công việc, tài liệu trước đưa vào sử dụng phải Ban Giám đốc Công ty phê duyệt (phân biệt với hồ sơ chứng việc thực tài liệu, chứng việc thực công việc nhân viên) - Phân cấp tài liệu: Cấu trúc tài liệu hệ thống mơ tả sau: Chính sách Sổ tay Các Thủ tục Các tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp, Qui định, Kế hoạch, Mục tiêu, Tiêu chuẩn, Bản vẽ, Sơ đồ Các loại Hồ sơ ,các Biểu mẫu Phân loại tài liệu: Tài liệu sử dụng công ty gồm 03 loại: - Tài liệu nội tài liệu phát sinh từ nội cơng ty - Tài liệu bên ngồi tài liệu phát sinh từ bên ngồi cơng ty đưa vào áp dụng công ty - Tài liệu tham khảo tài liệu không bắt buộc áp dụng có tính chất tham khảo, hướng dẫn thực công việc Tài liệu nội gồm loại sau: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Chính sách bao gồm sách và mục tiêu cơng ty Chính sách quan điểm công ty lĩnh vực định - Mục tiêu lĩnh vực cần hướng tới thể qua số cụ thể, mục tiêu cụ thể hố sách - Sổ tay: tài liệu qui định Hệ thống quản lý Công ty - Thủ tục: cách thức ấn định để thực hoạt động hay qúa trình hay nhiều lĩnh vực - Hướng dẫn công việc: cách thức ấn định để thực công việc chuyên biệt, cụ thể hoạt động - Biểu mẫu: tài liệu có hình thức sẵn có, áp dụng cho nội dung cho nhiều hành động khác - Bản vẽ, sơ đồ: vẽ thiết kế, sơ đồ tổ chức liên quan đến hoạt động Cơng ty - Tài liệu bên ngồi: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi Cơng ty Ban Giám Đốc phê duyệt cho sử dụng Công ty - Tiêu chuẩn: mức độ qui định cho yêu cầu cụ thể cho lĩnh vực định - Qui định: Nêu điều phải theo để quản lý lĩnh vực - Kế hoạch: Là việc định làm, giúp xếp cơng tác có hệ thống qui vào mục đích định thực thời gian định trước Nội dung: 4.1 Lưu đồ: Người thực Quy trình Tài liệu, Biểu mẩu QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Bộ phận có yêu cầu Yêu cầu KS tài liệu Phiếu đề xuất làm; thay đổi tài liệu Trao đổi Phiếu đề xuất làm; thay đổi tài liệu Trưởng phận Trưởng phận Trưởng phận Người soạn thảo Phòng HC Kiểm tra Phiếu đề xuất làm; thay đổi tài liệu Phân công Phiếu đề xuất làm; thay đổi tài liệu Dự thảo Trưởng phận Trưởng phòng HC Giám đốc Cty Phòng HC Phê duyệt Cập nhật theo dõi Đánh dấu, nhận dạng Phòng HC Pho to, Phân phối Phòng HC Lập Hồ sơ Phòng HC Lưu hồ sơ Kết thúc 4.2 Nội dung (thuyết minh lưu đồ): Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Hướng dẫn biên soạn tài liệu Dự thảo tài liệu Tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu Đóng dấu kiểm soát Danh sách phân phối tài liệu QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: a> Phát sinh tài liệu mới: - Người yêu cầu gửi giấy đề nghị (theo mẫu mã số: HC - 15 - BM01) tới Trưởng phận xem xét - Nếu khơng đồng ý Trưởng phận thông báo lại cho người yêu cầu biết Nếu người đề nghị khơng thoả mãn gởi đề nghị cho Trưởng phòng HC để xem xét giải - Nếu đồng ý Trưởng phận định người biên soạn hướng dẫn người biên soạn soạn thảo tài liệu ghi ý kiến giấy đề nghị (biểu mẫu mã số: HC - 15 BM01) Trưởng phận chuyển giấy đề nghị cho người soạn thảo b> Biên soạn tài liệu: - Người soạn thảo tiến hành soạn thảo tài liệu, đánh máy, ghi lần ban hành, ký vào ô người biên soạn (xem hướng dẫn số hiệu tài liệu Hướng dẫn biên soạn tài liệu); - Ngày ban hành ngày tài liệu bắt đầu có giá trị hiệu lực - Người soạn thảo chuyển tài liệu soạn thảo tới Bộ phận chuyên môn liên quan, người yêu cầu có ý kiến (việc xin ý kiến tài liệu khơng bắt buộc) Sau người soạn thảo tổng hợp ý kiến để tiếp tục soạn thảo; - Trình Trưởng phận xem xét (có kèm theo ý kiến cá nhân, Bộ phận chuyên môn theo mục - có) Đối với nội dung mà người biên soạn, Bộ phận chuyên môn liên quan, Người kiểm sốt tài liệu có ý kiến khác trình ý kiến cho Giám đốc cơng ty để Giám đốc có định cuối - Sau Trưởng phận chuyển tài liệu hồ sơ liên quan cho Phòng HC xem xét phù hợp hình thức phù hợp hệ thống Nếu Phòng HC có ý kiến chuyển lại cho Trưởng phận để chỉnh sửa Nếu Phòng HC khơng có ý kiến thêm phòng HC trình tài liệu, hồ sơ đính kèm cho Giám đốc Công ty phê duyệt c> Phân phối tài liệu: - Tài liệu sau phê duyệt thức, Phòng HC tiến hành lập danh sách phân phối, chuyển Giám đốc Công ty phê duyệt theo biểu mẫu: HC - 15 - BM02 - Phòng HC cho photo nhiều thích hợp, đóng dấu " Kiểm sốt " theo Qui định đóng dấu tài liệu (Hướng dẫn công việc biên soạn tài liệu), phân phối đến người nhận tài liệu theo phân