Giáo trình Tin A phần MS Excel

BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2003 I. I. GIỚI THIỆU: GIỚI THIỆU: Trước đây, khi chưa áp dụng máy vi tính, nhiều công việc đòi hỏi phải có những bảng: tính nhiều cột, nhiều hàng, được tính toán hoàn toàn bằng tay, việc tính toán này đã lâu, lại dễ có sai sót. Ngày nay, khi máy vi tính đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực, sẽ có vô số phần mềm ứng dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì các bảng tính dù có dài và phức tạp đến đâu đều có thể được tính toán nhanh chóng nhờ các phần mềm bảng tính điện tử. Phổ biến nhất và ứng dụng hiệu quả nhất trong số đó, chính là phần mềm EXCEL. Phần mềm mau chóng tiện lợi, bên cạnh các trợ giúp hiệu quả khác như vẽ đồ thị dự đoán tương lai… II. II. CÁCH KHỞI ĐỘNG CÁCH KHỞI ĐỘNG 1. Khởi đông chương trình:  Tập tin khả thi chính là EXCEL.EXE  Để khởi động EXCEL: • Vào Start Menu - All Programs - Microsoft Office - click biểu tượng Excel. • Hoặc Start Menu – Run. Trong ô Open nhập EXCEL rồi ENTER (Tập tin khởi động Excel là EXCEL.EXE) • Hoặc click vào biểu tượng của Excel ở bất cứ nơi đâu nhìn thấy. • Hoặc mở tập tin tập đã làm việc với Excel (tập WorkBook) 2. Màn hình làm việc: Màn hình làm việc của Excel gồm các thành phần chính như sau: a. Title bar:  Ở trên cùng cửa sổ Excel và từ trái sang phải gồm  Control Menu Box có hình biểu tượng Excel dùng đóng, di chuyển, thay đổi kích thước cửa sổ.  Dòng chữ Microsoft Excel: Tên ứng dụng  Kế đến có thể là tên tập Book hiện hành nếu cửa sổ tập tin Book được phóng to tối đa.  Bên phải là nhóm nút gồm nút Minimize, Maximize / Restore và Close Giáo trình Microsoft Word 2003 1 b. Menu Bar (Trình đơn thanh ngang)  Mặc định có 9 nhóm lệnh gồm từ File đến nhóm Help.  Bên phải Menubar là khung trợ giúp (Type a question for help) c. Tool Bars (các thanh dụng cụ)  Gồm các biểu tượng tiêu biểu cho một số lệnh thông dụng. Dùng thao tác nhanh với các lệnh của Excel bằng cách click Mouse lên biểu tượng của mục lệnh tương ứng.  Ngầm định có 2 thanh dụng cụ luôn hiển thị khi khởi động EXCEL là thanh STANDARD (chứa các biểu tượng lệnh liên quan đến các thao tác với tập tin như mở, đóng, lưu, .v.v.) và thanh FORMATTING (chứa những nút lệnh liên quan đến các thao tác định dạng). Hai thanh dụng cụ này có thể xếp trên cùng một dòng hay trên hai dòng.  Tắt mở thanh dụng cụ:Vào VIEW  ToolBars  Click tên mục dụng cụ muốn tắt / mở. Tên mục có dấu chọn là thanh dụng cụ của mục đó đang mở. Giáo trình Microsoft Word 2003 2  Thanh dụng cụ có thể hiển thị theo dạng thanh (bar) khi đặt ngoài vùng là việc của cửa sổ Book hay dạng cửa sổ nếu đặt trong vùng làm việc của cửa sổ Book. d. Status bar (thanh trạng thái):  Hiển thị trạng thái làm việc của Excel e. Formula bar (thanh công thức): Đây là thành phần đặc thù của cửa sổ Excel. Từ phải sangtrái gồm 3 phần  Hộp tên (Name Box) Name Box dùng hiển thị tọa độ ô hay tên vùng hiện hành. Khi nhập hay hiệu chỉnh dữ liệu trong ô, phần này trở thành khung hướng dẫn sử dụng hàm (Function Wizard).  Phần điều khiển • Khi không nhập / hiệu chỉnh dữ liệu, chỉ hiển thị biểu tượng dùng khởi động Function Wizard (đầu trái của Status bar hiện chữ Ready). • Khi đang nhập / hiệu chỉnh dữ liệu trong ô (Status bar hiện chữ Edit) thì hiển thị thêm hai biểu tượng:  Biểu tượng chữ (Cancel) Click biểu tượng này tương đương nhấn phím ESC: Hủy bỏ việc đang nhập / hiệu chỉnh dữ liệu.  Biểu tượng chữ (Enter ) Click biểu tượng này tương đương nhấn phím ENTER: Chấp nhận việc đang nhập / hiệu chỉnh dữ liệu.  Phần công thức: Nơi hiển thị dữ liệu của ô hiện hành. • Nếu dữ liệu trong ô hiện hành là trực kiện thì hiển thị nội dung ô. • Nếu dữ liệu trong ô là công thức thì hiển thị công thức. Tại ô hiển thị kết quả của công thức • Phần này cũng được dùng để nhập / hiệu chỉnh dữ liệu ô hiện hành. Giáo trình Microsoft Word 2003 3 f. Task pane (bảng công việc)  Mặc định được hiển thị khi khởi động Excel và chọn nhanh công việc  Đóng mở Task Pane: Ctrl+F1 hoặc vào menu VIEW  TASKPANE  Xác lập hiển thị Task Pane Vào menu TOOLS  OPTIONS  Phiếu VIEW  Chọn / Bỏ chọn hộp kiểm Startup Task Pane (Chọn: Hiển thị khi khởi động Excel) III. III. CÁCH TỔ CHỨC BẢNG TÍNH: CÁCH TỔ CHỨC BẢNG TÍNH: Excel tổ chức bảng tính dưới dạng 1 quyển sách (Workbook). Thực tế, mỗi workbook này là 1 tệp dữ liệu có phần mở rộng mặc định là .XLS, cho phép ta làm việc và lưu trữ dữ liệu. Trong mỗi workbook có thể có nhiều Sheet (trang). Có 3 loại sheet khác nhau:  WorkSheet: Dùng để nhập và tính toán dữ liệu. Ví dụ ta cần dùng 12 WorkSheet khác nhau để chứa chứng từ kể toán cho 12 tháng trong năm.  CharSheet: Chứa đồ thị vẽ dựa vào số liệu lấy từ các workSheet.  Module: Tạo và lưu trữ Macro. Mặc định một Workbook mới có 3 WorkSheet, để thay đổi số trang, Font chữ, nơi lưu trữ cho các workBook mới, ta chọn thực đơn Tool / Options, chọn thẻ General, sẽ xuất hiện hộp thoại như sau: Trong đó: Giáo trình Microsoft Word 2003 4  Mục Standard Font để chọn Font, Size để chọn cỡ chữ cho Book mới  Mục Sheets in New WorkBook: Để chọn số trang cho các Book mới Tên các Sheet có trong workbook hiện hành sẽ xuất hiện trên các thẻ tên sheet (Sheed tab) ở đáy dưới của cửa sổ bảng tính. Sheet hiện hành là Sheet có thẻ viền đậm hơn. Để chuyển từ Sheet này sang Sheet khác, ta nhấp vào thẻ của Sheet cần chuyển Khi chưa đặt tên thì các sheet có tên mặc nhiên là Sheet# 2. Cách tổ chức một WorkSheet:  Một WorkSheet gồm 16384 hàng, 256 cột.  Các hàng sẽ đánh số là 1, 2, 3, 4….  Các cột sẽ được đánh tên lần lượt là A, B, C…Z, AA, AB, AC, ……AZ, BA, BB, BC….  Tại mỗi hàng và mỗi cột là 1 ô (CELL). • Mỗi ô có 1 địa chỉ theo quy định sau: <tên cột><tên hàng> • Tại một thời điểm có một ô đang chờ nhận dữ liệu, có khung chữ nhật quanh (khung lựa hay con trỏ ô), gọi là ô hiện hành. • Khung lựa có một mốc vuông nhỏ ở cạnh phải dưới, gọi là Fill Handle, dùng để sao chép dữ liệu ô hiện hành qua các ô kế cận. Tọa độ ô hiện hành được hiển thị trong NAME BOX. • Muốn ô nào là ô hiện hành thì click mouse vào ô đó hay dùng bàn phím để di chuyển khung lựa đến ô đó. Muôn làm việc với ô nào thì chọn một đó là hiện hành. • Ví dụ:  ô B4 là ô nằm ở cột B hàng 4  Ô Z12 là ô nằm ở cột Z hàng thứ 12  Tại mỗi thời điểm chỉ có 1 ô làm việc ( ô có viền đậm bao quanh) 3. Một số thao tác với WorkSheet: a. Đổi tên Sheet:  Nhấp đôi tại thẻ Sheet cấn đổi tên.  Gõ tên mới, nhấp nút OK. b. Thêm Sheet:  Chọn 1 trong 2 cách: • Vào menu Insert  WorkSheet. • Bấm chuột phải vào một thẻ sheet nào đó, chọn Insert … Giáo trình Microsoft Word 2003 5  Sheet mới sẽ nằm bên trái Sheet hiện hành. c. Xóa Sheet:  Nhấp chọn thẻ Sheet cần xóa. Để xóa cùng lúc nhiều SHEET kề nhau, nhấp chọn thẻ SHEET đầu, nhấn giữ phím Shift, rê chuột đến thẻ Sheet cuối, nhấp chọn. Để xóa cùng lúc các Sheet không kề nhau, nhấn giữ phím Ctrl, trong lúc lần lượt nhấp chuột tại các thẻ Sheet cần xóa.  Vào menu Edit  Delete Sheet IV. IV. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 1. Thao tác chọn Chọn một / nhiều ô để xác định pham vị làm việc a. Chọn một ô  Chọn một ô khi muốn làm việc với ô đó, nói khác ô đó trở thành hiện hành.  Thao tác • Dùng phím mũi tên để di chuyển con trỏ ô đến ô cần chọn hay click mouse vào ô đó. b. Chọn nhiều ô liên tục (khối ô) • Chọn ô đầu, nhấn giữ Shift và click ô cuối khối • Hay chọn ô đầu, nhấn giữ Shift và dùng phím mũi tên để mở rộng phạm vi. • Hay nhấn phím Mouse (thường là phím trái) và rê lên khối ô cần chọn (quét chọn phạm vi). • Vùng chọn sẽ được đổi màu nhưng có một ô không đổi đó là ô hiện hành. Giáo trình Microsoft Word 2003 6 c. Chọn nhiều ô không liên tục  Nhấn giữ phím Ctrl và click chọn ô hay quét chọn khối ô  Chọn toàn cột hay toàn dòng Click tiêu đề cột / dòng. Phối hợp với phím Shift/Ctrl để chọn nhiều cột / dòng d. Chọn toàn Sheet Dùng tổ hợp phím Ctrl+A hay click nút giao điểm tiêu để dòng / cột của Sheet (nút này là nút Select All) e. Thao tác bỏ chọn: Nhấn phím di chuyển con trỏ ô hay click một ô bất kỳ. 2. Di chuyển trong bảng tính Để di chuyển bên trang bảng: tính ta có thể dùng chuột hay các phím mũi tên. Ngoài ra ta có thể dùng các phím nóng sau để di chuyển nhanh trong 1 bảng tính như sau:  Home: chuyển về đầu hàng của hàng hiện tại  Ctrl + Home: chuyển đến đầu trang  Ctrl + End: chuyến đến ô cuối cùng của bảng tính (ô góc phải dưới của bảng tính)  Ctrl + A: chọn cả trang bảng tính hiện hành  Ctrl + mũi tên trái ( hay mũi tên phải): chuyển sang trái (hay phải) đến biên của vùng dữ liệu hiện hành  Ctrl + mũi tên lên (hay mũi tên xuống): chuyển lên ( hay xuống) đến biên của vùng dữ liệu hiện hành Khi gõ dữ liệu vào trong ô hiện hành, dữ liệu xuất hiện đồng thời trên thanh công thức và cả trong ô. Dữ liệu này chỉ được chính thức chấp nhận khi ta nhấn Enter hay chuyển sang ô kế tiếp. V. V. Quản lý tập tin: Quản lý tập tin: 1. Mở mới một tập tin  Khi mới khởi động EXCEL, một tài liệu trống được hiển thị và sẵn sàng cho việc tạo một tài liệu mới.  Khi đang làm việc với EXCEL, muốn mở tập tin mới chọn 1 trong các cách sau: • Vào menu FILE, chọn NEW, chọn mục Blank Workbook trên Task Pane. • Nhấn tổ hợp phím CTRL+N • Click vào biểu tượng New trên thanh dụng cụ. Giáo trình Microsoft Word 2003 7  Tài liệu mới được mở có tên là Book# (# là số thứ tự của lần mở tập tin mới và tăng theo số lần mở). 2. Mở tập tin tài liệu đã có trên disk a. Dùng hộp thoại OPEN  Mở hộp thoại OPEN bằng một trong các cách sau: • Vào menu FILE, chọn OPEN. • Nhấn CTRL + O. • Click biểu tượng OPEN trên thanh dụng cụ.  Chọn kiểu tập tin trong khung FILES OF TYPE (Mặc định là All Microsoft Excel Files)  Chọn tập tin hay nhiều tập tin muốn mở (phối hợp phím Shift hay Control) và click OPEN hoặc DblClick tên tập tin b. Dùng Task Pane  Mở Task Pane (nếu chưa mở)  Chọn chủ đề làm việc là Getting Started  Trong phần Open, chọn tập tin muốn mở. Nếu không có tập muốn mở, click more để mở hộp thoại Open và tìm chọn tập tin như nêu trên Giáo trình Microsoft Word 2003 8 3. Lưu tài liệu lên đĩa Khi nhập hay hiệu chỉnh văn bản, phần này chỉ mới hiển thị trên màn hình và nếu thoát khỏi EXCEL thì sẽ không còn tồn tại. Phải thực hiện thao tác ghi lưu thì văn bản nhập hay hiệu chỉnh mới ghi lên đĩa. a. Lưu lần đầu:  Mở hộp thoại Save as, chọn một trong các cách sau: • Vào menu FILE, chọn SAVE / SAVE AS. • Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay phím F12 • Click biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ để mở hộp thoại Save As  Khung Save In: Chỉ định ổ đĩa và thư mục ghi lưu, nếu thư mục ghi lưu chưa có • Click biểu tượng Create New Folder: mở hộp thoại New Folder • Nhập tên thư mục mới vào khung NAME rồi click OK  Khung File Name • Nhập tên tập tin ghi lưu (không cần ghi phần mở rộng) • Nếu tên ghi lưu trùng với tên tập tin đã có trên đĩa, tập tin cũ sẽ bị ghi chồng nếu tập cũ chưa mở hoặc ngược lại Excel từ chối ghi lưu nếu tập tin trên đĩa đang mở.  Khung Save As Type Mặc định là Microsoft Office Excel Workbook. Có thể cho ghi lưu theo quy định của các version trước. Giáo trình Microsoft Word 2003 9  Khi ghi lưu xong, tên tập tin được ghi trên tiêu đề cửa sổ tài liệu. b. Ghi lưu khi đang làm việc với tài liệu  Chọn một trong các cách sau: • Vào menu FILE, chọn SAVE • Nhấn tổ hợp phím CTRL+S hay Shift+F12. • Click mouse vào biểu tượng SAVE trên thanh dụng cụ.  Tập tin tiếp tục ghi lưu với tên hiện tại (không hiển thị hộp thoại nào cả) c. Ghi lưu lại với tên mới  Ghi lưu lại tập tin hiện hành với tên mới là tạo thêm một tập tin mới có nội dung và định dạng như tập hiện hành.  Chọn một trong các cách sau: • Vào menu FILE, chọn SAVE AS (hay phím F12) → nhập các tham số vào hộp thoại Save As tương tự như lưu lần đầu.  Ghi lưu xong, tập tin tên mới được mở, tập tin tên cũ được đóng. d. Ghi lưu tất cả tài liệu đang mở Nhấn giữ phím Shift và click vào menu FILE rồi chọn lệnh SAVE ALL 4. Đóng Tài liệu đang làm việc:  Chọn một trong các cách sau: • Vào menu FILE, chọn CLOSE • Nhấn CTRL+F4. • Click nút CLOSE ở góc trên phải cửa sổ tài liệu.  Cũng có thể dùng ALT+F4 để đóng ứng dụng Excel mở với tài liệu và không ảnh hưởng đến các tài liệu khác đang mở.  Muốn đóng tất cả các Tài liệu đang mở (không đóng Excel): Nhấn giữ SHIFT và click Menu FILE rồi chọn lệnh CLOSE ALL Lưu ý:  Nếu trước khi thực hiện lệnh này mà đã lưu văn bản lên đĩa thì xem như việc đóng tài liệu hoàn tất.  Trường hợp chưa lưu văn bản thì tại màn hình tài liệu hiện hộp thoại cảnh báo, nội dung: Bạn có muốn ghi lại những thay đổi của tài liệu tên này hay không? Giáo trình Microsoft Word 2003 10 [...]... kiểu gõ: • Vào Start menu  Control Panel  Date, Time, Language, and Regional Options  Regional and Language Options  bấm vào nút Customize  chọn phiếu Numbers • Trong đó:  Decimal Symbol: dấu phân cách phần thập phân  No of digits after decimal: số chữ số thập phân  Digit grouping: dấu phân cách phần ngàn 3 Kiểu DATE (ngày):  Dữ liệu nhập vào có dạng như sau được hiểu là dạng NGÀY • Nhập ngày... ô A1 , 20 vào ô A2 Gõ công thức =A1 +A2 vào ô A3 , kết quả là ô A3 có giá trị là 30  Kết quả ô ch a công thức là kết quả tính c a công thức đó và nó có thể là kiểu chuỗi, số hay ngày tùy ý 5 Hằng luận lý:  Gồm hai trị là TRUE và FALSE  Cách nhập: Nhập trực tiếp bình thường  Mặc định canh gi a ô Giáo trình Microsoft Word 2003 13 VII CÁCH THIẾT KẾ BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN: 1 Điều chỉnh bề rộng cột: Ta đ a. .. mỗi ô: Dùng các nút căn trái, căn gi a, căn phải, căn đều 2 bên trong mỗi ô trong khối được chọn  : Căn trái  : Căn gi a  : Căn phải  : Căn đều hai bên b Căn lề ngang qua 1 ô: Ví dụ: Để tạo tiêu đề cho bảng điểm học sinh sau, sao cho tiêu đề nằm gi a so với chiều ngang c a bảng: Giáo trình Microsoft Word 2003 16 Ta gõ tiêu đề vào ô A1 , tạo khối bao các ô từ A1 đến G1, rồi nhấp vào nút c Định dạng... được, hàm trả về lỗi #VALUE! Ví dụ: =VALUE(LEFT(“123abc”,3)) + VALUE(MID(“ABC43T”,4,2)) sẽ trả về giá trị 166 V CÁC HÀM VỀ SỐ: 1 Hàm ABS: Cú pháp: ABS(dữ_liệu_số) Ý ngh a: Hàm trả về trị tuyệt đối c a dữ_liệu_số Ví dụ: =ABS(-123) sẽ trả về giá trị 123 2 Hàm INT: Cú pháp: INT(dữ_liệu_số) Ý ngh a: Hàm trả về giá trị nguyên c