Giáo trình Excel chi tiết

Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Phần 2 Excel 7.0 Giới thiệu chung Excel là phần mềm tạo bảng biểu chạy trong mội trờng Windows, chuyên dùng để tạo các bảng biểu, cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác văn phòng. Excel có các tính năng cơ bản nh sau: Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp thoại. Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác Có các tiện ích và trợ giúp tạo các bảng biểu, biểu đồ. Xây dựng cơ sở dữ liệu thông qua các hàm có sẵn Rút trích các thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu. 1. Khởi động Excel Excel có thể khởi động bằng những cách nh sau: Cách 1: Nháy chuột vào biểu tợng chơng trình trên thanh Microsoft Office Shortcut nằm ở góc trên, bên phải của cửa sổ màn hình. Cách 2: Đa trỏ chuột bấm vào nút Start\Programs\Microsoft Excel Hình 1. Khởi động Excel bằng nút Start 28 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 2. Màn hình của Excel 7.0 Sau khi khởi động, màn hình chính của Excel nh hình 2, nó có các thành phần cơ bản nh sau: Hình 2. Cửa sổ Excel Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề nằm ở trên cùng của màn hình, nó gồm có ba phần chính. o Phần biểu tợng của chơng trình (để thoát khỏi chơng trình, có thể nháy đúp chuột vào biểu tợng này). o Phần tiêu đề cho biết tên của tệp hiện hành, tên của chơng trình. Nếu mới khởi động, tên mặc định của tệp là Book1. o Các hộp điều khiển của sổ nh phóng to, thu nhỏ, đóng chơng trình. Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh lệnh của Excel để phục vụ cho việc soạn thảo, nó đợc chia thành các nhóm nh nhóm lệnh quản lý tệp văn bản (File), nhóm lệnh chỉnh sửa (Edit), nhóm về cơ sở dữ liệu (Data) . o Để mở thực đơn, đa chuột vào tên thực đơn, bấm nút trái chuột (có thể dùng bàn phím để mở thực đơn bằng cách: giữ phím Alt và chữ gạch d- ới của thực đơn cần mở). o Trong thực đơn, một số lệnh có thể có tổ hợp phím tắt ở bên phải. Khi đó từ bàn phím ta có thể bấm tổ hợp phím tắt để gọi lệnh mà không cần phải vào thực đơn. Thanh công cụ (Tool bar): Chứa các lệnh thông dụng dới dạng các biểu tợng (Icon), để sử dụng lệnh nào, ta chỉ cần trỏ chuột và bấm nút chuột trái vào lệnh đó. 29 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Các Tool bar có thể tắt mở bằng lệnh View/Tool bar Thanh công thức (Formula Bar): Thanh công thức nằm ở phía dới của các thanh tiêu đề, thanh thực đơn, thanh công cụ và ở phía trên của bảng tính. Nó gồm có ba phần: o Phần thứ nhất cho biết địa chỉ của ô hiện hành (vị trí của con trỏ), liệt kê danh sách các khối ô. o Phần thứ hai ở giữa, chứa các nút lệnh cho việc nhập dữ liệu vào trong ô (đồng ý nhập, không đồng ý). o Phần thứ ba chứa nội dung của ô hiện hành. Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái nằm ở cuối của màn hình, nó cho biết tình trạng của cửa sổ hiện tại nh số trang, tổng số trang chế độ gõ văn bản là chèn hay đè, . Cửa sổ bảng tính: Mỗi một tệp (Book) bao gồm từ 1 đến 255 bảng tính (Sheet). Thông số mặc định là 16 Sheet. Mỗi Sheet có hơn 4 triệu ô dữ liệu đ- ợc tạo từ các dòng và các cột: o Có 255 cột, đợc đánh số từ A, B, C, đến IV o Có 16.384 dòng, đợc đánh số thứ tự 1, 2, 3, . đến 16384 o Giao điểm của cột và dòng là ô. Tên (địa chỉ) của ô là tên của cột và dòng tạo ra nó, ví dụ ô A1, B2, . o Vùng (Range) là một khối ô kế cận nhau, đợc xác định bởi địa chỉ ô đầu và ô cuối. 3. Thoát khỏi Excel Để thoát khỏi Excel ta có các cách làm nh sau: Vào thực đơn File, chọn Exit Bấm tổ hợp phím Alt+F4 Nháy đúp chuột vào biểu tợng Excel ở góc trái trên cùng Bấm chuột vào nút "x" ở góc phải trên cùng. Lu ý: Khi cha lu giữ tệp, máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại, yêu cầu ta xác nhận có lu giữ tệp hay không. 