QUY TRÌNH MUA HÀNG tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư và PHÁT TRIÊN đô THỊ LONG GIANG

bộ máy hoạt động và đã ban hành được rất nhiều các qui trình tác nghiệpđể phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.. Giúp các bộ phận biết rõ các bước công việc mình cần phải th

QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ

PHÁT TRIÊN ĐÔ THỊ LONG GIANG

1.

Đặc thù hoạt động của Công ty Long Giang là đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây lắp nền móng dẫn đến việc phát sinh mua vật tư, thiết

bị diễn ra thường xuyên Bên cạnh đó vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong việc cấu thành nên giá thành của Công ty chiếm khoảng 60% trong giá thành

Do đó việc hoàn thiện các quy trình hoạt động tác nghiệp tại công ty là một vấn đề hết sức quan trọng để Công ty hoạt động một cách có hiệu quả nhất, trong đó Qui trình mua hàng là một trong những qui trình tác nghiệp quan trọng của Công ty Vì vậy tôi chọn qui trình này để phân tích những bất cập hay nhược điểm cho công tác quản lý tại Công ty Long Giang

2 Thông tin chung

Công ty Long Giang là Công ty được thành lập tháng 10/2001 hoạt động trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất động sản và thi công xây lắp nền móng các Công trình cao tầng Qua gần 10 năm hoạt động Công ty đã

có chỗ đứng trên thị trường và trở thành một trong 04 Công ty dẫn đầu trong lĩnh vực thi công cọc khoan nhồi và tầng hầm các Công trình cao tầng, bên cạnh đó trong quá trình phát triển Công ty đã hoàn thiện được

Trang 1

bộ máy hoạt động và đã ban hành được rất nhiều các qui trình tác nghiệp

để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Qui trình mua hàng được đề cập dưới đây được xây dựng và ban hành thực hiện lần đầu vào năm 2007 trong qua trình áp dụng đã được sửa đổi lần thứ 2 vào tháng 09 năm 2008

3 Mô tả quy trình mua hàng

Quy định thống nhất về trình tự mua hàng hóa – dịch vụ phục vụ cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phục vụ khách hàng

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

- Quy trình này áp dụng cho việc mua các hàng hoá - dịch vụ của toàn bộ công ty

- Đối với các đơn vị được lập nên theo hợp đồng hợp tác liên danh, thực hiện theo hợp đồng hợp tác liên danh, qui trình này mang tính chất tham chiếu

3 TÀI LIỆU LIÊN QUAN

- Quy trình cung cấp dịch vụ thi công xây lắp (QT12-LGL)

- Quy trình kiểm soát dự án đầu tư (QT18-LGL)

- Quy trình quản lý kho (QT20-LGL)

4 ĐỊNH NGHĨA

- P QLDA : Phòng quản lý dự án

- TGĐ : Tổng giám đốc (hoặc người được ủy quyền)

5 QUY TRÌNH: Mua vật tư chính, thiết bị, hàng hóa

5.1.1 Lưu đồ

TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH DIỄN GIẢI

Đơn vị

Phòng QLDA

TGĐ

Phòng QLDA/đơn vị

Phòng QLDA/đơn vị

TGĐ

Phòng QLDA/đơn vị

TGĐ

Phòng ban, đơn vị

5.1.2.1

5.1.2.2 5.2.2.3

5.1.2.4

5.1.2.5

5.1.2.6

5.1.2.7

5.1.2.8

5.1.2 Diễn giải

5.1.2.1 Kế hoạch mua hàng

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, các đơn vị có nhu cầu lập đề nghị cấp vật

tư thiết bị theo BM01.19-LGL để trình TGĐ phê duyệt

ĐỀ NGHỊ CẤP V.TƯ,TH.BỊ

PHÊ DUYỆT

MỜI CHÀO GIÁ, GIỚI THIỆU NĂNG LỰC

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG

ỨNG

LẬP ĐƠN HÀNG, HỢP

ĐỒNG

KÝ ĐƠN HÀNG, HỢP

ĐỒNG

THỰC HIỆN MUA HÀNG PHÊ DUYỆT

Đề nghị cấp vật tư phải được lập và đệ trình trước thời điểm cần cấp hàng tối thiểu 15 ngày, trừ trường hợp đột xuất nằm ngoài kế hoạch sản xuất kinh doanh đã lập

