Giáo trình Tin A phần MS Word

MICROSOFT OFFICE WORD 2003 BÀI : CĂN BẢN VỀ MICROSOFT OFFICE WORD 2003 I GIỚI THIỆU : Microsoft Word 2003 chương trình ứng dụng xử lý văn mơi trường Windows Hiện có nhiều người ưa chuộng giới chuyên môn đánh giá mạnh nhóm phần mềm ứng dụng xử lý văn Nó có nhiều cơng cụ để soạn thảo văn từ đơn giản đến phức tạp Trong Microsoft Word 2003 bổ sung nhiều tính đủ để soạn thảo tài liệu phức tạp hình thức trình bày đẹp, đáp ứng yêu cầu người dùng thực tế II KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH & CỬA SỔ LÀM VIỆC ; Khởi động chương trình :  Click / Double click biểu tượng WORD (trên Shortcut Office hay đâu nhìn thấy được) Bar  từ Start Menu - ALL PROGRAMS – MICROSOFT OFFICE – MICROSOFT WORD  click / Double click vào tài liệu tạo từ WORD  từ Start Menu - RUN - gõ WINWORD.EXE - OK  (Tập tin winword.exe tập khởi động MS-WORD) Giáo trình Microsoft Word 2003 Các thành phần cửa sổ Word : a Task pane  Được đặt bên phải cửa sổ dùng làm việc với Word (Bảng công việc)  Tắt Taskpane : Click nút Close Taskpane  Xác lập hiển thị  Mặc định Taskpane hiển thị mở Word Có thể xác lập lại [Menubar] Tools - Options - Phiếu View - Tại mục Show : Chọn / bỏ chọn mục Startup Pane  Mở TaskPane làm việc với Word [Menubar] View - Task Pane (phím tắt : Ctrl+F1)  Chọn công việc  Click nút Dropdown Task Paskpane  Chọn công việc danh sách mục làm việc  Chọn tiếp mục chi tiết công việc muốn thực  Thay đổi vị trí hiển thị Task Pane  Trỏ rê chọn Taskpane (vạch đỉnh trái Taskpane)  Nếu đặt vùng tài liệu : hiển thị hộp thoại  Nếu đặt vùng Toolbars : Hiển thị Toolbar  Nếu đặt cạnh phải trái / cửa sổ : Neo cạnh cửa sổ b Title Bar  Là Tiêu đề cửa sổ Hiển thị tên tập tin tài liệu tên ứng dụng  Thao tác Title Bar  Double Click : Chuyển đổi chế độ Maximize Restore  Click phải : Hiển thị hộp thoại Control Menu Box  Rê (khi cửa sổ không chế độ Maximize) : Di chuyển cửa sổ c Menubar Thanh Menu ngang  Mặc định, mở mục Menu bar, Word hiển thị mục lệnh thường dùng sau (recently used) nên gọi Menu cấp  Nếu click vào dấu mũi tên đôi hướng xuống hay sau khoảng vài giây phần cịn lại Menu hiển thị tiếp  Tắt / mở chế độ hiển thị cấp  Mở hộp thoại Customize  Vào menu View  Toolbars  Customize Giáo trình Microsoft Word 2003  Hay click phải vùng trống Menubar chọn Customize  Chọn phiếu Options, mục Always show full menus :  Chọn : Tắt chế độ menu cấp  Bỏ chọn : Bật chế độ menu cấp d Toolbars Là Thanh dụng cụ chứa biểu tượng lệnh thường dùng giúp thao tác nhanh cách click Mouse vào biểu tượng tương ứng  Mặc định, hai dụng cụ chuẩn (Standard) định dạng (Formatting) đặt chung dòng Click vào dấu mũi tên đôi để mở tiếp phần lại  Các biểu tượng che khuất chọn (recently) hiển thị tiếp dụng cụ tương ứng  Muốn chuyển thành hai dụng cụ riêng biệt phiên trước :  Mở hộp thoại Customize : Vào menu View  Toolbars  Custonmize  Phiếu Options  Chọn mục Show Standard and Formatting Toolbars on two rows dùng Mouse trỏ vào đầu kéo khỏi dòng  Hoặc dùng chuột click vào đầu công cụ kéo xuống e Ruler  Tắt mở thước ngang dọc : Vào menu VIEW  RULER  Xác lập đơn vị tính vạch phân chia  Vào menu Tools  Options  phiếu General - xác lập đơn vị tính khung Measurement Units (Inches, Centimeters, v.v)  Trong chế độ NORMAL, khơng có thước dọc  Trong chế độ PRINT LAYOUT, hai thước hiển thị Tắt mở thước dọc  Vào menu TOOLS  OPTIONS  Phiếu VIEW  Tại phần Print and Web Layout Options : Chọn / bỏ chọn mục VERTICAL RULER (Print Preview only) f Scroll bar  Thanh trượt Gồm ngang dọc, dùng làm trôi hình để xem vùng văn bị che khuất Giáo trình Microsoft Word 2003  Mở / tắt trượt : Menu Tools - Options - phiếu View - phần Show : Chọn /bỏ chọn mục Horizontal Scroll bar / Vertical Scroll bar g Status bar Thanh trạng thái Hiển thị trạng thái làm việc với văn (Tọa độ điểm chèn, trang , trạng thái Insert hay Overwwrite, v.v.) h Document Area (Vùng văn bản) Vùng nhập văn đối tượng khác cho tài liệu (Đây vùng làm việc Word) III MỘT SỐ KHÁI NIỆM : Giới thiệu số thuật ngữ  Từ : (Word) gồm số ký tự liền kết thúc khoảng trắng (nhấn phím Space)  Câu : (Sentence) gồm số từ liền kết thúc dấu chấm câu  Đoạn : (Paragraph) gồm hay nhiều câu kết thúc cách nhấn phím ENTER Nếu click nút SHOW/HIDE dụng cụ để hiển thị ký tự khơng in thấy xuất ký tự cuối đoạn, ký tự đánh dấu đoạn (Paragraph Mark)  Dòng : (Line) gồm nhiều từ liền dòng  Trang : (Page) Phần tương ứng với mặt tờ giấy in (đã định Page Setup) chứa nội dung văn bảng đối tượng khác  Phần : (Section) phần văn thiết lập định dạng khác trang in, đầu trang / chân trang in, …v.v Nếu cho hiển thị ký tự khơng in dấu ngắt phần hiển thị  Đối tượng : (Object) hình ảnh, âm dạng thông tin khác đưa vào văn ứng dụng Windows  Khối văn : (Block / Selection) phần văn đánh dấu chọn Con trỏ ký hiệu cuối tập tin a Con trỏ hình Trên hình soạn thảo thường có trỏ Giáo trình Microsoft Word 2003  Con trỏ mouse hình chữ I : Dùng định vị nhanh vị trí hình  Con trỏ đứng nhấp nháy : Dùng để xác định vị trí thao tác với văn (còn gọi điểm chèn hay điểm nháy) b Ký hiệu cuối tập tin  Trong chế độ NORMAL, thấy dấu kết thúc tài liệu : ký hiệu cuối tập tin (dấu gạch nằm ngang)  Trong chế độ này, trỏ di chuyển xuống khỏi ký hiệu cuối tập tin  Nếu hình văn hiển thị chế độ PRINT LAYOUT khơng thấy ký hiệu cuối tập tin  Trong chế độ PRINT LAYOUT, di chuyển dấu cuối tập tin vị trí cuối tập tin thao tác DbClick Đây chức Click and Type Word Xác lập  Vào menu TOOLS  OPTIONS  phiếu EDIT  Đánh dấu chọn mục ENABLE CLICK AND TYPE  Chọn Style áp dụng dùng chức (Default Paragraph Style – Kiểu đoạn mặc định) Quy ước nhập văn a Thao tác : Đặt điểm chèn vị trí muốn nhập gõ văn từ bàn phím  Một tài liệu gồm từ đến nhiều Đoạn (Paragraph)  Trong đoạn, nhập văn đến lề phải đoạn, văn tự động cuộn xuống dịng  Khơng dùng phím Enter để xuống dịng đoạn văn (Paragraph)  Phím ENTER dùng để kết thúc đoạn tạo đoạn Nói khác, lần nhấn phím ENTER tạo đoạn  Ký tự trắng  Phím cách (phím Space) tạo ký tự trắng (cịn gọi dấu cách)  Trong Windows, dạng chữ dùng loại Proportional tức có bề rộng ký tự khơng cố định, :  Khơng dùng dấu cách (phím Space) để chỉnh dịng, chỉnh đoạn  Khơng nên đặt hai hay nhiều hai dấu cách liền b Xóa văn  Phím Delete : Xóa ký tự bên phải điểm nháy  Phím BackSpace : Xóa ký tự bên trái điểm nháy Giáo trình Microsoft Word 2003  Đánh dấu khối nhấn phím Delete : Xóa khối c Các xử lý đặc biệt với phím ENTER  SHIFT+ENTER : Xuống dịng khơng tạo đoạn  CTRL+ENTER : Xuống dòng sang trang d Dấu ngắt câu, kết thúc câu – Khoảng cách TAB  Dấu phẩy, Chấm phẩy, Chấm : Viết sau từ trước (không ký tự trắng) cách từ sau ký tự trắng  Di chuyển khoảng cách Tab : Nhấn phím TAB / BACKSPACE  dùng để tạo khoảng cách đồng văn e Các phím di chuyển điểm chèn thường dùng sau Di chuyển điểm chèn để chọn vị trí thao tác với văn Phím Tác dụng    Di chuyển qua trái / phải ký tự lên xuống dòng Sang trái phải từ Về đầu / cuối dòng Lên / xuống hình Về đầu tập tin hay cuối tập tin Ctrl+ hay Ctrl+ Home / End PageUp / PageDown Ctrl+Home hay Ctrl+End f Chế độ ghi chèn (INSERT) ghi đè (OVERWRITE)  Có hai chế độ ghi nhập văn  INSERT (chèn) : Ký tự nhập vào chèn vào vị trí trỏ đẩy ký tự vị trí bên phải sang phải  OVERTYPE (viết đè) : Ký tự nhập vào ghi đè lên ký tự vị trí trỏ (ký tự cũ bị xóa)  Tắt mở chế độ ghi đè  DbClick mouse vào ô OVR Status bar (hoặc nhấn phím INSERT) để chuyển đổi chế độ ghi  hay vào menu TOOLS  OPTIONS  phiếu EDIT : chọn / bỏ chọn mục OVERTYPE MODE phần Edit Options Giáo trình Microsoft Word 2003 IV QUI TRÌNH GÕ TIẾNG VIỆT : Qui tắc chung : a Kiểu gõ : Kiểu gõ cách nhập kí tự từ bàn phím để xuất chữ tiếng Việt, có kiểu gõ thơng dụng :  Kiểu gõ VNI : Sắc a+6â e+6ê u+7ư d+9đ  Kiểu gõ Telex : S Sắc a+aâ e+eê o+wơ d+dđ Huyền Hỏi Ngã Nặng X Ngã J Nặng o+6ô o+7ơ a+8ă F R Huyền Hỏi o+oô a+wă wư u+wư b Bảng mã : Trong mơi trường Windows có nhiều font chữ nhằm trợ giúp đưa tiếng Việt vào chương trình ứng dụng : Bộ font VNI, ABC, VIETWARE, UNICODE… Để sử dụng font chữ gõ phải chọn bảng mã tương ứng Một số bảng mã font thường sử dụng: Bộ font Bảng mã Dấu hiệu nhận dạng font VNI VNI for Windows VNI-xxxxxxxx ABC TCVN Vnxxxxxxxxx VIETWARE-F Vietware-F SVN-xxxxxxxx VIETWARE-X Vietware-X VNxxxxxxxxxx UNICODE Unicode 1/ Unicode dựng Arial, Times New Roman, sẵn Tahoma … Hiện thường sử dụng font Unicode Giáo trình Microsoft Word 2003 Một vài phần mềm gõ tiếng thông dụng : a Phần