Doanh số bán hàng trong mùa và ngoài mùa có thể chênh nhau gấp 3 lần, như vậy đòi hỏi kế hoạch kinh doanh cũng như thiết kế các quy trình phải rất chuẩn, đảm bảo đáp ứng được việc kinh d
Trang 1Quy trình xuất kho hàng hoá tại Công ty Thương mại và Dịch vụ
Mỹ Đình
Giới thiệu công ty
Công ty Thương mại và Dịch vụ Mỹ Đình (Mydico) có trụ sở tại số 27 Phố Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội Được thành lập năm 2002 với ngành nghề kinh doanh chính là phân phối mặt hàng mỹ phẩm chăm sóc tóc chuyên nghiệp nhập khẩu từ Hàn Quốc mang nhãn hiệu Obsidian Các sản phẩm được Công ty Mỹ Đình nhập khẩu trực tiếp từ Hàn Quốc về Việt Nam và Công ty là nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc, hệ thống phân phối sản phẩm chính được bán dưới 2 hình thức: Bán buôn cho các nhà phân phối mỹ phẩm (mỗi tỉnh có một nhà phân phối) và bán trực tiếp cho các Salon tóc
Với quy mô hoạt động trên toàn nước Việt Nam, với đội ngũ nhân viên lên đến hơn 100 người trong đó hơn 80% nhân sự thuộc bộ phận kinh doanh
Do đó có thể nói sự tồn tại và phát triển của công ty chủ yếu dựa kết quả bán hàng của phòng kinh doanh
Thực trạng quy trình xuất kho của công ty
Nghiệp vụ kinh doanh hàng ngày của công ty như sau: Sau khi đội ngũ nhân viên kinh doanh của phòng kinh doanh chăm sóc và giới thiệu sản phảm
Trang 2đến khách hàng, sẽ đặt đơn hàng và lên đơn đặt hàng rồi chuyển về cho bộ phận
kế toán, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận kho Bộ phận kho sẽ xuất hàng cho đội ngũ giao hàng và đội ngũ giao sẽ giao hàng đến tận kho của khách hàng
Như vậy, quy trình xuất kho là một mắt xích trong cả nghiệp vụ kinh doanh – hoạt động chính của công ty
Việc kinh doanh của công ty trong lĩnh vực mỹ phẩm ở Việt Nam chịu ảnh hưởng tính mùa vụ rất lớn, mùa kinh doanh chủ yếu là từ tháng 9 năm trước đến tháng 3 năm sau, các tháng còn lại thuộc ngoài mùa Doanh số bán hàng trong mùa và ngoài mùa có thể chênh nhau gấp 3 lần, như vậy đòi hỏi kế hoạch kinh doanh cũng như thiết kế các quy trình phải rất chuẩn, đảm bảo đáp ứng được việc kinh doanh của công ty trong suốt cả năm mà ít biến động nhất, cụ thể là phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu hiệu quả trong mùa vụ nhưng cũng không lãng phí hay đình đốn lúc ngoài mùa
Như ở trên có giới thiệu qua toàn bộ nghiệp vụ kinh doanh cũng như quy trình xuất kho của công ty là khá chặt chẽ và hợp lý Tuy nhiên trong thực tế công ty cũng gặp phải khá nhiều xáo trộn trong việc vận hành quy trình, nhất là những tháng cao điểm bán hàng, với doanh số thạm chí gấp 5 lần tháng thập điểm ngoài mùa Cụ thể với đội ngũ nhân viên giao hàng 4 người có thể hơi thừa trong những tháng ngoài mùa nhưng lại rất căng thẳng trong mùa
Nghiệp vụ của quy trình xuất kho có thể khái quát như sau: Sau khi kế toán lập phiếu xuất kho sẽ chuyển xuống bộ phận kho và bộ phận kho sẽ xuất
Trang 3hàng, sau khi xuất hàng ra khỏi kho, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành dán nhã phụ bằng tiếng việt (hàng nhập khẩu theo quy định của luật Việt Nam phải dán thêm tem phụ khi lưu thông ra thị trường) và tem chống hàng giả nhằm tránh việc bị nhái sản phẩm trên thị trường Sau đó mới đóng lại vào các thùng carton
và chở đi giao cho khách hàng