5.1.2.2 Phê duyệt

TGĐ xem xét và phê duyệt đề nghị cấp vật tư

5.1.2.3 Mời chào giá, giới thiệu năng lực

- Phòng QLDA cân đối các nguồn vật tư thiết bị có sẵn của đơn vị để

điều chuyển theo biểu mẫu BM02.20-LGL

- Trong trường hợp nguồn vật tư, thiết bị không có sẵn hoặc không

đủ, phòng QLDA có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung ứng hoặc yêu cầu các đơn vị tìm kiếm nhà cung ứng

- Yêu cầu nhà cung ứng cung cấp thông tin về giá, giới thiệu năng

lực và các giấy tờ giới thiệu, chứng minh chất lượng sản phẩm…

Số lượng nhà cung ứng tối thiểu là 3 trừ trường hợp trên thị trường không có đủ 3 nhà cung ứng

5.1.2.4 Đánh giá nhà cung ứng:

- Người được giao nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung ứng có trách nhiệm

tiếp xúc, thương thảo, đánh giá nhà cung ứng theo biểu mẫu BM 03.19-LGL

- Phòng QLDA tập hợp kết quả đánh giá, lập thành văn bản

5.1.2.5 Phê duyệt

- TGĐ xem xét và phê duyệt nhà cung ứng

5.1.2.6 Lập đơn hàng, hợp đồng

- Phòng QLDA chủ trì, phối hợp với đơn vị hoặc ủy quyền cho các

đơn vị lập đơn hàng, thương thảo hợp đồng

5.1.2.7 Ký đơn hàng hợp đồng

- TGĐ xem xét và ký đơn hàng, hợp đồng mua hàng

5.1.2.8 Thực hiện mua hàng

- Phòng QLDA phối hợp với nhà cung ứng thông báo cho Đơn vị có

nhu cầu mua hàng về số lượng, thời gian nhập hàng, đơn vị thực hiện việc tiếp nhận hàng theo đơn hàng/hợp đồng đã ký, nghiệm thu hàng hóa theo biểu mẫu BM04.19-LGL và bảo quản lưu kho theo quy trình lưu kho (QT20-LGL)

- Đối với vật tư đã có hợp đồng, các lần đề nghị vật tư kế tiếp thực

hiện theo trình tự trên, bỏ qua các bước 5.1.2.3 đến 5.1.2.5, thực hiện theo các điều khoản của hợp đồng Đơn vị cần vật tư có thể đề

Trang 5

nghị trực tiếp nhà cung ứng cung cấp chỉ khi điều kiện này được ghi rõ trong hợp đồng hoặc TGĐ ủy quyền

- Đơn vị, phòng QLDA cập nhật danh sách nhà cung ứng hàng năm

theo biểu mẫu BM05.19-LGL

4 Những đánh giá về ưu nhược điểm của quy trình

4.1 Ưu điểm:

- Quy trình rất rõ ràng, chặt chẽ, tuân thủ đầy đủ yêu cầu công tác quản lý của công ty Giúp các bộ phận biết rõ các bước công việc mình cần phải thực hiện

- Do yêu cầu có sự tham khảo giá của ít nhất 03 nhà cung cấp, dẫn đến việc xác định được giá mua hàng hợp lý hơn, giảm chi phí cho Công ty

4.2 Nhược điểm

- Qui trình không qui định thời gian hoàn tất công việc cho từng

bộ phận: Trong qui trình mua hàng nêu trên chỉ có qui định đối với các

bộ phận có nhu cầu cấp vật tư gửi yêu cầu trước 15 ngày, còn các bộ phận khác đều không qui đinh thời gian đều này dẫn đến công tác mua hàng và cung ứng vật tư thường bị kéo dài không đáp ứng kịp thời về thời gian cho bộ phận có nhu cầu

- Qui trình này không qui định mua vật tư, thiết bị với giá trị bao nhiêu thì phải ký Hợp đồng và không phải ký Hợp đồng, vì trong thi công xâp lắp vật tư được phân thành vật tư chính và vật tư phụ, đối với vật tư phụ phát sinh ít và có giá trị thấp mà phải thực hiện theo đúng qui trình đã nêu trên thì sẽ mất rất nhiều thời gian và bất hợp lý nhất là công tác đánh giá nhà cung cấp

5 Những ý kiến đề suất hoàn thiện quy trình

Do qui định được sửa đổi và ban hành lần 2 vào năm 2008 tính đến nay

đã được áp dụng hơn 02 năm, do đó trong quá trình thực hiện đã có nhiều

sự bất cập như đã nêu ở trên Với tư cách là một bộ phận có tham gia vào qui trình tác nghiệp này ở Công ty Long Giang cũng như với những kiến thức đã học được ở môn học này Em xin có một số ý kiến đề suất hoàn thiện qui trình trên:

- Cần qui định rõ thời gian xử lý công việc cho từng bộ phận tham gia để có thể phát hiện ra qui trình này hay mắc ở bộ phận nào nhất nhằm rút kinh nghiệm và có các biện pháp khắc phục, cũng như qui trách nhiệm cho các bộ phân được chính xác hơn (Vì Công ty áp dụng hệ thống tác nghiệp đánh giá xếp loại A,B,C hàng tháng, quý, năm dựa trên hiệu quả công việc và tiến độ triển khai công việc)

- Cần xem xét và sửa đổi lại qui trình này chỉ áp dụng đối với vâtt tư chính và thiết bị có giá trị lớn đối với vật tư phụ và thiết bị có giá trị thấp ( có thể qui định đối với loại vật tư thiết bị có giá trị < 10 triệu đồng chỉ cần lấy báo giá của 03 nhà cung cấp và trưởng các đơn có quyền chủ động trong công tác phê duyệt

- Hiện nay P QLDA Công ty đang đảm nhận chức năng như: đấu thầu các Công trình, quản lý Hợp đồng, kiểm soát tiến độ thi công các Công trình, dự án… đầu mối thực hiện chức năng mua hàng dẫn đến kiêm quá nhiều việc do đó cần tách bộ phận cung ứng vật tư ra thành phòng Vật tư và đảm nhận đầu mối công tác mua hàng

PHẦN 2: Qua môn học quản trị tác nghiệp, với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như hiện nay thì Công ty có thể áp

Trang 7

dụng rất nhiều nội dung môn học vào hoạt động sản xuất kinh doanh

cụ thể như sau:

Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) là một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay

- Phương pháp sản xuất Lean là: Loại bỏ các lãng phí

- Mục tiêu của phương thức sản xuất Lean là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn (theo đúng nghĩa của từ Lean) Với phương pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra, và rút ngắn thời gian sản xuất

Trong 07 loại lãng phí Lean, tôi thấy tại Công ty Long Giang có một

số loại sau:

1 Đợi chờ:

- Trong công việc đầu tư dự án Bất động sản: Có rất nhiều dự án Công ty theo đuổi từ rất lâu thậm chí có những Dự án triển khai từ năm

2004 cho đến nay vẫn chưa triển khai được vì vướng vào thủ tục Pháp lý

Do đó Ban giám đốc nên xem xét và lựa chọn các dự án có tính pháp lý chắc chắn để có thể rút ngắn thời gian ở khâu công tác chuẩn bị đầu tư ( Vì thông thường công tác chuẩn bị đầu tư chiếm rất nhiều thời gian thậm chí có dự án thời gian hoàn tất công tác chuẩn bị đầu tư còn dài hơn thời gian thời gia triển khai dự án).Làm tốt công tác này sẽ rút ngắn thời gian đợi chờ, tăng nhanh vòng quay của vốn

- Trong công tác xây lắp: Cần phối hợp nhịp nhàng giữa các gói thầu với mục đích rút ngắn thời gian thi công đảm bảo tiến độ cho Dự án Để làm tốt vấn đề này cần phải có các biện pháp thi công thật chuẩn Hiện nay trong công tác thi Công ty thường xuyên chậm tiến độ, Với các Công trình của Công ty sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao cho khách hàng

dẫn đến thu hồi vốn chậm Các công trình thi công với tư cách là nhà thầu thì sẽ bị phạt hợp đồng cũng như làm ảnh hưởng đến công tác thu hồi công nợ Do đó Ban giám đốc cần mạnh dạn áp dụng hình thức giao khoán gắn trách nhiệm và quyền lợi, có thưởng phạt nghiêm minh đối với các đội thi công, làm như vậy mới nâng cao trách nhiệm và ý thức của các đội

2 Lưu kho:

- Đối với hoạt động đầu tư kinh doanh bất động sản, bộ phận kinh doanh cần nghiên cứu thường xuyên về thị trường với mục đích đem lại

dự báo gần sát với thị trường để có thể bán hàng đúng thời điểm, tránh tình trạng đem hàng ra bán lúc thị trường đóng băng ( Một bài học cho Công ty là vào năm 2008, thị trường bất động sản trầm lắng, lãi suất ngân hàng lên đến 20%-21%/ năm, các ngân hàng không có nguồn để giải ngân trong khi dó dự án cần vốn để thi công dẫn đến Công ty phải bán hàng để lấy vốn triển khai dự án, nhưng do thị trường tài chính khó khăn dẫn đến công tác bán hàng khó khăn, số lương căn hộ bán không đạt so với kế hoạch) Điều này dẫn đến tiến độ triển khai dự án bị chậm ảnh hưởng thời gian bàn giao nhà cho khách hàng, dẫn đến ảnh hưởng đến công tác thu tiền theo tiến độ

- Đối với hoạt động thi công xây lắp cần tính toán lượng tồn kho vừa phải đáp ứng đủ nhu cầu thi công theo tiến độ tránh lưu kho nhiều vừa mất chi phí lưu kho vừa ứ đọng vốn Tuy nhiên trong giá thành của các Công trình chi phí nguyên vật liệu về thép chiếm tỷ trọng tương đối lớn, với sự biến động thường xuyên về giá thép Công ty cũng cần có dự báo tốt về biến động giá thép để có thể mua dự trữ tránh thiệt hại do giá thép tăng Để làm tốt vấn đề này Công ty cần thành lập nhanh Phòng cung ứng vật tư và hoàn thiện sớm về số lượng và chất lượng nhân sự cho Phòng

Trang 9

3 Thao tác

- Đối với công tác chuẩn bị đầu tư các dự án bất động sản, sau mỗi một dự án cần rút kinh nghiệm và xây dựng các qui trình chuẩn để áp dựng cho các dự án tương tự tiếp theo Bên cạnh do Công ty phát triển đi lên từ lĩnh vực thi công xây lắp do đó cán bộ đầu tư cần thường xuyên tham dự các khoá đào tạo và cập nhật thường xuyên các chính sách mới

về Bất động sản

- Đối với hoạt động thi công xây lắp cọc khoan nhồi và tầng hầm các Công trình cao tầng sử dụng nhiều máy móc thiết bị như máy khoan cọc nhồi, máy xúc… cần phải có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề máy móc thiết bị hiện đại để hạn chế tối đa các thiệt hại có thể gây ra Đối với công tác thi công cọc khoan nhồi theo qui định hỏng 01 cọc thì phải bù 02 cọc bên cạnh do đó nếu thao tác không chuẩn dẫn đến thiệt hại rất nhiều

Do đó Công ty cần thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nội bộ cũng nhưng cử các nhân viên đi tham gia các khoá học bên ngoài để nâng cao kiến thức, cập nhập các phương pháp thi công tiên tiến cũng như kỹ năng trong công việc

- Đối với thi công phần thân các Công trình cao tầng, cần phải có đội ngũ cán bộ an toàn tốt, cũng như cán bộ kỹ thuật lành nghề để hướng dẫn các thao tác cho công nhân khi thi công ở trên độ cao tránh các rủi ro có thể xảy ra gây thiệt hại cho Công ty

Với các lãng phí được nêu ở trên, với vai trò là Trưởng phòng Tài chính

kế toán của Công ty với những kiến thức đã tiếp thu được qua môn học cá nhân tôi rút ra được một số bài học phục vụ cho Công việc của mình nhằm hạn chế tối đa các lãng phí đã nêu trên:

1 Tuyên truyền cho CBCNV trong phòng nhận thức rõ về lãng phí:

Mỗi thành viên phải nhận thức được các loại lãng phí và trách nhiệm của mình trong việc loại bỏ nó Và bản thân mình phải gương mẫu thực hiện

để cho các nhân viên noi gương học tập

2 Nguyên nhân gây ra lãng phí và nhận dạng nó bằng cách nào:

Lãng phí có thể phát sinh trong bất kỳ khâu nào của điều hành sản xuất Muốn nhìn ra lãng phí đòi hỏi phải nhận thức được những bất cập trong các khâu quản lý điều hành của doanh nghiệp

3 Cách làm để loại bỏ các lãng phí không cần thiết: Thực hiện tốt nguyên tắc 7S trong điều hành sản xuất:

- Sort (Sàng lọc): Luôn luôn sàng lọc để sửa đổi và hoàn thiện những qui định về kiểm soát chi phí đã được ban hành cho phù hợp với thực tế

- Simplify (Sắp xếp) : Sắp xếp nhân sự trong phòng sao cho phù hợp với năng lực và chuyên môn của từng cá nhân, cũng như sắp xếp và lưư trữ

hồ sơ chứng từ một cách khoa học nhất

- Shine (Sạch sẽ) : Luôn luôn bảo đảm sạch sẽ nơi làm việc và môi trường làm việc

- Standardize (Sẵn sàng): Các nhân viên trong phòng sẵn sàng nắm bắt được công vịêc của các đồng nghiệp khác để không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty khi có sự biến động nhân sự

- Sustain (Sâu sát): Các nhân viên cần nhận thức rõ nhiệm vụ công việc của mình với mục đích là sâu sát trong công việc hơn bằng cách thường xuyên giao và kiểm tra công việc của các nhân viên

- Safety: (An toàn): Đảm bảo an toàn lao động cũng như an toàn về con người cũng như phương tiện sử dụng nhằm đạt hiệu quả cao

- Support (Hỗ trợ): Trong giải quyết công việc cần phối hợp với các đồng nghiệp trong phòng cũng như các phòng ban liên quan khác để hiệu quả công việc đạt được tốt nhất

Trang 11

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nên kinh tế thị trường thì nhiệm vụ quan trọng nhất là phải lựa chọn được một chiến lược cạnh tranh hợp lý, tìm ra những điểm bất cập trong hoạt động của bộ máy điều hành và phải biết tối ưu nó nhằm loại bỏ những lãng phí không cần thiết để đạt hiệu quả cao nhất Hy vọng rằng với kinh nghiệm của bản thân kết hợp với các kiến thức thu được trong môn học, tôi sẽ áp dụng linh hoạt và hiệu quả trong công tác điều hành nhằm góp phần nhỏ bé đưa

Công ty ngày càng phát triển.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1 Sách Quản trị Hoạt động của Chương trình đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh Quốc tế

2 Tập bài giảng môn Quản trị Hoạt động của Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế - Đại học GRIGGS