I. THƯ TRỘN (MAIL MERGE) THƯ TRỘN (MAIL MERGE)
b. Tập tin văn bản chính (Main Document File)
Là tập tin chứa nội dung là mẫu thư, mẫu bao bì, ...v.v. trong đó các FIELD CODES được chèn vào để khai báo cho WORD khi phối hợp lại thì vị trí các Field codes này được thay bằng nội dung của Data Source.
3. Trình tự tạo thư trộn :
Khởi động Mail merge :
Vào menu Tools Letters and Mailings Mail merge.
Các bước thực hiện :
• Bước 1 : Select document type : chọn loại tài liệu. Chọn mục Letter. Phần giải thích hiển thị ý
nghĩa mục chọn Letter. Click nút Next để qua bước 2.
• Bước 2 : Select starting document : chọn tài liệu
Chọn Use the current document (tài liệu đang làm việc)
Click Next để qua bước 3.
• Bước 3 : Select Recipients : chọn tập tin chứa danh sách người nhận.
Nếu đã có danh sách người nhận : Chọn Use an existing list.
Click Browse để chọn tập tin dữ liệu nguồn (danh sách người nhận). Click Next để qua bước 4. Nếu chưa có danh sách người nhận :
Click nút Customize : để thêm, xóa, sửa các trường (mục tin).
(1) Để thêm trường : Click nút add, sau đó gõ tên trường, rồi bấm OK.
(2) Để xóa trường : chọn trường cần xóa rồi click Delete. (3) Để đổi tên trường : chọn trường cần đổi tên rồi bấm
Nhập danh sách :
(1) New Entry : Thêm mục mới.
(2) Delete Entry : Xóa mục hiện hành. (3) Find Entry : Tìm 1 mục.
(4) Filter and Sort : Lọc và tìm kiếm.
(5) Close : Đóng cửa sổ nhập danh sách. Lúc này Word sẽ yêu cầu chúng ta lưu lại danh sách. Chọn nơi lưu và đặt tên cho tập tin dữ liệu nguồn (data source).
(1) Select All : Chọn hết danh sách. (2) Clear All : Bỏ chọn hết danh sách. (3) Refresh : Đọc lại dứ liệu.
(4) Find : Tìm kiếm. (5) Edit : Sửa chữa.
(6) OK : Hoàn thành việc chọn danh sách.
• Bước 4 : Write Your Letter
Hiệu chỉnh nội dung tài liệu chính (nếu cần)
Đặt điểm chèn tại vị trí cần chèn Field Click mục MORE ITEMS (hoặc bấm vào
nút Insert Merge Fields) để hiển thị hộp thoại Insert Merge Field. Chọn tên Field muốn chèn và click INSERT để đưa vào tài liệu
Lần lượt mở hộp thoại Insert Merge Field và chọn field chèn để đưa các Field vào vị trí tương ứng trong tài liệu
Các Field được chèn trong tài liệu hiển thị <<Tên Field>>
• Bước 5 : Preview your letters Hiển thị tài liệu với nội dung
Field được chèn
Click dấu mũi tên đôi (ngược / xuôi) để di chuyển đến mẫu tin trước sau của danh sách Click Next để qua bước 6 • Bước 6 : Complete the merge
Ghi lưu tài liệu. Click Print để in
4. Thanh công cụ Mail Merge :
Để mở thanh công cụ Mail merge : vào menu View, chọn Toolbar, chọn Mail Merge.
Main document setup : Chọn văn bản chính. Open data source : mở dữ liệu nguồn.
Mail merge recipients : chọn danh sách người nhận Insert address block : chèn khối địa chỉ.
Insert greeting line : chèn dòng chào.
Insert merge fields : chèn các trường thư trộn.
Insert Word field : chèn các trường có sẵn của Word.
View merged data : Xem dữ liệu trộn thư.
Highlight merge fields : đánh dấu các trường thư trộn. First record : về mẩu tin đầu tiên.
Previous record : về mẩu tin trước.
Go to record : vị trí của mẫu tin hiện hành (có thể gõ số của
mẫu tin vào trực tiếp để chuyển nhanh đến mẫu tin).
Next record : đến mẫu tin kế tiếp.
Last record : đến mẫu tin cuối cùng.
Find entry : tìm mẩu tin.
Check for errors : kiểm tra lỗi.
Merge to new document : Trộn thư và đưa ra tài liệu mới. Merge to Printer : trộn thư và đưa ra máy in
Merge to e-mail : trộn thư và gởi qua email.
Merge to Fax : trộn thư và gởi Fax.
II.