nâng cao các kỹ năng quản lý dự án

Theo thông báo của Tesla thì khi còn ở Apple “Field đứng đầu những dự án phát triển sản phẩm mới nhất bao gồm Macbook Air, Macbook Pro, và iMac.” Thực ra đây không phải là lần đầu tiên D

MỤC LỤC

PHẦN GIỚI THIỆU 3

PHẦN NỘI DUNG 5

1 Quản trị dự án và các kỹ năng quản trị dự án 5

Mục tiêu cơ bản 5

Người quản lí dự án 6

- Trách nhiệm của người quản lý dự án 6

- Phẩm chất của người quản lí dự án 7

Các kỹ năng mà nhà quản trị dự án cần phải có 8

2 Đánh giá tầm quan trọng của các kỹ năng quản trị dự án 11

- Những kỹ năng bản thân đánh giá là điểm mạnh 11

- Những kỹ năng bản thân đánh giá là điểm yếu 14

3 Giải pháp nâng cao kỹ năng quản trị dự án 15

1/ Bình tĩnh để kiểm soát tình hình 16

2/ Đảm bảo tiến độ công việc 16

3/ Thích ứng nhanh với thay đổi 16

4/ Óc phân tích tốt: 16

5/ Khả năng hoạch định 16

Tài liệu tham khảo: 17

PHẦN GIỚI THIỆU

Trong giai đoạn hiện nay với xu thế toàn cầu hoá, khu vực hoá, đầu tư nước ngoài đóng vai trò rất quan trọng trong việc đẩy nhanh quá trình hội nhập của các nước vào nền kinh tế thế giới Đầu tư quốc tế diễn ra với quy mô ngày càng lớn, đa dạng và trong nhiều lĩnh vực vì nó mang lại nguồn lợi rất lớn cho cả nước đầu tư và nước nhận đầu tư

Do đó các nước đầu tư tích cực tìm kiếm thị trường mới, hấp dẫn để đầu tư thu lợi nhuận, còn nước nhận đầu tư cũng tạo mọi điều kiện để thu hút đầu tư nước ngoài

Vấn đề quản trị dự án đầu tư tại Việt Nam có thể làm sáng rõ nhất là trong ngành xây dựng Tổng kế hoạch vốn đầu tư (các dự án thuộc UBND Thành phố quản lý) đã giao

là 7.290,713 tỷ đồng Tính đến 30/6/2011, khối lượng thực hiện ước khoảng 3.145,795 tỷ đồng đạt khoảng 43,15% kế hoạch

Số dự án chậm tiến độ trong kỳ là 118 dự án (chiếm 18%) Nguyên nhân chậm tiến độ chủ yếu là do công tác GPMB là 69 dự án (chiếm 10,5%); do năng lực của chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các nhà thầu là 16 dự án (chiếm 2,4 %); do bố trí vốn không kịp thời là 11 dự án (chiếm 1,6 %) và dự án chậm do thủ tục đầu tư là 39 dự án (chiếm 5,9 %)

Số dự án phải điều chỉnh trong kỳ là 67 dự án (chiếm 10,2 %), trong đó số dự án điều chỉnh mục tiêu quy mô đầu tư là 20 dự án (chiếm 3 %), số dự án điều chỉnh vốn đầu

tư là 39 dự án (chiếm 5,9 %), số dự án phải điều chỉnh tiến độ đầu tư là 26 dự án (chiếm 3,9 %) và 1 dự ánphải điều chỉnh địa điểm đầu tư

Công tác thẩm tra cấp Giấy chứng nhận đầu tư: Đã cấp GCNĐT 70 dự án, với số vốn đầu tư 26.037 tỷ đồng; Cấp giấy biên nhận đăng ký đầu tư cho 9 dự án thuộc diện đăng ký đầu tư

Quản lý, thực hiện các dự án đầu tư: 6 tháng đầu năm, các dự án sử dụng các nguồn vốn khác đã thực hiện giải ngân được khoảng 1.338 tỷ đồng

Vậy một vấn đề lớn nhất đặt ra khi quản trị dự án đó chính là nhà quản trị dự án – người lãnh đạo và hướng dự án đi đúng hướng Ngay tại nước ngoài thì việc coi trọng quản trị dự án lên rất cao Điển hình là hãng xe Tesla - một hang kinh doanh và sản xuất

xe thân thiện với môi trường sử dụng nguyên liệu điện – cũng rất coi trọng việc phát triển

dự án và đặc biệt là người đứng đầu đầu cho các dự án đó

Công ty sản xuất xe ô tô chạy điện Tesla vừa mới thông báo rằng họ đã thuê phó chủ tịch của Apple là ông Doug Field về quản lý dự án phán triển xe mới của họ Theo thông báo của Tesla thì khi còn ở Apple “Field đứng đầu những dự án phát triển sản phẩm mới nhất bao gồm Macbook Air, Macbook Pro, và iMac.”

Thực ra đây không phải là lần đầu tiên Doug Field làm việc cho một công ty ô tô, trước đó Field đã từng là kỹ sư của Ford Motor Tesla không công bố thông tin chi tiết

mà chỉ cho biết “Field sẽ chịu trách nhiệm cho việc phát triển các sản phẩm mới” và gọi Field là “một nhà lãnh đạo và kỹ sư hoàn hảo cho các sản phẩm công nghệ cao và cách tân.”

Thực sự đây là điều mà Việt Nam cần phải xem xét lại khi nền kinh tế càng ngày càng khó khăn do cạnh tranh và sự chiếm đoạt của các đối thủ cạnh tranh từ bên ngoài

PHẦN NỘI DUNG

1 Quản trị dự án và các kỹ năng quản trị dự án

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản

lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

M c tiêu c b n ục tiêu cơ bản ơ bản ản c a vi c qu n lý d án ủa việc quản lý dự án ệc quản lý dự án ản ự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi

Loại công việc Lặp đi lặp lại, đang diễn ra Độc nhất, không lặp lại Thường

bao hàm sự thay đổi

công việc hiệu quả

Hoàn thành dự án

Trách nhiệm quản

lý

diễn ra

Ngân sách dự án nhằm tài trợ cho các dự án cụ thể

Tinh chất nhất

quán và tiêu chuẩn

công việc là độc nhất

Sự lien quan xuyên

văn hoá

Đa dạng theo từng nền văn hoá Ít biến đổi theo từng nền văn hoá

hơn

và ít rủi ro hơn

Nhiều rủi ro vì công việc là độc nhất và chưa biết trước

Sự minh bạch rõ

rang

Có thể không thấy rõ nếu các tiêu chuẩn đưa ra chưa được đáp ứng

Có thể nhận thấy rõ nếu các mục tiêu của dự án được thực hiện

Ng ười quản lí dự án i qu n lí d án ản ự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết

quả của dự án Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả

Tố chất Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh vực

chuyên môn quản lý

Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh nghiệm phong phú

Kỹ năng Thành thạo kỹ năng phân tách (cách

tiếp cận phân tách)

Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng cách tiếp cận hệ thông)

Nhiệm

vụ

Như một đốc công, một người giám

sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu

Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi người, mọi bộ phân cùng hoàn thành

dự án Trách

nhiệm

Chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ

chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý dự án Vai trò Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và

kiểm soát

Hoạch định, tổ chức, hội nhập, kiểm soát, lãnh đạo, ra quyết định, truyền thông, xây dựng một môi trường hỗ trợ dự án

- Trách nhi m c a ng ệc quản lý dự án ủa việc quản lý dự án ười quản lí dự án i qu n lý d án ản ự án

+ Là người có ảnh hưởng tới mọi người để đạt tới các mục đích và mục tiêu của

dự án Có những trọng trách:

+ Nắm vững những nội dung bao quát chung về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách

+ Trao đổi với các đồng nghiệp Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp,

và thủ tục làm việc ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực

+ Động viên, khuấy động tinh thần làm việc Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền

+ Theo dõi công việc Bao gồm theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng

+ Hỗ trợ cho mọi người xây dựng tập thể vững mạnh, bằng nhiều cách, bao gồm:

Bổ nhiệm người phụ trách, Phân bổ trách nhiệm, Khuyến khích tinh thần đồng đội, Làm phát sinh lòng nhiệt tình, Thành lập sự thống nhất chỉ huy, Quản lý trách nhiệm, Cung cấp môi trường làm việc tốt

- Ph m ch t c a ng ẩm chất của người quản lí dự án ất của người quản lí dự án ủa việc quản lý dự án ười quản lí dự án i qu n lí d án ản ự án

+ Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác Người quản lý dự án phải có khả

năng quan hệ tích cực với mọi người Họ phải tích cực nghe và có khả năng thông cảm với nhu cầu của mọi người

+ Khả năng diễn đạt Người quản lý dự án phải có khả năng trình bày các ý tưởng

của mình dưới dạng lời và viết Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ năng trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án

+ Tính kiên quyết Người quản lý dự án phải không tránh né việc đưa ra các quyết

định cứng rắn Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá Tuy nhiên cần đưa ra quyết định đúng lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu quả

+ Tính khách quan Người quản lý dự án nên khách quan, đặc biệt khi nhận những

thông tin quan trọng không muốn nghe

+ Toàn tâm toàn ý Người quản lý dự án nên dồn toàn tâm toàn ý cho sự thành

công của dự án Sẵn sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật, điều hành hành và tài chính để hoàn thành các mục đích và mục tiêu Việc thiếu nhiệt tình có thể trở thành lây lan sang những người tham dự khác, làm cho năng suất có thể bị giảm

+ Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn Người quản lý dự án cần có khả năng làm cho

mọi người tham dự vào dự án và duy trì sự tham dự đó cho tới khi đạt được các mục đích

và mục tiêu Nếu người quản lí dự án không thể động viên được anh em thì cả nhóm sẽ không thực hiện tốt công việc

+ Trung thực Nếu người quản lí dự án không đạt về mặt này, thì việc quản lí dự

án sẽ rất khó khăn Sự tin tưởng sẽ bị suy giảm, gây ấn tượng không tốt của anh em

+ Nhất quán Người quản lý dự án không thể đi chệch tầm nhìn, ngoại trừ những

hoàn cảnh bất khả kháng Người quản lí dự án phải ra các quyết định để đạt tới các mục đích và mục tiêu dự án Tính nhất quán nuôi dưỡng cho sự ổn định và làm cho những người tham dự thích ứng với hoàn cảnh thay đổi Việc thiếu nhất quán hay dẫn đến sự bất đồng

+ Tầm nhìn xa trông rộng Người quản lý dự án phải có khả năng thấy kết quả

cuối cùng, cho dù nó không rõ ràng trong ý niệm của những người khác Họ phải có khả năng hình dung dự án đi tới đâu và bảo đảm mọi thứ xảy ra để đạt tới tầm nhìn dự án

+ Phản ứng tích cực Người quản lý dự án không đợi cho sự việc xảy ra rồi mới

hành động Phải đưa ra sáng kiến để giữ cho dự án tiến lên theo kế hoạch Phải chấp nhận

độ phức tạp và sự thay đổi (Chìa khoá là quản lí thay đổi chứ không phải phản ứng thụ động)

Các kỹ năng mà nhà qu n tr d án c n ph i có ản ị dự án cần phải có ự án ần phải có ản

Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến Vì vậy

mà nhà quản trị dự án phải có một số những kỹ năng cơ bản – theo giáo trình quản trị dự

án - như sau:

+ Kỹ năng con người:

+ Kỹ năng dự án

+ Kỹ năng hội nhập

+ Kỹ năng kỹ thuật

+ Kỹ năng kiến thức về tổ chức

Tuy nhiên nhằm tiếp cận gần hơn thì tác giả cũng đưa ra cách phân loại khác về các kỹ năng cần có của nhà quản trị dự án đó là:

+ Kỹ năng lấy quyết định

Có 3 loại quyết định:

Quyết định theo trực giác dựa trên sự cảm nhận hơn là dựa vào lý trí

Quyết định có suy xét, dựa vào sự hiểu biết và kinh nghiệm

Quyết định giải quyết vấn đề gắn với hoàn cảnh, cần nhiều thông tin, loại quyết định này cần thời gian kèm theo sự nghiên cứu phân tích và phản hồi

+ Kỹ năng xây dựng nhóm công tác (e-kip)

Đây là sự quy tụ của những cá nhân chia sẻ với nhau các mục tiêu chung và cần làm việc chung để hoàn thành nó

Nhóm công tác là nhóm gồm những cá nhân làm việc cũng với nhau nên cần phải

có thành tố đề gắn kết nhóm lại và hoạt động hiệu quả là kỹ năng về con người, cơ cấu tổ chức và phong cách quản lý

Khi xây dựng nhóm cần phải chú ý đến sự hoà hợp trong nhóm, tổ chức con người

và tài nguyên cho các công việc, chọn phương pháp lãnh đạo phù hợp

+ Kỹ năng truyền thông

Truyền thông là một kỹ năng Khả năng truyền thông có thể được phát triển và được cải thiện nhờ vào thực hành Truyền thông chứa đựng cả sự kiện và cảm nhận Sự kiện về ý tưởng về cơ quan cần được quy định rõ rang làm thế nào các nhân việc có hiểu

rõ các chính sách các chính sách, các vấn đề, các kế hoạch, các quyết định và các hoạt động của cơ quan Thông thường, các cảm nhận được hình từ cái rõ rang nhất trong các mối quan hệ đối mặt

+ Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hoàn thành công việc Mỗi hoạt động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất định Có nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả:

- Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần, tháng

- Lịch họp, công tác định kỳ

- Lịch cho những công việc không thường xuyên (như tập huấn )

- Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu

- Kiểm soát để tránh lãng phí thời gian vô ích : đọc sách báo không phù hợp, nói điện thoại lâu, nói chuyện, thảo luận về những vấn đề không liên quan đến dự án, người thân, bạn bè đến thăm viếng

+ Kỹ năng trong quan hệ đối tác:

Có lúc cơ quan bạn cần sự hỗ trợ bên ngoài, như sự giúp đỡ chuyên môn, kỹ thuật lẫn kinh phí để thực hiện một dự án Tổ chức đối tác bên ngoài muốn biết 3 điều trước khi thỏa thuận giúp đỡ bạn:

a) Dự án có khớp với các mục tiêu của chính họ không ?

Ví dụ : Một tổ chức chuyên giúp các vấn đề giáo dục không bao giờ giúp xây giếng

b) Dự án có được chuẩn bị tốt không ?

c) Có phải cần thiết có sự hỗ trợ không ? (Nếu không thì dự án không thể thực hiện được)

Người thực hiện dự án thường quan tâm đến tiến trình dự án hơn là làm thế nào thỏa mãn bên đối tác Bên đối tác cứ đọc hết báo cáo này đến báo cáo khác mà chẳng biết thực tế dự án đã được thực hiện như thế nào Sự hiểu biết chỉ có với sự tin tưởng lẫn nhau dựa trên mối quan hệ tốt và lâu dài Cần lưu ý rằng đối tác bên ngoài, chính họ cũng tùy thuộc vào sự hỗ trợ từ các thành viên của họ cung cấp tài chính cho các dự án Họ cần được thông tin về những gì được làm từ đồng tiền của họ, mà họ cảm thấy có liên quan Tiếp xúc trực tiếp thì rất tốt nhưng có khi không thể tiếp xúc được thì bên thực hiện dự án nên dành thời gian theo định kỳ để mô tả cái gì đã xảy ra trong dự án

+ Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn

Mâu thuẫn lien quan đến hành vi được thể hiện công khai phát sinh từ một tiến trình qua đó một bên đi tìm sự hơn trội về quyền lợi trong mối quan hệ với người khác

Mâu thuẫn có thể đưa đến sự tê liệt trong hệ thống điều hành, làm méo mó thực tế

và có thể làm suy nhược các nhân viên trong hoàn cảnh mâu thuẫn

Mâu thuẫn cách cư xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức làm ngăn cản hoặc làm hạn chế một cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức khác đạt được những mục tiêu mong muốn

+ Kỹ năng thương lượng

Nhận thức được phong cách của mình nếu ta muốn trở thành một nhà thương lượng giỏi Chúng ta thường thương lượng với vợ (chồng), con cái, người chủ, với người bán hàng, bác sĩ, chủ đất Điều quan trọng là đừng tưởng ta chỉ thương lượng trong kinh doanh Cần phải chia cuộc thương lượng thành từng công đoạn

Bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường có những quan hệ quyền lực ít nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng mực gặp được

một mảnh đất đủ thuận lợi Người quản lý dự án phải biết kích thích các cộng hưởng tích cực hơn là làm cho người cộng tác e ngại hoặc chống đối

2 Đánh giá tầm quan trọng của các kỹ năng quản trị dự án

- Nh ng kỹ năng b n thân đánh giá là đi m m nh ững kỹ năng bản thân đánh giá là điểm mạnh ản ểm mạnh ạnh

Loại kỹ

năng

Kỹ năng

truyền

thông

Một yếu tố quan trọng của truyền

thông là lắng nghe hiệu quả

- Ngưng nói

- Giúp người nói được thoải mái

- Chứng tỏ cho người kia là bạn

muốn nghe

- Tập trung, không lo ra

- Đồng cảm với người nói

- Kiên nhẫn

- Tự chủ

- Nên đưa những lý lẽ, phê bình một

cách nhẹ nhàng

- Nên hỏi

Truyền thông kém dẫn đến hiểu nhầm, bất mãn, thiếu hợp tác, quan

hệ kém

- Chúng ta thường thích người ăn mặc sạch sẽ, đẹp, nụ cười trên môi, tạo ấn tượng tốt

- Cách ta nhận thông điệp từ người khác tùy thuộc vào việc ta thích hay không thích người đó

- Thông điệp của bạn có thể bị méo

mó nếu bạn không quan tâm đến việc sử dụng ngôn ngữ đơn

giản và rõ ràng Nhiều người thích giữ im lặng nếu họ chưa hiểu những

gì mình nói vì họ ngại

bị phê phán kém thông minh và ngại làm phiền khi hỏi lại chúng ta

- Làm thế nào kiểm tra để biết người nghe mình đã hiểu thông điệp? + Nhờ người đó lập lại ý của bạn + Hỏi

- Nên tránh truyền thông mâu thuẫn giữa có lời và không lời

- Không nên làm việc quá căng thẳng, vì khi bị căng thẳng, bạn sẽ không truyền thông tốt

- Cần có công cụ để bảo đảm truyền thông tốt : báo cáo định kỳ theo mẫu, bảng liên lạc, bảng theo