Quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO

Đây là quy trình quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO đã được áp dụng tại công ty.Đây sẽ là tài liệu rất bổ ích và cần thiết cho các bạn sinh viên làm tài liệu để bổ sung vào đề tài tốt nghiệp của mình.Sau đây tôi còn có quy trình quản lý thu chi tiền mặt và quy trình đào tạo nhân sự.

QUI TRÌNH QUẢN LÝ KHO

Mã tài liệu: 5.2.12

Hà Nội, 01/01/2018

B ng theo dõi s a ảng theo dõi sửa đổi tài liệu ửa đổi tài liệu đổi tài liệui t i li uài liệu ệu

Họ và tên Nguyễn Hồng Ngân Nguyễn Gia Hiệp Nguyễn Gia Trọng

Chữ ký

1.MỤC ĐÍCH:

Mục đích của quy trình này là để mô tả quá trình nhập xuất kho thành phẩm và nguyên vật liệu Đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý, chống sai sót, thất thoát trong quá trình nhập kho

Đảm bảo tính chuyên nghiệp thống nhất cao trong công việc

2.PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho toàn bộ sản phẩm, nguyên vatk liệu tại Công ty CP Edric

3.ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & TỪ VIẾT TẮT

4.TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Tiêu chuẩn Iso 15378:2015

- Điều lệ tổ chức của công ty Cổ phần

5 SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT

5.1 Quản lý hoạt động nhập kho

Phân hệ quản lý kho

Nhập kho NVL

Nhập kho bán thành phẩm

từ sản xuất

Xuất NVL kho cho sản xuất

Xuất kho bán thành phẩm

Nhập kho thành phẩm từ

sản xuất

Kiểm kê kho (6 tháng / 1

lần)

5.1.1.1 Sơ đồ nhập kho nguyên vật liệu

Công

đoạn

Trách

nhiệm thực

hiện

liên quan

1 Trưởng bộ

phận sản

xuất

Tờ trình mua nguyên vật liệu SX-01

SX-01

3

Kế toán

Hợp đồng mua bán KT -01

Tờ trình mua nguyên vật liệu

SX – 01 Đơn đặt hàng KT -02

4

Giám đốc

Hợp đồng mua bán KT -01

Tờ trình mua nguyên vật liệu

SX – 01 Đơn đặt hàng KT -02

KT-03 Phiếu nhập kho KT -04

5.1.1.2 Diễn giải chi tiết:

Yêu cầu nhập kho nguyên vật liệu

Duyệt tờ trình

Tìm kiếm nhà cung cấp

Ký duyệt

Kiểm tra và nhận hàng hóa

Ghi thẻ kho Lưu kho

Tên công đoạn Trách

nhiệm

Yêu cầu nhập

kho Nguyên vật

liệu

Trưởng bộ phận sản xuấy

Tổ trưởng/ Trưởng bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, làm tờ trình ghi rõ số lượng nguyên vật liệu cần mua gửi đến giám đốc ký duyệt

Tờ trình mua nguyên vật liệu SX- 01

Duyệt tờ trình Giám đốc Duyệt tờ trình của bộ phận sản xuất

Tìm nhà cung

cấp Kế toán Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Soạn thảo đồng mua bán hàng hóa theo

đúng số lượng và chủng loại của tờ trình

mà bộ phận sản xuất lập và trình giám đốc ký duyệt

Làm đơn đặt hàng và trình giám đốc ký duyệt

Hợp đồng mua bán

KT -01

Tờ trình mua nguyên vật liệu SX – 01 Đơn đặt hàng KT -02

Kế toán

Giám đốc ký duyệt đơn đặt hàng

Kế toán photo đơn hàng và chuyển 01 bản tới nhà cung cấp/ 01 bản tới thủ kho

Hợp đồng mua bán

KT -01

Tờ trình mua nguyên vật liệu SX – 01 Đơn đặt hàng KT -02

Kiểm tra và

nhận hàng

Thủ kho, Kế toán

Đối chiếu số lượng, chủng loại hàng thực nhận với đơn đặt hàng mà kế toán

đã lập

Sau khi hàng đã đúng chủng loại mẫu

mã Thủ kho báo lại cho kế toán lập biên bản giao nhận hàng hóa

Kế toán lập phiếu nhập kho ghi rõ số lượng nhập theo yêu cầu Cột số lượng nhập thực tế do thủ kho ghi

Đơn đặt hàng KT -02 Phiếu nhập kho KT-04

Biên bản giao nhận hàng KT -03

Lưu kho và ghi

thẻ kho

Thủ kho Thủ kho trình giám đốc duyệt phiếu

nhập kho Căn cứ vào phiếu nhập kho đã được hoàn thiện, thủ kho ghi thẻ kho Đồng thời chuyển nguyên vật liệu tới khu vực lưu trữ

Phiếu nhập kho KT-04

Thẻ kho KT- 05

5.1.2 Nhập kho bán thành phẩm

5.1.2.1 Sơ đồ nhập kho bán thành phẩm.

đoạn

Trách

nhiệm thực

hiện

liên quan

1 Trưởng bộ

phận sản

xuất/ Tổ

trưởng

Tờ trình nhập kho bán thành phẩm SX- 02

phẩm SX- 02

phẩm SX- 02 Phiếu nhập kho

phẩm SX- 02 Phiếu nhập kho Thẻ kho

5.1.2.2 Diễn giải chi tiết:

Yêu cầu nhập kho bán thành phẩm

Duyệt

Hoàn thiện chứng từ và lưu kho hàng hóa

Lập chứng từ nhập kho

Yêu cầu nhập

kho bán thành

phẩm

Trưởng bộ phận sản

trưởng

Vào ngày 10 hàng tháng Trưởng bộ phận sản xuất hoặc tổ trưởng điền đầy

đủ thông tin vào tờ trình

Tờ trình nhập kho bán thành phẩm SX-02

kho bán thành phẩm và chuyển cho phòng kế toán

Tờ trình nhập kho bán thành phẩm SX-02

Lập chứng từ

nhập kho

kế toán lập phiếu nhập kho Ghi nhận số lượng nhập theo tờ trình

Tờ trình nhập kho bán thành phẩm SX-02

Phiếu nhập kho

chứng từ và lưu

kho hàng hóa

phẩm thực tế và ghi vào số lượng thực nhập trên phiếu nhập kho

Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng mặt hàng

Tờ trình nhập kho bán thành phẩm SX-02

Phiếu nhập kho Thẻ kho

5.1.3 Nhập kho thành phẩm

5.1.3.1 S ơ đồ nhập kho thành phẩm đồ nhập kho thành phẩm nh p kho th nh ph m ập kho thành phẩm ành phẩm ẩm.

đoạn

Trách

nhiệm thực

hiện

liên quan

1 Trưởng bộ

phận sản

xuất/ Tổ

trưởng

Tờ trình nhập kho thành phẩm SX- 03

SX- 03

KCS

Tờ trình nhập kho thành phẩm SX- 03

Kết quả kiểm tra chất lượng thành phẩm NS 001

Phiếu nhập kho

SX- 03 Kết quả kiểm tra chất lượng thành phẩm NS 001

Phiếu nhập kho Thẻ kho

Báo cáo tồn kho thành phẩm

5.1.3.2 Diễn giải chi tiết:

Yêu cầu nhập kho thành phẩm

Duyệt

Hoàn thiện chứng từ và lưu kho hàng hóa

Kiểm tra chất lượng Lập chứng từ nhập kho

Tên công đoạn Trách

nhiệm

Yêu cầu nhập

kho thành phẩm

Trưởng bộ phận sản

trưởng

Vào ngày cuối tháng Trưởng bộ phận sản xuất hoặc tổ trưởng điền đầy đủ thông tin vào tờ trình

Tờ trình nhập kho thành phẩm SX- 03

kho bán thành phẩm và chuyển cho phòng kế toán

Tờ trình nhập kho thành phẩm SX- 03

Lập chứng từ

Căn cứ vào tờ trình giám đốc đã duyệt, Kết quả kiểm tra của bộ phận KCS, kế toán lập phiếu nhập kho Ghi nhận số lượng nhập theo tờ trình

Tờ trình nhập kho thành phẩm SX- 03 Kết quả kiểm tra chất lượng thành phẩm NS 001

