Quy trình mua sắm hàng hóa vật tư tại nhà máy đường NATL

QUY TRÌNH MUA SẮM HÀNG HĨA VẬT TƯ TẠI NHÀ MÁY ĐƯỜNG NATL Công ty NATL thành lập năm 1997 Công ty hoạt động theo luật đầu tư nước ngồi Việt Nam, cơng ty Liên doanh tỉnh Nghệ An đối tác phía nước ngồi Tập đồn Mía đường (Vương Quốc Anh) Cơng ty đóng huyện Quỳ Hợp, tỉnh Nghệ An, Việt Nam Nhà máy xây dựng năm 1998 với công suất 6.000 mía/ngày Năm 2005, nhà máy nâng cấp lên 9,000 mía/ngày Nhà máy đánh giá có dây chuyền công nghệ đại Đông Nam Á nhà máy đường có tỷ lệ tự động hóa cao Việt nam Nhà máy bắt đầu vào hoạt động từ năm 1998 Đến nhà máy hoạt động 11 năm Hiện nay, sản phẩm Công ty đứng tốp đầu sản phẩm loại nhà máy đường nước Sản phẩm công ty thị trường có loại đường Trắng đường Tinh luyện, đóng bao 50kg Sơ đồ cấu tổ chức công ty Tổng Giám đốc Bán hàng Nhà máy Nhân Vật tư Kế tốn Hiện tơi cơng tác phận Vật tư Phòng Vật tư chia thành phận trực thuộc (i) Mua hàng (ii) Kho (iii) Xuất nhập Quy trình mà lựa chọn để viết báo cáo quy trình mua hàng Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm cung cấp toàn vật tư, dịch vụ cho cơng ty, trừ ngun liệu mía đầu vào Tơi xin trình bày quy trình mua hàng hố dịch vụ theo lưu đồ sau: Người thực Giám đốc phận (2a) Giám đốc phận ký duyệt Lưu đồ mô tả 1b Kho in b/c VT cần mua theo mức dự trữ tối thiểu 1a Giám sát lập yêu cầu VT khơng có kho 2a Xem xét Kết thúc 2b Xem xét (2b) Giám sát kho Giám đốc phận sử 2c Giám sát kho lập phiếu yc mua hàng Giám đốc phận dụng vật tư 4a Xđịnh khả cung cấp Giám đốc phận Cán Vật tư người bán hàng phê duyệt Kết thúc 4b Gửi fax đặt hàng đến NCC sẵn có Sẵn có NCC có hđ nguyên tắc Yêu cầu báo giá Cán Vật tư Nhận báo giá Cán Vật tư Xem xét lựa chọn NCC 10d Huỷ hợp đồng Cán Vật tư Chính thức đặng hàng Giám đốc Vật tư Nhận VT đặt mua Giám đốc phận yêu cầu đặt hàng Tổng giám đốc 10a Kiểm tra chất lượng, qđ nhận hàng 10b Trả lại hàng cho NCC Cán Vật tư 11 Nhập kho Thủ kho 12 Lưu hồ sơ 10c Giao hàng lại Thủ kho Giám đốc VT Người đặt hàng Giám đốc phận đặt hàng Thñ kho Cán Vật tư Thủ kho Bước 1a Nhu cầu từ phòng ban: Hiện : Khi có nhu cầu vật tư, dịch vụ phòng ban kiểm tra sẵn có vật tư kho với phận kho Nếu hàng khơng sẵn có kho Phòng ban u cầu lập phiếu yêu cầu mua hàng, trình duyệt chuyển sang phận Vật tư Nhược điểm: (i) Người đặt hàng thêm thời gian việc kiểm tra hàng kho trước đặt hàng(ii) Sẽ có khả thiếu hàng mà khơng kiểm sốt hàng tồn kho người khác đặt hàng, người đặt hàng quan tâm đến mặt hàng Sửa đổi: (i) Số liệu tồn kho hệ thống nên kết nối (link) với phần mềm bảo dưỡng, giúp cho người đặt hàng khơng cần phải kiểm tra với kho mà xem phần mềm bảo dưỡng (ii) Nếu hàng kho, người sử dụng cần đăng ký sử dụng hàng ghi stick vào hệ thống để người có nhu cầu biết hàng tồn kho có người đăng ký sử dụng để có kế hoạch đặt hàng Để sửa đổi phần mềm đơn giản khơng thêm chi phí với khả vi tính vủa nhân viên phòng Vật tư làm tốt điều chỉnh này, giảm nhiều nhân cơng kiểm tra hai phần Kho phận đặt hàng, đồng thời đảm bảo việc đặt hàng không bị trùng lặp quán thông tin Bước 1b.Mua hàng cho mức dự trữ tối thiểu Hiện tại: Hàng tháng phận Kho đối chiếu vật tư tồn kho thực tế với mức dự trữ tối thiểu dựa vào số liệu tồn kho thực tế số liệu bảng tổng hợp nhu cầu dự trữ vật tư tối thiếu, mức tồn kho thực tế thấp yêu cầu dự trữ tối thiểu, in Báo cáo vật tư cần mua theo mức dự trữ tối thiểu Nhược điểm: với 7.000 danh mục vật tư tồn kho, có 2.000 danh mục có yêu cầu mức dự trữ tối thiểu, đối chiếu thực tế nhiều nhân lực, thời gian, tính cập nhật, xác khơng cao, ngồi việc đối chiếu định kỳ hàng tháng không đảm bảo an tồn hàng thiếu chưa đến kỳ kiểm tra Sửa đổi: (i) Hàng nhập, xuất kho cần cập nhật vào hệ thống đồng thời với việc nhập xuất hàng thực tế (ii)Xây dựng điểm đặt hàng (Reorder point) áp dung hệ thống thông báo tự động (alert) số lượng tồn kho xuống đến điểm tái đặt hàng Bước 2b Phê duyệt mức dự trữ tối thiểu Hiện tại: Giám đốc phòng ban đặt hàng phê duyệt lại Báo cáo Vật tư cần mua theo mức dự trữ tối thiểu việc phê duyệt Phiếu yêu cầu mua hàng Nhược điểm: Việc phê duyệt lại phiếu yêu cầu mua hàng không cần thiết, gây lãng phí nhân lực thời gian, mức dự trữ tối thiểu xác định phê duyệt hàng năm Sửa đổi: Khi mức dự phê duyệt, các nhân, phận cung cấp dịch vụ chủ động đặt hàng, đảm bảo khoảng mức dự trữ tối thiểu tối đa Bước 4b & Lấy báo giá tổng hợp báo giá Hiện tại: Sau nhận phiếu yêu cầu mua hàng, Cán vật tư(CBVT) tiến hành xác định khả cung cấp khách hàng phê duyệt(approved supplier list) Nếu họ có khả cung cấp loại vật tư yêu cầu, tiến hành gửi báo giá Nhược điểm: Khơng kiểm sốt triệt để việc gửi u cầu lấy báo giá Nhà cung cấp(NCC) cung cấp mặt hàng tìm kiếm , ngun nhân chủ quan khách quan, việc lựa chọn, tìm kiếm, đánh giá NCC thực có nhu cầu mua hàng gây lãng phí chờ đợi nhân lực Sửa đổi: Việc gửi yêu cầu báo giá nên tự động thông qua việc xây dựng bước sau (i) đánh giá NCC (ii) thiết lập danh mục hàng hoá thành item master (ii) kết nối item vào NCC tiềm Việc đánh giá NCC nên thực định kỳ hàng năm, khơng chờ đến có nhu cầu đặt hàng đánh giá Bước Lựa chọn NCC Hiện tại: (i)Giám đốc Vật tư lựa chọn NCC dựa bảng tổng hợp chào giá CBVT soạn thảo (ii) Phê duyệt đơn đặt hàng : GĐ Vật tư – GĐ phận đặt hàng – Tổng GĐ Nhược điểm: (i) Không gắn kết trách nhiệm CBVT việc lấy báo giá chịu trách nhiệm tính xác trung thực báo giá (ii) Lãng phí thời gian chờ đợi phê duyệt đơn đặt hàng Sửa đổi: (i) CBVT nên người lựa chọn báo giá trình Giám đốc Vật tư phê duyệt (ii) Tổng GĐ nên uỷ quyền giới hạn phê duyệt theo giá trị đơn đặt hàng VD Tổng Giám đốc uỷ quyền cho GĐ Vật tư, GĐ phận đặt hàng chủ động mua hàng cho đơn đặt hàng có giá trị nhỏ 1.000 USD, 1.000 USD phải có phê duyệt Tổng Giám đốc Bước : Nghiệm thu nhập kho Hiện tại: Thủ tục nhận hàng hoàn thành phiếu nhận hàng có đầy đủ chữ ký Thủ kho- Giám đốc Vật tư- Người yêu cầu đặt hàng- Giám đốc phận đặt hàng Tổng giám đốc Nhược điểm: Những vị trí Giám đốc Vật tư, Giám đốc phận mua hàng, Tổng giám đốc người tham gia kiểm tra hàng nghiệm thu dịch vụ khơng thiết phải phê duyệt vào biên phiếu nhận hàng biên nghiệm thu Sửa đổi: Chỉ cần chữ ký Thủ kho (chịu trách nhiệm số lượng) – Người yêu cầu đặt hàng (đảm bảo chất lượng chủng loại hàng yêu cầu hàng) Sau tham dự trọn buổi học môn quản trị hoạt động, nghiên cứu thêm tài liệu mà nhà trường cung cấp, từ tơi hệ thống lại tồn quy trình tác nghiệp mà cơng ty thực hiện, thấy tất nội dung môn học Quản trị hoạt động áp dụng vào cơng ty, đặt biệt áp dụng quy trình sản xuất tinh gọn theo triết lý Lean Sau xin trình bày số nội dung chọn lọc, cần áp dụng vào công tác quản trị sản xuất cơng ty Mơ hình EOQ tính tốn hàng dự trữ tối ưu ước tính điểm đặt hàng dự trữ an toàn Sẽ áp dụng vào việc quản lý đặt hàng cho mức dự trữ tối thiểu, công ty quản lý đến 7.000 danh mục hàng vật tư thay thế, có đến 2.000 mục hàng sử dụng thường xun năm tơi dự định xây dựng phần mềm để quản lý mặt hàng đảm bảo tồn kho nhiều giữ mức an toàn cho sản xuất theo triết lý Just in time (JIT) , để làm việc này, trước hết phải xác định mức dự trữ tối thiểu tối đa dựa vào tần xuất sử dụng hàng, thời gian đặt hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu, vòng đời sản phẩm, điểm tái đặt hàng (ROP) Xây dựng quy trình tiêu chuẩn hố cơng việc (stardard work) thành văn bản: Xây dựng tác nghiệp thành quy trình chi tiết, quán để đảm bảo hoạt động sản xuất thực cách quán Trước hết đề xuất cơng ty thành lập ban sách (group policy) bao gồm lãnh đạo phòng ban nhận dạng lãng phí hoạt động, xây dựng quy trình thực cơng việc Áp dụng nguyên tắc 5S: Tổ chức lại nơi làm việc nhằm xếp khu vực làm việc công nhân tối ưu hiệu công việc, nguyên tắc cần áp dụng tồn cơng ty, đặc biệt khu vực nhà máy, xưởng khí, quản lý kho vật tư kho thành phẩm Các trưởng phòng ban chịu trách nhiệm phối hợp đưa quy định sau truyền đạt, khuyến khích để nhân viên tự giác thực tạo thành văn hố cơng ty Loại bỏ biến động gây ảnh hưởng trực tiếp hoạt động công ty dự báo cách khoa học, có sở xác đảm bảo hạn chế tối đa ảnh hưởng biến động từ bên hay ngồi cơng ty, áp dụng đặc biệt phòng ban cung cấp mía, bán hàng vật tư Áp dụng biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả) để phân tích mối quan hệ nhân quả, thông tin mối quan hệ nhân việc phát triển vùng nguyên liệu, vật tư, hố chất đầu vào, bảo dưỡng máy móc thiết bị công nghệ sản xuất 6 Hoạch địch tổng hợp : Giữa sản xuất thực tế dự báo ln có sai lệch thời gian sản lượng để đảm bảo sản xuất chủ động hiệu cơng ty cần phải lập kế hoạch theo mùa sản xuất dựa kế hoạch tổng hợp phận như: Kế hoạch cung cấp mía , kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân Hiện nhân công ty 500 người bao gồm cấp quản lý giám đốc phận, giám đốc phòng ban, trưởng ca, giám sát, trưởng nhóm, khơng phải trang bị kiến thức quản trị hoạt động Để thực kế hoạch nêu cần có đồng thuận, đồng quan điểm cấp quản lý để nghiên cứu, thống sửa đổi quy trình tác nghiệp hoạt động cơng ty , tơi thiết nghĩ việc công ty nên làm việc cung cấp khoá đào tạo ngắn hạn quản trị sản xuất tác nghiệp cho cán quản lý cơng ty, khố học thiết kế theo đặc thù riêng nghành cơng ty Tài liệu tham khảo • Tài liệu mơn Quản trị hoạt động • Jay Heizer and Barry Render, Operation Management, Prentice-Hall, 7th Edition, 2007 • Schmenner R.W., Service Operations Management, Prentice-Hall, 2001 • Norman Gaither and Greg Frazier, Production and Operations Management, eighth edition, South-Western College Publishing, Ohio, 1999 • James B Dilworth, Operations Management, MaGraw-Hill, 2nd Edition, 1996 • Lovelock, C.H., Managing Services: Marketing, Operations, and Human Resources, Prentice-Hall, 2nd Edition, 1992 ... Cán Vật tư Xem xét lựa chọn NCC 10d Huỷ hợp đồng Cán Vật tư Chính thức đặng hàng Giám đốc Vật tư Nhận VT đặt mua Giám đốc phận yêu cầu đặt hàng Tổng giám đốc 10a Kiểm tra chất lượng, qđ nhận hàng. .. Khi có nhu cầu vật tư, dịch vụ phòng ban kiểm tra sẵn có vật tư kho với phận kho Nếu hàng không sẵn có kho Phòng ban u cầu lập phiếu u cầu mua hàng, trình duyệt chuyển sang phận Vật tư Nhược điểm:... hàng Sửa đổi: (i) CBVT nên người lựa chọn báo giá trình Giám đốc Vật tư phê duyệt (ii) Tổng GĐ nên uỷ quy n giới hạn phê duyệt theo giá trị đơn đặt hàng VD Tổng Giám đốc uỷ quy n cho GĐ Vật tư,