II. Lọc CSDL: Lọc CSDL:
a. Cách xây dựng bảng PIVOT như sau:
Chọn CSDL (chỉ cần đứng ở 1 ô bất kỳ thuộc CSDL, nếu CSDL, cách ly với chung quanh)
Chọn Data / Pivot Table
Sau khi thực hiện lệnh sẽ xuất hiện hộp thoại hướng dẫn ta tạo bảng thông qua 3 bước (step). Hộp thoại có dạng như sau:
Trong đó công dụng của các nút như sau:
• Nút Next: chuyển sang bước kế tiếp
• Nút Back: quay lại bước trước đó
• Nút Cancel: hủy bỏ việc tạo bảng
• Nút Finish: kết thúc việc tạo bảng
Bước 1:
• Chọn nguồn cấp dữ liệu để tạo bảng. Nguồn dữ liệu này có thể lấy từ 1 phần mềm khác, không bắt buộc phải là bảng tính của Excel.
• Thường thì ta lấy dữ liệu từ chính bảng tính của mình nên ta sẽ chọn mục Microsoft Excel List or Database.
Bước 2:
Để ta xác định địa chỉ vùng CSDL, thường thì EXCEL đã điền sẵn địa chỉ khối trong hộp Range. Nếu địa chỉ này bị sai, ta nhấp vào nút Browse để xác định lại vùng địa chỉ mới.
Bước 3:
• Chọn nơi đặt PivotTable (Where do you want to put the PivotTable Report?)
New workSheet: Trên Bảng tính mới
Existing workSheet: Trên Bảng tính hiện hành
• Thiết kế cấu trúc là bước quan trọng nhất để xác định nội dung của bảng. Nội dung của 1 bảng Pivot gồm 2 phần chính:
Tiêu đề bảng: gồm Page, Row, Column. Thường thì ta hay sử dụng tiều đề Row (hàng) và Column (cột) hơn là tiêu đề Page (trang). Các tiêu đề này sẽ chứa tên các trường dùng làm tiêu chuẩn thống kê.
Nội dung bảng: dữ liệu cần thống kê
• Phía phải của hộp thoại liệt kê tên các trường có trong CSDL
• Trước khi tạo bảng, ta cần xác định rõ trường nào là tiêu chuẩn thống kê, trường nào dùng để tính toán.
• Trở lại ví dụ trên, để tạo bảng tổng hợp, các trường làm tiêu chuẩn là tên vật tư, mã VT, Nhập xuất. Trường để tính toán là trường số lượng, thành tiền…
• Để tạo bảng ta thực hiện theo 2 bước sau:
Ta lần lượt nhấp chọn các trường dùng làm tiêu chuẩn thống kê, nhấn giữ và rê vào các vùng Row, Column hay Page. Việc kéo các trường này vào vùng Row, Column hay Page là hoàn toàn do ý muốn của mình. Trong 1 vùng có thể chứa cùng lúc nhiều trường, trường đứng sau sẽ là trường phụ của trường đứng trước.
Ví dụ: nếu ta kéo các trường Tên vật tư vào vùng Row, trường Mã
VT và trường Nhập vào vùng Column thì bảng sẽ có kết quả tương tự như bảng tổng hợp ở ví dụ trên. Có bao nhiêu đại lý thì sẽ có bấy nhiêu hàng, có bao nhiêu loại vật tư thì sẽ có bấy nhiêu cột chính. Trong mỗi cột chính này có bao nhiêu hàng, có bao nhiêu loại nhập xuất (ở đây chỉ có 2 loại nhập hoặc xuất) thì sẽ bấy nhiêu cột phụ (2 cột phụ trong mỗi cột chính).
Rõ ràng, ta có thể hoán đổi vị trí của các trường này tùy ý, khi đó số hàng, số cột của bảng sẽ biến đổi phụ thuộc theo các trường này.
Ta lần lượt nhấp chọn các trường cần tính toán vào vùng Data, mỗi trường sẽ thành 1 ô trong vùng này (xem hình). Mỗi ô chứa 1 loại hàm. Nếu hàm không phù hợp, để đổi hàm ta nhấp đôi chuột tại ô cần đổi, sẽ xuất hiện 1 hộp thoại liệt kê các hàm cho phép sử dụng, ta chọn hàm thích hợp xong nhấn nút OK để quay lại hộp thoại của bước 3.