Quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn ISO

CÔNG TY CỔ PHẦN EDRIC Trụ sở: Số 33, Liền kề 9, Khu đô thị Văn Khê, phường La Khê, Hà Đông, Hà N Nhà máy: Km 17, Quốc Lộ 6, Phường Đồng Mai, Hà Đông, Hà Nội Email: Edric.jsc@gmail.com * Điện thoại: 090 346 5986 QUY TRÌNH MUA HÀNG Mã hiệu ED-MH-QT01 Lần ban hành/sửa đổi Trách nhiệm 1/0 Ngày hiệu lực 01/05/2018 Tổng số trang 07 Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Họ tên Chữ ký Chức vụ THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU STT Mục sửa đổi/ Trang sửa Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Ghi chú: Những nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo theo qui định này Quy trình Nợi dung qui trình này có hiệu lực áp dụng sự chỉ đạo Ban Lãnh đạo Bộ phận được phân phối chỉ được nhận nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), bản bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đới khơng được sử dụng 1.Mục đích - Quy định việc mua vật tư, hàng hóa thiết bị dịch vụ bên nhằm đảm bảo chất lượng chúng đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty yêu cầu khách hàng 2.Phạm vi áp dụng - Quy trình áp dụng cho việc mua vật tư, hàng hóa thiết bị dịch vụ bên ngồi có ảnh hưởng tới q trình tạo sản phẩm cơng ty sản xuất 3.Định nghĩa, thuật ngữ từ viết tắt Nhà cung ứng: tổ chức cá nhân có khả lực cung ứng vật tư, hàng hóa, trang thiết bị dịch vụ có tác động ảnh hưởng trình tạo sản phẩm, dịch vụ Cơng ty Hàng hóa/dịch vụ chính: Bao gồm vật tư, hàng hóa, trang thiết bị, máy móc có tác động ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoạt động kinh doanh Cơng ty Hàng hóa/ dịch vụ phụ: Bao gồm vật tư, phụ tùng ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm/dịch vụ Công ty Thuật ngữ GĐ BP.MH CBMH ĐVSD TĐVSD Giải nghĩa Giám đốc Bộ phận Mua hàng Cán mua hàng Đơn vị sử dụng Trưởng đơn vị sử dụng 4.Tài liệu tham khảo Mã hiệu ED-KSCL-QT04 ED-ISO-QT03 HTQLCL Tên tài liệu QT Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp QT Khắc phục Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 & ISO 15378:2017 5.Mô tả 5.1.Lưu đồ Trách nhiệm Các bước thực -ĐVSD, cá nhân giao -BP.MH Nhu cầu mua hàng, dịch vụ bên Tổng hợp nhu cầu mua hàng -Giám đốc Phê duyệt -BP.MH Biểu mẫu áp dụng Phiếu yêu cầu mua hàng EDMH-QT01-BM01 Kế hoạch mua hàng ED-MH-QT01-BM02 Kế hoạch mua hàng ED-MH-QT01-BM02 Nhận báo giá từ nhà cung cấp Phiếu đánh giá nhà cung cấp -BP.MH - TĐVSD ED-MH-QT01-BM03 Lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa ED-MH-QT01-BM04 Danh sách nhà cung cấp Phê duyệt -Giám đốc phê duyệt ED-MH-QT01-BM05 -Giám đốc -BP.MH -TĐVSD Ký kết hợp đồng Tiến hành mua nhập kho Hợp đồng theo mẫu nhà cung cấp Sổ theo dõi hàng hóa nhập kho ED-MH-QT01-BM 06 5.2 Diền giải chi tiết Tên công đoạn Trách nhiệm Mô tả công đoạn Hồ sơ lưu trữ Nhu cầu mua hàng ĐVSD, cá nhân Các đơn vị/ phận, Phiếu yêu cầu mua hóa giao cá nhân giao hàng ED-MH-QT01nhiệm vụ mua vật BM01 tư, hàng hóa và/ có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu mua hàng hóa Tổng hợp nhu cầu Bộ phận mua hàng mua hàng gửi BP.MH Căn vào kế Kế hoạch mua hàng hoạch sản xuất Căn ED-MH-QT01BM02 vào nhu cầu mua vật tư phận chuyển lên phục vụ cho hoạt động chung tồn cơng ty Bộ phận mua hàng tiến hành lập kế hoạch mua vật tư hàng hóa trình Phê Duyệt Giám đốc giám đốc phê duyệt Căn định mức Kế hoạch mua hàng tiêu hao nguyên nhiên, ED-MH-QT01BM02 vật liệu giám đốc phê duyệt kế hoạch mua hàng Và chuyển lại cho Nhận báo giá từ Bộ phận mua hàng phận mua hàng Bộ phận mua hàng nhà cung cấp liên hệ với nhà cung cấp yêu cầu họ chuyển báo giá mặt hàng mà công ty có nhu cầu Lựa chọn, đánh giá Bộ phận mua hàng Với nhà cung Phiếu đánh giá nhà nhà cung cấp cấp truyền thống cung cấp Trưởng đơn vị sử BP.MH vào ED-MH-QT01BM03 dụng phiếu đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa Với nhà cung ED-MH-QT01cấp vào BM04 hồ sơ lực, hàng mẫu phía nhà cung cấp gửi để TĐVSD tiến hành kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng kết kiểm tra ghi vào sổ đánh giá chất lượng hàng hóa Nếu nhà cung cấp có ưu điểm nhà cung cấp truyền thống, TĐVSD đề xuất với BP.MH tiến hành thêm thay đổi nhà cung Phê duyệt Giám đốc cấp truyền thống Kết lựa chọn Danh sách nhà cung nhà cung cấp cấp phê duyệt BP.MH ghi nhận ED-MH-QT01-BM 05 vào biểu mẫu “ Danh sách nhà cung cấp phê duyệt” Ký kết hợp đồng Giám đốc để trình giám đốc BP.MH nhà cung cấp phối hợp soạn thảo hợp đồng mua hàng Trong hợp đồng phải ghi rõ tiêu chuẩn chất lương, mơ tả, số lượng hàng hóa Giám đốc ký hợp đồng mua hàng chuyển lại cho BP.MH tiến hành thủ tục mua hàng Mua hàng nhập BP.MH TĐVSD nhập kho Khi hàng tới Sổ theo dõi hàng kho BP.MH TĐVSD hóa nhập kho kiểm tra đối ED-MH-QT01-BM 06 chiếu với sổ đánh giá chất lượng hàng hóa Nếu hàng đạt chất lượng ghi chép vào sổ theo dõi hàng hóa nhập kho làm thủ tục nhập kho theo quy trình quản lý kho (ED-KHOQT 01) Nếu hàng khơng đạt chất lượng phải xếp riêng có dấu hiệu nhận biết Đồng thời liên hệ lại nhà cung cấp để có phương án xử lý phù hợp 6.Tài liệu, biểu mẫu Stt Tên biểu mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng Kế hoạch mua hàng Phiếu đánh giá nhà cung cấp Sổ đánh giá chất lượng hàng hóa Danh sách nhà cung cấp phê duyệt Sổ theo dõi hàng hóa nhập kho Mã số ED-MH-QT01-BM 01 ED-MH-QT01-BM 02 ED-MH-QT01-BM 03 ED-MH-QT01-BM 04 ED-MH-QT01-BM 05 ED-MH-QT01-BM 06 7.Hồ sơ STT Tên Biểu mẫu Nơi lưu Thời gian Cách hủy hồ sơ Xé bỏ Xé bỏ Xé bỏ Phiếu yêu cầu mua hàng Kế hoạch mua hàng Phiếu đánh giá nhà cung Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng lưu năm năm năm cấp Sổ đánh giá chất lượng Bộ phận mua hàng năm Xé bỏ hàng hóa Danh sách nhà cung cấp Bộ phận mua hàng năm Xé bỏ phê duyệt Sổ theo dõi hàng hóa nhập Bộ phận mua hàng năm Xé bỏ kho PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG Số: ……12…/YCMH/ 2018 Mã hiệu: ED-MHQT01-BM01 Lần ban hành/ sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: 01/05/2018 Hà Nội Ngày 01 tháng 11 năm 2018 Kính gửi: Nguyễn Hồng Ngân Đơn vị/ phận: Bộ phận Mua hàng Phục vụ cho nhu cầu: Sản xuất lơ hàng 18110006 Danh mục Vật tư - Hàng hóa – Thiết bị đề nghị mua vào: TT Tên Vật tư, hàng hóaMã hiệu- Quy cách kỹ thuật ĐVT SL Silical gel Kg 1.000 Đơn gi d ự t o n Thành tiền Ghi chú/ Thời gian YC 30.00 30.000.00 11/11/20 0 18 NGƯỜI ĐỀ XUẤT ĐỐC BP MUA HÀNG (Ký và ghi rõ họ tên) tên) (Ký và ghi rõ họ tên) KẾ HOẠCH MUA HÀNG HÓA Số: 08 KHVT/ 2018 TL/ GIÁM (Ký và ghi rõ họ ED-MH-QT01-BM02 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: 01/05/2018 Từ ngày 01/11/2018 Đến ngày 05/11/2018 Danh mục vật tư hàng hóa mua vào: STT Tên, quy cách, ký mã hiệu vật tư, hàng hóadịch vụ Đơn vị Số lượng Mục đích sử dụng Thời gian cung ứng 01 Silical gel 2-4mm Kg 2018 NGƯỜI LẬP BIỂU 1.000 Sản xuất sp lô 180110006 11/11/2018 Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm BP MUA HÀNG TL/ GIÁM ĐỐC ED-MH-QT01-BM03 PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: 01/05/2018 Số: 1502/NCC/ 2018 1.Tên nhà cung ứng: Công ty Cổ phần Cung Ứng công nghiệp C.I.F.F.O.B Địa chỉ: Số 21 nghách 113/26 Vĩnh Hồ, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa, Hà Nội Sản phẩm, dịch vụ cung cấp: - Hạt chống ẩm silicalgel - Chai lọ nhựa PET , PETG, PE, HDPE, LDPE Chai lọ thủy tinh trung tính, thủy tinh thường, thủy tinh cao cấp - Bảng giá đánh giá dịch vụ Stt Tên, quy cách sản phẩm, dịch vụ Hạt chống ẩm silicalgel Đvt Kg Đơn giá Chất lượng Đạt 30.000 Giao hàng Thanh tốn Sau Chấp nhận Ghi Nhà cung cấp Nhận xét: Thông qua kiểm tra hàng mẫu công ty CP Cung ứng Công nghiệp CIFFOB, độ ẩm hạt silical gel 5% Hàng đạt chất lượng, giá rẻ so với cơng ty TNHH hóa chất Ngọc Việt Đây nhà cung cấp mặt hàng silicalgel công ty Hà nội, ngày 10 tháng 08 năm 2018 NGƯỜI LẬP BP.MUA HÀNG GIÁM ĐỐC SỔ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA N Nhà cung gày ứng Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượn g Nội dung kiểm tra Kết Ngườ i kiể kiểm m tra/ tra theo dõi 10 Công ty CP Hạt chống 0/08 Cung ứng ẩm Công Silicalgel 2- nghiệp 4mm Kg 1.000 Độ ẩm, hình ĐẠT dạng hạt CIFFOB 11 ... Phiếu yêu cầu mua hàng Kế hoạch mua hàng Phiếu đánh giá nhà cung Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng lưu năm năm năm cấp Sổ đánh giá chất lượng Bộ phận mua hàng năm Xé bỏ hàng hóa Danh... nhân giao hàng ED-MH-QT01nhiệm vụ mua vật BM01 tư, hàng hóa và/ có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu mua hàng hóa Tổng hợp nhu cầu Bộ phận mua hàng mua hàng gửi BP.MH Căn vào kế Kế hoạch mua hàng hoạch... mức Kế hoạch mua hàng tiêu hao nguyên nhiên, ED-MH-QT01BM02 vật liệu giám đốc phê duyệt kế hoạch mua hàng Và chuyển lại cho Nhận báo giá từ Bộ phận mua hàng phận mua hàng Bộ phận mua hàng nhà cung