II. Lọc CSDL: Lọc CSDL:
c. Tạo Subtotal lồng cấp
Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu theo nhóm tổng hợp Cột khóa chính sẽ là Subtotal cấp cao nhất, các cột khóa khác là Subtotal con lồng cấp.
Tạo cấp Subtotal cao nhất
• Chon hay đứng trong vùng dữ liệu và mở hộp thoại Subtotal
• Khai báo tên cột khóa chính tại mục At each change in để tạo Subtotals cấp cao nhất.
• Đánh dấu chọn mục Replace current subtotals
• Các khai báo khác như nêu trên.
Tạo Subtotal lồng con lồng cấp
• Thực hiện lại quy trình với cột khóa phụ được chỉ định trong mục At each change in để tạo Subtotals con lồng trong Subtotal đã tạo trên.
• Phải bỏ chọn mục Replace current Subtotals
Tạo Subtotal với nhiều phép tính
• Thực hiện như trên với lần lượt thay đổi các phép tính và phải bỏ chọn mục Replace current Subtotals (VÍ DỤ: tính SUM rồi tính AVERAGE).
4. Bảng Pivol:
Để thống kê trên nhiều tiêu chuẩn cho 1 CSDL, ta buộc phải dùng các hàm về CSDL, như DSUM, DCOUNT… Việc dùng các hàm này thường gây phiền toái vì nó đòi hỏi người dùng nó phải tạo bảng tiêu chuẩn sẵn trước, có khi mỗi hàm 1 bảng tiêu chuẩn, dùng 10 hàm phải 10 bảng tiêu chuẩn…
Chẳng hạn như ví dụ bảng theo dõi phân phối hàng cho các đại lý của 1 công ty kinh doanh thiết bị văn phòng (gồm các mặt hàng: máy vi tính MVT, máy in MI, photocopy PT) như sau:
Cuối tháng cần tạo bảng tổng hợp theo dõi việc nhập xuất các mặt hàng của từng đại lý theo mẫu sau:
Mỗi ô là 1 hàm DSUM, 1 bảng tiêu chuẩn riêng biệt. Một đại lý thì có 6 ô cần 6 hàm, có bao nhiêu đại lý thì cần 6 nhân với chừng đó số đại lý. Tính toán quá phức tạp và dài dòng.
Để giải quyết vấn đề trên mà không phải mất quá nhiều công sức, Excel cung cấp cho ta 1 công cụ cực mạnh: đó là bảng PIVOT.
Sau đây là bảng so sánh cách dùng hàm và các công cụ tự động của EXCEL