Bài 3 Bảng tính Excel I/ Các khái niệm cơ bản: Excel là phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán văn phòng chạy trên môi trờng Windows do h ng MicroSoft sản xuất. Nó có các tính năng và ứng dụng nhã sau: + Thực hiện đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. + Tổ chức và lu trữ thônh tin dới dạng bảng. + Khi có thay đổi về dữ liệu, bảng tính tự động tính lại theo số liệu mới 1- Khởi động Excel: Giống Word 2- Màn hình Excel: a) Thanh tiêu đề b) Thanh menu ngang c) Thanh công cụ d) Thanh định dạng e) Thanh công thức (Formular ): Hiển thị toạ độ ô hiện hành và nội dung dữ liệu trong ô hiện hành. f) Tập bảng tính (Work book): Là cửa sổ chứa nội dung tệp, tên tệp ngầm định là Book1 * Các thành phần của một tập bảng tính : Đờng viền ngang: Ghi kí hiệu cột từ trái qua phải theo thứ tự chữ cái từ A, B, C, ,Z, AA, AB, AC, ,AZ, BA, BB, BC, , BZ, CA Cột cuối cùng kí hiệu là I V , có tổng số 256 cột. Đờng viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ trên xuống, có tổng số 65.536 dòng. Ô - Cell: Là giao điểm của 1 cột với 1 dòng, đợc xác định địa chỉ bởi cột trớc, dòng sau Ví dụ: nếu viết C3 thì sẽ là Cột C dòng 3. Ô hiện hành: Là ô có khung viền quanh nơi con trỏ ô đậu vào, toạ độ của ô đợc hiển thị trên thanh công thức Bảng tính Sheet: Là một bảng gồm có 256 cột và 65.536 dòng. Theo ngầm định một tập bảng tính gồm có 3 Sheet. Ta có thể chèn thêm 255 Sheet + Cách chèn thêm 1 Sheet: Nhắp phải chuột lên trên Sheet cuối HTXH Chọn Insert Chọn Insert HTXH HTXH OK. OK. + Cách đổi tên Sheet: + Cách đổi tên Sheet: Nhắp phải chuột lên tên Sheet cần đổi Nhắp phải chuột lên tên Sheet cần đổi Rename Rename rồi gõ vào tên mới rồi gõ vào tên mới Enter. Enter. 3- các thao tác cơ bản trên bảng tinh: a) Cách di chuyển con trỏ ô: + + lên, xuống, trái, phải lên, xuống, trái, phải + + Home Home : di chuyển con trỏ về ô đầu dòng : di chuyển con trỏ về ô đầu dòng + Ctrl + + Ctrl + Home Home : Chuyển con trỏ về ô : Chuyển con trỏ về ô A1 A1 + + Pageup Pageup : di chuyển con trỏ ô lên 1 trang màn hình : di chuyển con trỏ ô lên 1 trang màn hình Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 + + Page Down Page Down : di chuyển con trỏ ô xuống 1 trang màn hình : di chuyển con trỏ ô xuống 1 trang màn hình + Ngoài ra ta có thể nhắp chuột vào ô cần chuyển tới. + Ngoài ra ta có thể nhắp chuột vào ô cần chuyển tới. b) Vùng dữ liệu: b) Vùng dữ liệu: Là 1 hoặc nhiều ô liên tục đ Là 1 hoặc nhiều ô liên tục đ ợc xác định địa chỉ bởi đ/c ô đầu vùng và địa chỉ ô cuối vùng. ợc xác định địa chỉ bởi đ/c ô đầu vùng và địa chỉ ô cuối vùng. Dạng vùng: Dạng vùng: địa chỉ ô đầu địa chỉ ô đầu : : địa chỉ ô cuối địa chỉ ô cuối Ví dụ: Ví dụ: A3 : E8 A3 : E8 B1 : B5 B1 : B5 Cách chọn vùng: Cách chọn vùng: (Bôi đen) (Bôi đen) + Chọn 1 ô: Nhắp chuột vào ô cần chọn + Chọn 1 ô: Nhắp chuột vào ô cần chọn + Chọn 1 dòng: Nhắp chuột vào số thứ tự dòng + Chọn 1 dòng: Nhắp chuột vào số thứ tự dòng + Chọn 1 cột: Nhắp chuột vào kí hiệu cột + Chọn 1 cột: Nhắp chuột vào kí hiệu cột + Chọn 1 vùng: nhắp giữ nút trái chuột tại ô đầu vùng, rồi kéo xuống ô cuối vùng. + Chọn 1 vùng: nhắp giữ nút trái chuột tại ô đầu vùng, rồi kéo xuống ô cuối vùng. c) Các kiểu dữ liệu: c) Các kiểu dữ liệu: Trong 1 ô chỉ có thể chứa đ Trong 1 ô chỉ có thể chứa đ ợc 1 kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào kí tự đầu tiên khi ợc 1 kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào kí tự đầu tiên khi gõ vào. Có 3 kiểu dữ liệu: gõ vào. Có 3 kiểu dữ liệu: + DL kiểu số: Kí tự đầu tiên gõ vào là các số từ 0 đến 9 + DL kiểu số: Kí tự đầu tiên gõ vào là các số từ 0 đến 9 + DL kiểu chuỗi: Kí tự đầu tiên gõ vào là các chữ từ A đến Z + DL kiểu chuỗi: Kí tự đầu tiên gõ vào là các chữ từ A đến Z + DL kiểu công thức: Kí tự đầu tiên gõ vào là dấu = + DL kiểu công thức: Kí tự đầu tiên gõ vào là dấu = Trong một công thức có thể chứa dữ liệu kiểu số, kiểu chuỗi Trong một công thức có thể chứa dữ liệu kiểu số, kiểu chuỗi (nếu là kiểu chuỗi, trong công (nếu là kiểu chuỗi, trong công thức phải đặt trong dấu ngoặc kép) thức phải đặt trong dấu ngoặc kép) , toạ độ ô, địa chỉ vùng, các toán tử và các loại hàm. , toạ độ ô, địa chỉ vùng, các toán tử và các loại hàm. Các toán tử sử dụng trong công thức: Các toán tử sử dụng trong công thức: + Toán tử tính toán: + Toán tử tính toán: + + ; ; - - ; ; * * ; ; / / chia; chia; ^ ^ luỹ thừa; % luỹ thừa; % Ví dụ: Ví dụ: =C4*D4 =C4*D4 =C4/D4 =C4/D4 2 2 10 10 = 2^10 = 1024 = 2^10 = 1024 + Toán tử chuỗi : + Toán tử chuỗi : $ nối chuỗi $ nối chuỗi + Toán tử so sánh + Toán tử so sánh = ; <> khác ; >= ; <= ; > ; < = ; <> khác ; >= ; <= ; > ; < d) Cách nhập dữ liệu: d) Cách nhập dữ liệu: Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập, nhập theo quy Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập, nhập theo quy ớc từng loại dữ liệu, nhập xong ấn ớc từng loại dữ liệu, nhập xong ấn hoặc chuyển con tró sang ô khác hoặc chuyển con tró sang ô khác e) Sửa dữ liệu e) Sửa dữ liệu : Chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa, ấn phím F : Chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa, ấn phím F 2 2 , dùng phím , dùng phím chuyển con trỏ đến vị chuyển con trỏ đến vị trí cần sửa, sửa xong ấn trí cần sửa, sửa xong ấn 4) Các thao tác với dòng, cột : 4) Các thao tác với dòng, cột : a) Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng: a) Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng: Đ Đ a trỏ chuột đến đ a trỏ chuột đến đ ờng phân cách giữ ký hiệu cột ờng phân cách giữ ký hiệu cột (dòng), trỏ chuột thành hình (dòng), trỏ chuột thành hình (mũi tên 2 chiều) (mũi tên 2 chiều) nhắp giữ nút trái và rê chuột. nhắp giữ nút trái và rê chuột. b) Chèn dòng, cột trống: b) Chèn dòng, cột trống: Đặt con trỏ ô vào vị trí cần chèn Đặt con trỏ ô vào vị trí cần chèn vào vào Insert Insert chọn chọn Row Row - chèn dòng - chèn dòng chọn chọn Column Column - chèn cột - chèn cột c) Xoá cột, dòng: c) Xoá cột, dòng: - 2 - Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 Chọn dòng, cột bằng cách nhắp chuột vào kí hiệu cột Chọn dòng, cột bằng cách nhắp chuột vào kí hiệu cột (số thứ tự dòng) (số thứ tự dòng) Vào Edit Vào Edit chọn Delete chọn Delete 5- Các thao tác với tập bảng tính: 5- Các thao tác với tập bảng tính: a) Ghi lên đĩa: a) Ghi lên đĩa: b) Mở tệp mới: b) Mở tệp mới: c) Mở tệp có sẵn: c) Mở tệp có sẵn: d) Thoát khỏi ExCel: d) Thoát khỏi ExCel: II/ sử dụng các hàm mẫu của ExCel: Dạng hàm: Dạng hàm: = Tên hàm (Danh sách các trị số) = Tên hàm (Danh sách các trị số) Tên hàm: Tên hàm: Do Excel quy định, ng Do Excel quy định, ng ời sử dùng chỉ cần gõ đúng tên, ời sử dùng chỉ cần gõ đúng tên, tên hàm tên hàm không phân biệt không phân biệt