Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ chi tiết
Sổ cái Nhật ký chung
tại công ty
2.2.1. Các phương thức bán hàng trong công ty
Công ty tiêu thụ hàng hoá theo các phương thức bán buôn (bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng) và bán lẻ
- Phương thức bán buôn:
+ Đối với phương thức bán buôn qua kho: Công ty căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hàng hoặc công ty chuyển hàng đến kho khách hàng, chi phí vận chuyển thường là do đơn vị chịu. Theo phương thức này công ty có điều kiện theo dõi quản lý trực tiếp tình hình nhập, xuất, tồn kho cũng như tình trạng bảo quản hàng hoá, tránh được tình trạng thất thoát.
+ Đối với phương thức bán buôn chuyển thẳng: do mặt hàng kinh doanh của công ty phần lớn là hàng nhập khẩu, chúng được nhập về hoặc được vận chuyển về bằng đường hàng không hoặc đường biển. Trong khi đó khách hàng của công ty ở những địa điểm khác nhau, do đó khi hàng nhập về sân bay, bến cảng nếu xa kho của công ty mà gần địa điểm của khách hàng thì hàng sẽ được vận chuyển thẳng từ sân bay, bến cảng về kho của khách hàng hoặc địa điểm do khách hàng quy định.
Chứng từ của nghiệp vụ bán buôn là "Hoá đơn GTGT" do phòng kế toán lập - Phương thức bán lẻ:
Việc bán hàng chủ yếu cho người tiêu dùng khi họ có nhu cầu, đồng thời để giới thiệu sản phẩm hàng hoá.
Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là "Hoá đơn GTGT" do phòng kế toán lập và được lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh.
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng tại công ty2.2.2.1. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng 2.2.2.1. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
ty thông qua các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng. Đó là căn cứ để xác định quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bên và cũng để phòng bán hàng làm đầy đủ các thủ tục chứng từ bán hàng. Tuy nhiên đối với phương thức bán lẻ tại công ty thì quá trình bán hàng đơn giản hơn, thông thường khách hàng đến công ty đề nghị mua hàng, thực hiện quá trình mua hàng và thanh toán tiền ngay.
* Chứng từ:
- Giấy đề nghị mua hàng (đối với khách hàng mua lẻ), đơn đặt hàng (đối với khách hàng mua theo hợp đồng)
- Hợp đồng mua bán: nếu bán buôn hoặc bán với số lượng lớn
- Hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng thông thường: được lập khi công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho người mua
- Phiếu xuất kho
- Phiếu thu, giấy ghi nhận nợ - Các chứng từ khác có liên quan * Sổ kế toán:
- Các sổ chi tiết: sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết phải thu của khách hàng... - Sổ tổng hợp: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản ( sổ cái TK511, sổ cái TK632, sổ cái TK 131....)
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Việc tiêu thụ hàng hoá ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động của công ty. Để phản ánh doanh thu bán hàng công ty sử dụng TK511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ" với các tài khoản chi tiết:
TK5111: Doanh thu Laptop
TK5112: Doanh thu lắp đặt Camera TK5113: Máy tính bộ
2.2.2.3. Thủ tục bán hàng
* Đối với khách hàng mua buôn, mua với số lượng lớn: (1) (2)
(5) (3) (6)
(4)
(1) Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của công ty thì giao dịch với công ty thông qua các đơn đặt hàng. Căn cứ vào kế hoặch tiêu thụ của công ty và các đơn đặt hàng, phòng kỹ thuật sẽ xem xét hàng hoá trong kho có đáp ứng được yêu cầu của đơn đặt hàng không.
(2) Khi hàng hoá đủ đáp ứng yêu cầu phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế cùng yêu cầu xuất hàng
(3) Hợp đồng được chuyển đến phòng kế toán. Căn cứ hợp đồng kế toán vật tư hàng hóa tiến hành lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho (3 liên)
(4) Kế toán hàng hoá chuyển hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho xuống cho thủ kho
(5) Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất hàng cho khách hàng
(6) Thủ kho gửi lại 2 liên cho phòng kế toán, liên còn lại thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho.
* Đối với khách hàng mua lẻ:
Việc thực hiện ký hợp đồng là không cần thiết, công ty căn cứ vào yêu cầu và lập hoá đơn theo yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Thủ kho Phòng kế toán
2.2.2.5. Trình tự ghi sổ
- Kế toán hàng hoá căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng lập hoá đơn GTGT (Biểu 2.1). Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để luân chuyển
- Hàng ngày sau khi bán hàng căn cứ vào hoá đơn, chứng từ nhận được, kế toán hàng hoá sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết doanh thu theo bút toán: Nợ TK 111, 112,131…: tổng số tiền thanh toán
Có TK 511 (5111, 5112, 5113): doanh thu bán hàng Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra
và căn cứ vào số liệu trên sổ nhật ký chung vào sổ cái tài khoản 511
- Sổ nhật ký chung (Biểu số 2.3): được dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh
- Sổ chi tiết doanh thu (Biểu số 2.4): Sổ này được mở chi tiết cho từng loại hàng (tủ lạnh, điều hoà, máy giặt..), các chỉ tiêu được phản ánh trên sổ này giúp ta nhận biết được doanh thu của mỗi loại sản phẩm
- Sổ cái TK511 (Biểu số 2.5): phản ánh toàn bộ doanh thu hoạt động bán hàng của công ty
* Ví dụ:
Ngày 13/12/2011 Công ty có bán cho ông Đặng Hữu Hải Công ty TNHH Thiệ Nhân 02 Laptop Samsung RV 409 (Ci3- 320Gb- 2G), đơn giá chưa thuế GTGT là 11.500.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%. Ông Cường đã thanh toán bằng chuyển khoản
Ngày 07/11/2010 Công ty có bán cho ông Hoàng Văn Hiệp Cổng Thông Tin – Giao Tiếp Điện Tử Tỉnh Vĩnh Phúc 02 máy ảnh Canon EOS, đơn giá bán chưa thuế 34.000.000 đồng, thuế suất thuế GTGT là 10%. Cổng Thông
Tin – Giao Tiếp Điện Tử Tỉnh Vĩnh Phúc đã thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản
Ngày 12/10/2011 Công ty bán cho ông Đinh Đức Dân Hội bảo trợ người tàn tật và trẻ em mô côi tỉnh Vĩnh Phúc 01 Máy Photo Tosiba E600, đơn giá bán chưa thuế 70.000.000 đồng, thuế suất thuế GTGT 10%, khách hàng đã thanh bằng chuyển khoản
Biểu 2.1: Mẫu hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01 GTKT3/001 Liên 3 (dùng để thanh toán)
Ngày 13 tháng 12 năm 2011
Ký hiệu:AA/11P 0015829 Đơn vị bán : Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Đống Đa – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc Số tài khoản: 018704067779999
Mã số: 2500153394
Điện thoại: 0211.3720.979
Họ tên người mua hàng: Đặng Hữu Hải Tên đơn vị: Công ty TNHH Thiện Nhân
Địa chỉ: 86 Mê Linh – Đống Đa – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc Số tài khoản:
Mã số: 2500390619
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 01 Laptop Samsung RV 409 (Ci3- 320Gb- 2G) Chiếc 02 11.500.000 23.000.000 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT Tổng cộng thanh toán 23.000.000 2.300.000 25.300.000 Số tiền viết băng chữ: Hai mươi lăm triệu ba trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01 GTKT3/001 Liên 3 (dùng để thanh toán)
Ngày 25 tháng 11 năm 2011
Ký hiệu:AA/11P 0015801
Đơn vị bán : Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Đống Đa – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc Số tài khoản: 018704067779999
Mã số: 2500153394
Điện thoại: 0211.3720.979
Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Hiệp
Tên đơn vị: Cổng Thông Tin – Giao Tiếp Điện Tử Tỉnh Vĩnh Phúc Địa chỉ: 396 Mê Linh – Khai Quang – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc Số tài khoản: 3123.2.1098529
Mã số: 2500.375.096
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ngay sau khi nhận được hàng
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
01 Máy ảnh canon EOS 60D Chiếc 02 34.000.000 68.000.000 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT Tổng cộng thanh toán 68.000.000 6.800.000 74.800.000 Số tiền viết băng chữ: Bảy mươi tư triệu tám trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số:01 GTKT3/001 Liên 3 (dùng để thanh toán)
Ngày 12 tháng 10 năm 2011
Ký hiệu: AA/11P 0000911
Đơn vị bán : Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Đống Đa – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc Số tài khoản: 018704067779999
Mã số: 2500153394
Điện thoại: 0211.3720.979
Họ tên người mua hàng: Đinh Đức Dân
Tên đơn vị: Hội bảo trợ người tàn tật và trẻ em mô côi tỉnh Vĩnh Phúc Địa chỉ: Đống Đa – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc
Số tài khoản: 812321109458 Mã số:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ngay sau khi nhận được hàng
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
01 Máy Photo Tosiba E600 Chiếc 01 70.000.000 70.000.000 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT Tổng cộng thanh toán 70.000.000 7.000.000 77.000.000 Số tiền viết băng chữ: Bảy mươi bảy triệu đồng chẵn
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.2: Mẫu phiếu thu
Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc
Mẫu số 01-TT QĐ 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006
PHIẾU THU Quyển số: 8
Ngày 06 tháng 11 năm 2011 Số : 156.1 Nợ : TK 1111 Có Có : : TK 511 33311 Họ tên người nộp tiền: Khổng Mạnh Hùng
Địa chỉ: Xã Yên Thạch – Huyên Sông Lô – Tỉnh Vĩnh Phúc Lý do nộp: Trả tiền mua Laptop Dell N5110
Số tiền: 14.500.000
Viết bằng chữ: Mười bốn triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Kèm theo: 02 Chứng từ gốc Ngày 06 tháng 11 năm 2010 Giám đốc (Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ): Mười bốn triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc
Mẫu số 01-TT QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006
PHIẾU THU Quyển số: 8
Ngày 08 tháng 11 năm 2011 Số : 1523 Nợ : TK 1111 Có Có : : TK 511.2 33311 Họ tên người nộp tiền: Phạm Thị Thu hương
Địa chỉ: Xã Đồng Văn – Huyện Yên Lạc – Tỉnh Vĩnh Phúc Lý do nộp: Trả tiền mua hàng
Số tiền: 12.000.000
Viết bằng chữ: Mười hai triệu đồng chẵn Kèm theo: 02 Chứng từ gốc Ngày 08 tháng 11 năm 2010 Giám đốc (Ký, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu đồng chẵn
Biểu 2.3: Mẫu sổ Nhật ký chung
Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc
Mẫu số S03a- DN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2011 Đơn vị tính : VNĐ
NT GS Chứng từ Diễn giải ghi Đã SC STT dòng TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có A B C D E F G 1 2 Số trang trước chuyển sang 2.956.250.500 2.956.250.500 ... … ... ... ... ... 16/12 HĐ 0015831 16/12 Bán máy chiếu H-PEC cho THCS Tích Sơn 1121 511 33311 26.125.000 23.750.000 2.375.000 … … … … … … 18/12 0015835HĐ 18/12 Bán máy tính cho Công ty TNHH Haesung Vina 131 5111 33311 34.617.000 31.470.000 3.147.000 20/11 0015837HĐ 20/12 Bán Loa F&D A110 cho Anh Bùi Văn Huy 1111 511 3331 5.225.000 4.750.000 475.000 ... ... ... ... ... ... 25/12 0015842HĐ 25/12 Bán máy in HP 1005 cho Trường quân sự quân khu 2 112 511 3331 6.919.000 6.290.000 629.000 ... ... ... ... ... Cộng chuyển sang trang sau 3.725.560.000 3.725.560.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu
Biểu 2.4: Mẫu sổ Chi tiết doanh thu
Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc
Mẫu số S38- DN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đối tượng: Laptop
Quí IV năm 2011
Đơn vị tính: VNĐ
NTGS SHChứng từNT Diễn giải TK đ/ư NợSố phát sinhCó
….. ….. …. … ….. …..
