Quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng tại xí nghiệp thoát nước hà nội

QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG TẠI XÍ NGHIỆP THỐT NƯỚC HÀ NỘI I Hiện tơi cơng tác Xí nghiệp nước thành phố Hà Nội, đơn vị chuyên quản lý, xây dựng cơng trình nước xử lý nước thải Trong Xí nghiệp có nhiều quy trình cho phận cơng đoạn trình hoạt động sản xuất kinh doanh để doanh nghiệp kiểm sốt tồn yếu tố đầu vào chất lượng sản phẩm đầu Để làm sáng tỏ nội dung môn học quản trị hoạt động xử dụng quy trình mà thân tơi tham gia để phân tích ưu, nhược điểm ứng dụng thực tế mơn học Quy trình kiểm sốt hồ sơ Mục đích: Nhằm thống phương pháp quản lý hồ sơ để cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu hoạt động tác nghiệp có hiệu lực HTQLCL để tra cứu; sử dụng cần thiết Các hồ sơ chất lượng phải rõ ràng, dễ nhận biết dễ sử dụng Đảm bảo xác định việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời hạn lưu giữ huỷ bỏ loại hồ sơ chất lượng Phạm vi áp dụng quy trình áp dụng để kiểm sốt hồ sơ HTQLCL đơn vị Xí Nghiệp Thốt Nước Tài liệu có liên quan 3.1 Sổ tay chất lượng; mục 4.2.4 3.2 Các quy trình hướng dẫn công việc HTQLCL 3.3 Các quy định bảo quản, lưu giữ bảo mật công văn, giấy tờ Nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành 3.4 Các qui trình chất lượng, qui trình cơng nghệ, hướng dẫn cơng việc thuộc hệ thống QLCL Xí nghiệp Thoát Nước Định nghĩa, ký hiệu chữ viết tắt: 4.1 Định nghĩa Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động - Hồ sơ: văn bản, công văn, fax, mẫu biểu sử dụng, thông tin phần cứng/ phần mềm ghi nhận kết công việc/ q trình cá nhân/ đơn vị thuộc Xí Nghiệp Thốt Nước, chứng khách quan chứng minh tính hiệu lực, hiệu HTQLCL 4.2 Ký hiệu, chữ viết tắt: Sổ tay chất lượng/ Hồ sơ Hệ thống quản lý chất lượng Giám đốc Công ty Đại diện quản lý chất lượng Kiểm soát hồ sơ/ Danh mục/ Kiểm soát Nhân viên quản lý hồ sơ Trách nhiệm 5.1 Giám đốc Xí Nghiệp trì Xem xét phê duyệt qui trình Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực để qui trình thực 5.2 Đại diện Quản lý chất lượng (QMR): STCL/ HS HTQLCL GĐCT QMR KSHS/ DM/ KS NVQLHS Phê duyệt yêu cầu tra cứu , tham khảo, sử dụng số liệu HS mượn HS 5.3 Trưởng đơn vị: - Giám sát nhân viên quyền thực trì kiểm sốt, cập nhật hồ sơ đơn vị 5.4 Đảm bảo hồ sơ phải rõ ràng, dễ nhận biết dễ sử dụng vị trí cơng việc cần thiết hồ sơ Nhân viên lưu giữ hồ sơ: - Lập danh mục gốc kiểm soát hồ sơ HTQLCL đơn vị - Cập nhật đầy đủ hồ sơ loại công việc theo quy định quy trình này, đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, khơng mát, thất lạc, hư hỏng Quy trình: (xem nội dung dưới.) Phụ lục: Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động 7.1 Danh mục gốc kiểm soát hồ sơ MB01/ 4.2-03 7.2 Mục lục hồ sơ MB02/ 4.2-03 7.3 Phiếu mượn hồ sơ MB03/ 4.2-03 7.4 Mục lục hồ sơ hết hạn lưu giữ MB04/ 4.2-03 7.5 Giấy đề nghị huỷ hồ sơ hết hạn lưu trữ MB05/ 4.2-03 Lưu giữ: - Người phân công thực công việc có trách nhiệm cập nhật, lưu bảo quản hồ sơ nơi quy định thuộc đơn vị công tác - Căn vào thời hạn lưu giữ quy định tính chất loại hồ sơ để tổ chức bảo quản điều kiện thích hợp - Hết thời hạn lưu giữ, người có trách nhiệm cập nhật, lưu giữ hồ sơ lập tờ trình, báo cáo Trưởng đơn vị để trình QMR định huỷ theo quy định phần 4.2.4 STCL điểm 6.5.2 thuộc quy trình - Biên huỷ hồ sơ lưu giữ thời gian không xác định Nội dung qui trình: Bước cơng việc 6.1 Nội dung cơng việc Kiểm sốt hồ sơ - Xác định hồ sơ công việc - Lập DMGKSHS đơn vị 6.2 Lập file lưu giữ hồ sơ 6.