chữ in hoa hay chữ th chữ in hoa hay chữ th ờng. ờng. Danh sách các trị số: Danh sách các trị số: Có thể là dữ liệu kiểu số, chuỗi, toạ độ ô, địa chỉ vùng và cũng có Có thể là dữ liệu kiểu số, chuỗi, toạ độ ô, địa chỉ vùng và cũng có thể là một hàm khác. thể là một hàm khác. 1- Hàm Sum : 1- Hàm Sum : = Sum (Danh sách các trị số) = Sum (Danh sách các trị số) Dùng để tính tổng các giá trị có trong danh sách. Dùng để tính tổng các giá trị có trong danh sách. Ví dụ: Giả sử ta có DL trong các ô B1, B2 , B3 , B4 lần l Ví dụ: Giả sử ta có DL trong các ô B1, B2 , B3 , B4 lần l ợt là 2 , 4 , 6 , 8 ợt là 2 , 4 , 6 , 8 Để thực hiện tính tổng có 2 cách: Để thực hiện tính tổng có 2 cách: C1: Dùng công thức: =B1+B2+B3+B4 C1: Dùng công thức: =B1+B2+B3+B4 (= 20 ) (= 20 ) C2: Dùng hàm: C2: Dùng hàm: = Sum ( B1 : B4 ) = Sum ( B1 : B4 ) = 20 = 20 2- Hàm Average : 2- Hàm Average : =Average (Danh sách các trị s ) =Average (Danh sách các trị s ) Để tính trung bình cộng của các giá trị có trong D/s Để tính trung bình cộng của các giá trị có trong D/s Ví dụ: B1 đến B4 là 2,4,6,8 Ví dụ: B1 đến B4 là 2,4,6,8 = Average ( B1 : B4 ) = Average ( B1 : B4 ) ( = 5 ) ( = 5 ) 3- Hàm Max : 3- Hàm Max : = Max ( Danh sách các trị số ) = Max ( Danh sách các trị số ) Để tìm giá trị số học lớn nhất có trong D/s Để tìm giá trị số học lớn nhất có trong D/s Ví dụ: =Max ( B1: B4 ) Ví dụ: =Max ( B1: B4 ) ( = 8 ) ( = 8 ) 4- Hàm Min : 4- Hàm Min : = Min ( Danh sách các trị số ) = Min ( Danh sách các trị số ) Tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có trong D/s Tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có trong D/s Ví dụ: = Min ( B1: B4 ) Ví dụ: = Min ( B1: B4 ) ( = 2 ) ( = 2 ) 5- Hàm Round : 5- Hàm Round : = Round ( Biểu thức số ; n ) = Round ( Biểu thức số ; n ) Làm tròn giá trị biểu thức số đến n số lẻ Làm tròn giá trị biểu thức số đến n số lẻ Nếu n > 0 : Làm tròn về bên phải cột thập phân Nếu n > 0 : Làm tròn về bên phải cột thập phân n < 0 : Làm tròn về bên trái cột thập phân n < 0 : Làm tròn về bên trái cột thập phân Ví dụ: Giả sử trong ô B5 chứa 333,333 Ví dụ: Giả sử trong ô B5 chứa 333,333 = Round ( B5 ; -3 ) = Round ( B5 ; -3 ) ( = 333.000 ) ( = 333.000 ) - 3 - Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 = Round ( B5 ; -2 ) = Round ( B5 ; -2 ) ( = 333.300 ) ( = 333.300 ) 6- Hàm Logic : 6- Hàm Logic : Là các hàm chỉ có 2 giá trị đúng hoặc sai Là các hàm chỉ có 2 giá trị đúng hoặc sai * Hàm And * Hàm And = And ( Đkiện 1; Đ/k 2; ) = And ( Đkiện 1; Đ/k 2; ) Cho giá trị đúng khi mọi đk nêu trong D/s có giá trị đúng Cho giá trị đúng khi mọi đk nêu trong D/s có giá trị đúng * Hàm OR * Hàm OR =OR ( Điều kiện1; Đ/k2; ) =OR ( Điều kiện1; Đ/k2; ) Cho giá trị đúng khi có 1 bất kỳ một đ/k nêu trong danh sách có giá trị đúng. Cho giá trị đúng khi có 1 bất kỳ một đ/k nêu trong danh sách có giá trị đúng. 7- Hàm IF : 7- Hàm IF : = if ( Điều kiện; gtrị đúng; gtrị sai ) = if ( Điều kiện; gtrị đúng; gtrị sai ) Đ/k Đ/k : Là một biểu thức Logic, Excel kiểm tra kết quả của đ/k. Nếu đúng thì gán giá trị đúng, : Là một biểu thức Logic, Excel kiểm tra kết quả của đ/k. Nếu đúng thì gán giá trị đúng, n n ếu sai thì gán giá trị sai: ếu sai thì gán giá trị sai: Giá trị đúng; giá trị sai: Giá trị đúng; giá trị sai: Có thể là dữ liệu kiểu số, chuỗi, toạ độ ô, địa chỉ vùng và cũng có Có thể là dữ liệu kiểu