Quy trình quản lý chất lượng tại công ty cổ phần phân phối bán lẻ VNF1

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI - BÁN LẺ VNF1 Công ty Cổ phần Phân phối - Bán lẻ VNF1 (Công ty VNF1) cơng ty non trẻ Cơng ty thành lập vào hoạt động từ tháng 7/2008 theo đạo Thủ tướng Chính phủ Tổng Công ty Lương thực Miền Bắc (TCty) việc nâng cao sức cạnh tranh ngành thông qua việc phát triển hệ thống phân phối - bán lẻ chuyên nghiệp, đại địa bàn tỉnh phía Bắc từ Thừa thiên - Huế trở Theo điều tra Tổng công ty thực năm 2008, khâu yếu lĩnh vực kinh doanh gạo Việt Nam khâu phân phối Đây nguyên nhân dẫn đến sốt gạo thị trường nhiều năm qua Thị trường phân phối gạo nội địa có đặc điểm có nhiều người mua bán,“trăm người bán, vạn người mua” Riêng Tổng công ty có tới gần 30 cơng ty cổ phần, kinh doanh lương thực nằm rải rác từ Thừa thiên-Huế trở ra, chưa kể cơng ty tư nhân hộ kinh doanh cá thể Để tồn phát triển bối cảnh vậy, Công ty khơng ngừng nghiên cứu để tìm chiếm lĩnh “khoảng trống” thị trường Một khâu mà công ty quan tâm chất lượng sản phẩm Để bước nâng cao chất lượng sản phẩm, Công ty xây dựng đưa vào áp dụng quy trình sản xuất, quản lý nhằm kiểm sốt chất tồn q trình sản xuất cơng ty Một quy trình cơng ty xây dựng áp dụng là: I QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Đối tượng áp dụng - Chi nhánh SXCB LTTP VNF1 nhà máy khác tương lai - Các nhà máy chế biến vệ tinh VNF1 - Các phòng ban phối hợp: Phòng Kế tốn, Phòng kinh doanh 1, Phòng kinh doanh 2, Phòng Marketing, Phòng Đầu tư, Phòng Tổng hợp, Những khái niệm, định nghĩa chữ viết tắt - Công ty : Công ty CP Phân phối bán lẻ VNF1 - Chi nhánh : Chi nhánh SXCB LTTP VNF1 - KCS : Kiểm tra chất lượng sản phẩm - QC : Quality control(Kiểm soát chất lượng) - Thủ kho : Người thực việc nhập,xuất bảo quản hàng hoá - Giám sát sản xuất: : Người trực tiếp giám sát mợi hoạt động sản xuất dây chuyền SƠ ĐỒ VÀ THUYẾT MINH QUY TRèNH ` Nguyờn liu -Độ ẩm - Tạp chất - Côn trùng,mọt - Khác Kim tra Xay - Tỷ lệ bãc vá - Tû lƯ lóa lÉn - Kh¸c Kiểm tra Xỏt - Độ trắng - Tỷ lệ lúa - Cám ,bổi Kim tra ỏnh búng - Độ bóng - Cám tinh - Khác Kim tra Trả lại nhà cung cấp Nguyờn liu -Độ ẩm - Tạp chất - Côn trùng,mọt - Khác Kim tra Xay - Tỷ lệ bãc vá - Tû lƯ lóa lÉn - Kh¸c Kiểm tra Xát Kiểm tra Đánh bóng - §é bãng - Cám tinh - Khác Kim tra Trả lại nhà cung cÊp Tách đá - Tỷ lệ sạn - Tỷ lệ - Khác Kiểm tra Đấu trộn - Độ đồng - Công thức trộn - Khác Kiểm tra Nhặt tạp chất - Tỷ lệ tạp chất - Tỷ lệ hạt vàng - Cát sạn - Khác - Kiểm tra mã vạch - Kiểm tra bao bì -Kiểm tra hạn sử dụng - Khác Kiểm tra Đóng gói Thành Phẩm - trọng lượng - Quy cách - hạn sử dụng Kiểm tra Bảo quản Thành phẩm 4.1.1 Kiểm tra gạo nguyên liệu (KCS chịu trách nhiệm ) 4.1.1.1Kiểm tra ngoại quan : Bao bì, sàn xe: - Nếu có dính hoá chất xăng dầu, phân, hoá chất độc hại, thuốc nhuộm vv báo cáo Giám đốc chi nhánh, lãnh đạo công ty trả nhà cung cấp - Nếu có mốc, ẩm mục, ẩm, tạp chất lạ báo Ban Lãnh đạo có hướng giải - Tất cố ghi vào biểu mẫu xử lý sản phẩm không phù hợp ( BM01-VNF1-QLCL-CNSX) báo cáo Giám đốc chi nhánh Ban lãnh đạo Công ty 4.1.1.2 Lấy mẫu nguyên liệu: - Đối với lúa nhập về: lấy tối thiểu 10% số bao lô hàng, mẫu khoảng 0.5kg ghi chép vào bảng theo dõi lấy mẫu (BM02-VNF1-QLCL-CNSX) - Đối với loại gạo khác : KCS dùng xiên lấy mẫu 100% số bao lấy theo xác suất 10% tổng số bao, đổ trộn đều, ngồi bao khác rạch đầu bao kiểm tra cảm quan 4.1.1.4 Xử lý phân tích mẫu: 4.1.1.4.1 Xử lý mẫu: - Mẫu đưa phòng thí nghiệm trộn chia làm 02 phần, phần để lưu phần đem phân tích hố lý, kiểm tra dung trọng, tạp chất, thuỷ phần, lúa lẫn vv theo tiêu thoả thuận hợp đồng mua bán Các mẫu chia làm 05 lô khác nhau, phân tích lơ sau tính giá trị trung bình cho tiêu - Thời gian xử lý mẫu từ 30 phút đến 60 phút tuỳ theo tính chất loại nguyên liệu 4.1.1.5 Báo cáo: - Kết KCS ghi chép vào biểu mẫu kiểm tra nguyên liệu nhập (BM03VNF1-QLCL-CNSX) - Báo cáo kết lên Giám đốc chi nhánh Ban lãnh đạo Công 4.1.2 Hướng dẫn kiểm tra gạo dây chuyền 4.1.2.1 Kiểm hàng, lấy mẫu dây chuyền chế biến 4.1.1.2.1 Các yêu cầu kiểm tra: * Sau máy xay: - Công nhân vận hành chịu trách nhiệm kiểm tra công đoạn - Kiểm tra: Tỷ lệ bóc vỏ trấu (phải đạt 97%), kiểm tra độ nát gạo, lượng trấu gạo vv - Khi bắt đầu chạy máy phải kiểm tra sau khoảng 30 phút 60 phút sau kiểm tra tiếp, có vấn đề phải báo với vận hành máy người quản lý dây truyền để điều chỉnh kịp thời - KCS dây chuyền kiểm tra, giám sát công đoạn Nếu cảm quan không xác định tỷ lệ lúa gạo yêu cầu KCS lấy mẫu phân tích chỗ kết ghi vào sổ theo dõi chất lượng - Thời gian cho việc phân tích khơng q 30 phút báo cho vận hành máy điều chỉnh kịp thời *Sau máy xát: - Công nhân vận hành chịu trách nhiệm kiểm tra công đoạn - Kiểm tra độ trắng gạo, kiểm tra lượng lúa lại (tối đa 02 hạt 10kg), kiểm tra xem gạo có bị vỡ nhiều khơng - Nếu chưa đạt u cầu nhân viên vận hành máy chạy lại điều chỉnh máy cho hợp lý - Thời gian kiểm tra ban đầu chạy gạo để hiệu chỉnh kịp thời để tránh tổn thất không cần thiết - KCS dây chuyền kiểm tra , giám sát công đoạn *Sau máy tách đá máy đánh bóng - Cơng nhân vận hành chịu trách nhiệm kiểm tra công đoạn - Hàng khơng đá, sạn chất hữu khác Đạt độ bóng cần thiết khơng gân hạt gạo - Tiếp tục kiểm tra lượng độ sạch, kích thước lỗ sàng tách đá - Nếu hàng không đạt yêu cầu (tỷ lệ cát sạn vượt 0.05%), báo cho vận hành máy người quản lý dây truyền cho chạy lại - Lấy mẫu chuyển lên phòng thí nghiệm để kiểm tra tiêu vật lý: Tỷ lệ tấm,tỷ lệ sạn, độ bóng… - KCS dây chuyền kiểm tra ,giám sát công đoạn * Phối trộn, nhặt tạp chất, đóng bao: - Cơng nhân đóng túi có trách nhiệm kiểm tra công đoạn - Tuỳ theo yêu cầu khách hàng, KCS đưa công thức phối trộn báo cho người điều hành sản xuất để thực phối trộn - Kiểm tra bao bì, mã vạch , marking, trọng