QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾCHUYÊN NGÀNH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER B

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

CHUYÊN NGÀNH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

ĐỀ TÀI:

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hậu

Mã sinh viên: 1211120044 Lớp: Anh 10 – K51 – Kinh tế Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Vũ Chí Lộc

Hà Nội, tháng 08 năm 2015

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 8

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 8

1.1.1 Tóm tắt sơ lược về công ty 8

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 8

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 9

1.1.4 Bộ máy tổ chức hành chính của công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô 11

1.1.4.1 Đại hội đồng cổ đông 11

1.1.4.2 Hội đồng quản trị 12

1.1.4.3 Ban kiểm soát 12

1.1.4.4 Giám đốc điều hành 12

1.1.4.5 Phó giám đốc 12

1.1.4.6 Phòng Tổ chức hành chính 12

1.1.4.7 Phòng Tài chính kế toán 12

1.1.4.8 Trung tâm vận tải hàng hóa 13

1.1.5 Tình hình kinh doanh giai đoạn 2013 - 2015 13

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 16

2.1 Khái quát chung 16

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty Cổ Phần Mai Linh Đông Đô 17

2.2.1 Ký hợp đồng giao nhận 17

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 17

2.2.3 Nhận lệnh giao hàng (D/O) 18

2.2.4 Làm thủ tục hải quan 18

2.2.5 Nhận hàng 19

2.2.6 Bàn giao chứng từ, thanh toán với khách hàng 20

2.2.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 20

2.3 So sánh lý thuyết với thực tế 21

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 22

3.1 Thuận lợi 22

3.2 Bất lợi 22

3.3 Đề xuất giải pháp 23

KẾT LUẬN 25

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Viết tắt Giải thích

8 D/O Delivery Order (lệnh giao hàng)

9 TKHQĐT Tờ Khai Hải Quan Điện Tử

10 FCL Full Container Load (hàng nguyên container)

11 P&G Procter And Gamble

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ

Bảng 1: Bộ máy tổ chức hành chính của công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô 11Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty giai đoạn 2013 – 2014 13Bảng 3: Kết quả kinh doanh tháng 1-7/2015 của bộ phận trung tâm vận tải hàng hóa 14Bảng 4: Quy trình khai báo hải quan 19

LỜI MỞ ĐẦU

Trên thế giới ngày nay, nền kinh tế không chỉ đơn thuần với các sản phẩm vật chất

cụ thể, mà bên cạnh đó còn tồn tại với các sản phẩm dịch vụ Dịch vụ đã được coi làngành kinh tế thứ ba và là ngành công nghiệp không khói Ở các nước phát triển, tỷ trọngdịch vụ trong tổng sản phẩm quốc dân thường rất cao Nhiều tổ chức cá nhân đầu tưkhông ít tiền vào các hoạt động dịch vụ bởi lẽ đơn giản là nó đem lại hiệu quả kinh tế vàđang là xu thế thời đại

Việt Nam cũng là một trong những nước đang phát triển về các dịch vụ giao nhậnvận tải hàng hóa Nhận thấy được điều này nên sau một thời gian học các môn nghiệp vụ

và theo yêu cầu của Nhà trường về đợt thực tập giữa khóa, em đã xin được thực tập 5tuần tại công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô Với kiến thức được học trên lớp cùng

những thông tin hữu ích tích lũy trong thời gian thực tập, em xin chọn đề tài “Phân tích

quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty

Cổ Phần Mai Linh Đông Đô” nhằm tìm hiểu và đi vào thực tế các nghiệp vụ cũng như

phân tích tình hình phát triển hệ thống giao nhận hàng hóa của công ty nói riêng cũngnhư của nước ta nói chung

Đề tài được kết cấu gồm 3 phần:

Chương 1: Tổng quan về công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô

Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô.

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu của công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô

Để hoàn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cảm ơn Ban Giám Đốc và các anh chịnhân viên trong Trung tâm vận tải hàng hóa của công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô đãtạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập tại công ty trong thời gian qua Đặc biệt em xinchân thành cảm ơn tới các cô chú và các anh chị Nguyễn Thị Hồng Anh, Lê Tiến Bắc và

Lê Giang Nam đã nhiệt tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, cung cấp số liệu, chứng từ vàchỉ dạy những kinh nghiệm quý báu trong quá trình em thực tập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn tới PGS.TS Vũ Chí Lộc – Người đã hết lòng hướngdẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp những thắc mắc cho em trong quá trình viết đề tài

Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian thực tập ngắn cùng với sựhiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo thực tập này không tránh khỏi những sai sót Rấtmong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em được hoàn thiện hơn.