số, chuỗi, toạ độ ô, địa chỉ vùng và cũng có thể là một hàm IF khác. thể là một hàm IF khác. Ví dụ1: Ví dụ1: Tính phụ cấp chức vụ trong bài tập 2.3 Tính phụ cấp chức vụ trong bài tập 2.3 = IF(C4="GĐ";50000;if(OR(C4="PG";C4="TP");40000;if(And(C4="NV";E4>25);15000;0))) = IF(C4="GĐ";50000;if(OR(C4="PG";C4="TP");40000;if(And(C4="NV";E4>25);15000;0))) Ví dụ2: Ví dụ2: Tính l Tính l ơng tháng trong BTTH 2.3 ơng tháng trong BTTH 2.3 = IF(E4>25;(E4-25)*2*D4+25*D4;D4*E4) = IF(E4>25;(E4-25)*2*D4+25*D4;D4*E4) * Địa chỉ t * Địa chỉ t ơng đối & địa chỉ tuyệt đối : ơng đối & địa chỉ tuyệt đối : Địa chỉ t Địa chỉ t ơng đối ơng đối là địa chỉ có dạng cột dòng, khi sao chép công thức nó thay dổi theo ph là địa chỉ có dạng cột dòng, khi sao chép công thức nó thay dổi theo ph - - ơng, chiều và khoảng cách ơng, chiều và khoảng cách Ví dụ: J22 T Ví dụ: J22 T ơng đối ơng đối Địa chỉ tuyệt đối Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ có dạng $cột $dòng, khi sao chép công thức nó giữ nguyên là địa chỉ có dạng $cột $dòng, khi sao chép công thức nó giữ nguyên không thay đổi không thay đổi Ví dụ: $J$22 đ/c tuyệt đối Ví dụ: $J$22 đ/c tuyệt đối Cách viết địa chỉ tuyệt đối Cách viết địa chỉ tuyệt đối : Gõ địa chỉ t : Gõ địa chỉ t ơng đổi rồi ấn phím F ơng đổi rồi ấn phím F 4 4 Ví dụ: Tính th Ví dụ: Tính th ởng năng suất trong bài 2.4 ởng năng suất trong bài 2.4 =J22/(D20+G20)*(D7*G7) - Dùng địa chỉ t =J22/(D20+G20)*(D7*G7) - Dùng địa chỉ t ơng đối sẽ không sao chép công thức này đ ơng đối sẽ không sao chép công thức này đ ợc ợc =($J$22/$D$20+$G$20)*(D7+G7) - Dùng địa chỉ tuyệt đối. =($J$22/$D$20+$G$20)*(D7+G7) - Dùng địa chỉ tuyệt đối. III/ Định dạng dữ liệu trên bảng tính: 1- Định dạng dữ liệu số: 1- Định dạng dữ liệu số: Tách, nhóm các số: Tách, nhóm các số: chọn vùng dữ liệu, nhắp chuột vào nút để tách nhóm các số chọn vùng dữ liệu, nhắp chuột vào nút để tách nhóm các số bắt đầu từ phải qua trái ba chữ số một nhóm và thêm vào phần lẻ thập phân hai chữ số 0. bắt đầu từ phải qua trái ba chữ số một nhóm và thêm vào phần lẻ thập phân hai chữ số 0. Thêm số 0 vào phần lẻ thập phân: Thêm số 0 vào phần lẻ thập phân: Chọn vùng dữ liệu Chọn vùng dữ liệu Nhắp chuột vào nút Nhắp chuột vào nút Bớt một số 0 ở phần lẻ thập phân: Bớt một số 0 ở phần lẻ thập phân: Chọn vùng dữ liệu Chọn vùng dữ liệu Nhắp chuột vào nút Nhắp chuột vào nút 2- Thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu chữ: 2- Thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu chữ: Giống Word Giống Word - 4 - Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 3- Định vị dữ liệu 3- Định vị dữ liệu (dùng cho các tiêu đề cột) (dùng cho các tiêu đề cột) Chọn vùng dữ liệu Chọn vùng dữ liệu nhắp chuột vào nhắp chuột vào Format Format Cells Cells htxh htxh chọn thẻ chọn thẻ Alignment Alignment Mục Mục Horizontal: Horizontal: Căn dl theo chiều ngang Căn dl theo chiều ngang (chọn Center) (chọn Center) Mục Mục Vertical: Vertical: Căn dl theo chiều dọc Căn dl theo chiều dọc (chọn Center) (chọn Center) Mục Mục Wrap text: Wrap text: Đánh dấu vào mục này, dl sẽ tự động xuồng dòng khi chiều rộng ô không đủ Đánh dấu vào mục này, dl sẽ tự động xuồng dòng khi chiều rộng ô không đủ Orientation: Orientation: Chọn hình thức trải dl Chọn hình thức trải dl 4- Tạo các đ 4- Tạo các đ ờng kể cho bảng: ờng kể cho bảng: Chọn toàn bộ vùng dl cần kẻ Chọn toàn bộ vùng dl cần kẻ Vào Vào Format Format Cells Cells htxh htxh chọn thẻ chọn thẻ Border Border + Mục + Mục Line Style: Line Style: Kiểu đ Kiểu đ ờng kẻ ờng kẻ + Nút + Nút Outline: Outline: Kẻ khung viền quanh Kẻ khung viền quanh + Nút + Nút Inside: Inside: Kẻ các đ Kẻ các đ ờng trong bảng , xong chọn OK ờng trong bảng , xong chọn OK IV/ Bổ sung một số hàm sắp xếp dữ liệu: 1- Hàm Rank: 1- Hàm Rank: = Rank(x;danh sách các trị số) = Rank(x;danh sách các trị số) Xác định thứ hạng của giá trị x so với các giá trị có trong D/s Xác định thứ hạng của giá trị x so với các giá trị có trong D/s Ví dụ: Tính vị thứ (xếp thứ mấy) trong Bài tập 2.5 Ví dụ: Tính vị thứ (xếp thứ mấy) trong Bài tập 2.5 =Rank(M7;$M$7:$M$16) xác định giá trị trong ô M7 so với các giá trị trong các ô từ M7 =Rank(M7;$M$7:$M$16) xác định giá trị trong ô M7 so với các giá trị trong các ô từ M7 M16 đứng thứ tự bao nhiêu. M16 đứng thứ tự bao nhiêu. 2- Hàm Vlookup: 2- Hàm Vlookup: = Vlookup(x;Bảng;Cột tham chiếu;Cách dò) = Vlookup(x;Bảng;Cột tham chiếu;Cách dò) X X : Dò tìm giá trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải để lấy giá : Dò tìm giá trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải để lấy giá trị trong ô của nó ứng với giá trị của x. trị trong ô của nó ứng với giá trị của x. Bảng Bảng : Gồm nhiều dòng, nhiều cột, cột bên trái luôn luôn chứa giá trị để dò tìm, các : Gồm nhiều dòng, nhiều cột, cột bên trái luôn luôn chứa giá trị để dò tìm, các cột khác chứa giá trị t cột khác chứa giá trị t ơng ứng để tham chiếu. ơng ứng để tham chiếu. Cột tham chiếu Cột tham chiếu : Là thứ tự cột trong bảng, cột đầu tiên là 1, cột tham chiếu từ thứ : Là thứ tự cột trong bảng, cột đầu tiên là 1, cột tham chiếu từ thứ hai trở đi. hai trở đi. Cách dò Cách dò : Là 0 hoặc 1 : Là 0 hoặc 1 Nếu là 1: D/s ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu là 1: D/s ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu là 0: D/s ở cột bên trái của bảng không cần xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu là 0: D/s ở cột bên trái của bảng không cần xếp theo thứ tự tăng dần. Ví dụ: Bài tập 2.5 Ví dụ: Bài tập 2.5 - Tính điểm Ưu tiên: - Tính điểm Ưu tiên: =Vlookup(F7;$C$21:$D$23;2;0) - Trong đó: $C$21:$D$23 là địa chỉ của Bảng =Vlookup(F7;$C$21:$D$23;2;0) - Trong đó: $C$21:$D$23 là địa chỉ của Bảng - Tính điểm Trung bình - Tính điểm Trung bình =(G7*2+H7*2+I7+J7+K7+L7)/7 =(G7*2+H7*2+I7+J7+K7+L7)/7 - Tính vị thứ: - Tính vị thứ: =Rank(M7;$M$7:$M$16) =Rank(M7;$M$7:$M$16) - Tính Kết quả: - Tính Kết quả: =IF(M7>=8,0;"Giỏi";IF(M7>=6,5;"Khá";IF(M7>=5,0;"TB";"Yếu"))) =IF(M7>=8,0;"Giỏi";IF(M7>=6,5;"Khá";IF(M7>=5,0;"TB";"Yếu"))) 3- Các hàm chuỗi: 3- Các hàm chuỗi: - Hàm Left: - Hàm Left: =Left(Chuỗi Text;n) =Left(Chuỗi Text;n) Cho kết quả là n ký tự của chuỗi text tính từ trái qua phải. Cho kết quả là n ký tự của chuỗi text tính từ trái qua phải. - 5 - Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 Ví dụ: Giả sử trong ô B5 chứa "Trung tâm tin học" Ví dụ: Giả sử trong ô B5 chứa "Trung tâm tin học" = Left(B5;3) (= Tru ); (= Tru ); =Left(B5;2) =Left(B5;2) (=Tr ) (=Tr ) - Hàm Right - Hàm Right =Right(chuỗi Text;n) =Right(chuỗi Text;n) Cho kết quả là n ký tự của chuỗi Text tính từ phải qua trái. Cho kết quả là n ký tự của chuỗi Text tính từ phải qua trái. Ví dụ: =Right(B5;3) Ví dụ: =Right(B5;3) ( = học ) ( = học ) 4- Sắp xếp dữ liệu: 4- Sắp xếp dữ liệu: ExCel cho phép sắp xếp dl giữa các ô đ ExCel cho phép sắp xếp dl giữa các ô đ ợc chọn độc lập với các ô ngoài khu vực chọn. Việc ợc chọn độc lập với các ô ngoài khu vực chọn. Việc sắp xếp dl đ sắp xếp dl đ ợc thực hiện tối đa theo 3 cột. ợc thực hiện tối đa theo 3 cột. Ví dụ: Ví dụ: Tên Tên Họ đệm Họ đệm Ngày sinh Ngày sinh Cách thực hiện: Cách thực hiện: - Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp - Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp - Nhắp chuột vào - Nhắp chuột vào Data Data Sort Sort htxh htxh - Nhắp chuột vào mục - Nhắp chuột vào mục No header row No header row - Chọn cột cần sắp xếp chính trong khung - Chọn cột cần sắp xếp chính trong khung Sort by Sort by - Chọn 2 cột tiếp theo trong khung - Chọn 2 cột tiếp theo trong khung Then by Then by + Chọn + Chọn Ascending Ascending : sx tăng dần : sx tăng dần + Chọn + Chọn Descending Descending : sx giảm dần - Xong chọn OK : sx giảm dần - Xong chọn OK V/ cơ sở dữ liệu trên bảng tính : 1- Khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL): 1- Khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL): CSDL Là tập hợp các thông tin DL đ CSDL Là tập hợp các thông tin DL đ ợc tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, ợc tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xoá hay rút trích những dòng DL thỏa m n một tiêu chuẩn nào đó một cách thuậnã truy tìm, xoá hay rút trích những dòng DL thỏa m n một tiêu chuẩn nào đó một cách thuậnã tiện và nhanh chóng. Để làm đ tiện và nhanh chóng. Để làm đ ợc điều này ta phải tạo ra 3 vùng DL. ợc điều này ta phải tạo ra 3 vùng DL. Vùng CSDL (Database): Vùng CSDL (Database): Gồm ít nhất có 2 dòng, dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột gọi là tên vùng tin. Tên vùng tin phải là Gồm ít nhất có 2 dòng, dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột gọi là tên vùng tin. Tên vùng tin phải là DL kiểu chuỗi và không trùng lặp. Các dòng còn lại chứa DL, mỗi dòng gọi là mẫu tin. DL kiểu chuỗi và không trùng lặp. Các dòng còn lại chứa DL, mỗi dòng gọi là mẫu tin. Vùng tiêu chuẩn (Criteria): Vùng tiêu chuẩn (Criteria): í í t nhất có hai dòng, dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột, các dòng còn lại chứa điều kiện. t nhất có hai dòng, dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột, các dòng còn lại chứa điều kiện. Vùng trích DL (Extract): Vùng trích DL (Extract): Chứa các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n điều kiện vùng tiêu chuẩn.ã Chứa các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n điều kiện vùng tiêu chuẩn.ã 2- Lọc dữ liệu (Rút - Trích DL): 2- Lọc dữ liệu (Rút - Trích DL): Ta phải xác định tr Ta phải xác định tr ớc 3 vùng DL ớc 3 vùng DL (nh (nh trên) trên) - Chọn toàn bộ vùng CSDL - Chọn toàn bộ vùng CSDL vào vào Data Data Chọn Chọn Filter Filter Advanced Filter Advanced Filter HTXH HTXH - Trong khung - Trong khung Action Action chọn dòng chọn dòng Copy to another location Copy to another location + Mục + Mục List range List range : Nhập đ/c vùng CSDL : Nhập đ/c vùng CSDL + Mục + Mục Criteria range Criteria range : Nhập đ/c vùng tiêu chuẩn : Nhập đ/c vùng tiêu chuẩn + Mục + Mục Copy to Copy to : Nhập địa chỉ vùng trích DL - Xong chọn OK : Nhập địa chỉ vùng trích DL - Xong chọn OK