phối tài liệu Giám đốc Công ty phê duyệt QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Phòng HC cập nhật tài liệu vào danh dách tài liệu (mã số: HC - 15 - BM03) Danh mục phải có sẵn để nhân viên truy cập muốn xác nhận tài liệu nhằm tránh sử dụng tài liệu lỗi thời - Tất phận nhận tài liệu phải lập danh mục tài liệu theo mã số HC - 15 BM03 để kiểm soát việc sử dụng tài liệu phận - Người nhận tài liệu phải kiểm tra để đảm bảo nhận tài liệu, phổ biến tài liệu đến tất nhân viên có liên quan lưu tài liệu cho dễ dàng nhận biết, dễ dàng lấy tra khảo cần thiết - Phòng HC lưu trữ tài liệu gốc theo tài liệu, tài liệu gốc không đóng dấu "Kiểm sốt " để photo phân phối cần thiết 4.3 Thay đổi tài liệu hành: - Người yêu cầu gửi phiếu đề xuất thay đổi tài liệu tới Trưởng phận (biểu mẫu mã số: HC - 15 - BM04) - Nếu không đồng ý Trưởng phận thơng báo lại cho người yêu cầu; Nếu người đề nghị không thoả mãn gởi đề nghị cho Trưởng phòng HC để xem xét giải - Nếu đồng ý định Người biên soạn hướng dẫn Người biên soạn thay đổi tài liệu ghi ý kiến phiếu đề xuất thay đổi tài liệu (biểu mẫu mã số: HC 15 - BM04) Trưởng phận chuyển phiếu yêu cầu thay đổi tài liệu cho Người biên soạn - Người biên soạn tiến hành soạn thảo phần thay đổi tài liệu thực theo bước phần 4.2 Giám đốc công ty phê duyệt tài liệu - Khi thay đổi tài liệu, Phòng HC tiến hành: hiệu chỉnh lần ban hành tăng lên đơn vị hiệu chỉnh ngày ban hành cho phù hợp Ghi thay đổi tài liệu phần trang theo dõi sửa đổi tài liệu - Khi thay đổi tài liệu Phòng HC đề xuất thay đổi tài liệu hay thay đổi trang tài liệu bị thay đổi nhằm thuận lợi cho việc phân phối tài liệu - Phòng HC photo đủ bảng theo dõi thay đổi tài liệu trang tài liệu thay đổi đóng dấu " Kiểm sốt ", tiến hành phân phối tương tự phần 4.2 - Người giữ tài liệu phải trả lại tài liệu “lỗi thời” cho Phòng HC để hủy, không hủy mà cần thiết phải lưu lại tài liệu lỗi thời phải đóng dấu " hết hiệu lực " theo Hướng dẫn biên soạn tài liệu QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU - Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Phòng HC phải lưu lại gốc tài liệu lỗi thời đóng dấu " Hết hiệu lực " cập nhật lại vào danh mục tài liệu 4.4 Tài liệu bên ngoài: - Người yêu cầu muốn sử dụng tài liệu bên ngoài, trước đưa vào sử dụng hệ thống tài liệu Công ty, phải gửi TLBN kèm theo phiếu đề xuất áp dụng TLBN (theo biểu mẫu mã số: HC - 15 - BM01) tới Trưởng phận xem xét Giám đốc Công ty phê duyệt - Sau TLBN phê duyệt, Người yêu cầu ghi mã số tham khảo tài liệu theo quy định hưởng dẫn biên soạn tài liệu, đóng dấu kiểm sốt, lập danh mục tài liệu (bên ngoài) theo biểu mẫu: HC - 15 - BM03 - Trường hợp tài liệu bên cần giao cho nhiều phận sử dụng, người yêu cầu phải lập danh mục phân phối theo biểu mẫu: HC - 15 - BM03 Tài liệu bên dù tài liệu gốc hay photo, trước phân phối phải đóng dấu kiểm sốt 4.5 Tài liệu kỹ thuật: - Tài liệu kỹ thuật sử dụng cho sản xuất, kinh doanh công ty quy định riêng 4.6 Kiểm soát tài liệu: - Định kỳ tháng, Phòng HC lập kế hoạch sốt xét lại tồn hệ thống tài liệu công ty Kết soát xét lập hồ sơ báo cáo cho Giám đốc công ty - Tài liệu không cần thiết loại bỏ, tài liệu không phù hợp sửa đổi theo Thủ tục 4.6 Phê duyệt tài liệu: - Mọi tài liệu đưa vào áp dụng công ty phải Giám đốc công ty phê duyệt, Trưởng phận không tự đặt quy định tự ý áp dụng tài liệu bên V/ Biểu mẫu kèm theo: Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu Danh sách phân phối tài liệu Danh sách tài liệu Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu Phiếu đề xuất áp dụng TLBN (mã số: (mã số: (mã số: (mã số: (mã số: HC - 15 - BM01) HC - 15 - BM02) HC - 15 - BM03) HC - 15 - BM04) HC - 15 - BM05) -    -8 ... Qui định đóng dấu tài liệu (Hướng dẫn công việc biên soạn tài liệu) , phân phối đến người nhận tài liệu theo phân phối tài liệu Giám đốc Công ty phê duyệt QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Mã tài liệu: ... tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Hướng dẫn biên soạn tài liệu Dự thảo tài liệu Tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu Đóng dấu kiểm sốt Danh sách phân phối tài liệu QUY ĐỊNH QUẢN... đổi Lần sửa Ghi Giám đốc Mã tài liệu: HC-15 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU - Thủ tục lập nhằm kiểm soát tài liệu, bao gồm tài liệu nội tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi