CSDL khi mới thành lập vào có thể không theo 1 trật tự nhất định nào, và tùy theo yêu cầu công việc nhiều lúc ta cần phải sắp xếp nó lại.
Trình tự sắp xếp như sau:
Bao toàn bộ CSDL lại hay ta có thể đứng ở 1 cột bất kỳ thuộc CSDL, nếu nó cách ly hoàn toàn với chung quanh
Chọn Data / Sort
Xuất hiện hộp thoại dạng như sau:
• Mục Sort cho phép ta chọn trường chính cần sắp xếp. Mặc định sắp xếp theo thứ tự tăng dần, tùy chọn Ascending được chọn. Nếu ta muốn sắp xếp theo thứ tự giảm dần chọn tùy chọn Descending
• Mục Then by cho phép ta chọn các trường phụ cần sắp xếp
• Mục My list head có 2 tùy chọn:
Heather Row: tùy chọn này xác định có CSDL đang sắp xếp có hàng tiêu đề trường và tùy chọn này mặc định được chọn
No Heather Row: ta chỉ dùng tùy chọn này nếu danh sách mà ta đang sắp xếp không có hàng tiêu đề. Nói chung trường hợp này ít khi xảy ra
Ví dụ: Sắp xếp lại danh sách học sinh trong lớp theo thứ tự tên, cùng tên theo thứ
tự họ. Trong trường hợp này, ta sẽ chọn:
Mục Sort by là trường Tên.
Lưu ý: Sắp xếp CSDL là 1 chức năng rất hay dùng nếu chỉ cần sắp theo 1 trường
nào đó không cần trường phụ (nghĩa là chỉ cần chọn mục Sort by mà thôi), ta có thể dùng 2 nút công cụ sau:
Xếp theo thứ tự tăng dần.
Xếp theo thứ tự giảm dần.
Cách thực hiện như sau: đứng ở bất kỳ thuộc cột cần sắp xếp, rồi nhấp chọn 1 trong 2 nút trên.
II.