30 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Nhập dữ liệu và Quản lý tệp 1. Các loại dữ liệu trong Excel Các loại dữ liệu trong Excel gồm có: Dữ liệu dạng chuỗi: bao gồm các chữ, các số các ký hiệu đặc biệt khác. Nếu là số, phải có dấu nháy đơn ( ' ) ở trớc số để Excel nhận biết đó là dạng chuỗi. Dữ liệu dạng số: bao gồm các số từ 0 đến 9, dấu chấm, dấu phẩy. Dữ liệu dạng công thức: bao giờ cũng bắt đầu từ dấu bằng (=), sau đó là các số, các hàm, các toán tử số học, các ký tự. (Trong công thức, ký tự phải cho vào trong dấu ngoặc kép) 2. Các toán tử Các toán tử số học bao gồm + Cộng - Trừ * Nhân \ Chia ^ Luỹ thừa Các toán từ lôgic bao gồm > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhỏ hơn hoặc bằng <> Khác 3. Nhập và sửa dữ liệu a. Nhập dữ liệu Chọn ô cần nhập dữ liệu Gõ nội dung dữ liệu Bấm phím Enter hoặc nút có dấu trong thanh công thức để đồng ý nhập dữ liệu Bấm phím Esc hoặc nút có dấu X trong thanh công thức để huỷ bỏ việc nhập dữ liệu b. Sửa dữ liệu Chọn ô cần sửa dữ liệu Bấm phím F2 hoặc bấm chuột vào phần hiển thị nội dung của ô ở thanh công thức 31 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Tiến hành dữ liệu Bấm phím Enter hoặc nút có dấu trong thanh công thức để đồng ý nhập sửa Bấm phím Esc hoặc nút có dấu X trong thanh công thức để huỷ bỏ việc sửa dữ liệu 4. Quản lý tệp Việc quản lý tệp (File); tìm kiếm và thay thế ký tự; chèn các đối tợng trong Excel cũng giống nh trong Winworrd 5. Định dạng bảng Để định dạng bảng, ta tiến hành nh sau: Chọn khối bảng cần định dạng Vào thực đơn Format, chọn Cell. Để căn chỉnh dữ liệu trong ô, chọn bảng Alignment trong hộp thoại Format Cell: o Trong hộp căn chỉnh theo chiều ngang (Horizontal): General Căn chỉnh mặc định Left Căn trái Center Căn giữa Right Căn phải Fill Không hiển thị phần dữ liệu lớn hơn độ rộng ô Justify Đều hai mép Center Across Selection Căn giữa của khối ô đợc chọn o Trong hộp căn chỉnh theo chiều dọc (Vetical): Top Căn bên trên Center Giữa Bottom Căn dới Justify Căn đều cả trên và dới Để định dạng Font, chọn bảng Font trong hộp thoại Format Cell: Định dạng Font giống nh trong Winword Để định dạng dữ liệu dạng số, chọn bảng Number trong hộp thoại Format Cell: o Để kẻ bảng, chọn bảng Border trong hộp thoại Format Cell: Để định dạng nền của ô, chọn bảng Patterns trong hộp thoại Format Cell: 32 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Một số hàm thông dụng 1. Nhóm hàm thống kê Hàm Sum Công dụng: Tính tổng của dãy số, các ô Cú pháp: =SUM(các số, địa chỉ ô) Hàm Rank Công dụng: Hàm xếp thứ bậc Cú pháp: =RANK(number, list, order) Number: Giá trị hoặc địa chỉ của ô cần xếp List: Địa chỉ của dãy số Order Chiều xếp: 0: Giảm dần 1: Tăng dần Hàm MAX Công dụng: Cho kết quả là giá trị lớn nhất của dẫy số hoặc giá trị lớn nhất của khối ô Cú pháp: =MAX(dãy số hoặc địa chỉ các ô) Hàm MIN Công dụng: Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất của dẫy số hoặc giá trị nhỏ nhất của khối ô Cú pháp: =MIN(dãy số hoặc địa chỉ các ô) Hàm AVERAGE Công dụng: Cho kết quả là giá trị trung bình cộng của dẫy số hoặc giá trị lớn nhất của khối ô Cú pháp: =AVERAGE(dãy số hoặc địa chỉ các ô) 2.Nhóm hàm Logic Hàm IF Công dụng: Thực hiện biểu thức đúng khi Biểu thức Logic đúng, nếu không sẽ thực hiện biểu thức sai Cú pháp: = IF (Biểu thức Logic, Biểu thức đúng, Biểu thức sai) Biểu thức Logic là đẳng thức hoặc bất đẳng thức có chứa các toán tử Logic. Một biểu thức có thể chứa: o Các trị số, chuỗi, . o Các toạ độ ô hoặc khối ô 33 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 o Các công thức, các hàm Hàm AND Công dụng: Nhận giá trị TRUE khi tất cả các biểu thức Logic đúng, nếu không sẽ nhận giá trị FALSE Cú pháp: =AND(Biểu thức lôgic 1, Biểu thức lôgic 2, .) Hàm OR Công dụng: Nhận giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức Logic sai, nếu không sẽ nhận giá trị TRUE Cú pháp: =AND(Biểu thức lôgic 1, Biểu thức lôgic 2, .) Hàm AND, OR thờng đợc dùng làm biểu thức Logic của hàm IF. 3. Nhóm các hàm khác Hàm NOW Công dụng: Cho ngày tháng năm hiện tại Cú pháp: =NOW() Tham số để trống Hàm VLOOKUP Công dụng: Tìm kiếm giá trị Cú pháp: =VLOOKUP(Giá trị, Bảng, Cột) Giá trị: Là giá trị cần tìm Bảng: Bảng gồm ít nhất hai dòng, có cột đầu tiên đợc xếp theo thứ tự tăng dần Cột: Cột chứa giá trị trả về 34 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Khai thác cơ sở dữ liệu 1. Sắp xếp dữ liệu Để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo một quy tắc nào đó, ta có thể làm nh sau: Chọn phần bảng cần sắp xếp dữ liệu Vào thực đơn Data, chọn Sort Trong hộp thoại Sort chọn: o Gõ cột thứ nhất dùng làm khoá để xếp loại vào hộp Sort By o Gõ cột tiếp theo nếu cột thứ nhất trùng hộp Then By o Gõ cột tiếp theo nếu cột thứ hai trùng hộp Then By o Chọn chiều cho mỗi cột xếp theo: Chiều tăng dần: Ascending Chiều giảm dần: Descending o Nếu xếp loại cả ô đầu chọn No Haeder row, còn không xếp loại ô đầu chọn Haeder row. Bấm nút OK để hoàn tất công việc Hộp thoại sắp xếp dữ liệu 2. Sử dụng tính năng DATA FILER Với tính năng này, Excel sẽ giúp ta thực hiện việc tìm kiếm dữ liệu một cách dễ dàng và mau chóng. Để thực hiện chức năng này ta cần làm nh sau: 35 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Đa trỏ chuột vào vùng cơ sở dữ liệu Vào thực đơn Data, chọn Filter, chọn AUtoFilter. Khi đó, Excel sẽ tự động chèn tất cả các mũi tên vào bên phải của dòng tiêu đề. Để lọc dữ liệu theo cột nào (trờng), nháy chuột vào mũi tên của cột đó. Khi nháy chuột vào mũi tên, danh sách của cột sẽ hiện ra, bao gồm: o All Excel sẽ hiển thị tất cả các dữ liệu trong cột o Top 10 Excel sẽ hiển thị danh sách 10 giá trị lớn nhất o Blanks Excel sẽ hiển thị các ô trống o NonBlanks Excel sẽ hiển thị các ô chứa dữ liệu o Custom Cho phép lọc dữ liệu theo điều kiện tuỳ chọn. khi đó ta cần phải chọn điều kiện trong các ô tơng ứng: Equals: = Does not equals: <> Is greater than: > Is greater than or equals to: >= Is less than: < Is less than or equals to: <= Begin With: Ký tự đầu tiên Does not Begin with Ký tự đầu tiên không phải là End With: Ký tự cuối Does not Begin with Ký tự cuối không phải là Hộp thoại Custom AutoFillter (lọc dữ liệu tự chọn) 36 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 In ấn 1. Định dạng trang in Để định dạng trang in ta làm nh sau: Vào thực đơn File, chọn Page Setup Trong bảng Page chọn các tham số nh sau: o Trong hộp Orientation: Portrait: In dọc Landscape: In ngang o Trong hộp tỷ lệ Scaling thờng để mặc định o Chọn cỡ giấy trong Pager Size o Chọn chất lợng in trong Print quality Bấm OK để đóng hộp thoại Hộp thoại Page Setup 2. Tiến hành in Đánh dấu vùng cần in Vào thực đơn File, chọn Print: o Chọn loại máy in trong Name o Để in toàn bộ, chọn All 37 [...].. .Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 o Để in tuỳ chọn, gõ số trang vào From (từ trang) và To (đến trang) o Trong hộp Print What, chọn: Selection: Chỉ in vùng đã đánh dấu Active Sheet: Chỉ in trang hiện hành Entire Workbook . StartProgramsMicrosoft Excel Hình 1. Khởi động Excel bằng nút Start 28 Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 2. Màn hình của Excel 7.0 Sau khi khởi động, màn hình chính của Excel. Trình cơ sở dữ liệu Excel 7.0 Phần 2 Excel 7.0 Giới thiệu chung Excel là phần mềm tạo bảng biểu chạy trong mội