a dữ_liệu_số, bằng cách cắt bỏ phần dư c a dữ_liệu_số Giáo trình Microsoft Word... Ta có thể dùng hàm Average như sau: = AVERAGE(C2:E2) Cả hai công thức sẽ cho cùng 1 kết quả như nhau 3 Hàm Min: Cú pháp: MIN(đối_số_1, đối_số_2,…) Ý ngh a:  Hàm trả về giá trị nhỏ nhất c a các đối số đối_số_1, đối_số_2, …  Các đối số cũng có thể là đ a chỉ khối  Hàm cho phép từ 1 đến 30 đối số  Dữ liệu chuỗi hay hằng logic được bỏ qua Ví dụ: 4 Hàm Max: Cú pháp: MAX(đối_số_1, đối_số_2,…) Ý ngh a: ... định các đ a chỉ khối mới, khi đó đ a chỉ khối trong công thức sẽ tự động thay đổi theo 2 Hàm AVERAGE: Cú pháp: AVERAGE(đối_số_1, đối_số_2,…) Giáo trình Microsoft Word 2003 25 Ý ngh a:  Hàm tính trung bình cộng các đối số đối_số_1, đối_số_2…  Các đối số cũng có thể là đ a chỉ khối  Hàm cho phép từ 1 đến 30 đối số  Dữ liệu chuỗi hay hằng logic được bỏ qua Ví dụ: Thay vì dùng công thức sau để tính... cần điền và đ a vào giá trị thứ hai c a dãy Sự chênh lệnh gi a 2 giá trị này sẽ giúp Excel xác định được bước tăng cho dãy Giáo trình Microsoft Word 2003 14  Tạo khối bao các ô ch a giá trị bắt đầu c a dãy, nếu chỉ có 1 ô thì ta nhấp chọn ô này  Lưu ý: Để tạo khối, ta rê chuột vào bên trong ô đầu tiên c a khối cần điền (không cần để chuột ở trên đường viền ô, Excel sẽ hiểu nhầm là ta muốn di chuyển... kết quả sai hoàn toàn Để hiểu được lý do này ta cần hiểu rõ ý ngh a c a đ a chỉ tương đối và tuyệt đối Đ a chỉ tương đối và đ a chỉ tuyệt đối:  Khi sao chép công thức từ ô này sang ô khác, mặc định Excel sẽ dùng đ a chỉ tương đối, các đ a chỉ tương đối sẽ tự điều chỉnh khi chép đến vị trí mới để bảo toàn sự di chuyển tương đối gi a ô nguồn và ô đích sao chép  Tuy nhiên có những trường hợp ta không... ngh a: Trả về một số là tháng c a dữ_liệu_ngày Ví dụ: 6 Hàm YEAR: Cú pháp: YEAR(dữ_liệu_ngày) Ý ngh a: Trả về một số là năm c a dữ_liệu_ngày Ví dụ: Giáo trình Microsoft Word 2003 30 7 Hàm HOUR: Cú pháp: HOUR(giá_trị_thời_gian) Ý ngh a: Trả về số giờ c a giá_trị_thời_gian trong khoảng từ 0 đến 23 Giá_trị_thời_gian có thể nhập dưới dạng text hay số Ví dụ: 8 Hàm MINUTE: Cú pháp: MINUTE(giá_trị_thời_gian)... cũng có thể là đ a chỉ khối  Hàm cho phép từ 1 đến 30 đối số 6 Hàm COUNTA: Cú pháp: COUNTA(gt1,gt2,…) Ý ngh a:  Trả về một số là tổng số ô có ch a dữ liệu (số, chuỗi, logic, )  Các đối số cũng có thể là đ a chỉ khối  Cho phép nhập tối a 30 đối số  Các ô rỗng được bỏ qua Giáo trình Microsoft Word 2003 27 7 Hàm RANK: Cú pháp: RANK(số, dãy_số, thứ_tự) Ý ngh a: Hàm trả về vị thứ c a 1 số trong dãy . việc c a c a sổ Book. d. Status bar (thanh trạng thái):  Hiển thị trạng thái làm việc c a Excel e. Formula bar (thanh công thức): Đây là thành phần đặc. đến các thao tác với tập tin như mở, đóng, lưu, .v.v.) và thanh FORMATTING (ch a những nút lệnh liên quan đến các thao tác định dạng). Hai thanh dụng