1. Khái niệm
Chúng ta có thể tạo một phần hoặc toàn bộ tài liệu thành văn bản dạng cột báo. Các dạng cột báo có thể tạo bằng nhau hoặc không bằng nhau. Cũng có thể thay đổi số lượng cột trong một tư liệu hay trong một trang.
Khi chia cột cho một vùng văn bản nào đó khác với các phần khác còn lại, vùng này được định thành một section mới.
Muốn nhìn thấy chia cột trên màn hình thì phải ở mode Print Layout View.
Một phần (Section) không chia cột thì được xem là một cột.
• hoặc chọn vùng văn bản muốn phân cột
• Nếu phân cột thống nhất cho toàn tài liệu thì bỏ qua bước này.
Vào menu FORMAT, chọn COLUMNS và thực hiện các xác lập trên hộp thoại.
• Presets : là kiểu phân cột định sẵn. Click mouse để chọn một trong các kiểu của loại này.
• Number of Columns : Xác định số cột cần phân chia.
• Width and Spacing : Định bề rộng cột và khoảng cách giữa các
cột.
• Col # (cột số), Width (bề rộng), Spacing (khoảng cách giữa các cột). • Equal column width : chọn phần này nếu muốn WORD tự động định bề
rộng các cột bằng nhau,
• Line between : quy định có kẻ đường gạch giữa các cột hay không.
• Preview : khung thể hiện mẫu column đang chọn.
• Apply to : quy định phạm vi áp dụng chia cột.
Whole Document : áp dụng toàn tài liệu This Point forward : Từ điểm nháy trở đi Selected Text : Vùng văn bản đang chọn
b. Dùng thanh dụng cụ
Đặt điểm chèn vào vị trí cần thiết hoặc Select Text cần chia cột.
Click mouse vào nút dụng cụ column (khung cột hiện ra) và kéo mouse để chọn số cột trên khung và thả mouse khi đã chọn xong.
WORD măc định thiết định độ rộng cột và khoảng cách đều nhau khi chia theo cách này.
GHI CHÚ : Khi chia cột, trên thước ngang sẽ hiển thị vạch phân chia cột
3. Hiệu chỉnh cột
a. Hiệu chỉnh tổng quát trong hộp thoại Columns
Chọn section có phân chia cột cần hiệu chỉnh
Vào menu FORMAT, chọn COLUMNS và hiệu chỉnh các thông số liên quan, chỉ định phạm vi áp dụng là This Section.
b. Hiệu chỉnh bề rộng trên thước
Có thể hiệu chỉnh trực tiếp trên thước đo để hiệu chỉnh bề rộng cột.
c. Ngắt cột
d. Bỏ thiết lập cột
Muốn bỏ phân chia cột : Mở hộp thoại Columns và chọn ONE trong phần PRESETS hay chọn một cột trong nút dung cụ COLUMN.