Nếu trong điều kiện bình thường thì đội ngũ giao hàng vẫn đáp ứng được, tuy nhiên khi doanh số cao đột biến tức có lượng đơn hàng nhiều và giá trị các đơn hàng lớn thì mọi việc trở nên chậm trễ thậm chí bị tắc nghẽn Việc này rất nghiêm trọng vì nếu việc giao hàng bị chậm trẽ có thể làm ảnh hướng đến cơ hội bán hàng của các đại lý là khách hàng của công ty, thậm chí có thể bị đại lý từ chối nhận hàng do chậm trễ Trong khi việc kinh doanh ngày càng trở nên cạnh tranh gay gắt và việc đội ngũ nhân viên kinh doanh đặt được đơn hàng cũng không hề dễ dàng
Những bất cập trong công tác quản lý và cách khắc phục
Thứ nhất, các đơn hàng vào mùa cao điểm thường nhiều và giá trị lớn,
tuy nhiên bộ phận liên quan, nhất là bộ phận kế toán chưa có việc sắp xếp các đơn hàng một cách hợn lý trước khi chuyển xuống bộ phận kho để xuất hàng, việc này có thể làm cho bộ phận kho khó kiểm soát được lượng hàng có thể xuất trong ngày
Để khắc phục vấn đề này, ban quản lý cần thiết kế lại quy trình, ngay từ bộ phận
kế toán là bộ phận sẽ chuyển phiếu xuất kho xuống cho bộ phận kho Hàng
Trang 4ngày, đầu giờ sáng, bộ phận kinh doanh sẽ lên đơn đặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định, một tiếng đầu giờ sáng chẳng hạn và bộ phận kế toán căn
cứ vào số lượng đơn hàng cũng như giá trị mỗi đơn hàng để lập phiếu xuất kho Quan trọng là bộ phận kế toán chỉ chuyển xuống bộ phận kho lượng đơn hàng
có thể xuất gọn trong buổi sáng, số đơn hàng còn lại có thể chuyển qua đầu giờ chiều mới lập phiếu xuất kho và chuyển xuống để bộ phận kho xuất hàng vào buổi chiều Số lượng đơn hàng phải đảm bảo giao hết trong ngày, nếu không thể hết được thì phải báo lên cho bộ phận kinh doanh để biết đàm phán lại với khách hàng, thậm chí báo cáo lên ban quản lý để có cách khắc phục, không loại trừ khả năng tuyển thêm người
Thứ hai, ngay việc bộ phận kế toán có sắp xếp đơn hàng hợp lý thì bộ
phận kho và giao nhận cũng vẫn có sự ùn tắc công việc một cách cục bộ Do đó
để khắc phục điểm này thì bộ phận giao hàng cũng cần chủ động sắp xếp các đơn hàng một cách hợp lý trước khi tiến hành các công việc của quy trình xuất hàng Để làm được việc này một cách trôi chảy, bộ phận giao hàng nên có một người làm trưởng bộ phận
Thứ ba, việc dán nhãn phụ và tem chống hàng giả chiếm khá nhiều thời
gian của công việc xuất hàng Việc này cùng với những công việc khác như đóng lại vào thùng carton… sẽ làm cho việc xuất hàng chíêm thêm thời gian Trong khi những công việc này có thể khắc phục được bằng nhiều cách, ví dụ như công ty có thể huy động toàn bộ nhân sự nghỉ một buổi cuối tuần để dán tem nhãn, hoặc có thể bố trí thêm người của bộ phận khác giúp bộ phận giao
Trang 5hàng dán tem nhãn vào ngày kiểm hàng ngay sau khi nhập hàng về kho, thậm chí tuyuển một người chuyên dán tem nhãn cho sản phẩm trong kho…
Thứ tư, hiện tượng ngoài mùa và trong mùa kinh doanh có doanh số
chênh lệch trung bình gấp 3 lần, chắc chắn nếu duy trì một đội ngũ nhân sự như nhau thì sẽ có hiện tượng lúc thừa nhân lực, lúc lại thiếu Để khắc phục điểm này ban lãnh đạo công ty có thể xem xét việc bố trí nhân sự cho bộ phận giao hàng Có thể chấp nhận phương án tăng người trong mùa và giảm người ngoài mùa nếu thấy dư thừa
Trong các hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp, hiện có một số lãng phí trong 7 loại lãng phí theo mô hình LEAN và cách loại bỏ lãng phí này.