20/10 0015832HĐ 20/10 Bán Laptop Sony Vaio EH 1111 19.250.000
… … … … …
10/11 0015840HĐ 10/11 Bán Laptop Asus
K43E – VX113 131 13.150.000
… … … … …
28/12 015849HĐ 28/12 Bán Laptop Dell Vostro 1450 112 15.300.000
…. …. …. ….. …. …… ……. Cộng PS 235.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Biểu 2.5: mẫu sổ Cái TK511
Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc
Mẫu số S03b- DN
Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu tài khoản: 511
Năm: 2011 Đơn vị tính:1000 VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải NKC TK đ/ư Số phát sinh SH NT Trang số STT dòng Nợ Có A B C E G H 1 2 …… 16/09 0015823HĐ 16/09 Bán máy tính bộ 1111 8.500 …. 20/09 0015825 20/09 Bán và lắp đặt Camera 131 36.000 ... 08/11 HĐ 0015827 08/11 Bán ở cứng di động laptop 1111 5.250 …. …… ….. …. …. … .. 31/12 K/C 12/11 K/c doanh thu hàng bán bị trả lại 531 10.490 31/12 K/C 17/12 KC DTT 511→911 911 2.695.354,5 Số PS trong kỳ 3.035.043,5 3.035.043,5 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người lập biểu
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
Hiện nay công ty Công ty Cổ Phần Thiên Tân
Địa chỉ: 72 Mê Linh – Vĩnh Yên – Vĩnh Phúc đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng hoá xuất kho tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
2.2.3.1. Cách xác định giá vốn hàng xuất bán tại công ty
Giá vốn hàng
xuất bán =
Trị giá mua của hàng xuất
bán
+ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán
Trong đó: Trị giá mua của
hàng xuất bán =
Đơn giá bình quân hàng xuất bán × Số lượng hàng xuất bán Đơn giá bình quân hàng xuất bán = Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hoá nhập kho trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập kho trong kỳ
- Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra: được phân bổ theo trị giá mua của hàng hoá
Ví dụ: có số liệu về Laptop quí IV năm 2011
Chỉ tiêu Số lượng (chiếc) Trị giá (đồng)
Tồn đầu kỳ 10 145.000.000
Nhập trong kỳ 25 435.000.000
Trong quí công ty bán được 30 chiếc.
Đơn giá bình quân xuất bán của Laptop
10 + 25
Trị giá mua của Laptop xuất bán
trong kỳ =
30* 16.571.428 = 497.142.857đ
- Chi phí mua hàng phân bổ cho laptop bán ra trong kỳ là: 2.450.000 - Giá vốn của laptop
= 497.142.857đ + 2.450.000 = 499.592.857đồng
2.2.3.2. Phương pháp kế toán * Tài khoản sử dụng:
Để kế toán giá vốn hàng bán công ty sử dụng các tài khoản kế toán: - TK 632: giá vốn hàng bán
- Một số tài khoản liên quan như TK156, TK157…
* Chứng từ và sổ kế toán sử dụng:
- Phiếu xuất kho (Biểu 2.6)
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu 2.7) - Sổ cái TK 632 (Biểu 2.8)
* Trình tự ghi sổ: Hàng ngày khi xuất kho kế toán chưa xác định được trị giá vốn của hàng bán nên chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho để theo dõi số lượng xuất trên sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Cuối kỳ khi đã tính được trị giá vốn hàng xuất