PHân tích quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty HiPT

PHân tích quy trình tuyển dụng nhân cơng ty HiPT Mở đầu Trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin, ngành Công nghệ thông tin (CNTT) nói chung Cơng ty cổ phần tập đồn HIPT (sản xuất, kinh doanh tảng hệ thống cơng nghệ thơng tin) nói riêng phải đối mặt với khan nhân lực Nguyên nhân khan nhân lực khó khăn cơng tác tuyển dụng nhân lực bao gồm không hạn chế ở: Nhu cầu cao ngành công nghệ thông tin Lượng kỹ sư tốt nghiệp CNTT hàng năm không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường nhân lực ngành Chất lượng đào tạo CNTT nước không đồng Trường đại học, sở đào tạo Đặc biệt chất lượng đào tạo chưa đạt tiêu chuẩn khu vực Quốc tế Cạnh tranh gay gắt Doanh nghiệp kinh doanh giải pháp CNTT nước doanh nghiệp nước ngồi Tính trung thành người lao động ngành không cao, theo xu dịch chuyển thường xuyên Đứng trước khó khăn thách thức đó, Tập đồn HIPT ln cải tiến quy trình tuyển dụng cơng tác liên quan khác việc tuyển dụng nhân nhằm đáp ứng thực mục tiêu ngắn, trung dài hạn doanh nghiệp Thêm vào thích nghi với phát triển khơng ngừng mạnh mẽ ngành CNTT Mặc dù vậy, quy trình tuyển dụng nhiều vấn đề cần phải bàn bạc, hiệu chỉnh áp dụng cách để nâng cao chất lượng tuyển dụng, đáp ứng tốt cho công phát triển doanh nghiệp Trong phạm vi viết này, tác giả tập trung vào Quy trình tuyển dụng HIPT Thực trạng Hiện nay, HIPT áp dụng “Sổ tay nhân sự”, quy tình tuyển dụng mô tả sau: Danh mục biểu mẫu BM01 – Kế hoạch tuyển dụng đơn vị/bộ phận BM02 – Tổng hợp kế hoạch tuyển dụng tồn cơng ty BM03 – Đề nghị tuyển dụng đột xuất BM04 – Phương án tuyển dụng BM05 – Thông báo tuyển dụng BM06 – Danh sách ứng viên BM08 – Phiếu đánh giá ứng viên BM09 – Giấy giới thiệu ứng viên BM10 – Đề nghị phê duyệt tuyển dụng đặc biệt BM11 – Thư mời nhận việc Lập kế hoạch tuyển dụng Stt Nội dung Sản phẩm Người thực Tài liệu hướng dẫn Thông báo định hướng Tổng Giám đốc/ Quý I hàng năm nhân năm cho Giám đốc Công Trưởng đơn vị/ ty phận Lập kế hoạch tuyển Kế hoạch Trưởng dụng phận gửi tuyển dụng đơn BM01/TD/NS/HIPT vị/bộ phận cán nhân đơn vị Lập kế hoạch tuyển Kế dụng chung đơn vị tuyển hoạch Cán nhân BM02/TD/NS/HIPT dụng đơn vị kế hoạch tuyển toàn Công ty dụng phận Nhu cầu tuyển dụng đột xuất Stt Nội dung Sản phẩm Người thực Tài liệu hướng dẫn Lập nhu cầu tuyển Giấy đề nghị Trưởng dụng đột xuất (trường tuyển đơn BM03/TD/NS/HIPT dụng vị/bộ phận hợp tuyển thay đột xuất mở rộng, Trưởng phận cân đối nhân lực, xác định có cần tuyển hay khơng?) gửi cho Ban TCNS Xem xét nhu cầu Chuyên tuyển dụng đột xuất viên Tuyển dụng/ Trưởng ban TCNS Xem xét Phê duyệt Stt Nội dung Sản phẩm Người thực Tài liệu hướng dẫn Xem xét kế hoạch Trưởng ban tuyển dụng năm/ kế TCNS/ Chuyên hoạch tuyển dụng đột viên xuất dụng/ Cán tuyển nhân đơn vị Phê duyệt kế hoạch Tổng tuyển đốc/Trưởng đơn BM03/TD/NS/HIPT vị dụng năm/kế hoạch tuyển dụng đột giám BM02/TD/NS/HIPT xuất Xem xét chỉnh sửa Ban TCNS lại kế hoạch tuyển Trưởng dụng (nếu không vị/bộ phận BM02/TD/NS/HIPT đơn BM03/TD/NS/HIPT Stt Nội dung Sản phẩm Người thực Tài liệu hướng dẫn Người thực Tài liệu hướng dẫn phê duyệt) Lập phương án tuyển dụng Stt Nội dung Lập phương án tuyển Phương dụng Sản phẩm án Cán nhân BM04/TD/NS/HIPT tuyển dụng đơn vị Xem xét phê duyệt Chuyên viên phương án tuyển dụng Tuyển dụng Tổng giám đốc/ Trưởng đơn vị Triển khai thực Stt Nội dung Thông báo tuyển dụng Sản phẩm Bản Người thực Tài liệu hướng dẫn thông Cán nhân BM05/TD/NS/HIPT tuyển đơn vị /Chuyên BM09/TD/NS/HIPT Đăng tuyển qua báo viên Tuyển giới thiệu cán nhân viên Chính sách cộng tác dụng nhân viên viên công tác tuyển dụng Thu thập phân loại Hồ hồ sơ sơ dự Cán nhân tuyển ứng đơn vị /Chuyên viên Danh viên Tuyển sách dụng ứng viên phù hợp Stt Nội dung Sản phẩm Sơ vấn: Gặp gỡ ứng Danh Người thực Tài liệu hướng dẫn sách Cán nhân viên, làm rõ ứng viên phù đơn vị /Chuyên thông tin chưa rõ hợp viên ràng hồ sơ dụng Tuyển Thi tuyển: - Lập danh sách ứng - Ứng viên dự Cán nhân BM06/TD/NS/HIPT viên tham gia thi tuyển đơn vị/ Chuyên tuyển viên Tuyển dụng - Chuẩn bị đề thi - Đề thi Cán nhân - Chuẩn bị địa điểm - Địa điểm thi đơn vị/ Chun thi (có thể th ngồi, viên cần) dụng - Trông thi Cán nhân Tuyển đơn vị/ Chuyên viên Tuyển dụng - Chấm thi Cán nhân đơn vị/ Chuyên viên Tuyển dụng Trưởng đơn vị/bộ phận - Tổng hợp kết thi - Bản tổng Cán nhân BM06/TD/NS/HIPT tuyển, đánh giá lựa hợp điểm thi chọn danh vào -Danh tham dự vấn: tham đơn vị/ Trưởng sách đơn vị/ Trưởng dự phận vấn Phỏng vấn Stt Nội dung Sản phẩm Người thực Tài liệu hướng dẫn - Thông báo cho ứng Cán nhân BM06/TD/NS/HIPT viên đơn vị /Chuyên viên Tuyển dụng - Sắp xếp phòng Cán nhân vấn, thông báo đơn vị /Chuyên cho thành viên Hội viên đồng tuyển dụng dụng - Tham dự vấn Hội đồng tuyển Tuyển dụng - Tổng hợp kết Hội đồng tuyển BM08/TD/NS/HIPT đánh giá ứng viên dụng Xem xét kết Hội đồng tuyển dụng Phê duyệt kết Tổng giám đốc/ BM08/TD/NS/HIPT tuyển dụng Trưởng đơn vị Mời nhận việc Stt Nội dung Sản phẩm Người thực Tài liệu hướng dẫn Thông báo kết cho Thư mời (nếu Cán nhân BM11/TD/NS/HIPT ứng viên cần) đơn vị/ chuyên viên tuyển dụng 2.1 Một số hướng dẫn trình tuyển dụng: 2.1.1 Lập phương án tuyển dụng Lập phương án tuyển dụng Căn vào kế hoạch tuyển dụng/ yêu cầu tuyển dụng đột xuất duyệt, Chuyên viên Tuyển dụng tổ chức tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp với định hướng phát triển nhân Công ty, sở đào tạo, tổ chức ngoài, trung tâm gịới thiệu việc làm Thu thập sàng lọc hồ sơ Hồ sơ xin việc bao gồm (có thể nộp sao): Đơn xin dự tuyển, CV nêu rõ kinh nghiệm làm việc (nếu có) Sơ yếu lý lịch có xác nhận UBND Công an phường nơi cư trú trường nơi đối tượng tốt nghiệp Bản cấp, chứng chỉ, bảng điểm (nếu có) Giấy khám sức khoẻ có xác nhận sở y tế vào thời gian khơng q tháng trước Giấy khai sinh ảnh x cm chụp không tháng trước Đối tượng dự tuyển phải đạt yêu cầu sau: Nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định, lý lịch rõ ràng, sức khoẻ tốt Có cấp giấy tờ hợp lệ chứng tỏ khả phù hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển Hội đồng tuyển dụng: Hội đồng tuyển dụng phải có: Cán nhân tổng hợp/ Chuyên viên tuyển dụng, Trưởng đơn vị/ phận người trưởng đơn vị/ phận có nhu cầu tuyển dụng định, Cán quản lý cấp Trong trường hợp đặc biệt số lượng thành viên hội đồng tuyển dụng nhiều (Giám đốc/ Tổng giám đốc/Chuyên gia…) tùy theo mức độ quan trọng vị trí cần tuyển dụng Đánh giá ứng viên: Bộ phận nhân (Cán nhân đơn vị/Chuyên viên Tuyển dụng/ Trưởng ban Tổ chức nhân sự) đánh giá tiêu chí như: phong cách/ngoại hình, khả giao tiếp, khả hòa nhập, động mục đích dự tuyển… Trưởng đơn vị/bộ phận có nhu cầu tuyển dụng đánh giá tiêu chí như: kiến thức chun mơn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, thích nghi với cơng việc… Chuyên gia (nếu có) người có thâm niên công tác lĩnh vực, am hiểu sâu sắc vị trí cơng việc u cầu cần có ứng viên để thực tốt cơng việc đánh giá cách khách quan về mặt chuyên môn ứng viên, tư vấn cho đơn vị/bộ phận có nhu cầu tuyển dụng Sau thống kết đánh giá thành viên hội đồng tuyển dụng, Chủ tịch hội đồng tuyển dụng người định cuối ứng viên có trúng tuyển hay khơng Đại diện phận nhân sự, Chuyên gia (nếu có) Chủ tịch hội đồng tuyển dụng điền thông tin đánh giá vào ký xác nhận vào biểu mẫu Phiếu đánh giá ứng viên (BM08/TD/NS/HIPT) Đối với trường hợp ứng viên không đạt không thiết phải điền vào cứng mà lập mềm theo dõi để biết lý ứng viên không đạt Cầu hiền Khi tuyển dụng đặc biệt/ cầu hiền (hoặc trường hợp đơn vị/ phận tự lựa chọn), người dự tuyển khơng thiết phải trải qua tất giai đoạn trình tuyển dụng đại trà Việc rút ngắn giai đoạn tuyển dụng thực Tổng giám đốc/ Giám đốc chấp thuận sở đề nghị Trưởng đơn vị/ phận Trưởng ban Tổ chức nhân (áp dụng BM10/TD/NS/HIPT) Các trường hợp tuyển dụng đặc biệt/ cầu hiền là: Cộng tác viên, sinh viên thực tập Công ty Người giới thiệu cán quản lý Công ty đơn vị/ phận Người có nhiều kinh nghiệm từ cơng ty khác Công ty mời (thu hút nhân tài) Phân tích Giải pháp Thơng qua quy trình tuyển dụng nêu ta thấy số đặc điểm sau: Thứ nhất, quy trình xây dựng tổng quát, chưa mang tính đặc thù ngành công nghệ cao cụ thể Công nghệ thông tin Bản mô tả công việc mô tả yêu cầu chun mơn tương đối sơ sài mang tính tổng qt hóa cao Trong đó, cơng việc đặc thù đòi hỏi mơ tả cơng việc tỉ mỉ yêu cầu chuyên môn khác Chẳng hạn, riêng lập trình viên phải phân loại thành: Lập trình ứng dụng tảng Windows Lập trình hệ thống Lập trình ứng dụng web (webbase application) Lập trình ứng dụng CSDL lớn 10 Lập trình ứng dụng lưu chuyển thơng điệp (messaging system) Đối với loại hình cơng việc nêu có điểm chung lập trình lại sử dụng phương tiện kỹ thuật khác kỹ khác cần am hiểu khác hệ thống máy tính Do vậy, cơng tác phân tích cơng việc cần tiến hành thường xuyên liên tục nhằm đưa mô tả công việc yêu cầu chun mơn xác, cập nhật với phát triển không ngừng Công nghệ thông tin Với mơ tả cơng việc có tính tổng qt cao đáp ứng việc kéo dài vòng đời tính kế thừa song khơng đáp ứng với phát triển liên tục ngành Thứ 2, quy trình tuyển dụng cồng kềnh, nhiều đơn vị, phận cá nhân tham gia vào trình tuyển dụng Tức từ ứng viên trở thành nhân viên thử việc theo thư mời ứng viên phải “chờ đợi” việc hồn tất khâu xử lý quy trình Trong cạnh tranh nhân lực khốc liệt khiến cho ứng viên có nhiều lựa chọn khác đơn giản người lao động có nhu cầu cơng việc, họ lúc nộp hồ sơ xin việc vào nhiều doanh nghiệp Và theo họ có quyền định đến với doanh nghiệp nào, từ chối doanh nghiệp trúng tuyển vào nhiều doanh nghiệp Tóm lại quy trình tuyển dụng cần đơn giản hóa nhiều nữa, rút ngắn thời gian chờ đợi ứng viên giảm thiểu khối lượng cơng việc phận chun trách Theo đó, cần tạo nhiều ngoại lệ tuyển dụng đặc biệt mở rộng phạm vi cách thức tiến hành hướng dẫn “cầu hiền” Như trình bày trên, phương án tuyển dụng tương đối máy móc, theo hướng truyền thống đăng quảng cáo phương tiện thông tin 11 đại chúng Và theo đó, đối thủ cạnh tranh ngành có phương thức tốt muốn tuyển dụng nhân tương tự Quan điểm cá nhân muốn trọng vào số cách thức như: Thu hút nguồn nhân lực từ trường đại học không cách trao học bổng cho sinh viên xuất sắc mà tạo nhiều hội để sinh viên đến với