lượng tịnh bao hàng ghi kết vào Biểu mẫu kiểm tra trọng lượng(BM04-VNF1-QLCL-CNSX) Sự tăng giảm trọng lượng tịnh nằm quy định cho phép nhà nước -Lấy mẫu kiểm tra tạp chất, tỷ lệ độ ẩm ghi kết vào biểu mẫu Báo cáo chất lượng thành phẩm(BM05-VNF1-QLCL-CNSX) - KCS dây chuyền kiểm tra, giám sát công đoạn 4.2 Hướng dẫn kiểm tra bao bì nguyên phụ liệu 4.2.1 Kiểm tra bao bì, kệ gỗ loại 4.2.1.1 Đối với bao bì đề can,palet * Kiểm tra tiêu cụ thể sau: - Kiểm tra mặt quy cách, kích thước so với quy cách đặt hàng - Kiểm tra chất liệu làm bao bì - Kiểm tra mã số mã vạch - Kiểm tra tình trạng vệ sinh bên bên ngồi bao bì - Kiểm tra xem bao bì có mùi vị lạ khơng - Kiểm tra theo xác xuất 20% 100% tuỳ yêu cầu cụ thể, có vấn đề phải báo với người có trách nhiệm để có biện pháp xử lý kịp thời Kết ghi vào biểu mẫu kiểm tra bao bì, đề can(BM06-VNF1-QLCLCNSX) - KCS có trách nhiệm kiểm tra công đoạn kết thông báo cho thủ kho phụ trách 4.2.1.2 Đối với nguyên phụ liệu - Các nguyên phụ liệu bao gồm loại hố chất thí nghiệm loại hương phụ liệu phép sử dụng trình sản xuất thực phẩm * Kiểm tra tiêu cụ thể sau: - Kiểm tra tiêu kỹ thuật theo yêu cầu đặt hàng loại cụ thể - Kiểm tra hạn sử dụng hướng dẫn sử dụng an toàn - Kiểm tra xem bao bì có mùi vị lạ khơng, có bị rách vỡ khơng - Kiểm tra theo xác suất 20% 100% tuỳ yêu cầu cụ thể, có vấn đề phải báo với người có trách nhiệm để có biện pháp xử lý kịp thời Kết ghi vào Biểu mẫu kiểm tra nguyên phụ liệu (BM07-VNF1QLCL-CNSX) - KCS có trách nhiệm kiểm tra cơng đoạn kết thông báo cho thủ kho phụ trách Ghi :Mọi công đoạn sản xuất dây chuyền có yêu cầu cụ thể sau: - Công nhân trược tiếp sản xuất kiểm tra theo tần xuất 30 phút - KCS kiểm tra với tuần xuất 2h lần - Mỗi chuyển đổi sang loại khác yêu cầu công nhân trực tiếp sản xuất KCS kiểm tra để khắc phục kịp thời - Những điểm có biểu mẫu đính kèm xác định điểm quan trọng nên yêu cầu KCS ghi chép đầy đủ quy trình * Các tiêu cho gạo đóng túi VNF1 đăng ký: - Độ ẩm ≤14.0% - Tỷ lệ ≤15% - Thóc lẫn ≤ 15hạt/kg - Tạp chất vơ ≤ 0.05% Tùy thuộc vào loại hợp đồng đối tượng khách hàng mà tiêu thay đổi Phòng KCS đưa tiêu biện pháp kiểm soát riêng cho phù hợp II NHỮNG BẤT CẬP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ: - Khi ban hành quy trình đưa vào áp dụng, Công ty không tổ chức tập huấn cho phận thừa hành dẫn tới có hiểu sai hiểu khơng hết nên khơng áp dụng quy trình cách triệt để Cụ thể: + Cán KCS hiểu sai việc lấy mẫu 10% số bao thành lấy mẫu 10% trọng lượng, dẫn tới số lượng mẫu phải lấy nhiều, gây lãng phí thời gian nhân công thời gian dài (30 ngày) Khi Lãnh đạo công ty kiểm tra phát yêu cầu điều chỉnh + Bộ phận KCS phận khác tham gia vào trình sản xuất người chưa có nhận thực cao sản xuất thực phẩm, bất cập khó khăn việc áp dụng tiêu chuẩn, quy trình vào sản xuất cơng ty + Hiện cơng ty chưa xây dựng phòng phân tích mẫu chuẩn để chủ động khâu phân tích mẫu giảm chi phí, giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng, nâng cao uy tín cơng ty mà có số máy móc thiết yếu lên cán quản lý gặp nhiều khó khăn - Hiện cơng ty chưa triển khai chương trình 5S để phân loại loại bỏ thứ khơng cần thiết, nâng cao tính kỷ luật, ngăn nắp cho người lao động tạo tính tự giác cho người lao động - Hiện công ty triển khai xây dựng áp dụng tiêu chuẩn HACCP để quản lý chất lượng sản phẩm tốt III NHỮNG GIẢI PHÁP CÔNG TY CẦN ÁP DỤNG ĐỂ CẢI THIỆN ĐỂ VIỆC THỰC HIỆN ĐƯỢC TỐT HƠN: Giải pháp đào tạo, đầu tư trang thiết bị, xây dựng quy trình hồn thiện: - Yếu tố người ln đóng vai trò quan trọng q trình, công ty cần tổ chức huấn luyện, đào tạo cho cấn quản lý sản xuất, công nhân tham gia vào trình sản xuất cách kỹ lưỡng kiến thức vệ sinh an toàn thực phẩm Hiểu chất quy trình hướng dẫn áp dụng cụ thể trình sản xuất Khẩn trương triển khai trương trình 5S để bước nâng cao ý thức cho người lao động, cần nhanh chóng hồn thiện quy trình, cải tạo nhà xưởng, máy móc theo tiêu chuẩn HACCP để cấp chứng thời gian sớm nhất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng uy tín cho sản phẩm cơng ty giúp cơng ty đạt lòng tin người tiêu dùng - Đầu tư đồng phòng thí nghiệm để giúp cho việc nâng cao hiệu độ tin cậy, nhanh chóng q trình kiểm tra chất lượng theo quy trình ban hành - Trong trình quản lý sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, việc xây dựng quy trình đưa vào áp dụng giai đoạn ban đầu, việc trì cách hiệu thường xuyên vấn đề cần quan tâm nhất, việc đòi hỏi từ cac cấp lãnh đạo tới cấp quản lý chung gian người cơng nhân lao động phải có tâm cao độ, kiên trì bồi dưỡng kiến thức thường xun lien tục quy trì chất lượng sản phẩm cách lâu dài, tạo vị long tin với người tiêu dùng, giúp công ty phát triển cách bền vững Với kiến thức học mơn quản trị hoạt động, nhiều nội dung áp dụng vào việc cải thiện hiệu quản trị công ty, khuôn khổ tập đề cập nội dung quan trọng thiết thực có tác dụng củng cố quản lý, nâng cao nhận thức cho ngời lao động,giúp tăng suất lao động chất lượng sản phẩm cho công ty mà Câu 2: Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào cơng việc Anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Bài làm: a, Là doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực: Phân phối – Bán lẻ, Sản xuất kinh doanh phân phối sản phẩm gạo chất lượng cao Sauk học xong môn Quản trị hoạt động, với kiến thức tiếp thu, thân thấy mơn học bổ ích, thơng kiến thức mơn học áp dụng vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh công ty nhiều, cụ thể như: - Dự báo nhu cầu: Thông qua kiến thức học giúp cho sở kiến thức để dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm cơng ty, từ có kế hoạch dự trữ nguyên liệu, tổ chức sản xuất phù hợp nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí, loại bỏ chi phí khơng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp như: Lãng phí dự trưc hàng tồn kho chưa hợp lý, lãng phí q trình sản xuất máy móc thiết bị khơng phù hợp, người lao động chưa thành thạo kỹ ý thức chưa cao, nguyên nhân gây tỷ lệ sản phẩm hỏng cao Hoặc lĩnh vự Siêu thị tìm nguyên nhân để giảm tỷ lệ thất bán lẻ từ 1% xuống 0,25% thời gian từ đến năm tới… - Tăng xuất lao động: Tìm hiểu, xác định nguyên nhân làm giảm xuất lao động để từ tìm giải pháp loại bỏ, thay đổi tạo sở cho việc tăng xuất lao động đơn vị - Vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm: Giúp cho sở lý luận để tiếp tục củng cố, bổ xung quy trình sản xuất, quản lý chất lượng nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng cho sản phẩm công ty sản xuất như: Bố trí dòng chảy sản xuất, áp dụng phương thức sản xuất đại JIT/LEAN vào sản xuất, thực chương trình 5S, hay quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn HACCP… Ngoài nhiều vấn đề khác chương trình mơn học mang lại giúp chúng tơi tìm giải pháp tốt cho doanh nghiệp đường tới mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực phân phối – Bán Lẻ cung cấp sản phẩm Gạo chất lượng cao cho người tiêu dung b, Ngay kết thúc môn học, nhận thấy tầm quan trọng lợi ích mang lại thực hiên quy trình quản lý hoạt động doanh nghiêp, Chúng tiến hành chương trình hành động 5S vào ngày 26/9/2009 văn phòng công ty ngày 1/10/2009 nhà máy sản xuất công ty - Khẩu hiệu 5S:  VNF1 QUYẾT TÂM SẼ THÀNH CÔNG ! HÀNH ĐỘNG SẼ PHÁT TRIỂN ! ĐỘNG LỰC LÀ 5S Tiếp tục xây dựng hệ thống quy trình quản lý, sản xuất để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu Đẩy nhanh việc cải tạo sở vật chất, hoàn thiện quy trình, nhà máy, đào tạo, huấn luyện cho người lao động để đạt chứng HACCP sản xuất nhà máy sản xuất gạo chất lượng cao VNF1 Bần – Yên nhân Dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm quý năm 2009 năm 2010 để đưa mức dự trữ nguyên liệu phục vụ cho sản xuất nhà máy (Thơng tin tham khảo Web chúng tôi: WWW.VNF1jsc.vn Tài liệu tham khảo Hệ thống quy trình HACCP, Chương trình hành động 5S VNF1 Tài liệu học tập “Quản trị hoạt động sản xuất ” – Global Advanced Operationns Management – Barry Render Jay Heizer Các Websites: http://www.saga.vn/ http://www.quantri.com.vn http://www.lanhdao.net/ www.vnf1jsc.vn ... vị - Vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm: Giúp cho sở lý luận để tiếp tục củng cố, bổ xung quy trình sản xuất, quản lý chất lượng nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng cho sản phẩm công ty sản xuất... tin cậy, nhanh chóng q trình kiểm tra chất lượng theo quy trình ban hành - Trong trình quản lý sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, việc xây dựng quy trình đưa vào áp dụng giai đoạn ban đầu,... viết tắt - Công ty : Công ty CP Phân phối bán lẻ VNF1 - Chi nhánh : Chi nhánh SXCB LTTP VNF1 - KCS : Kiểm tra chất lượng sản phẩm - QC : Quality control(Kiểm soát chất lượng) - Thủ kho : Người