Phân tích quy trình tuyển dụng tại ban QLDA thuỷ điện 2

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG TẠI BAN QLDA THUỶ ĐIỆN Giới thiệu: Sản xuất trình tạo sản phẩm/dịch vụ nhằm ngày thoả mãn nhiều nhu cầu đa dạng thị trường, thị trường động đầy cạnh tranh Môi trường kinh doanh doanh nghiệp/ đơn vị ngày chứa đựng nhiều nguy tạo khơng hội cho biết tận dụng Điều đòi hỏi doanh nghiệp/ đơn vị phải khơng ngừng đổi từ đặc tính sản phẩm/dịch vụ máy móc, phương tiện cách thức tạo chúng quy trình biện pháp áp dụng sản xuất tiêu thụ sản phẩm/ dịch vụ Việc xây dựng quy trình cho cơng việc tác nghiệp cụ thể giúp doanh nghiệp/ đơn vị sản xuất cung cấp sản phẩm/ dịch vụ có chất lượng suất cao Bản thân công tác Ban QLDA Thuỷ điện thuộc Tập đoàn điện lực Việt Nam có trụ sở Thành phố Vinh, Ban QLDA đơn vị thay mặt chủ đầu tư (EVN) quản lý xây dựng dự án thuỷ điện Bởi dự án có tổng mức đầu tư lớn, cơng trình trọng điểm quốc gia nên quan tâm Do từ lúc triển khai dự án, hoạch định xây dựng tiến độ tổng thể cơng trình chiến lược để đạt mục tiêu dự án Mục tiêu mà đề chất lượng, tiến độ hiệu Tuân theo mục tiêu đề suốt trình dự án, hoạt động, chúng tơi thiết lập quy trình tác nghiệp cụ thể để thực công việc hiệu quả, giảm thiểu sai sót Trong số tác nghiệp thơng thường đơn vị, tơi xin lựa chọn quy trình tuyển dụng nhân để làm đề tài cho viết Lý tơi lựa chọn quy trình này, nhân thực dự án quan trọng, đòi hỏi chun mơn có chất lượng cao, để đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ Ban QLDA A Quy trình tác nghiệp Quy trình tuyển dụng: Trách nhiệm Tiến trình Mơ tả/Tài liệu Đăng ký nhu cầu tuyển dụng Các phòng có nhu 2.1 cầu BM.03.01 Chuyên viên Tổ Kiểm tra nhu cầu 2.2 chức (P1) Trưởng phòng TCHC Đề xuất phương án tuyển dụng 2.3 Trưởng ban Duyệt PA tuyển dụng 2.4 BM.03.02 Thông báo nhận hồ sơ Chuyên viên TC- 2.5 HC (P1) Tổ chức tuyển dụng LĐ Ban, phòng TC- 2.6 HC, phòng liên quan Thơng báo tiếp nhận Trưởng phòng TC- 2.7 HC BM.03.03 Ký hợp đồng lao động Trưởng ban 2.8 Quyết định tuyển dụng bổ nhiệm Trưởng ban 2.9 BM.03.05 Lưu hồ sơ tuyển dụng Chuyên viên TC- 2.10 HC (P1) Mơ tả quy trình: 2.1 Đăng ký nhu cầu tuyển dụng: Căn vào yêu cầu nhiệm vụ giao giai đoạn, phòng chun mơn làm đăng ký nhu cầu tuyển dụng cán theo BM.03.01, gồm nội dung sau: Các chức danh cần bổ sung; Tiêu chuẩn cán cần tuyển dụng; Số lượng; Thời gian nhận 2.2 Kiểm tra nhu cầu: Chuyên viên P1 đối chiếu với định biên cán hàng năm Ban QLDA, quy định công tác tuyển dụng cán để kiểm tra lại đăng ký phòng chun mơn Nếu thấy khơng phù hợp hướng dẫn phòng lập lại Khi xem xét thấy đăng ký phù hợp chuyển sang bước 2.3 Đề xuất phương án tuyển dụng: Chuyên viên P1 xây dựng phương án tuyển dụng cán theo BM.03.02, nội dung phương án gồm: Số lượng chức danh cần tuyển dụng; Tiêu chuẩn chức danh; Thời gian tuyển dụng chức danh; Phương thức tuyển dụng (Thi tuyển, xét tuyển ); Thành phần Hội đồng tuyển dụng 2.4 Duyệt phương án: Phòng TC-HC trình phương án tuyển dụng để Trưởng ban xem xét Nếu phương án phê duyệt chuyển sang bước Nếu phương án chưa phê duyệt Trưởng ban có ý kiến đạo để P1 sửa đổi, bổ sung cho phù hợp 2.5 Thông báo, nhận hồ sơ: Căn vào phương án duyệt, Phòng TC-HC thơng báo tuyển dụng phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài, truyền hình ) Tiếp nhận hồ sơ: Phòng TC-HC tổ chức tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sơ Nếu hồ sơ phù hợp nhận hồ sơ thơng báo cho người nộp hồ sơ quy định tuyển dụng Nếu hồ sơ khơng phù hợp, Phòng TC-HC trả lại hồ sơ cho người nộp hồ sơ 2.6 Tổ chức tuyển dụng: Thành lập Hội đồng tuyển dụng Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm tổ chức tuyển dụng theo phương án phê duyệt Hội đồng tuyển dụng xét tuyển dụng cho đối tượng dự tuyển 2.7 Thơng báo tiếp nhận: Trưởng phòng TC-HC chịu trách nhiệm thông báo tiếp nhận người trúng tuyển theo BM.03.03 gửi đến địa người trúng tuyển đơn vị quản lý người trúng tuyển Trong vòng 30 ngày, người trúng tuyển phải đến phòng TC-HC để hoàn tất hồ sơ thủ tục liên quan 2.8 Ký hợp đồng lao động: Người tuyển dụng ký hợp đồng lao động với người sử dụng lao động (Trưởng ban) Thời hạn hợp đồng lao động ngắn hạn, có thời hạn, không thời hạn Mẫu hợp đồng lao động theo mẫu Nhà nước quy định Đối với người tuyển dụng thử việc: Hết hạn thử việc, Trưởng phòng chun mơn quản lý trực tiếp đánh giá văn theo BM.03.04 gửi P1 Nếu đạt yêu cầu, P1 làm hợp đồng lao động thức (có thời hạn/khơng có thời hạn) trình Trưởng ban ký 2.9 Quyết định tuyển dụng bổ nhiệm: Sau ký hợp đồng thức, Phòng TC-HC trình định tuyển dụng bổ nhiệm vào ngạch để Trưởng ban ký theo BM.03.05 Nếu người tuyển dụng phải qua chế độ tập sự, Ban QLDA làm định tuyển dụng, sau hết hạn tập xét để làm định bổ nhiệm vào ngạch 2.10 Lưu hồ sơ: Tất hồ sơ liên quan: Kết tuyển dụng, thông báo tiếp nhận, hợp đồng lao động, định tuyển dụng bổ nhiệm chức danh lưu vào hồ sơ cán Những điểm mạnh nhược điểm cơng tác quản lý: Qua quy trình áp dụng thực quy trình tổ chức nhận thấy số điểm mạnh bất cập cần phải hoàn thiện thêm Điểm mạnh: quy trình khép kín, cơng tác tuyển dụng hàng năm xuất phát từ nhu cầu thực tế phòng ban, phòng TC-HC lập thành kế hoạch lãnh đạo ban phê duyệt Căn vào kế hoạch nhu cầu, Phòng TCHC thơng báo qua phương tiện truyền vị trí cần tuyển dụng Lựa chọn hồ sơ dự tuyển tổ chức thi tuyển đánh giá xét tuyển minh bạch hội đồng tuyển dụng sở tiêu chí đánh giá, lựa chọn Sau ứng viên vượt qua kỳ thi tuyển, họ thử việc khoảng thời gian quy định Qua thời gian thử việc, đáp ứng yêu cầu công việc, hợp đồng lao động thức ký người lao động người sử dụng lao động Điểm yếu: Quy trình tác nghiệp qua trình áp dụng xuất bất cập Đối với quy trình tơi thấy có vài điểm sau kế hoạch tuyển dụng xây dựng từ đầu năm, nên có phát sinh nhu cầu nhân lại phải lập lại kế hoạch trình duyệt cấp trên, nhiều thời gian ảnh hưởng đến cơng việc Ngồi số lượng lớn hồ sơ dự tuyển cho vị trí, nên việc kiểm sốt hồ sơ chưa chặt chẽ dẫn đến việc hội đồng tuyển dụng phải xem xét đánh giá nhiều ứng viên, thành viên Hội đồng tuyển dụng làm việc kiêm nhiệm công tác chun mơn nên cơng việc bị ứ trệ lại Hướng khắc phục: Việc nhận biết điểm yếu có biện pháp áp dụng để cải thiện nhằm làm quy trình hồn thiện giải pháp mà nhà quản trị quan tâm Đối với điểm yếu nên trên, xin mạnh dạn nêu hướng khắc phục sau Kế hoạch tuyển dụng hàng năm cần phải lập thực cách linh hoạt, đặc biết vị trí có nhu cầu tuyển dụng ngay, lãnh đạo cần phải đạo cho phép thông báo tuyển dụng xét tuyển theo tiêu chí đề để đáp ứng cơng việc cấp bách Sau hiệu chỉnh kế hoạch theo quy trình Đối với cơng tác xét tuyển, cần phải có vòng sơ tuyển để loại bỏ bớt hồ sơ Chỉ ứng viên vượt qua vòng sơ tuyển, mời xét tuyển vấn để giảm thiểu thời gian xét tuyển Ngồi ra, ký hợp đồng với cơng ty giới thiệu việc để tìm ứng viên đáp ứng tiêu chí đặt Mình mời người xuất sắc để thi tuyển vấn Thời gian chắn rút gọn, hội đồng tuyển dụng đơn vị dành tồn thời gian cho cơng việc chun mơn B Ứng dụng mơ hình mơn học Quản trị hoạt động: Mặc dù đơn vị mà công tác đơn vị sản xuất sản phẩm hữu hình, sản phẩm mà chúng tơi cung cấp sản phẩm dịch vụ Tuy tơi nhận thấy có nhiều mơ hình áp dụng vào cho tổ chức là: Lean Manufacturing (Sản Xuất Tinh Gọn), áp dụng ngày rộng rãi khắp giới, nhằm loại bỏ lãng phí bất hợp lý quy trình sản xuất, để có chi phí thấp tính cạnh tranh cao cho nhà sản xuất Đối với quan tơi, cần áp dụng Administrative Lean (Lean cho Công Tác Hành Chánh), áp dụng khái niệm công cụ lean manufacturing để cải thiện quy trình thủ tục giấy tờ ngồi hoạt động sản suất xưởng Đặc biệt quy trình hành chánh có tính lặp lại bao gồm khối lượng lớn giao dịch nhận đơn hàng, thu mua, kế tốn hay cơng việc hậu cần Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, đưa nguyên tắc quản lý qui định yếu tố Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để đảm bảo sản phẩm hay dịch vụ tổ chức ln có khả thoả mãn nhu cầu khách hàng yêu cầu pháp luật khác Đồng thời ISO 9000 sở để đánh giá khả Tổ chức hoạt động nhằm trì không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động Phương Pháp 5S: bao gồm số hướng dẫn tổ chức nơi làm việc nhằm xếp khu vực làm việc công nhân tối ưu hiệu công việc Sàng lọc (Sort) – Phân loại cần thiết khơng cần thiết để thứ thường cần đến ln có sẵn gần kề thật dễ tìm thấy Những hay khơng cần dùng đến nên chuyển đến nơi khác hay bỏ Sắp xếp (Straighten/Set in order) – Sắp xếp thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy Mục tiêu yêu cầu giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực cho công việc Sạch (Scrub/Shine) – Giữ máy móc khu vực làm việc nhằm ngăn ngừa vấn đề phát sinh vệ sinh Sẵn sàng (Stabilize/Standardize) – Đưa công việc trở thành việc áp dụng thường xuyên cách quy định rõ thủ tục thực công việc sàng lọc, xếp giữ Sâu sát (Sustain) – Khuyến khích, truyền đạt huấn luyện 5S để biến việc áp dụng trở thành