doanh nghiệp như: Nhận sinh viên thực tập theo đề tài doanh nghiệp thống với môn giáo viên hướng dẫn tốt nghiệp Đề tài phải có tính thực tiễn cao, hạn chế tối đa việc kết thực tập phạm vi nghiên cứu mà khơng có tính ứng dụng cao Outsourcing phần công việc doanh nghiệp sang khoa chuyên ngành trường đại học liên kết Qua bước tạo cho sinh viên mơi trường làm việc tương lai trang bị kiến thức đại theo phát triển chung ngành, giảm thiểu hạn chế chương trình học trường Đề cao cơng tác “săn đầu người” để nhanh chóng có nhân cốt lõi cho nhóm làm việc khác Việc làm tốn chi phí cho doanh nghiệp bù lại doanh nghiệp có ứng viên “ngoại hạng” Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp trì ràng buộc, cam kết người lao động trường hợp người lao động cử tham dự khóa đào tạo Theo người lao động việc phải đền bù lại cho doanh nghiệp khoản kinh phí mà khơng phải người lao động dễ dàng đáp ứng muốn chuyển công tác Bên cạnh đó, việc “săn đầu người” số doanh nghiệp phép chi trả đền bù có để có nhân lực tốt mà họ cần 12 Công tác chuẩn bị đề thi cho ứng viên khó khăn đa dạng chun mơn, chức danh q trình phát triển không ngừng Công nghệ thông tin Do cần có hướng dẫn cụ thể cho cơng tác chẳng hạn trách nhiệm thuộc ai, phải thực nào, chế độ thưởng phạt nhằm nâng cao chất lượng đề thi tuyển chất lượng ứng viên tuyển dụng Kết luận Trên nhận định, phân tích, đánh giá giải pháp khắc phục cho công tác tuyển dụng Công ty cổ phần tập đoàn HIPT mà tác giả thuộc Hy vọng qua viết này, tác giả tiếp tục đào sâu suy nghĩ đưa cải tiến mang tính cách mạng cơng tác tuyển dụng kỹ sư công nghệ cao cụ thể công nghệ thông tin Tài liệu tham khảo - HIPT, 2009, Sổ tay nhân sự, (Tài liệu lưu hành nội bộ) - R Wayne Mondy & Robert M.Noe, 2005: Human Resource Management, 9th edition, Prentice Hall - Bach, S (ed.), 2005: Managing Human Resources: personnel management in transition, 4th ed., Oxford, Blackwell Publishing - Bratton , J & Gold, J 2003: Human Resource Management theory and Practice, 3rd ed., Basingstoke, Palgrave Macmillan - Leopold, J Harris, L & L Watson, T., 2005: The Strategic Managing of Human Resources, Essex, FT Prentice Hall - Mabey, C Salaman, G & Storey, J (eds.), 1998: Strategic Human Resource Management: A Reader, London, Sage Publications 13 - McKenna, E & Beech, N., 2002: Human Resource Management: a concise analysis, Essex, FT Prentice Hall - Ozbilgin, M., 2005: International Human Resource Management: Theory and Practice, Basingstoke, Palgrave Macmillan - Pilbeam, S & Corbridge, M., 2006: People Resourcing: HRM in practice, 3rd ed., Essex, Prentice Hall - Price, A., 2004: Human Resource Management in a Business Context, London, Thomson - Redman, T & Wilkinson, A., 2006: Contemporary Human Resource Management, 2nd ed Essex, FT Prentice Hall 14 .. .dụng, đáp ứng tốt cho công phát triển doanh nghiệp Trong phạm vi viết này, tác giả tập trung vào Quy trình tuyển dụng HIPT Thực trạng Hiện nay, HIPT áp dụng “Sổ tay nhân sự , quy tình tuyển dụng. .. Cán nhân BM11/TD/NS /HIPT ứng viên cần) đơn vị/ chuyên viên tuyển dụng 2.1 Một số hướng dẫn trình tuyển dụng: 2.1.1 Lập phương án tuyển dụng Lập phương án tuyển dụng Căn vào kế hoạch tuyển dụng/ ... Người có nhiều kinh nghiệm từ công ty khác Công ty mời (thu hút nhân tài) Phân tích Giải pháp Thơng qua quy trình tuyển dụng nêu ta thấy số đặc điểm sau: Thứ nhất, quy trình xây dựng tổng quát, chưa