Hà Nội, ngày 29 tháng 07 năm 2015

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hậu

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ

1.1.1 Tóm tắt sơ lược về công ty

Tên doanh nghiệp Công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô

Tên giao dịch Mai Linh Dong Do joint stock company

Tên trụ sở Số 47, Đường Kim Đồng, P Giáp Bát,

Q Hoàng Mai, Hà NộiLoại hình công ty Công ty cổ phần

thành viên của Tổng công ty tập đoàn Mai Linh Đông Bắc Bộ

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là kinh doanh dịch vụ du lịch Trải quanhiều năm xây dựng và trưởng thành, công ty luôn là lá cờ đầu trong những công ty thànhviên cùng hệ thống Mai Linh hoạt động tại khu vực miền Bắc Là một trong những công

ty có uy tín nhất về dịch vụ Taxi và xe cho thuê tại khu vực miền Bắc mà đặc biệt là tạikhu vực Hà Nội Cho đến nay, công ty đã khẳng định được vai trò của mình và từng bước

đi lên trong nền kinh tế thị trường

Đầu năm 2011: Trên đà phát triển, công ty đã mở rộng quy mô, kinh doanh đầu tưlấn sang cả lĩnh vực vận tải và giao nhận hàng hóa với quy mô cả trong nước lẫn quốc tế

Dù mới ra đời trong lĩnh vực này, nhưng công ty lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệpvới hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải, logistics Công ty luôn cónhững khóa huấn luyện đặc biệt được tổ chức tại công ty nhằm giúp nhân viên nắm vữngnghiệp vụ và nâng cao tay nghề trong quá trình làm việc Bên cạnh đó, công ty cũng sởhữu riêng rất nhiều phương tiện chuyên chở hiện đại (xe container, xe tải,…) phục vụ đắclực cho hoạt động vận tải và giao nhận hàng hóa

Chính thức đi vào hoạt động mới được hơn 4 năm nhưng công ty đã đạt được nhữngthành quả nhất định về kinh doanh, có những bước đi ban đầu bền vững Nhiều kháchhàng quốc tế lớn như Unilever, P&G… đã trở thành khách hàng thường xuyên của công

ty Công ty ngày càng có được niềm tin của khách hàng và ngày càng tăng được thị phần

Vì vậy, công ty thành viên này đang ngày càng đứng vững và phát triển

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Chức năng: công ty tập trung vào hai chức năng chính:

- Tập trung vào hoạt động vận tải hành khách bằng taxi, lĩnh vực đã và đang chiếmthế mạnh trên thị trường miền Bắc

- Hoàn thiện và phát triển hơn nữa lĩnh vực vận tải và giao nhận hàng hóa

Nhiệm vụ:

- Xây dựng, tổ chức công tác kinh doanh và quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả,đảm bảo đầu tư, mở rộng kinh doanh, bù đắp chi phí

- Từng bước ổn định mở rộng kinh doanh, tăng cường công tác quản lý, phát hiện

và điều chỉnh kịp thời những sai lệch nhằm hạn chế những tổn thất về kinh tế

- Kinh doanh trên cơ sở bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện chế độ hoạchtoán kinh tế độc lập, nộp thuế cho nhà nước theo đúng quy định

- Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của nhà nước, thực hiện đúng cáccam kết trong hợp đồng kinh tế liên quan

1.1.4 Bộ máy tổ chức hành chính của công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô

Bảng 1: Bộ máy tổ chức hành chính của công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô

Nguồn: Phòng tổ chức hành chính

Chức năng của từng bộ phận như sau:

1.1.4.1 Đại hội đồng cổ đông

Quyết định các cổ phần và tổng số cổ phần được quyết định chào bán của từng loại,quy định mức cổ tức hàng năm của từng loại

Bầu và miễn nhiệm các hội đồng cổ đông, xem xét và xử lý các vi phạm của hộiđồng cổ đông và ban kiểm soát khi gây thiệt hại cho công ty

Hội đồng quản trji

Ban kiểm soát

Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty, sửa đổi bổ sung điều lệ của công ty vàthông qua báo cáo tổ chức hàng năm và mỗi năm Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất 1 lần.