mềm Vietkey :  Phiếu Kiểu gõ: Trong mục tiếng Việt cho chọn kiểu gõ tiếng Việt  Để gõ theo kiểu Telex : Click chọn Telex  Để gõ theo kiểu VNI : Click chọn VNI  Để gõ theo kiểu khác : chọn kiểu gõ danh sách bên cạnh  Phiếu Bảng mã : Chọn bảng mã để sử dụng cho font tương ứng :  TCVN3 – ABC : Dùng với font ABC  VNI Win : Dùng với font VNI  Unicode dựng sẵn : Dùng với font Unicode  Để sử dụng bảng mã khác chọn danh sách bên cạnh Giáo trình Microsoft Word 2003 b Phần mềm Unikey :  Bảng mã : Chọn bảng mã cần sử dụng  Kiểu gõ phím : chọn kiểu gõ phím (VNI, Telex …)  Phím chuyển : Chọn kiểu phím chuyển gõ tiếng Anh tiếng Việt  Các mục chọn : để bật/tắt mục lựa chọn  Nút Đóng : Đóng chương trình thành biểu tượng nằm khay hệ thống  Nút Kết thúc : Thốt khỏi chương trình Unikey  Nút thu nhỏ/mở rộng : ẩn/hiện phần lựa chọn V CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN : Khi đưa văn vào tài liệu Word buộc phải định dạng trang trí chúng cho theo ý đủ tiêu chuẩn sử dụng cho thực tế Để định dạng cho đoạn văn trước tiên phải chọn đoạn văn cần định dạng sau thực định dạng Giáo trình Microsoft Word 2003 Nguyên tắc chọn văn (đánh dấu chọn): a Cách : (dùng chuột) Bấm giữ nút trái chuột vị trí đầu cuối đoạn văn Rê chuột phía tùy ý cho phủ đen hết đoạn văn cần tác động b Cách : (Dùng bàn phím)  Định trỏ văn đầu đoạn  Nhấn giữ phím SHIFT đồng thời nhấn phím di chuyển trỏ văn : phím mũi tên, Home, End, Pgup, PgDown… tùy ý cho phủ đen hết đối tượng Muốn chọn nhanh sử dụng cách sau :  Chọn nhanh từ : Nhấp đơi trỏ chuột từ  Chọn nhanh đoạn văn : Click lần liên tiếp đoạn Thay đổi định dạng cho văn : a Thay đổi font chữ cỡ chữ :  Chọn đoạn văn cần tác động  Click vào công cụ lại font khác tùy ý nhấn Ctrl + Shift + F chọn  Chọn cỡ tùy ý hộp Size bên cạnh Để chỉnh nhanh :  Nhấn Ctrl + ] Ctrl + Shift + > để tăng font size  Nhấn Ctrl + [ Ctrl + Shift + < để giảm font size b Thay đổi cách thể cho văn :  Chọn văn cần tác động  Click vào công cụ sau:  Chữ đậm (Ctrl + B)  Chữ nghiêng (Ctrl + I)  Chữ có gạch chân (Ctrl + U) c Canh (gióng) vị trí văn :  Chọn đoạn văn cần tác động  Click vào công cụ sau :  Canh trái (Ctrl + L)  Canh (Ctrl + E) Giáo trình Microsoft Word 2003 10 ... Format  Chọn Paragraph Ý ngh? ?a :  Mục General :  Alignment : Canh đoạn văn bản, bao gồm :  Left : canh trái đoạn văn  Center : canh đoạn văn Giáo trình Microsoft Word 2003 13  Right : canh... Các thành phần c? ?a sổ Word : a Task pane  Được đặt bên phải c? ?a sổ dùng làm việc với Word (Bảng công việc)  Tắt Taskpane : Click nút Close Taskpane  Xác lập hiển thị  Mặc định Taskpane hiển... tập tin khung FILES OF TYPE (Mặc định All Word Documents)  Chọn tập tin hay nhiều tập tin muốn mở (phối hợp phím Shift hay Control) click OPEN DblClick tên tập tin b Dùng Task Pane  Mở Task Pane