Quy trình mua bán ngoại tệ với tổ chức tín dụng tại agribank hiện nay

Operations Management QUY TRÌNH MUA BÁN NGOẠI TỆ VỚI TỔ CHỨC TÍN DỤNG TẠI AGRIBANK HIỆN NAY Trong điều kiện kinh tế Việt Nam ngày hội nhập sâu rộng với kinh tế giới ngày nay, xu tồn cầu hố diễn ngày mạnh mẽ xu chủ yếu quan hệ kinh tế quốc tế đại, doanh nghiệp nói chung ngân hàng nói riêng cần phải có bước chuyển để đáp ứng yêu cầu thách thức hội nhập không muốn bị gạt khỏi lề phát triển Đặc biệt, Việt Nam thức trở thành thành viên tổ chức thương mại giới WTO, lĩnh vực dịch vụ tài ngân hàng lĩnh vực nhạy cảm quan tâm nhiều Những biến động thị trường ngân hàng, tài tiền tệ Việt Nam thời gian gần chứng minh tính sơi động nó, rủi ro xảy gây hậu nặng nề cho ngân hàng, ngân hàng rơi vào tình trạng nguy hiểm Cuộc khủng hoảng tài Mỹ qua chứng minh cụ thể cho điều Điều đòi hỏi ngân hàng cần tự nâng cao lực hoạt động, chất lượng phục vụ mình, kèm cần có hệ thống quy trình nghiệp vụ hoạt động hiệu quả, quản lý rủi ro tốt Sở giao dịch Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn, nơi tơi cơng tác thực chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Quy trình tác nghiệp mà tơi lựa chọn để phân tích chủ đề “Quy trình mua bán ngoại tệ với Tổ chức tín dụng” phòng Kinh doanh ngoại tệ, quy trình mà hàng ngày trực tiếp tham gia thực cơng việc Việc xây dựng quy trình chuẩn hóa nhằm mục đích sau: - Đảm bảo thực trình tự hiệu bước giao dịch mua bán ngoại tệ Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam Page of Operations Management - Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ bước giao dịch mua bán ngoại tệ Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam - Tạo sở hành lang pháp lý cho giao dịch luân chuyển chứng từ nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam - Quy định cách thức, trách nhiệm việc phối hợp phòng nghiệp vụ với phòng Kinh doanh ngoại tệ nội phòng Kinh doanh ngoại tệ giao dịch mua bán ngoại tệ Trình bày cách khái quát, “Quy trình mua bán ngoại tệ với Tổ chức tín dụng” đơn vị tơi gồm bước sau: Bước 1: Phát sinh nhu cầu giao dịch Xác định nhu cầu cân đối ngoại tệ phục vụ chi nhánh, từ mục đích tự doanh phòng Kinh doanh ngoại tệ, từ nhu cầu tổ chức tín dụng khác để cân đối trạng thái ngoại tệ Bước : Kiểm tra hạn mức số dư tài khoản Giao dịch viên phải tự kiểm soát hạn mức giao dịch bao gồm: Hạn mức trạng thái giao dịch viên, hạn mức doanh số giao dịch, hạn mức lỗ giao dịch viên, hạn mức với đối tác Nếu đảm bảo hạn mức phép, thực bước Nếu vượt hạn mức giao dịch viên làm tờ trình Lãnh đạo phòng phê duyệt Nếu vượt hạn mức với đối tác phòng làm tờ trình để Lãnh đạo phòng ký, chuyển phòng Quản lý rủi ro xác nhận trước trình Người có thẩm quyền phê duyệt theo mẫu Sau có phê duyệt trường hợp vượt hạn mức nêu trên, thực bước Page of Operations Management Bước : Thực giao dịch - Giao dịch viên thực hỏi giá chào giá giao dịch với đối tác thông qua hệ thống Reuters Dealing qua điện thoại - Nếu thống giá, giao dịch viên xác nhận mua bán ngoại tệ với đối tác Xác nhận phải đầy đủ thơng tin (loại hình giao dịch, loại ngoại tệ giao dịch, loại ngoại tệ đối ứng, số lượng giao dịch, tỷ giá, ngày hiệu lực, dẫn chuyển tiền) Trường hợp xác nhận qua điện thoại phải có thu âm - Giao dịch viên lập phiếu xác nhận giao dịch, kiểm tra, đảm bảo tất thơng tin xác ký vào phiếu xác nhận giao dịch Phiếu xác nhận giao dịch phiếu in từ Reuters Dealing gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác Bước : Xác nhận giao dịch - Trong hạn mức phép, lãnh đạo phòng ký kiểm sốt vào phiếu xác nhận giao dịch vào gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác - Trường hợp vượt hạn mức phép, lãnh đạo phòng vào tờ trình có phê duyệt Người có thẩm quyền để ký kiểm sốt vào phiếu xác nhận giao dịch vào gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác Bước : Phê duyệt giao dịch - Trong hạn mức phép, Phó giám đốc ký phê duyệt vào phiếu xác nhận giao dịch vào gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác - Trường hợp vượt hạn mức phép, Phó giám đốc vào tờ trình có phê duyệt Người có thẩm quyền để ký phê duyệt vào phiếu xác nhận giao dịch vào gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác Page of Operations Management - Trường hợp thấy cần thiết, Người có thẩm quyền ký phê duyệt vào phiếu xác nhận giao dịch vào gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác Bước : Nhập giao dịch vào hệ thống nội - Căn theo phiếu xác nhận giao dịch gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác có phê duyệt Phó giám đốc Người có thẩm quyền (đối với giao dịch vượt hạn mức phải có phê duyệt Người có thẩm quyền), giao dịch viên nhập liệu vào hệ thống Bước : Xác nhận giao dịch hệ thống nội - Lãnh đạo phòng kiểm sốt thông tin giao dịch xác nhận giao dịch hệ thống - Trường hợp có thơng tin khơng xác lựa chọn từ chối xác nhận thực lại bước Bước : Giao nhận chứng từ với phòng Kế Tốn - Giao dịch viên chuyển phiếu xác nhận giao dịch gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ sang phòng Kế Tốn Hai bên ký giao nhận chứng từ Bước : Phê duyệt giao dịch hệ thống nội - Sau nhận phiếu xác nhận giao dịch gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ Giao dịch viên chuyển sang, Phụ trách phòng Kế Tốn kiểm sốt thông tin giao dịch phê duyệt - Trường hợp có thơng tin khơng xác lựa chọn từ chối phê duyệt thực lại bước Page of Operations Management Bước 10 : Lưu chứng từ Chậm vào ngày làm việc tiếp theo, Giao dịch viên in liệt kê giao dịch thực hiện, tra soát đảm bảo đầy đủ khớp nội dung, đánh số thứ tự, ký giao dịch viên kiểm sốt bàn giao cho phòng Kế tốn để đóng chứng từ lưu kho Nhận xét, đánh giá: Về lý thuyết quy trình phù hợp, nhiên xét thực tế số điểm cần phải xem xét lại - Thứ nhất, bước xác nhận giao dịch hai bên: trường hợp hai bên xác nhận giao dịch qua điện thoại sau yêu cầu gốc hợp đồng giao dịch, điều thực tế khó thực sau giao dịch hai bên khó gửi gốc hợp đồng giao dịch cho khoảng cách địa lý, mà việc ghi nhận giao dịch vào hệ thống phải thực ngày phát sinh giao dịch - Thứ hai, bước nhập giao dịch xác nhận giao dịch hệ thống nội bộ: giao dịch viên sau thực giao dịch phải nhập liệu vào hệ thống, lãnh đạo phòng Kinh doanh ngoại tệ xác nhận thơng tin giao dịch, điều gây che giấu thông tin giao dịch từ Phòng Kinh doanh ngoại tệ với phận kiểm soát Trên số nhận xét “quy