Phân Tích Công Việc (Job Analysis)

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC (JOB ANALYSIS) NỘI DUNG      Khái niêm Vai trò phân tích công việc Nội dung, trình tự phân tích công việc Các phương pháp thu thập thông tin Nội dung mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Khái niệm PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC LÀ QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU NỘI DUNG CÔNG VIỆC NHẰM XÁC ĐỊNH CÁC NHIỆM VỤ, TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC, ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC, VÀ CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ KHI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CÙNG CÁC PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ THỰC HIỆN TỐT CÔNG VIỆC CÁC NHIỆM VỤ CỤ THỂ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC CÁC TRÁCH NHIỆM CỤ THỂ CÁC QUYỀN HẠN CỤ THỂ ĐK LÀM VIỆC CỤ THỂ MƠ TẢ CƠNG VIỆC TIÊU CHUẨN MẪU ĐÁNH GIÁ KQ CƠNG VIỆC Y/CẦU PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA CV KIẾN THỨC LÝ THUYẾT KỸ NĂNG THỰC HÀNH KHẢ NĂNG CẦN THIẾT KHÁC Nhiệm vụ – Trách nhiệm – Quyền hạn    Nhiệm vụ: Phần công việc phân công, giao Trách nhiệm – Hoàn thành nhiệm vụ Quyền hạn – Phương tiện để hoàn thành nhiệm vụ VD: Chức - Nhiệm vụ trưởng phòng TC HC       Tham mưu cho giám đốc đường lối pt qt NNL Cố vấn cho lãnh đạo NV Cty vấn đề nhân sự, hành chánh Thiết lập/phối hợp lãnh đạo trực tuyến thiết lập chiến lược, sách, chế độ, quy chế nhân thủ tục hành văn phòng Phối hợp/ điều hành hoạt động ctrình nhân hành văn phòng Chỉ đạo việc kiểm tra tình hình thực nhằm đảm bảo hệ thống chiến lược, sách qtns, hành chánh văn phòng thực thi có hiệu Phối hợp với lãnh đạo trực tuyến thực chức QTNS: lên kế hoạch NNL, phân tích CV, tuyển dụng, thực chương trình đào tạo huấn luyện nhân viên, kích thích động viên nhân viên, quy định lương thưởng phúc lợi, đánh giá nhân viên, giải tranh chấp lao động Cty … VD: Quyền hạn trưởng phòng TC HC    Tham gia vào q trình định điều phối nhân thực HĐ kd chung Cty Giữ vai trò chủ chốt nhân tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, bố trí cơng việc, giải sách chế độ cho nhân viên Được quyền thu chi để thực hoạt động phạm vi chức cơng tác hành nhân Quy định tối đa là…….đồng Mối quan hệ công việc     BÊN TRONG Quan hệ với cấp trên: VD: Chòu lãnh đạo trực tiếp GĐ; đònh kỳ báo cào chòu trách nhiệm với GĐ toàn HĐ Hành chánh – VP- Nhân Cty Quan hệ với cấp VD: Phụ trách phận TC-HC, quản lý điều hành chòu trách nhiệm toàn công việc Phòng Quan hệ với phận khác: VD: Phối hợp với trưởng phòng khác việc thực HĐ QTNS: tuyển chọn, huấn luyện, bố trí, đánh giá, trả lương, thưởng, động viên kích thích, trì quan hệ lao động tốt, kiểm tra đôn đốc tình hình thực sách nhân Cty Mối quan hệ công việc (tiếp) BÊN NGOÀI:  Tổ chức cấp trên:Các vấn đề tổ chức nhân  Các công ty khác: Điều phối nhân  Chính quyền: Thực thi quy chế luật pháp, hoạt động cộng đồng  Sở LĐ, Công đoàn, nhà cung ứng LĐ: phối hợp tuyển chọn giải sách chế độ Điều kiện làm việc         Cơ sở vật chất doanh nghiệp - Máy móc, thiết bò: số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản Chế độ lương bổng, khen thưởng Tầm quan trọng của công việc DN Tiêu hao trí lực thể lực Rủi ro công việc Điều kiện vệ sinh lao động Sự cố gắng thể lực Sự tiêu hao lược trình làm việc… 10     Cách nâng cao chất lượng PV - Nghiên cứu CV trước PV để đưa câu hỏi cần thiết - Chọn người thực công việc giỏi nhất, người có khả mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực CV tốt - Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người bò PV giải thích cho họ rõ ràng mục đích PV Đặt câu hỏi rõ ràng gợi ý cho người PV dễ trả lời Cơ cấu thông tin thu thập phải hợp lý cho PV không bỏ sót thông tin quan trọng Kiểm tra tính xác thông tin với người bò PV 26 VD: Một số câu hỏi thường dùng     Anh chị mơ tả ngày làm việc thơng thường? Những trách nhiệm CV gì? để thực anh/chị phải liên hệ với phận bên tổ chức hay đơn vị bên ngồi? Theo anh/chị phần quan trọng cơng việc anh chị gì? Tại chúng lại quan trọng? Tiêu thức nên sử dụng để đo lường kết thực cơng việc? Những kiến thức cần thiết quan trọng liên quan đến thực cơng việc gì? 27 Bản câu hỏi: phương pháp hữu hiệu      Nội dung Liệt kê câu hỏi chuẩn bò trước – phát cho nhân viên điền, trả lời câu hỏi – tổng kết câu hỏi Các câu hỏi: chức năng, nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ; mối quan hệ, điều kiện làm việc, yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn đánh giá Các dạng câu hỏi: đóng, mở, nhiều lựa chọn, … Nên trực tiếp hỏi yêu cầu nhân viên trả lời nơi làm việc 28        Câu hỏi mở: Anh chị mơ tả ngày làm việc thơng thường? Câu hỏi đóng: Theo anh/chị, tiêu chuẩn đánh giá có hợp lý hay khơng? Câu hỏi nhiều lựa chọn: Theo anh/chị, điều kiện làm việc là? Rất tốt Tốt Bình thường Khơng tốt Tồi 29 Quan sát nơi làm việc    Thường sử dụng công việc đo lường được, dễ quan sát thấy Quan sát đầy đủ chi tiết thời gian mức độ thường xuyên, tính phức tạp nhiệm vụ, trách nhiệm, thông tin điều kiện làm việc, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu hiệu thực công việc Nhược điểm: thông tin thiếu xác người quan sát không thực công việc lúc bình thường 30     Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin nên áp dụng - Quan sát kết hợp với phương tiện kỹ thuật quay phim, chụp ảnh, bấm giờ, nhằm ghi lại hao phí thời gian thực công việc Quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh (thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn công việc) Nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực công việc để tìm hiểu điều chưa rõ bổ sung thiếu sót trình quan sát 31 Phiếu chụp ảnh ngày làm việc     Doanh nghiệp: Phân xưởng: Chỗ làm việc: Nhiệm vụ:      Tên nhân viên: Bậc thợ: Thâm niên: Người quan sát: Ngày quan sát: Tình hình tổ chức phục vụ chỗ làm việc TT Nội dung tiêu hao TG Tiến trình thời gian Độ dài (phút) Ghi phút Thời gian chuẩn bị thực CV Thời gian trực tiếp hồn thành CV Thời gian nghỉ ngơi Thời gian kết thúc cơng việc 32 Phiếu bấm bước CV     Doanh nghiệp: Phân xưởng: Chỗ làm việc: Nhiệm vụ:      Tên nhân viên: Bậc thợ: Thâm niên: Người quan sát: Ngày quan sát: Tình hình tổ chức phục vụ chỗ làm việc TT Các bước thực CV Lần quan sát Tổng cộng Trung bình Ghi n (phút) (phút) 33 Kiểm tra, xác minh lại tính xác thơng tin      Thơng qua Người thực cơng việc Người giám sát cơng việc Người am hiểu cơng việc Người lãnh đạo 34 Kết q trình PTCV BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC (JOB SPECIFICATION) 35 Bản mô tả công việc        Job Description: liệt kê chức nhiệm vụ, mqh công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát tiêu chuẩn mẫu cần đạt công việc - Nhận diện công việc - Chức năng, nhiệm vụ - Quyền hạn, trách nhiệm - Các mối quan hệ - Điều kiện làm việc - Các tiêu chuẩn công việc 36  Nhận diện công việc: - Tên công việc: Trưởng phòng tổ chức hành chánh - Mã số công việc: - Cấp bậc công việc: - Nhân viên thực công việc: - Người giám sát, lãnh đạo: - Người thực mô tả công việc - Người phê duyệt mô tả công việc 37        Tóm tắt công việc - Mô tả tóm tắt thực chất công việc Các mối quan hệ: doanh nghiệp Chức năng, trách nhiệm công việc Quyền hạn: tài – nhân Điều kiện làm việc: mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, may rủi công việc, làm ca ba, thêm giờ… Tiêu chuẩn mẫu đánh giá nhân viên: Nhân viên cần đạt tiêu chuẩn số lượng sản phẩm, khối lượng công việc, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm 38 Bản tiêu chuẩn công việc      Job Specification: Phẩm chất kỹ cần thiết mà người thực công việc phải có - Bằng cấp, - Kinh nghiệm - Kỹ - Đặc điểm cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, tình tình, khả hòa đồng với người, tham vọng, sỏ thích, nguyện vọng cá nhân 39 CLASS ACTIVITY   THU THẬP THƠNG TIN VỀ CƠNG VIỆC MÀ NHĨM U THÍCH, LẬP BẢNG MƠ TẢ CƠNG VIỆC VÀ TCCV TRÌNH BÀY CHO LỚP NGHE VỀ CÁC NỘI DUNG 40 [...]