phần văn hố cơng ty Ngồi việc trì bao gồm phân cơng trách nhiệm cho nhóm giám sát việc tuân thủ quy định 5S Là đơn vị quản lý dự án thuỷ điện, yêu cầu tiến độ thi công khẩn trương, lợi ích kinh tế việc hồn thành tiến độ đề lớn Đối với công tác nội nghiệp cần áp dụng Administrative Lean Phương pháp 5S để cải thiện thủ tục giấy tờ xếp khu vực làm việc công nhân tối ưu hiệu công việc C Triển Khai phương pháp Tôi đề xuất số bước ban đầu việc triển khai Lean đo lường, theo dõi công suất sản lượng, thiết lập tài liệu hố quy trình sản xuất rõ ràng hơn, triển khai hệ thống 5S, quy hoạch lại cách bố trí mặt bằng: Sự Tham Gia Lãnh Đạo Cấp Cao: Cũng dự án quan trọng khác cải tiến quy trình, cam kết hỗ trợ cấp lãnh đạo cao điều thiết yếu Chắc chắn nảy sinh nhiều vấn đề triển khai hệ thống lean vấn đề giải ban Giám đốc tồn tâm với việc triển khai thành cơng lean Bắt Đầu Việc Triển Khai Lean Từng Phần: Bước đầu triển phần lean manufacturing tiến tới triển khai toàn diện Bắt Đầu với Quy Mô Nhỏ: Chúng đề xuất công ty triển khai lean nên thử nghiệm phận nhỏ hoạt động trước áp dụng cho toàn hoạt động sản xuất, chuyển đổi từ hệ thống “push” sang “pull” thay đổi gây gián đoạn sản xuất Ví dụ như, thử nghiệm dây chuyền sản xuất chuỗi quy trình nhỏ điều giúp giảm thiểu rủi ro làm gián đoạn công việc Tiến hành huấn luyện nhân viên nguyên tắc lean, đồng thời thuyết phục người khác cơng ty lợi ích lean Nhờ Chuyên Viên/ tư vấn: Chúng đề xuất công ty tư nhân Việt Nam nên sử dụng dịch vụ tư vần từ chuyên viên lean manufacturing để hướng dẫn triển khai hệ thống lean Đặc biệt chuyển đổi từ hệ thống sản xuất "push" sang "pull" gây gián đoạn sản xuất, trình nên hướng dẫn chuyên viên có nhiều kinh nghiệm liên quan Lập kế hoạch: Nên thiết lập kế hoạch triển khai chi tiết rõ ràng trước tiến hành chuyển đổi sang lean Áp dụng ISO 9000: Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn xác định phạm vi áp dụng Lãnh đạo cần thấu hiểu ý nghĩa ISO 9000 việc phát triển tổ chức, định hướng hoạt động, xác định mục tiêu điều kiện áp dụng cụ thể Bước 2: Lập ban đạo dự án ISO 9000 Việc áp dụng ISO 9000 dự án lớn, cần có ban đạo ISO 9000 doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo đại diện phận phạm vi áp dụng ISO 9000 Cần bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo chất lượng để thay lãnh đạo việc đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 chịu trách nhiệm trước lãnh đạo hoạt động chất lượng Bước 3: Ðánh giá thực trạng doanh nghiệp so với yêu cầu tiêu chuẩn Cần rà soát hoạt động theo định hướng q trình, xem xét u cầu khơng áp dụng mức độ đáp ứng hoạt động doanh nghiệp Việc đánh giá làm sở để xác định hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ xây dựng kế hoạch thực chi tiết Bước 4: Thiết kế hệ thống lập văn hệ thống chất lượng Hệ thống tài liệu phải xây dựng hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn yêu cầu điều hành doanh nghiệp bao gồm: Sổ tay chất lượng; Các qui