Đánh gía hệ thống quản lý chất lượng tại công ty CP xi măng bỉm sơn

Khó khăn của việc quản lý hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho hiện nay; đó là làm sao đưa mức dự trữ hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho về mức dự trữ thấp nhất và an toàn phục vụ cho sản xuất

ĐÁNH GÍA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY

CP XI MĂNG BỈM SƠN

Mở bài

1 Giới thiệu tóm tắt về Tên Công ty:

CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN.

- Tên gọi tắt : Công ty xi măng Bỉm Sơn.

- Tên giao dịch Quốc tế: BIMSON JOINT

STOCK COMPANY

- Tên viết tắt : BCC

- Trụ sở Công ty: Phường Ba Đình-Thị xã Bỉm Sơn-tỉnh Thanh Hóa

- Tel/Fax : 037.824.242/037.824.046

2 Ngành nghề kinh doanh:

- Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu xi măng, clinker

- Sản xuất, kinh doanh các loại vật liệu xây dựng khác

3 Vốn điều lệ : 956.613.970.000 đồng Việt Nam.

Từ ngày 01/05/2006 Công ty chuyển đổi thành Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn theo QĐ số 486/QĐ-BXD ngày 23/3/2006 của Bộ trưởng Bộ xây dựng

và đăng ký kinh doanh số 2603000429 do Sở KH&ĐT tỉnh Thanh Hóa cấp ngày 01/5/2006) Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn là doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Tổng Công ty Xi măng Việt Nam Hiện Công ty đang tập trung nỗ lực phấn đấu hoàn thành dự án dây chuyền mới, nâng công suất lên 2 triệu tấn sản phẩm/năm vào cuối năm 2008, đưa công suất của Nhà máy lên 3.8 triệu tấn xi măng/năm

Trải qua gần được 30 năm xây dựng và phát triển, công ty Xi măng Bỉm Sơn đã sản xuất và tiêu thụ hơn 27 triệu tấn sản phẩm.Công ty đã được Nhà nước tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý như Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới,

huân chương Độc Lập hạng 3 Công ty đã được cấp chứng chỉ ISO 9000-2001 cho hệ thống quản lý chất lượng Sản phẩm của Công ty từ 1992 đến nay liên tục được người tiêu dùng bình chọn là Hàng Việt Nam chất lượng cao

Nội dung chính.

Các công đoạn chính của quy trình sản xuất xi măng Bỉm Sơn được

mô tả một cách tổng quát như sau.

Tôi là một trong những cổ đông của Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn Sau khi chuyển đổi theo mô hình công ty cổ phần, Công ty đang ngày càng đẩy

Đá vôi

Vận chuyển

Silô chứa

Nghiền xi măng

Than + Đất sét

Phơi

Si lô chứa

Thạch cao + Phụ gia

Định lượng

Phối trộn

Si lô chứa Đóng bao

Kho chứa xi măng

bao

Cân định lượng

Nghiền bột liệu

Si lô chứa

Vê viên

Nung clinker

Si lô chứa clinker

Xuất sản phẩm cho khách hàng

mạnh sản xuất - kinh doanh, khẳng định được vị thế của mình trong mô hình hoạt động mới Dù phải cạnh tranh khá gay gắt trên thị trường, thời gian qua Công ty

Cổ phần (CTCP) Xi măng Bỉm Sơn vẫn tiếp tục khẳng định vững vàng thương hiệu của mình trên thị trường, tiếp tục phát huy hiệu quả cao trong sản xuất - kinh doanh Trong các năm 2006, 2007 và những tháng đầu năm 2008, các lĩnh vực như doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách đều đạt và vượt so với kế hoạch, đời sống của người lao động ngày càng được cải thiện và nâng cao, các hoạt động văn hóa, xã hội được tiếp tục được phát huy Công việc của tôi là được tham gia đóng góp ý kiến, xây dựng vào tất cả các quá trình từ khâu chuẩn bị sản xuất đến khi sản xuất ra thành phẩm và bán ra thị trường cho khách hàng, nhằm mục tiêu cho công ty ngày càng phát triển hơn nữa; đó là

1 Lập kế hoạch và triển khai mua sắm, dự trữ hàng hóa phục vụ cho sản xuất kinh doanh gồm những chủng loại sau:

Nguyên nhiên liệu: Phục vụ cho quá trình sản xuất như sấy lò, đốt lò và

làm phụ gia cho sản xuất Clinker, xi măng như: Dầu DO, FO, than, Bazan, quặng sắt, quặng cát, thạch cao Những loại nguyên nhiên liệu này có giá trị lớn chiếm tới 45% trong giá thành sản phẩm

Vật tư phụ tùng: Phục vụ cho công tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa

lớn định kỳ của công ty Các loại vật tư phụ tùng thường phải nhập khẩu từ nước ngoài, hàng hóa đặc chủng có giá trị tương đối cao

Hàng hóa phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm như: vỏ bao, mua clinker, …

2 Tổ chức quản lý nhập xuất hàng hóa và quản lý hàng tồn kho nguyên nhiên vật liêu, vật tư phụ tùng.

Đối với các hàng hóa là vật tư phụ tùng: Được tiếp nhận theo hợp đồng

được ký kết hoặc các hình thức mua sắm đặc biệt phục vụ kịp thời cho sửa chữa, thay thế Các đơn vị liên quan sẽ tổ chức kiểm tra về số lượng, nghiệm thu về chất lượng nếu đạt yêu cầu tổ chức làm nghiệm thu và thủ tục nhập kho đưa vào

nơi lưu giữ cần thiết Nơi lưu giữ hiện nay là các kho được chia thành kho kín và kho trần Kho kín là kho trong nhà có mái che và tường bao kín, một số kho có điều hòa nhiệt độ để bảo quản hàng hóa có yêu cầu nghiêm ngặt về điều kiện bảo quản Kho trần là kho ngoài trời không có mái che, chỉ có tường rào bao quanh; đây là kho thường để các hàng hóa như sắt thép không rỉ, vật tư phụ tùng có thể

để ngoài trời Đối với vật tư phụ tùng hiện nay, công ty đang triển khai xây dựng danh điểm cho từng nhóm vật tư, cụ thể cho từng mã vật tư theo thông số kỹ thuật, chức năng thiết bị Mỗi vật tư phụ tùng nhập kho sẽ có một mã danh điểm,

và trên mỗi vật tư phụ tùng đều được dán mã danh điểm vật tư Từng nhóm vật tư phụ tùng được lưu trữ ở những vị trí nhất định Có như vậy việc nhập xuất, quản

lý hàng tồn kho mới được thuận tiện và nhanh chóng

Khó khăn của việc quản lý hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho hiện nay;

đó là làm sao đưa mức dự trữ hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho về mức dự trữ thấp nhất và an toàn phục vụ cho sản xuất Công việc này gặp một số khó khăn nhất định; đó là

- Không thể dự báo chính xác được thời gian cần phải sửa chữa, thay thế các thiết bị trong dây chuyền hoạt động của nhà máy Đây là công việc khó khăn nhất đối với việc xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư phụ tùng cho thiết bị làm sao đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định, năng suất cao và không ảnh hưởng đến tình hình hoạt động sản xuất

- Đối với các vật tư phụ tùng phần lớn là hàng đặc chủng được nhập khẩu

từ nước ngoài mà trong nước chưa sản xuất được Chính vì vậy công ty sẽ phụ thuộc rất lớn về tiến độ sản xuất của các nhà sản xuất nước ngoài, thời gian giao hàng, giá cả, … và khó lường trước được các yếu tốt bất ngờ có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến tiến độ cung cấp

- Dây chuyền sản xuất xi măng là hoạt động gần như liên tục nên việc kiểm tra, đánh giá chính xác tình trạng của thiết bị là hết sức khó khăn và cần phải có nhiều kinh nghiệm

Hàng năm Công ty đều lập kế hoạch Ngân sách trong đó có kế hoạch Ngân sách cho vật tư phụ tùng phục vụ sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn Tuy nhiên có đến 45% danh mục vật tư phụ tùng là phát sinh ngoài ngân sách và tổng giá trị mua sắm cũng có sự thay đổi tăng/giảm Việc mua sắm theo quy định của Công ty bắt buộc phải theo ngân sách đã được phê duyệt Đây là công việc tôi cho rằng là khoa học và hợp lý Tuy nhiên trong quá trình thực hiện sẽ có những phát sinh cần bổ sung sửa đổi Nếu thực hiện theo ngân sách thì có những sự cố phát sinh khó lường không thể không xử lý Nếu không kịp thời xử lý sẽ làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của công ty mà bắt buộc phải triển khai mua sắm Nếu thực hiện theo Ngân sách thì không được phép mua sắm nhưng nếu không mua sắm thì ảnh hưởng đến sản xuất Vì vậy Ngân sách mua sắm cũng cần phải

có những khoảng cho phép nhất định

Có những vật tư phụ tùng mà giá trị tương đối lớn, phải đặt hàng thời gian dài, có thể dự trữ trong nhiều năm, nếu không có dự phòng thì ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất Nếu gặp sự cố về thiết bị này nhà máy có thể phải dừng sản xuất dài ngày, có thể hàng tháng, thậm chí hàng quý Chính những loại vật tư phụ tùng này làm cho giá trị hàng tồn kho ngày càng tăng lên làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Từ những khó khăn trên, tôi đã đề xuất với Công ty triển khai xây dựng định mức dự trữ hàng tồn kho đối với vật tư phụ tùng Biết rằng đây là công việc hết sức khó khăn, tuy nhiên nếu triển khai được công việc này thì sẽ giải quyết được vấn đề giảm chi phí hàng tồn kho và xây dựng được định mức dự trữ hàng tồn kho

3 Tổ chức lên kế hoạch tiếp nhận và gia công các vật tư công nghệ đầu vào để phục vụ sản xuất như thạch cao, Bazan, cát silic, quặng sắt, than, ….

Việc nhập hàng hóa là vật tư công nghệ: Đó là than, dầu, phụ gia Bazan, thạch cao, quặng sắt, cát silíc Việc nhập vật tư công nghệ được triển khai kế hoạch theo từng tuần, từng tháng Kế hoạch nhập vật tư công nghệ được xây

dựng trên kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty Việc quản lý hàng tồn kho vật tư công nghệ được thuận lợi hơn nhiều so với vật tư phụ tùng vì các loại vật

tư công nghệ được nhập từ các nguồn có sản lượng ổn định, gần khu vực nhà máy sản xuất Việc nhập vật tư công nghệ được các đơn vị cung cấp vận chuyển chủ yếu bằng ô tô hoặc tàu Vật tư công nghệ nhập vào được công nhân phòng KCS lẫy mẫu Sau khi lấy mẫu thí nghiệm của phòng Thí nghiệm KCS thì số vật tư công nghệ được nhập vào kho để phục vụ sản xuất Kết quả thí nghiệm thường có được sau 2 đến 3 ngày kể từ ngày lấy mẫu Đây chính là vấn đề khó khăn cho Công ty trong việc quản lý chất lượng hàng hóa Kết quả thí nghiệm không có được ngay tức thì mà phải chờ sau 2 đến 3 ngày trong khi đó việc nhập vật tư công nghệ lại được thực hiện sau đó Nếu như phiếu kiểm tra chất lượng sau 2 đến 3 ngày đối với mẫu vật liệu không đạt yêu cầu của hợp đồng thì việc nhập vào kho cũng đã được thực hiện và có thể đã được đưa vào sử dụng phục vụ cho sản xuất Để xử lý những lô hàng không đạt chất lượng này thường được quy định trong hợp đồng là đưa về mặt bằng tiêu chuẩn và trừ hoặc phạt giá trị

Ở đây vấn đề cần quan tâm là chưa có biện pháp ngăn chặn ngay từ khâu kiểm tra chất lượng, lẫy mẫu vật liệu, kết quả phân tích mẫu không kịp thời để có những quyết định tức thì như không nhập những lô hàng không đảm bảo chất lượng để không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm sản xuất Những lô hàng không đảm bảo chất lượng thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh Đây là khâu trong quan trọng quá trình quản trị chất lượng sản phẩm, thiết nghĩ cần phải trang bị những thiết bị lấy mẫu để thay thế phần lớn công việc của con người (con người cũng có thể tác động đến chất lượng các mẫu kiểm tra) và các thiết bị để phân tích vật liệu kịp thời, có những không tin xử lý tức thì trong quy trình nhập xuất vật tư công nghệ

Với một số những tồn tại nêu trên; trong quy trình quản lý nhập xuất và bảo quản vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu Chính những tồn tại này là những lãng phí mà công ty hoàn toàn có thể kiểm soát được để làm giảm chi phí

lưu kho, tăng cường công tác quản trị chất lượng sản phẩm và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Qua môn học Quản trị hoạt động; Đối với tôi việc nghiên cứu môn học này

là một trong 3 chức năng chính của tổ chức cùng với Marketing và tài chính Quản trị hoạt động và sản xuất thực sự bổ ích và hết sức cần thiết cho đơn vị sản xuất Nghiên cứu về OM cho chúng tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động sản xuất của đơn vị cần phải làm gì, phát hiện ra những vấn đề cần phải loại bỏ, cải tiến để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt đông của doanh nghiệp, đặc biệt là trong khâu sản xuất và phát triển xuất

Sản xuất theo phương pháp Lean là một phương pháp sản xuất được xem hiệu quả nhất hiện nay Mục tiêu của phương pháp Lean là hoàn toàn loại bỏ lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối

ưu, tinh gọn Với phương pháp Lean là hoàn toàn phù hợp với Công ty Cổ phần

Xi măng Bỉm Sơn, áp dụng phương pháp Lean sẽ làm giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất Phương pháp Lean tập trung vào

7 mục tiêu chính và công ty hoàn toàn có thể áp dụng được

Với vị trí của tôi hiện nay áp dụng phương pháp sản xuất Lean, tôi sẽ tập trung vào một số mục tiêu đó là:

- Giảm phế phẩm và lãng phí hữu hình không cần thiết, bao gồm cả việc sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào

- Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả các công đoạn khác, mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với việc yêu cầu vốn lưu động ít hơn

- Chuẩn hóa các công việc của người lao động trong đơn vị

- Cải thiện năng suất lao động, giảm thời gian nhàn rỗi của nhân viên và đảm bảo nhân viên đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc

- Quản trị chất lượng hàng hóa nhập xuất: Chất lượng là một trong 4 mục tiêu then chốt của công ty, cùng với chi phí, tính linh hoạt và giao hàng Điều này

đòi hỏi sự phối hợp của toàn bộ tổ chức để kiểm soát và quản lý chất lượng Áp dụng vào công việc của công ty Cổ phần xo măng Bỉm Sơn hiện nay là quản lý chất lượng nguyên nhiên liệu, vật tư phụ tùng nhập xuất để đảm bảo sản xuất ổn định, chất lượng tốt đòi hỏi phải có phương pháp quản lý khoa học Trong thời gian tới cần phải dự kiến sẽ tập trung vào một số công việc đó là

- Lập kế hoạch nhu cầu về nguyên nhiên vật liệu sát với thực tế, giảm lượng tồn kho

- Xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu tồn kho

- Hoàn chỉnh lại quy trình giao nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng nguyên nhiên vật liệu trước khi nhập kho Giảm thiểu các lỗi có thể xẩy ra trong quá trình giao hàng

Dữ trữ; Chính sách dự trữ là hết sức quan trọng Đối với Công ty việc sản xuất gần như hoạt động liên tục, chỉ trừ các sự cố đột xuất, sửa chữa nhỏ và các định kỳ sửa chữa lớn Trong điều kiện hiện nay, giá cả luôn biến động, tình hình kinh tế thế giới hết sức khó khăn, thiết bị của nhà máy phần lớn là nhập khẩu, chính vì vậy công tác quản trị dự trữ vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh hoạt động liên tục là rất quan trọng Trong bối cảnh đó đòi hỏi người làm công tác quản lý vật tư hết sức linh hoạt, nắm bắt thông tin nhanh nhạy để đảm bảo dự trữ an toàn và hợp lý nhất

Vẫn biết dự trữ càng nhiều thì gây ra sự lãng phí càng lớn Vấn đề hiện nay của công ty xác định nhu cầu dự trữ bao nhiêu là vừa? Đây có sự xung đột về quan niệm dự trữ hàng tồn kho Các đơn vị khối tài chính muốn dự trữ ở mức thấp nhất trong khi các đơn vị khối sản xuất lại muốn dự trữ ở mức an toàn nhất cho máy móc, thiết bị hoạt động liên tục ổn định Hiện nay lượng vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu mà công ty đang dự trữ là tương đối cao Trong thời gian tới công ty dự định triển khai một số công việc để giảm lượng hàng dự trữ đó là:

- Giảm bớt lượng dự trữ vật tư phụ tùng Xác định những loại vật tư phụ tùng nào không cần thiết phải dự trữ hoặc số lượng dự trữ tương đối lớn thì có thể triển khai bán thanh lý để thu hồi vốn

- Rà soát, triển khai xây dựng danh điểm vật tư cho tất cả các loại hàng hóa, có thể áp dụng phương pháp thẻ Kanban cho các vật tư phụ tùng

- Áp dụng các mô hình dự trữ tiên tiến vào công việc của mình như mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ hoặc mô hình đặt hàng theo lô POQ, ứng dụng

mô hình phân tích biên tế để xác định lượng dự trữ

Kết luận.

Qua nghiên cứu, học tập môn học Quản trị hoạt động Đã cho tôi thấy được những nội dung: Tổng quan về quản trị sản xuất; Chiến lược tác nghiệp; Dự báo nhu cầu; Hệ thống kế hoạch sản xuất và tác nghiệp; Kế hoạch nguồn nguyên liệu;

Hệ thống hàng dự trữ/tồn kho; Quản trị chất lượng; Phương thức sản xuất hiện đại JIT/Lean có thể áp dụng vào công việc của đơn vị hiện nay, theo mức độ khác nhau theo lĩnh vực hoạt động Nâng cao năng lực quản lý, phát huy nguồn vốn

đầu tư để tạo ra sản phẩm, dịch vụ năng suất hơn trên cơ sở những luận cứ khoa

học đã được kiểm chứng trong thực tế Đồng thời qua phân tích cho chúng ta thấy được quá trình sản xuất, kinh doanh của chúng ta đang có vấn đề ở những khâu nào, đang để xảy ra lãng phí ở những công đoạn nào và cũng chỉ ra cho chúng ta chi tiết nhỏ cần khắc phục, cải tiến để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Đặc biệt đối với bản thân tôi, môn học đã cung cấp cho tôi rất nhiều kiến thức bổ ích Chắc chắn rằng trong thời gian tới, tôi sẽ áp dụng một số phương pháp quản lý tiên tiến vào công việc của mình chẳng hạn như quản trị dự trữ, phương pháp sản xuất Lean, quản trị chất lượng TQM, áp dụng một số mô hình phân tích hàng tồn kho như ABC, mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ hoặc mô hình đặt hàng theo lô POQ Tôi tin tưởng rằng việc áp dụng những kiến thức này sẽ làm cho công việc giảm sản xuất thừa, không để phải chờ đợi làm lãng phí thời gian và chi phí liên quan, tiết kiệm từ vận chuyển, lưu kho cân bằng hàng dự trữ và dịch vụ khách hàng, loại bỏ thao tác thừa, gia công thừa, tránh

hoặc giảm sản phẩm hỏng Nhằm tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận và phát triển tầm nhìn lên một tầm cao mới./