Phiếu nhập kho

chứng từ và lưu

kho hàng hóa

thực tế và ghi vào số lượng thực nhập trên phiếu nhập kho

Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng mặt hàng

Tờ trình nhập kho thành phẩm SX- 03 Phiếu nhập kho Thẻ kho

Kết quả kiểm tra chất lượng thành phẩm NS 001

Báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm

5.2 Quản lý hoạt động xuất kho:

5.2.1 Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất

5.2.1.1. S ơ đồ nhập kho thành phẩm đồ nhập kho thành phẩm xu t kho nguyên v t li u cho s n xu t ất kho nguyên vật liệu cho sản xuất ập kho thành phẩm ệu cho sản xuất ản xuất ất kho nguyên vật liệu cho sản xuất

Công

đoạn nhiệm thực Trách

hiện

liên quan

1 Trưởng bộ

phận sản

xuất/ Tổ

trưởng

Tờ trình xuất kho nguyên vật liệu SX-04

liệu SX-04

Phiếu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu NS 002

Phiếu xuất kho

liệu SX-04 Phiếu xuất kho Phiếu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu NS 002

Thẻ kho Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu

5.2.1.2.Diễn giải chi tiết

Yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu

Duyệt

Hoàn thiện chứng từ Lập chứng từ xuất kho

Yêu cầu xuất

kho nguyên vật

liệu

Trưởng bộ phận sản

trưởng

Ngày đầu tuần Trưởng bộ phận sản xuất hoặc tổ trưởng điền đầy đủ thông tin vào

tờ trình xin cấp nguyên vật liệu

Tờ trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất SX - 04

kho nguyên vật liệu cho sản xuất và chuyển cho phòng kế toán

Tờ trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất SX - 04 Lập chứng từ

nhập kho

Kế toán, KCS

Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

Căn cứ vào tờ trình giám đốc đã duyệt, Kết quả kiểm tra của bộ phận KCS, kế toán lập phiếu xuất kho Ghi nhận số lượng xuất theo tờ trình

Tờ trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất SX – 04 Kết quả kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

NS 002 Phiếu xuất kho

chứng từ Thủ kho Thủ kho kiểm đếm số lượng nguyên vậtliệu thực tế xuất và ghi số thực xuất vào

phiếu xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng

Tờ trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất SX – 04 Kết quả kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

NS 002 Phiếu xuất kho Thẻ kho

5.2.2 Xuất kho bán thành phẩm cho sản xuất

5.2.2.1 S ơ đồ nhập kho thành phẩm đồ nhập kho thành phẩm xu t kho bán th nh ph m cho s n xu t ất kho nguyên vật liệu cho sản xuất ành phẩm ẩm ản xuất ất kho nguyên vật liệu cho sản xuất

đoạn

Trách

nhiệm thực

hiện

liên quan

1 Trưởng bộ

phận sản

xuất/ Tổ

trưởng

Tờ trình xuất kho bán thành phẩm SX -05

phẩm SX -05

KCS

Tờ trình xuất kho bán thành phẩm SX -05

Phiếu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu NS 003

Phiếu xuất kho

phẩm SX -05 Phiếu xuất kho Phiếu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu NS 003

Thẻ kho Báo cáo tồn kho bán thành phẩm

5.2.2.2 Di n gi i chi ti t ễn giải chi tiết ản xuất ết

Yêu cầu xuất kho bán thành phẩm

Duyệt

Hoàn thiện chứng từ Lập chứng từ xuất kho

Yêu cầu xuất

kho bán thành

phẩm

Trưởng bộ phận sản

trưởng

Ngày đầu tuần Trưởng bộ phận sản xuất hoặc tổ trưởng điền đầy đủ thông tin vào

tờ trình xuất kho bán thành phẩm

Tờ trình xuất kho bán thành phẩm cho sản xuất SX -05

kho nguyên vật liệu cho sản xuất và chuyển cho phòng kế toán

Tờ trình xuất kho bán thành phẩm cho sản xuất SX -05

Lập chứng từ

xuất kho

Kế toán, KCS

Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng bán thành phẩm

Căn cứ vào tờ trình giám đốc đã duyệt, Kết quả kiểm tra của bộ phận KCS, kế toán lập phiếu xuất kho Ghi nhận số lượng xuất theo tờ trình