Thứ nhất, sản xuất (hay nhập khẩu) thừa Hiện tại công ty đang duy trì
mức tồn kho gấp đôi lượng hàng bán được trong tháng, trong khi mỗi tháng công ty nhập khẩu hàng một lần và thời gian nhập cũng chỉ diễn ra trong 2 tuần
từ ngày lên đơn hàng cho đến khi nhận được hàng Có thể loại bỏ lãng phí này bằng cách giảm tồn kho xuống chỉ bằng doanh số trong tháng và đặt hàng ngay khi hàng tồn chỉ còn 50% so với doanh số tháng, vì khi đó mất 2 tuần để có hàng tiếp, như vậy sẽ đảm bảo hàng luôn đủ để xuất kho mà không lo lãng phí tồn kho
Thứ hai, lưu kho Như đã nói ở lãng phí trên, việc duy trì lượng hàng tồn
kho lớn gấp 2 lần doanh số tháng dẫn đến việc lưu kho sản phẩm dài gấp đôi so với nhu cầu thực, bên cạnh đó còn làm tăng các chi phí lưu kho như thuê kho,
Trang 6bảo quản… Cách khắc phục cũng giống ở trên là giảm tồn kho xuống một nửa tức còn bằng doanh số tháng
Thứ ba, Vận chuyển Như phần trên có đề cập đến sự không hợp lý của
quy trình xuất kho và giao hàng Hiện công ty đang gặp phải vấn đề giao hàng không kịp thời trong thời điểm vào mùa kinh doanh do lượng đơn hàng nhiều
và giá trị đơn hàng cao điều này gây khó khăn cho việc bán hàng trong khi hàng tồn kho lúc nào cũng đầy đủ Cách khắc phục lãng phí này đã được đề cập
ở trên tương đối chi tiết, trong đó chủ yếu là thiết kế lại quy trình giao hàng
Thứ tư, thao tác Trong các hoạt động của công ty hiện tại thao tác chưa
được chặt chẽ dẫn đến lãng phí, trong đó chủ yếu là khâu kế toán, kho và giao nhận Cụ thể khi có nhiều đơn hàng và phải xuất bán hàng nhiều thì rối ren nhưng cũng có những lúc không có hoặc ít có đơn hàng thì nhân sự các bộ phận này gần như không có việc, do đó có thể sắp xếp lại công việc cũng như mô tả lại công việc cho từng bộ phận, từng nhân viên Để khi ít đơn hàng thì nhân viên có thể làm những việc phụ như dán tem nhãn hàng, kiểm hàng, đóng hàng vào thùng carton, thậm chí cũng có thể sắp xếp lại kho bãi để khi phát sinh nhiều đơn hàng thì những việc chuẩn bị hay những việc phụ không làm ảnh hưởng nhiều đến việc chính là xuất hàng và giao hàng
Thay cho lời kết
Trong nền kinh tế có tính cạnh tranh cao như ngày nay, doanh nghiệp để tồn tại và phát triển đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao Và hơn nữa cần bố trí hợp
Trang 7lý và cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết, theo phương châm “tiết kiệm được một đồng cũng chính là đem lại lợi nhuận một đồng”
Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế Việt Nam cũng như toàn thế giới đang trong thời kỳ khủng hoảng Việc kinh doanh gặp không ít khó khăn,
để tồn tại đã khó, để phát triển được lại càng khó khăn gấp bội Do đó, tại bất bất kỳ một doanh nghiệp nào việc thiết kế, sắp xếp được một quy trình hoạt động hiệu quả cũng quan trọng không kém một chiến lược kinh doanh đúng đắn
để tồn tại và phát triển
Hà Nội, Ngày 29 tháng 8 năm 2009
Nguyễn Văn Trọng
Học viên lớp Gamba01.M02 Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế Griggs
Tài liệu tham khảo:
- Bài giảng trên lớp môn Quản trị hoạt động
- Thế giới phẳng – Thomas L Friedman
- Tài liệu được cung cấp bởi Công ty Thương mại và Dịch vụ Mỹ Đình
- Operations Managerment – James B Dilworth, MaGraw-Hill, 1996
- Web site: http://my.opera.com/hungqtkd/blog/qtsx