trình thủ tục liên quan; Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo bước: Phổ biến để nhân viên nhận thức đúng, đủ ISO 9000; Hướng dẫn nhân viên thực theo quy trình, hướng dẫn xây dựng; Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến trình, qui trình cụ thể Bước 6: Ðánh giá nội chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: Tổ chức đánh giá nội để xác định phù hợp hệ thống tiến hành hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn tổ chức Chứng nhận để đánh giá cấp chứng chứng ISO 9000 có giá trị không phân biệt tổ chức tiến hành cấp Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện sẵn sàng hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận Hoạt động thường tổ chức Chứng nhận thực Bước 7: Đánh giá chứng nhận tổ chức Chứng nhận tiến hành để đánh giá tính phù hợp hệ thống theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 cấp chứng phù hợp với tiêu chuẩn Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận Sau khắc phục vấn đề tồn phát qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục trì cải tiến hoạt động đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quản lý doanh nghiệp nên sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng Kết luận Quản trị sản xuất tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Ngược lại quản trị xấu làm cho doanh nghiệp thua lỗ, chí bị phá sản Nhận thức tầm quan trọng việc thỏa mãn khách hàng, giảm sai hỏng, nâng cao suất, cải tiến liên tục, đơn vị công tác, thời gian tới dự kiến áp dụng quy trình quản lý chất lượng ISO9001:2000 Tất nhiên trình thực có nhiều khó khăn Nhưng thân tin rằng, với tham gia lãnh đạo đồng lòng thành viên quan, việc áp dụng chắn thành công Vinh ngày 28 tháng 08 năm 2009 Học viên Phạm Vương An Tài liệu tham khảo: HAROLD T.ARMINE, J.A RITCHEY, C.L MOODIE J F KMEC Tổ chức sản xuất quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, 1994 NORMAN GAITHER Production and Operations Management, sixth edition, NXB Dryden Press, USA, 1992 ĐỒNG THỊ THANH PHƯƠNG Quản trị sản xuất dịch vụ, NXB Thống Kê, 1994 WILLIAM J STEVENSON.Production/ Operations Management, third edition, NXB Richard D.Irwin, USA, 1990 TRƯƠNG ĐOÀN THỂ Quản trị sản xuất tác nghiệp, NXB Thống kê, 2002 NGUYẾN VĂN NGHIẾN.Quản lý sản xuất, NXB Thống kê, 1996 http://www.advancedmanufacturing.com/pdfs/buildingthelean.pdf ... phòng TC- 2. 7 HC BM.03.03 Ký hợp đồng lao động Trưởng ban 2. 8 Quy t định tuyển dụng bổ nhiệm Trưởng ban 2. 9 BM.03.05 Lưu hồ sơ tuyển dụng Chuyên viên TC- 2. 10 HC (P1) Mơ tả quy trình: 2. 1 Đăng... TCHC Đề xuất phương án tuyển dụng 2. 3 Trưởng ban Duyệt PA tuyển dụng 2. 4 BM.03. 02 Thông báo nhận hồ sơ Chuyên viên TC- 2. 5 HC (P1) Tổ chức tuyển dụng LĐ Ban, phòng TC- 2. 6 HC, phòng liên quan...A Quy trình tác nghiệp Quy trình tuyển dụng: Trách nhiệm Tiến trình Mơ tả/Tài liệu Đăng ký nhu cầu tuyển dụng Các phòng có nhu 2. 1 cầu BM.03.01 Chuyên viên Tổ Kiểm tra nhu cầu 2. 2 chức (P1)