Quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn ISO

nhằm đảm bảo chất lượng của chúng đáp ứng được các yêu cầu đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các yêu cầu của khách hàng.. 3.Định nghĩa, thuật ngữ và từ viết

CÔNG TY CỔ PHẦN EDRIC

Trụ sở: Số 33, Liền kề 9, Khu đô thị Văn Khê, phường La Khê, Hà Đông, Hà Nội Nhà máy: Km 17, Quốc Lộ 6, Phường Đồng Mai, Hà Đông, Hà Nội

Email: Edric.jsc@gmail.com * Điện thoại: 090 346 5986

QUY TRÌNH MUA HÀNG

Họ tên

Chữ ký

Chức vụ

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

STT Mục sửa đổi/ Trang sửa Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi

Ghi chú:

1 Những các nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo qui định này của Quy trình

2 Nội dung trong qui trình này có hiệu lực áp dụng như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo

3 Bộ phận được phân phối chỉ được nhận duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), các bản sao hoặc bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.

1.Mục đích

- Quy định việc mua vật tư, hàng hóa và thiết bị hoặc dịch vụ bên ngoài nhằm đảm bảo chất lượng của chúng đáp ứng được các yêu cầu đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các yêu cầu của khách hàng

2.Phạm vi áp dụng

- Quy trình này áp dụng cho việc mua các vật tư, hàng hóa và thiết bị hoặc dịch vụ bên ngoài có ảnh hưởng tới các quá trình tạo sản phẩm do công ty sản xuất ra

3.Định nghĩa, thuật ngữ và từ viết tắt

Nhà cung ứng: là các tổ chức hoặc cá nhân có khả năng và năng lực cung ứng vật tư,

hàng hóa, trang thiết bị hoặc dịch vụ có tác động hoặc ảnh hưởng đối với quá trình tạo sản phẩm, dịch vụ của Công ty

Hàng hóa/dịch vụ chính: Bao gồm các vật tư, hàng hóa, trang thiết bị, máy móc có tác

động hoặc ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ và hoạt động kinh doanh của Công ty

Hàng hóa/ dịch vụ phụ: Bao gồm các vật tư, phụ tùng ít ảnh hưởng tới chất lượng sản

phẩm/dịch vụ của Công ty

4.Tài liệu tham khảo

ED-KSCL-QT04 QT Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

ED-ISO-QT03 QT Khắc phục

HTQLCL Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 &

ISO 15378:2017

5.Mô tả

5.1.Lưu đồ

Trách nhiệm Các bước thực hiện Biểu mẫu áp dụng

-ĐVSD, cá nhân được

giao

Phiếu yêu cầu mua hàng ED-MH-QT01-BM01

ED-MH-QT01-BM02

-BP.MH

-BP.MH

- TĐVSD

Phiếu đánh giá nhà cung cấp ED-MH-QT01-BM03

Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa ED-MH-QT01-BM04

-Giám đốc

Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt

ED-MH-QT01-BM05

cung cấp

-BP.MH

-TĐVSD

Sổ theo dõi hàng hóa nhập kho ED-MH-QT01-BM 06

5.2 Diền giải chi tiết

Nhu cầu mua hàng ĐVSD, cá nhân Các đơn vị/ bộ phận, Phiếu yêu cầu mua

Tổng hợp nhu cầu mua hàng

Nhận báo giá từ các nhà cung cấp

Nhu cầu mua hàng, dịch vụ bên ngoài

Phê duyệt

Lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp

Ký kết hợp đồng Phê duyệt

Tiến hành mua và nhập kho

hóa được giao cá nhân được giao

nhiệm vụ mua vật

tư, hàng hóa và/

hoặc có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu mua hàng hóa

và gửi BP.MH

hàng ED-MH-QT01-BM01

Tổng hợp nhu cầu

mua hàng

Bộ phận mua hàng Căn cứ vào kế

hoạch sản xuất Căn

cứ vào nhu cầu mua vật tư của các bộ phận chuyển lên phục vụ cho hoạt động chung toàn công ty Bộ phận mua hàng tiến hành lập kế hoạch mua vật tư hàng hóa trình giám đốc phê duyệt

Kế hoạch mua hàng ED-MH-QT01-BM02

Phê Duyệt Giám đốc Căn cứ định mức

tiêu hao nhiên, nguyên vật liệu giám đốc phê duyệt

kế hoạch mua hàng

Và chuyển lại cho

bộ phận mua hàng

Kế hoạch mua hàng ED-MH-QT01-BM02

Nhận báo giá từ các

nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng

liên hệ với các nhà cung cấp và yêu cầu

họ chuyển báo giá mặt hàng mà công

ty đang có nhu cầu

Lựa chọn, đánh giá

nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng và

Với những nhà cung cấp truyền thống

Phiếu đánh giá nhà cung cấp

Trưởng đơn vị sử dụng

BP.MH căn cứ vào phiếu đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn

Với những nhà cung cấp mới căn cứ vào

hồ sơ năng lực, hàng mẫu được phía nhà cung cấp gửi để TĐVSD tiến hành kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng kết quả kiểm tra được ghi vào sổ đánh giá chất lượng hàng hóa

Nếu nhà cung cấp mới có ưu điểm hơn nhà cung cấp truyền thống, TĐVSD đề xuất với BP.MH tiến hành thêm mới hoặc thay đổi nhà cung cấp truyền thống

ED-MH-QT01-BM03

Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa ED-MH-QT01-BM04

Phê duyệt Giám đốc Kết quả lựa chọn

nhà cung cấp được BP.MH ghi nhận vào biểu mẫu “ Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt”

để trình giám đốc

Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt ED-MH-QT01-BM 05

Ký kết hợp đồng Giám đốc BP.MH và nhà cung

cấp phối hợp soạn thảo hợp đồng mua

hàng Trong hợp đồng phải ghi rõ tiêu chuẩn chất lương,

mô tả, số lượng hàng hóa

Giám đốc ký hợp đồng mua hàng và chuyển lại cho BP.MH tiến hành thủ tục mua hàng và nhập kho

Mua hàng và nhập

kho

BP.MH và TĐVSD Khi hàng về tới

BP.MH và TĐVSD kiểm tra và đối chiếu với sổ đánh giá chất lượng hàng hóa

Nếu hàng đạt chất lượng thì ghi chép vào sổ theo dõi hàng hóa nhập kho và làm thủ tục nhập kho theo quy trình quản

lý kho

(ED-KHO-QT 01) Nếu hàng không đạt chất lượng phải được xếp riêng và

có dấu hiệu nhận biết Đồng thời liên

hệ lại nhà cung cấp

để có phương án xử

lý phù hợp

Sổ theo dõi hàng hóa nhập kho

ED-MH-QT01-BM 06

6.Tài liệu, biểu mẫu

3 Phiếu đánh giá nhà cung cấp ED-MH-QT01-BM 03

4 Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa ED-MH-QT01-BM 04

5 Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt ED-MH-QT01-BM 05

6 Sổ theo dõi hàng hóa nhập kho ED-MH-QT01-BM 06

7.Hồ sơ

lưu

Cách hủy hồ sơ

1 Phiếu yêu cầu mua hàng Bộ phận mua hàng 3 năm Xé bỏ

3 Phiếu đánh giá nhà cung

cấp

4 Sổ đánh giá chất lượng

hàng hóa

5 Danh sách nhà cung cấp

được phê duyệt

6 Sổ theo dõi hàng hóa nhập

kho

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

Số: ……12…/YCMH/ 2018

Mã hiệu: ED-MH-QT01-BM01

Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00

Ngày hiệu lực: 01/05/2018

Hà Nội Ngày 01 tháng 11 năm 2018

Kính gửi: Nguyễn Hồng Ngân

Đơn vị/ bộ phận: Bộ phận Mua hàng

Phục vụ cho nhu cầu: Sản xuất lô hàng 18110006

Danh mục Vật tư - Hàng hóa – Thiết bị đề nghị mua vào:

Tên Vật tư, hàng

hóa-Mã hiệu- Quy cách kỹ thuật

ĐVT SL

Đơn gi á d ự t o á n

Thành tiền Ghi chú/

Thời gian YC

0

30.000.00 0

11/11/20 18 2

3

4

5

6

NGƯỜI ĐỀ XUẤT BP MUA HÀNG TL/ GIÁM

ĐỐC

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ

tên)

KẾ HOẠCH MUA HÀNG HÓA

Số: 08 KHVT/ 2018

ED-MH-QT01-BM02 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Ngày hiệu lực:

01/05/2018

Từ ngày 01/11/2018 Đến ngày 05/11/2018 Danh mục vật tư hàng hóa mua vào:

STT hiệu vật tư, hàng hóa- Tên, quy cách, ký mã

dịch vụ

Đơn

vị lượng Số Mục đích sử dụng Thời gian cung ứng

01 Silical gel 2-4mm Kg 1.000 Sản xuất sp

lô 180110006

11/11/2018

Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm 2018

PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG

CẤP

Số: 1502/NCC/ 2018

ED-MH-QT01-BM03 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00

Ngày hiệu lực: 01/05/2018

1.Tên nhà cung ứng: Công ty Cổ phần Cung Ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B

2 Địa chỉ: Số 21 nghách 113/26 Vĩnh Hồ, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa, Hà Nội

3 Sản phẩm, dịch vụ cung cấp:

- Hạt chống ẩm silicalgel

- Chai lọ nhựa PET , PETG, PE, HDPE, LDPE

- Chai lọ thủy tinh trung tính, thủy tinh thường, thủy tinh cao cấp

4 Bảng giá đánh giá dịch vụ

Stt Tên, quy cách

sản phẩm, dịch vụ Đvt Đơn giá lượng Chất hàng Giao Thanh toán Chấp nhận Ghi chú

1 Hạt chống ẩm

2

3

4

5

6

7

8

5 Nhận xét: Thông qua kiểm tra hàng mẫu của công ty CP Cung ứng Công nghiệp CIFFOB, độ

ẩm của hạt silical gel dưới 5% Hàng đạt chất lượng, giá cả rẻ hơn so với công ty TNHH hóa

chất Ngọc Việt Đây sẽ là nhà cung cấp mặt hàng silicalgel chính của công ty

Hà nội, ngày 10 tháng 08 năm 2018

NGƯỜI LẬP BP.MUA HÀNG GIÁM ĐỐC

SỔ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA

N

gày

Nhà cung

ứng

Tên hàng

vị tính

Số lượn g

Nội dung kiểm tra

Kết quả kiể m tra

Ngườ i kiểm tra/

theo dõi

0/08

Công ty CP

Cung ứng

Công

nghiệp

CIFFOB

Hạt chống

ẩm Silicalgel 2-4mm

dạng hạt

ĐẠT