Các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n điều kiện vùng tiêu chuẩn sẽ đã Các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n điều kiện vùng tiêu chuẩn sẽ đã ợc chép vào vùng ợc chép vào vùng trích DL. trích DL. 3- Các dạng vùng tiêu chuẩn \: 3- Các dạng vùng tiêu chuẩn \: - Trích những ng - Trích những ng ời có số con lớn hơn 2 và chức vụ là "NV" ời có số con lớn hơn 2 và chức vụ là "NV" - 6 - Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 - Trích những ng - Trích những ng ời có số con lớn hơn 2 hay chức vụ là "NV" ời có số con lớn hơn 2 hay chức vụ là "NV" Số con Số con Chức vụ Chức vụ > 2 > 2 NV NV * Nếu các ô đk khác cột có tính chất And (và) * Nếu các ô đk khác cột có tính chất And (và) * Nếu các ô đk khác dòng có tính chất OR (Hoặc) * Nếu các ô đk khác dòng có tính chất OR (Hoặc) 4- Các hàm trong cơ sở dữ liệu: 4- Các hàm trong cơ sở dữ liệu: a) Hàm Dsum: a) Hàm Dsum: =DSum(Vùng CSDL;n;Vùng tiêu chuẩn) =DSum(Vùng CSDL;n;Vùng tiêu chuẩn) Cho kết quả là tổng DL số trên cột thứ n của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đkã Cho kết quả là tổng DL số trên cột thứ n của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đkã vùng tiêu chuẩn. vùng tiêu chuẩn. Trong đó: n là thứ tự cột cần tính tổng trong vùng CSDL, cột đầu tiên là 1 tính từ trái qua phải. Trong đó: n là thứ tự cột cần tính tổng trong vùng CSDL, cột đầu tiên là 1 tính từ trái qua phải. Ví dụ: Ví dụ: Tính tổng thu nhập của cán bộ nữ Tính tổng thu nhập của cán bộ nữ + Tạo vùng tiêu chuẩn là D11:D12 + Tạo vùng tiêu chuẩn là D11:D12 + Tổng thu nhập cán bộ nữ =DSum(A2:I9;9;D11:D12) + Tổng thu nhập cán bộ nữ =DSum(A2:I9;9;D11:D12) b) Hàm Daverage: b) Hàm Daverage: =Daverage(VùngCSDL;n;Vùng tiêu chuẩn) =Daverage(VùngCSDL;n;Vùng tiêu chuẩn) Cho kết quả là giá trị trung bình của các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đk vùng tiêu chuẩn.ã Cho kết quả là giá trị trung bình của các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đk vùng tiêu chuẩn.ã Ví dụ: Ví dụ: Tính trung bình thu nhập của cán bộ nữ Tính trung bình thu nhập của cán bộ nữ + Tạo vùng tiêu chuẩn là E11:E12 + Tạo vùng tiêu chuẩn là E11:E12 + Tổng thu nhập cán bộ nữ = + Tổng thu nhập cán bộ nữ = Daverage(A2:I9;9;E11:E12) Daverage(A2:I9;9;E11:E12) c) Hàm Dmax: c) Hàm Dmax: =DMax(Vùng CSDL;n;vùng tiêu chuẩn ) =DMax(Vùng CSDL;n;vùng tiêu chuẩn ) Cho kết quả là giá trị lớn nhất trên cột thứ n của các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đkã Cho kết quả là giá trị lớn nhất trên cột thứ n của các mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đkã vùng tiêu chuẩn. vùng tiêu chuẩn. d) Hàm DMin: d) Hàm DMin: Ng Ng ợc lại với hàm DMax ợc lại với hàm DMax e) Hàm Dcounta: e) Hàm Dcounta: =DCounta(Vùng CSDL;n;Vùng Tiêu chuẩn) =DCounta(Vùng CSDL;n;Vùng Tiêu chuẩn) Cho kq là các ô chứa DL trên cột thứ n của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đkã Cho kq là các ô chứa DL trên cột thứ n của những mẫu tin trong vùng CSDL thỏa m n đkã vùng tiêu chuẩn. vùng tiêu chuẩn. Ví dụ: Thống kê xem có bao nhiêu cán bộ nữ - bài 2.8 Ví dụ: Thống kê xem có bao nhiêu cán bộ nữ - bài 2.8 + Tạo vùng tiêu chuẩn D11:D12 + Tạo vùng tiêu chuẩn D11:D12 + Số cán bộ là nữ: =DCounta(A2:I9;3;D11:D12) = 5 + Số cán bộ là nữ: =DCounta(A2:I9;3;D11:D12) = 5 VI/ tạo lập biểu đồ: Tạo biểu đồ từ dữ liệu trên bảng tính đ Tạo biểu