Phân tích công việc (Job Analysis)

Phân tích công việc Job AnalysisKhái niệm Phân tích công việc là một quy trình được tổ chức một cách hệ thống nhằm thu thập, phân tích và tổ chức thông tin về các công việc cụ thể củ

CHƯƠNG 3 Phân tích công việc

(Job Analysis)

Giảng viên: Dương Thị Hoài Nhung (MBA)

Khoa Quản trị Kinh Doanh

Đại học Ngoại Thương

Email: nhungdth@ftu.edu.vn

Mobile: 0985 867 488

1 Phân tích công việc (Job Analysis)

Khái niệm

Phân tích công việc là một quy trình

được tổ chức một cách hệ thống

nhằm thu thập, phân tích và tổ chức thông tin về các công việc cụ thể của doanh nghiệp.

Chức năng, nhiệm vụ, hoạt động

Bối cảnh, điều kiện

Yêu cầu về kiến thức kỹ năng

 Tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn

 Phương pháp đánh giá và tuyển chọn

 Đào tạo và phát triển

 Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiện tại

 Nội dung chương trình đào tạo

 Đánh giá hiệu quả đào tạo

 Quản lý thành tích

 Xác định tiêu chí/tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá thành tích

 Thiết kế biểu mẫu đánh giá

 Đưa ra kỳ vọng về thành tích cho nhân viên

 Xây dựng hệ thống đãi ngộ

 Định giá công việc

 Điều chỉnh tiền lương

3 Ý nghĩa

 Để người lao động hiểu được kỳ vọng của tổ

chức, hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm trong công

việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc

 Để người quản lý có tiêu chí rõ ràng khi đánh giá việc thực hiện cv của nhân viên và thực hành quản

lý NNL

 Việc phân tích cv càng quan trọng và bắt buộc khi

DN mới thành lập, khi xuất hiện cv mới và khi tổ

chức cv thay đổi



II Thực đơn phân tích công việc

1 Nội dung công việc

1 Nội dung công việc

• Một họat động tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể

Các bước (công đoạn) cần được triển khai để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể

2 Bối cảnh thực hiện công việc

 Quan hệ báo cáo

 Định vị trong cơ cấu tổ chức

 Quan hệ giám sát

 Tuyển dụng, sa thải, ngân sách

 Quan hệ cá nhân (với người khác)

 Đối tượng và bản chất mối quan hệ

 Điều kiện làm việc

 Những nhân tố gây ra sự không thoải mái hoặc

nguy hiểm

3 Yêu cầu đối với người thực hiện

KKKK

3 Yêu cầu đối với người thực hiện

Các yêu cầu khác

(Others)

… Yêu cầu về nhân thân hoặc pháp lý

… Yêu cầu về tính cách

… Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc

Năng lực thực hiện các cá nhiệm vụ phi thao

tác Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy,

năng lực tâm lý…

Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ

thể (có thể quan sát được,mang tính thao tác,

và có thể học)

Hệ thống những hiểu biết hoặc thông tin có thể

áp dụng cho việc thực hiện nhiệm vụ

 Ngày có thể bắt đầu làm việc

 Giờ và ngày làm việc trong tuần

 Đi lại…

Phân tích yêu cầu

+ Bối cảnh

Bảng mô tả công việc

KKKK Bảng mô tả tiêu chuẩn

Định hướng nhiệm vụ

Định hướng KKKK

III QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

IV Các sản phẩm của PTCV

Bản mô tả công việc (Job Description):

Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu

của một công việc.

Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification):

Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh

nghiệm và các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để thực hiện công việc.

(KKKK)

1 Bản Mô tả công việc (MTCV)

a Nội dung của bản MTCV

 Ngày viết (Date written)

 Tình trạng công việc (Job status): (full time/part time; salary)

 Chức danh (Position title)

 Tóm tắt công việc (Job Summary)

 Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể (duties and resposibilities)

 Người giám sát (Supervision recieved)

 Giám sát ai (Suppervision excercised)

 Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ

 Những yêu cầu về năng lực (Competency or position

requirements)

 Học vấn và kinh nghiệm (Required education and experience)

 Công việc có thể được thăng tiến (Career mobility)

Ví dụ

Trình bày bản MTCV và TCCV

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

Tên công việc:

Tóm tắt công việc:

Báo cáo cho:

LƯU ĐỒ CÔNG VIỆC

YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC: Trình độ học vấn:

Kiến thức/kỹ năng:

Kinh nghiệm:

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH 1.

Các nhiệm vụ (%):

1.

2.

NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

 Chỉ tập trung vào công việc

nhân

 Sử dụng các động từ chỉ hành động

 Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, và dễ hiểu

 Cho phép linh hoạt

 Tính đến nhu cầu của bộ phận hoặc công ty trong

tương lai

sự thiếu hụt về lực lượng lao động

tuyển dụng trong tương lai

 Sắp xếp các nhiệm vụ theo ưu tiên /sự cần thiết

NHỮNG LƯU Ý KHI VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

(tiếp theo)

 Viết ra một cách cụ thể

 Đưa ra kỳ vọng hợp lý

 Thiết lập “định mức” quá cao hoặc quá thấp sẽ ảnh

hướng đến lượng ứng viên

 Hãy nhất quán

 Định nghĩa các thuật ngữ như “có thể”, “thỉnh thoảng”,

“định kỳ”

 Thu thập thông tin từ người khác

 Củng cố thông tin từ nhân viên, quản lý/giám sát

 Nên thêm một câu “các nhiệm vụ khác khi được phân

công”

b Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc

Hướng dẫn cho người thực hiện biết được phải làm gì và làm ntn

Cung cấp những thông tin có thể được sử dụng trong quá trình tuyển dụng-không chỉ những

yêu cầu về kỹ năng mà còn những thông tin về

“bản chất” của người có thể phù hợp nhất với công việc

c Ai nên tham gia phân tích và viết bản

mô tả công việc?

 Người thực hiện công việc

 Người quản lý trực tiếp

 Chuyên viên phòng nhân sự

 Chuyên gia tư vấn

2 Bản tiêu chuẩn công việc- TCCV

(Job Specification)

o Bản tiêu chuẩn công việc:

là chỉ ra một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí

lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ

được quy định trong bản mô tả công việc

V PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

Phương pháp thu thập thông

tin

Quan sát

Bảng hỏi

Thông tin có sẵn

Phỏng vấn (cá nhân, nhóm)

1 2

3 4

1 Phương pháp quan sát

việc từ đầu đến cuối.

 Cái gì? (What was done?)

 Như thế nào? (How it was done?)

 Bao lâu? (How long it took?)

 Điều kiện môi trường (what the invironment was like?)

 Dụng cụ/thiết bị được sử dụng (what equipment was used)

- Chỉ quan sát được hành vi của người thực

hiện công việc.

2 Phương pháp phỏng vấn

phỏng vấn trực tiếp với người thực hiện công việc tại hiện trường.

3 Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra

(Task Questionaires)

Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi được

chuẩn bị sẵn, sử dụng cho hàng loạt các vị trí công việc khác nhau.

Cách thực hiện:

Lập bảng câu hỏi cho các công việc

Người người thực hiện công việc trả lời

Người phân tích công việc tổng hợp.Người phân tích công việc tổng hợp

3 Sử dụng bảng hỏi/Phiếu điều tra

xem nhẹ do quá tập trung vào phân tích

nhiệm vụ