trình mua bán ngoại tệ với tổ chức tín dụng” ngân hàng tơi Theo tơi, quy trình cần phải cải thiện khâu sau: - Thứ nhất, bước xác nhận giao dịch hai bên: Trong quy trình nên chỉnh sửa lại cho phù hợp với thực tiễn hoạt động, cho phép xác nhận giao dịch hai bên thông qua điện thoại sau gửi fax Điều cần thiết để việc thực giao dịch đảm bảo tuân thủ quy định ngân hàng Page of Operations Management - Thứ hai, bước nhập giao dịch xác nhận giao dịch hệ thống nội bộ: Do để cấp chủ động vấn đề kinh doanh ngoại tệ, tuân thủ hạn mức, lãnh đạo ngân hàng cần giao việc nhập kiểm soát thông tin giao dịch cho phận Quản lý rủi ro Điều dẫn đến việc cần chỉnh sửa quy trình sau bước xác nhận giao dịch hai bên, Phòng kinh doanh ngoại tệ cần thực bàn giao chứng từ cho Phòng quản lý rủi ro; sau nhập xác nhận thơng tin giao dịch, Phòng Quản lý rủi ro chuyển chứng từ giao dịch cho Phòng kế tốn để phê duyệt thực chuyển tiền tốn Sau học mơn học Quản trị tác nghiệp, với kiến thức thu nhận được, cá nhân nhận thấy nhiều kiến thức giúp áp dụng vào hoạt động đơn vị tơi nói chung trình tác nghiệp cá nhân tơi nói riêng, đặc biệt nội dung quản lý chất lượng Ngân hàng lĩnh vực dịch vụ, dịch vụ ngân hàng hiểu sản phẩm vốn, tiền tệ, toán,… mà ngân hàng cung cấp cho khách hàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh, sinh lời, sinh hoạt, cất trữ tài sản, … ngân hàng thu lãi qua chênh lệch lãi suất, tỷ giá hay thu phí dịch vụ Trong xu hướng phát triển ngân hàng kinh tế phát triển nay, ngân hàng coi siêu thị dịch vụ, bách hố tài với hàng trăm, chí hàng nghìn dịch vụ khác tuỳ theo cách phân loại tuỳ theo trình độ phát triển ngân hàng Cũng sản phẩm dịch vụ khác cung ứng thị trường, để đảm bảo chất lượng dịch vụ ngân hàng cần có quy trình định Quy trình cần thực đồng bộ, thống khâu sau: Đảm bảo chất lượng khâu nghiên cứu thị trường, nghiên cứu, thiết kế, sản xuất sản phẩm; kiểm tra, kiểm soát sản phẩm; cung ứng sản phẩm; đảm bảo chất lượng sau bán sản phẩm cho khách hàng Với chức năng, nhiệm vụ tơi đề xuất với cấp cho xây dựng triển khai việc xây dựng quy trình quản lý chất lượng dịch vụ ngân hàng, Page of Operations Management đặc biệt trọng đến khâu đào tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ giao tiếp với khách hàng cho nhân viên, lĩnh vực dịch vụ, yếu tố người với khả làm hài long khách hàng yếu tố quan trọng định đến chất lượng dịch vụ ngân hàng Tài liệu tham khảo: - Slide Quản trị Sản xuất tác nghiệp – T.S Nguyễn Danh Nguyên - Giáo trình Quản trị hoạt động - Chương trình đào tạo thạc sĩ QTKD quốc tế Griggs University Page of ... doanh ngoại tệ xác nhận thông tin giao dịch, điều gây che giấu thơng tin giao dịch từ Phòng Kinh doanh ngoại tệ với phận kiểm soát Trên số nhận xét quy trình mua bán ngoại tệ với tổ chức tín dụng ... Quy định cách thức, trách nhiệm việc phối hợp phòng nghiệp vụ với phòng Kinh doanh ngoại tệ nội phòng Kinh doanh ngoại tệ giao dịch mua bán ngoại tệ Trình bày cách khái quát, Quy trình mua bán. .. bán ngoại tệ với Tổ chức tín dụng đơn vị gồm bước sau: Bước 1: Phát sinh nhu cầu giao dịch Xác định nhu cầu cân đối ngoại tệ phục vụ chi nhánh, từ mục đích tự doanh phòng Kinh doanh ngoại tệ,