đồ từ dữ liệu trên bảng tính đ ợc thực hiện theo 4 b ợc thực hiện theo 4 b ớc nh ớc nh sau: sau: B B ớc 1: ớc 1: -Nhập bảng DL -Nhập bảng DL - Chọn toàn bộ vùng DL cần lập biểu đồ - Chọn toàn bộ vùng DL cần lập biểu đồ Số con Số con Chức vụ Chức vụ > 2 > 2 NV NV - 7 - Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 - Nhắp chuột vào nút - Nhắp chuột vào nút Chart Wizard Chart Wizard - Nhắp chọn kiểu biểu đồ ở khung trái - Nhắp chọn kiểu biểu đồ ở khung trái - Chọn kiểu chi tiết ở khung phải - Chọn kiểu chi tiết ở khung phải - Nhắp vào Next - Nhắp vào Next B B ớc 2 ớc 2 B B ớc 2: ớc 2: Chọn cách phân tích DL Chọn cách phân tích DL - Chọn Rows: Vẽ theo dòng - Chọn Rows: Vẽ theo dòng Columns: Vẽ theo cột Columns: Vẽ theo cột - Nhắp vào Next - Nhắp vào Next B B ớc 3 ớc 3 B B ớc 3: ớc 3: Biểu đồ nháp Biểu đồ nháp - Chọn thẻ - Chọn thẻ Titler Titler Nhắp vào khung Nhắp vào khung Chartitler Chartitler để gõ vào tiêu đề của biểu đồ để gõ vào tiêu đề của biểu đồ - Tiêu đề trục X, Y - Tiêu đề trục X, Y - Chọn thẻ - Chọn thẻ Data Lebels Data Lebels - Nhắp chuột vào dòng - Nhắp chuột vào dòng Show Lsbel and Percent Show Lsbel and Percent để đ để đ a số liệu a số liệu phần trăm (%) lên các cột của biểu đồ - Nhắp Next phần trăm (%) lên các cột của biểu đồ - Nhắp Next B B ớc 4 ớc 4 B B ớc 4: ớc 4: Chọn vị trí đặt biểu đồ Chọn vị trí đặt biểu đồ - Trong khung - Trong khung As Object in As Object in : Chọn Sheet cần đặt biểu đồ : Chọn Sheet cần đặt biểu đồ Finish. Finish. VII/ IN ấN : : 1- Chọn cỡ giấy, h 1- Chọn cỡ giấy, h ớng in: ớng in: - Vào File chọn Page Setup htxh - Chọn thẻ Page + Mục Orientation : Chọn hớng in Chọn Portrait : in dọc giấy Chọn Landscape: In ngang giấy + Mục Paper Size : Chọn cỡ giấy (Chọn A 4 210 x 297 mm) + Mục Print Quality: Chọn chất lợng in. (Chọn cáng nhiều dpi nét chữ càng đẹp) OK 2- Xem trớc khi in: Trớc khi in ta nên xem lại bố cục của trang tài liệu bằng cách nhắp chuột vào nút Print Preview Màn hình chế độ View xuất hiện (sử dụng các nút công cụ) + Zoom: phóng to, thu nhỏ màn hình (hoặc dùng chuột). + Print: Mở hộp thoại in để in ra giấy. + SetUp: Mở hộp thoại Page Setup để chọn cỡ giấy, hớng in. + Cloes: Đóng chế độ View 3- In ra giấy: - Vào File Chọn Print (hoặc ấn Ctrl + P) htxh - Mục Printer : Chọn kiểu máy in - Mục Print range : Chọn cách in ra All : In toàn bộ bảng tính Pages From : To (in từ trang đến trang ) - Mục Copies : Chọn số lần in ra OK VIII/ Bảo vệ bảng tính: - 8 - Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 Bảo vệ không cho phép mở bảng tính: Giống Word Bảo vệ không cho phép thay đổi dữ liệu: - Mở tệp bảng tính cần đặt khoá - Vào Tool chọn Protection Protect Sheet ht 1 xh - Gõ vào từ khoá và ấn hộp thoại thứ 2 xuất hiện - Gõ lại từ khoá một lần nữa và ấn - 9 - . Thoát khỏi ExCel: d) Thoát khỏi ExCel: II/ sử dụng các hàm mẫu của ExCel: Dạng hàm: Dạng hàm: = Tên hàm (Danh sách các trị số) = Tên hàm (Danh sách các trị số) Tên hàm: Tên hàm: Do Excel. có thay đổi về dữ liệu, bảng tính tự động tính lại theo số liệu mới 1- Khởi động Excel: Giống Word 2- Màn hình Excel: a) Thanh tiêu đề b) Thanh menu ngang c) Thanh công cụ d) Thanh định dạng e). màn hình : di chuyển con trỏ ô lên 1 trang màn hình Trung tâm đào tạo tin học Hai -Ha Giáo trình excel 2000 + + Page Down Page Down : di chuyển con trỏ ô xuống 1 trang màn hình : di chuyển