1.1.4.2 Hội đồng quản trị

Gồm có 05 thành viên làm việc theo chế độ tập thể

Mọi vấn đề liên quan đến vấn đến quyền hạn nhiệm vụ của Hội đồng quản trị đềuđược xem xét tại các phiên họp mỗi thành viên của hội đồng quản trị có 1 phiếu biểuquyết, không thành viên nào của HĐQT có quyền quyết định cá nhân

HĐQT họp thường kỳ mỗi quý ít nhất 1 lần ngoài ra còn có thể họp thường trongtrường hợp cần thiết

1.1.4.3 Ban kiểm soát

Gồm 3 thành viên và có 1 thành viên có trình độ chuyên môn kế toán Ban kiểmsoát được lập ra để kiểm tra giám sát quản lý điều hành của hội đồng quản trị và giám sátcủa người quản lý của công ty

Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn của công ty

Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ với các cơquan hữu trách, tìm và sử dụng nguồn vốn.

Quản lý tài sản của công ty, thu hồi công nợ, tính lương, tính toán xác định giáthánh sản phẩm

Kiểm tra hướng dẫn cán bộ vật tư làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ thanh toán

1.1.4.8 Trung tâm vận tải hàng hóa

Tiếp nhận đơn đặt hàng, làm thủ tục chứng từ, đảm bảo thủ tục hợp lệ để giao nhậnhàng hóa, làm việc với các cơ quan chức năng liên quan (Hải quan, Bộ công thương,Trung tâm kiểm định chất lượng hàng hóa…)

Tiến hành các hoạt động nhằm chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hànghiện tại, đồng thời lập kế hoạch khai thác những khách hàng tiềm năng khác

1.1.5 Tình hình kinh doanh giai đoạn 2013 - 2015

Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty giai đoạn 2013 – 2014

Có được điều này là do doanh nghiệp mở rộng địa bàn kinh doanh, mua sắm thêm

xe đồng thời tuyển thêm lao động, tạo điều kiện giúp đỡ công nhân viên học tập và nângcao tay nghề Ngoài ra, việc cắt giảm bớt lương cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phítăng lợi nhuận Trong đà này, công ty chắc chắn sẽ có những thành tựu to lớn hơn trongtương lai

Tình hình kinh doanh giao nhận hàng hóa bằng đường biển

Bảng 3: Kết quả kinh doanh tháng 1-7/2015 của bộ phận trung tâm vận tải hàng

Tuy là một lĩnh vực rất mới với công ty, số lượng nhân lực và ngân sách phục vụ tại

bộ phần này vẫn còn hạn chế Tuy nhiên, nhìn vào những kết quả mới nhất về doanh thu,lợi nhuận mà bộ phận trung tâm gặt hái được thì đây chính là mảng kinh doanh tiềm năng

của công ty Lợi nhuận khá ổn định mặc dù có sự biến động chi phí đáng kể trong thờigian này ảnh hưởng bởi chính sách của nhà nước (điểu chính giá xăng dầu, tăng phí cầuđường,…).

Hiện nay, bộ phận trung tâm vận tải và giao nhận hàng hóa đang cung cấp các dịch

vụ giao nhận chủ yếu và chủ lực của mình là: xuất nhập khẩu bằng vận tải biển(container) Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay vì vận tải hàng hóabằng đường biển là phương thức vận tải tiết kiệm nhất, vì thông thường, chi phí thấp hơn

10 lần so với vận tải bằng đường hàng không Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhucầu của thị trường, công ty không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằng cáchthỏa thuận giá cước tốt nhất với các công ty hàng hải

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

MAI LINH ĐÔNG ĐÔ

2.1 Khái quát chung

Một số mặt hàng, khách hàng và đối tác mà trung tâm thường xuyên giao nhận và hợp tác kinh doanh:

- Hàng hóa chuyên chở và giao nhận:

+ Hoa quả (ớt, sầu riêng, chôm chôm, thanh long, mít, ngô, xoài, nhãn, quýt )+ Nông sản (gạo, cám ngô,…)

+ Hàng điện tử (linh kiện, máy móc, phụ tùng lắp ráp, đồ gia dụng…)

+ Hàng công nghiệp (hàng dệt may,…)

+ Rau củ (cà rốt, hành, súp lơ, bắp cải, tỏi,…)

+ Hàng mỹ phẩm

+……

- Khách hàng: được phản hồi khá tích cực về chất lượng dịch vụ, linh hoạt trong xử

lý chứng từ cũng như mức độ giao hàng đúng giờ đã giúp cho công ty bước đầu lấy đượclòng tin của khách hàng Nhiều chủ hàng đã trở thành khách hàng thường xuyên của công

ty Điển hình phải kể đến sự hợp tác gần đây với các tập đoàn lớn là Unilever và P&G,công ty thường xuyên giúp Unilever chuyên chở và giao nhận bán thành phẩm và thànhphẩm của một số sản phẩm như: bột giặt, dầu gội đầu và mỹ phẩm

- Đối tác kinh doanh:

Đối với lĩnh vực vận tải hàng hóa, công ty sở hữu trên dưới 500 xe container, xe tảicác loại Bên cạnh đó, trung tâm cũng hợp tác với các công ty vận tải khác để đảm bảothuận lợi hơn khi chuyên chở và giao nhận, trung tâm thường xuyên ký hợp đồng với cáccông ty hàng hải và hàng không Việt Nam để thực hiện các thương vụ vận chuyển vàgiao nhận hàng hóa bằng đường biển và hàng không Trong đó:

Đường biển: Công Ty Cổ Phần Vận Tải Biển Và Thương Mại Hàng Hải và Công tyTNHH XNK Thương Mại và Dịch Vụ Đại Dương

Hàng không: Việt Nam airline

Nguồn: tự tổng hợp từ các báo cáo của trung tâm

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty Cổ Phần Mai Linh Đông Đô

2.2.1 Ký hợp đồng giao nhận

Sau khi tìm và liên hệ với những khách hàng tiềm năng, nhân viên trong bộ phậntrung tâm sẽ gửi báo giá cho các đối tác cùng những điều khoản, đề nghị của công ty(chào hàng) Soạn thảo hợp đồng dựa trên các hợp đồng đã có trước đó bằng tiếng Việt,Anh hoặc Nga tùy đối tác Trao đổi thương thảo về các điều khoản của hợp đồng quaemail (đàm phán) Sau khi hai bên đã hoàn toàn đồng ý với các điều khoản, tiến hành kýkết hợp đồng

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Trước khi gửi hàng về Việt Nam các Đại lý nước ngoài đều gửi thông báo chi tiết

về lô hàng cho Mai Linh Đông Đô bằng fax hoặc e-mail bao gồm một số chứng từ cơ bảnsau:

- Vận đơn chính (MBL): Trên vận đơn chính thể hiện số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số ký, số khối

- Vận đơn phụ (HBL): Trên vận đơn thể hiện số vận đơn phụ, chuyến tàu, ngày tàu chạy

- Bảng liệt khai hàng hóa (Manifest)

- Hóa đơn (Invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing list) của lô hàng và các giấy tờ khác (nếu có)

Tùy theo đặc điểm của từng lô hàng mà bộ chứng từ cần có thêm các giấy tờ khác.Ngoài ra, khách hàng còn phải cung cấp giấy giới thiệu cho Công ty để thuận tiện trongviệc làm chứng từ ở Hải quan, các hãng tàu và cảng…Các chứng từ sao y cần có chữ ký

và xác nhận của chủ hàng và chủ hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật

Các nhân viên trong trung tâm phải có trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp của cácthông tin và số liệu trên bộ chứng từ Sau đó nhân viên giao nhận cần phải căn cứ theothông báo này tiến hành theo dõi và kiểm tra hành trình của chuyến tàu với hãng tàu

2.2.3 Nhận lệnh giao hàng (D/O)

Sau khi nhận được vận đơn hoặc giấy thông báo hàng đến (Arrival notice) Nhânviên kiểm tra ngày tháng cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận chủ động liênlạc với hãng tàu là tàu đã về hay chưa, lúc nào sẽ cập cảng dỡ Sau khi biết tàu đã cậpcảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn surrender và giấy giới thiệu cùng với chứngminh thư (nếu có) đi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trêngiấy báo hàng đến để lấy D/O

Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơnsurrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên của văn phòng đại diện hãng tàu, nhânviên này sẽ tiếp nhận và sẽ đưa ra mức phí phải đóng Tùy theo phương hướng kinhdoanh của mỗi hãng tàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau Ví dụ phí chứng từ, phíCFS, phí D/O v.v…

Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giátrị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công tyMLDD) nhận D/O và các biên Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diệnđóng con dấu của hãng tàu (Tại Việt Nam)

Nhân viên giao nhận đối chiếu nội dung D/O với vận đơn ngay khi còn ở đại lýhãng tàu nhằm phát hiện sai sót của D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/Okhông có giá trị hiệu lực

2.2.4 Làm thủ tục hải quan.

Việc khai hải cho hàng nhập khẩu sẽ được nhân viên khai hải quan tiến hành khaibáo bằng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS của công ty Mai Linh Đông Đô sau khinhận được giấy Thông báo hàng đến của hãng tàu