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 Cập nhật hồ sơ, lập mục lục hồ sơ Kiểm soát việc mượn trả hồ sơ Xác định nhu cầu mượn hồ sơ Xác nhận nhu cầu mượn hồ sơ Giao nhận hồ sơ cần mượn Người chịu trách nhiệm Tần suất Đối tượng kiểm soát Hồ sơ tài liệu sử dụng Trưởng đơn vị/ Khi có hồ sơ liên quan Các hồ sơ liên quan tới MB01 - 4.2 - 03 người đến HTQLCL HTQLCL Tài liệu định HTQLCL -như trên-như trên-Tên hồ sơ, số KMH MB02 / 4.2 - 03 - Người chịu trách nhiệm cập nhật hồ sơ - Các hồ sơ phát sinh -như trên-như trên-như trên-như trênNgười có nhu cầu Khi có nhu cầu tra cứu số Các số liệu liên quan liệu hồ sơ Trưởng đơn vị Ngay sau người có Các số liệu liên quan người có nhu cầu nhu cầu báo cáo Mục đích mượn hồ sơ MB 03 / 4.2-03 -như trên- Người có trách Sau có xác nhận Tên hồ sơ, ký mã hiệu, MB 03/ 4.2 - 03 nhiệm lưu giữ hồ sơ trưởng đơn vị có nhu cầu thời gian mượn, mục cần mượn người mượn đích mượn có nhu cầu Bài tập cá nhân môn quản trị hoạt động 6.4.4 6.4.5 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 Sử dụng hồ sơ mượn (không làm thay đổi, sai lệch số liệu hồ sơ, không làm mất, thất lạc, rách nát hồ sơ Khi cần kéo dài thời hạn mượn hồ sơ, cần báo cho người lưu giữ hồ sơ biết) Trả nhận hồ sơ Lưu hồ sơ mượn vào vị trí quy định Lưu giữ sổ mượn hồ sơ Huỷ hồ sơ hết hạn lưu giữ Sàng lọc hồ sơ hết hạn lưu giữ Thực huỷ HS lỗi thhời (hết hạn lưu giữ) 6.5.3 Lưu hồ sơ việc huỷ hồ sơ Người mượn hồ sơ Người mượn hồ người lưu giữ hồ sơ Người lưu giữ hồ sơ Trong thời gian Số liệu hồ sơ, trang hồ sơ mượn hồ sơ nt sơ, Hết thời hạn mượn Hồ sơ mượn (tên, ký mã hiệu, MB 03/ 4.2 - 03 hồ sơ xác nhận số trang, số liệu hồ sơ) Sau nhận hồ sơ từ người mượn -như trên- Như mục 6.3 quy trình Nhân viên định Hàng năm khơng Các hồ sơ cần huỷ (khi hết hạn MB 04/ 4.2-03 lưu giữ hồ sơ đơn vị / muộn 31/3 lưu giữ ghi mục lục hồ sơ MB 05/ 4.2-03 Trưởng đơn vị có hồ sơ danh mục gốc kiểm soát hồ hết hạn lưu giữ làm tờ sơ) trình QMR phê duyệt Nhân viên định nt nt nt lưu giữ hồ sơ đơn vị Nhân viên định Không muộn Duyệt danh mục hồ sơ phê Hồ sơ việc huỷ hồ sơ lỗi lưu giữ hồ sơ đơn vị 30/6 duyệt huỷ thời phê duyệt - Ai huỷ, thời gian huỷ - Huỷ gì? - Phương pháp huỷ Nhân viên định Văn phê duyệt nt nt lưu giữ hồ sơ đơn vị huỷ hồ sơ QMR Những nhược điểm công tác quản lý - Cần nhiều thời gian công tác cập nhật hồ sơ - Quy trình cứng nhắc, thiếu linh hoạt việc thực Bởi quy trình quy định chi tiết nội dung công việc phải thực hiện, quy trình phần làm theo dẫn nhà tư vấn nên phần thực vấn mang tính hồn thiện thủ tục Theo tơi quy trình cần phải xây sở thực tế hoạt động đơn vị diễn ra, cần có sách đào tạo kỹ quản lý, nhận thức trưởng phận để từ họ tự xây dựng lên quy trình cho phù hợp phận II Qua nghiên cứu môn quản trị tác nghiệp, thân tự nhận thức môn học có ý nghĩa thực tế áp dụng doanh nghiệp sản xuất đơn vị chúng tôi, đơn vị chúng tơi việc áp dụng số nội dung chủ yếu mơn học là: hệ thống kế hoạch sản xuất tác nghiệp, kế hoạch nguồn nguyên liệu, hệ thống dự báo dự trữ tồn kho, quản trị chất lượng, phương pháp sản xuất đại JIT/LEAN Đặc biệt vấn đề loại bỏ loại lãng phí theo quan điểmOhno(sản xuất thừa,đợi chờ, vận chuyển, lưu kho, thao tác, gia công thừa sản phẩm hỏng) Đối với thân Tôi Giám đốc đơn vị, nghiên cứu kỹ lưỡng mơn học để từ áp dụng nội dung phù hợp đơn vị để từ nâng cao chất lượng hiệu công việc cụ thể đạo phận triển khai Đề án loại bỏ lãng phí trình sản xuất kinh doanh mà theo tơi, chắn xảy đơn vị Nhằm giúp cho doanh nghiệp ngày phát triển bền vững hiệu sản xuất kinh doanh Các nguồn tài liệu tham khảo: - Giáo trình mơn Quản trị hoạt động + Bài giảng lớp - Các thông tin từ xí nghiệp Thốt nước  ... Sổ tay chất lượng/ Hồ sơ Hệ thống quản lý chất lượng Giám đốc Công ty Đại diện quản lý chất lượng Kiểm soát hồ sơ/ Danh mục/ Kiểm soát Nhân viên quản lý hồ sơ Trách nhiệm 5.1 Giám đốc Xí Nghiệp. .. giữ hồ sơ Trong thời gian Số liệu hồ sơ, trang hồ sơ mượn hồ sơ nt sơ, Hết thời hạn mượn Hồ sơ mượn (tên, ký mã hiệu, MB 03/ 4.2 - 03 hồ sơ xác nhận số trang, số liệu hồ sơ) Sau nhận hồ sơ từ... việc 6.1 Nội dung cơng việc Kiểm soát hồ sơ - Xác định hồ sơ công việc - Lập DMGKSHS đơn vị 6.2 Lập file lưu giữ hồ sơ 6.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 Cập nhật hồ sơ, lập mục lục hồ sơ Kiểm soát việc