Quy định quản lý hồ sơ

Hồ sơ: tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại Công ty. Ví dụ: hồ sơ xử lý sự cố máy…; hồ sơ tuyển dụng đợt 1 năm 2017; hồ sơ tai nạn lao động…, hồ sơ giải quyết đơn thư của khách hàng… Danh mục hồ sơ: tập hợp các loại hồ sơ dự kiến lập tại các ban phòng. Lập hồ sơ: bao gồm các quá trình lập danh mục, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các ban phòng, kết thúc hồ sơ.

CÔNG TY CỔ PHẦN ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ - Mã tài liệu: HC-14 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Văn quy định cụ thể cơng tác lập, kiểm sốt, lưu trữ hồ sơ công ty để đảm bảo hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng thuận tiện khai thác sử dụng II/ PHẠM VI - Không có III/ ĐỊNH NGHĨA - Hồ sơ: tài liệu cơng bố kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực Công ty Ví dụ: hồ sơ xử lý cố máy…; hồ sơ tuyển dụng đợt năm 2017; hồ sơ tai nạn lao động…, hồ sơ giải đơn thư khách hàng… - Danh mục hồ sơ: tập hợp loại hồ sơ dự kiến lập ban / phòng - Lập hồ sơ: bao gồm trình lập danh mục, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan q trình theo dõi, giải cơng việc ban / phòng, kết thúc hồ sơ IV/ NỘI DUNG: Lập danh mục hồ sơ: - Hồ sơ ban / phòng phải phân loại lập thành Danh mục hồ sơ (biểu HC14 -BM-01) Căn vào hồ sơ có, ban / phòng tổ chức lập Danh mục hồ sơ cơng việc đơn vị - Khi có hồ sơ phát sinh trình hoạt động, Trưởng đơn vị phân cơng cán cập nhật vào Danh mục hồ sơ - Nếu thời gian cơng tác có phát sinh hay thay đổi nội dung Danh mục hồ sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật kịp thời, người giữ danh mục hồ sơ cũ phải huỷ an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn Hệ thống nhận biết hồ sơ - Sau kết thúc công việc, hồ sơ trước đưa vào tập lưu trữ, người phân công quản lý hồ sơ phải cập nhật đầy đủ vào danh mục hồ sơ, kiểm tra liệu hồ sơ; thiếu phải bổ sung, thừa khơng có giá trị loại bỏ - Hồ sơ phải xếp cho đảm bảo rằng: + Theo thời gian thực cập nhật công việc mối quan hệ liên đới lẫn QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Ví dụ: Nhận hồ sơ thầu 1/2016, tháng 5/2016, tháng 12/2016, … + Có phân biệt rõ ràng hồ sơ cách đóng riêng tập dùng nhãn/ giấy ngăn cách - Mỗi tập hồ sơ xếp theo cách thức sau: + Tập hợp văn có tên loại (ví dụ: Quyết định ) + Sắp xếp theo chủ đề: Các loại văn bản, giấy tờ gồm nhiều tên gọi, nhiều tác giả…nhưng có nội dung vấn đề, việc + Sắp xếp theo đơn vị giao dịch: Tất văn có vấn đề liên quan đến đơn vị, cá nhân… + Sắp xếp theo địa dư: Tập hợp văn có liên quan đến vị trí địa lý + Sắp xếp theo thời gian: Tập hợp văn có thời gian định lập thành tập hồ sơ - Căn vào Danh mục hồ sơ, Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cho nhân viên đơn vị mở hồ sơ, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ theo danh mục hồ sơ - Sử dụng loại cặp bìa hồ sơ (gọi tắt cặp hồ sơ) thích hợp để mở lưu hồ sơ - Mỗi tập hồ sơ phải ghi rõ gáy ngồi bìa mã hiệu tên hồ sơ theo quy định sau: “ĐV” HS "… .” “Năm/Hợp đồng/…” Mã số: … Ví dụ 1: PTNL HS Tuyển dụng Năm : 2016 Mã số: 01 Ví dụ 2: PKT HS Sự cố máy xoắn 01 Năm: 2016 Mã số: 02 - “ĐV”: tên viết tắt ban / phòng theo quy định Qui trình Kiểm sốt tài liệu, - HS: viết tắt chữ “Hồ sơ”, giữ nguyên, - “… .”: ghi tên chủng loại hồ sơ đơn vị theo danh mục hồ sơ - “Năm/Hợp đồng/…” … : Tuỳ loại hồ sơ để qui định lưu theo quý, năm theo hợp đồng sản phẩm, … kết hợp năm chủng loại - Mã số: … số thứ tự Hồ sơ đơn vị Diễn giải: Đây hồ sơ tuyển dụng năm 2016 Ban PTNL lập hồ sơ thứ 01 Ban PTNL Đây hồ sơ xử lý cố máy xoắn số 01, năm 2016 Phòng Kỹ thuật lập hồ sơ thứ 02 PKT QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Ví dụ 3: KD HS Hợp đồng kinh tế Năm: 2016 Mã số: 03 Mã tài liệu: HC-14 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Đây hồ sơ Hợp đồng kinh tế năm 2016 Ban KD lập hồ sơ thứ 03 Ban KD Lưu trữ hồ sơ: - Tất ban / phòng phải xác định vị trí thích hợp để lưu trữ hồ sơ đơn vị giao cho người có trách nhiệm theo dõi, quản lý - Những hồ sơ, tài liệu ban / phòng dựa vào yêu cầu sau để xác định thời gian lưu giữ: + Yêu cầu luật pháp có liên quan, + Nhu cầu tái sử dụng liệu hồ sơ, + Yêu cầu hợp đồng, đơn hàng, + Thời gian (vòng đời) sản phẩm/dịch vụ, + Yêu cầu khác bên hữu quan đưa - Ngồi ra, Giám đốc Cơng ty thông báo cho tất cá nhân, đơn vị liên quan văn thay đổi thời gian lưu hồ sơ do: + Các yêu cầu hợp đồng cụ thể, + Trách nhiệm pháp lý sản phẩm, + Luật pháp, + Yêu cầu quan chủ quản - Tất CBCNV Công ty trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm - Khi cần có phương pháp lưu trữ khác với trình xếp ban đầu, Trưởng ban / phòng chịu trách nhiệm tổ chức xác định thực theo nhu cầu phải đảm bảo phương pháp lưu trữ thích hợp cho loại hồ sơ cho đáp ứng yêu cầu bảo quản, sử dụng, bảo vệ ban / phòng - Hồ sơ lưu lưu trữ hai cách: lưu cứng vào file lưu mềm hệ thống ERP (trực tiếp scan văn bản) Bảo quản hồ sơ: - Bộ phận, cá nhân giao chịu trách nhiệm xây dựng biện pháp, bảo quản nhằm đảm bảo hồ sơ lưu trữ tốt trước bị huỷ theo quy định QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an tồn, tránh yếu tố gây hư hỏng mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng hoá chất Hồ sơ dựng xếp lên giá - Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng thể loại hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh) ban / phòng phải xác định cách thức bảo quản thích hợp - Khi có nhu cầu điều kiện bảo quản phải trình kịp thời lên Tổng Giám đốc Cơng ty để giải - Trong q trình bảo quản, ban / phòng phải phân cơng rõ ràng người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý Khi phát mát/hư hỏng/nguy xảy vấn đề phải kịp thời báo cáo với Trưởng ban / phòng Trưởng ban / phòng có nhiệm vụ xem xét cách thức ngăn ngừa, xử lý thích hợp quyền hạn xin ý kiến Tổng Giám đốc Công ty cần - Tuỳ thuộc tính chất quan trọng liệu hồ sơ, Tổng Giám đốc Công ty quy định mức độ bảo mật loại hồ sơ, Trưởng ban / phòng triển khai thực quy định bổ sung chi tiết (nếu cần) không trái với quy định Công ty - Tương ứng với mức độ bảo mật, Tổng Giám đốc Công ty phân công cá nhân/đơn vị thực việc bảo quản, lưu trữ thích hợp - Khi cần thiết, Tổng Giám đốc Cơng ty xem xét việc ban hành quy định cụ thể hồ sơ yêu cầu bảo mật cao, kể việc xử phạt CBCNV vi phạm Sử dụng hồ sơ: - Hồ sơ, tài liệu tài sản Công ty, không cán bộ, chuyên viên tự tiêu huỷ, chiếm làm riêng tự ý mang sang quan khác khơng phép cấp có thẩm quyền - Các hồ sơ phải sử dụng mục đích phạm vi quyền hạn - Mọi người sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, tránh làm mát hư hỏng khơng xáo trộn việc xếp hồ sơ File hồ sơ - Đối với hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật), nhân viên đơn vị quản lý sử dụng phải đảm bảo xếp ngăn nắp vị trí lấy Hồ sơ mật cần sử dụng phải có đồng ý người có thẩm quyền sử dụng QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Khi ban / phòng có nhu cầu sử dụng hồ sơ đơn vị khác phải có đồng ý Trưởng ban / phòng quản lý hồ sơ - Chỉ chụp hồ sơ thực cần thiết phải có đồng ý Trưởng ban / phòng quản lý hồ sơ - Những người ngồi Cơng ty phép xem xét, mượn hồ sơ, tài liệu có đồng ý Tổng Giám đốc Công ty - Việc mượn, trả hồ sơ phải đảm bảo nguyên tắc không hư hại hồ sơ, đảm bảo tính bảo mật hồ sơ tuân theo trình tự sau: + Người đề nghị sử dụng hồ sơ viết giấy đề nghị theo mẫu: HC – 14 – BM02 chuyển lên người có thẩm quyền phê duyệt + Người có thẩm quyền phải xem xét đến tính bảo mật hồ sơ, tính phù hợp với đối tượng để xem xét ký nhận + Nếu không đồng ý chưa đồng ý giải thích cho người mượn biết, đồng ý xác nhận vào giấy đề nghị + Người có thẩm quyền trực tiếp lấy hồ sơ giao cho người khác thực thủ tục giao nhận Việc giao nhận hồ sơ phải có biên giao nhận hồ sơ theo ma64uL HC – 14 – BM03 Cập nhật hồ sơ - Khi phát sinh hồ sơ (trong loại hồ sơ) ½ tháng, phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ - Mỗi hồ sơ phải bao gồm liệu ghi nhận kết thực công việc nêu quy định liên quan đến trình cụ thể - Trong q trình thực cơng việc, người thực có nhiệm vụ tập hợp (bằng cách thu thập, cập nhật) chứng có liên quan đến vấn đề, việc cụ thể để đưa vào hồ sơ Huỷ hồ sơ - Hàng tháng phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hô sơ, hồ sơ hết hạn lưu trữ huỷ QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC-14 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Phương pháp huỷ theo quy định danh mục hồ sơ chất lượng Cơng ty - Khi huỷ Trưởng phận có trách nhiệm lập biên huỷ hồ sơ Biên huỷ gồm nội dung: thời gian, địa điểm huỷ, người tiến hành huỷ, danh mục hồ sơ bị huỷ, ký tên… - Việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị phải thành lập hội đồng Thành phần Hội đồng gồm: + Giám đốc Công ty - Chủ tịnh Hội đồng + Giám đốc PTNL - Uỷ viên thường trực + Trưởng ban / phòng có tài liệu tiêu huỷ - Uỷ viên + Nhân viên lưu trữ - Uỷ viên V/ BIỂU MẦU KÈM THEO Danh mục hồ sơ Giấy đề nghị mượn hồ sơ Biên giao nhận hồ sơ Danh mục quản lý mượn hồ sơ Giấy đề nghị huỷ hồ sơ Biên huỷ hồ sơ mã số: HC – 14 – BM 01 mã số: HC – 14 – BM 02 mã số: HC – 14 – BM 03 mã số: HC – 14 – BM 04 mã số: HC – 14 – BM 05 mã số: HC – 14 – BM 06 -    ... Hồ sơ đơn vị Diễn giải: Đây hồ sơ tuyển dụng năm 2016 Ban PTNL lập hồ sơ thứ 01 Ban PTNL Đây hồ sơ xử lý cố máy xoắn số 01, năm 2016 Phòng Kỹ thuật lập hồ sơ thứ 02 PKT QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ... hồ sơ phải có biên giao nhận hồ sơ theo ma64uL HC – 14 – BM03 Cập nhật hồ sơ - Khi phát sinh hồ sơ (trong loại hồ sơ) ½ tháng, phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ - Mỗi hồ sơ. .. liệu đưa vào hồ sơ theo danh mục hồ sơ - Sử dụng loại cặp bìa hồ sơ (gọi tắt cặp hồ sơ) thích hợp để mở lưu hồ sơ - Mỗi tập hồ sơ phải ghi rõ gáy ngồi bìa mã hiệu tên hồ sơ theo quy định sau: “ĐV”