... nhiệm cao Làm việc khoa học, có tổ chức và hiệu quả Sử dụng thơng thạo tiếng Anh Thơng thạo vi tính Văn phòng 18 2 Vai trò của việc phân tích CV Lên kế hoạch NNL -Tuyển dụng -Đào tạo, huấn luyện -Đánh giá năng lực thực hiện -Trả công khen thưởng -Quan hệ lao động - Phân tích công việc 19 3 Các bước tiến hành phân tích công việc       Bước 1: Xác đònh mục đích của phân tích công việc, Bước 2:... trình công nghệ, bản mô tả công việc cũ) Bước 3: Chọn các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để phân tích công việc nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thực hiện các công việc tương tự nhau Bước 4: Thu thập thông tin sơ cấp (quan sát tại nơi làm việc, phỏng vấn, bảng câu hỏi) Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin: Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công. .. cơng việc Người giám sát cơng việc đó Người am hiểu cơng việc đó Người lãnh đạo 34 Kết quả của q trình PTCV BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC (JOB SPECIFICATION) 35 Bản mô tả công việc        Job Description: là bản liệt kê các chức năng nhiệm vụ, các mqh trong công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn mẫu cần đạt được trong công việc. .. trong thực hiện công việc Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh (thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc) Nói chuyện trực tiếp với các nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc bổ sung những thiếu sót trong quá trình quan sát 31 Phiếu chụp ảnh ngày làm việc     Doanh nghiệp: Phân xưởng: Chỗ làm việc: Nhiệm vụ:      Tên nhân viên: Bậc thợ: Thâm... làm việc, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu và hiệu quả thực hiện công việc Nhược điểm: thông tin có thể thiếu chính xác do người được quan sát không thực hiện được công việc như lúc bình thường 30     Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin nên áp dụng - Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, chụp ảnh, bấm giờ, nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc. .. dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc 20 Mục đích       Mục đích - Lập KH NNL  - Tuyển dụng - XĐ n/cầu đào tạo - Đánh giá năng lực thực hiện - Trả công      Phân tích công việc để - Xác đònh nguồn cung cấp nhân sự trong nội bộ hay bên ngồi Cty - Xây dựng tiêu chuẩn TD - Khâu nào tốt? Chưa tốt? Nguyện vọng của NV? - Quan sát nhân viên làm việc + XD mẫu đánh giá - XĐ tầm quan trọng... tại nơi làm việc: Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan hệ trong thực hiện CV (với KH, với các nhân viên khác, với MMTB…) TT về các yếu tố của điều kiện làm việc TT về các loại MMTB TT về những phẩm chất mà nhân viên cần có TT về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện CV: gồm tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện cơng việc 22 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc   ...VD: Điều kiện làm việc của trưởng phòng TC HC    Phòng làm việc: Tốt, máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, khơng bụi, khơng ồn ào Trang bị dụng cụ máy móc tại nơi làm việc: Máy vi tính, điện thoại, fax, photocopy Thời gian, ca làm việc: Giờ hành chính 11 Tiêu chuẩn đánh giá KQ CV   Quy định các kết quả tổi thiểu đạt được khi thực hiện cơng việc Là cơ sở để đánh giá sự thực cơng việc của người nhân... thiết để thực hiện CV một cách tốt nhất 24    Thường sử dụng khi mục đích của phân tích CV là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên; xác đònh nhu cầu đào tạo, xác đònh giá trò công việc Ưu điểm: Có nhiều thông tin về các hoạt động, các mối quan hệ, giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc Nhược điểm: người bò phỏng vấn có thể cung cấp thông tin sai, không muốn trả... nhân viên trả lời ngay tại nơi làm việc 28        Câu hỏi mở: Anh chị hãy mơ tả một ngày làm việc thơng thường? Câu hỏi đóng: Theo anh/chị, tiêu chuẩn đánh giá hiện nay có hợp lý hay khơng? Câu hỏi nhiều lựa chọn: Theo anh/chị, điều kiện làm việc ở đây là? Rất tốt Tốt Bình thường Khơng tốt Tồi 29 Quan sát tại nơi làm việc    Thường sử dụng đối với các công việc có thể đo lường được, dễ quan