Tờ trình xuất kho bán thành phẩm cho sản xuất SX -05

Kết quả kiểm tra chất lượng bán thành phẩm NS 003

Phiếu xuất kho

chứng từ Thủ kho Thủ kho kiểm đếm số lượng bán thànhphẩm thực xuất và ghi số thực xuất vào

phiếu xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng

Tờ trình xuất kho bán thành phẩm cho sản xuất SX – 05

Kết quả kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu

NS 003 Phiếu xuất kho Thẻ kho

5.2.3 Xuất kho bán sản phẩm

5.2.3.1 Sơ đồ xuất kho bán sản phẩm

đoạn

Trách

nhiệm thực

hiện

liên quan

1 Kế toán

Đơn đặt hàng từ khách hàng Hợp đồng bán hàng hóa KT- 01

Hợp đồng bán hàng hóa KT- 01

KCS

Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm NS 004

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Tiếp nhận đơn đặt hàng

Duyệt

Xuất kho sản phẩm Lập chứng từ xuất kho

Duyệt

6 Kế toán Hóa đơn giá trị gia tăng

Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng Hợp đồng mua bán

Hợp đồng bán hàng hóa KT-01

Phiếu xuất kho Phiếu kiểm tra chất lượng sản phầm NS 004

Hóa đơn GTGT

Hoàn thiện chứng từ

Ký duyệt

Lưu trữ chứng từ

5.2.3.2 Di n gi i chi ti t ễn giải chi tiết ản xuất ết

nhiệm

Tiếp nhận đơn

hàng từ nhà

cung cấp

hàng, kế toán xác nhận đơn hàng và soạn thảo hợp đồng mua bán dựa trên yêu cầu của 2 bên Sau đó trình đơn hàng và hợp đồng cho giám đốc

Đơn đặt hàng từ khách hàng Hợp đồng bán hàng hóa KT- 01

hàng hóa và chuyển toàn bộ chứng từ cho phòng kế toán

Đơn đặt hàng từ khách hàng Hợp đồng bán hàng hóa KT- 01

Lập chứng từ

xuất kho

Kế toán, KCS

Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng sản phẩm

Căn cứ vào hợp đồng mà giám đốc đã duyệ và kết quả kiểm tra của bộ phận KCS, kế toán lập phiếu xuất kho Ghi nhận số lượng xuất theo tờ trình

Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm NS 004

Phiếu xuất kho

Xuất kho sản

phẩm

phiếu xuất kho

Căn cứ vào Phiếu xuất kho ghi thẻ kho Trình phiếu xuất kho cho giám đốc ký

Phiếu xuất kho Thẻ kho

chuyển cho kế toán xuất hóa đơn cho lô hàng

Phiếu xuất kho

Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán đã được duyệt.Kế toán tính giá sản phẩm và lập hóa đơn giá tri gia tăng cho số lượng hàng thực xuất

Hóa đơn giá trị gia tăng

Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng Hợp đồng mua bán

hàng thực xuất Và chuyển lại cho kế toán để lưu trữ chứng từ theo đúng quy định

Hóa đơn giá trị gia tăng

Lưu trữ chứng

từ

để đi vào lưu trữ theo đúng quy định

Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng hóa KT- 01

Phiếu xuất kho Phiếu kiểm tra chất lượng sản phầm NS 004

Hóa đơn GTGT

6.Thời gian lưu trữ biểu mẫu:

Yêu cầu tuyển

Kế hoạch

tuyển dụng

nhân sự

MS 02-NS

tiếp 10 năm

Quyết định

thành lập hội

đồng tuyển

dụng nhân sự

MS

Thông báo

tuyển dụng

nhân sự

MS 04-NS

tiếp 10 năm

Danh sách

ứng viên được

tuyển

MS 05-NS

tiếp 10 năm

Thư mời

phỏng vấn

MS 06-NS

tiếp 10 năm Bảng kê khai

thông tin ứng

viên

MS 07-NS

tiếp 10 năm

Bảng đánh giá

kết quả làm

việc

MS 08-NS

tiếp 10 năm

Danh sách

ứng viên tham

dự phỏng vấn

MS

Câu hỏi phỏng

Quyết định

Báo cáo đánh

giá năng lực

MS 13-NS

tiếp 10 năm Quyết định

tuyển dụng

MS 14-NS

tiếp 10 năm Hợp đồng lao

động

MS 15 - NS

tiếp 10 năm

Ban hành theo quy định này gồm các biểu mẫu như sau: