Các quy trình quản lý chất lượng tại xí nghiệp thoát nước hà nội

CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI XÍ NGHIỆP THỐT NƯỚC HÀ NỘI I Hiện tơi cơng tác Xí nghiệp nước thành phố Hà Nội, đơn vị chuyên quản lý, xây dựng cơng trình nước xử lý nước thải Trong Xí nghiệp có nhiều quy trình cho phận công đoạn trình hoạt động sản xuất kinh doanh để doanh nghiệp kiểm sốt tồn yếu tố đầu vào chất lượng sản phẩm đầu Để làm sáng tỏ nội dung môn học quản trị hoạt động tơi xử dụng quy trình mà thân tơi tham gia để phân tích ưu, nhược điểm ứng dụng thực tế mơn học Quy trình kiểm sốt hồ sơ Mục đích: Nhằm thống phương pháp quản lý hồ sơ để cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu hoạt động tác nghiệp có hiệu lực HTQLCL để tra cứu; sử dụng cần thiết Các hồ sơ chất lượng phải rõ ràng, dễ nhận biết dễ sử dụng Đảm bảo xác định việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời hạn lưu giữ huỷ bỏ loại hồ sơ chất lượng Phạm vi áp dụng quy trình áp dụng để kiểm sốt hồ sơ HTQLCL đơn vị Xí Nghiệp Thốt Nước Tài liệu có liên quan 3.1 Sổ tay chất lượng; mục 4.2.4 3.2 Các quy trình hướng dẫn công việc HTQLCL 3.3 Các quy định bảo quản, lưu giữ bảo mật công văn, giấy tờ Nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành 3.4 Các qui trình chất lượng, qui trình cơng nghệ, hướng dẫn cơng việc thuộc hệ thống QLCL Xí nghiệp Thoát Nước Định nghĩa, ký hiệu chữ viết tắt: 4.1 Định nghĩa - Hồ sơ: văn bản, công văn, fax, mẫu biểu sử dụng, thông tin phần cứng/ phần mềm ghi nhận kết công việc/ q trình cá nhân/ đơn vị thuộc Xí Nghiệp Thốt Nước, chứng khách quan chứng minh tính hiệu lực, hiệu HTQLCL 4.2 Ký hiệu, chữ viết tắt: - Sổ tay chất lượng/ Hồ sơ STCL/ HS - Hệ thống quản lý chất lượng HTQLCL - Giám đốc Công ty GĐCT - Đại diện quản lý chất lượng QMR - Kiểm soát hồ sơ/ Danh mục/ Kiểm soát KSHS/ DM/ KS - Nhân viên quản lý hồ sơ NVQLHS Trách nhiệm 5.1 Giám đốc Xí Nghiệp - Xem xét phê duyệt qui trình - Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực để qui trình thực trì 5.2 Đại diện Quản lý chất lượng (QMR): - Phê duyệt yêu cầu tra cứu, tham khảo, sử dụng số liệu HS mượn HS 5.3 Trưởng đơn vị: - Giám sát nhân viên quyền thực trì kiểm sốt, cập nhật hồ sơ đơn vị - Đảm bảo hồ sơ phải rõ ràng, dễ nhận biết dễ sử dụng vị trí cơng việc cần thiết hồ sơ 5.4 Nhân viên lưu giữ hồ sơ: - Lập danh mục gốc kiểm soát hồ sơ HTQLCL đơn vị - Cập nhật đầy đủ hồ sơ loại công việc theo quy định quy trình này, đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, khơng mát, thất lạc, hư hỏng 6 Quy trình: (xem nội dung dưới.) Phụ lục: 7.1 Danh mục gốc kiểm soát hồ sơ MB01/ 4.2-03 7.2 Mục lục hồ sơ MB02/ 4.2-03 7.3 Phiếu mượn hồ sơ MB03/ 4.2-03 7.4 Mục lục hồ sơ hết hạn lưu giữ MB04/ 4.2-03 7.5 Giấy đề nghị huỷ hồ sơ hết hạn lưu trữ MB05/ 4.2-03 Lưu giữ: - Người phân công thực công việc có trách nhiệm cập nhật, lưu bảo quản hồ sơ nơi quy định thuộc đơn vị cơng tác - Căn vào thời hạn lưu giữ quy định tính chất loại hồ sơ để tổ chức bảo quản điều kiện thích hợp - Hết thời hạn lưu giữ, người có trách nhiệm cập nhật, lưu giữ hồ sơ lập tờ trình, báo cáo Trưởng đơn vị để trình QMR định huỷ theo quy định phần 4.2.4 STCL điểm 6.5.2 thuộc quy trình - Biên huỷ hồ sơ lưu giữ thời gian không xác định 6 Nội dung qui trình: Bước Nội dung cơng việc công Người chịu Tần suất Đối tượng kiểm Hồ sơ tài liệu sử soát dụng trách nhiệm việc 6.1 Kiểm sốt hồ sơ - Xác định hồ sơ cơng việc - Lập DMGKSHS đơn vị Trưởng đơn vị/ Khi có hồ sơ liên quan Các hồ sơ liên quan MB01 - 4.2 - 03 người đến HTQLCL tới HTQLCL định Cập nhật hồ sơ, lập mục lục hồ sơ -như trên- liệu HTQLCL Lập file lưu giữ hồ sơ 6.2 Tài -như trên- -Tên hồ sơ, số KMH MB02 / 4.2 - 03 - Người chịu trách nhiệm cập nhật hồ sơ - Các hồ sơ phát sinh 6.3 -như trên- -như trên- -như trên- -như trên- 6.4 Kiểm soát việc mượn trả hồ sơ Người có nhu Khi có nhu cầu tra cứu Các số liệu liên quan MB 03 / 4.2-03 Xác định nhu cầu mượn hồ sơ 6.4.1 6.4.2 Xác nhận nhu cầu mượn hồ sơ cầu số liệu hồ sơ Trưởng đơn vị Ngay sau người có Các số liệu liên quan -như trêncủa người có nhu nhu cầu báo cáo Giao nhận hồ sơ cần mượn 6.4.3 cầu Mục đích mượn hồ sơ Người có trách Sau có xác nhận Tên hồ sơ, ký mã MB 03/ 4.2 - 03 nhiệm lưu giữ hồ trưởng đơn vị có hiệu, thời gian sơ cần mượn nhu cầu mượn mượn, mục đích người có nhu cầu mượn 6.4.4 6.4.5 Sử dụng hồ sơ mượn (không làm thay đổi, sai lệch số liệu hồ sơ, không làm mất, thất lạc, rách nát hồ sơ Khi cần kéo dài thời hạn mượn hồ sơ, cần báo cho người lưu giữ hồ sơ biết) Trả nhận hồ sơ Người mượn hồ sơ Trong thời gian Số liệu hồ sơ, trang mượn hồ sơ mượn hồ sơ hiệu, số trang, số liệu xác nhận Lưu hồ sơ mượn vào vị trí quy định Lưu giữ sổ mượn hồ sơ hồ sơ Người mượn hồ sơ, Hết thời hạn Hồ sơ mượn (tên, ký mã MB 03/ 4.2 - 03 người lưu giữ hồ sơ 6.4 nt Người lưu giữ hồ sơ hồ sơ) Sau nhận hồ sơ từ mượn người -như trên- Như mục 6.3 quy trình 6.5 Huỷ hồ sơ hết hạn lưu giữ Nhân viên Hàng năm Các hồ sơ cần huỷ (khi hết MB 04/ 4.2-03 định lưu giữ hồ sơ không muộn hạn lưu giữ ghi mục đơn vị / Trưởng đơn 31/3 lục hồ sơ danh mục gốc vị có hồ sơ hết hạn MB 05/ 4.2-03 kiểm sốt hồ sơ) lưu giữ làm tờ trình QMR phê duyệt 6.5.1 Sàng lọc hồ sơ hết hạn lưu giữ Nhân viên nt nt nt định lưu giữ hồ sơ đơn vị 6.5.2Thực huỷ HS lỗi thhời (hết hạn lưu giữ) Nhân viên Không muộn Duyệt danh mục hồ sơ định lưu giữ hồ sơ 30/6 phê duyệt huỷ đơn vị phê duyệt Hồ sơ việc huỷ hồ sơ lỗi thời - Ai huỷ, thời gian huỷ - Huỷ gì? - Phương pháp huỷ 6.5.3 Lưu hồ sơ việc huỷ hồ sơ Nhân viên Văn phê định lưu giữ hồ sơ duyệt huỷ hồ sơ đơn vị QMR nt nt Bài tập cá nhân quản trị hoạt động Những nhược điểm công tác quản lý - Cần nhiều thời gian công tác cập nhật hồ sơ - Quy trình cứng nhắc, thiếu linh hoạt việc thực Bởi quy trình quy định chi tiết nội dung công việc phải thực hiện, quy trình phần làm theo dẫn nhà tư vấn nên phần thực vấn mang tính hồn thiện thủ tục Theo tơi quy trình cần phải xây sở thực tế hoạt động đơn vị diễn ra, cần có sách đào tạo kỹ quản lý, nhận thức trưởng phận để từ họ tự xây dựng lên quy trình cho phù hợp phận II Qua nghiên cứu môn quản trị tác nghiệp, thân tự nhận thức môn học có ý nghĩa thực tế áp dụng doanh nghiệp sản xuất đơn vị chúng tôi, đơn vị chúng tơi việc áp dụng số nội dung chủ yếu mơn học là: hệ thống kế hoạch sản xuất tác nghiệp, kế hoạch nguồn nguyên liệu, hệ thống dự báo dự trữ tồn kho, quản trị chất lượng, phương pháp sản xuất đại JIT/LEAN Đặc biệt vấn đề loại bỏ loại lãng phí theo quan điểm Ohno(sản xuất thừa,đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa sản phẩm hỏng) Đối với thân Tôi Giám đốc đơn vị, nghiên cứu kỹ lưỡng mơn học để từ áp dụng nội dung phù hợp đơn vị để từ nâng cao chất lượng hiệu công việc cụ thể đạo phận triển khai Đề án loại bỏ lãng phí q trình sản xuất kinh doanh mà theo tơi, chắn xảy đơn vị Nhằm giúp cho doanh nghiệp ngày phát triển bền vững hiệu sản xuất kinh doanh Bài tập cá nhân quản trị hoạt động Các nguồn tài liệu tham khảo: - Giáo trình mơn Quản trị hoạt động + Bài giảng lớp - Các thông tin từ xí nghiệp Thốt nước ... q trình cá nhân/ đơn vị thuộc Xí Nghiệp Thốt Nước, chứng khách quan chứng minh tính hiệu lực, hiệu HTQLCL 4.2 Ký hiệu, chữ viết tắt: - Sổ tay chất lượng/ Hồ sơ STCL/ HS - Hệ thống quản lý chất. .. chất lượng HTQLCL - Giám đốc Công ty GĐCT - Đại diện quản lý chất lượng QMR - Kiểm soát hồ sơ/ Danh mục/ Kiểm soát KSHS/ DM/ KS - Nhân viên quản lý hồ sơ NVQLHS Trách nhiệm 5.1 Giám đốc Xí Nghiệp. .. nhân quản trị hoạt động Những nhược điểm công tác quản lý - Cần nhiều thời gian công tác cập nhật hồ sơ - Quy trình cứng nhắc, thiếu linh hoạt việc thực Bởi quy trình quy định chi tiết nội dung